Gemeenteblad van Steenwijkerland

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
SteenwijkerlandGemeenteblad 2014, 73990Overige besluiten van algemene strekking
E-mail protocol digitaal berichtenverkeer gemeente Steenwijkerland
 
Inleiding
Sinds 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht uitgebreid met regels voor het verkeer langs elektronische weg tussen inwoners/ondernemers en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling (de zogenaamde Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). De Awb biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan tussen beide partijen en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als conventioneel (schriftelijk) verkeer en in welke andere gevallen verkeer langs elektronische weg gelijkgesteld kan worden aan andere vormen van berichtenverkeer. Tevens legt de wet een basis voor elektronische dienstverlening door overheidsinstanties. Naast de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geven de Wet elektronische handtekeningen, de Grondwet en de al bestaande artikelen in de Awb ook voorwaarden voor het elektronisch communiceren en het elektronisch afhandelen van verzoeken en aanvragen van inwoners en ondernemers door overheidsinstanties.
 
Inwoners en ondernemers gaan steeds meer gebruik maken van het communicatiemiddel e-mail. In plaats van het schrijven van brieven naar de gemeenten zullen zij ook belangrijke e-mails naar de gemeente willen sturen. E-mail dient op dezelfde wijze te worden behandeld als brieven. Er kunnen dus rechten aan worden ontleend die overeenkomen met de rechten die aan berichten op papier kunnen worden ontleend. De gemeente dient daarom duidelijke regels voor e-mail gebruik op te stellen en na te leven.
 
Het gebruik van e-mail neemt toe terwijl de registratie en de archivering ervan maar weinig aandacht krijgen. Hiermee loopt de gemeente het risico dat belangrijke berichten kwijtraken wat gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het e-mail protocol is opgenomen wanneer medewerkers berichten ter registratie moeten aanbieden.
 
Het e-mail protocol bevat de gebruiksregels die gelden voor het omgaan met e-mail door de gemeente. Deze gebruiksregels zijn opgesteld omdat het berichtenverkeer via e-mail steeds meer status krijgt. Inwoners en ondernemers die via e-mail met de gemeente willen communiceren moeten hiertoe in de gelegenheid worden gesteld. In de Awb staat beschreven dat de gemeente nadere regels moet geven over de manier waarop en wanneer er via de elektronische weg gecommuniceerd kan worden. De gemeente Steenwijkerland doet dit in de vorm van dit e-mail protocol.
 
