Gemeenteblad van Steenwijkerland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Steenwijkerland | Gemeenteblad 2014, 73990 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Sinds 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht uitgebreid met regels voor het verkeer langs elektronische weg tussen inwoners/ondernemers en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling (de zogenaamde Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). De Awb biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan tussen beide partijen en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als conventioneel (schriftelijk) verkeer en in welke andere gevallen verkeer langs elektronische weg gelijkgesteld kan worden aan andere vormen van berichtenverkeer. Tevens legt de wet een basis voor elektronische dienstverlening door overheidsinstanties. Naast de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geven de Wet elektronische handtekeningen, de Grondwet en de al bestaande artikelen in de Awb ook voorwaarden voor het elektronisch communiceren en het elektronisch afhandelen van verzoeken en aanvragen van inwoners en ondernemers door overheidsinstanties.
Inwoners en ondernemers gaan steeds meer gebruik maken van het communicatiemiddel e-mail. In plaats van het schrijven van brieven naar de gemeenten zullen zij ook belangrijke e-mails naar de gemeente willen sturen. E-mail dient op dezelfde wijze te worden behandeld als brieven. Er kunnen dus rechten aan worden ontleend die overeenkomen met de rechten die aan berichten op papier kunnen worden ontleend. De gemeente dient daarom duidelijke regels voor e-mail gebruik op te stellen en na te leven.
Het gebruik van e-mail neemt toe terwijl de registratie en de archivering ervan maar weinig aandacht krijgen. Hiermee loopt de gemeente het risico dat belangrijke berichten kwijtraken wat gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het e-mail protocol is opgenomen wanneer medewerkers berichten ter registratie moeten aanbieden.
Het e-mail protocol bevat de gebruiksregels die gelden voor het omgaan met e-mail door de gemeente. Deze gebruiksregels zijn opgesteld omdat het berichtenverkeer via e-mail steeds meer status krijgt. Inwoners en ondernemers die via e-mail met de gemeente willen communiceren moeten hiertoe in de gelegenheid worden gesteld. In de Awb staat beschreven dat de gemeente nadere regels moet geven over de manier waarop en wanneer er via de elektronische weg gecommuniceerd kan worden. De gemeente Steenwijkerland doet dit in de vorm van dit e-mail protocol.
- 1.
- 2.Ook vanuit de techniek worden een aantal voorwaarden gesteld aan het digitale berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kan worden, omdat bijvoorbeeld de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Steenwijkerland, en we hebben al onze hulpmiddelen die beschikbaar zijn ingezet, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling worden genomen. De ontvanger stuurt hierover een bericht aan de afzender. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Bestanden die groter zijn kunnen per post op een CD,DVD, via website of ZIP bestand, met een begeleidende brief worden verstuurd naar de gemeente Steenwijkerland.
- 3.
- 4.Elektronische aanvragen en klachten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website. Indien de betreffende dienst of het product niet middels een webformulier wordt aangeboden kan een bericht in een andere vorm elektronisch worden verzonden.
- 5.Overige functionele berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn naar de algemene postbus info@Steenwijkerland.nl, algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Steenwijkerland, of wanneer er via de website uitdrukkelijk sprake is van een specifiek mailadres.
- 6.
- a.
- b.
- c.Berichten die niet voorzien zijn van naam en adres van de afzender. Bij een gebrekkige e-mail krijgt de afzender het verzoek om binnen een vastgesteld termijn alsnog zijn/haar gegevens te vermelden. Indien hier geen reactie op komt, dan zijn we gerechtigd om het verzoek niet in behandeling te nemen.
- d.
- e.
- f.
- 7.
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website en functionele berichten die binnenkomen op info@Steenwijkerland.nl wordt een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.
- 1.De afzender van een functioneel bericht ontvangt binnen 5 werkdagen na ontvangst een ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wie de behandelende ambtenaar is of welke afdeling de brief behandelt. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente Steenwijkerland is ontvangen.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 1.
- 2.Registratiewaardige berichten die rechtstreeks binnenkomen op de algemene postbus info@Steenwijkerland.nl en algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Steenwijkerland, worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde Zaaksysteem.
- 3.
- 1.Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het registreren van aanvullende registratiewaardige berichten waardoor deze automatisch gearchiveerd worden. Nieuwe zaken kunnen aangevraagd worden bij de afdeling DIM waardoor, deze registratiewaardige berichten die rechtstreeks zijn ontvangen of verstuurd via een persoonlijke postbus, op de juiste wijze geregistreerd en gearchiveerd worden.
- 2.
- 3.
Het protocol is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Steenwijkerland en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische
berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan, de zogenaamde bestuurlijke berichten.
De werking van het protocol is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, d.w.z. berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. Het protocol beoogt geen regels te geven omtrent privé gebruik van e-mail. Voor privé gebruik geldt het protocol: Gebruiksregels e-mail voor medewerkers van de gemeente Steenwijkerland.
Lid 1 van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Steenwijkerland geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar inwoners en ondernemers en andere partijen via de elektronische weg.
Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld.
In lid 2 wordt gesteld dat elektronische aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies)en klachten alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor inwoner en ondernemer duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.
Voor overige functionele berichten is in lid 3 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus info@Steenwijkerland.nl, algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Steenwijkerland of via een webformulier op de gemeentelijke website. Als een algemeen mailadres niet meer actief is, wordt dit gepubliceerd. In de Awb wordt gesproken over een doorzendplicht wanneer post niet bij het juiste bestuursorgaan is terechtgekomen. Door aan te geven welke elektronische postbussen gebruikt kunnen en moeten worden zijn medewerkers niet gehouden aan de doorzendplicht. Zo worden situaties voorkomen waarin een medewerker functionele berichten via zijn postbus ontvangt in een periode dat hij voor langere tijd ziek thuis is of met vakantie is.
Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel bericht, binnen 5 werkdagen na ontvangst, op de hoogte gesteld wie de behandelend ambtenaar/afdeling is middels een ontvangstbevestiging.
Wanneer een functioneel bericht binnen zes weken wordt beantwoord is het sturen van een tussentijds bericht niet nodig.
Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen hetzelfde. Bij het ontbreken van een wettelijke termijn geldt een termijn van zes weken.
Voor de afhandeling van bestuurlijke berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan eenvoudig worden opgelost door een afzender in een webformulier aan te laten geven of hij of zij elektronisch bereikbaar is.
Een andere eis die het protocol stelt aan het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen, en bestuurlijke berichten in het bijzonder, is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen.
Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Voor een besluit van een bestuursorgaan geldt dat deze niet ondertekend hoeft te zijn om juridisch rechtsgeldig te zijn. Desgewenst kan ondertekend worden met een gescande handtekening. Voor overige berichten geldt, dat naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed moet zijn.
Registratiewaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en registratiewaardige berichten die binnenkomen op info@Steenwijkerland.nl en algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door gemeente Steenwijkerland worden vastgelegd in het Zaaksysteem door medewerkers van afdeling DIM, die belast zijn met deze werkzaamheden, of door andere medewerkers in een afdelingsspecifieke applicatie.
Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt. Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben.
De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van berichten die voor registratie en archivering in aanmerking komen berust bij de medewerkers zelf. Het betreft hier berichten die aanleiding zijn of betrekking hebben op een beslissing die leidt tot een rechtsgevolg voor aanvrager of derden. Deze berichten moeten te allen tijde traceerbaar zijn in het Zaaksysteem.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2014-73990.html