Budgethoudersregeling Groesbeek 2015
 
Het college gemeente Groesbeek besluit,
 
gelet op artikel 212 Gemeentewet;
gelet op de Algemene Wet Bestuursrecht
gelet op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
gelet op de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Groesbeek;
gelet op de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Groesbeek (art. 24);
 
vast te stellen:
 
Budgethoudersregeling Groesbeek 2015
 
Deze nota is vastgesteld in de collegevergadering van de gemeente Groesbeek.
 
Aldus vastgesteld op 24 februari 2015
Het college van de gemeente Groesbeek
De secretaris, De voorzitter,
 
Budgethoudersregeling Groesbeek 2015
 
Artikel 1. Begripsbepaling
Raad:
De gemeenteraad
College:
Het college van burgemeester en wethouders
Secretaris:
De gemeentesecretaris
Griffier:
De griffier van de raad
Afdelingsmanager:
De afdelingsmanager als bedoeld in het organisatiebesluit
Projectleider:
De projectleider als bedoeld in het organisatiebesluit
Afdeling Bedrijfsvoering:
De afdeling Bedrijfsvoering, waar het taakveld financiën is ondergebracht.
Programmagroting:
Vastgestelde begroting waarin de raad per programma de financiële kaders voor de lasten en baten heeft vastgesteld
Productenraming:
Vastgestelde begroting waarin het college per (sub)product de financiële kaders voor de lasten en baten heeft vastgesteld.
Budget:
a. een taakstelling op basis van de productenraming, tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan één of meer begrotingsposten in de productenraming.
b. een taakstelling op basis van een afzonderlijk door de gemeenteraad verleend krediet voor het uitvoeren van investeringen.
Tot het budget wordt tevens gerekend de in de productenraming in de omschrijving en toelichting opgenomen prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, overige kengetallen en voorschriften.
Budgethouder:
De medewerker waaraan de opdracht tot het besteden en beheren van een of meer budgetten wordt toegekend.
De budgethouder kan ten laste van de toegewezen budgetten binnen de afgesproken kaders namens de gemeente fnanciële verplichtingen aangaan dan wel bestedingen doen.
Budgetbeheerder:
De medewerker die door de budgethouder is aangewezen om namens hem één of meerdere kostenplaatsen te besteden en beheren. De budgetbeheerder kan ten laste van de toegewezen budgetten binnen de afgesproken kaders namens de gemeente financiële verplichtingen aangaan dan wel bestedingen doen.
Aanbesteden:
Het gehele spectrum van verstrekken van opdrachten aan derden voor levering van werken, goederen en diensten, zoals uitgewerkt in de nota inkoop en aanbesteding.
Artikel 2. Budgethouders en budgetbeheerders
  • 1.
    Het college wijst de budgethouders aan.
    • a.
      De directie is budgethouder van de budgetten die benodigd zijn voor het functioneren van de gehele organisatie.
    • b.
      De afdelingsmanager is budgethouder voor de budgetten die benodigd zijn voor het functioneren van de afdeling
    • c.
      De afdelingsmanager is budgethouder van de budgetten die benodigd zijn voor het realiseren van de producten en projecten die onder de taakgebieden van zijn afdeling vallen.
    • d.
      De projectleider is budgethouder van de budgetten die benodigd zijn voor de realisatie van de projecten die aan hem zijn toegewezen.
    • e.
      De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.
  • 2.
    De budgethouder kan per budget een budgetbeheerder aanwijzen.
  • 3.
    De aanwijzing van een budgethouder en een budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgethouder en budgetbeheerder bekleedt.
  • 4.
    De budgethouder kan buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een budgetbeheerder.
  • 5.
    De afdeling Bedrijfsvoering verwerkt de aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders in de financiële administratie.
Artikel 3 Inkopen en aanbesteden
  • 1.
    Bij het verstrekken van een opdracht aan een derde voor levering van diensten of producten dan wel voor de uitvoering van werken wordt gehandeld conform de in de nota inkoop en aanbesteding aangegeven richtlijnen en procedures.
  • 2.
    De budgethouder en budgetbeheerder zijn op grond van het bevoegdhedenregister namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven volgens de toegekende budgetten. Hierbij is onderscheid te maken in:
    • a.
      Exploitatiebudgetten. De hoogte van deze budgetten is opgenomen in de productenraming;
    • b.
      Voorzieningen. De hoogte van het budget is opgenomen in de onderbouwing van de voorziening;
    • c.
