Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden en fractieondersteuning aangepast
Op 18 december 2014 heeft de gemeenteraad de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden aangepast. Per 1 juli 2014 is een gewijzigd Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden in werking getreden. Als gevolg van deze wijzigingen dient ook de Verordening Geldelijke Voorzieningen raads- en commissieleden, die op 13 maart 2014 door de Raad is vastgesteld, te worden aangepast. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015 en werkt terug tot 1 juli 2014.
Hoofdstuk I Begripsomschrijvingen
Artikel 1
In deze verordening wordt verstaan onder:
  • a.
    de raad: de gemeenteraad van Leiden;
  • b.
    het college: het college van Burgemeester en Wethouder van Leiden;
  • c.
    commissie: een commissie ingesteld op grond van de artikelen 82, 83 of 84 van de Gemeentewet;
  • d.
    commissielid: lid benoemd in een commissie, als bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.
     
Hoofdstuk II Voorzieningen voor raads- en commissieleden
Artikel 2 Vergoeding voor de werkzaamheden
Vervallen
Artikel 3 Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen
1.Aan commissieleden wordt een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van een commissie en haar subcommissies toegekend die gelijk is aan het voor de van toepassing zijnde inwonersklasse vastgestelde bedrag in tabel IV van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.
  • 2.
    Ook de leden van de Rekenkamercommissie en de Adviesraad Werk en Inkomen (niet zijnde commissies op grond van art. 82, 83 en 84 Gemeentewet) ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van een commissie en haar subcommissies die gelijk is aan het voor de van toepassing zijnde inwonersklasse vastgestelde bedrag in tabel IV van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.
  • 3.
    Geen vergoeding ontvangt degene die zitting heeft in een commissie:
    • a.
      als raadslid;
    • b.
      uit hoofde van dan wel als rechtstreeks uitvloeisel van een ambtelijke of bestuurlijke
      hoedanigheid dan wel van een functie bij een instelling die grotendeels van overheidswege
      wordt gesubsidieerd;
    • c.
      als vertegenwoordiger van een belanghebbende instelling, organisatie of groepering, tenzij
      zijn lidmaatschap van de commissie tevens in belangrijke mate het gemeentelijk belang dient.
4.In afwijking van het bepaalde in het eerste en tweede lid ontvangen de leden van de volgende commissies :
  • -
    Referendumkamer
  • -
    Rekenkamercommissie
gezien hun deskundigheid een extra vergoeding die 50% bedraagt van het bepaalde in het eerste lid.
-de voorzitters van de Regionale Commissie voor de Bezwaarschriften Servicepunt 71 ontvangen, gezien hun deskundigheid, een extra vergoeding die 25% bedraagt van het bepaalde in het eerste lid;
Artikel 4 Reis- en verblijfkosten
  • 1.
    Aan raadsleden worden de ten behoeve van de gemeente gemaakte reis- en verblijfkosten in verband met reizen buiten het grondgebied van de gemeente ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur vergoed.
  • 2.
    Aan commissieleden, niet zijnde duo leden, worden de reis- en verblijfkosten voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie vergoed.
  • 3.
    De vergoeding als bedoeld in het eerste en tweede lid is:
    • a.
      voor wat betreft de verblijfkosten gelijk aan het overeenkomstig in artikel 4, onderdeel c, van de Regeling rechtspositie wethouders bepaalde;
    • b.
      voor wat betreft de reiskosten gelijk aan het overeenkomstig in artikel 4, onderdeel a en b, van de Regeling rechtspositie wethouders bepaalde.
  • 4.
    De reiskosten worden voor ten hoogste één vergadering per dag vergoed.
  • 5.
    In afwijking van het eerste lid ontvangt geen vergoeding degene die zitting heeft in een commissie uit hoofde van dan wel als rechtstreeks uitvloeisel van een functie bij een instelling die grotendeels van overheidswege wordt gesubsidieerd.
  • 6.
    De reis- en verblijfkosten worden alleen vergoed als deze gedeclareerd worden overeenkomstig de bepalingen in deze verordening.
Artikel 5 Buitenlandse excursie of reis
  • 1.
    De gemeenteraad kan een delegatie uit de gemeenteraad of een raadscommissie toestemming verlenen voor een excursie of reis naar het buitenland als deze door of vanwege de gemeente wordt georganiseerd. De gemeenteraad kan aan de toestemming voorwaarden verbinden.
  • 2.
    De in redelijkheid gemaakte reis- en verblijfkosten komen voor rekening van de gemeente.
Artikel 6 Scholing
  • 1.
    Raads- of commissieleden die aan scholing als bedoeld in artikel 13, eerste lid van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden willen deelnemen, die niet door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd, dienen daartoe in overleg met de fractie conform lid 4 een verzoek in bij het presidium.
  • 2.
    De aanvraag bedoeld in het eerste lid gaat vergezeld van inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie.
