Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeente de volgende methode:
Stap 1: Werk levering of dienst?
Werk: De definitie van “Werken” is: het product van bouw- dan wel water- of wegenbouwkundige werken in hun geheel en dat daartoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Hieronder vallen alle bouwkundige en civieltechnische werken zoals de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg. Onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen ook onder werken.
Levering: De definitie van een “Levering” is: alle opdrachten met betrekking tot de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Het gaat in dit geval om een overheidsopdracht die betrekking heeft op de levering van producten en in bijkomende orde op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van deze producten. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan de levering van kantoorartikelen, warme drankenvoorzieningen en WMO hulpmiddelen
Dienst: De definitie van een “Dienst” is: alle opdrachten die niet als levering of werk kunnen worden aangemerkt. Diensten zijn niet tastbaar. Voorbeelden van diensten zijn schoonmaakdienstverlening, accountantsdienstverlening, hulp bij het huishouden of ingenieursdiensten.
CombinatieHet komt wel eens voor dat een overheidsopdracht onder meerdere regimes valt. Denk bijvoorbeeld aan het leveren en plaatsen van openbare verlichting. In dat geval moet berekend worden wat de hoogste waarde heeft, het werk, de levering of de dienst. Als de levering de hoogste waarde heeft, dan valt de opdracht onder leveringen.
Stap
2
: Bepalen van de opdrachtwaarde:
De te volgen aanbestedingsprocedure vloeit voort uit de totale opdrachtwaarde, exclusief BTW maar inclusief alle mogelijke opties en verlengingen. Alle gelijksoortige opdrachten binnen de gemeente moeten daarvoor bij elkaar opgeteld worden. Het ‘knippen’ in opdrachten om daarmee onder het Europese drempelbedrag te komen, is verboden. Het is wel mogelijk om de opdracht in percelen te verdelen of meerder individuele Europese aanbestedingen te organiseren. De opdrachtwaarde van de inkoopbehoefte vanaf € 25.000,- wordt per definitie tijdig gemeld bij de centraal coördinerende inkoopfunctie.
Voor opdrachten die over langere tijd plaatsvinden, zijn specifieke regelingen opgenomen voor het bepalen van de opdrachtwaarde. Voor opdrachten met een vaste looptijd van maximaal 12 maanden (het betreft hier geen opdrachten die jaarlijks verlengd worden met dezelfde leverancier) geldt de totale waarde voor de gehele looptijd. Bedraagt de looptijd meer dan 12 maanden, dan betreft het de totale waarde met inbegrip van de geraamde restwaarde. Ook kan het gaan om een opdracht voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald. Dan geldt als contractwaarde het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48.
Voor regelmatig terugkerende opdrachten zijn specifieke regelingen opgenomen voor het bepalen van de opdrachtwaarde. Daarvoor moet de totale reële waarde van soortgelijke opdrachten die geplaatst zijn tijdens het voorafgaande boekjaar of tijdens de voorafgaande 12 maanden gehanteerd worden. Daarna moet dit gecorrigeerd worden op grond van verwachte wijzigingen in de hoeveelheid of waarde gedurende de 12 maanden volgend op de eerste opdracht. Ook kan de totale waarde geraamd worden door de opeenvolgende opdrachten over de 12 maanden, volgend op de eerste levering, te bepalen.
Bij een raamovereenkomst dient de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst te plaatsen opdrachten als uitgangspunt te worden genomen voor het bepalen van de opdrachtwaarde.
Bij de raming van de waarde van een overheidsopdracht voor werken houdt de gemeente rekening met de waarde van de werken en met de geraamde totale waarde van de voor de uitvoering van die werken noodzakelijke leveringen en diensten die door de aanbestedende dienst ter beschikking van de aannemer worden gesteld.
Stap
3
:
Drempelbedragen
:
De gemeente verplicht zich bij toekomstige opdrachten voor werken, leveringen en diensten de aanbestedingsvormen en drempelbedragen te hanteren, zoals opgenomen in onderstaande tabel.
|
|
Europese aanbestedingsprocedure
|
|
|
Bepalen inkoopprocedure
aan de hand van criteria uit stap
4
|
|
|
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging bij wisselende bedrijven**
|
|
|
Europese aanbestedingsprocedure
|
|
|
Bepalen inkoopprocedure
aan de hand van criteria uit stap
4
|
|
|
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging bij wisselende bedrijven**
|
* Deze drempelbedragen worden iedere twee jaar door de Europese Commissie bijgesteld.
** Tenzij uit een gedegen overweging van de markt en de opdracht of uit signalen van de markt/marktpartijen blijkt dat een meervoudig onderhandse procedure gezien de opdracht en transactiekosten passender is.
Stap
4
: Criteria voor bepalen inkoopprocedure:
Indien de opdrachtwaarde voor werken tussen de € 100.000,- en € 5.000.000,- ligt en voor leveringen en diensten tussen de € 25.000,- en € 200.000,- dan wordt de inkoopbehoefte tijdig gemeld bij het centraal coördinerend inkoopteam. Bij de bepaling van de aanbestedingsstrategie adviseert het centraal coördinerend inkoopteam welke inkoopprocedure dient te worden gevolgd. De te volgen inkoopprocedure wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria:
- ∘
- ∘
transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;
- ∘
aantal potentiële inschrijvers;
- ∘
- ∘
complexiteit van de opdracht;
- ∘
type van de opdracht en het karakter van de markt.
Aanbesteden verloopt, na
het doorlopen van bovengenoemde stappen, volgens één van de volgende procedures (Een nadere beschrijving van deze procedures is opgenomen in bijlage 1):
- 1.
Europese Aanbestedingsprocedure:
- ∘
Europees openbare aanbesteding (openbare publicatie, iedereen mag inschrijven).
- ∘
Europees niet-openbare aanbesteding (openbare publicatie, selectie van aanbieders).
- 2.
Nationale aanbestedingsprocedures:
- ∘
Nationaal openbare aanbesteding (openbare publicatie, iedereen mag inschrijven).
- ∘
Nationaal niet-openbare aanbesteding (openbare publicatie, selectie van aanbieders).
- 3.
Meervoudig onderhandse aanbesteding:
∘Onderhandse aanbesteding met minimaal 3 en maximaal 5 offrerende aanbieders.
- 4.
Enkelvoudig onderhandse uitnodiging bij wisselende bedrijven.
Het centraal coördinerend inkoopteam motiveert de keuze voor een aanbestedingsprocedure en voegt dit bij het aanbestedingsdossier. Deze motivering dient op verzoek van de markt ter beschikking gesteld te worden.
Hiernaast kan ervoor worden gekozen om voor zover de regelgeving dat toelaat, een bijzondere procedure te volgen, zoals een prijsvraag, concurrentiegerichte dialoog, prestatie-inkoop (best value procurement) of een onderhandelingsprocedure.
Bij verschil van inzicht over de te volgen aanbestedingsstrategie en inkoopprocedure neemt het college van Burgemeester en Wethouders een besluit, op basis van een voorstel van budgetverantwoordelijke vergezeld van het advies van het centraal coördinerend inkoopteam.