Beleidsregel subsidiëring buurtgericht werken 2016

Considerans

In het kader van Buurtgericht Werken zijn in alle 19 Heerlense woonbuurten buurtorganisaties actief. Dit zijn zelfstandig functionerende rechtspersonen, waarin vrijwilligers uit de buurt zich inzetten voor het versterken van de sociale cohesie en de burgerkracht in hun buurt. De buurtorganisaties die als zodanig door de gemeente worden aangemerkt, worden met een waarderingssubsidie jaarlijks door de gemeente gefaciliteerd om hun doelen te kunnen realiseren.

Op 25 november 2014 heeft het college ingestemd met de Kaders voor de subsidiëring van buurtgericht werken. De daarmee uitgezette koers wordt in deze beleidsregel vertaald in een concrete regeling.

Artikel 1

Begripsomschrijving

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. college: college van burgemeester en wethouders van Heerlen;

b. buurtorganisatie: een van de in artikel 3, eerste lid, genoemde rechtspersonen, waarin vrijwilligers uit de buurt zich inzetten voor het versterken van de sociale cohesie en de burgerkracht in hun buurt, of een daarmee gelijk te stellen organisatie;

c. buurtgericht werken: methodiek gericht op het versterken van de netwerken in de buurt, met als doelstellingen:

1. het bevorderen van de samenhang van interventies in de buurten (integraliteit),

2. het versterken van de zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid van de bewoners,

3. het bevorderen van de verkleining van de afstand burger-overheid;

d. subsidie: waarderingssubsidie als bedoeld in artikel 4, tweede lid, sub I, van de Algemene Subsidieverordening Heerlen;

Artikel 2

Doelstelling van de subsidie

Het doel van de subsidie is buurtorganisaties in staat te stellen om zelfstandig de sociale cohesie, leefbaarheid en de burgerkracht in de woonbuurten van Heerlen te versterken en de daarvoor benodigde netwerken te organiseren en onderhouden. Buurtorganisaties moeten daarbij op de buurt toegesneden, eigen keuzes kunnen maken.

Artikel 3

Subsidiegerechtigden

1. De volgende buurtorganisaties komen, onverminderd het bepaalde de artikel 4 en 5, in aanmerking voor een subsidie:

a. Stichting Buurtbeheer Mariagewanden

b. Stichting Buurtgericht Werken Mariarade

c. Stichting De Dem Hoensbroek Centrum

d. Stichting Buurtbeheer Nieuw Lotbroek

e. Stichting Wijkbeheer Vrieheide

f. Stichting Wijkbeheer Carisven

g. Stichting Wijkraad Heksenberg/Pronsebroek

h. Stichting Buurtbeheer Beersdal-Rennemig

i. Stichting Buurtbeheer Zeswegen-Nieuw Husken

j. Buurtorganisatie Grasbroek – Muschemig - Schandelen

k. Stichting Wijkbeheer MSP

l. Stichting Bewonersraad Heerlen Centrum

m. Stichting Questor

n. Stichting Bewonersraad Eikenderveld

o. Stichting Buurtgericht Werken Welten-Benzenrade

p. Stichting Wijkraad Aarveld/Bekkerveld

q. Stichting Wijkraad Douve WeienCaumerveld

r. Stichting Buurtbeheer Molenberg

s. Stichting Buurtontwikkeling Heerlerbaan

2. Het college kan besluiten een of meer niet in het vorige lid opgenomen rechtspersonen, al dan niet voor een beperkte tijd, onder de werking van deze regeling te brengen, indien die rechtspersoon in belangrijke mate bijdraagt aan het realiseren van doelstellingen van het buurtgericht werken en dat doet op een wijze die in de betreffende buurt niet kan worden aangeboden door de buurtorganisatie.

Artikel 4

Criteria voor subsidieverlening

Binnen de doelstelling, zoals genoemd in artikel 2, wordt de subsidie verstrekt voor met name de volgende activiteiten:

a. het opzetten en faciliteren van netwerken van bewoners en professionals in de buurt

b. het faciliteren en mogelijk maken van initiatieven van buurtbewoners

c. het organiseren van activiteiten

d. het verzorgen van communicatie met de buurt.

Daarnaast wordt subsidie verstrekt voor noodzakelijke organisatiekosten. Te denken valt aan:

e. huisvestingskosten, met dien verstande dat daarvoor in beginsel niet meer subsidie wordt verstrekt dan 20% van het in artikel 7, eerste lid, bedoelde maximale subsidiebedrag.

f. bestuurs- en vrijwilligerskosten, voor zover het daadwerkelijk gemaakte kosten betreft.

