Gemeenteblad van Ouder-Amstel
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Ouder-Amstel | Gemeenteblad 2015, 58363 | Beleidsregels |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
vast te stellen en te formaliseren van aanvullende regels en nader uitvoeringsbeleid voor de aanvraag van briefadressen en het uitvoeren van adresonderzoeken
De Basisregistratie Personen (kortweg BRP genoemd) is dé basisregistratie voor persoonsgegevens voor alle instanties met een publiekrechtelijke taak en is van essentieel belang voor het functioneren van de overheid.
Afnemers en gebruikers van de BRP-gegevens zijn voor hun bedrijfsvoering in belangrijke mate afhankelijk van de persoonsgebonden adresgegevens in de BRP. Het is van groot belang dat de adresgegevens in de BRP actueel en van hoge kwaliteit zijn en om die redenen zoveel mogelijk overeenkomen met het verblijf- of woonadres van betrokkene.
De Wet BRP bevat regels over het registreren van adresgegevens van personen in de BRP. Er zijn echter bepalingen in de huidige wetgeving die aanvullende regels en uitvoeringsbeleid nodig hebben om de kwaliteit van de gegevens in de BRP te verbeteren. Bij de invoering van de Wet BRP op 6 januari 2014 heeft de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hierover twee circulaires gepubliceerd: “Correcte registratie op een briefadres in de BRP” en “Registratie briefadres om veiligheidsredenen”. Aanbevelingen daaruit zijn meegenomen in deze regeling.
De afgelopen jaren is een landelijke trend waarneembaar dat burgers steeds vaker het verzoek doen om zich in de BRP te laten inschrijven op een briefadres. Voor veel overheidstaken is het juist belangrijk om te weten op welk adres de burgers feitelijk/fysiek wonen, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen en uitkeringen of als er zich een calamiteit voordoet.
Bovendien is er sprake van misbruik van briefadressen en handel in briefadressen (personen die hun adres tegen betaling aan derden aanbieden om dit als briefadres te gebruiken). Dit leidt soms tot onterechte inschrijving op een briefadres. Dit biedt de gelegenheid voor fraude met toeslagen en uitkeringen of het omzeilen van (onder)huurregels of betalingsverplichtingen.
Het college van burgemeester en wethouders (hierna college) is verantwoordelijk voor het bijhouden van de persoonsgegevens van ingezetenen (art. 1.4 Wet BRP). Het college mag beleidsregels vaststellen (art. 4.81 Algemene wet bestuursrecht).
Deze “Regeling briefadressen en adresonderzoeken” heeft als doel: het vaststellen en formaliseren van aanvullende regels en nader uitvoeringsbeleid voor de aanvraag van briefadressen en het uitvoeren van adresonderzoeken. Dit om de kwaliteit van de BRP te verbeteren, het aantal briefadressen beperkt te houden en oneigenlijk gebruik van briefadressen tegen te gaan. Verder wordt met betrekking tot beide onderwerpen duidelijkheid gegeven aan de burgers over hoe de Wet BRP in de gemeente Ouder-Amstel wordt uitgevoerd en hoe in bepaalde gevallen zal worden gehandeld.
In hoofdstuk 1 komt het onderwerp “Briefadressen” aan de orde en in hoofdstuk 2 het onderwerp “Adresonderzoeken”.
De Wet BRP bepaalt dat iedere inwoner van Nederland op een adres moet worden ingeschreven in de basisregistratie persoonsgegevens (artikel 2.38 en 2.39 Wet BRP) Het registreren van de burger op een woonadres is hierbij het uitgangspunt. In bijzondere gevallen biedt de Wet BRP de mogelijkheid om met een briefadres in de BRP te worden ingeschreven (artikel 2.23, 2.40en 2.41 Wet BRP).
- 1.
- 2.· woonadres: 1. het adres waar betrokkene woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft of, indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten; 2. het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder 1, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden tenminste twee derde van de tijd zal overnachten;
- 3.
- 4.
- 5.
In artikel 2.23, eerste lid, Wet BRP staat vermeld dat er drie situaties zijn waarbij burgemeester en wethouders een persoon op een briefadres kunnen inschrijven:
- 1.
- 2.
- 3.
Een briefadres kan, in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. De burger is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar hij/zij voor het laatst met een woonadres stond ingeschreven. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt. Het moet een bestaand adres zijn dat geregistreerd staat in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (kortweg BAG genoemd).
