Financiële verordening
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Het algemeen bestuur van Dienst Dommelvallei
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 3 februari 2015;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
gelet op het financieel statuut
gelet op het treasurystatuut
besluit vast te stellen de Financiële verordening Dienst Dommelvallei
Artikel 1. Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
  • -
    afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de dienst met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie;
  • -
    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Programma-indeling
  • 1.
    Het algemeen bestuur stelt jaarlijks bij de begroting een programma-indeling vast.
  • 2.
    Het algemeen bestuur stelt jaarlijks op basis van de door het dagelijks bestuur aan de programma’s toegewezen producten de onderverdeling van de programma’s in kostenplaatsen vast.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
  • 1.
    Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per kostenplaats weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per kostenplaats weergegeven.
  • 2.
    Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
  • 3.
    In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
Artikel 4. Uitgangspunten begroting
De financiële uitgangspunten voor de begroting worden door het dagelijks bestuur vastgesteld.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
  • 1.
    Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.
  • 2.
    Bij de begrotingsbehandeling worden nieuwe investeringen met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
  • 3.
    Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden met méér dan € 50.000,-, of zij van mening is dat voor nieuwe zaken een bedrag van méér dan € 50.000,- nodig is, wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur aan het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
  • 4.
    Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het bijramen of aframen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.
  • 5.
    Het managementteam kan budgettair neutrale verschuivingen van budgetten binnen het programma autoriseren, voor zover deze verschuivingen geen meer of minder kosten (als gevolg van de verschillende verdeelsleutels) voor de individuele gemeenten veroorzaken van meer dan € 10.000,-.
  • 6.
    Alle budgettair neutrale verschuivingen van budgetten binnen het programma worden door het dagelijks bestuur bij de eerstvolgende tussentijdse rapportage c.q. begroting opgenomen en voorgelegd aan het algemeen bestuur.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage
  • 1.
    Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van Dienst Dommelvallei.
  • 2.
    De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijstelling van de raming van:
    • a.
      de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar kostenplaatsen;
    • b.
      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves; en
    • c.
      het resultaat,
    • 3.
      In de tussentijdse rapportages worden in ieder geval de afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van beleidsproducten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000,- toegelicht.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid
Artikel 7.Waardering en afschrijving vaste activa
  • 1.
    Materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden in principe niet geactiveerd, tenzij dit uit financieel oogpunt wenselijk is.
  • 2.
    Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.
  • 3.
    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
  • 4.
    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
  • 5.
    Een saldo voor agio of disagio wordt lineair afgeschreven, gedurende maximaal de looptijd van de lening.
Artikel 8. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 9. Reserves en voorzieningen
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een financieel statuut aan. Hierin wordt opgenomen hoe omgegaan wordt met reserves en voorzieningen.
Artikel 10. Financieringsfunctie
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een treasurystatuut aan. Hierin wordt opgenomen hoe omgegaan wordt met de financieringsfunctie.
Hoofdstuk 4. Paragrafen
Artikel 11. Financiering
In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op.
Artikel 12. Weerstandsvermogen & risicobeheersing
    • 1.
      In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op.
    • 2.
      Voor het in beeld brengen van de weerstandscapaciteit van de organisatie wordt beoordeeld of de organisatie bij een risicoscenario de schuldverplichtingen in de toekomst kan blijven nakomen.
Artikel 13. Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op
Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel 14. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
  • a.
    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de afdelingen;
  • b.
    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de organisatie;
  • c.
    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
  • d.
    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid;
  • e.
    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
  • f.
    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 15. Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:
  • a.
    een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;
  • b.
    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
  • c.
    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
  • d.
    de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
  • e.
    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
  • f.
    het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
  • g.
    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 16. Interne controle
Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij materiële afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Hoofdstuk 6. Slotbepalingen
Artikel 17.Inwerkingtreding en citeertitel
  • 1.
    Deze verordening treedt in werking op de dag nadat zij bekend is gemaakt en werkt terug tot 1 januari 2014.
  • 2.
    Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening Dienst Dommelvallei”.
 
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 7 april 2015.
 
Het algemeen bestuur voornoemd,
Victor Fijneman, voorzitter
Hans Gaillard, secretaris
 
Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 7
 
Artikel 1: Immateriële vaste activa
Voor immateriële vaste activa de volgende werkwijze hanteren:
  • •
    Kosten voor het sluiten van geldleningen niet activeren;
  • •
    Kosten voor onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief niet activeren;
  • •
    Een saldo voor agio of disagio wordt lineair afgeschreven, gedurende maximaal de looptijd van de lening.
 
Artikel 2 Investeringen met een maatschappelijk nut
Voor investeringen met een maatschappelijk nut wordt de volgende werkwijze gehanteerd:
  • •
    Investeringen met een maatschappelijk nut worden in principe niet geactiveerd, tenzij dit uit financieel oogpunt wenselijk is.
  • •
    Indien investeringen met een maatschappelijk nut worden geactiveerd wordt de afschrijvingstermijn zo laag mogelijk gehouden.
 