Artikel 5

Weigeringsgronden

1. Het college weigert aanvragen om subsidie van organisaties die niet zijn genoemd in artikel 3, eerste lid, en niet op grond van het tweede lid van dat artikel onder de werking van deze regeling zijn gebracht.

2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid, weigert het college de subsidie indien en voor zover de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd niet passen binnen de in artikel 2 genoemde doelstelling en/of de in artikel 4 genoemde criteria.

3. Het college weigert de subsidie indien en voor zover een of meer bestuursleden van de aanvragende organisatie een direct of indirect financieel belang hebben bij de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd.

Artikel 6

Aanvraagtermijnen

1. De aanvraag om subsidieverlening wordt ingediend tussen 1 november van het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar en 1 februari van het subsidiejaar door middel van het formulier Aanvraag subsidie Buurtgericht Werken, onder overlegging van de daarin benoemde stukken, waaronder de begroting van de buurtorganisatie voor het subsidiejaar, het activiteitenplan voor het subsidiejaar en een opgave van de verwachte reserves bij aanvang van het subsidiejaar.

2. De aanvraag om subsidievaststelling wordt ingediend voor 1 april van het jaar volgend op het subsidiejaar, onder overlegging van een financieel verslag alsmede een activiteitenverslag waaruit blijkt hoe de verstrekte subsidiegelden zijn aangewend ter verwezenlijking van de gestelde doelen.

Artikel 7

Subsidiehoogte en subsidieplafond

1. De subsidie bedraagt per buurt in beginsel maximaal € 22.939,- per jaar. De Stichting Buurtontwikkeling Heerlerbaan kan daarbovenop in aanmerking komen voor een toeslag van maximaal € 9.000,- per jaar.

2. Indien de egalisatiereserve bij aanvang van het subsidiejaar meer bedraagt dan € 5.000,-, wordt het meerdere in mindering gebracht op het ingevolge het eerste lid te verlenen subsidiebedrag. Indien de daadwerkelijke hoogte van de reserve blijkens de aanvraag om subsidievaststelling afwijkt van de opgegeven hoogte bij indiening van de aanvraag om subsidieverlening, wordt het in de eerste volzin bedoelde meerdere bij de subsidievaststelling alsnog verrekend, in afwijking van hij bij de subsidieverlening bepaalde subsidiebedrag.

3. Bij de toepassing van artikel 3, tweede lid, bepaalt het college tevens de hoogte van de toe te kennen subsidie. Het tweede lid, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing.

4. Op deze regeling is een jaarlijks subsidieplafond als bedoeld in artikel 4:25 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing van € 412.906,-.

5. De maximale subsidiebedragen en het subsidieplafond kunnen jaarlijks door het college worden aangepast.

Artikel 8

Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: “Beleidsregel Subsidiëring Buurtgericht Werken 2016”.

Aldus besloten tijdens de vergadering van het college van burgemeester en wethouders der gemeente Heerlen van 24 november 2015.

Toelichting op de Beleidsregel subsidiëring buurtgericht werken 2016

Wettelijk kader

De Beleidsregel subsidie buurtgericht werken vervangt alle oudere regelingen voor subsidiëring van buurtorganisaties, waaronder het document Financiën voor de buurt(organisaties) van 1 maart 2011.

De op 3 december 2013 vastgestelde Algemene subsidieverordening Heerlen (ASV) fungeert als ‘kapstokverordening’ waarop alle subsidieregels in de Gemeente Heerlen worden gebaseerd. Bij de vaststelling van de ASV is afgesproken dat voor de concrete subsidieverstrekking beleidsregels worden vastgesteld op basis waarvan gesubsidieerd wordt. In de beleidsregels staan de inhoudelijke en financiële criteria per doelgroep of beleidsterrein gepreciseerd. Met deze werkwijze wordt beoogd het subsidieproces te structureren.

Artikel 3 Subsidiegerechtigden

In beginsel is in elke woonbuurt één buurtorganisatie actief. Uitzonderingen zijn de buurt Heerlen Centrum, waar twee buurtstichtingen actief zijn (Stichting Bewonersraad Heerlen Centrum en Stichting Questor). Zij richten zich op geografisch duidelijk van elkaar gescheiden gedeelten van de buurt. De Stichting Buurtontwikkeling Heerlerbaan is actief in twee buurten, te weten Heerlerbaan centrum en Heerlerbaan schil. De buurtindeling van Heerlerbaan is vooral administratief en wordt in het gebied niet als een duidelijk onderscheid gevoeld.

Bij wijze van uitzondering ontstaat er soms in een buurt behoefte aan een organisatie naast de bestaande buurtorganisatie. Wanneer zo'n organisatie geen duidelijke overlap vertoont met de bestaande buurtorganisatie, kan het college besluiten ook daarvoor de subsidieruimte BGW in te zetten.