Wanneer de aanleiding tot aangifte van een briefadres niet voldoet aan de in dit hoofdstuk genoemde redenen, zal het verzoek afzonderlijk worden beoordeeld
Personen die niet beschikken over een woonadres in verband met dak- of thuisloosheid en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang), kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij één van de opvanginstellingen. De gemeente Hilversum is hiervoor in de regio Gooi en Vechtstreek aangewezen als centrumgemeente (Wet gemeenschap-pelijke regelingen). Personen met een zwervend bestaan die niet beschikken over een woonadres en geen gebruik maken van de maatschappelijke opvang, zijn verplicht op een ander adres een briefadres te kiezen.
Zolang de briefadreshouder een zwervend bestaan leidt, heeft hij/zij recht op een briefadres. Dit wordt elk half jaar getoetst.
Als er sprake is van bijzondere omstandigheden kan bij uitzondering worden besloten een persoon op een zgn. “puntadres” in te schrijven in de BRP. Dit betekent dat de persoon wel in Ouder-Amstel verblijft, maar dat het adres onbekend is.
Hierbij valt te denken aan twee echtgenoten die gaan scheiden, maar op één adres wonen. Wanneer de één op het huidige adres blijft wonen, heeft de ander (tijdelijk) geen vast woonadres. Deze laatste persoon kan ingeschreven worden op een briefadres.
Een ander voorbeeld is als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning heeft verkocht. De nieuwe woning moet echter nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar.
Om het tijdelijke karakter te benadrukken wordt een briefadres in deze situatie voor maximaal drie maanden toegekend met de mogelijkheid tot éénmalige verlenging met nog drie maanden. De aangever moet hiervoor na afloop van de eerste termijn opnieuw een verzoek indienen. Na verloop van de periode(s) moet de burger zijn ingeschreven op het woonadres waar hij feitelijk verblijft.
Burgers met een ambulant beroep zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen komen in aanmerking voor een briefadres, mits zij geen woonadres hebben.
Iemand moet een briefadres kiezen, wanneer hij/zij voor een kortere periode dan acht maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres. Het briefadres wordt in deze situatie voor maximaal acht maanden toegekend. Na afloop van deze termijn wordt het recht op een briefadres getoetst.
Op grond van artikel 2.43 Wet BRP kan iemand die voor een periode van meer dan acht maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek/emigratie naar het buitenland en kan geen briefadres gekozen worden.
Als een inwoner gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en er is bij vertrek de redelijke verwachting dat hij/zij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft de burger geen aangifte van vertrek/emigratie te doen (artikel 29, Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij/zij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. In dit geval mag een briefadres worden gekozen mits hij/zij niet meer beschikt over een woonadres. Het briefadres wordt in deze situatie voor maximaal twee jaar toegekend. Na afloop van de termijn wordt het recht op een briefadres getoetst.
Het is in deze situatie wel toegestaan om aangifte van vertrek/emigratie naar het buitenland te doen, maar het is geen verplichting.
Verblijf in een instelling voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen.
Als de burger in een instelling verblijft kan, in plaats van inschrijving op dit adres, voor een briefadres worden gekozen. Dit om de privacy van betrokkene te beschermen. In artikel 17, 18 en 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.
Het college is eveneens bevoegd instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen. Hierbij kan worden gedacht aan verblijf in een instelling voor mannen- of vrouwenopvang (blijf-van-mijn-lijfhuizen). Betreffende personen komen in aanmerking voor een briefadres bijvoorbeeld op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier blijft het feitelijke woonadres van betrokkenen geheim voor onbevoegden.
Als het verblijf in een van bovengenoemde instellingen van korte duur is, wordt het briefadres toegekend voor maximaal de periode dat de burger verwacht er te gaan wonen. De burger kan er ook voor kiezen ingeschreven te blijven op het oude adres.
In de gemeente Ouder-Amstel bevinden zich geen instellingen voor mannen- of vrouwenopvang of instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang.
- 1) Voor zover het opnemen van een woonadres naar het oordeel van de burgemeester om veiligheidsredenen niet wenselijk is, kan de betrokkene in afwijking van artikel 2.38, eerste lid en 2.39, eerste lid, in plaats van zijn woonadres, een briefadres kiezen en daarvan overeenkomstig de genoemde bepalingen aangifte doen.
Een indicatie hiervoor kan bijvoorbeeld een risico-analyse van de politie zijn. In deze situatie blijft het woonadres om veiligheidsredenen geheim voor onbevoegden. Het gaat hier om individuele situaties, waarbij persoonlijke afspraken worden gemaakt over waar het briefadres wordt gehouden, onder welke voorwaarden en voor welke periode dit geldt.
