Regeling budget- en kredietbeheer Meerinzicht 2015
Het Dagelijks Bestuur van het openbaar lichaam Meerinzicht (hierna Meerinzicht), gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 12 van de “Financiële verordening Meerinzicht 2015”, welke op 8 april 2015 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld,
 
BESLUIT
 
vast te stellen:
 
“Regeling budget- en kredietbeheer Meerinzicht 2015”
Artikel 1: Begripsbepaling
In deze regeling wordt verstaan onder:
Algemeen Bestuur
Het Algemeen Bestuur als bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht.
Dagelijks Bestuur
Het Dagelijks Bestuur als bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht.
Directeur
De directeur als bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht of diens plaatsvervanger. De directeur is eindverantwoordelijk voor de budgetten en/of kapitaalkredieten en de uitvoering van de daarbij behorende taakstellingen van de algehele organisatie Meerinzicht.
Budgetverantwoordelijke
Budgetverantwoordelijke is degene die de verantwoordelijkheid draagt over het beheer van de budgetten en/of kapitaalkredieten en de uitvoering van de daarbij behorende taakstellingen, voor zover deze behoren bij zijn of haar organisatieonderdeel (of projectorganisatie).
Budgetbeheerder
Budgetbeheerder is degene (eigen medewerker of inhuur) aan wie het beheer van budgetten en kapitaalkredieten is opgedragen.
Budget
Onder budget wordt verstaan de middelen die op de exploitatie van de begroting beschikbaar zijn gesteld (baten en lasten).
Krediet
Onder krediet wordt verstaan de in de begroting beschikbaar gestelde uitgaven en inkomsten van investeringen.
Budgetcompensatie
Onder budgetcompensatie wordt verstaan het zodanig schuiven met een in de exploitatie opgenomen budget dat het hierbij behorende, in de exploitatie opgenomen, bestedingsdoel wijzigt in een ander, eveneens
Artikel 2: Budgetverantwoordelijke
  • 2.1
    De directeur kan functionarissen aanwijzen als budgetverantwoordelijke. Van deze aanwijzingen wordt een overzicht bijgehouden.
  • 2.2
    De budgetverantwoordelijke kan budgetbeheerders aanwijzen en budgetten toedelen, maar kan ook zelf budgetbeheerder zijn.
  • 2.3
    De budgetverantwoordelijke verstrekt de directeur en het Dagelijks Bestuur op hun verzoek alle informatie over het beheer van aan hem toegekende budgetten en kredieten.
  • 2.4
    De budgetverantwoordelijke rapporteert tenminste over budget- en kredietafwijkingen boven het grensbedrag zoals in artikel 6 van de Financiële verordening Meerinzicht is opgenomen.
  • 2.5
    De functie van budgetverantwoordelijke is niet verenigbaar met een functie waarin een opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen.
  • 2.6
    De budgetverantwoordelijke draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan de onder zijn verantwoordelijkheid vallende budgetten en kredieten dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer. Hij neemt hierbij de door het bestuur of directeur gestelde kaders en richtlijnen in acht.
  • 2.7
    De budgetverantwoordelijke van wie het budget of kapitaalkrediet ontoereikend is om een voorgenomen uitgaaf te dekken, is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het advies aan het Dagelijks Bestuur waarin (aanvullende) dekking voor de betreffende uitgaaf wordt aangegeven.
Artikel 3: Budgetbeheerder
  • 3.1
    De budgetbeheerder is de door een budgetverantwoordelijke schriftelijk aangewezen medewerker aan wie het beheer van budgetten en kapitaalkredieten is opgedragen. Van deze aanwijzingen wordt een overzicht bijgehouden.
  • 3.2
    Indien geen medewerker is aangewezen is de budgetverantwoordelijke tevens budgetbeheerder.
  • 3.3
    De budgetbeheerder draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan het aan hem toevertrouwde budget danwel kapitaalkrediet dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer.
  • 3.4
    De budgetbeheerder dient te allen tijde inzicht te kunnen geven in de aangegane financiële verplichtingen.
  • 3.5
    Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgetbeheerder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget of kapitaalkrediet beschikbaar is danwel beschikbaar komt.
  • 3.6
    De functie van budgetbeheerder is niet verenigbaar met een functie waarin een opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen.
  • 3.7
