De ondergetekenden,
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Almere, Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
hierna gezamenlijk te noemen; deelnemers, en ieder afzonderlijk te noemen; deelnemer.
verklaren het volgende te zijn overeengekomen
1. A
LGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1–begripsbepalingen
In dit dienstverleningshandvest wordt verstaan onder:
- a.
Aankoopcentrale: een aankoopcentrale zoals bedoeld in artikel 1 onder a van de centrumregeling
- b.
Almere: de gemeente Almere in haar hoedanigheid van centrumgemeente;
- c.
centrumgemeente: de in de centrumregeling “Sociaal Domein Flevoland” aangewezen gemeente, zijnde Almere;
- d.
college: college van burgemeester en wethouders;
- e.
deelnemer: een aan de centrumregeling Sociaal Domein Flevoland deelnemend college;
- f.
gemeenten: de gemeenten Almere, Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde;
- g.
centrumregeling: de centrumregeling Sociaal Domein Flevoland;
- h.
regiogemeenten: de gemeenten Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde;
- i.
inkoop: inkoop of subsidiëring;
- j.
handvest: dit Dienstverleningshandvest inclusief bijlagen behorende bij de centrumregeling Sociaal Domein Flevoland;
- k.
Woonplaatsbeginsel: zie bijlage I
- l.
t 1: het jaar volgend op het begrotingsjaar dat loopt van 1 januari tot en met 31 december
Artikel 2 – doel
Dit handvest werkt de afspraken in de centrumregeling nader uit.
Artikel 3 – duur en wijziging
Dit handvest wordt voor 1 jaar aangegaan. W ijziging van dit handvest geschiedt conform artikel 7 derde lid van de centrumregeling. Dit handvest eindigt van rechtswege bij opheffing van de centrumregeling.
2. INHOUD DIENSTVERLENING
Artikel 4 – taken
- 1.
Almere voert taken uit voor de deelnemers, op basis van artikel 4 van de centrumregeling;
- 2.
Onder de taken bedoelt in het eerste lid vallen tenminste de taken zoals bedoeld in artikel 4, derde lid van de centrumregeling;
- 3.
De in het eerste lid genoemde taken zijn opgenomen in Bijlage II van dit handvest.
- 4.
Na gereedkomen en bestuurlijke vaststelling van het businessplan AMHK en de crisisdienst, wordt dit als bijlage III opgenomen in het handvest, waarna ook de hierin bedoelde taken gelden als taken in de zin van het eerste lid;
- 5.
Andere taken dan bedoeld in dit artikel kunnen door een deelnemer of meerdere deelnemers in een dienstverleningsovereenkomst in de zin van artikel 8 van de centrumregeling worden opgedragen aan Almere.
Artikel 5 – beleid
Deelnemers stemmen hun bovenlokale beleid betreffende het doel en belang in de zin van artikel 2 van de centrumregeling zo veel als nodig is op elkaar af en het Regionaal Beleidsplan wordt op basis hiervan jaarlijks geactualiseerd.
Artikel 5 a – beleid ten aanzien van pleegzorg
- 1.
Het woonplaatsbeginsel is nadrukkelijk ook van toepassing op eventueel extra benodigde ambulante hulp die in het pleeggezin plaats vindt en die te maken heeft met de opvoed- en begeleidingssituatie van het pleegkind, en op de kosten van leerlingen vervoer naar speciaal onderwijs;
- 2.
Als er sprake is van gezag door een voogd dan is het adres van de gezagsdrager bepalend, conform de landelijke afspraken over het woonplaatsbeginsel;
- 3.
De ontvangende gemeente/gastgemeente waar het pleegkind wordt opgevangen, wordt volledig voor de kosten van leerlingenvervoer gecompenseerd;
- 4.
Extra kosten voor het onderwijs t.b.v. pleegkinderen kunnen zich na korte of langere tijd voordoen onder andere als gevolg van hechtingsproblematiek en/of traumatische ervaringen. Een deel van deze pleegkinderen stroomt door naar het speciaal onderwijs. Als de overplaatsing plaats vindt na de tel datum van 1 oktober, is er sprake van inkomstenderving voor de onderwijsinstelling variërend tussen 1-11 maanden. Bij plaatsingen na 1 oktober wordt de
pleegzorgaanbieder door de desbetreffende gemeente gevraagd om de beschikbaarheid van
onderwijs mee te wegen bij het besluit een kind in een pleeggezin te plaatsen. De regiogemeenten zullen in het OpOvereenstemmingGerichtOverleg(OOGO) nadere afspraken maken over hoe de ontvangende onderwijsinstelling voor deze inkomstenderving gecompenseerd zou moeten worden;
5. Gemeenten hebben de verplichting om de ontvangende gemeente/gastgemeente van pleegkinderen snel en passend te compenseren op basis van de werkelijke kosten.