De aanvrager moet, als dit mogelijk is, persoonlijk aangifte doen in de gemeente waar het briefadres zich bevindt. Dit om de identiteit deugdelijk vast te stellen (art. 2.52, lid 1, Wet BRP ), om informatie te geven over de redenen voor het briefadres en oneigenlijk gebruik van het briefadres tegen te gaan.
- 1.
- 2.
- 3.
Is het briefadres een adres van een rechtspersoon, waar geen personen in de basisregistratie staan ingeschreven, dan zal de eigenaar/gebruiker van het kantoor/de winkel/de fabriek schriftelijk zijn toestemming moeten geven om op dit adres een briefadres te houden. Het is bijvoorbeeld niet voldoende om de post van de briefadreshouder in zijn/haar postvakje op het werk te doen. Een belangrijk kenmerk van een briefadres is namelijk dat de briefadresgever er voor instaat dat post of inlichtingen daarover aan de briefadreshouder worden doorgegeven of medegedeeld (art. 2.45, lid 3, Wet BRP). Om deze reden kan een briefadres geen postbus zijn of een adres waarbij een briefadresgever ontbreekt.
- 1.
- 2.
De briefadresgever kan maximaal aan twee gezinshuishoudens en/of twee alleenstaanden toestemming geven voor een briefadres.
De briefadresgever is verplicht om inlichtingen te verstrekken of documenten te overleggen als dit nodig is voor de juiste bijhouding van de basisregistratie (art. 2.45. lid 4, Wet BRP).
Ontbreekt bij de aangifte voor een briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na ontvangst van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. Op verzoek van de aangever kan de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig met veertien dagen worden verlengd.
Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd met de melding dat de aangifte briefadres buiten behandeling wordt gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten (artikel 4.5 en 4.7 Algemene wet bestuursrecht).
De aangifte van- of het verzoek tot verlenging van een briefadres wordt door een medewerker van de afdeling Burgerzaken inhoudelijk beoordeeld op grond van de wettelijke bepalingen en aanvullende criteria uit deze regeling.
Komt betrokkene niet in aanmerking voor een briefadres dan ontvangt hij/zij een gemotiveerde beschikking dat de adreswijziging wordt afgewezen. Tegen dit besluit kan een bezwaar- en eventueel beroepsprocedure worden gestart (art. 2.60, Wet BRP en hoofdstuk 6, 7 en 8 AWB).
Zo is het kiezen van een briefadres om permanente bewoning van een recreatiewoning mogelijk te maken geen gegronde reden. Er is namelijk sprake van een woonadres zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP.
Als de aanvrager verklaart op verschillende adressen te verblijven wordt eerst gekeken of er geen woonadres kan worden bepaald zoals gedefinieerd in artikel 1 van de Wet BRP.
Ook de aanvraag van een briefadres vanwege (problemen met) uitkering en/of subsidie of invorderingen door schuldeisers, wordt geweigerd.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
De geldigheid van de redenen en de termijnen voor het briefadres worden door de afdeling Burgerzaken na afloop van de in paragraaf 1.2 genoemde termijnen getoetst. De briefadreshouder ontvangt hiervoor een schriftelijk informatieverzoek.
Als niet binnen veertien dagen op het informatieverzoek wordt ingegaan, krijgt de aangever door middel van een tweede verzoek de mogelijkheid dit alsnog binnen een periode van veertien dagen te doen. Tevens wordt een verzoek om inlichtingen gestuurd naar de briefadresgever.
Wordt er niet aan de schriftelijke verzoeken voldaan of is de ontvangen reactie geen reden om het briefadres te verlengen, dan wordt een onderzoek gestart naar de juistheid van de adresgegevens in de BRP (conform de Handleiding Uitvoeringsprocedures BRP, procedure 6.9).
Een verzoek om verlenging wordt op dezelfde manier behandeld als een eerste aanvraag briefadres met als uitzonderling dat een herhaalde aanvraag in de meeste gevallen schriftelijk kan worden afgehandeld.
Bij verhuizing of overlijden van de briefadresgever of als de briefadresgever een rechtspersoon is en deze wordt ontbonden, voldoet het briefadres niet meer aan de gestelde voorwaarden. De afdeling Burgerzaken stuurt de briefadreshouder hierover schriftelijk een informatieverzoek.
Als niet binnen veertien dagen op het informatieverzoek wordt ingegaan of als de ontvangen reactie geen reden is om het briefadres te handhaven, dan wordt een onderzoek gestart naar de juistheid van de adresgegevens in de BRP (conform de Handleiding Uitvoeringsprocedures BRP, procedure 6.9), zie hoofdstuk 2.
Van elk briefadres wordt een dossier bijgehouden. De periode voor het briefadres en de in de brieven genoemde termijnen worden in het Zaaksysteem bijgehouden en bewaakt.