Artikel 4 Criteria voor subsidieverlening

De subsidie wordt primair beschikbaar gesteld voor het versterken van sociale cohesie en leefbaarheid in de buurt door:

a. het opzetten en faciliteren van netwerken van bewoners en professionals in de buurt

b. het faciliteren en mogelijk maken van initiatieven van buurtbewoners

c. het zelf organiseren van activiteiten

d. het verzorgen van communicatie met de buurt

Daarnaast kan de subsidie gebruikt worden voor noodzakelijke organisatiekosten. Te denken valt aan:

e. huisvestingskosten

f. bestuurs- en vrijwilligerskosten

ad a. het opzetten en faciliteren van netwerken van bewoners en professionals in de buurt

In een vitale buurt functioneren talrijke netwerken van bewoners en professionals. Die netwerken zijn bovendien vaak met elkaar verbonden. De buurtorganisatie gebruikt haar menskracht en middelen onder meer om deze netwerken te laten functioneren. Dat kan bijvoorbeeld door overleggen te organiseren, daaraan actief deel te nemen of haar beschikbare middelen in te zetten om bijeenkomsten in buurtnetwerken mogelijk te maken.

ad b. het faciliteren en mogelijk maken van initiatieven van buurtbewoners

Het versterken van sociale cohesie kan onder meer door mensen met elkaar in contact te brengen. Buurtorganisaties zijn daar op gericht door steeds nieuwe initiatieven die zich richten op nieuwe contacten tussen mensen in de buurt aan te jagen en te ondersteunen. Dat kan met raad en daad, maar ook met middelen. De inzet van de buurtorganisatie moet er op gericht zijn om de initiatieven op eigen benen te laten staan, zodat de buurtorganisatie zich telkens weer op nieuwe initiatieven kan richten.

ad c. het zelf organiseren van activiteiten

In aanvulling op de functie onder b. kan de buurtorganisatie eigen activiteiten organiseren en in stand houden. Hoewel de voorkeur ligt bij het op eigen benen brengen van deze activiteiten, kan langdurige betrokkenheid van de buurtorganisatie nodig blijven. Wezenlijk is wel dat elke activiteit zich richt op versterking van sociale cohesie: meer contacten tussen meer mensen. Alle activiteiten staan in beginsel open voor alle buurtbewoners.

ad d. het verzorgen van communicatie met de buurt

Elke buurtorganisatie voert een actieve communicatie met zo veel mogelijk bewoners van de buurt. Die communicatie is er in elk geval op gericht om de buurt er met regelmaat over te informeren wat de buurtorganisatie doet (volgt uit a, b en c) en hoe buurtbewoners daar gebruik van kunnen maken.

ad e. huisvestingskosten

Uitgangspunt is dat gebruik wordt gemaakt van bestaande voorzieningen. Indien toch gekozen wordt voor eigen huisvesting dan dient die zo veel mogelijk beschikbaar te worden gesteld aan buurt- en bewonersinitiatieven. De totale huisvestingskosten (huur, onderhoud, inventaris) mogen niet meer bedragen dan 20% van het maximaal per buurt beschikbare subsidiebedrag.

ad f. bestuurs- en vrijwilligerskosten

Uitgaven voor bestuurs- en vrijwilligerskosten worden uitsluitend gesubsidieerd voor daadwerkelijk gemaakte kosten. Een vaste bestuursvergoeding wordt niet gegeven. Wel kan een buurtstichting zelf in een maatwerkoplossing voorzien, bijvoorbeeld een maandelijkse onkostenvergoeding, onder de voorwaarde dat de buurtstichting dit laat zien in jaarplan, begroting en afrekening en daarbij aannemelijk maakt dat het gaat om een regeling voor daadwerkelijk gemaakte kosten.

Vrijwilligers verdienen grote waardering. Het bestuur van de buurtorganisatie waardeert hen jaarlijks, bijvoorbeeld met een gezamenlijke, samenbindende activiteit.

Artikel 5 Weigeringsgronden

Buurtorganisaties zijn vrijwilligersorganisaties. Bestuursleden ontvangen voor hun inzet geen vergoeding en mogen geen directe of indirecte financiële belangen hebben bij het doen en laten van de buurtorganisatie. De verantwoordelijkheid voor het eigen handelen ligt bij het bestuur van de buurtorganisatie. Schending van het bepaalde in dit artikel kan aanleiding zijn om de subsidie achteraf lager vast te stellen of te stoppen.

Naast financiële belangen kunnen bestuursleden ook andere persoonlijke belangen hebben bij zaken die in de buurt aan de orde zijn. Zij dienen onderwerp van gesprek te zijn binnen het bestuur. De gebiedsregisseur kan in onderhavige gevallen adviseren, in eerste instantie aan de buurorganisatie zelf en uiteindelijk aan het college.

Artikel 6 Aanvraag en vaststelling

Ter uitvoering van het buurtgericht werk zet het college in Heerlen het bureau Buurtgericht Werken in. Vanuit dat bureau is in elke buurt een gebiedsregisseur actief. Die heeft onder meer tot taak de buurtorganisatie te adviseren bij het te voeren beleid. Het college verwacht dat de buurtorganisatie de gebiedsregisseur van de betreffende buurt betrekt bij het opstellen van het activiteitenplan en de begroting, voorafgaand aan de subsidieaanvraag. Dit uiteraard met inachtneming van de zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid van de buurtorganisatie.

De buurtorganisatie dient de subsidie aan te vragen onder overlegging van een begroting en een jaarplan. In het jaarplan dient beschreven te worden welke activiteiten en werkzaamheden er in het komende jaar naar verwachting zullen plaatsvinden. In het jaarplan dient in het bijzonder te worden aangegeven hoe de buurtstichting de sociale cohesie wil versterken ten opzichte van de bestaande situatie (meer mensen bereiken).

Tijdig indienen van de subsidieaanvraag maakt het mogelijk om al heel vroeg in het boekjaar de subsidie te verlenen. Het college spant zich in om bij tijdige aanvragen (voor 1 december) in januari van het subsidiejaar een voorschot ter beschikking te stellen ter grootte van de verleende subsidie. Bij niet-tijdige aanvragen hanteert het college de wettelijke termijnen. Op grond van de Algemene Subsidieverordening Heerlen kan een aanvraag die buiten de aanvraagperiode wordt ingediend, zelfs worden geweigerd.

Bij de aanvraag dienen buurtorganisaties expliciet inzicht te geven in het eigen vermogen en de reserves. Hoewel die verplichting ook uit de Awb en de Algemene Subsidieverordening voortvloeit, wordt dit gedaan om (zoals in het verleden niet ongebruikelijk was) te voorkomen dat buurtorganisaties geld 'oppotten'. In het jaarverslag wordt o.a. beschreven welke werkzaamheden en activiteiten er in het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden (met enige achtergrond informatie), informatie over de buurtorganisatie en de aanwezige netwerken en werkgroepen. Ook wordt aandacht besteed aan de wijze waarop er voor draagvlak en binding met de buurt is gezorgd.

Per jaar zullen van 2 buurtorganisaties de financiële stukken uitgebreid door de gemeente gecontroleerd worden. De selectie van de buurten zal a-select gebeuren, tenzij er een directe aanleiding toe is. De controle zal gebeuren door medewerkers van de afdeling A&O van de gemeente of een door de gemeente extern ingehuurde accountant.

Artikel 7 Subsidiehoogte

De maximale hoogte van de subsidie is in beginsel voor elke buurtorganisatie een gelijk deel van de beschikbare middelen. De basissubsidie bedraagt € 22.939,- per jaar. De buurtorganisaties Stichting Bewonersraad Heerlen Centrum en Stichting Questor verdelen samen één basisdeel. De buurtorganisatie Heerlerbaan kan een toeslag van € 9.000,- op het basisdeel aanvragen omdat zij een verhoudingsgewijs groot gebied (administratief twee buurten) bedient.

De vrije reserve (zgn. egalisatiereserve) mag bij het begin van het subsidiejaar niet hoger zijn dan € 5.000,-. Heeft een buurtorganisatie meer middelen over uit voorgaande jaren, dan kan zij die inzetten in het komende jaar. Dat bedrag zal niet worden gesubsidieerd. Wanneer de feitelijke reserve op 1 januari afwijkt van de verwachting waarop de begroting (en subsidieaanvraag) is gebaseerd, kan er een correctie worden toegepast. Dat kan tijdens het subsidiejaar, maar ook achteraf, bij de vaststelling van de subsidie naar aanleiding van het financieel jaarverslag of na een controle.

Wanneer een buurtorganisatie geld opzij wil zetten voor een toekomstige grote besteding, dan kan zij hierover afspraken maken met haar gebiedsregisseur. Het moet dan gaan om een concreet doel, waarbij wordt aangegeven wanneer de besteding zal plaatsvinden. Zo'n reservering telt dan niet mee voor de € 5.000,- vrije reserve. De afspraken hierover zullen worden vastgelegd in de subsidiebeschikking.

gemeentesecretaris,

mw. C.L.A.F.M. Bruls

burgemeester,

R.K.H. Krewinkel