Regeling verantwoording respresentatiekosten Nissewaard
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard;
  • -
    gelet op het gestelde in artikel 160 van de Gemeentewet waarbij de bevoegdheid tot het vaststellen, wijzigen en intrekken van de rechtspositieregelingen voor het gemeentelijk personeel en gewezen personeel wordt opgedragen aan het college;
  • -
    gelet op het verhandelde in de vergadering van de bijzondere ondernemingsraad;
besluit vast te stellen:
de Regeling verantwoording representatiekosten Nissewaard
  •  
Artikel 1 Doelgroep
Deze regeling is van toepassing op:
  • 1.
    de leden van ons college (zie artikel 3 sub b);
  • 2.
    de leden van het directieteam genoemd in het organisatiebesluit;
  • 3.
    afdelingshoofden;
  • 4.
    degenen die tijdelijk (bijvoorbeeld interim-managers) de onder 2 en 3 vermelde functies bekleden;
  • 5.
    degenen die door een van de onder 1 t/m 4 bedoelde bestuurders dan wel functionarissen schriftelijk zijn gemachtigd tot het doen van representatieve uitgaven;
  • 6.
    de griffier.
Artikel 2 Doel
Doel van deze regeling is:
  • 1.
    het realiseren van een integer financieel verloop van representatiekosten;
  • 2.
    het realiseren van een controleerbare verantwoording van de ten laste van de onderscheidene representatiebudgetten gemaakte kosten;
  • 3.
    het voorkomen van vermenging van de kosten van representatie met kosten waarvoor specifieke regels en normen gelden, te weten:
    • a.
      reis- en verblijfkosten in verband met dienstreizen;
    • b.
      reiskosten in verband met woon-werkverkeer;
    • c.
      reiskosten in verband met het volgen van een opleiding of studie;
    • d.
      vergoeding of kosten van verstrekking van maaltijden in verband met overwerk;
    • e.
      kosten van recepties, diners en festiviteiten in verband met dienstjubilea, afscheid en dergelijke.
Artikel 3 Definitie representatiekosten
Voor de uitvoering van deze regeling worden onder representatiekosten verstaan die kosten die uitsluitend door of namens de in artikel 1 genoemde functionarissen in het kader van de uitoefening van hun functie gemaakt mogen worden:
  • a.
    als gastheer van in het gemeentebelang georganiseerde evenementen, bijeenkomsten, presentaties, beurzen, vergaderingen en ontvangsten;
  • b.
    als officiële vertegenwoordiger van het gemeentebestuur bij officiële openingen, huldigingen, prijsuitreikingen, herdenkingsbijeenkomsten en dergelijke;
  • c.
    en binnen de grenzen van de redelijkheid noodzakelijk zijn voor de vervulling van de functie en gemaakt worden als werkgever in het kader van de representatieve personeelszorg.
Artikel 4 Declaratie-/factuurvereisten
Lid 1
Op een declaratie met betrekking tot representatiekosten dient duidelijk te zijn aangegeven:
  • a.
    de reden van de representatieve activiteit;
  • b.
    welk persoon of welke personen (in- en/of extern), welke instanties, doelgroepen, relaties of bedrijven door de representatie begunstigd zijn;
  • c.
    de datum waarop de activiteit heeft plaatsgevonden;
  • d.
    de naam van de declarant.
Lid 2
Een declaratie dient te worden gestaafd met deugdelijk gespecificeerde nota’s met kwitantie of kassabonnen (waarop de betaalde BTW staat aangegeven). Deze kosten worden gedeclareerd binnen 3 maanden nadat deze gemaakt zijn.
Lid 3
Waar in het maatschappelijk verkeer het gebruikelijk is om fooi te geven die voor rekening van de gemeente komt, is dit toegestaan tot een bedrag van maximaal 10% van de nota. Voor de fooi geldt een maximum van € 25,--.
Lid 4
De in artikel 1 bedoelde personen dienen de gemaakte representatiekosten persoonlijk te declareren.
Lid 5
Een declaratie met betrekking tot representatiekosten dient voorzien te zijn van de handtekening van de declarant en een 2e handtekening.
Artikel 5 Accordering declaraties
In aanvulling op het bepaalde in artikel 8 dient een declaratie van de in artikel 1 bedoelde functionarissen tevens te zijn voorzien van een tweede handtekening t.w.:
  • •
    de declaratie van een wethouder, accordeert de burgemeester;
  • •
    de declaratie van de burgemeester, accordeert een wethouder;
  • •
    de declaratie van een afdelingshoofd, accordeert de sectordirecteur;
  • •
    de declaratie van een sectordirecteur, accordeert de gemeentesecretaris;
  • •
    de declaratie van de gemeentesecretaris, accordeert de concerncontroller;
  • •
    de declaratie van de griffier, accordeert de voorzitter van de gemeenteraad.
Artikel 6 Hardheidsclausule
In voorkomende gevallen waarin deze regeling niet voorziet of er een kennelijke onredelijkheid zich in de praktijk voordoet, beslist het college.
Artikel 7 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als de ‘Regeling verantwoording respresentatiekosten Nissewaard’.
Artikel 8 Inwerkingtreding
De regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2015.
 
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Nissewaard d.d. 2 januari 2015,
 
de secretaris,
J.Pol
 
de burgemeester,
M. Salet
Naar boven