De volgende voorwaarde blijft onverminderd van kracht: de Wet BRP verplicht een inwoner om aangifte te doen van zijn/haar nieuwe adres. Zodra hij/zij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hiervan aangifte worden gedaan. De burger mag hier niet mee wachten totdat de maximale termijn van het briefadres is verstreken.
Voor briefadressen die al zijn toegekend vóór de inwerkingtreding van deze regeling wordt een overgangsperiode van maximaal 6 maanden gehanteerd. Daarna wordt een eventueel verzoek om verlenging getoetst aan deze beleidsregel.
De kwaliteit van de gegevens in de BRP spitst zich met name toe op de actualiteit en juistheid van de persoonsgebonden adresgegevens. Adresonderzoeken zijn nodig om de betrouwbaarheid van gegevens in de BRP te verbeteren en actueel te houden. Dit is van belang voor het functioneren van de overheid en de dienstverlening aan burgers. Het verdient daarom voortdurende aandacht.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ouder-Amstel start een adresonderzoek als er twijfel bestaat over de juistheid van het adres van een ingezetene zoals dat in de BRP staat geregistreerd. Het onderzoek van de gemeente dat volgt is een onderzoek naar de verblijfplaats van de betrokken persoon.
Omdat de uitkomst van het adresonderzoek mogelijk aanleiding kan zijn tot een ambtshalve wijziging van gegevens in de BRP, moet het onderzoek zorgvuldig worden uitgevoerd. De gemeente kan niet lichtvaardig overgaan tot het doorvoeren van een ambtshalve wijziging, omdat de gevolgen voor de betrokken persoon en overheid groot kunnen zijn. Een adresonderzoek moet om deze reden altijd zorgvuldig worden uitgevoerd.
De aanleiding voor een adresonderzoek is dat een gemeente een signaal ontvangt dat een persoon niet langer op het adres woont waar hij in de BRP staat ingeschreven of dat een persoon op een adres woont waar hij niet in de BRP staat ingeschreven. Ook kan de aanleiding voor een adresonderzoek zijn gelegen in het feit dat de gronden voor een inschrijving van een betrokkene op een briefadres niet meer aanwezig zijn. De gemeente kan een dergelijk signaal op verschillende manieren ontvangen, bijvoorbeeld via een terugmelding (via de Terugmeldvoorziening (TMV)), schriftelijk (via brieven, teruggekomen post), per e-mail, telefonisch, door een aangifte in persoon aan de balie of op basis van een andere eigen waarneming door de gemeente (bijvoorbeeld een bezoek ter plaatse).
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Burgerzaken start het adresonderzoek door het plaatsen van een aantekening bij het adresgegeven op de persoonslijst van de betrokkene.
Op dat moment begint het adresonderzoek. Gedurende de periode dat het adresgegeven in onderzoek staat, ontvangen afnemers en derden die de BRP bevragen de aantekening dat dit gegeven in onderzoek staat, zodat zij daar rekening mee kunnen houden in hun eigen werkprocessen.
Bij de opgaven van redenen als bedoeld in 2.2 kan om aanvullende (bewijs)stukken worden gevraagd. Deze stukken hebben betrekking op het vaststellen van de identiteit van de aangever/burger.
Bij de aangifte van een adreswijziging binnen de gemeente is de aangever, met het oog op de juistheid van zijn/haar identiteit, conform het gestelde in artikel 2.52 Wet BRP, verplicht zich te identificeren met een document als bedoeld in art. 1 Wet op de identificatieplicht.
Een adresonderzoek bestaat uit een brief aan betrokkenen met het verzoek om zich te laten registreren op het juiste adres waar degene woonachtig is en eventueel toe te lichten en het overleggen van bewijsstukken.
De burger die zich bij de balie van Burgerzaken meldt en verzoekt om het verlenen van diensten en waarvan de adresgegevens in onderzoek staan, moet eerst zijn/haar correcte woonadres doorgeven. Daarna kan de gevraagde dienst worden verleend. Hierbij kan de burger worden gevraagd eerst de benodigde stukken te overleggen.
Van belang is dat alles van het onderzoek goed gedocumenteerd wordt. Alle stappen en onderdelen van het onderzoek moeten worden gedocumenteerd. Dat gebeurt deels op papier (bijvoorbeeld retour gekomen post) en deels in een geautomatiseerd systeem (Zaaksysteem) waarin een overzicht van alle activiteiten en gebeurtenissen is benoemd en chronologisch is gerangschikt. In het Zaaksysteem worden ook alle brieven, emailcontacten, notities etc. toegevoegd. De dossiers worden tien jaar bewaard op grond van de Regeling bewaring GBA-bescheiden.