  • 3.
    Kosten van scholing die wordt georganiseerd door de beroepsvereniging van raadsleden of door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten komt altijd voor vergoeding door de gemeente in aanmerking als voldaan wordt aan de voorwaarden genoemd in het eerste lid.
  • 1.
    Het presidium bepaalt aan het begin van de raadsperiode welk bedrag en onder welke voorwaarden maximaal per lid ten behoeve van scholing kan worden benut. conform artikel 12 lid 1 van deze verordening.
  • 2.
    Aanvragen die niet overeenkomstig de bepalingen in deze verordening worden ingediend, komen niet voor vergoeding in aanmerking.
  • 3.
    De griffier is belast met de uitvoering en in geval van twijfel vraagt de griffier advies aan het presidium.
Artikel 7 Computer
  • 1.
    Raads- en commissieleden kunnen op grond van artikel 7a, lid 2 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden voor de uitoefening van het raadslidmaatschap een tegemoetkoming krijgen voor de aanschaf van een computer. De hoogte hiervan wordt aan het begin van de raadsperiode bepaald door het presidium.
  • 2.
    De kosten hiervan kunnen conform artikel 12 lid 1 van deze verordening één keer per raadsperiode per raads- of commissielid worden vergoed.
  • 3.
    De computer dient de door de gemeente gehanteerde programma’s te kunnen ondersteunen.
Artikel 8 Werkkostenregeling
Gezien de Wet op de loonbelasting 1964 wijst de gemeente als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van die wet aan de vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld in artikel 13a van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.
Artikel 9Rechtsbijstand- en ongevallenverzekering
  • 1.
    Voor de leden van de raad is een rechtsbijstandverzekering afgesloten.
  • 2.
    Voor de leden van de raad is een collectieve ongevallenverzekering afgesloten.
  • 3.
    De premies van de verzekeringen als genoemd in het eerste en tweede lid, komen ten laste van de gemeente Leiden.
Artikel 10 Uitkering bij overlijden
De raadsvergoeding van een lid van de raad, zal, indien hij tijdens zijn lidmaatschap van de raad komt te overlijden, gedurende een periode van twee maanden na het overlijden, doorbetaald worden aan de partner en/of kinderen van het lid van de raad.
Hoofdstuk III Fractieondersteuning (in financiële zin)
Artikel 11 Hoogte bijdrage
  • 1.
    Elke fractie in de raad ontvangt een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie.
  • 2.
    Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 20% voor elke fractie als geheel en een variabel deel van 80% per raadszetel.
  • 3.
    Het College van Burgemeester en Wethouders brengt deze bijdrage jaarlijks in overeenstemming met de trendmatige ontwikkelingen.
Artikel 12 Bestemming bijdrage
1.De fracties besteden de tegemoetkoming voor uitgaven conform artikel 13 en artikel 7a van het Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden en artikel 6 en 7 van deze verordening. Daarnaast wordt de tegemoetkoming gebruikt ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.
  • 2.
    De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:
    • a.
      uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen;
    • b.
      uitgaven aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie;
    • c.
      uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;
    • d.
      uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;
    • e.
      giften en leningen;
    • f.
      buitenlandse reizen;
    • g.
      verkiezing of herverkiezing van raadsleden.
  • 3.
    Onder uitgaven als bedoeld in het tweede lid onder b worden niet begrepen die uitgaven, die geacht kunnen worden zowel in het belang te zijn van de fractie als van de betreffende politieke partij.
Artikel 13 Wijze van betaling
  • 1.
    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt per kwartaal als voorschot verstrekt. De betaling vindt plaats op een door de fracties aangegeven wijze.
  • 2.
    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat kwartaal.
Artikel 14 Bijdrage bij wijziging zetelaantal
1.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage;
Bij vermindering dan wel vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;
  • 1.
    Bij splitsing van een fractie wordt alleen het variabele deel van de op grond van artikel 11, tweede lid vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
  • 3.
    Bij splitsing van een fractie wordt de vastgestelde bijdrage conform lid 2, met ingang van het eerstvolgende kwartaal verstrekt.
Artikel 15 Opschorting en terugstorting
  • 1.
    De fractie is verplicht de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden.
  • 2.
    Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 12 tweede lid kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven door de fractie binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden toegevoegd aan de liquide middelen van de fractie.
  • 3.
    Indien een fractie in gebreke blijft de in het geding zijnde uitgaven binnen de in het tweede lid bedoelde termijn toe te voegen aan de liquide middelen van de fractie, wordt de eerstvolgende betaling van de tegemoetkoming aan de betreffende fractie opgeschort totdat de fractie aan haar verplichtingen heeft voldaan.
  • 4.
    Indien de fractie naar het oordeel van de raad in gebreke blijft de uit deze verordening voortvloeiende verplichtingen na te leven, kan de raad besluiten de individuele leden van de fractie in rechte aan te spreken.
