Onderzoeksverordening ex artikel 213 a gemeentewet, Alkmaar 2015
Nr.
De raad van de gemeente Alkmaar;
gelet op het voorstel van de stuurgroep Fusie;
gelet op het advies van de raadscoördinatie commissie;
gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;
besluit:
vast te stellen de Onderzoeksverordening van de gemeente Alkmaar 2015
Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
  • a.
    Doelmatigheid
    De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.
  • b.
    Doeltreffendheid
    De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.
Hoofdstuk 2. Onderzoek
Artikel 2. Onderzoeksfrequentie
  • 1.
    Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente.
  • 2.
    Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van de programma’s en de paragrafen.
Artikel 3. Onderzoeksplan
  • 1.
    Alvorens het college een onderzoek uitvoert, wordt een onderzoeksplan opgesteld.
  • 2.
    In het onderzoeksplan worden de volgende onderzoekselementen beschreven:
    • a.
      het object van onderzoek;
    • b.
      de reikwijdte van het onderzoek;
    • c.
      de onderzoeksmethode;
    • d.
      de doorlooptijd van het onderzoek;
    • e.
      de wijze van uitvoering.
  • 3.
    In het onderzoeksplan wordt tevens aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van het onderzoek.
  • 4.
    Het onderzoeksplan wordt door het college vastgesteld.
  • 5.
    Het onderzoeksplan wordt ter kennisneming gestuurd naar de raad en de rekenkamercommissie.
Artikel 4. Voortgang onderzoek(en)
Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.
Artikel 5. Rapportage
  • 1.
    De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en, indien nodig, aanbevelingen voor verbeteringen.
  • 2.
    Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college, indien nodig, een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisneming aan de raad en de rekenkamercommissie aangeboden.
  • 3.
    Het college neemt op basis van het plan van verbetering (organisatorische) maatregelen.
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 6. Inwerkingtreding
  • 1.
    Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.
  • 2.
    Deze verordening treedt in de plaats van de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Alkmaar” vastgesteld door de raad op 7 juli 2011, de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Schermer” vastgesteld door de raad op 28 oktober 2003 en de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Graft-De Rijp” gewijzigd vastgesteld door de raad op 15 april 2004. Genoemde verordeningen blijven echter van toepassing op feiten zoals deze zich hebben voorgedaan voor 1 januari 2015.
Artikel 7. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als: "Onderzoeksverordening gemeente Alkmaar 2015".
 
Alkmaar, 2 januari 2015

De raad voornoemd,

voorzitter,

drs. A.P.A. Koolen, tijdelijk griffier

Toelichting op verordening ex. art. 213a Gemeentewet
Algemeen
Volgens artikel 213a Gemeentewet verricht het college periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur, stelt de raad hier bij verordening regels over, verstrekt het college de onderzoeksrapporten aan raad en rekenkamer en informeert het college de rekenkamer over voorgenomen onderzoeken.
De 213a onderzoeken zijn, sinds de dualisering van het gemeentebestuur, een instrument van het dagelijks bestuur waar een informatieplicht aan de raad is gekoppeld. Het college heeft hiermee een instrument in handen om de doelmatigheid en doeltreffendheid van het eigen beleid te peilen en / of de eigen organisatie tegen het licht te houden. Deze onderzoeken geven het dagelijks bestuur zekerheid over de kwaliteit en sturing van het ambtelijk apparaat. Doel van de uitvoering van een 213a onderzoek is dus dat de gemeente doelmatiger en doeltreffender gaat werken.
De verordening moet vooral werkbaar zijn. Dat houdt in:
  • a)
    in overeenstemming met het gemeentelijke ambitieniveau,
  • b)
    flexibiliteit in de behoefte aan onderzoek mogelijk maken en
  • c)
    procedurevoorschriften minimaliseren.
 
Artikelsgewijs
Artikel 1. Definities
De gehanteerde definities worden toegelicht.
 
Artikel 2. Onderzoeksfrequentie
In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.
De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen.
De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.
Om de verordening werkbaar te houden en uitsluitend onderzoek te doen als daar een aanleiding voor is, is er bewust voor gekozen om geen onderzoeksfrequentie voor te schrijven. Het college streeft naar het verrichten van jaarlijks één onderzoek.
 
Artikel 3. Onderzoeksplan
Als het college voornemens is tot het doen van onderzoek wordt er een onderzoeksplan opgesteld. De elementen uit het onderzoeksplan, zoals zijn genoemd in het tweede lid, kunnen als volgt worden toegelicht:
  • a)
    Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.
  • b)
    De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.
  • c)
    Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, diepte interviews enzovoorts).
  • d)
    Een inschatting van de duur van het onderzoek eventueel onderverdeeld in fasen.
  • e)
    Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en / of adviezen ter verbetering worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.
Het college stelt het onderzoeksplan vast, het is immers een collegeonderzoek. De raad heeft zijn eigen onderzoeksinstrument: de rekenkamer. Het onderzoeksplan wordt ter kennisneming gestuurd aan zowel de raad als de rekenkamercommissie. Voor het versturen van de onderzoeksopzet naar de rekenkamer biedt artikel 213a lid 3 GW de wettelijke basis. Hiermee wordt bereikt dat de rekenkamer (tijdig) gebruik kan maken van de resultaten van de onderzoeken door het college en worden doublures in onderzoeken voorkomen.
 
Artikel 4. Voortgang onderzoek
De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.
 
Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking
Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.
Om ook de rekenkamercommissie bij de onderzoeksresultaten te betrekken en doublures in onderzoeken te voorkomen, worden onderzoeksresultaten, conform artikel 213a lid 3 GW, naar de rekenkamercommissie verstuurd.
 
Artikel 6. Inwerkingtreding
Dit artikel regelt het moment van inwerkingtreding van de verordening. Bij het in werking treden van de nieuwe verordening worden de oude verordeningen ingetrokken.
 
Artikel 7. Citeertitel
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.
Naar boven