Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 (artikel 33 Gemeentewet) Gemeente Etten-Leur

De raad van de gemeente Etten-Leur;

Gelezen het voorstel van de voorzitter en de griffier van 18 november 2015;

Gezien het advies van de opiniebijeenkomst van 30 november 2015;

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 201 6 Gemeente Etten-Leur;

Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand

Artikel 1. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a. feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand

• 1. Op verzoek van de griffier verleent de secretaris of een door de secretaris aan te wijzen ambtenaar ambtelijke bijstand tenzij:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c. het bijstand, bedoeld in artikel 1, derde lid, betreft en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.

• 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

• 4.. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 3. Weigering verzoek om ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5 Hoeveelheid ambtelijke bijstand

• 1. Elk raadslid heeft per jaar recht op 20 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3 voor zover deze bijstand wordt geleverd door de reguliere ambtelijke organisatie.

• 2.

a. Het recht in uren op ambtelijke bijstand van een raadslid is overdraagbaar naar andere leden van de fractie

b. Indien één fractie zijn volledige recht op uren ambtelijke bijstand heeft opgebruikt, kan deze fractie een verzoek indienen bij de griffier om uren overgeheveld te krijgen van andere fracties

c. Op basis van het overzicht van reeds gebruikte uren van de verschillende fracties zoals weergegeven in artikel 5 lid 3 beslist de griffier, gehoord de fractievoorzitters over dit verzoek.

• 3. De secretaris houdt in een register bij hoeveel uren per jaar een raadslid gebruik maakt van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 4 voor zover deze bijstand wordt geleverd door de reguliere ambtelijke organisatie.

Paragraaf 2 Fractieondersteuning

Artikel 6. Recht op fractieondersteuning

De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde, ontvangen geen financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 7. Intrekken oude verordening en inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2016 en treedt in de plaats van de “verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2012” die per 31 december 2015 vervalt.

Artikel 8. Citeerartikel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 gemeente Etten-Leur”.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van

30 november 2015

De raad voornoemd,
Mw. H. van Rijnbach-de Groot raadsvoorzitter	Dhr. W.C.M. Voeten raadsgriffier

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuweformulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Ook in de organisatieregeling en de instructie voor de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. Uiteraard heeft afstemming tussen de verschillende regelingen plaatsgevonden.

De modelverordening heeft in de afgelopen jaren zijn waarde bewezen. In jurisprudentie wordt er regelmatig naar verwezen en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gaf aan dat de modelverordening prima voldoet. Toch is in de geactualiseerde versie een aantal bepalingen gewijzigd en heeft een zekere “fine-tuning” plaatsgevonden. Waar het kon zijn artikelen samengevoegd en zinsconstructies aangepast. Dat leidt tot een overzichtelijker geheel. Ook hebben de diverse artikelen, conform de Aanwijzingen voor de decentrale regelgeving, nu opschriften gekregen.

Artikelsgewijs toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Ook kan het raadslid direct in contact treden met een ambtenaar. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de info- en de opiniebijeenkomst.

Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleend moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

In het eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden.

Artikel 2

Het vierde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vierde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Bij afwezigheid van de burgemeester dient het raadslid het verzoek voor te leggen aan de waarnemend voorzitter van de raad en de loco-burgemeester.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Dit artikel biedt de mogelijkheid om aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen. Hiermee wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze bijstand kan onbeperkt verleend worden.

Het door de secretaris bij te houden register maakt het bovendien mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.

Indien blijkt dat de beschikbare uren voor ambtelijke bijstand voor een fractie onvoldoende zijn, dient de griffier op grond van lid 3 te bezien of andere fracties nog uren beschikbaar hebben. Indien blijkt dat andere fracties een duidelijke onderbesteding van deze uren hebben, zal de griffier gehoord de fractievoorzitters, uren van deze fracties overhevelen naar de fractie die geen uren ambtelijke bijstand meer beschikbaar heeft.

Artikel 6

Dit artikel is opgenomen om expliciet aan te geven dat met ingang van het begrotingsjaar 2016 geen financiële middelen voor fractieondersteuning in de programmabegroting zijn opgenomen. De fractieondersteuning kent met ingang van 2016 de volgende vormen:

• Vergaderfaciliteit: voor niet-openbaar fractieberaad wordt vergaderruimte beschikbaar gesteld in het Oude Raadhuis. Tevens kan kosteloos gebruik gemaakt worden van de koffieautomaten die in het Oude Raadhuis aanwezig zijn

• Kopieerfaciliteit: indien fracties voor de uitoefening van hun gemeentelijke taak, niet voor partijdoeleinden, een beperkt aantal fotokopieën nodig hebben, kunnen deze worden gemaakt op de kopieermachines in het Stadskantoor of het Oude Raadhuis. Er wordt bewust gesproken over een beperkt aantal fotokopieën omdat alle vergaderstukken digitaal (zowel via Internet als via een vergaderapp) beschikbaar zijn

• Telefoonfaciliteit: Indien (leden van) fracties tijdens hun verblijf in het stadskantoor of het Oude Raadhuis voor de uitoefening van hun functie gebruik willen maken van de telefoon, kunnen zij dit doen. Deze faciliteit geldt alleen voor het bellen van nummers in Nederland

Artikelen 7 en 8

Deze artikelen behoeven geen toelichting.