  • 5.
    Indien een fractie op grond van de uitslag van de laatstgehouden verkiezing van de leden van de raad niet terugkeert in de raad, is zij verplicht een eventueel surplus (inclusief een opgebouwde reserve), na aftrek van posten in verband met reeds aangegane verplichtingen die stammen uit de afgelopen zittingsperiode – waaronder begrepen kosten die voortvloeien uit een sociaal plan voor de fractiemedewerker(s) –, binnen drie maanden terug te storten in de gemeentekas.
Artikel 16 Reserves
  • 1.
    Een fractie mag het in enig jaar niet-bestede gedeelte van de tegemoetkoming reserveren ter besteding in volgende jaren van de betreffende zittingsperiode. De reserve mag aan het einde van de zittingsperiode van de raad niet groter zijn dan 30% van de tegemoetkoming voor die fractie over de gehele zittingsperiode, zulks met in begrip van de opgebouwde rente. In de tussenliggende jaren wordt geen maximering van de hoogte van de reservering toegepast.
  • 2.
    Indien aan het einde van de zittingsperiode sprake is van een surplus, uitgaande boven de in het eerste lid vermelde reserve, vindt restitutie plaats door inhouding op de eerstvolgende periodieke betaling(en).
  • 3.
    Na verkiezingen blijft de overeenkomstig het eerste lid berekende reserve beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert in de raad dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
  • 4.
    Indien na verkiezingen de omvang van een fractie is afgenomen, kan de raad besluiten de maximaal toegestane reserve naar evenredigheid te verminderen, rekening houdend met eventuele verplichtingen uit de afgelopen raadsperiode.
Artikel 17 Verantwoording besteding bijdrage
  • 1.
    Jaarlijks vóór 1 april leggen de leden van de fractie dan wel een daartoe gemachtigd lid van de fractie aan de raad, door tussenkomst van de voorzitter van de raad, verantwoording af over de besteding van de tegemoetkoming voor fractieondersteuning over het voorafgaande jaar, onder overlegging van een verslag dat in elk geval een specificatie bevat van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente. In het jaar waarin de verkiezing voor de leden van de raad plaatsvindt, heeft de verantwoording over het voorafgaande jaar tevens betrekking op de periode tot en met één week na de dag van de verkiezing, terwijl het verslag in dat jaar wordt ingediend vóór 1 juni.
  • 2.
    De voorzitter van de raad legt het betreffende verslag ter controle voor aan de Accountant.
  • 3.
    De fractie is te allen tijde verplicht aan de Accountant desgevraagd inzage te verschaffen in de aan het verslag ten grondslag liggende bescheiden. Voorts is de fractie te allen tijde verplicht – op aanwijzing van de voorzitter van de raad – aan de Accountantsdienst inzage te verschaffen in de fractieadministratie.
  • 4.
    De Accountant rapporteert, door tussenkomst van de voorzitter van de raad, aan de raad.
  • 5.
    De raad stelt na ontvangst van het rapport van de Accountant – al dan niet vergezeld van een nader advies van de voorzitter van de raad – de bedragen vast van:
    • a.
      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de tegemoetkoming (met in begrip van eventuele reserve en rente) bekostigd zijn;
    • b.
      het verschil tussen de onder a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
  • 6.
    Indien een fractie niet voldoet aan het bepaalde in het derde lid, kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat niet meer dan 50% van het in artikel 11 bedoelde voorschot aan de betreffende fractie voor het lopende jaar wordt uitbetaald.
Artikel 18 Fractiekamers met bijbehorende faciliteiten
  • 1.
    Een fractie die na de gemeenteraadsverkiezingen een of meer zetels in de Leidse raad inneemt heeft recht op het gebruik van een fractiekamer (met faciliteiten) voor de duur van de raadsperiode.
  • 2.
    De griffier draagt in overleg met de voorzitter van de raad zorg voor de verdeling van de fractiekamers.
  • 3.
    Bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode worden de fractiekamers op basis van omvang van de fracties verdeeld.
  • 4.
    Per fractiekamer wordt desgewenst een bureau met bureaustoel, 1 computer en 1 telefoon beschikbaar gesteld door de gemeente Leiden. Deze zaken blijven eigendom van de gemeente Leiden.
  • 5.
    Elke fractie dient aan het eind van de raadsperiode de haar ter beschikking gestelde fractiekamer in behoorlijke staat op te leveren, dit ter beoordeling van de griffier.
  • 6.
    Alle fracties, (duo)raadsleden en bezoekers handelen conform de huisregels die gelden voor het gebruik van de fractiekamers en keuken in het Stadhuis.
