Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van de gemeente Schagen

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen, gelezen het positieve advies van de gemeentearchivaris van 14 december 2015 en gelet op:

• artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012

  nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging.

Besluit(en):

Artikel 1

• 1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de papieren archiefbescheiden die op grond van de geldende ”selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen” voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

• 2. De in lid 1 genoemde vervanging geldt voor de papieren archiefbescheiden die worden ontvangen of opgesteld bij het uitvoeren van de werkprocessen zoals genoemd in de bijlage van dit besluit.

• 3. De reproductie van archiefbescheiden dient plaats te vinden op de wijze zoals omschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Schagen, versie 1.0, hetgeen onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van voorliggend besluit.

Artikel 2

De besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2016.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Schagen 2015.

Schagen, 21 december 2015

namens Burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen,

hoofd afdeling KCC,

J.Schellevis

Toelichting

Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 van de gemeente Schagen voor zover ontvangen of opgemaakt in werkprocessen genoemd in de bijlage van het besluit. Het betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden van processen die zijn ingericht volgens de principes van digitaal werken en worden ondersteund met behulp van het DMS. De belangrijkste overwegingen van de gemeente Schagen om over te gaan tot vervanging zijn het voorkomen van een hybride situatie, de risico’s voor de informatievoorziening en de kosten die dit met zich meebrengt. Vervangen, fysieke archiefbescheiden worden na drie maanden vernietigd.

Bezwaar

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar.

Bezwaren tegen dit besluit kunnen binnen zes weken na de dag waarop het besluit bekend is bekendgemaakt, worden ingediend bij het college van burgemeester en wethouders van Schagen. Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en dient tenminste te bevatten: naam en adres van de indiener, dagtekening van het bezwaar, omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en de gronden van het bezwaar.

Digitaal bezwaar maken kan alleen via het formulier op onze website (hiervoor heeft u DigiD nodig). U kunt dus geen bezwaarschrift per e-mail sturen.

Uw bezwaarschrift houdt de werking van het besluit niet tegen. Wilt u om spoedeisende redenen niet dat het besluit in werking gaat, dan kunt u tegelijk een verzoek om een voorlopige voorziening indienen bij de Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR, Haarlem.

Bijlage

Werkprocessen waarop het vervangingsbesluit van de gemeente Schagen van toepassing is:

Aanvraag Bijzondere Bijstand Zelfstandigen voorbereiding

Aanvraag individuele inkomenstoeslag

Aanvraag Bijzondere Bijstand

Aanvraag Bijzondere Bijstand Zelfstandigen

Aanvraag gehandicaptenparkeerkaart

Aanvraag IOAZ

Aanvraag IOAW

Aanvraag Jeugdzorg

Aanvraag PGB

Aanvraag Participatiewet LO

Aanvraag vervolg huishoudelijke hulp

Aanvraag vervolg rolstoelvoorziening

Aanvraag vervolg vervoervoorziening

Aanvraag vervolg vervoer budget

Aanvraag vervolg woonvoorziening

Indicering aanvraag Voedselbank

Aanvraag WMO (na kanteling)

Aanvraag WMO NIEUW

Aanvraag ZIN

Bijzondere bijstand zelfstandigen beëindiging

Beëindiging IOAW

Beëindiging IOAZ

Beroep

Beslag derden

Bezwaar individuele inkomenstoeslag

Bezwaar Schuldhulpverlening

Bezwaarschrift inburgering

Bezwaarschrift terugvordering

Bezwaarschrift bijzondere bijstand

Bezwaarschrift bijzondere bijstand zelfstandigen

Bezwaarschrift IOAW

Bezwaarschrift IOAZ

Bezwaarschrift maatregel

Bezwaarschrift Participatiewet

Bezwaarschrift traject

Bezwaarschrift WMO

Beëindiging Schuldhulpverlening

Bijzondere bijstand beëindiging

Boete

Boete WI

Crisissituatie Schuldhulpverlening

Eén gezin, één plan

HC Bijzondere Bijstand Zelfstandigen

Herindicatie

Herindicatie HH

Herindicatie Jeugdzorg

Herindicatie Schagen

Herindicatie WMO

Heronderzoek WMO

HO bijzondere bijstand

HO terugvordering

HO tussentijds

HO tussentijds bijzondere bijstand

HO verhaal

Hoger beroep

IB-signaal IOAW

IB-signaal IOAZ

IB-signaal Participatiewet

Incasso debiteur

IOAW hersteltermijn

IOAW normwijziging

IOAZ hersteltermijn

IOAZ normwijziging

Klachten

Leerplichtzaken

Maatregel IOAW

Maatregel IOAZ

Melding wijkteam

Onderzoek hoogwaardig handhaven

Onderzoek VTB

Participatie ten behoeve van inburgering

Participatiewet maatregel

Premies

Participatiewet beëindiging

Participatiewet hersteltermijn

Participatiewet norm/toeslag wijziging

Re-integratie maatregel

Risico-onderzoek IOAW/IOAZ

Risico-onderzoek Participatiewet

Schuldhulpverlening

Tussentijds IOAW

Tussentijds IOAZ

Vakantiemelding

Vaststellen terugvordering

Vaststellen verhaal

Verantwoording PGB voorziening

Verzoek tot onderzoek

Verzoek tot vervolgonderzoek

Voorlopige voorziening

Voorschot Participatiewet

WMO beëindiging