Regeling organisatie 2016

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam,

gelezen het voorstel van de wethouder Financiën, Organisatie, Haven, Binnenstad en Sport van 15 december 2015 met kenmerk: 1827224;

gelet op artikel 160, eerste lid, onderdeel c, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen:

Regeling organisatie 2016

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. algemeen directeur:

functionaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en eindverantwoordelijk voor het dagelijks beheer daarvan, met uitzondering van de griffier en de ambtelijke organisatie van de griffie, de Rekenkamer Rotterdam, de Gemeentelijke Ombudsman en de bestuurscommissies;

b. concerndirectie:

het ambtelijke orgaan dat onder leiding van de algemeen directeur de ambtelijke organisatie aanstuurt, en verder bestaat uit de concerndirecteuren en de concerncontroller;

c. concerndirecteur:

functionaris belast met het dagelijks beheer en de dagelijkse leiding van een cluster en eindverantwoordelijk daarvoor;

d. cluster:

organisatieonderdeel dat is belast met de ontwikkeling en uitvoering van beleid op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen;

e. concerncontroller:

functionaris die verantwoordelijk is voor het middelenbeheer van het concern Rotterdam;

f. directeur Veiligheid:

functionaris die verantwoordelijk is voor het veiligheidsbeleid van de gemeente Rotterdam.

Artikel 2 Onderdelen van het concern Rotterdam

• 1. Het college stelt de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie vast en besluit in het kader hiervan tot instellen, wijzigen of opheffen van clusters en andere onderdelen van de gemeentelijke organisatie.

• 2. Binnen de gemeente bestaan de volgende clusters:

  • Maatschappelijke Ontwikkeling;

  • Stadsontwikkeling;

  • Stadsbeheer;

  • Dienstverlening;

  • Werk en Inkomen;

  • Bestuurs- en Concernondersteuning.

• 3. Binnen de gemeente Rotterdam bestaan naast de clusters de volgende organisatie-onderdelen, die rechtstreeks onder de algemeen directeur zijn gepositioneerd:

  • Middelen en Control;

  • Concern Auditing;

  • Directie Veiligheid. De directie Veiligheid maakt organiek onderdeel uit van cluster Bestuurs- en Concernondersteuning en heeft hierbinnen, gezien de aard van de taken, een eigenstandige positie. De taakinhoudelijk verantwoordingslijn van directeur Veiligheid loopt rechtstreeks naar de burgemeester en de algemeen directeur. De algemeen directeur is de hiërarchisch leidinggevende van de directeur Veiligheid.

• 4. De in het tweede en derde lid genoemde onderdelen van de gemeentelijke organisatie, alsmede de griffier, de ambtelijke organisatie van de griffie, de Rekenkamer Rotterdam, de Gemeentelijke Ombudsman, de bestuurscommissies, de gebiedscommissies en tijdelijke organisatorische eenheden vormen tezamen het concern Rotterdam.

Artikel 3 Algemeen beheer van de gemeente Rotterdam

• 1. Het algemeen beheer van de gemeentelijke organisatie berust bij het college.

• 2. De gemeentesecretaris is tevens algemeen directeur.

Artikel 4 Concerndirectie

• 1. Het college benoemt de leden van de concerndirectie.

• 2. De concerndirectie heeft tot taak de algemeen directeur te ondersteunen bij de uitvoering van collegeopdrachten en te adviseren bij:

  • organisatie van de bedrijfsvoering in het concern Rotterdam en sturing op kwaliteit en kostenefficiency daarvan;

  • organisatie en bewaking van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en ondernemers;

  • inhoudelijke onderwerpen, waarvan het college te kennen heeft gegeven deze als collegebrede integrale dossiers te willen aansturen;

  • verdere implementatie van het gebiedsgericht werken.

• 3. De algemeen directeur is voorzitter van de concerndirectie. Hij wijst uit de leden zijn plaatsvervanger als voorzitter van de concerndirectie aan. Deze plaatsvervanger treedt bij zijn afwezigheid ook op als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden voor het overleg met de Centrale Ondernemingsraad.

• 4. Het college kan een reglement vaststellen met betrekking tot de taken, bevoegdheden en werkwijze van de concerndirectie.

Artikel 5 Clusters

• 1. De concerndirecteur is verantwoordelijk voor het cluster dat hij in portefeuille heeft, binnen de kaders van het door het bevoegd gezag vastgestelde beleid.

• 2. De hoofdstructuur van een cluster wordt tot en met het eerste niveau onder de concerndirecteur vastgesteld door het college.

