Regeling Gegevensuitwisseling Cluster zorg en welzijn
 
Preambule
Deze regeling betreft de gegevensuitwisseling binnen het cluster zorg en welzijn , in verband met de inwerkingtreding van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Jeugdwet.
Overwegingen
Overwegende dat:
  • a.
    De gemeente Gennep met ingang van 1 januari 2015 start met het Cluster Zorg en Welzijn met daarin de teams Toegang en Thuiscoach
  • b.
    De gemeente Gennep ervoor gekozen heeft om haar taken op het gebied van de Wmo 2015 en de Jeugdwet uit te voeren binnen het Cluster Zorg en Welzijn
  • c.
    het Cluster Zorg en Welzijn een belangrijke schakel is in het kader van de integrale aanpak binnen het sociaal domein
  • d.
    Het Team Toegang en het Team Thuiscoach uitvoerende teams zijn, samengesteld uit medewerkers van verschillende partijen, waarin die in de dagelijkse praktijk binnen het team, maar ook tussen beide teams wordt samengewerkt en afgestemd;
  • e.
    Het doel van het Team Toegang is om zo mogelijk preventief en proactief, burgers te faciliteren in het zelf organiseren van welzijn en zorg, om welzijn en de zorg in Gennep ‘dicht bij huis’ te organiseren en waar nodig burgers toe te leiden naar zorg en ondersteuning;
  • f.
    het streven is om voorzieningen, hulp en ondersteuning zoveel mogelijk op wijkniveau te realiseren, de huishoudelijke hulp op maat te leveren en gebruik te maken van het eigen sociaal netwerk;
  • g.
    Het Cluster Zorg en Welzijn hecht aan maatwerk en een integrale benadering op alle niveaus, van het eerste contact, de vraagverheldering tot het stadium van tijdelijke of structurele hulp of ondersteuning en leveren van voorzieningen;
  • h.
    ‘eigen regie’ en ‘eigen leefzorgplan’ de uitgangspunten zijn van het handelen en daarvan afgeleid: ‘één gezin/huishouden - één plan’ uitgangspunt is;
  • i.
    als er sprake is van mantelzorg, de mantelzorger(s) vanaf het begin wordt betrokken bij de vraagverheldering en ondersteuning;
  • j.
    het hiervoor noodzakelijk en gewenst is onderling persoonsgegevens uit te wisselen;
  • k.
    het hiervoor noodzakelijk en gewenst is persoonsgegevens vast te leggen in een tweetal geautomatiseerde systemen, genaamd Verseon (zaaksysteem bij de gemeente Gennep) en GWS (gebiedsspecifieke applicatie);
  • l.
    partijen zich ervan bewust zijn dat zij bij het uitwisselen van gegevens gehouden zijn aan de op hen van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de wet bescherming persoonsgegevens;
  • m.
    partijen zich hierbij realiseren dat gezocht moet worden naar een evenwicht tussen het belang bij gegevensuitwisseling voor het doel van het Cluster Zorg en welzijn en het belang van de betrokkene bij de bescherming van zijn of haar persoonlijke levenssfeer;
  • n.
    in dit reglement de uitgangspunten voor de gegevensuitwisseling binnen het Cluster Zorg en welzijn in Gennep zijn vastgelegd.
Artikel 1 Grondslag voor gegevensverwerking
Wettelijke kaders zijn onder meer:
Wet maatschappelijke ondersteuning;
Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp);
Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO);
Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg.
Artikel 2 Doel en doelbinding
De gegevensverwerking binnen het Cluster Zorg en welzijn is noodzakelijk in relatie tot het volgende doel:
het -zo mogelijk preventief- bieden van passend advies, ondersteuning, begeleiding en/of voorzieningen bij sociaal maatschappelijke , gezondheids- en/of gezins- en opvoedingshulpvragen, om zo de vragen of problemen via maatwerk bij ondersteuning en door een integrale benadering, zo doeltreffend en efficiënt mogelijk op te lossen.
Artikel 3 Toestemming
  • a.
    De primaire grondslag voor een rechtmatige gegevensverwerking binnen het Cluster Zorg en welzijn is de toestemming van betrokkene voor gegevensuitwisseling (artikel 8 sub a van de Wbp). Betrokkene verleent voor de specifiek aangeduide doelstelling middels een toestemmingsformulier zijn ondubbelzinnige toestemming om gegevens te verwerken, dat wil zeggen uit te wisselen tussen partijen en vast te leggen in de betrokken systemen.
  • b.
    Indien betrokkene geen toestemming geeft voor het verwerken van persoonsgegevens, is het ter beoordeling van het Cluster Zorg en welzijn of en in hoeverre de hulpvraag behandeld kan worden zonder verwerking van deze gegevens.
