Burgemeester en wethouders
gelet op artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet:
b e s l u i t e n :
vast te stellen de:
Instructie gemeentesecretaris
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
College: college van burgemeester en wethouders.
Secretaris: de (loco)gemeentesecretaris, tevens directeur
Directie: de secretaris en de adjunct directeur
Directieteam: Secretaris, adjunctdirecteur, directiesecretaris en concerncontroller
De wet: de Gemeentewet.
Artikel 2 Wettelijk kader
De gemeentesecretaris handelt overeenkomstig hetgeen te zijnen aanzien is bepaald in de wet of enig wettelijk voorschrift van rijk of provincie, het reglement van orde voor de vergaderingen van het college van Burgemeester en Wethouders, de verordening ambtelijke bijstand, of deze instructie.
Artikel 3 Ondersteuning college van B&W
- 1.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de door hen ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taken.
- 2.
De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen en de agenda van het college.
- 3.
De gemeentesecretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.
- 4.
De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor, dat het college over alle informatie kan beschikken die zij behoeft om haar functie goed uit te kunnen oefenen.
- 5.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college en de burgemeester. Zo nodig adviseert de secretaris het college met betrekking tot te nemen besluiten.
- 6.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van besluiten.
- 7.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst, dat een presentielijst wordt bijgehouden en openbare besluiten worden gepubliceerd.
- 8.
Stukken die van het college uitgaan, worden door de gemeentesecretaris medeondertekend.
Artikel 4 Eind verantwoordelijke van de ambtelijke organisatie
- 1.
Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig gezamenlijk overleg met de adjunct directeur en de vaste adviseurs van de directie, overeenkomstig het directie statuut. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming “directieteam”.
- 2.
De gemeentesecretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie, is voorzitter van het directieteam en is als zodanig ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.
- 3.
De gemeentesecretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en aan hen aanwijzingen te geven, tenzij de wet of interne instructies dat anders hebben bepaald.
- 4.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de door de griffier bij de aan het college of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren gevraagde inlichtingen overeenkomstig de verordening “ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning”, aan de griffier worden verstrekt.
- 5.
De gemeentesecretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet in overleg met de teamleiders, voorstellen aan het college ter zake.
- 6.
De gemeentesecretaris stelt in overleg met de teamleiders procedures vast voor de behandeling van zaken, die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
- 7.
De gemeentesecretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de teamleiders, een goede samenwerking en samenhang tussen de teams.
Artikel 5Ondersteuning burgemeester
- 1.
De secretaris staat de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.
- 2.
De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.
- 3.
De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede
samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.
Artikel 6Directe leiding
- 1.
De secretaris geeft leiding aan de adjunct directeur, de teamleiders en de medewerkers van de staf.
- 2.
Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voeren de secretaris en de adjunct directeur regelmatig overleg.
- 3.
De secretaris houdt met de adjunct directeur, teamleiders en de medewerkers van de staf functionerings- en/of beoordelingsgesprekken.
Artikel 7Archief
De gemeentesecretaris is overeenkomstig ter zake vastgestelde wettelijke regelingen belast met het beheer van de archiefbescheiden van het college, alsmede van die van de burgemeester, voor zover deze hem in bewaring zijn gegeven. Hij is hiervoor verantwoordelijk tegenover het college voor zover het archiefbescheiden van het college betreft en tegenover de burgemeester, voor zover het betreft het hem in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.
Artikel 8 Afwezigheid
- 1.
De gemeentesecretaris zorgt dat zijn afwezigheid bij het college bekend is.
- 2.
De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid of ziekte vervangen door de loco-secretaris. Deze wordt op zijn voordracht door het college benoemd.
- 3.
Ingeval van ontstentenis van de secretaris, kan het college zelf een locosecretaris aanwijzen.
- 3.
Hetgeen in deze instructie is vermeld is ook op de vervanger van de gemeentesecretaris van toepassing.
- 4.
Vakantie en buitengewoon verlof wordt de gemeentesecretaris verleend door het college.
Artikel 9 Informatieplicht
- 1.
De secretaris draagt er zorg voor dat het directieteam en de teamleiders tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor hun teams zijn verbonden.
- 2.
De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.
Artikel 10 Secretaris als bestuurder:
De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
Artikel 11 Inwerkingtreding
Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag, volgende op die waarop zij is vastgesteld. Alle eerdere “instructies gemeentesecretaris” op grond van artikel 103 van de wet zijn daarmee vervallen.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling, West-Terschelling dd 15 december 2015
H. de Jong, J.B. Wassink,
secretaris , burgememeester
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen