Raadsvoorstel

raadsvergadering

10 november 2015

agendapunt

nummer

15INT01041

onderwerp

Wijzigen van Archiefverordening gemeente Borne 2013

Aan de gemeenteraad.

Samenvatting voorstel

Gelet op het advies in de nulmeting substitutie inzake het aanscherpen van de teksten voor archiefparagrafen in de dienstverleningsovereenkomsten met verbonden partijen, stellen wij u voor de Archiefverordening gemeente Borne 2013 als volgt te wijzigen:

• 1. A. toe te voegen aan artikel 1, lid g: "Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft (BBV art.1b). Heeft de gemeente enkel een financieel óf bestuurlijk belang, dan is er géén sprake van een verbonden partij. Nadere uitleg omtrent het begrip is te vinden in de nota Verbonden partijen, (12int00493) vastgesteld door de raad op 24 april 2012";

  • B. toe te voegen aan artikel 1, lid h: “Key performance indicators (KPI’s) zijn het middel om gedurende een periode de voortgang en de kwaliteit te meten van het archief en het gevoerde archiefbeheer”;

  • C. toe te voegen aan artikel 1, lid i: “Een archiefjaarverslag is een overzicht van wat er in het betref- fende jaar met het archief en het gevoerde archiefbeheer is gebeurd. Het archiefjaarverslag kent

    een vooraf overeengekomen opzet en structuur”;

  • D. het huidige artikel 5, lid 2 te vernummeren naar artikel 5, lid 3;

  • E. toe te voegen aan artikel 5, lid 2: "Indien wordt samengewerkt met verbonden partijen waarbij sprake is taakoverdracht en daaruit voortvloeiend archiefvorming, worden aanvullende afspraken gemaakt in een dienstverleningsovereenkomst middels een archiefparagraaf".

• 2. Te besluiten dat de wijziging van de verordening in werking treedt de dag na bekendmaking.

1 I nleiding

In de raadsvergadering van 21 mei 2013 heeft u de Archiefverordening gemeente Borne 2013 vastgesteld. Na de vaststelling is er sprake van een ontwikkeling waardoor wij u voorstellen op de verordening een eerste wijziging vast te stellen.

Onlangs is de nulmeting substitutie in het MT gepresenteerd. In deze nulmeting worden naast de specifieke aanbevelingen voor dit traject ook een aantal adviezen gegeven over aangelegenheden welke een zijdelingse relatie hebben met substitutie. Eén van deze adviezen betreft het aanscherpen van de teksten voor de archiefparagrafen in de dienstverleningsovereenkomsten met verbonden partijen. Het gaat hierbij om het opnemen van eisen ten aanzien van digitale opslag, beheer, ontsluiting, archivering, preservatie, vernietiging, overdracht op een later moment en ontvlechting. Dit advies is voor ons aanleiding om een wijziging van de archiefverordening voor te stellen.

2 Beoogd resultaat

Met de vaststelling van de eerste wijziging wordt de nieuwe verordening van kracht.

3 Argumente n

Ingevolge de archiefwetgeving is ons college zorgdrager voor informatie gevormd en beheerd door verbonden partijen. Met zorgdragerschap wordt bedoeld het organiseren van de randvoorwaarden, zoals voldoende budget, gekwalificeerd personeel en een deugdelijke archiefbewaarplaats. Het beheer, het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden, is in de regel belegd bij de verbonden partij en zijn wij is hiervoor op afstand verantwoordelijk. Daarom is het belangrijk om goede afspraken te maken, waardoor geborgd is dat wij ons kunnen overtuigen van voldoende kwaliteit van het informatiebeheer bij onze partners en wij ons op onze beurt kunnen verantwoorden richting de provincie op basis van de bestuursovereenkomst interbestuurlijk toezicht. Borging van de bevindingen omtrent het informatiebeheer en de wijze van uitvoering door verbonden partijen, vindt plaats door middel van opname in het archiefjaarverslag, welke aan ons college en de raad wordt voorgelegd.

Onze gemeente bevindt zich in een ontwikkeltraject richting een regisserende gemeente. Het opnemen van een artikel in de archiefverordening omtrent het vastleggen van aanvullende afspraken middels een archiefparagraaf zorgt voor een helder kader. De uitwerking van dit kader wordt door ons college opgenomen in Bijlage C “Verbonden partijen” van het besluit informatiebeheer. Middels borging in de verordening en in het besluit informatiebeheer wordt een eenduidige werkwijze ten aanzien van alle partners gecreëerd. Tevens zijn wij in staat onze taak als zorgdrager ten aanzien van verbonden partijen op een uniforme wijze vervullen. Wij hebben daartoe een model archiefparagraaf en een model archiefbepaling laten ontwikkelen. Na vaststelling door de raad zullen deze modellen als basis dienen in alle bestaande (nog aan te passen) en nog op te stellen overeenkomsten met verbonden partijen.

4 Kanttekenin gen

Geen.

5 Kosten, baten en dekking

Aan dit besluit zijn geen kosten verbonden.

6 Vervolg na besluitvorming

Nadat de wijziging op de verordening door u is vastgesteld, wordt deze bekendgemaakt in de Bornse Courant en in het digitaal gemeenteblad (GVOP).

Voorstel

Aan de raad wordt voorgesteld om:

de eerste wijziging op de Archiefverordening gemeente Borne 2013 vast te stellen.

Borne, 25-8-2015

Burgemeester en wethouders van de gemeente Borne,

de secretaris, de burgemeester,

G.J. Rozendom mr. drs. R.G. Welten