Wijziging Nota Evenementenbeleid, Toetsingskader voor evenementensubsidies en Subsidieverordening culturele activiteiten 2014 gemeente Enschede

Voorstel portefeuillehouder om te besluiten:

• I. als college respectievelijk burgemeester, ieder voor zo ver het betreft de eigen bevoegdheid

  • 1. tot het wijzigen van de Nota Evenementenbeleid, paragraaf 3.4, onderdeel 'de rol van Enschede Promotie', door het laten vervallen van de adviserende rol in het totale evenementenbeleid en in de verdeling van subsidies, zoals aangegeven in bijlage 1;

  • 2. tot het wijzigen van het Toetsingskader voor evenementensubsidies, onderdeel procedure, door het laten vervallen van de adviesfunctie van Enschede Promotie voor toekenning van subsidies uit het Evenementenbudget, zoals aangegeven in bijlage 2;

  • 3. het gewijzigde Toetsingskader voor evenementensubsidies als beleidsregel te publiceren.

• II. de raad voor te stellen te besluiten tot het schrappen van artikel 24 lid 2 van de Subsidieverordening culturele activiteiten, een en ander conform bijgevoegd raadsvoorstel

Kernboodschap

In de gesprekken die hebben plaatsgevonden in het mediationtraject van de Universiteit van Amsterdam met de 2 horecaverenigingen, Enschede Promotie en gemeente is naar voren gekomen dat er - gelet op de verschillende en tegengestelde belangen van diverse partners bij evenementen in de binnenstad - behoefte kan zijn dat EP voor een aantal specifieke evenementen de rol van organisator en vergunninghouder op zich neemt. Als EP de rol van organisator op zich neemt moet ook duidelijk zijn dat zij in het voortraject van bijvoorbeeld subsidieverlening of van vergunningverlening geen adviserende rol heeft gespeeld, omdat in dat geval sprake zou kunnen voor vooringenomenheid. Om eventuele belangenverstrengeling, ook in subjectieve zin tegen te gaan, is er voor gekozen dat EP geen formele adviserende rol meer heeft bij de verdeling van de beschikbare gemeentelijke subsidies uit het Evenementenbudget en bij de vormgeving van het totale evenementenprogramma. EP wordt daarmee op eenzelfde wijze als andere partners (als de VHSE, SHOE, FCE e.d.) betrokken bij de advisering over het evenementenprogramma.

Om dat mogelijk te maken zijn de Nota Evenementenbeleid, het Toetsingskader voor evenementensubsidies en de Subsidieverordening culturele activiteiten aangepast.

Inleiding

In de nota Evenementenbeleid zoals die door het college op 11 november 2014 is vastgesteld is in paragraaf 3.4 De rol van Enschede Promotie onder meer aangegeven dat EP in beginselniet fungeert als een aanvrager om vergunning voor een evenement omdat die rol onder omstandigheden – bijvoorbeeld bij samenloop van aanvragen - kan botsen met het verbod van vooringenomenheid bij de vergunningverlening door de gemeente. Dat vloeit voort uit de rol die EP heeft in de advisering over:

• a. de verdeling van de subsidies uit het beschikbare Evenementenbudget

• b. het totale evenementenprogramma.

In de gesprekken die hebben plaatsgevonden in het mediationtraject van de Universiteit van Amsterdam is naar voren gekomen dat er – gelet op de verschillende en tegengestelde belangen van diverse partners bij evenementen in de binnenstad – behoefte kan zijn dat EP voor een aantal specifieke evenementen de rol van organisator en vergunninghouder op zich neemt.

Daarvan zou sprake kunnen zijn in de volgende situaties:

• Bij behoefte aan een onafhankelijke, professionele, verbindende projectcoördinator en/of projectleider. Een partij die het evenement coördineert, leidt en zo nodig geheel organiseert en/of

• Bij evenementen die door hun aard, concept en omvang (grootte, veiligheid etc.) de potentie hebben (om te ontwikkelen) tot een evenement met een (boven)regionale aantrekkingskracht passend binnen de Citymarketing Visie van de stad Enschede en de strategie van Enschede Promotie en/of

• Bij evenementen waarbij meerdere partijen betrokken zijn en daardoor een collectief belang behartigen binnen de stad en/of

• Bij de inkoop van incidentele evenementen die vanuit de stad professionele coördinatie en/of leiderschap vergen met betrekking tot de productie en promotie van het evenement.  