Hoofdstuk IV De procedure van declaratie
Artikel 19 Betaling vaste vergoedingen
De betaling van de vergoeding voor werkzaamheden, de onkostenvergoedingen en declaraties geschiedt maandelijks of in maandelijkse termijnen als er sprake is van een vergoeding op jaarbasis tenzij het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden anders bepaald.
Artikel 20 Rechtstreekse facturering bij de gemeente
  • 1.
    Raads- en commissieleden dragen ten behoeven van het vergoeden van kosten zorgen voor rechtstreekse toezending van de factuur aan de gemeente.
  • 2.
    Verantwoording van de vergoeding door het raadslid, het commissielid vindt plaats door een door het presidium vastgesteld formulier volledig in te vullen en te ondertekenen.
  • 3.
    Facturen komen alleen voor vergoeding in aanmerking als voldaan wordt aan de bepalingen in deze verordening.
  • 4.
    Het formulier wordt ter goedkeuring ingediend bij de griffier of een daartoe aangewezen ambtenaar.
Artikel 21 Declaratie van vooruit betaalde kosten
  • 1.
    De declaratie van de kosten die uit eigen middelen vooruit zijn betaald en de vergoeding van reiskosten met de eigen auto vindt plaats door gebruikmaking van een door het presidium vastgesteld formulier.
  • 2.
    Het formulier wordt binnen twee maanden na de betaling cq de datum van de gemaakte rit volledig ingevuld en ondertekend door het raads- of het commissielid en ter goedkeuring ingediend bij de griffier of een daartoe aangewezen ambtenaar, onder bijvoeging van de bewijsstukken.
Hoofdstuk V Citeertitel en inwerkingtreding
Artikel 22 Intrekking oude regeling
De Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden zoals laatstelijk vastgesteld op 13 maart 2014 (RV 14.0025) wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding.
Artikel 23 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015 en werkt terug tot 1 juli 2014
Artikel 24 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2015.
Toelichting bij de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden en fractieondersteuning 2015
ALGEMEEN
Wettelijke regelingen
De regeling van de rechtspositie van wethouders, raadsleden en leden van gemeentelijke commissies vindt op drie of vier niveaus plaats, te weten bij wet, algemene maatregel van bestuur (AMvB), ministeriële regeling (alleen wethouders) en gemeentelijke verordening. In de Gemeentewet is aangegeven dat de nadere invulling van de rechtspositie van wethouders, raads- en commissieleden moet worden geregeld bij of krachtens de wet (AMvB en ministeriële regeling). Daartoe zijn tot stand gekomen het Rechtspositiebesluit wethouders en het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.
De vergoedingen en regelingen voor raads- en commissieleden en wethouders die bij of krachtens de wet (lees Gemeentewet, rechtspositiebesluit of regeling) dwingendrechtelijk geregeld zijn, zijn niet opgenomen in deze verordening.
Hoofdlijnen gemeentelijke verordening
In deze verordening zijn bepalingen opgenomen inzake de geldelijke voorzieningen voor raadsleden en leden van gemeentelijke commissies. De grondslag hiervoor is te vinden in de Gemeentewet en genoemde Rechtspositiebesluit. raads- en commissieleden
In het tweede lid van artikel 44 GW wordt bepaald dat bij gemeentelijke verordening aan raads- en commissieleden voordelen, anders dan in de vorm van vergoedingen en tegemoetkomingen, mogen worden toegekend. Daarvoor is wel de goedkeuring van gedeputeerde staten vereist.
De rechtspositionele aanspraken voor raads- en commissieleden zijn uitsluitend te vinden in respectievelijk de Gemeentewet, het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en de plaatselijke Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2015.
Afzonderlijke verordeningen
In Leiden is de lokale regeling voor wethouders afgezonderd van de lokale regeling voor raads- en commissieleden.
De verordening bevat bepalingen inzake:
– de beloning voor de werkzaamheden commissieleden
– reis- en verblijfkosten van raads- en commissieleden;
– beschikbaarstelling van computer- en communicatieapparatuur aan raads- en commissieleden en faciliteiten in de vorm van deelname van raads- en commissieleden aan cursussen, congressen, en dergelijke;
– regelingen inzake raads- en commissieleden met een arbeidsongeschiktheids- of werkloosheids-uitkering;
– de procedure van declareren;
De loon- en inkomstenbelasting
Opting-inregeling
Raadsleden kunnen opteren voor de loonbelasting. Het raadslid kan met de gemeente overeenkomen dat deze loonheffing inhoudt. Dat wordt de ‘opting-in-regeling’ genoemd. De administratie van de gemeente is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. In een gezamenlijke verklaring melden de gemeente en het raadslid aan de Belastingdienst dat wordt geopteerd voor de loonbelasting. Als gezamenlijk wordt gekozen voor het loonbelastingsysteem, dan draagt de gemeente de ingehouden loonheffing af aan de Belastingdienst. Omdat een raadslid geen werknemer in de formele zin van het woord is, valt hij zoals gezegd vanwege het raadslidmaatschap niet onder de sociale zekerheidswetgeving. Om die reden worden over de raadsvergoeding ook geen premies sociale zekerheid ingehouden. De inkomsten worden als loon belast in box 1. Het raadslid hoeft in dat geval geen administratie bij te houden.
Werkkostenregeling
Vanaf 1 januari 2011 geldt de fiscale werkkostenregeling. Op grond van die regeling is er voor door de werkgever aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen een forfaitaire vrijstelling van 1,4% van de fiscale loonsom (artikel 31a van de Wet op de loonbelasting 1964). Dit forfait wordt aangevuld met nog
slechts een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten. Over het meerdere – boven het algemene forfait en voor zover niet onder een gerichte vrijstelling vallend – vindt een eindheffing van 80% ten laste van de werkgever plaats. Voor zover de forfaitaire ruimte niet volledig is benut hoeft de gemeente geen loonbelasting af te dragen. De nieuwe opzet maakt het tevens overbodig (de waarde van) als eindheffingsbestanddeel aangewezen verstrekkingen toe te rekenen aan de individuele werknemer.
Kosten die worden gemaakt kunnen niet worden afgetrokken. Wel kan de gemeente onder voorwaarden bepaalde vergoedingen onbelast verstrekken en bepaalde faciliteiten onbelast in bruikleen beschikbaar stellen. Genoemd kunnen worden de vergoeding van reis- en verblijfkosten en de zakelijke deelname aan cursussen en congressen.
Er zijn ook vergoedingen die niet belastingvrij kunnen worden verstrekt.
Indien een raadslid gekozen heeft voor de Opting-in-regeling wordt het bedrag aan onkostenvergoeding genoemd in tabel 2 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden netto uitbetaald. Dit bedrag wordt niet opgenomen in het belastbaar loon van het raadslid. Het bedrag komt ten laste van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.
De gemeente heeft de werkkostenregeling ingevoerd per 1 januari 2014.
Fiscale standaardpositie
Als niet voor de loonbelasting wordt geopteerd, dan geldt voor het raadslid dat hij voor de Wet inkomstenbelasting 2001 resultaat uit een werkzaamheid geniet. In dat geval is het winstsysteem van toepassing. Betrokkene moet dan alle ontvangsten verantwoorden als winst en kan de gemaakte kosten daarop in mindering brengen. Raadsleden die gekozen hebben voor de standaardregeling ontvangen eveneens het bedrag aan onkostenvergoeding genoemd in tabel 2 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. Zij zullen over het bedrag dat zij aan onkostenvergoeding ontvangen inkomstenbelasting moeten betalen, tenzij zij aan de hand van bewijsmateriaal aan kunnen tonen dat de vergoeding is besteed aan onkosten voortvloeiend uit het raadslidmaatschap.
Betrokkenen kunnen bij de aangifte inkomstenbelasting hun werkelijke beroepskosten, met inachtneming van een aantal wettelijke beperkingen en normeringen, in mindering brengen op hun belastbaar inkomen (belastbare resultaat). De gemeente dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen op grond van deze verordening aan de Belastingdienst te melden middels een opgave IB47. Verstrekkingen moeten naar de waarde in het economische verkeer worden opgegeven. Het daadwerkelijk zakelijk gebruik leidt dan tot aftrek.
Eenmalige keuze per zittingsperiode
Zoals hierboven naar voren is gekomen, kan de keuze om al of niet te opteren voor de loonbelasting voor het raadslid ingrijpende gevolgen hebben. De beslissing om voor de loonbelasting te opteren kan eenmaal per zittingsperiode worden gemaakt en geldt in beginsel voor de (resterende) zittingsperiode. Wel kan betrokkene als spijtoptant terugkomen op deze beslissing voor de resterende periode. Opteren voor de loonbelasting hoeft niet bij aanvang van de zittingsperiode te gebeuren, maar kan ook gedurende de zittingsperiode voor de resterende periode.
ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 2 Vergoeding voor de werkzaamheden van het raadslid
Vervallen
In het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden is geregeld dat raadsleden voor hun werkzaamheden een vergoeding ontvangen. In het Rechtspositiebesluit is het maximale bedrag van de vergoeding voor de werkzaamheden aangegeven.
Artikel 3 Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen
In dit artikel is het presentiegeld voor leden van gemeentelijke commissies geregeld. Deze bepaling geldt niet voor raadsleden die in de commissie zitten. Hun vergoeding is immers al geregeld in de rechtspositiebesluiten en elders in deze verordening. Uitgezonderd zijn verder onder meer ambtenaren en bestuurders die in die hoedanigheid in de commissie zitting hebben. Uitgezonderd zijn ten slotte vertegenwoordigers van belangengroepen en dergelijke, tenzij hun lidmaatschap tevens in belangrijke mate het gemeentelijk belang dient.