      Investeringsbudget (project). Het investeringsbudget is opgenomen in het meerjareninvesteringsplan behorende bij de programmabegroting en wordt apart toegekend door het college of door de raad.
  • 3.
    Het aangaan van verplichtingen of het doen van bestedingen is gelimiteerd tot de vrije budgetruimte van het budget waarop de verplichting/besteding verantwoord wordt. Indien het budget niet toereikend is, wordt vooraf toestemming aan het college gevraagd.
Artikel 4. Vastleggen verplichtingen
  • 1.
    De budgethouder en budgetbeheerders kunnen iedere verplichting boven een bedrag van € 25.000 in de financiële administratie laten registreren op het moment dat de verplichting ontstaat.
  • 2.
    Het gestelde in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op vorderingen.
Artikel 5 Beoordelen en goedkeuren facturen
  • 1.
    De budgetbeheerder beoordeelt facturen op de geleverde prestatie en de gefactureerde prijs (PAV=prestatie akkoord verklaring) en geeft aan ten laste van welk budget een factuur gebracht kan worden.
  • 2.
    Facturen groter dan € 2.500 worden ter goedkeuring voorgelegd aan de budgethouder.
  • 3.
    De budgethouder controleert de juistheid van facturen onder de € 2.500 door per kwartaal een steekproef te nemen. Deze controle wordt zichtbaar vastgelegd.
Artikel 6. Overheveling budget
  • 1.
    De afdelingsmanager is gemachtigd tot het budgettair neutraal wijzigen van budgetten binnen een product. De wijziging mag niet leiden tot een verhoging van het totaalbudget per product op lasten- of batenniveau.
  • 2.
    Wijzigingen bedoelt onder het eerste lid worden aangeleverd bij de afdeling Bedrijfsvoering en als administratieve begrotingswijziging verwerkt.
  • 3.
    De in het eerste lid genoemde bevoegdheid geldt niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten ten laste van voorzieningen. Voor de wijziging van investeringsbudgetten moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
Artikel 7. Begrotingswijzigingen
Er worden drie verschillende begrotingswijzigingen gehanteerd.
  • a.
    Begrotingswijzigingen Raad, op basis van een raadsbesluit wordt op programma overstijgend niveau de begroting gewijzigd.
  • b.
    Begrotingswijzigingen College, op basis van een collegebesluit wordt binnen een programma de begroting gewijzigd.
  • c.
    Begrotingswijzigingen Administratief (artikel 6, lid 2), op basis van een besluit van de budgethouder wordt binnen een product de begroting gewijzigd. Deze wijzigingen worden direct in de administratie verwerkt en bij de tussentijdse rapportages ook benoemd.
Artikel 8. Rapportage en verantwoording
  • 1.
    De budgethouder informeert het college tijdig omtrent de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget.
  • 2.
    De afdelingsmanager welke is aangewezen als budgethouder legt aan de directie verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.
  • 3.
    In (tussen)rapportages en bij de jaarrekening worden op boekingsniveau (kostenplaats-kostensoort niveau) afwijkingen groter dan € 10.000 toegelicht.
Artikel 9. Informatieverstrekking
  • 1.
    De afdeling Bedrijfsvoering draagt er zorg voor, dat de budgethouders en de budgetbeheerders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten.
  • 2.
    De budgethouders en de budgetbeheerders worden in de gelegenheid gesteld alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.
  • 3.
    De afdeling Bedrijfsvoering geeft algemene instructies aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording van verplichtingen en de afhandeling van facturen.
Artikel 10. Toetsing raad-/college-/directievoorstellen
  • 1.
    De afdeling Bedrijfsvoering toetst raadvoorstellen, collegevoorstellen en directievoorstellen op de financiële consequenties.
  • 2.
    In geval van budgetoverschrijding, budgetuitzettingen wordt in volgorde gezocht naar dekking:
    • a.
      binnen het eigen product (te beslissen door de budgethouder);
    • b.
      binnen het programma (te beslissen door het college);
    • c.
      ten laste van een stelpost (te beslissen door de raad);
    • d.
      ten laste van stelpost onvoorzien (te beslissen door de raad);
    • e.
      ten laste van het begrotingssaldo (te beslissen door de raad);
    • f.
      ten laste van een bestemmingsreserve (te beslissen door de raad);
    • g.
      ten laste van de algemene reserve (te beslissen door de raad).
Artikel 11. Slotbepalingen
  • 1.
    Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2015.
  • 2.
    Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgethoudersregelingen van een eerdere datum ingetrokken.
Artikel 12. Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling Groesbeek 2015.
 
