Gemeente Heusden - Regeling budgethouderschap

onopgemaakt versie, zie www.overheid..nl voor de opgemaakte versie

Het college van de gemeente Heusden;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, artikel 10, lid 2 van de Financiële Beheers- en Controleregeling en artikel 26, leden c, d en e van de Financiële verordening gemeente Heusden;

besluit:

vast te stellen de navolgende Regeling budgethouderschap van de gemeente Heusden.

Deze beleidsregel treedt in werking op 18 februari 2014.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden, gehouden op 18 februari 2014.

de secretaris, de burgemeester,

mr. J.T.A.J. van der Ven drs. J. Hamming

Regeling budgethouderschap van de gemeente Heusden.

Doel: het vastleggen van de verantwoordelijkheden, verplichtingen en bevoegdheden in het kader van het budgetbeheer zoals bedoeld in het Financiële Beheers- en Controleregeling art 10 lid 2 en in het kader van de financiële verordening gemeente Heusden (volgens artikel 212 Gemeentewet), artikel 26 lid c/d/e.

Artikel 1.
Begripsomschrijvingen.

In deze regeling wordt verstaan onder:

• Budgett aak: de aanwijzing aan een budgethouder van een deel van de middelen die via de programmabegroting en productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestaties. Het betreffen zowel middelen voor de exploitatie als voor investeringen (kredieten). Tot de budgettaak worden tevens gerekend de in de begroting opgenomen prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, overige kengetallen en de inzet van mensuren, technische middelen en financiën.

• Opdracht verlenen ten laste van een budget: de bevoegdheid van de (deel)budgethouder om ten laste van zijn/haar toegewezen budget uitgaven te doen.

• Budget: de financiële middelen die behoren bij een budgettaak.

• Hoofdbudgethouder: teammanager die door opdracht van de coördinerend managers (de directieleden buiten de secretaris/algemeen directeur) de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen over een budgettaak.

• Budgethouder: de functionaris die door opdracht van de hoofdbudgethouder de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de uitvoering heeft gekregen om binnen de vastgestelde budgettaak opdrachten te verlenen aan derden voor het realiseren van beoogde prestaties.

• Deelbudgethouder : de functionaris die door opdracht van de budgethouder de bevoegdheid en verantwoordelijkheid voor de uitvoering heeft gekregen om binnen een afgesproken budget opdrachten te verlenen aan derden voor het realiseren van beoogde prestaties .

• Budgetondersteuner: de functionaris die door opdracht van de deelbudgethouder de bevoegheid heeft gekregen om administratieve taken over te nemen van de deel budgethouder ter ondersteuning van de deelbudgethouder.

Artikel 2.
Budgethouderschap ambtelijk apparaat; budgettaken, verantwoordelijkheden en delegatie.

• 1. Het college van burgemeester en wethouders draagt de algemeen directeur de realisatie op van de programbegroting en productbegroting, met toekenning van de bijbehorende budgetten en de bevoegdheid tot het verlenen van opdrachten aan derden.

• 2. Hoofdbudgethouderschap.

  De algemeen directeur draagt aan de coördinerend managers en deze dragen aan de hoofdbudgethouder die onder hun verantwoordelijkheid functioneren op, de realisatie van de in de programbegroting en productbegroting opgenomen programma’s en producten met toekenning van de bijbehorende budgettaken en de bevoegdheid tot het verlenen van opdrachten aan derden met inachtneming van de mandaatregeling.

• 3. Budgethouderschap.

  De hoofdbudgethouders dragen op, aan bepaalde functionarissen die onder hun verantwoordelijkheid werkzaam zijn, de realisatie van de in de productbegroting opgenomen delen van producten. Hiertoe behoren de bijbehorende budgettaken inclusief budgetten, de bevoegdheid tot het verlenen van opdrachten aan derden met inachtneming van de mandaatregeling en de fiattering van facturen.

• 4. Deelbudgetbeheerderschap.

De budgethouders kunnen aan andere bepaalde functionarissen de budgettaken van een deel van het hen toegewezen budget opdragen.

5. Budgetondersteuners.

Budgetondersteuners dragen voor het aan een deelbudgethouder toegewezen budget zorg voor de administratieve afhandeling van het verlenen van opdrachten aan derden en/of het controleren van de ontvangen factuur met de verleende opdracht, maar doet deze werkzaamheden uitsluitend ter ondersteuning van een deelbudgethouder en kan geen opdrachten verlenen noch facturen fiatteren voor betaling.

Artikel 3.
Budgethouderschap: bevoegdheden hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder.

Ter uitvoering van het budgethouderschap komen aan de in deze regeling genoemde hoofd/(deel)budgethouders de bevoegdheden toe zoals genoemd onder a. t/m e. De bevoegdheid genoemd onder a geldt niet voor deel- en budgethouders en de bevoegdheden genoemd onder d. en e. gelden niet voor deelbudgethouders.

• a. de aanwending en inzet van mensuren tot de in de vastgestelde teamplannen, programbegroting en productbegroting aangegeven aantallen per (deel van) product;

• b. de aanwending van het budget tot de in de vastgestelde productbegroting aangegeven -en door de budgethouder te beïnvloeden- bedragen per product;

• c. het in naam van burgemeester en wethouders nemen van besluiten tot het verlenen van opdrachten tot levering van goederen en/of diensten en/of de aanneming van werken voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap;

• d. het compenseren van een overschrijding van een budget binnen de ene budgettaak met een onderschrijding bij het budget van een andere budgettaak onder de volgende voorwaarden:

  • de compensatie vindt plaats binnen het in de productbegroting benoemd product.

