Gemeenteblad van Nieuwegein
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Nieuwegein | Gemeenteblad 2015, 12663 | Beleidsregels |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Artikel 1
Voor gehanteerde begrippen, die reeds in de vigerende informatieverordening zijn opgevoerd, zij verwezen naar de Informatieverordening gemeente Nieuwegein 2015. Voorts verstaat dit besluit onder:
het verlenen van een of meer kenmerken aan een document vanaf het moment van creatie toegevoegd aan de informatie, op zodanige wijze dat kan worden vastgesteld dat het een origineel, authentiek document betreft
bureau van de griffier of zijn ambt dat als beheereenheid zorgdraagt voor de procesgebonden informatiestromen van de raad en zijn commissies, de organisatie van de vergaderingen en bijeenkomsten, de advisering over procedures en raadsinstrumenten en zijnde het aanspreekpunt voor en naar de raad.
de in art. 107 van de Gemeentewet genoemde functionaris, tevens secretaris van het presidium, die de gemeenteraad en individuele raadsleden adviseert, ondersteunt en faciliteert. Als secretaris van de raad is deze als leidinggevende van de beheereenheid integraal verantwoordelijk voor het informatiebeheer van alle raadsorganen.
ambtelijk beheerder van de procesgebonden informatie van de gemeentelijke organisatie (bedrijfsvoering)
gewaarmerkt afschrift van de uitgaande versie, veelal bestaande uit een door middel van kenmerken geauthentiseerde reproductie (kopie)
gremium, bestaande uit de plaatsvervangend voorzitter van de raad (ook voorzitter van het presidium) vier raadsleden (tevens commissievoorzitter) en de burgemeester als voorzitter van de raad, dat de dagelijkse zaken van de raad behartigt, waaronder de voorbereiding van de agenda's voor raadsvergaderingen.
bevoegde om te bepalen hoe een werkproces verloopt en waardoor aan de klantverwachtingen en bedrijfsdoelstellingen wordt voldaan.
verantwoordelijke voor de operationele sturing en uitvoering van het werkproces, uitgaand van eisen, kaders, randvoorwaarden en middelen die zijn vastgesteld door de proceseigenaar aan wie wordt gerapporteerd
Artikel 2
Als beheereenheden in algemene zin van dit besluit worden aangewezen, de raadsorganen zoals beschreven in de/het vigerende:
- 1.
- 2.
- 3.
Artikel 5
Artikel 9
- 1.Jaarlijks ontvangt de griffier een geactualiseerd, gemeentebreed Informatiebeheerplan opgesteld door de feitelijk beheerder. De griffier ziet toe op de juistheid en volledigheid van het Informatiebeheerplan op die onderdelen, die betrekking hebben op de raadsorganen, waarna het Informatiebeheerplan naar de archivaris wordt gezonden.
- 2.Het Informatiebeheerplan wordt opgesteld aan de hand van een vastgesteld model. Het Informatiebeheerplan houdt ten minste de volgende elementen in:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.een separaat documentair structuurplan van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt bewaard.
- f.
- g.
- h.
Artikel 11
- 1.
- 2.Alvorens tot feitelijke vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie over te gaan wordt een lijst van te vernietigen informatie vastgesteld met inachtneming van de krachtens art. 5 van de Archiefwet vigerende gemeentelijke selectielijst benevens de nadere besluitvorming van burgemeester en wethouders rondom de vastgestelde bewaartermijnen.
- 3.
Op 7 maart 2002 trad de Wet dualisering gemeentebestuur in werking. De kern van de wet richt zich op de ontvlechting van de raad en het college; kortom een scheiding van posities, functies en bevoegdheden zoals men die gewend was in een monistisch stelsel. Ter versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functies van de raad heeft dualisering van het gemeentebestuur inmiddels ingrijpende veranderingen teweeg gebracht voor de bestuurlijke praktijk. De wet beoogt immers een grotere transparantie van bestuur.