Artikel 3 Investeringen met een economisch nut:
Voor investeringen met een economisch nut wordt de volgende werkwijze gehanteerd:
  • •
    Investeringen met een economisch nut worden geactiveerd;
  • •
    De investering als hiervoor bedoeld wordt, onder aftrek van bijdragen van derden die in directe relatie staan met de investering, afgeschreven overeenkomstig de technisch en / of economische levensduur;
  • •
    Het algemeen bestuur kan op voorstel van het dagelijks bestuur besluiten om (bestemmings)reserves te betrekken bij investeringen met een economisch nut. De (bestemmings)reserves worden in dat geval niet rechtstreeks op de investering in mindering gebracht, maar via afschrijving ten gunste van de exploitatie gebracht (bruto methode van activeren).
 
Artikel 4 Waardering van investering:
Investeringen worden gewaardeerd op de volgende manier:
  • •
    Investeringen worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs;
  • •
    Er wordt geen rente toegeschreven aan een te activeren investering;
  • •
    Uren ten behoeve van investeringen niet activeren;
  • •
    De resultaten als gevolg van de verkoop van investeringen te verantwoorden op het programma waar ook de kapitaallasten van de investering worden verantwoord;
  • •
    Bij het bepalen van de afschrijvingen de restwaarde van een investering op nihil te stellen;
  • •
    Niet toepassen van de componentenbenadering.
 
Artikel 5 Afschrijvingsmethode:
Investeringen worden altijd lineair afgeschreven.
 
Artikel 6 Afschrijvingstermijnen:
De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd:
Afschrijvingstabel investeringen
 
 
Afschrijvingstabel investeringen
 
 
 
 
Nr.
Omschrijving
Afspraak
 
Algemeen
 
 
Minimumbedrag activering, m.u.v. gronden en terreinen
€ 10.000
 
 
 
1.
Immateriele vast activa
 
1.1
Kosten van sluiten geldlening
niet activeren
1.2
Kosten van onderzoek en ontwikkeling
niet activeren
1.3
Saldo van agio en disagio
max. looptijd lening
 
 
 
2.
Materiele vast activa
Afschrijvingstermijn
2.1
Gronden en terreinen
 
 
Gronden en terreinen
Geen afschrijving
 
 
 
2.2
Woonruimte
 
 
Woonruimte
40
 
 
 
2.3
Gebouwen
 
 
Gebouwen - permanent
40
 
Gebouwen - semi-permanent
15
 
Gebouwen - noodgebouw / tijdelijk gebouw
10
 
Gebouwen - aanpassingen / renovaties
20
 
Gebouwen - uitbreidingen oorspronkelijk gebouw
40
 
Overige gebouwen
15
 
 
 
2.4
Machines, apparaten en installaties
 
 
Computerapparatuur
5
 
 
 
2.5
Overige materiele vaste activa
 
 
Software
5
 
Kantoormeubilair
10
 
Telefooncentrale
15
 
Overige materiele vaste activa
10
 
Artikel 7 Aanvang afschrijving en rente:
Op de volgende manier wordt omgegaan met de kapitaallasten van de investeringen:
  • •
    Bij de begroting toerekenen van 50% van de rente over de verwachte c.q. werkelijke investering in dat jaar en 100% van de rente over de boekwaarde;
  • •
    Bij de realisatie toerekenen van de rente over de gemiddelde boekwaarde van de investering per maand;
  • •
    De afschrijving start vanaf het jaar na ingebruikname van het goed;
 
Artikel 8 Berekening rekenrente:
Jaarlijks wordt bij de begroting bepaald welke rekenrente wordt gehanteerd.
 
Artikel 9 Rentetoerekening:
Voor alle investeringen dezelfde rekenrente toe te passen bij het bepalen van de rentecomponent.
 
 
Toelichting op de artikelen
 
Artikel 1. Begripsbepaling
De gehanteerde begrippen worden toegelicht.
 
Artikel 2. Programma-indeling
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden jaarlijks bij de begroting door het algemeen bestuur vastgesteld. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het algemeen bestuur op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De organisatie kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid artikel 189 Gemeentewet).
 
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn aanvullend op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Het artikel bevat de bepaling dat de lasten en baten onder de programma’s in de begroting per kostenplaats worden weergegeven. Door deze bepaling is het bijvoegen van de productenraming bij de begroting en de productrealisatie bij het jaarverslag niet meer nodig.
In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. In het derde lid wordt dit geregeld voor de jaarrekening.
 
Artikel 4 Uitgangspunten begroting
In dit artikel wordt geregeld dat de uitgangspunten voor de begroting door het dagelijks bestuur worden vastgesteld.
 