  • c.
    Betrokkene kan op elk moment de toestemming weer intrekken. Omdat de toestemming schriftelijk wordt gegeven, dient de intrekking daarvan ook schriftelijk te gebeuren. De gegevensverwerking stopt dan zodra het Cluster Zorg en welzijn kennis draagt van de intrekking van de toestemming. Persoonsgegevens die reeds verwerkt waren ten tijde van de nog geldende toestemming, worden, met inachtneming van artikel 10, niet vernietigd.
  • d.
    Het bepaalde onder artikel 3 lid a tot en met c leidt uitzondering, indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt conform artikel 8 sub e van de Wbp)
Artikel 4 Gegevensverwerking
  • 1.
    Uitgangspunten zijn dat :
    • a.
      terughoudend omgegaan wordt met verwerking van persoonsgegevens;
    • b.
      partijen alleen persoonsgegevens zullen verwerken met uitdrukkelijke en expliciete toestemming van betrokkene en indien en voor zover dit noodzakelijk is voor het realiseren van bovengenoemde doelstellingen;
    • c.
      casussen geanonimiseerd in het werkoverleg van het Cluster Zorg en welzijn besproken worden;
    • d.
      alleen persoonsgegevens uitgewisseld worden tussen de partijen die betrokken zijn bij de betreffende casus;
    • e.
      gegevens slechts worden verwerkt en vastgelegd per afzonderlijk Cluster Zorg en welzijn indien hier een wettelijke grondslag voor aanwezig is;
    • f.
      persoonsgegeven in een concrete situatie alleen worden verwerkt indien dat voor het doel zoals beschreven in artikel 2 noodzakelijk is;
    • g.
      partijen hierbij niet meer gegevens zullen verwerken dan noodzakelijk voor het bereiken van het doel;
    • h.
      het doel niet op een andere, voor betrokkene minder ingrijpende wijze kan worden bereikt;
    • i.
      deze afweging per voorgenomen gegevensverwerking zal worden gemaakt.
  • 2.
    Slechts de volgende gegevens worden vastgelegd in de in de overwegingen onder k genoemde systemen:
    • a.
      NAW-gegevens van betrokkene;
    • b.
      op welk(e) leefgebied(en) de vragen of problemen spelen;
    • c.
      welke partijen/hulpverleners bij de hulpvraag betrokken zijn;
    • d.
      netwerk van betrokkene;
    • e.
      welke ideeën de betrokkene en zijn mantelzorger of netwerk hebben, welke doelen zij stellen en hoe zij hieraan willen werken;
    • f.
      gegevens betreffende de psychische of lichamelijke gezondheid van betrokkene indien en voor zover noodzakelijk om te kunnen beoordelen welk plan van aanpak het meest geschikt is en betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft verleend voor het verwerken van deze gegevens;
    • g.
      of betrokkene contact heeft (gehad) met justitie, indien en voor zover noodzakelijk om te kunnen beoordelen welk plan van aanpak het meest geschikt is en betrokken uitdrukkelijk toestemming heeft verleend voor het verwerken van deze gegevens ;
    • h.
      plan van aanpak;
    • i.
      voortgangsgegevens;
    • j.
      tevredenheid over resultaat van de ondersteuning.
Artikel 5 Informatieuitwisseling met derden
Gegevens worden slechts uitgewisseld met een derde wanneer de voortgang van een specifieke casus in het geding is, gegevensuitwisseling noodzakelijk is om het doel , beschreven in het plan van aanpak, te bereiken, de gegevens in verhouding staan tot het met de gegevensuitwisseling te bereiken doel en dat doel niet op een eenvoudiger, voor betrokkene minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Voorwaarde hierbij is dat betrokkene toestemming heeft verleend voor deze specifieke gegevensuitwisseling, alle partijen die betrokken zijn bij de casus hun toestemming verlenen en de derde partij een geheimhoudingsverklaring ondertekent, tenzij reeds sprake is van een verplichting tot geheimhouding op grond van beroepsgeheim. De motivering om gegevens uit te wisselen met een derde in een specifiek geval, de geheimhoudingsverklaring en de toestemmingen van betrokkene en de overige betrokken partijen worden gedocumenteerd in het dossier. Betrokkene wordt hiervan direct op de hoogte gesteld.
Artikel 6 Geheimhoudingsplicht
Voor zover partijen daartoe niet al verplicht zijn, zijn zij verplicht tot geheimhouding van de in het kader van het Cluster Zorg en welzijn ontvangen gegevens betreffende betrokkene, de organisatie van andere partijen en alle informatie die in het geval van bekendmaking redelijkerwijs de belangen van andere partijen zou schaden. Deze plicht strekt tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan de medewerkers kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Binnen het Cluster Zorg en welzijn wordt zorgvuldig en vertrouwelijk omgegaan met alle informatie en persoonsgegevens die worden verwerkt.