De eerste actie in het kader van het adresonderzoek is in beginsel om de betrokkene te benaderen en te wijzen op de plicht om aangifte te doen van adres en verblijf of adreswijziging, op grond van de Wet BRP. De persoon dient te worden opgeroepen om direct aangifte te doen van adreswijziging.4 Het actuele in de BRP geregistreerde adres kan daarbij worden gebruikt om de betrokken persoon aan te schrijven, omdat het bijvoorbeeld mogelijk is dat de post via een automatische verhuisservice wordt doorgestuurd naar het nieuwe adres van betrokkene. Ook kan een vermoedelijk nieuw adres van de betrokkene worden gebruikt, als dat beschikbaar is, mogelijk op basis van een terugmelding.
Indien de betrokkene zich naar aanleiding van de brief bij de gemeente meldt, kan het onderzoek op basis daarvan mogelijk al worden afgehandeld. Mogelijk kan de registratie in de BRP op basis van het verschijnen en de aangifte van betrokkene worden gewijzigd. Het is uiteraard ook mogelijk dat op basis van een reactie van de betrokkene blijkt dat het signaal op een misverstand berust. In dat geval hoeft er mogelijk geen wijziging in de BRP plaats te vinden. Het adresonderzoek kan in deze gevallen worden afgesloten.
Als betrokkene niet verschijnt of reageert, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij nu wel woont, dan is dat aanleiding voor een gemeente om het adresonderzoek uit te breiden.
In het algemeen zijn er twee mogelijkheden om het adresonderzoek verder uit te breiden. Beide mogelijkheden kunnen achtereenvolgens, gelijktijdig of afzonderlijk worden opgepakt. Op basis van een terugmelding door een overheidsorgaan kan bijvoorbeeld al informatie beschikbaar zijn zodat een bepaald onderdeel van het onderzoek niet zinvol is. Het is aan de beoordelingsvrijheid van de gemeente om te bepalen wat de waarde van de al beschikbare informatie is en welke (combinatie) van mogelijkheden het meest geschikt is om een bepaalde situatie te onderzoeken. De twee mogelijkheden voor uitbreiding zijn:
Als invulling van het adresonderzoek kan de gemeente informatie inwinnen bij andere overheidsorganen en derden die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen (waaronder de eigen of andere gemeenten), familie, nutsbedrijven, woningbouwcorporaties, woningeigenaren, werkgevers, uitkeringsinstanties, ziektekostenverzekeraars en dergelijke, om zo de feitelijke verblijfplaats van de persoon te achterhalen.
Het wordt aanbevolen dat gemeenten in deze fase van een onderzoek streven naar het raadplegen van ten minste twee verschillende bronnen om informatie te achterhalen. Hiervan kan zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Het is aan de beoordelingsvrijheid van de gemeenten om dit zelf te bepalen. De gemeente moet een dergelijke afwijking wel motiveren en vastleggen.
Bij het vragen om informatie over het adres van betrokkene mag de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden aan de aangeschreven persoon of instantie, of er en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is. De aangeschreven persoon – niet zijnde de betrokkene zelf – heeft het recht om hierop niet te antwoorden. Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, kunnen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens informatie verschaffen ten behoeve van de bijhouding van de BRP. Het ligt wat dat betreft voor de hand om met name bij overheidsorganen te rade te gaan. Het meedelen aan derden dat iemand niet meer op zijn adres woont kan op zich al een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene zijn: werkgevers of banken kunnen daar bijvoorbeeld al consequenties aan verbinden. Het is wat dat betreft van belang dat zo zorgvuldig mogelijk is vastgesteld dat een persoon niet meer op het oude, in de BRP-geregistreerde, adres woont alvorens derden worden benaderd.
In het algemeen lijkt het raadzaam dat een gemeente het onderzoek inricht aan de hand van de kenmerken van een betrokkene. Het blijkt uit onderzoek van het CBS dat bepaalde groepen personen met specifieke kenmerken bijvoorbeeld vaker naar het buitenland zijn vertrokken zonder daarvan aangifte te doen, dan dat dit voor andere groepen het geval is.5 De specifieke kenmerken van een betrokkene kunnen wat dat betreft aanleiding zijn om in het ene geval de aandacht te richten op bepaalde instanties die eerder op de hoogte kunnen zijn van de verblijfplaats van een bepaalde persoon (bijvoorbeeld: in het geval van vreemdelingen: de IND, of in geval van studerenden: DUO). Op deze wijze is het in een aantal gevallen mogelijk om het adresonderzoek sneller tot resultaat te laten leiden.