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Artikel 5 van de financiële verordening bevat nadere regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Autorisatie van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s (eerste lid). Naast lopende uitgaven doet een organisatie investeringen. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid).
Het dagelijks bestuur dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het algemeen bestuur te melden, zodat het algemeen bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Hiervoor is een grens gesteld van € 50.000,-.
Het vijfde lid regelt dat het managementteam gemachtigd is om budgettair neutrale verschuivingen van budgetten te autoriseren. Verschuivingen tussen verschillende kostenplaatsen kan veroorzaken dat er verschuivingen plaatsvinden in de kosten van elke individuele gemeente. Immers er wordt met meerdere verdeelsleutels gewerkt. Om te voorkomen dat het managementteam geen enkele wijziging kan doorvoeren die voor de bedrijfsvoering noodzakelijk is wordt geregeld in dit artikel dat het managementteam gemachtigd is voor dergelijke wijzigingen zolang als dergelijke verschuivingen voor een individuele gemeente minder dan € 10.000,- meer kosten tot gevolg heeft.
 
Artikel 6. Tussentijdse rapportage
Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor het algemeen bestuur zijn de tussentijdse rapportages. Op basis van tussentijdse rapportages wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over bijstelling van beleid en bijstelling van de raming van de exploitatie.
Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage.
Het derde lid bepaalt welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het dagelijks bestuur in de tussentijdse rapportages minimaal moet toelichten.
 
Artikel 7.Waardering en afschrijving vaste activa
In het tweede lid, onder a, van artikel 212 Gemeentewet is opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 7 invulling gegeven. Voor de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar een bijlage. In de bijlage zijn naast de methodiek de afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën activa opgenomen.
 
Artikel 8. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een organisatie een voorziening vormen.
Vorderingen worden individueel beoordeeld op oninbaarheid.
 
Artikel 9. Reserves en voorzieningen
In het financieel statuut wordt opgenomen hoe omgegaan wordt met reserves en voorzieningen.
 
Artikel 10. Financieringsfunctie
In het treasurystatuut wordt opgenomen hoe omgegaan wordt met de financieringsfunctie
 
Artikel 11. Financiering
In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten staat in artikel 13 welke informatie de paragraaf financiering in elk geval moet bevatten.
 
Artikel 12. Weerstandsvermogen & risicobeheersing
In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten staat in artikel 11 welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen in elk geval moet bevatten.
 
Artikel 13. Bedrijfsvoering
In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten staat in artikel 14 welke informatie de paragraaf bedrijfsvoering in elk geval moet bevatten.
 
Artikel 14. Administratie
Onder artikel 14 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.
 
Artikel 15. Financiële organisatie
Artikel 15 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het dagelijks bestuur op hiervoor zorg te dragen.
Artikel 15 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het dagelijks bestuur beleid en interne regels moet stellen.
De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheershandelingen en getrouwheid van de jaarrekening.
 
Artikel 16. Interne controle
De accountant toetst jaarlijks of de rekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 16 draagt het dagelijks bestuur op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de organisatie zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
 
Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel
Dit artikel regelt het moment van inwerkingtreding van de verordening.
Verder wordt in dit artikel de naam gegeven waarmee in stukken van de organisatie naar deze verordening kan worden verwezen.
 
 
Toelichting op bepalingen in het afschrijvingsbeleid:
 
(Dis)agio
Het (dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd.
 
Integrale activering of componentenbenadering
Het is mogelijk om een investering als geheel te activeren of om de componentenbenadering te gebruiken. Deze benadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een materieel vast actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur. De betreffende onderdelen dienen dan wel afzonderlijk in de activa-administratie te worden opgenomen.
Vooral bij gebouwen speelt de vraag voor het wel of niet toepassen van de componentenbenadering. Als er voor gekozen wordt om het gebouw in zijn componenten te activeren, dan moet eerst bepaald worden voor welke componenten dat is. Stel dat gekozen wordt voor aparte activering van de componenten gebouw, dak, technische installatie en kozijnen dan wordt elk apart geactiveerd met zijn eigen afschrijvingstermijn. Stel dat voor vervangen van het dak uitgegaan wordt dat dit 25 jaar meegaat, dan is het dak na 25 jaar afgeschreven. Vervangen van het dak kan dan opnieuw geactiveerd worden.
Indien gekozen wordt om de componentenbenadering niet toe te passen dan wordt het gebouw inclusief het dak, de technische installaties en de kozijnen geactiveerd met als afschrijvingstermijn 40 jaar. Indien nu het dak vervangen moet worden naar 25 jaar dan mogen deze kosten niet geactiveerd worden, maar moet dit beschouwd worden als groot onderhoud.
 
Rentetoerekening
Bij de realisatie wordt door het financieel systeem automatisch rente toegekend over de gemiddelde boekwaarde. Dit gebeurt maandelijks. Indien ook bij de realisatie 50% over de vermeerderingen moet worden gerekend is een extra module nodig waar nu niet in voorzien is. Voor de begroting wordt de helft van de rente berekend over de vermeerderingen, omdat dit het beste benadert dat uitgaven gedurende het hele jaar plaatsvinden.
Naar boven