De hoogte van het presentiegeld wordt bij gemeentelijke verordening bepaald. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt jaarlijks per 1 januari het maximum vast zoals dat is herzien aan de hand van het indexcijfer Cao lonen overheid.
In artikel 3, eerste lid, is ervoor gekozen de hoogte van de vergoeding te bepalen op het door de minister vastgestelde maximum conform de Tabel van de circulaire.
Het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden biedt echter ook de mogelijkheid om in de gemeentelijke verordening te regelen dat in bepaalde gevallen een hoger bedrag aan presentiegeld wordt toegekend dan het eerder bedoelde maximumbedrag. Dat is geregeld in artikel 3, vierde lid, van de verordening. In Leiden is gekozen voor een procentuele verhoging van maximaal 50%.
Artikel 4 Reis- en verblijfkosten raads- en commissieleden
De Gemeentewet voorziet niet in een vergoeding voor ‘woon-werkverkeer’ voor raadsleden. Het isdan ook in strijd met artikel 99 van de Gemeentewet als raadsleden van de gemeente een vergoeding ontvangen voor reizen binnen het grondgebied van de gemeente.
Artikel 97 van de Gemeentewet voorziet voor raads- en commissieleden wel in een vergoeding van de reis- en verblijfkosten voor reizen buiten het grondgebied van de gemeente ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur.
Aan commissieleden kan krachtens artikel 96, eerste lid, van de Gemeentewet echter wel een vergoeding worden gegeven voor de reis- en verblijfkosten in verband met reizen binnen de gemeente.
De vergoeding voor noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte verblijfkosten is niet nader ingevuld. Daarmee is dit een lokale aangelegenheid
Omdat in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden verder geen eigen vergoedingsregeling is opgenomen, is aansluiting gezocht bij de vergoedingsregelingen voor wethouders.
Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de verstrekte vergoedingen bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord. De reiskosten kunnen binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten worden opgevoerd.
Artikel 5 Buitenlandse excursie of reis
Gemeenteraden, delegaties daaruit of wethouders maken wel eens in het gemeentelijk belang excursies of reizen naar het buitenland. Hiervoor moet de gemeenteraad expliciet toestemming verlenen. De reis of excursie wordt in alle gevallen door of vanwege de gemeente georganiseerd.
Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.
Artikel 6 Scholing
Op grond van artikel 13 lid 1 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden komt niet partij-politiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielidmaatschap ten laste van de gemeente. In dit artikel is de procedure verder uitgewerkt. Een scholingsverzoek wordt ingediend bij het presidium. De griffier is belast met de verdere uitvoering.
Gezien de aard en duur van het ambt liggen voor raads- en commissieleden opleidingen voor de hand die gericht zijn op het persoonlijk functioneren in het ambt.
Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie in de raadscommissie, waarin het raads- of duolid is benoemd, de benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden.
Onder deze scholingskosten worden verstaan de cursus- en lesgelden, de kosten van het studiemateriaal, examen- en diplomakosten en de aanschafkosten van verplicht gesteld studiemateriaal, alsmede reis- en verblijfkosten in het kader van de opleiding.
De gemeenteraad kan nadere regels stellen met betrekking tot de toekenning en de hoogte van de tegemoetkoming. In dit artikel wordt bepaald onder welke voorwaarden een raads- of commissielid voor een vergoeding voor scholing in aanmerking komt. De hoogte hiervan wordt aan het begin van de raadsperiode bepaald door het presidium. Hiervoor is in de raadsperiode 2014-2018 maximaal € 500,- per raads- of commissielid per jaar beschikbaar.
De kosten van scholing worden ten laste gebracht van de fractiebijdrage die de fracties ontvangen op grond van artikel 11 van de verordening.
Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.
Artikel 7 Computer
Op grond van artikel 7a lid 2 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden wordt op aanvraag van een raadslid voor de uitoefening van het raadslidmaatschap een vergoeding voor een computer beschikbaar gesteld. Deze bepaling is tevens op commissieleden (die in een commissie zijn benoemd), niet zijnde raadsleden, van toepassing verklaard. De raad kan nadere regels stellen over de tegenmoetkoming. Hiervoor is een regeling getroffen in artikel 7 van de verordening. De kosten van aanschaf worden ten laste gebracht van de fractiebijdrage die de fracties ontvangen op grond van artikel 11 van de verordening.
Er kan per raadsperiode, per raads- of commissielid, één keer gebruik worden gemaakt van deze mogelijkheid. De hoogte hiervan wordt aan het begin van de raadsperiode bepaald door het presidium. Voor de periode 2014-2018 is een plafondbedrag van €700,- vastgesteld. De kosten boven dit bedrag dienen door het raadslid zelf te worden betaald.