Artikel 6 – mandaatregeling en volmacht
- 1.
De bestuursorganen van de regiogemeenten dragen zorg voor het verlenen van mandaten en toereikende volmachten op dat het college van Almere respectievelijk Almere, haar taken op grond van de centrumregeling en dit handvest adequaat kan uitvoeren;
- 2.
Almere doet een voorstel voor een adequate regeling met betrekking tot mandatering en volmacht verlening door de regiogemeenten;
- 3.
Almere stemt in met de ter uitvoering van het eerste lid gegeven mandaten.
3. KWALITEIT VAN DE DIENSTVERLENING
Artikel 7– kwaliteitsniveau
Almere draagt er in ieder geval zorg voor dat de dienstverlening op grond van de centrumregeling:
- 1.
conform het door Almere vastgestelde inkoop- en subsidiebeleid plaatsvindt, zoals opgenomen in bijlagen IV (inkoopbeleid Almere) en V (subsidieverordening Almere) van dit handvest;
- 2.
voldoet aan kwaliteitseisen die voortvloeien uit wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval de Jeugd wet, en wanneer en voor zover van toepassing, de Wmo 2015 en de overige in bijlage VI (het normenkader) genoemde regelgeving en latere wijzigingen daarvan;
- 3.
voldoet aan overheidseisen betreffende financiering;
- 4.
conform de centrumregeling en dit handvest wordt uitgevoerd.
Artikel 8 – inkoopplan
- 1.
Almere doet, met ingang van 2015, elk jaar uiterlijk in juni een voorstel voor een inkoopplan dat voor het daaropvolgende jaar van kracht is;
- 2.
Het inkoopplan dat voor het jaar 2015 van kracht zal zijn, wordt als bijlage VII bij het handvest gevoegd;
- 3.
De regiogemeenten verstrekken met het oog op de voorbereiding van het inkoopplan uiterlijk in mei de door Almere gevraagde gegevens;
- 4.
De deelnemers bepalen gezamenlijk welke zorg wordt ingekocht of gesubsidieerd, waartoe in ieder geval in het vast te stellen inkoopplan de volgende onderwerpen worden behandeld;
- a.
geraamde inkoopvolumes per deelnemer,
- b.
geraamde werkelijke uitvoeringskosten uitgaande van het gezamenlijk delen van de kosten voor personele bezetting,
- c.
de verdeling van de werkelijke uitvoeringskosten over de deelnemers, waarbij wordt uitgegaan van een verdeling naar rato van het aandeel van elke deelnemer in de aankoop van het totale regionale zorgvolume,
- d.
inhoudelijke beleidsuitgangspunten zoals geformuleerd in het Regionaal Beleidsplan en de vertaling in beoogde inkoopafspraken,
- e.
inkoopstrategie en tariefstrategie per zorgfunctie,
- f.
geraamde financieel inkoopvolume per zorgfunctie per deelnemer,
- g.
jaarplanning voor uitvoering van de inkoopstrategie,
- 5.
Het inkoopplan is vastgesteld nadat elke deelnemer heeft ingestemd met de hierin opgenomen inkoopvolumes, voor zover deze betrekking hebben op de eigen gemeente, en alle deelnemers hebben ingestemd met de overige onderdelen van dit plan;
- 6.
Het vastgestelde inkoopplan maakt integraal onderdeel uit van het handvest;
- 7.
Almere kan na het vaststellen van het inkoopplan een wijzigingsvoorstel doen dat overeenkomstig lid 5 van dit artikel kan worden vastgesteld.
Artikel 9 – beschrijving inrichting inkoopfunctie
- 1.
Op voorstel van Almere stellen de deelnemers op basis van unanimiteit een beschrijving van de inrichting van de inkoopfunctie vast;
- 2.
De in het eerste lid genoemde beschrijving is opgenomen in Bijlage II;
- 3.
Bijlage II kan op voorstel van elk van de deelnemers, na instemming van de overige deelnemers, worden gewijzigd.
Artikel 10 – bestuurlijk-ambtelijk overleg
- 1.
Er vindt tenminste twee maal per jaar, of wanneer een van de deelnemers dat nodig acht, bestuurlijk overleg plaats tussen de verantwoordelijk wethouders van de deelnemers;
- 2.
In het bestuurlijk overleg komen in ieder geval de volgende thema’s aan de orde;
- a.
- b.
de voortgang en de kwaliteit van de dienstverlening op grond van de centrumregeling,
- c.
relevante beleidswijzigingen van partijen,
- d.
