Burgemeester en wethouders maken ingevolge artikel 139 van de Gemeentewet bekend dat de gemeenteraad in zijn vergadering van 4 december 2014 de verordening Archiefverordening gemeente Castricum 2014 heeft vastgesteld.
De gemeenteraad van Castricum,
 
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 oktober 2014;
 
gezien het advies uit de raadscarrousel van 20 november 2014;
 
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 5 van de Gemeenschappelijke Regeling RHCA;
 
besluit vast te stellen de navolgende:
 
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
 
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
  • a.
    de wet: de Archiefwet 1995;
  • b.
    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
  • c.
    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling, die zich bevindt in Alkmaar;
  • d.
    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet en artikel 20, lid 5 van de gemeenschappelijke regeling benoemde gemeentearchivaris;
  • e.
    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
  • f.
    beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
  • g.
    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
  • h.
    de gemeenschappelijke regeling: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA).
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
 
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
 
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
 
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
 
Artikel 5
  • 1.
    Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
  • 2.
    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
 
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
 
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
 
Artikel 9
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
 
Artikel 10
Het college van burgemeester en wethouders doet aan de archivaris tijdig mededeling om een voorstel te doen van het voornemen tot:
  • a.
    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
  • b.
    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
  • c.
    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
  • d.
    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
  • e.
    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;
  • f.
    vervanging van archiefbescheiden door reproducties (toegevoegd).
     
Artikel 11
De archivaris doet jaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
 
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
 
Artikel 12
De Archiefverordening van Castricum, 17 september 2009 wordt ingetrokken.
 
Artikel 13
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
 
Artikel 14
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Castricum 2014.
 
Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Castricum van 4 december 2014.
de griffier, de voorzitter,
mr. V.H. Hornstra, drs. A. Mans
 
Naar boven