Er is voor gekozen deze vergoeding ten laste te brengen van de fractiebijdrage (artikel 11 van deze verordening) zodat fracties zelf de keuze hebben hiervan gebruik te maken en op welke wijze. Wel dient er te worden gekozen voor een computer die de door de gemeente gehanteerde programma’s kan ondersteunen.
Artikel 8 Werkkostenregeling
In verband met de werkkostenregeling moeten een aantal netto-vergoedingen en verstrekkingen door de gemeente aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel. Anders worden deze door de belastingdienst als loon gezien en moet hierover belasting worden ingehouden. Ook de vergoedingen en verstrekkingen die door de belastingdienst gezien worden als gerichte vrijstelling of voor nihil waardering in aanmerking komen moeten in eerste instantie wel aangewezen worden. In een later stadium wordt dan (in de financiele administratie) aangegeven dat dit gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen betreft.
Hoofdstuk III Fractieondersteuning (in financiële zin)
Artikel 11 Hoogte bijdrage
Fracties van politieke partijen in de raad gekozen, ontvangen een financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de fractie als geheel. In de opbouw van de bijdrage is voorzien in een vast deel (20%) per fractie en een variabel deel (80%) (naar het aantal raadsleden van de fractie). De hoogte van de bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld door het college van B&W. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld.
Artikel 12 Bestemming bijdrage
De fracties mogen hun financiële bijdrage uitsluitend besteden aan de uitvoering van hun wettelijke raadstaken. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
  • -
    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
  • -
    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
  • -
    giften en leningen;
De fracties kunnen uit hun fractievergoeding wel een vergoeding verstrekken aan duo-leden of fractieassistenten voor werkzaamheden die zij voor de fractie verrichten. Geadviseerd wordt de betreffende persoon een brief te sturen waarin wordt omschreven wat de werkzaamheden inhouden en welke vergoeding daarvoor wordt verstrekt.
De persoon die de vergoeding ontvangt dient deze zelf op te geven bij de Belastingdienst.
Daarnaast mag de fractievergoeding ook gebruikt worden voor de campagne voor de gemeenteraadsverkiezingen. Het moet dan wel gaan om communicatie tussen de fractie en de burgers. Een voorbeeld hiervan is het maken van een flyer om verantwoording af te leggen aan de kiezer, dus om duidelijk te maken wat de partij de afgelopen jaren heeft gedaan voor de burger. Het gaat dus nadrukkelijk om het verantwoording afleggen aan de kiezers. Het geld mag dus niet besteed worden aan de aanschaf en het uitdelen van pennen of ballonnen met de partijnaam of ander reclamemateriaal.
Artikel 13 Wijze van betaling
De bijdrage wordt als een voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat de bijdrage onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar worden verrekend.
Artikel 14 Bijdrage bij wijziging van zetelaantal
De fractievergoeding bestaat uit een vast deel dat voor iedere fractie gelijk is en een deel per raadszetel. Dit betekent dat als het zetelaantal van een fractie wijzigt ook de fractievergoeding wijzigt. Wijzigingen in zetelaantal van een fractie zijn mogelijk na gemeenteraadsverkiezingen of bij splitsing van een fractie.
Gemeenteraadsverkiezingen vinden in principe plaats in maart. Dit betekent dat wijzigingen in de fractievergoedingen ingaan met ingang van de maand april.
Bij splitsing van een fractie zal de fractievergoeding op een andere manier verdeeld gaan worden dan voorheen. Voorheen was het zo dat het raadslid/de raadsleden die zich afsplitsen van een fractie een evenredig deel (dus zowel van het vaste als van het variabele deel) van de vergoeding meenemen.
Dit is nu aangepast. Het raadslid/de raadsleden die zich afsplitsen kunnen alleen een deel van de variabele vergoeding meenemen. Het vaste deel van de vergoeding blijft bij de oorspronkelijke fractie.
Artikel 15 Opschorting en terugstorting
In dit artikel wordt bepaald, dat fracties verplicht zijn de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden. Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 18, tweede lid van de verordening, kan de raad besluiten dat de fractie binnen een bepaalde termijn de betreffende niet-declarabele uitgaven moet toevoegen aan de liquide middelen van de fractie. Blijft de fractie in gebreke, dan worden de bedragen in mindering gebracht op de tegemoetkoming voor het lopende jaar. Om duidelijk te maken dat een fractie bestaat uit één of meer individuele (raads)leden, is in het vierde lid bepaald dat, indien de raad van oordeel is dat een fractie in gebreke blijft de uit de verordening voortvloeiende verplichtingen na te leven, de individuele leden van de fractie in rechte kunnen worden aangesproken.
Artikel 16 Reservevorming
Fracties mogen een reserve opbouwen waaruit zij lopende de raadsperiode incidentele zaken uit kunnen bekostigen. Besloten kan worden om bijvoorbeeld een deel van de fractievergoeding te reserveren om in enig jaar met de gehele fractie op cursus te gaan.