- e.
relevante wijzigingen in wet- en regelgeving,
- f.
vaststellen, of voortgang uitvoering, inkoopplan,
- g.
trends op basis van beleidsinformatie,
- 3.
Er vindt, wanneer een van de deelnemers dat nodig acht, ambtelijk overleg plaats.
Artikel 11: niet-nakoming en aansprakelijkheid
- 1.
Wanneer de in de centrumregeling of in dit handvest opgenomen verplichtingen geheel of gedeeltelijk volgens de afgesproken omvang, tijdstippen of kwaliteit niet worden uitgevoerd of kunnen worden uitgevoerd, dan treden deelnemers met elkaar in overleg. In dit overleg wordt in ieder geval de oorzaak van de tekortkoming besproken;
- 2.
Indien de oorzaak aan de zijde van Almere ligt, stelt de deelnemer c.q. stellen de deelnemers in dit overleg Almere in staat om de geconstateerde onvolkomenheden in de uitvoering van de dienstverlening binnen een redelijke termijn op te lossen;
- 3.
Indien zulks, in verband met de aard en omvang van de geconstateerde onvolkomenheden noodzakelijk is, draagt Almere binnen vier weken na het in lid 1 bedoelde overleg zorg voor een verbeterplan, waarin in ieder geval de concrete verbeterpunten en het minimaal gewenste resultaat staat beschreven;
- 4.
Als nakoming door een deelnemer blijvend onmogelijk is en/of een deelnemer al dan niet van rechtswege in verzuim is, dan is er sprake van een geschil als bedoeld in artikel 15 van de centrumregeling, zodra dit door een deelnemer schriftelijk aan de overige deelnemers kenbaar is gemaakt;
- 5.
De deelnemer die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van op hem rustende verplichtingen, is tegenover de andere deelnemer of deelnemers aansprakelijk voor de door hen, als gevolg van de toerekenbare tekortkoming, geleden dan wel te lijden schade.
Artikel 12 – bevoorschotting inkoop- en subsidiëring
- 1.
Het voorschot als bedoeld in artikel 6, lid 2, van de centrumregeling, wordt conform het betaalschema van de integratie uitkering binnen vijf werkdagen door de zes regiogemeenten overgemaakt aan Almere. Dat wil zeggen dat de 50 wekelijkse termijnen van het Rijk voor het regionale deel met een vertraging van 1 week in 50 wekelijkse termijnen worden doorbetaald aan de aankoopcentrale. Hiervoor worden geen facturen gestuurd;
- 2.
Eventuele losse verrekeningen worden, conform de desbetreffende dienstverleningsovereenkomst, aan de regiogemeenten gefactureerd binnen 14 dagen na leveringen van de producten of diensten. De betalingstermijn voor de factuur is 14 dagen;
- 3.
In februari t 1 van ieder jaar stuurt Almere elke regiogemeente een concept eindafrekening betreffende de daadwerkelijk geleverde inkoop- en subsidiëring ter controle. De regiogemeenten laten binnen 14 dagen weten of zij het eens zijn met de concept eindafrekening. Voor 31 maart t 1 van ieder jaar stuurt Almere de definitieve afrekening naar de regiogemeenten inclusief voldoende specificaties voor de accountantscontrole van de jaarrekening en de IV-3 matrix;
- 4.
De betalingstermijn voor de eindafrekening is binnen 14 dagen vanaf de factuurdatum.
Artikel 13 – uitvoeringskosten
- 1.
De bijdrage per regiogemeente in de uitvoeringskosten van de aankoopcentrale, als bedoeld in artikel 6, eerste lid van de centrumregeling, wordt berekend aan de hand van de verhouding van het in te kopen zorgaanbod tussen de gemeenten;
- 2.
De bijdrage wordt gelijk met de bevoorschotting van het ingekochte en gesubsidieerde inkoopvolume overgemaakt aan Almere;
- 3.
Almere rekent met de regiogemeenten af op basis van de werkelijk gemaakte uitvoeringskosten gebaseerd op de uitgangspunten/functies in de begroting van bijlage II. Mocht er in de daadwerkelijke uitvoering aanwijsbare redenen zijn waarom de uitvoeringskosten in 2015 hoger uit gaan vallen, dan zal dit onderbouwd en besproken worden. Alleen na bespreking en een positief besluit zou dit kunnen leiden tot een hogere doorbelasting. Als uit de onderbouwing blijkt dat er minder kosten gemaakt worden, zal dit in de eindafrekening verrekend worden;
- 4.
In februari t 1 van ieder jaar stuurt Almere elke regiogemeente een eindafrekening betreffende de daadwerkelijk gemaakte uitvoeringskosten, inclusief eventueel meerwerk conform individuele dienstverleningsovereenkomsten;
- 5.