Groesbeek, 24 februari 2015
Burgemeester en wethouders van de gemeente Groesbeek
De secretaris, De burgemeester
Bijlage 1 – Wettelijk kader
De gemeentewet geeft aan dat de gemeenteraad primaathouder is van het budgetrecht.
In Artikel 191 van de Gemeentewet wordt het budgetrecht neergelegd bij de raad door middel van het vaststellen van de begroting.
Volgens artikel 192 kan de raad tot uiterlijk het einde van het desbetreffende begrotingsjaar besluiten nemen tot wijziging van de begroting.
In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv) zijn ook regels ten aanzien van budgetautorisatie en budgethouderschap vastgelegd. In het Bbv is boek 2 burgerlijk wetboek gevolgd, tenzij er behoefte is aan specifieke regels voor gemeenten.
  • -
    De begroting bestaat uit een beleidsbegroting en een financiële begroting.
  • -
    Beleidsbegroting:
    In artikel 7 wordt de raad opgedragen een begroting op te stellen die op basis van programma’s is samengesteld. Een programma wordt gedefinieerd als een samenhangend geheel van activiteiten waarbij wordt aangegeven wat de doelstelling (maatschappelijke effecten) van het programma is, de wijze waarop die effecten worden bereikt en wat de lasten zijn (de drie “W-vragen”).
  • -
    Financiële begroting:
    Reguliere begrotingsbudgetten: onderdeel van de financiële begroting is de ‘raming van baten en lasten’. Dit is een overzicht met alle baten en lasten per programma. De formele autorisatie van reguliere begrotingsbudgetten vindt hierbij dus op het niveau van de programma’s plaats.
    Investeringskredieten: autorisatie van investeringskredieten vindt plaats via het onderdeel "uiteenzetting van de financiële positie", onderdeel investeringen.
    - In artikel 18 is vastgelegd hoe moet worden omgegaan met wijzigingen op de begroting. Per programma dient de mutatie en het nieuw geraamde bedrag te worden vastgesteld.
  • -
    In artikel 66 en verder is de uitvoeringsinformatie voor de begroting geregeld. Het college stelt een productenraming op die een uitwerking van de programma’s in producten bevat.
Met deze artikelen is dualisering van het gemeentebestuur ook voor de begrotingscyclus geregeld: de raad stelt kaders met de programmabegroting en controleert met de tussentijdse rapportages en programmarekening.
Artikel 7
  • 1.
    De begroting bestaat ten minste uit:
  • a.
    de beleidsbegroting;
  • b.
    de financiële begroting.
  • 2.
    De beleidsbegroting bestaat ten minste uit:
  • a.
    het programmaplan;
  • b.
    de paragrafen.
  • 3.
    De financiële begroting bestaat ten minste uit:
  • a.
    het overzicht van baten en lasten en de toelichting;
  • b.
    de uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting.
Artikel 18
In de besluiten tot wijziging van de begroting wordt per programma en, indien aanwezig, per programmaonderdeel, de mutatie en het nieuwe geraamde bedrag vastgesteld.
Artikel 66
  • 1.
    De uitvoeringsinformatie bestaat uit:
  • a.
    de productenraming en toelichting ten tijde van de begroting;
  • b.
    de productenrealisatie en toelichting ten tijde van de jaarstukken.
  • 2.
    De productenraming respectievelijk productenrealisatie bevat:
  • a.
    de uitwerking van de programma's in producten;
  • b.
    de geraamde respectievelijk gerealiseerde baten, lasten en het saldo per product;
  • c.
    het verdelingsprincipe waarmee de producten over de programma's zijn verdeeld.
  • 3.
    De productenraming respectievelijk productenrealisatie is integraal en omvat dezelfde totaalbedragen als de begroting respectievelijk de jaarstukken.
  • 4.
    Producten zijn eenheden waarin de programma's zijn onderverdeeld.
  • 5.
    De indeling van en de verdelingsprincipes behorende bij de productenrealisatie zijn identiek aan die van de productenraming.
Toelichting Budgethoudersregeling Groesbeek 2015
Algemeen
 
In deze notitie worden voorstellen gedaan om tot een kader voor budgetautorisatie en budgethouderschap te komen.
 
De notitie geeft antwoord op de vraag: wie besluit tot het vaststellen of wijzigen van een budget, op welk autorisatieniveau en wanneer?
De doelstelling is het mogelijk maken van het frequenter bijstellen van de begroting en hierbij een gelaagdheid aanbrengen, die recht doet aan de functie van de aanwezige niveaus in de gemeente: de raad, het college en de directie (ambtelijke organisatie).
 