• 3. De concerndirecteur:

  • stuurt het cluster aan op clusterbrede managementvraagstukken, de coördinatie van het proces voor clusteroverstijgende programma’s en op efficiënte en effectieve samenwerking binnen het cluster en met andere clusters;

  • coördineert het proces van de inhoudelijke en organisatorische inbreng van de tot het cluster behorende organisatie-onderdelen en programmatische onderdelen ten behoeve van de inbreng in de concerndirectie.

Artikel 6 Maatschappelijke Ontwikkeling

• 1. Het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling heeft de volgende doelen:

  • stimuleren van burgers tot participatie in de stad;

  • bieden van faciliteiten voor sport, cultuur, onderwijs, zorg of andere maatschappelijke dienstverlening;

  • bieden van ondersteuning aan burgers die niet zelfstandig kunnen leven als de omgeving die niet kan bieden;

  • intensieve inzet van de noodzakelijke zorg bieden aan burgers als het echt niet anders kan (bemoeizorg).

• 2. Het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Sport en Cultuur;

  • Jeugd en Onderwijs;

  • Publieke Gezondheid, Welzijn en Zorg;

  • Maatschappelijke ondersteuning in de Wijk.

Artikel 7 Stadsontwikkeling

• 1. Het cluster Stadsontwikkeling heeft de volgende doelen:

  • initiëren van ontwikkelingen ten aanzien van de ruimtelijk-economische ontwikkeling van de stad;

  • bieden van strategisch advies op het gebied van de ruimtelijk-economische ontwikkeling en het bewaken van de ruimtelijke kwaliteit;

  • mogelijk maken en ondersteunen van ruimtelijk-economische initiatieven van bewoners, bezoekers, instellingen en ondernemers en zorg dragen voor aansluiting van de inrichting van de buitenruimte en het verkeerssysteem bij de behoeften.

• 2. Het cluster Stadsontwikkeling bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Ruimtelijk-Economische Ontwikkeling;

  • Stedelijke inrichting;

  • Projectmanagement en engineering.

Artikel 8 Stadsbeheer

• 1. Het cluster Stadsbeheer is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van de stad Rotterdam, zowel boven- als ondergronds, en zorg voor een goed en veilig gebruik van de publieke ruimte door bewoners, bezoekers en bedrijven.

• 2. Het cluster Stadsbeheer bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Schone stad;

  • Openbare werken;

  • Toezicht & Handhaving.

Artikel 9 Dienstverlening

• 1. Het cluster Dienstverlening heeft de volgende taken:

  • frontoffice gemeente Rotterdam;

  • toezicht op de informatiehuishouding van de gemeente;

  • informatiebeheer: behoud, verzamelen, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van informatie;

  • heffen, factureren en innen van gemeentelijke heffingen;

  • waarde bepalen van onroerende zaken;

  • shared service center Incasso voor het concern;

  • leveren van burgerzakenproducten;

  • beheer en ontwikkeling basisregistratie personen;

  • uitgeven van vergunningen voor andere clusters;

  • organiseren van verkiezingen voor publiekrechtelijke organen;

  • centraal registratie- en inlichtingenbureau;

  • regie op dienstverlening door het concern.

• 2. Het cluster Dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Stadsarchief;

  • Belastingen;

  • Publiekszaken;

  • Ontwikkeling Concern Dienstverlening;

  • Onderdeel Gebied.

Artikel 10 Werk en Inkomen

• 1. Het cluster Werk en Inkomen voert taken uit en oefent bevoegdheden uit die aan het college zijn opgedragen in het kader van de Participatiewet, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen, de Wet sociale werkvoorziening en de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen.

• 2. Het cluster heeft specifiek tot taak:

  • optimaliseren van het inkomensproces;

  • herontwerpen van het proces werk.

• 3. Het cluster Werk en Inkomen bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Inkomen;

  • Werk;

  • Sociale Werkvoorziening.

Artikel 11 Bestuurs- en Concernondersteuning

• 1. Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning heeft tot taak het college, de burgemeester en de concerndirectie te ondersteunen en is verantwoordelijk voor het verlenen en leveren van geïntegreerde diensten aan de organisatie-onderdelen van het concern Rotterdam op het gebied van de bedrijfsvoering.

• 2. Tot de bedrijfsvoering als bedoeld in het vorige lid wordt in ieder geval gerekend de uitvoering van:

  • de financieel-administratieve functie;

  • de HR-functie;

  • de Informatietechnische functie;

  • de communicatiefunctie;

  • de onderzoeksfunctie;

  • de juridische functie;

  • de facilitaire functie;

  • de inkooptechnische functie;

  • de huisvestingsfunctie.

    De hiervoor genoemde functies omvatten zowel de uitvoering als de bijhorende beleidsfunctie.

• 3. Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Directiestaf;

  • Concernstaf en Strategie;

  • Financiën & Inkoop;

  • HRO, Communicatie en Juridisch;

  • Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek.

Artikel 12 Middelen en Control

• 1. Het onderdeel Middelen en Control heeft tot taak vanuit een onafhankelijke positie het management te adviseren in het kader van beslissen, besturen, registreren en verantwoorden met het doel het management te faciliteren om tot afgewogen, consistente en integrale besluiten te komen.

  Het onderdeel Middelen en Control is in het kader daarvan verantwoordelijk voor de inrichting en strategie van het allocatieproces.

• 2. Het onderdeel Middelen en Control bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Clustercontrol;

  • Concerncontrol;

  • Financial Audit.

Artikel 13 Concern Auditing

• 1. Het onderdeel Concern Auditing heeft tot taak audits uit te voeren voor het bestuur, de algemeen directeur en de – leden van de - concerndirectie van de gemeente Rotterdam.

• 2.. De audits richten zich met name op:

  • de doelmatigheid en/of doeltreffendheid van processen, systemen, projecten/programma’s, organisatie-onderdelen en/of het gevoerde beleid;

  • het systeem van sturing en beheersing; en

  • de integriteit van de ambtelijke organisatie.

• 3. Concern Auditing geeft gevraagde en ongevraagde adviezen over majeure risico’s voor de gemeentelijke organisatie richting het bestuur, de algemeen directeur en de – leden van de – concerndirectie.

• 4. Hoofd Concern Auditing is lid van het Audit en Risk Committee en voert het secretariaat van het Audit en Risk Committee.

• 5. Hoofd Concern Auditing is bevoegd om zich – in uiterste instantie - over majeure risico’s voor de gemeentelijke organisatie rechtstreeks te wenden tot het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 13a Directie Veiligheid

De directie Veiligheid voert taken uit en oefent bevoegdheden uit die aan de burgemeester en het college zijn opgedragen op grond van de gemeentewet en diverse bijzondere wetten op het terrein van openbare orde en veiligheid. De directie Veiligheid zorgt voor een aantrekkelijke en veilige stad bewoners, bezoekers en bedrijven.

Artikel 14 Concerncontroller

• 1. De concerncontroller staat aan het hoofd van het onderdeel Middelen en Control en is gepositioneerd onder de algemeen directeur.

• 2. De concerncontroller is verantwoordelijk voor:

  • a. de financieel-organisatorische inrichting van het concern;

  • b. de inrichting en kwaliteit van het middelenallocatieproces;

  • c. de inrichting en kwaliteit van het managementcontrolsysteem;

  • d. de inrichting en kwaliteit van een onafhankelijke Financial auditfunctie;

  • e. specifieke taken, waaronder het toezicht op deelnemingen en treasuryfunctie.

• 3. Uit de in het tweede lid genoemde verantwoordelijkheid volgen onder meer de volgende taken:

  • a. het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur en de algemeen directeur over de doelmatigheid en (bedrijfseconomische) effectiviteit van bedrijfsprocessen en de (bedrijfseconomische en maatschappelijke) effectiviteit van de gemeentelijke producten;

  • b. het adviseren van het bestuur en de algemeen directeur over de naleving van kaders en richtlijnen en de kwaliteit van de in het kader van de begroting, jaarrekening en periodieke management-rapportages overgelegde informatie;

  • c. het houden van toezicht op de administratieve organisatie en de werking van de interne controle (financial audit) van het concern;

  • d. het toezicht op de control op de risicovolle projecten door middel van toetsing van de financiële rapportages, de krediet- en exploitatiebijstellingen en het periodiek onderzoeken van het verloop van een bepaald project of –onderdeel;

  • e. het toetsen van college- en raadsvoorstellen op financiële en beleidsmatige aspecten.

Artikel 15 Mandaten, volmachten en machtigingen

Voor de uitoefening van hun bevoegdheden verlenen het college en de burgemeester mandaat, volmacht en machtiging aan de algemeen directeur. Deze laatste kan ondermandaat, ondervolmacht en machtiging verlenen aan de concerndirecteuren, de concerncontroller en de directeur Veiligheid.

Artikel 16 Intrekking oude regeling

De Regeling organisatie 2012 wordt ingetrokken.

Artikel 17 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2016.

Artikel 18 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling organisatie 2016.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 15 december 2015.

De secretaris,

Ph. F. M. Raets

De burgemeester,

A. Aboutaleb

Dit gemeenteblad 2015, nummer 203, is uitgegeven op 21 december 2015 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)