Gemeenteblad van Scherpenzeel

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
ScherpenzeelGemeenteblad 2014, 80381Verordeningen
Financiële Verordening 2014, gemeente Scherpenzeel
HOOFDSTUK 1. INLEIDENDE BEPALINGEN
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
  • a.
    afdeling:
    iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.
  • b.
    administratie
    het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Scherpenzeel en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
  • c.
    incidentele baten en lasten
    lasten en baten die zich gedurende maximaal drie jaren voordoen, waarbij rekening wordt gehouden met de nadere verduidelijking die de Commissie BBV verstrekt[1]
    [1] Zie o.a. de Notitie incidentele en structurele baten en lasten d.d. januari 2012
  • d.
    belastingen
    verplichte betalingen aan de gemeeente, waar geen rechtstreekse individuele contraprestatie van de gemeente tegenover staat en die krachtens algemene regels worden geheven.
  • e.
    rechten
    betalingen die de gemeente krachtens algemene regels vordert ter zake van een concrete door haar in haar functie als zodanig individueel bewezen dienst. Hierbij is sprake van een direct aanwijsbare contraprestatie van de gemeente. Deze contraprestatie kan bestaan uit een product of dienst.
  • f.
    prijzen
    te betalen bedragen voor gemeentelijke diensten of leveringen van goederen of werken waarbij sprake is van een privaatrechtelijke verhouding tussen gemeente en afnemer.
HOOFDSTUK 2. BEGROTING EN VERANTWOORDING
Artikel 2. Programma-indeling
  • 1.
    De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.
  • 2.
    De raad stelt per programma vast:
    • a.
      de doelstellingen: Wat willen we bereiken?
    • b.
      de prestaties: Wat gaan we ervoor doen?
    • c.
      de baten en lasten: Wat mag het kosten?
  • 3.
    De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.
Artikel 3. Begroting
  • 1.
    In de begroting wordt inzicht gegeven in de actuele doelstellingen en te verrichten prestaties per programma.
  • 2.
    Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s
  • 3.
    Per programma wordt inzicht verschaft in de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves bij dat programma.
  • 4.
    Per programma wordt een overzicht opgenomen van incidentele baten en lasten.
  • 5.
    Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
Artikel 3a. Kaders ontwerp-begroting
Het college biedt voor 31 mei aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 15 juli vast.
Artikel 3b. Jaarstukken.
  • 1.
    Het college informeert de raad uiterlijk 1 maart over het voorlopige financiële saldo van de jaarrekening van het afgelopen jaar.
  • 2.
    Het college legt jaarlijks aan de raad verantwoording af door middel van het jaarverslag en de jaarrekening. De indeling van het jaarverslag sluit aan bij de indeling van de begroting.
  • 3.
    In het jaarverslag wordt per programma inzicht gegeven in de verrichte prestaties ter realisatie van de doelstellingen.
  • 4.
    In het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s, alsmede een toelichting op de verschillen ten opzichte van de meest actuele raming.
  • 5.
    Per programma wordt inzicht verschaft in de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves bij dat programma.
  • 6.
    Per programma wordt een overzicht opgenomen van incidentele baten en lasten.
  • 7.
    In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
  • 8.
    De raad stelt de jaarstukken vast, de vaststelling dient het college tot decharge.
Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
  • 1.
    De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.
  • 2.
    Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
  • 3.
    Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden met meer dan € 50.000, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld.
  • 4.
    Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.
  • 5.
    Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.
Artikel 5. Tussentijdse beleidsmatige rapportage
  • 1.
    Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse Bestuursrapportage over de uitvoering en de bijstelling van het beleid. Deze rapportage wordt in juni in de raad behandeld. Behandeling in een raadscommissie is niet verplicht.
  • 2.
    De indeling van de Bestuursrapportage volgt de programma-indeling van de begroting.
  • 3.
    Indien de realisatie van de beleidsdoelstellingen positief of negatief afwijkt (tijd en/of kwaliteit), verschaft het college een toelichting over de oorzaken en gevolgen van de afwijking, alsmede eventuele maatregelen.
  • 4.
    De bestuursrapportage geeft inzicht in de actuele ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering.
Artikel 5a. Tussentijdse financiële rapportage
  • 1.
    Het college rapporteert twee keer per jaar over de realisatie van de begroting van de gemeente middels een Financiële rapportage. De eerste Financiële rapportage wordt tegelijkertijd met de Bestuursrapportage aangeboden, de tweede rapportage wordt in oktober in de raad behandeld. Behandeling in een raadscommissie is niet verplicht.
  • 2.
    De tussenrapportage sluit aan bij de indeling van de begroting en bevat een uiteenzetting over de stand van zaken en eventuele bijstellingen ten aanzien van:
    • a.
      de baten en lasten per programma;
    • b.
      het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;
    • c.
      Het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;
    • d.
      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;
    • e.
      het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d;
    • f.
      de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten;
    • g.
      de ontwikkeling van de personeelslasten.
  • 3.
    In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten op productniveau en investeringskredieten in de begroting groter dan € 12.500 toegelicht.
HOOFDSTUK 3. FINANCIEEL BELEID
Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa
Het College biedt tenminste één keer in de vier jaar een (geactualiseerde) nota activabeleid aan. Deze nota vormt de basis voor het te voeren activabeleid.
Artikel 6a. Reserves en voorzieningen
  • 1.
    Het College biedt ten minste één keer in de vier jaar een (geactualiseerde) nota reserves en voorzieningen aan.
  • 2.
    De nota behandelt:
    • a.
      de vorming en besteding van reserves;
    • b.
      de vorming en besteding van voorzieningen;
    • c.
      de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen.
Artikel 6b. Grondbeleid
  • 1.
    Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad.
  • 2.
    In deze nota wordt tenminste aandacht besteed aan:
    • a.
      de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
    • b.
      te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
    • c.
      de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
    • d.