Een fractie mag in totaliteit nooit meer geld reserveren dan 30% van de tegemoetkoming voor die fractie over de gehele zittingsperiode met inbegrip van de opgebouwde rente.
De reserve dient door de fractie gestort te worden op een bank- of girorekening die alleen bedoeld is voor de reserve. De fractie kan dan door het overleggen van bankafschriften van die rekening aantonen hoe groot de reserve is. De reserve blijft op deze manier nadrukkelijk gescheiden van de ‘lopende’ betalingen en fractievergoedingen.
Dit maakt de controle op de besteding van de fractievergoeding controleerbaar en rechtmatig. Indien geen aparte rekening wordt geopend zal het geld wat niet besteed is gedurende een jaar, worden teruggevorderd door de gemeente. De gemeente zal dat geld in een reserve stoppen en die reserve beheren.
De reserve komt aan het eind van de raadsperiode niet te vervallen. Fracties mogen hun reserve ook naar de nieuwe raadsperiode meenemen, tenzij de fractie niet terugkeert in de Raad.
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. In artikel 20, lid 2 wordt geregeld dat de reserve niet gesplitst wordt maar ter beschikking blijft van de oorspronkelijke fractie.
Artikel 17 Verantwoording besteding bijdrage
In dit artikel is de verantwoording – via een verslag – door de fracties over de besteding van de ontvangen tegemoetkoming geregeld. In het eerste lid wordt bepaald dat de verantwoording wordt afgelegd door de leden van de fractie dan wel door een daartoe gemachtigd lid van de fractie. Hiermee wordt benadrukt dat de (individuele) leden van de fractie verantwoordelijkheid dragen voor de besteding van het fractiebudget. Het in te dienen verslag bevat in elk geval een specificatie van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente. Voor een inzichtelijke administratie en een toereikende onderbouwing van gedane uitgaven is het van belang dat de verantwoording door de fracties aan enkele algemene uitgangspunten voldoet. Zo moeten alle bewijsstukken worden bijgevoegd, moeten de betalingen aan begunstigden aantoonbaar kunnen worden gemaakt door middel van bijvoorbeeld dagafschriften, kwitanties en kassabonnen en moet de aard van de uitgaven worden toegelicht, indien onduidelijkheid kan bestaan over de vraag of de kosten als declarabel in de zin van de verordening kunnen worden aangemerkt. Toegevoegd is een lid, waarin wordt bepaald dat de raad na ontvangst van het rapport van de Accountant al dan niet vergezeld van een nader advies van de voorzitter van de raad – de bedragen vaststelt van de uitgaven van een fractie die in het vorige jaar uit de tegemoetkoming bekostigd zijn, de reserve en eventueel de hoogte van het terugvorderingsbedrag.
De termijn waarvoor de verantwoording van de fracties ingeleverd dient te worden bij de griffie is bepaald op 1 april. Dit om de Accountant voldoende tijd te geven haar controle goed uit te voeren.
Artikel 18 Fractiekamers met bijbehorende faciliteiten
Alle fracties die op grond van de gemeenteraadsverkiezingen een of meer zetels hebben in de raad hebben recht op het gebruik van een fractiekamer. De fractiekamers zijn gelegen op de eerste etage van het Stadhuis.
In het derde lid wordt aangegeven dat na elke verkiezingen de fractiekamers opnieuw worden toegewezen, afhankelijk van de omvang van de fracties op dat moment. Fracties bouwen dus geen rechten op een specifieke kamer op.
Fracties die na een raadsperiode hun kamer moeten verlaten (omdat zij op basis van de nieuwe hoeveelheid zetels een grotere of kleinere kamer krijgen), dienen deze kamer in een goede staat op te leveren. Een aantal fracties heeft verbeteringen in hun fractiekamers aangebracht, zoals onder andere (sfeer)verlichting en luxer meubilair. Als de ‘nieuwe’ verlichting wordt meegenomen naar de nieuw toegewezen fractiekamer dient de fractie ervoor zorg te dragen dat de oorspronkelijke verlichting (tl-balken) functioneert.
Tot slot wordt verwezen naar de huisregels die gelden voor het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes en de fractiekamers.
Hoofdstuk IV De procedure van declaratie
Artikelen 19 t/m 21 De procedure van declaratie
In artikel 19 zijn de twee manieren van betaling aangegeven. In de artikelen 20 en 21 is vervolgens aangegeven in welke gevallen welke betalingswijze aan de orde is en welke procedurevoorschriften in achtgenomen moeten worden.
Declaratie van vooruitbetaalde kosten
Daarbij gaat het om vergoeding van de volgende kosten:
– reis- en verblijfkosten van raadsleden;
– reis- en verblijfkosten van leden van gemeentelijke commissies.
Naar boven