Het adresonderzoek kan in deze fase worden versneld indien maximaal gebruik gemaakt wordt van communicatiemiddelen als telefoon en/of e-mail.
Indien er aanwijzingen zijn dat de betrokken persoon naar het buitenland is vertrokken, zal het onderzoek zich moeten richten op het achterhalen van een eventuele buitenlandse verblijfplaats van betrokkene. Mogelijk dat aan de hand van bepaalde bronnen ook informatie kan worden verkregen over een buitenlands adres.
Als invulling van het adresonderzoek kan de gemeente feitelijk onderzoek ter plaatse verrichten. Als het administratieve onderzoek geen of onvoldoende resultaat oplevert, ligt het in elk geval voor de hand dat feitelijke controle plaatsvindt.
Feitelijk bezoek aan het actuele, in de BRP geregistreerde, adres kan informatie opleveren die niet op een andere eenvoudiger wijze verkregen kan worden. Bij huisbezoek kan het om het in de BRP geregistreerd adres gaan, maar ook om een vermoedelijk nieuw adres.
Bij bezoek aan het actuele in de BRP geregistreerde adres kan worden nagaan of de feitelijke situatie nog wel overeenkomt met de in de BRP geregistreerde situatie. Op deze wijze kan bijvoorbeeld worden geconstateerd of een pand nog bewoond wordt. Ook kan mogelijk aan betrokkene zelf informatie gevraagd worden. Navraag bij andere personen die worden aangetroffen op het geregistreerde adres of in de buurt kan ook waardevolle informatie opleveren. Ook bij deze stap van het adresonderzoek moet zorg worden gedragen dat de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig wordt geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden of er en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is. Personen hebben het recht om niet te antwoorden.
Feitelijk onderzoek ter plaatse is in de praktijk soms lastig uit te voeren door een gemeente als gevolg van beperkte capaciteit. Een oplossing kan zijn dat binnen een gemeente afspraken worden gemaakt met andere afdelingen over het uitvoeren van feitelijk onderzoek. Het onderzoek kan zo efficiënt en effectief worden uitgevoerd.
Soms heeft een ander overheidsorgaan die gegevens uit de BRP verstrekt krijgt (bijvoorbeeld een uitvoeringsorganisatie of een andere afdeling van de gemeente) zelf al (zorgvuldig) onderzoek uitgevoerd naar de verblijfplaats van de betrokken persoon, alvorens daarover een signaal wordt verzonden. Het adresonderzoek van een gemeente kan daar dan op voortborduren. Gedacht kan worden aan een overheidsorgaan dat bij een huisbezoek heeft geconstateerd dat de betrokkene niet langer woont op het adres dat in de BRP als woonadres staat geregistreerd. De gemeente kan een dergelijke constatering meenemen in de opzet en uitvoering van het onderzoek, indien de gemeente weet dat het betreffende overheidsorgaan dergelijke onderzoeken gedegen uitvoert.
Het is aannemelijk dat een gemeente over een dergelijk onderzoek van een overheidsorgaan wordt geïnformeerd aan de hand van een terugmelding via de TMV. Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, hebben op grond van de wet BRP een terugmeldplicht. Indien een overheidsorgaan afwijkende, mogelijke actuelere, gegevens beschikbaar heeft, kunnen deze via de TMV worden teruggemeld. Een overheidsorgaan kan daarbij vermelden op basis waarvan zij deze gegevens heeft (verkregen). Het is aan de beoordelingsvrijheid van de gemeente om te bepalen wat de waarde van de informatie is en welke (combinatie) van mogelijkheden het meest geschikt is om de situatie te onderzoeken.
Indien uit een terugmelding blijkt dat een overheidsorgaan die gegevens uit de BRP verstrekt krijgt, zelf al een zorgvuldig onderzoek heeft uitgevoerd, dan kan dat in bepaalde gevallen zelfs reden zijn voor een gemeente om geen of nog maar een beperkt aantal onderzoeksstappen te doorlopen. Uiteraard dient een dergelijke overweging goed gemotiveerd te worden gedocumenteerd.
Een gemeente kan na de eerste vermelding in de TMV van het in onderzoek plaatsen van een bepaald gegeven de eerder opgegeven termijnen aanpassen. Indien tijdens het onderzoek blijkt dat het onderzoek langer duurt dan dat in eerste instantie was verwacht, moet een gemeente dit bijwerken in de TMV, om misverstanden te voorkomen.
Is sprake van situatie 1 als uitkomst van het onderzoek, dan blijven de gegevens in de BRP ongewijzigd. De gemeente sluit het adresonderzoek af.