  • met het budget waaraan de compensatie wordt onttrokken, moet de budgettaak reeds zijn gerealiseerd, dan wel alsnog met het resterende budget gerealiseerd kunnen worden;

• e. indien compensatie als genoemd onder d. niet mogelijk is, dient de budgethouder contact op te nemen met de hoofdbudgethouder.

Artikel 4.
Eigen verantwoordelijkheid van budgethouder.

Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor de toegekende budgettaak, zullen burgemeester en wethouders of een hoger ambtelijk niveau zich onthouden van het verlenen van opdrachten zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betrokken budgethouder.

Artikel 5.
Uitoefening budgettaak bij afwezigheid (deel-)budgethouder en budgetondersteuner.

Bij afwezigheid van de (deel-)budgethouder worden zijn budgettaken uitgeoefend door zijn/ haar teammanager of door een medewerker die is aangewezen door de hiervoor genoemde teammanager.

Artikel 6.
Budgethouderschap: plichten (deel-)budgethouders.

Ter uitoefening van het budgethouderschap hebben de (deel-)budgethouders de volgende plichten:

• a. de (deel-)budgethouder is zowel kwantitatief als kwalitatief verantwoordelijk voor de realisatie van de budgettaak;

• b. de budgethouder maakt zo nodig afspraken met deelbudgethouders. Met deze afspraken wordt bepaald, welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten (aantallen uren en bedrag), tegen welke kwaliteit wanneer worden geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, overlegt de budgethouder met de hoofdbudgethouder;

• c. de (deel-)budgethouder zorgt ervoor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor de daaraan ten grondslag liggende budgettaak;

• d. de (deel-)budgethouder mag slechts een opdracht verlenen ten laste van zijn/haar budget indien een toereikend budget aanwezig is;

• e. de (deel-)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem verleende opdrachten, respectievelijk rechten;

• f. de budgethouder is verplicht overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 te

  rapporteren;

• g. de budgethouder verstrekt de teammanager alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving;

• h. de (deel-)budgethouder legt op een door hem te bepalen wijze de voortgang van de productie vast door registratie van gerealiseerde prestaties per nader bepaalde tijdstippen.

Een activiteit mag niet worden aangevangen eerder dan er budget beschikbaar is gesteld via de begroting of vastgestelde begrotingswijziging.

Voor de bouwgrondexploitatie geldt dat vooraf de grondexploitatie voor de gehele planperiode is voorgelegd aan de raad. Afhankelijk van de omvang en samenstelling en de looptijd van het plan kan het krediet nader worden onderverdeeld in jaarlijks door het college van burgemeester en wethouders te verstrekken budgetten voor deelactiviteiten die in dat jaar aanvangen.

Artikel 7.
Informatie-uitwisseling.

De financieel consulenten binnen het team bedrijfseconomisch control worden minimaal een week van te voren schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de leiding van de organisatie-eenheden voorgenomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun werkorganisatie zijn verbonden.

Het team bedrijfseconomisch control verstrekt aan de budgethouders tijdig de informatie die van belang is voor een goede vervulling van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.

De in deze regeling genoemde (deel-)budgethouders verstrekken elkaar bij voortduring de informatie die van belang is voor een goede uitoefening van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.

In geval van overschrijding (al dan niet gecompenseerd), genoemd in artikel 3 lid d/e, informeert de budgethouder de financieel consulent.

Artikel 8.
Rapporteren door budgethouders.

Budgethouders dragen zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoordingsrapportage aan de hoofdbudgethouder;

De hoofdbudgethouders dragen zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoordingsrapportage aan de directie.

Er wordt uitsluitend gerapporteerd over gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen tussen de in de begroting per budgettaak geraamde aantallen en/of bedragen en de voorziene realisatie daarvan aan het einde van het jaar; voor zover deze afwijkingen de in lid 3 van dit artikel gestelde grenzen te boven gaan.

De budgethouder rapporteert over afwijkingen ten aanzien van prestaties per budgettaak en over de afwijkingen bij de hiervoor aangewende mensuren indien deze afwijkingen groter zijn dan € 10.000. Bij financiële middelen geldt dat afwijkingen gelijk of groter dienen te zijn dan een bedrag van € 10.000.

De hoofdbudgethouders rapporteren overeenkomstig de vastgestelde procedures, voorschriften en modellen aan de directie.

Bij te rapporteren afwijkingen moeten worden vermeld:

• oorzaak van de afwijking;

• incidenteel of structureel karakter;

• de wijze van bijsturing.

Artikel 9.
Beëindiging van het budgethouderschap.

De opdracht tot uitoefening van een (deel)budgethouderschap en de daarbij toegekende budgettaak, kunnen door de teammanager of coördinerend manager worden beëindigd als op enig moment blijkt dat onvoldoende waarborgen bestaan, dat die opdracht voldoende bekwaam en zorgvuldig zal worden uitgevoerd.

Artikel 10.
Administratief-organisatorische voorschriften uitvoering budgethouderschap.

De in artikel 3 genoemde bevoegdheden, die voortvloeien uit het in deze regeling omschreven budgethouderschap, worden uitgeoefend overeenkomstig hetgeen bij of krachtens de Financiële verordening gemeente Heusden en daaruit volgende regelingen is bepaald.

De in lid 1 bedoelde voorschriften bevatten in ieder geval bepalingen omtrent:

• aanbestedingen;

• offertes;

• het plaatsen van een bestelling;

• controle van een levering;

• behandeling van facturen;

• onverenigbaarheid van functies.

Artikel 11.
Bekendmaking/ inwerkingtreding.

Dit besluit wordt bekendgemaakt en treedt in werking per 18 februari 2014.

Met ingang van dezelfde datum vervalt de Regeling budgethouderschap van de gemeente Heusden van 22 november 2006.

Artikel 12.
Citeertitel.

Dit besluit kan worden aangehaald als: Regeling budgethouderschap van de gemeente Heusden.