Ook in het Toetsingskader voor evenementensubsidies is de adviserende rol van EP bij het toekennen van subsidies expliciet beschreven. Voor de verdeling van de subsidies over 2016 is in de procedure al geen gebruik meer gemaakt van de adviserende rol van EP. Ook dit Toetsingskader dient dus aan de nieuwe rol van EP te worden aangepast.

Hetzelfde geldt voor artikel 24 lid 2 van de Subsidieverordening culturele activiteiten, waarin een formele adviesrol voor EP is opgenomen.

Daarmee wordt duidelijk dat EP in het traject van subsidieverlening en in het traject van vergunningverlening geen (adviserende) rol meer speelt en dat maakt de weg vrij voor EP om in specifieke gevallen (zie hiervoor) als organisator van een evenement te fungeren, en daarmee ook als vergunninghouder. Duidelijk moet zijn dat EP nog wel de rol van adviseur en facilitator heeft voor organisatoren van andere evenementen en op dezelfde wijze als partners in de binnenstad (SHOE, VHSE, FCE e.a.) kan worden betrokken bij de advisering over evenementen.

Beoogd resultaat

De weg vrijmaken voor EP om in specifieke gevallen (zie hiervoor) als organisator van een evenement te fungeren, en daarmee ook als vergunninghouder.

Argumenten

1.1 Wijziging van de nota Evenementenbeleid draagt bij aan het beoogde resultaat

In de huidige nota Evenementenbeleid is nog een formele adviesrol beschreven voor EP. Dat vormt een (juridische) belemmering om voor een groot aantal evenementen (waarvoor bijvoorbeeld subsidie wordt gevraagd) als organisator op te treden, omdat op zijn minst in subjectieve zin sprake zou kunnen zijn van een (schijnbare) belangenverstrengeling.

2.1 Wijziging van het Toetsingskader voor evenementensubsidies draagt bij aan het beoogde resultaat

In het huidige Toetsingskader voor evenementensubsidies is nog een formele adviesrol beschreven voor EP. Dat vormt een (juridische) belemmering om voor evenementen waarvoor subsidie wordt gevraagd) als organisator op te treden, omdat op zijn minst in subjectieve zin sprake zou kunnen zijn van een (schijnbare) belangenverstrengeling.

3.1. Het publiceren als Beleidsregel biedt duidelijkheid voor aanvragers om een subsidie

Het vaststellen en publiceren als beleidsregel biedt duidelijkheid naar organisatoren van evenementen, die een subsidie willen aanvragen bij de gemeente en voor de gemeente de mogelijkheid om voor de toetsing van een aanvraag te verwijzen naar de Beleidsregel.

II.1 Wijziging van de Subsidieverordening culturele activiteiten draagt bij aan het beoogde resultaat

In de huidige Subsidieverordening culturele activiteiten is een formele rol vastgelegd voor Enschede Promotie. Dat vormt een (juridische) belemmering om voor een groot aantal evenementen (waarvoor bijvoorbeeld subsidie wordt gevraagd) als organisator op te treden, omdat op zijn minst in subjectieve zin sprake zou kunnen zijn van een (schijnbare) belangenverstrengeling.

Kanttekeningen

geen

Bijdrage aan duurzaamheidsdoelstellingen

in dit kader niet van belang

Kosten, opbrengsten, dekking

n.v.t.

Communicatie met direct betrokkenen:

betreft een uitvloeisel van gesprekken in het kader van mediationtraject UvA tussen de 2 horecaverenigingen, waarbij ook EP en gemeente zijn aangesloten. In dat traject is duidelijk geworden dat - i.v.m. de vele, soms tegengestelde, belangen - bij een aantal evenementen, waarin o.m. sprake is van collectief belang, het de voorkeur heeft dat een onafhankelijke en professionele partij de coördinatie, afstemming en regie heeft over dat evenement. EP is in Enschede daarvoor de meest aangewezen partij.

PR over besluit:

n.v.t.

Persbericht, ja of nee:

Nee.

Vervolg

Nadat het besluit is genomen wordt het gewijzigde Toetsingskader voor evenementensubsidies op de gebruikelijke wijze gepubliceerd, als beleidsregel. Dat geldt ook voor de wijziging van de Subsidieverordening Culturele activiteiten.

De betrokken partijen worden via de reguliere overlegstructuren hierover geïnformeerd en zijn via het mediationtraject hiervan al op de hoogte.