Is sprake van de situaties 2 t/m 5 als uitkomst van het onderzoek, dan kan mogelijk een aangifte van de betrokken persoon verkregen worden op grond waarvan er nieuwe gegevens geregistreerd kunnen worden. De verblijfplaats van de betrokken persoon is immers bekend, zodat contact kan worden opgenomen met de betrokken persoon. Desnoods moet contact worden opgenomen aan de hand van een adres in het buitenland. De betrokken persoon wordt schriftelijk benaderd en wordt gewezen op zijn aangifteplicht op grond van de Wet BRP. Indien de betrokken persoon zich meldt en aangifte doet van adres, kan het onderzoek worden afgesloten. Indien de betrokken persoon niet reageert tijdens het onderzoek, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij woont, dan moet inschrijving ambtshalve plaatsvinden.
De situatie onder 6 is bijzonder omdat er geen gegevens over de nieuwe verblijfplaats van betrokkene bekend zijn. Blijken er na het uitvoeren van een gedegen adresonderzoek geen gegevens over het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland, noch van het verblijf buiten Nederland, dan dient de gemeente de bijhouding van de persoonslijst ambtshalve op te schorten. De reden van de opschorting is dan “emigratie” naar een onbekend land. Opschorting van de bijhouding van de persoonslijst wegens emigratie naar een onbekend land heeft vaak verstrekkende gevolgen voor de betrokken persoon. Overheidsorganen (en derden) gaan er dan vanuit dat de persoon niet meer in Nederland woont. Daardoor kunnen zij besluiten om bepaalde uitkeringen of andere overheidsvoorzieningen te beëindigen. Anderzijds kunnen overheidsorganen (en derden) er ook last van ondervinden, met name als zij van betrokkene iets te vorderen hebben (zoals de Belasting-dienst). Daarom is de zorgvuldigheid van het adresonderzoek met name in dit geval van groot belang.
Als betrokkene niet reageert, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij woont, dan maakt de gemeente het voornemen bekend om gegevens over betrokkene ambtshalve te wijzigen. Het voornemen kan ook inhouden dat de gemeente de betrokkene ambtshalve zal registreren als vertrokken naar een (on)bekend land. De gemeente dient de betrokkene op grond van de Algemene wet bestuursrecht op de hoogte te stellen van het voornemen om gegevens over betrokkene ambtshalve te wijzigen. Dit kan de gemeente doen aan de hand van een zogenaamde voornemenbrief. Als bekend is op welk (nieuwe) adres de betrokken persoon woont, dan kan dat adres worden gebruikt voor het aanschrijven van de persoon. Indien een buitenlands adres bekend is, wordt het buitenlandse adres gebruikt voor de verzending. Indien geen gegevens bekend zijn over de nieuwe verblijfplaats van de betrokkene, dan kan het actuele in de BRP geregistreerde adres worden gebruikt om de betrokken persoon te benaderen, omdat het bijvoorbeeld mogelijk is dat de post via een automatische verhuisservice wordt doorgestuurd naar het nieuwe adres van betrokkene. Ook kan het voornemen bijvoorbeeld worden gepubliceerd in een dagblad of op een website van de gemeente. Het betreft dan een meer algemene kennisgeving van het voornemen. Daarbij worden bijvoorbeeld de naam, voorletter(s) en geboortedatum van de betrokken persoon vermeld, alsmede het voornemen tot ambtshalve wijziging en de mogelijke gevolgen daarvan (in het algemeen). Ook wordt vermeld dat de betrokkene verplicht is tot het doen van aangifte van verblijf en adres of adreswijziging. Tot slot wordt ook vermeld wat de betrokken persoon moet doen, indien hij bezwaar wil maken tegen het voorgenomen besluit.
Als naar aanleiding van het verzonden of gepubliceerde voornemen geen reactie wordt ontvangen van betrokkene, dan wordt een besluit genomen overeenkomstig het voornemen. Als betrokkene wel reageert, maar de reactie geen nieuw licht werpt op het onderzoek of het betreft geen aangifte, dan kan het voornemen ook uitgevoerd worden.
Als datum van de ingang van de wijziging van het geregistreerde adres of van het vertrek geldt de datum van bekendmaking van het voornemen. Dit kan op verschillende manieren. Als gegevens over de verblijfplaats van de betrokken persoon bekend zijn, dan kan bekendmaking plaatsvinden door het besluit uit te reiken of (eventueel aangetekend) op te sturen. Als geen gegevens bekend zijn over de verblijfplaats van de betrokken persoon, kan bekendmaking bijvoorbeeld plaatsvinden aan de hand van publicatie van het besluit in een dagblad of op een website.