      de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
Artikel 6c. Verstrekking subsidies
  • 1.
    Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan.
  • 2.
    De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.
Artikel 7. Kostprijsberekening
  • 1.
    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Scherpenzeel wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
  • 2.
    Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
  • 3.
    Voor rentetoerekening aan activa en passiva wordt uitgegaan van een vaste rekenrente. Minimaal eens per twee jaar beoordeelt het college of een wijziging van deze vaste rekenrente noodzakelijk is, gezien de ontwikkelingen op de kapitaalmarkt en de rentekosten en -baten van de gemeente. Het college legt de uitkomsten van deze beoordeling vast in (een aparte paragraaf) van de jaarlijkse kadernota (zoals bedoeld in artikel 3a).
Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, heffingen, rechten, en prijzen
  • 1.
    Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, afvalstoffenheffing, rioolheffing en rechten.
  • 2.
    Het uitgangspunt bij het vaststellen van de tarieven voor afvalstoffenheffing, rioolheffing en rechten is dat deze volledig de kosten dekken, tenzij zwaarwegende redenen een afwijking van dit uitgangspunt rechtvaardigen.
  • 3.
    Periodiek beoordeelt het college of de tarieven voor afvalstoffenheffing, rioolheffing en rechten aan het genoemde uitgangspunt voldoen.
  • 4.
    De besluiten voor het vaststellen en/of wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.
Artikel 9. Financieringsfunctie
  • 1.
    Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:
    • a.
      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;
    • b.
      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;
    • c.
      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;
    • d.
      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
  • 2.
    Het college stelt één keer in de vier jaar een treasurystatuut op dat door de raad wordt vastgesteld. In de nota staan de richtlijnen die bij het uitvoeren van de financiële functie in acht worden genomen.
HOOFDSTUK 4. FINANCIEEL BEHEER EN INTERNE CONTROLE
Artikel 10. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:
  • a.
    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de sectoren/stafbureau;
  • b.
    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
  • c.
    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
  • d.
    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
  • e.
    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
  • f.
    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 11. Interne controle
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen en legt deze regels vast.
Artikel 12a. Registratie bezittingen, activa en vermogen
Het college draagt ten minste één keer in de vier jaar zorg voor een registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
HOOFDSTUK 5. FINANCIELE ORGANISATIE
Artikel 13. Financiële organisatie
Het college zorgt voor en legt vast:
  • a.
    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;
  • b.
    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
  • c.
    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
  • d.
    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
  • e.
    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.
Artikel 13a. Inkoop en aanbesteding
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.
Artikel 13b. Subsidieverstrekking en steunverlening
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.
HOOFDSTUK 6. PARAGRAFEN
Artikel 14. Lokale heffingen
  • 1.
    Bij de begroting doet het college in de paragraaf lokale heffingen, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval verslag van: de opbrengsten per lokale heffing, de kostendekkendheid van de rioolheffingen en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen en meerpersoonshuishoudingen.
  • 2.
    In de jaarstukken legt het college verantwoording af over de opbrengsten van lokale heffingen.
Artikel 15. Weerstandsvermogen en risicomanagement
  • 1.
    Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en tevens een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en geeft daarbij aan in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
  • 2.
    Het college beoordeelt of er sprake is van een materieel belang. Er is in ieder geval sprake van een materieel belang als het bedrag waarvoor de gemeente aansprakelijk wordt gesteld door derden € 50.000 of meer is.
Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen
  • 1.
    Het college draagt zorg voor het opstellen en actualiseren van het onderhoud kapitaalgoederen in onderhoudsplannen, waaronder in ieder geval begrepen:
    • a.
      wegen;
    • b.
      openbaar groen;
    • c.
      gebouwen;
    • d.
      water;
    • e.
      rioleringen;
  • 2.
    Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud op de terreinen waarop de in lid 1 bedoelde kapitaalgoederen betrekking hebben. Tevens wordt hierbij inzicht gegeven in de mutaties aan de voorzieningen.
Artikel 17. Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
  • a.
    de kasgeldlimiet;
  • b.
    de renterisiconorm;
  • c.
    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
  • d.
    de rentevisie;
  • e.
    een overzicht van schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage
  • f.
    een overzicht van uitzettingen met een looptijd langer dan een jaar;
  • g.
    indien van toepassingen, de koerswaarde van de in lid f genoemde uitzettingen.
Artikel 18. Bedrijfsvoering
  • 1.
    In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.
  • 2.
    In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
  • 3.
    Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet. Daarnaast rapporteert het college in deze paragraaf over interne onderzoeken (audits) en procesoptimalisties.
Artikel 19. Verbonden partijen
In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen een overzicht van de verbonden partijen gegeven, waarbij tevens de doelstelling van deelname en het financieel belang voor de gemeente wordt opgenomen.
Artikel 20. Grondbeleid
In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name op de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.
HOOFDSTUK 7. SLOTBEPALINGEN
Artikel 21. Inwerkingtreding
  • 1.
    Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 februari 2014. De stukken voor begrotingsjaar 2014 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
  • 2.
    Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Financiële verordening gemeente Scherpenzeel 2012’ vastgesteld door de raad op 27 september 2012.
Artikel 22. Citeertitel
Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente Scherpenzeel 2014’.
 
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van 30 januari 2014,
 

B.S. van Ginkel-Schuur

Griffier

B. Visser

voorzitter