Indien het noodzakelijk is dat een partij met beroepsgeheim , met toestemming van betrokkene, informatie met een andere partij wisselt, geldt dat beroepsgeheim en -ethiek ook voor de partij die de informatie ontvangt. Informatie die een partij binnen beroepsgeheim heeft ontvangen, wordt in principe niet met andere partijen of derden gewisseld, zonder de expliciete toestemming van de betrokken hulpverlener en van de betrokken burger.
Artikel 7 Verantwoordelijkheid
Elk van de partijen is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij inbrengt in het Cluster Zorg en welzijn en voor de afweging of zij over een rechtmatige grondslag beschikt om aan partijen in het Cluster Zorg en welzijn de noodzakelijke gegevens te verstrekken. Partijen blijven zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit en de juistheid van de gegevens die zij aanleveren.
Omdat het Cluster Zorg en welzijn taken uitvoert die de wet heeft opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gennep(verder te noemen het college), is het college eindverantwoordelijk voor de gegevensverwerking binnen de gemeente Gennep. Het college draagt zorg voor de melding van de geautomatiseerde gegevensverwerking bij het College bescherming persoonsgegevens. en zorgt dat betrokkenen hun rechten als bedoeld in de artikelen 35 tot en met 40 van de Wbp kunnen uitoefenen.
Artikel 8 Beveiliging en rechtstreekse toegang
Partijen verplichten zich jegens elkaar om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter beveiliging van de gegevens tegens verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, alsmede om de informatie strikt vertrouwelijk en met gepaste geheimhouding te behandelen. Het college beveiligt de persoonsgegevens in de betrokken systemen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hij treft daartoe de nodige passende technische en organisatorische maatregelen. Deze maatregelen betreffen in elk geval:
  • (a)
    Maatregelen met betrekking tot de toegang tot de persoonsgegevens;
  • (b)
    De lees- en schrijfbevoegdheden van de deelnemers;
  • (c)
    Het vereiste niveau van beveiliging.
Artikel 9 Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel of de doeleinden van het Cluster Zorg en welzijn. De persoonsgegevens worden in ieder geval uit het systeem verwijderd en vernietigd wanneer vijf jaar verstreken zijn na afsluiting van het traject dat voor betrokkene is ingezet in het Cluster Zorg en welzijn.
In afwijking van deze termijn kunnen de persoonsgegevens langer worden bewaard indien betrokkene binnen twee jaar na afsluiting van het traject opnieuw aangemeld wordt of zichzelf aanmeldt voor begeleiding of vraagverheldering door het Cluster Zorg en welzijn.
De persoonsgegevens worden uitsluitend voor statistische of wetenschappelijke doeleinden langer dan de bovengenoemde bewaartermijn bewaard.
De verantwoordelijke beslist voor de afloop van deze periode of de gegevens voor deze doeleinden langer worden bewaard. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de gegevens uitsluitend voor deze doeleinden worden gebruikt en treft daarvoor de nodige voorzieningen.
Artikel 10 Informatieplicht
  • 1.
    Betrokkene wordt zowel schriftelijk als mondeling geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens.
  • 2.
    De partij die gegevens inbrengt in het Cluster Zorg en welzijn is belast met het informeren van betrokkene over de verwerking van diens persoonsgegevens, en het verkrijgen van schriftelijke toestemming van betrokkene. Hij verstrekt daartoe schriftelijk aan betrokkene informatie betreffende:
    • a.
      De doeleinden van het Cluster Zorg en welzijn;
    • b.
      De identiteit van de eindverantwoordelijke binnen het Cluster Zorg en welzijn.
Artikel 11 Recht op inzage, afschrift, correctie en verzet van de betrokkene
Betrokkene kan te allen tijde de persoonsgegevens inzien die het Cluster Zorg en welzijn van hem verwerkt en aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gennep die ten aanzien van de rechten van de betrokkene op inzage, afschrift, correctie en verzet eindverantwoordelijke is, verzoeken:
  • a.
    Informatie te verschaffen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens;
  • b.
    Zijn of haar persoonsgegevens te corrigeren,. verbeteren, aanvullen, verwijderen en/of afschermen;
  • c.
    De verwerking van zijn of haar persoonsgegevens te staken op grond van bijzondere omstandigheden.
Artikel 12 Looptijd, wijzigingen en naleving
  • a.
    Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015 ;
  • b.
    Wijziging van de regeling geschiedt met instemming van het college van burgemeester en wethouders.
Naar boven