Het wordt aanbevolen dat een andere medewerker het besluit tot het ambtshalve opschorten van het bijhouden van de persoonslijst accordeert dan degene die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van het adresonderzoek. Dat is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele ambtshalve beslissing zorgvuldig is genomen. Zo wordt voorkomen dat het ambtshalve besluit later in twijfel kan worden getrokken.
Indien een vermoedelijke verblijfplaats van een betrokken persoon is gelegen in een andere gemeente dan de gemeente waar betrokkene (op dat moment) in de BRP is geregistreerd, kan die andere gemeente bij het onderzoek betrokken worden. Gemeenten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de correcte bijhouding van de BRP en medewerking van de andere gemeente mag worden verwacht. De andere gemeente kan in een dergelijk geval beter in de gelegenheid om, bijvoorbeeld door onderzoek ter plaatse, na te gaan of betrokkene daadwerkelijk op het vermoedelijke adres woont.
Indien gedurende het onderzoek blijkt dat betrokkene in de andere gemeente woont, dan moet deze andere gemeente betrokkene oproepen om aangifte te doen van de adreswijziging dan wel ambtshalve overgaan tot wijziging van het adres in de BRP. De andere gemeente moet naar aanleiding daarvan altijd overgaan tot het (eventueel ambtshalve) inschrijven van de betrokken persoon als blijkt dat betrokkene op een adres in die gemeente woont. Een gemeente moet daar bijvoorbeeld ook toe overgaan als de betrokken persoon woont in een vakantiewoning in die gemeente en wanneer dat eigenlijk niet in overeenstemming is met het bestemmingsplan van die gemeente. Het gaat immers om de feitelijke verblijfplaats van de betrokken persoon.
Indien de betrokkene niet op het vermoedelijke adres in de andere gemeente blijkt te wonen, dient het onderzoek te worden voortgezet door de actuele gemeente van inschrijving.
Indien het onderzoek informatie oplevert over het nieuwe adres van betrokkene, dient de gemeente de BRP op basis van die gegevens bij te werken. Zoals aangegeven kan dat op basis van een aangifte van de betrokkene of ambtshalve. Daarbij kan gedacht worden aan een intergemeentelijke adreswijziging, het bijwerken van de adresgegevens (een woon- of briefadres) binnen de eigen gemeente of het verwerken van een immigratie of emigratie indien duidelijk wordt dat de persoon vanuit of naar een bepaald buitenland is vertrokken.
Indien het onderzoek geen informatie over de verblijfplaats van betrokkene heeft opgeleverd, kan worden besloten ambtshalve over te gaan tot het opschorten van de bijhouding van de persoonslijst wegens emigratie naar een onbekend land.
Naar aanleiding van het bijwerken van de gegevens dient de gemeente vervolgens het adresonderzoek te beëindigen en dat te registeren in de BRP.
In het geval een terugmelding uit de TMV de aanleiding was voor het onderzoek, dient de melder door de gemeente te worden geïnformeerd via het BRP-berichtenverkeer dat volgt op het bijwerken van de persoonslijst. Voor een signaal vanuit een andere bron dan de TMV, kan de gemeente ook die bron informeren over de afloop van een onderzoek. Daartoe bestaat echter geen plicht en gelden bovendien de regels rondom de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van burgers. Signalen van particulieren worden in elk geval niet gevolgd door een bericht van de gemeente waarin gegevens worden verstrekt over de persoon van wie het adres in onderzoek was geplaatst. Wel kan aan particulieren eventueel in algemene bewoordingen worden gemeld dat het adresonderzoek is beëindigd.
In veel gevallen zal het onderzoek redelijk snel kunnen worden afgerond, maar soms zal daar meer tijd voor nodig zijn. De verblijfplaats van een persoon is immers niet altijd eenvoudig te achterhalen. In algemene zin kan worden opgemerkt dat het kan helpen om het onderzoek planmatig op te zetten en daarbij standaardtermijnen te hanteren. Van de standaardtermijnen kan door de gemeente zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Dit is aan de beoordelingsvrijheid van een gemeente, maar moet wel worden gemotiveerd en vastgelegd. Een voorbeeld voor te hanteren standaardtermijnen kan er als volgt uitzien.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
In overeenstemming met artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht wordt gehandeld volgens deze richtlijnen, tenzij dit voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de richtlijnen te dienen doelen.
Zo kunnen in het geval van een briefadres individuele omstandigheden er toe leiden dat er nog een extra verlenging van de termijn wordt afgesproken. Of het wordt toegestaan om meer dan twee (alleenstaande) briefadreshouders op een woonadres in te schrijven. Bijvoorbeeld voor een particulier die, al dan niet tegen betaling, briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2015-58363.html