De betalingstermijn voor de factuur is binnen 14 dagen vanaf de factuurdatum.
Artikel 14 – managementrapportage
- 1.
Almere verstrekt de regiogemeente tenminste elk kwartaal een geanalyseerde managementrapportage over de voortgang van de inkoop- en subsidiëring. Deze analyse zal door de regiogemeente aangevuld moeten worden met de verplichtingen van de verstrekte beschikkingen die mogelijk nog niet verzilverd zijn, of al wel verzilverd zijn, maar door de aanbieder nog niet in rekening gebracht zijn. Hierin wordt in ieder geval de uitputting van de inkoopvolumes in prijzen en hoeveelheden opgenomen voor zover deze aan Almere gefactureerd zijn (baten en lasten stelsel);
- 2.
Na het verschijnen van elke kwartaalrapportage vindt op initiatief van Almere een ambtelijk overleg over deze rapportage plaats met alle deelnemers;
- 3.
Almere verstrekt iedere maand een opgave van de in- en uitstroom per zorg soort voor zover deze gegevens beschikbaar zijn. Dit afhankelijk van de gegevens die Stipter, SVB, instellingen en leveranciers in digitale vorm verstrekken.
Gedurende 2015 zal geïnvesteerd worden in het stroomlijnen van het gegevens ontsluitingsproces,
zowel in de breedte (meer gegevens), als in de diepte (betere kwaliteit) als in de snelheid (eerder). Dit brengt extra uitvoeringskosten met zich mee en zal daarom op verantwoorde wijze ingezet worden;
- 4.
Uiterlijk 1 januari 2016 draagt Almere zorg voor de beschikbaarheid van een business intelligence tool waardoor de deelnemers dagelijks de in de financiële administratie verwerkte uitputting van de inkoopvolumes kunnen raadplegen.;
- 5.
In de managementrapportage zijn tenminste de volgende onderwerpen opgenomen;
- a.
Realisatie van het inkoopplan m.b.t. inkoop- en tariefstrategie (alleen in rapportage over het eerste kwartaal),
- b.
Financiële realisatie van het gebruik per zorgfunctie gekoppeld aan het begrote financiële inkoopvolume zoals vastgelegd in het inkoopplan,
- c.
Overzicht van substantiële afwijkingen en (financiële) aandachtspunten per gemeente aan de hand van de financiële realisatie,
- d.
Overzicht van inhoudelijke risico’s en aandachtspunten die volgen uit contractmanagement met aanbieders (indien relevant).
Artikel 15 – verantwoording
Almere is verantwoordelijk voor het aan de deelnemers verstrekken van alle uit hoofde van wet- en regelgeving verplichte gegevens ter verantwoording van de op basis van de centrumregeling uit te voeren taken en op zodanige wijze dat er per regiogemeente een controleverklaring door de accountant van Almere afgegeven kan worden. Almere zal iedere partij waarmee ter uitvoering van de in artikel 4 van dit handvest genoemde taken een inkoop- of subsidierelatie is aangegaan een controle protocol verstrekken op basis van de materialiteit in afstemming met de materialiteitseisen van de regiogemeenten.
Artikel 16 – solidariteit en verevening
- 1.
De uitputting van de ingekochte en gesubsidieerde zorgvolumes wordt door Almere nauwgezet gemonitord;
- 2.
Zodra overschrijdingen aan de orde of voorzien zijn, roept Almere de deelnemers bij elkaar om tijdig passende maatregelen te nemen;
- 3.
In bijlage VIII is opgenomen op welke wijze de verrekening van overschrijdingen, onverminderd artikel 6 van de centrumregeling, plaatsvindt;
- 4.
Bijlage VIII kan op voorstel van één van de deelnemers – met instemming van de overige deelnemers - worden gewijzigd.
Artikel 17 – uittreden
- 1.
Een deelnemer die uittreedt ontvangt conform artikel 11, lid 5 van de centrumregeling een eindafrekening met een verrekening van de voorschotten en de daadwerkelijk gemaakte en te maken kosten;
- 2.
In de in het eerste lid bedoelde eindafrekening worden ook de kosten opgenomen die verband houden met de uittreding;
- 3.
Indien een deelnemer (de omvang van) het voor uitvoering van de jeugdzorgtaken gevraagde opdrachtvolume structureel wil verlagen, is de deelnemer de daarmee verband houdende frictiekosten verschuldigd aan Almere;
- 4.
De in het tweede en derde lid bedoelde kosten worden vastgesteld door een door Almere en de uittredende deelnemer gezamenlijk aan te wijzen deskundige.
Aldus besloten door
HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE
DRONTEN in de vergadering van 18 november 2014,
R.Kool mr. A.B.L. de Jonge
secretaris, burgemeester
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen