Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein

het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam UW Samenwerking en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Montfoort en IJsselstein, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelet op artikel 14 van de financiële verordening gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, de financiële verordening gemeente Montfoort 2010 en de financiële verordening gemeente IJsselstein 2011;

BESLUITEN:

• 1. Vast te stellen de als bijlage bij dit besluit gevoegde budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein.

• 2. De op 5 november 2013 door de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Montfoort en IJsselstein en op 31 oktober 2013 door het dagelijks bestuur van UW Samenwerking vastgestelde "Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein", in te trekken op 15 april 2015.

• 3. Te bepalen dat deze regeling in werking treedt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2014.

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Montfoort, gehouden op 15 april 2014.

F.J. Henseler

de secretaris

E.L. Jansen BA

de burgemeester

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van IJsselstein, gehouden op 15 april 2014.

J. van Delden

de secretaris

drs. P.C. van den Brink

de burgemeester

Aldus besloten in de vergadering van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling UW-Samenwerking, gehouden op 7 april 2014.

J. van Delden

de secretaris

drs. P.C. van den Brink

de voorzitter

Inleiding

De budgethoudersregeling is gebaseerd op de wettelijke en interne grondslag(en) vastgelegd in:

• de Gemeentewet, art. 212 lid 1

• de financiële verordening 212 UW Samenwerking

• de financiële verordening 212 IJsselstein

• de financiële verordening 212 Montfoort

Doelstelling

Om een verantwoorde inzet van verkregen middelen te waarborgen is het van belang een goede budgetdiscipline in acht te nemen. Met de voorliggende regeling worden de hiervoor noodzakelijke kaders nader bepaald. Concreet gaan wij in op alle facetten van financieel beheer en de verantwoording die het budgethouderschap met zich meebrengt.

Reikwijdte

In deze budgethoudersregeling worden de spelregels bepaald voor:

• het openbaar lichaam UW Samenwerking;

• de gemeente IJsselstein;

• de gemeente Montfoort;

Deze budgethoudersregeling geldt niet voor de griffie van beide gemeenten omdat de griffie geen onderdeel uitmaakt van UW Samenwerking en op het gebied van budgetverantwoording direct verantwoording aflegt aan de raad van de betreffende gemeente.

Begroting openbaar lichaam

Het algemeen bestuur van UW Samenwerking stelt jaarlijks voor 15 juli de begroting vast. Hierin is het beleid voor het komende jaar uitgestippeld en zijn de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau toegewezen.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering binnen de door het algemeen bestuur van UW Samenwerking vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de begroting vertaald naar een productenraming. Daarin wordt per onderdeel aangegeven welke producten worden vervaardigd en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn gesteld.

Programmabegroting gemeenten

De gemeenteraden van IJsselstein en Montfoort stellen de programmabegroting jaarlijks voor 15 november vast. Hierin is het beleid voor het komende jaar uitgestippeld en zijn de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau toegewezen.

Het college van B&W draagt zorg voor de uitvoering binnen de door de gemeenteraad vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de programmabegroting vertaald naar een productenraming. Daarin wordt per onderdeel aangegeven welke producten worden vervaardigd en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn gesteld.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder: - begroting:

de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie: ze wijst financiële middelen toe aan programma’s en autoriseert de besteding van die middelen;

• begrotingswijziging:

  betreft de verschuiving van budgetten tussen programma`s en dekkingsmiddelen. Deze worden door het dagelijks bestuur c.q. college ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur c.q. de gemeenteraad;

• budget:

  een door het dagelijks bestuur dan wel het college in de productenraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een product binnen een door het algemeen bestuur dan wel de gemeenteraad vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/ of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen;

• college:

  het college van burgemeester en wethouders van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten;

• hoofdbudgethouder:

  de algemeen directeur van UW Samenwerking;

• programmaverantwoordelijke:

  de door de algemeen directeur aangewezen medewerker  die eindverantwoordelijk is voor de hem toegewezen programma, het aanspreekpunt is van dit programma en die de budgethouder aanwijst;

• budgethouder:

  de medewerker die verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten en het aanwijzen van een budgetbeheerder;

• budgetbeheerder:

  de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• product:

  het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit (met product wordt hier ook kostenplaats of voorziening bedoeld of een combinatie van kostenplaats met een kostensoort);

• productenraming:

  een gedetailleerde uitwerking van de programmabegroting;

• technische begrotingswijziging:

  de verschuiving van budgetten binnen een product of tussen producten binnen één programma;

• verplichtingen:

  de overeenkomsten tot de levering van goederen en/of verlening van diensten aan en/of door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten en het openbaar lichaam, de aanneming van werken voor of door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten, of de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.

Artikel 2 Vaststelling budgetten gemeenten

• 1. Jaarlijks, voor een door het college vast te stellen datum, leveren de hoofdbudgethouder en de programmaverantwoordelijken aan het college de gegevens ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen gemeentebegroting aan.

• 2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door de raad en/of het college vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

• 3. Indien in de begroting de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief, niet of onvoldoende zijn te beschrijven zullen tussen het college en de hoofdbudgethouder specifieke afspraken worden gemaakt.

Artikel 3 Vaststelling budgetten openbaar lichaam UW Samenwerking

• 1. Jaarlijks, voor een door het dagelijks bestuur vast te stellen datum, leveren de hoofdbudgethouder en de programmaverantwoordelijke(n) aan het dagelijks bestuur de gegevens ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen begroting aan.

• 2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door het algemeen bestuur en/of dagelijks bestuur vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

Hoofdstuk 2 Budgethoudersschap

Artikel 4 Hoofdbudgethouder (algemeen directeur), programmaverantwoordelijke en budgethouder

• 1. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting van het openbaar lichaam UW Samenwerking ligt in handen van het dagelijks bestuur.

• 2. De uitvoering wordt door het dagelijks bestuur opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt de uitvoering op aan een programmaverantwoordelijke. De programmaverantwoordelijke is in principe ook de budgethouder tenzij het budgethouderschap via een interne opdrachtverstrekking overgedragen wordt aan:

  • a. Accounthouder (opdracht aan bedrijf)

  • b. Projectleider (opdracht aan project)

  • c. Procesmanager uitvoering (opdracht aan interne uitvoering)

De budgethouder kan voor de uitvoering een budgetbeheerder aanwijzen. De hoofdbudgethouder rapporteert, conform de Planning & Control cyclus aan het dagelijks bestuur.

• 1. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gemeentebegroting van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten ligt in handen van het college.

• 2. De uitvoering wordt door het college opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt de uitvoering op aan een programmaverantwoordelijke. De programmaverantwoordelijke is in principe ook de budgethouder tenzij het budgethouderschap via een interne opdrachtverstrekking overgedragen wordt aan:

  • a. Accounthouder (opdracht aan bedrijf)

  • b. Projectleider (opdracht aan project)

  • c. Procesmanager uitvoering (opdracht aan interne uitvoering)

De budgethouder kan voor de uitvoering een budgetbeheerder aanwijzen. De hoofdbudgethouder rapporteert, conform de Planning & Control cyclus aan het college.

Artikel 5 Budgetbeheerder

• 1. De budgetbeheerder is de medewerker die belast is met de uitvoering en besteding van de aan het product toegewezen taak en budget. Hiermee wordt hij verantwoordelijk voor de besteding van de aan dit product toegewezen middelen (= budget).

• 2. De budgetbeheerder informeert de budgethouder tijdig over  dreigende over- en onderschrijdingen.

• 3. De budgethouder informeert de programmaverantwoordelijke tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

• 4. De hoofdbudgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk.

Artikel 6 Functiescheiding

De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met:

• de registrerende functie;

• de betalingsfiatterende functie;

• de functie van kassier.

Artikel 7 Mandateren

• 1. Mandatering wordt schriftelijk vastgelegd. Dit geldt zowel voor de aanwijzing van de programmaverantwoordelijken door de algemeen directeur als voor de budgetten die door het college dan wel het dagelijks bestuur, aan de hoofdbudgethouder, door de hoofdbudgethouder aan de programmaverantwoordelijken, door de programmaverantwoordelijken aan de budgethouders en door de budgethouders aan de budgetbeheerders zijn gemandateerd.

• 2. Doormandateren van budgetbevoegdheid en het intrekken daarvan kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de budgethouders.

• 3. Een kopie van de vastlegging van het mandaat of de intrekking ervan wordt verstrekt door services (financiële administratie).

• 4. De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle gemandateerde budgethouders en budgetbeheerders.

Hoofdstuk 3 Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer

Artikel 8 Aangaan van verplichtingen betalingen

• 1. De hoofdbudgethouder, budgethouders en budgetbeheerders gaan namens UW Samenwerking dan wel namens de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de binnen UW Samenwerking gehanteerde procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.

• 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 3. Indien onvoldoende budget aanwezig is dient vooraf bij het college / het dagelijks bestuur aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd.

• 4. Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien mogelijk na overleg met het college / het dagelijks bestuur verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 5. Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het college / het algemeen bestuur terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college / het dagelijks bestuur een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

• 6. Alleen de desbetreffende budgethouder/budgetbeheerder codeert, dateert en accordeert facturen. Dit geldt zowel voor uitgaven als voor inkomsten.

• 7. De budgetbeheerder laat gecodeerde facturen groter dan € 5.000,- mede accorderen door de budgethouder.

• 8. Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv declaraties).

• 9. De hoofdbudgethouder, de budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

Functie	Bevoegd tot maximaal
dagelijks bestuur / college	Bedragen hoger dan € 400.000,-
hoofdbudgethouder	€ 400.000,-
budgethouder	€ 200.000,-
budgetbeheerder	€ 25.000,-

• 10. De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders en budgetbeheerder en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording en autorisatie van verplichtingen.

Artikel 9 verschuiving van budgetten

Aan het schuiven met budgetten wordt een aantal voorwaarden gesteld. In dit verband is het van belang de verschuivingen te onderscheiden in drie niveaus:

• 1. verschuiving van budgetten tussen programma en algemene dekkingsmiddelen is in het kader van deze regeling niet relevant omdat het een bevoegdheid betreft van het algemeen bestuur respectievelijk van de betrokken gemeenteraad;

• 2. verschuivingen van budgetten tussen producten binnen het programma (productniveau);

• 3. verschuiving van middelen binnen een product.

ad. a. Voor verschuivingen van budgetten tussen programma’s en / of van de algemene dekkingsmiddelen naar een programma is een besluit van het algemeen bestuur / gemeenteraad vereist middels vaststelling van een programma begrotingswijziging.

ad. b. Het dagelijks bestuur dan wel het betrokken college stelt, op voorstel van de programmaverantwoordelijke, een technische begrotingswijziging vast, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen producten binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De programmaverantwoordelijke is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

ad. c. Het is de budgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een product met dezelfde kostencategorie (dus schuiven binnen subcategorieën). Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 10 Toezicht

Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende budgethouders en budgetbeheerders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.

Artikel 11 Informatievoorziening/registratie

• 1. Iedere budgethouder en budgetbeheerder heeft toegang tot financiële informatie over de toegewezen budgetten.

• 2. Services (financiële administratie) houdt een register bij waarin programmaverantwoordelijken, budgethouders en budgetbeheerders en hun plaatsvervangers per budget worden vastgelegd, alsmede tot welke bedragen zij verplichtingen mogen aangaan ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 12 Overige bepalingen

• 1. De hoofdbudgethouder, programmaverantwoordelijken, budgethouders, en budgetbeheerders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken/naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

• 2. De hoofdbudgethouder, programmaverantwoordelijken, budgethouders en budgetbeheerder handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

  • a. deze budgethoudersregeling;

  • b. de mandaatbesluiten en mandatenlijsten;

  • c. het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 3. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het dagelijks bestuur/college.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein.