Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2015
 
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;
gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
b e s l u i t :
onder gelijktijdige intrekking van de Archiefverordening gemeente Capelle aan den IJssel 2011 vast
te stellen:
de navolgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het
beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
(de Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2015).
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a.de wet:
de Archiefwet 1995;
b.burgemeester en wethouders:
het college van burgemeester en wethouders van Capelle aan den IJssel;
c.gemeentelijke organen:
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de
gemeente;
d.de archiefbewaarplaats:
de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen
archiefbewaarplaats;
e.archiefruimte:
ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
f.beheerder:
degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
g.beheerseenheid:
een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel,
zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
h.informatiesysteem:
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard,
geordend en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een
archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voor voldoende en doelmatige
archiefruimten.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel
voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en
documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de
archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden
voldoende is gewaarborgd.
2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van
bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke
bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden
voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende
middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden
zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent
hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
Hoofdstuk III Toezicht van de secretaris op het beheer van de archiefbescheiden die
niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9
De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van beheerseenheid
die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig
de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 10
De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen
vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma
archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
1.De beheerder verstrekt aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het
toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak
noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en
toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en
systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2.De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of
bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van
geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan
de beheerder, en, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft
daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden
getroffen.
Artikel 13
De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om
aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
a.opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer
taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b.bouw, verbouw, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als
archiefruimte;
c.verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbescheiden;
  • d.
    vervanging van archiefbescheiden door reproducties;
  • e.
    vervreemding van archiefbescheiden;
  • f.
    ter beschikking stelling van archiefbescheiden;
  • g.
    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
  • h.
    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14
De gemeentesecretaris doet tenminste eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 15
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag, volgende op die van haar bekendmaking.
Op dat moment vervalt de Archiefverordening gemeente Capelle aan den IJssel 2011.
Artikel 16
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2015.
Vastgesteld in de openbare vergadering van 28 september 2015,
de griffier, de voorzitter,
Naar boven