    Een budgetbeheerder signaleert (dreigende) budget- en kredietafwijkingen en (dreigende) afwijkingen van de bijbehorende taakstellingen en overlegt in voorkomende gevallen met betrokken adviserende ambtenaren en/of budgetbeheerders en/of budgetverantwoordelijken over budgetcompensatie.
Artikel 4: Vervanging
  • 4.1
    Bij afwezigheid van de budgetverantwoordelijke worden de aan hem opgedragen bevoegdheden in het kader van budget- en kredietbeheer uitgeoefend door diens plaatsvervanger. Een plaatsvervanger wordt aangewezen door de directeur.
  • 4.2
    Bij afwezigheid van de plaatsvervanger als bedoeld in het eerste lid, wordt de bevoegdheid uitgeoefend door de directeur.
  • 4.3
    De directeur wordt als budgetverantwoordelijke vervangen door een door hem aan te wijzen functionaris in dienst van Meerinzicht.
Artikel 5: Spelregels budgetten
  • 5.1
    Een opdracht voor de levering van een product en/of dienst wordt eerst geplaatst nadat is komen vast te staan dat het budget ten laste waarvan de factuur moet worden gebracht voldoende dekking biedt.
  • 5.2
    Indien geen toereikend budget aanwezig is, kan door de budgetverantwoordelijke dan wel de directeur besloten worden tot budgetcompensatie. De budgetcompensatie wordt binnen de begroting van Meerinzicht vastgelegd.
  • 5.3
    De na afloop van een boekjaar resterende budgetten vallen vrij in het rekeningresultaat van dat boekjaar. Voor zover resterende budgetten in een volgend begrotingsjaar alsnog aangewend moeten worden, wordt bij de aanbieding van de jaarrekening tevens een begrotingswijziging voor het begrotingsjaar volgend op het afgesloten boekjaar aangeboden, waarin het voorstel wordt gedaan om deze bedragen beschikbaar te houden. De volgende voorwaarden zijn van toepassing om budgetten aan te wijzen waarvoor restanten mogen worden gebruikt voor uitvoering van de bij die budgetten behorende taak:
    • a.
      het, voor de uitvoering van de specifieke taak, begrote bedrag is (deels) ongebruikt, en;
    • b.
      het budgetrestant bedraagt minimaal € 5.000,00, en;
    • c.
      de budgetverantwoordelijke toont aan dat de taak in het boekjaar niet (volledig) is uitgevoerd, en;
    • d.
      de budgetverantwoordelijke toont aan dat de taak in het, op het boekjaar volgende, jaar daadwerkelijk uitgevoerd moet worden.
Artikel 6: Spelregels kredieten
  • 6.1
    Een opdracht voor de levering van een product en/of dienst wordt eerst geplaatst nadat is komen vast te staan dat het krediet ten laste waarvan de factuur moet worden gebracht voldoende dekking biedt.
  • 6.2
    In die gevallen waarin onzekerheid bestaat over de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf, dan wel dat de hoogte van de kapitaaluitgaaf niet op voorhand duidelijk is, kan aan het Algemeen Bestuur geen kapitaalkrediet worden gevraagd.
  • 6.3
    De kosten die worden gemaakt om de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf te onderzoeken komen te allen tijde ten laste van de exploitatiebegroting.
  • 6.4
    Indien geen toereikend kapitaalkrediet aanwezig is kan, op advies van de budgetverantwoordelijke, door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur een aanvullend kapitaalkrediet worden gevraagd. Daarbij wordt aangegeven op welke wijze de met deze aanvraag samenhangende extra kapitaallasten zullen worden gedekt.
  • 6.5
    Volledig ongebruikte kapitaalkredieten die ouder zijn dan twee jaar worden bij de jaarrekening afgesloten, tenzij het Algemeen Bestuur voor afloop van het boekjaar besloten heeft deze door te schuiven naar een later jaar.
  • 6.6
    Restant kapitaalkredieten lopen naar een volgend boekjaar over nadat de betreffende budgetverantwoordelijke hiertoe heeft verzocht. Restant-kapitaalkredieten waarop tijdens het boekjaar geen uitgaven zijn verantwoord kunnen slechts opnieuw naar het volgend boekjaar overlopen indien in het verzoek wordt aangetoond dat op de restant-kapitaalkredieten in het volgend boekjaar daadwerkelijk uitgaven zullen worden gedaan.
  • 6.7
    Na realisatie van het kapitaalgoed wordt het betreffende kapitaalkrediet ultimo boekjaar afgesloten.
Artikel 7: Slotbepalingen
  • 7.1
    Deze regeling treedt op de dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 1 januari 2015.
  • 7.2
    Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling budget- en kredietbeheer Meerinzicht 2015”.
     
Vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 8 juli 2015.

De secretaris,

----------------------------

R.C. van Nunspeet

De voorzitter,

----------------------------

J. de Jong

Naar boven