De nieuwe rolopvatting van raad, college en burgemeester dient zich ook te uiten in flankerend beleid met betrekking tot het informatiebeheer van deze bestuurs-organen. Met afzonderlijke archieven van de raad, van het college en van de burgemeester wordt immers de transparantie van besluitvorming en functionering van raad, college en burgemeester beoogd. Landelijk blijkt echter dat het fenomeen dualisering ondermaats wordt weerspiegeld in het gemeentelijk informatiebeheer.
Als gevolg van de wijziging van de Gemeentewet als uitvloeisel van de Wet dualisering gemeentebestuur kan de gemeenteraad vanaf 2002 een eigen informatiebeheer inrichten. Op basis van de Archiefwet blijft het College van Burgemeester en Wethouders echter wel als zorgdrager gehandhaafd voor het gehele gemeentelijk informatiebeheer, dus ook voor dat van de raadsorganen.
Ofschoon in 2002 de noodzaak van dualisering door de toenmalige beheereenheid binnen het gemeentelijk archiefbeheer van Nieuwegein werd onderkend, heeft dit in de praktijk nooit geleid tot een ‘herinrichting’ van het informatiebeheer. Ruim tien jaar later is de gemeente door haar archivaris geattendeerd op de noodzaak van aparte Besluiten Informatiebeheer voor de gemeenteraad met zijn commissies en voor de burgemeester, naast die voor het college van burgemeester en wethouders.
Het Besluit Informatiebeheer raadsorganen 2015 is een regeling van de raad en zijn commissies inzake het beheer van informatie opdat deze in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en gehouden conform art. 3 van de vigerende Archiefwet. Qua opzet en inhoud is voorgestelde regeling voor een aanzienlijk deel het spiegelbeeld van het ‘Besluit Informatiebeheer college van burgemeester en wethouders gemeente Nieuwegein 2015’, dat door het college is vastgesteld ten behoeve van college en ambtelijke organisatie.
De raadsorganen (gemeenteraad, de vaste raadscommissies en de rekenkamer-commissie e.d.) worden bij hun werk ondersteund door een secretariaat. Dit secretariaat ook wel Griffie genoemd, verzorgt de secretariële, procesmatige en inhoudelijke ondersteuning van de raadsleden. De medewerkers bereiden de besluitvorming voor en zorgen voor de informatievoorziening. Verder verzorgt de Griffie de communicatie over de besluitvorming en het werk van de raad. Aan het hoofd van de Griffie staat de ‘raadsecretaris’, beter bekend als de Griffier.
Informatie is het voornaamste bedrijfsmiddel van een gemeente. Volledige, geordende, toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor ‘behoorlijk bestuur’. De gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar, servicegericht en transparant is en proactief verantwoording aflegt aan burgers en hun volksvertegenwoordigers in de gemeenteraad, behaalt met minimale middelen maximale resultaten. Het geheel van kaders en voorzieningen voor bruikbare en toegankelijke overheidsinformatie dient op orde te zijn om nu en in de toekomst verzekerd te zijn van een deugdelijke verantwoording.
De omslag naar elektronische dienstverlening, digitalisering van werkprocessen, het realiseren van transparante overheidsinformatie en de intensivering van de samenwerking van organisatieonderdelen binnen de gemeente vragen om adequate maatregelen ten behoeve van het gemeentelijk informatie- en archiefbeheer. Binnen de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is de Baseline informatie-huishouding Gemeenten (2012) ontwikkeld, een set normen als hulpmiddel om ‘in control’ te raken waar het gaat om het beheer van informatie. Met de Baseline wordt een basis gelegd voor een effectieve bedrijfsvoering, voor prestatie-, kwaliteits- en risicomanagement en voor een betrouwbaar geheugen van organisatiekennis. Kwaliteits- en risicomanagement vormen de pijlers van de gemeentelijke Baseline.
Bij het ontwerp van onderhavig besluit is aansluiting gezocht bij de uitgangspunten die de VNG heeft gehanteerd bij het opstellen van de Baseline informatiehuishouding Gemeenten. Het Besluit Archiefbeheer 1998, 2003 dat tot het moment van vaststelling van het concept-Besluit Informatiebeheer raadsorganen 2015 ook betrekking had op de raadsorganen, bevatte naast procedurele voorschriften ook inhoudelijke bepalingen over de inrichting van het informatiebeheer. Ofschoon de werkingssfeer van het oude besluit zich nadrukkelijk ook heeft uitgestrekt tot de gedigitaliseerde informatievoorziening, werd het besluit in de praktijk toch gezien als een set beheerregels voor louter papieren archieven.
Het Besluit Informatiebeheer raadsorganen Nieuwegein 2015 is een noviteit in het bestuurlijk landschap van de gemeente Nieuwegein. Daarenboven is binnen het domein van het Nieuwegeinse informatiebeheer de verplichting om jaarlijks een Informatiebeheerplan vast te stellen eveneens een nieuw fenomeen. Een dergelijk beheerplan biedt de mogelijkheid om het informatiebeheer binnen de algemene kaders die daarvoor gelden, toe te snijden op de raadsorganen. De waarde van informatie wordt in sterke mate bepaald door potentiële maatschappelijke, politieke en bedrijfsvoeringrisico’s van de bedrijfsprocessen en door de inhoud van de informatie. Zijn de risico’s klein en is de inhoudelijke waarde gering, dan kan worden volstaan met minimale maatregelen om een minimumniveau van toegankelijkheid en betrouwbaarheid te garanderen. Op deze wijze kan beter vorm worden gegeven aan risicomanagement. Daarnaast kan het kwaliteitsmanagement gestalte krijgen door het proces van het jaarlijks vaststellen van het Informatiebeheerplan een cyclisch karakter te geven. Hierdoor wordt dat proces ‘auditable’ en beter beheersbaar voor de verantwoordelijke leidinggevende. Bovendien vormt het instrument Informatiebeheerplan toezichtinformatie (www.waarstaatjegemeente.nl) voor de provincie als toezichthouder die de gemeente niet meer proactief om deze toezichtinformatie mag bevragen.
De feitelijk beheerder neemt samen met de secretaris en de archivaris, eventueel aangevuld met een interne functionaris en/of een externe deskundige, deel aan het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Als feitelijk beheerder van de archieven van de raadsorganen dient hij binnen het SIO ook overleg te voeren over zaken aangaande de archieven van de raadsorganen. Vooraf voeren de griffier en de feitelijk beheerder hierover overleg. De feitelijke beheerder doet dat in ieder geval op het moment dat er sprake is van een nieuwe selectielijst of vervreemding. De feitelijk beheerder rapporteert de bevindingen van het SIO aan de griffier.
Deze bepaling beoogt te garanderen dat informatie van organisatieonderdelen authentiek is dan wel geauthentiseerde informatie omvat. Informatie ontleent haar rechtskracht aan het feit dat het authentiek dan wel geauthentiseerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken, een reproductie kent andere. Zie voor een toelichting op het begrip ‘substitutie’ de toelichting bij artikel 10 onder f.
Voorbeelden van landelijke wetgeving zijn de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), de wettelijk voorgeschreven NEN-ISO-normen. Voorbeelden van lokale regelgeving zijn de Informatieverordening gemeente Nieuwegein 2015 en het Besluit Informatiebeheer gemeente Nieuwegein 2015 en de interne Nieuwegeinse Referentie Architectuur.
Verwijderen is het ontoegankelijk maken van informatie voor operationele doeleinden door de informatie te bewaren in een vorm die het niet meer mogelijk maakt de informatie te identificeren. Vernietigen is het daadwerkelijk bewerken van informatie, zodanig dat de informatie niet meer te voorschijn is te halen.
Het Informatiebeheerplan heeft een integraal karakter en heeft betrekking op het informatiebeheer van de gehele gemeentelijke organisatie, dus ook op de informatie van de raadsorganen. De koppeling van informatie aan de diverse werkprocessen binnen een organisatieonderdeel en de zaakgewijze ordening van informatie vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het gemeentebrede informatiebeheer.
Het informatiebeheer met betrekking tot de raadsorganen wordt opgedragen aan de feitelijk beheerder. Deze voert inhoudelijk overleg met de griffier op het onderdeel raadsorganen ten behoeve van het jaarlijks op te stellen organisatiebrede Informatiebeheerplan. De griffier neemt als eindverantwoordelijke voor de bedrijfsvoering van de raadsorganen kennis van het vastgestelde Informatiebeheerplan.
In het systematische overzicht worden alle systemen opgenomen waarmee informatie wordt beheerd. Op grond van artikel 10, lid 2 onder d en e bestaat een meldplicht bij het voornemen van het ontwerp, de vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem. Deze meldplicht stelt de archivaris in staat het hoofd van de beheereenheid te adviseren over borging van de duurzame archivering en toegankelijkheid van informatie in die systemen.
Naast dat er veel verschillende geldende normen zijn is voor de gemeente Nieuwegein is de belangrijkste norm de NEN 2082. De NEN 2082 richt zich op functionaliteit voor records management in applicaties die primaire bedrijfsprocessen ondersteunen of op zichzelf staande RM-Applicaties. Deze norm sluit aan op de moderne visie dat een organisatie de eisen voor informatiebeheer in lijn moet brengen met de eisen voor de uitvoering van haar taken, liefst gebaseerd op een risicoanalyse, zoals dat conform artikel 4 van dit besluit haar beslag moet krijgen in het informatiebeheerplan. Toepassing van de norm bevordert de uitwisselbaarheid van informatie tussen verschillende applicaties en organisaties. Ook benoemt de norm de minimum-functionaliteit in bedrijfsapplicaties en records management applicaties en geeft de standaardfunctionaliteit aan voor organisaties in Nederland.
Om de kwaliteit van het informatiebeheer te kunnen bewaken dient de stand van zaken, met name op operationeel niveau, duidelijk te zijn. Voor de actualisatie van het Informatiebeheerplan dient het informatiebeheer jaarlijks intern te worden getoetst. Het resultaat hiervan wordt opgenomen in een overzicht met verbeter-maatregelen en aandachtspunten.
Wanneer informatie op een andere drager wordt overgezet (reproductie) met de bedoeling het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van substitutie (vervanging). Conversie, migratie en emulatie worden niet gezien als vervanging. Aan het traject substitutie worden eisen gesteld (artikel 26 a-b van de Archiefregeling). Ten behoeve van een generiek substitutietraject zal een ‘Handboek substitutie Archiefbescheiden gemeente Nieuwegein’ worden gehanteerd waarin een formele adviesprocedure is beschreven.
Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of natuurlijke persoon is sprake van vervreemding. Overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel is geen vervreemding omdat de informatie binnen de rechtspersoon gemeente Nieuwegein blijft.
De vigerende gemeentelijke selectielijst beschrijft de informatie van de gemeente Nieuwegein. Hierbij wordt aangegeven of informatie voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komt. Bij informatie, die voor vernietiging in aanmerking komt, staat vermeld na welke termijn de informatie moet worden vernietigd. De gemeentelijke selectielijst is de belangrijkste grondslag voor vernietiging en overbrenging van informatie. Naast deze vastgestelde selectielijst kent de gemeente Nieuwegein een specifieke lijst met niet bedrijfsrelevante post. In deze lijst staat aangegeven welk soorten post niet in aanmerking komt voor archivering.
Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te kunnen bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie gaat immers over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de informatie in principe openbaar en voor eenieder te raadplegen. Zo nodig stelt de griffier - als hoofd van de overbrengende beheereenheid - geadviseerd door de feitelijke beheerder, voorafgaand aan de formele overbrenging naar de archiefbewaarplaats beperkingen aan de openbaarheid.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2015-12663.html