Daarnaast legt deze nota de verantwoordelijkheden rond het budgetbeheer vast.
De budgetcyclus begint met de vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. De tweede stap is het door het college
vaststellen van de productenraming. De productenraming is een verdere detaillering van de programma’s in producten. De producten worden verder uitgewerkt in kostenplaatsen.
Deze nota spitst zich ook toe op de uitvoering van het beleid binnen de gestelde budgettaire kaders. Het budgetbeheer wordt op kostenplaatsniveau ingezet.
 
De gemeenteraad is het bevoegde orgaan om begrotingswijzigingen vast te stellen op programma overstijgend niveau. Daarnaast is het college bevoegd om binnen de gestelde kaders (beleidsmatig) van een programma financiële aanpassingen te doen. Binnen de producten van de productenraming zijn de budgethouders (afdelingsmanagers) bevoegd met budgetten te “schuiven”.
 
De procedure van begrotingswijzigingen moet voldoen aan de volgende eisen:
1. De raad autoriseert de programma’s, bij de vaststelling van de begroting en tussentijdse aanpassingen van de begroting, op het totaalbedrag van het betreffende programma.
2. Het zicht in de tussentijdse bestuursrapportages mag niet worden vertroebeld door financieel technische bijstellingen die voor de kaderstellende functie van de raad niet relevant zijn. In deze documenten dient het te gaan om de zaken waar het echt om gaat. Kortom werken aan een meer ‘beleidsrijke’ inhoud.
3. De doorlooptijden voor het bijstellen van budgetten moeten kort zijn. Dit is bevorderend voor de actualiteit van de informatievoorziening rond budgetten en voor een adequate budgetbewaking.
 
De voorgestelde regels en afspraken beogen de volgend effecten:
  • 1.
    Autorisatieniveau van budgetten afgestemd op de dualistische verhoudingen tussen gemeenteraad en college;
  • 2.
    Overzichtelijke, tijdige, juiste en duidelijke financiële informatievoorziening ter bevordering van goed budgetbeheer;
  • 3.
    Hoge kwaliteit van begrotingswijzigingen;
 
Deze regeling heeft een relatie met andere regelgeving. In de Algemene Wet Bestuursrecht worden in hoofdstuk 10 de mogelijkheden van mandaat, delegatie en attributie geregeld.
Daarnaast heeft de gemeente Groesbeek verordeningen en besluiten vastgesteld waaraan het budgetbeheer moet voldoen. Met name de financiële verordening Groesbeek 2015 (art. 212 GW) en de nota inkoop en aanbesteding hebben direct invloed op de budgethoudersregeling.
 
Hierna worden in deze toelichting een aantal praktische basisafspraken beschreven, die rechtstreeks voortvloeien uit deze nota.
 
1. Wie is budgethouder?
De afdelingsmanagers zijn in de meeste gevallen de budgethouders. De afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk voor de totstandkoming van de aan hen toegewezen producten. Het kan voorkomen dat voor specifieke zaken, bijvoorbeeld projecten, andere budgethouders, dan afdelingsmanagers, worden aangewezen.
Een van de noodzakelijke middelen om een product of project tot stand te brengen is het beschikbare budget. Het budgethouderschap kan worden gemandateerd aan een hiërarchisch ondergeschikte (veelal de budgetbeheerder, zoals aangegeven in de productenraming).
 
2. Wat wordt verstaan onder budget?
a. een taakstelling op basis van de productenraming, tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan één of meer begrotingsposten in de productenraming welke door het college wordt toegekend aan een budgethouder.
b. een taakstelling op basis van een afzonderlijk door de gemeenteraad verleend krediet voor het uitvoeren van (nieuwe) investeringen (project).
In de productenraming is per product aangegeven, wie budgethouder is. Na vaststelling van de begroting is deze aanwijzing definitief. Bij absentie treedt de aangewezen vervanger hiervoor in de plaats en bij vacatures de opvolger.
Bij vastgestelde afzonderlijke kredieten wordt middels een afzonderlijk machtigingsformulier de budgethouder aangewezen.
 
3. Verantwoordelijkheid budgethouder
De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van de beleidsdoelstelling van producten en voor de efficiënte besteding van het bijbehorende onderdeel van het budget waarop hij invloed kan uitoefenen.
De budgethouder is gemachtigd om opdrachten/bestellingen te verrichten binnen de tot de afdeling te rekenen goedgekeurde budgetten of investeringskredieten en rekening houdend met de gestelde regels over inkoop en aanbesteding.
 
4. Controle op levering en accordering factuur
De controle op overeenstemming tussen bestelling en levering vindt in principe plaats door de budgetbeheerder. In de productenraming is aangegeven wie de budgetbeheerder is. De controle op deze overeenstemming wordt zichtbaar gemaakt door middel van goedkeuring op de ontvangen factuur in de module scanning & workflow van ons financiële pakket (door de PAV-er, prestatie akkoord verklaarder). Na accordering van de levering (prestatieverklaring) draagt de budgethouder, bij bedragen groter dan € 2.500, zorg voor akkoordverklaring van de ontvangen factuur in relatie tot het beschikbare budget (goedkeuringsverklaring). De budgethouder controleert periodiek de juistheid van facturen door een steekproef te nemen. Deze controle moet achteraf zichtbaar zijn. Vervanging wordt tussen afdelingsmanagers en op de afdeling geregeld en vastgelegd in de module scanning & workflow.
 
5. Gezamenlijke verantwoordelijkheid budgethouders
Indien nodig zorgen budgethouders voor de afstemming van integrale budgetten met andere budgetbeheerders die onder een andere afdelingsmanager vallen.
 
6. Afdelingsplan
De afdelingsmanager kan in een afdelingsplan aangeven welke personele capaciteit wordt ingezet voor de producten in het komende begrotingsjaar. Aanlevering van deze informatie geschiedt op het niveau van kostenplaatsen in de begroting.
 
7. Registratie
De budgethouder draagt er zorg voor, dat de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig in de financiële administratie kunnen worden vastgelegd, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar zijn.
Om een ander praktisch uitvoerbaar te houden gelden de volgende afspraken:
een verplichting kan worden vastgelegd in de financiële administratie, indien
- de aangegane verplichting gelijk of groter is dan € 25.000;
- er niet binnen 6 weken na aangaan van de verplichting een factuur wordt ontvangen;
- de opdracht in het lopende boekjaar wordt uitgevoerd (geldt niet voor afzonderlijke kredieten, omdat projecten over meerdere jaren kunnen lopen.)
De budgethouder zorgt voor een tijdige aanlevering van de te betalen facturen bij de financiële afdeling.
De financiële administratie dient betrouwbare informatie te bevatten en direct toegankelijk te zijn voor de budgethouder. Middels een management informatie systeem beschikken de budgethouders over dagelijks bijgewerkte financiële informatie.
Door op een juiste manier de verplichtingenadministratie up-to-date te houden, wordt het budgetbeheer vereenvoudigd en ook transparanter. Over- of onderschrijdingen worden eerder en duidelijker zichtbaar, waardoor tijdig maatregelen getroffen kunnen worden.
 
8. Autorisatieniveau
Per product zal duidelijk moeten zijn weergegeven wie de budgethouder is. Dit geschiedt in de productenraming. Binnen een als zodanig geautoriseerd product kan de budgethouder komen tot uitwisseling c.q. verschuivingen binnen een budget, waarbij de doelstelling is de uitvoerbaarheid van de beleidsdoelstellingen van een product te verbeteren, mits dit niet strijdig is ten aanzien van de te behalen doelstellingen (prestaties) van het product en de voor het product beschikbaar gestelde middelen.
In principe gelden de volgende regels:
- het college kan schuiven met budgetten binnen een programma, zonder voorafgaande toestemming van de gemeenteraad;
- de budgethouder kan schuiven met budgetten binnen een product, zonder voorafgaande toestemming van het college;
- de aangegeven mutatie is altijd budgettair neutraal;
- de door de budgethouder aangegeven budgettaire wijzigingen worden direct administratief verwerkt.
 
9. Integrale verantwoordelijkheid
Afdelingsmanagers c.q. budgethouders zijn verantwoordelijk voor de integrale totstandkoming van de producten van hun afdeling. Om deze verantwoordelijkheid ook door de medeafdelingsmanagers te kunnen laten dragen, zullen zij tijdig aanvullende adviezen vragen c.q. informatie inwinnen en uitwisselen.
 
10. Periodieke rapportage
Om over de beleidsontwikkelingen en de bestedingen regelmatig en tijdig verantwoording af te leggen wordt de cyclus gevolgd, die is vastgelegd in de verordening op basis van artikel 212 van de Gemeentewet.
Jaarlijks stelt de financiële afdeling een organisatiebrede planning op, die voorziet in een tijdige verantwoording op de in deze verordening aangegeven momenten.
 
11. Rol Financiële afdeling
De afdeling bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de budgethouders de benodigde informatie hebben voor het beoordelen van zijn budgetten. Middels een management informatie systeem beschikken de budgethouders over dagelijks bijgewerkte financiële informatie.
De budgethouder zorgt voor een goede informatieoverdracht aan de financiële afdeling, opdat deze haar adviserende taak adequaat kan uitvoeren.
 
Naar boven