Hoofdstuk 1. Begripsbepaling, reikwijdte en doeleinden
Artikel 1. Begripsbepaling
In dit protocol wordt verstaan onder:
Algemene postbus:
Elektronische postbus welke niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Steenwijkerland, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan (info@Steenwijkerland.nl).
Persoonlijke postbus:
Elektronische postbus welke gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Steenwijkerland.
Gemeentelijk e-mailadres:
Elektronisch postadres eindigend op @Steenwijkerland.nl.
Gemeentelijke website:
De internetsite van de gemeente Steenwijkerland, www.Steenwijkerland.nl.
Elektronische berichten:
Informatie die langs elektronische weg verzonden wordt. Bij verkeer langs elektronische weg kan men bijvoorbeeld denken aan e-mailberichten, webformulieren en SMS berichten.
Functionele berichten:
Digitale berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt.
Privé berichten:
Digitale berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt.
Bestuurlijke berichten:
Functionele berichten ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan. Bijvoorbeeld aanvragen, bezwaarschriften, meldingen, klachten en zienswijzen.
Niet bestuurlijke berichten:
Functionele berichten niet ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan.
Registratie- en archiefwaardige berichten (formele post):
Berichten die volgens de geldende criteria voor registratie en archivering in aanmerking komen.
Niet registratie- en archiefwaardige berichten:
Berichten die volgens de geldende criteria niet voor registratie en archivering in aanmerking komen
Medewerker:
Persoon met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Steenwijkerland of een persoon die (betaalde of niet betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband.
Behandelaar:
Medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast.
Gemeente Steenwijkerland:
De bestuursorganen: de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad.
Artikel 2. Reikwijdte
  • 1.
    Het protocol is van toepassing op functionele berichten verstuurd naar of ontvangen op een gemeentelijk e-mailadres. Privé berichten vallen niet onder de werking van het protocol.
  • 2.
    Het protocol is van toepassing op inkomende functionele berichten verzonden via een webformulier vanaf de gemeentelijke website.
  • 3.
    Het protocol is niet van toepassing op overige vormen van inkomend en uitgaand elektronisch verkeer.
  • 4.
    Het protocol is van toepassing op verkeer tussen inwoners en bestuursorganen met uitzondering van de gevallen genoemd in artikel 2:13 lid 2 van de Awb.
Artikel 3. Doeleinden
  • 1.
    Naar de eigen organisatie verschaft het protocol duidelijkheid over hoe medewerkers om behoren te gaan met de afhandeling van functionele berichten.
  • 2.
    Naar overige partijen maakt het protocol kenbaar dat het mogelijk is om berichten elektronisch naar de gemeente Steenwijkerland te verzenden en verschaft het duidelijkheid in de voorwaarden die de gemeente Steenwijkerland stelt aan het gebruik van de elektronische weg.
Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheid
Artikel 4. Verantwoordelijkheid
Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de behandeling van functionele berichten conform dit protocol.
Hoofdstuk 3. Bereikbaarheid
Artikel 5. Bereikbaarheid
  • 1.
    Door eisen te stellen aan digitaal berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Steenwijkerland.
  • 2.
    Ook vanuit de techniek worden een aantal voorwaarden gesteld aan het digitale berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kan worden, omdat bijvoorbeeld de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Steenwijkerland, en we hebben al onze hulpmiddelen die beschikbaar zijn ingezet, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling worden genomen. De ontvanger stuurt hierover een bericht aan de afzender. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Bestanden die groter zijn kunnen per post op een CD,DVD, via website of ZIP bestand, met een begeleidende brief worden verstuurd naar de gemeente Steenwijkerland.
  • 3.
    Berichten kunnen digitaal naar de gemeente Steenwijkerland worden verzonden.
  • 4.
    Elektronische aanvragen en klachten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website. Indien de betreffende dienst of het product niet middels een webformulier wordt aangeboden kan een bericht in een andere vorm elektronisch worden verzonden.
  • 5.
    Overige functionele berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn naar de algemene postbus info@Steenwijkerland.nl, algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Steenwijkerland, of wanneer er via de website uitdrukkelijk sprake is van een specifiek mailadres.
  • 6.
    Berichten die niet in behandeling worden genomen zijn:
    • a.
      Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, ondanks gebruik van alle beschikbare hulpmiddelen;
    • b.
      berichten die de maximale e-mail grootte overschrijden;
    • c.
      Berichten die niet voorzien zijn van naam en adres van de afzender. Bij een gebrekkige e-mail krijgt de afzender het verzoek om binnen een vastgesteld termijn alsnog zijn/haar gegevens te vermelden. Indien hier geen reactie op komt, dan zijn we gerechtigd om het verzoek niet in behandeling te nemen.
    • d.
      Berichten die door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente Steenwijkerland worden tegengehouden. De gemeente Steenwijkerland moet inspanningen leveren om alle mail te openen, waarbij spam mail via Trend Micro geopend worden om te checken of het daadwerkelijk spammail is.
    • e.
      Een verzoek om informatie als bedoeld in artikel 3 van de Wet openbaarheid van bestuur.
    • f.
      Bezwaarschriften en zienswijzen als bedoeld in de Awb.
  • 7.
    Berichten moeten aan de volgende eisen voldoen:
    • a.
      Het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 10 Mb.
    • b.
      Het bericht moet door de e-mailserver van de gemeente Steenwijkerland verwerkt kunnen worden.
    • c.
      Eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente Steenwijkerland gehanteerde pakketten zoals Word, Excel, Acces,Powerpoint en de formaten die gehanteerd moeten worden zijn PDF, JPG en TIFF en ZIP.
    • d.
      Het e-mailadres moet herleidbaar zijn.
    • e.
      Het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten.
    • f.
      Berichten mogen geen virussen bevatten en mogen niet worden gekenmerkt als spammail.
Hoofdstuk 4. Afhandeling
Artikel 6. Ontvangstbevestiging
Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website en functionele berichten die binnenkomen op info@Steenwijkerland.nl wordt een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.
Artikel 7. Afhandeling
  • 1.
    De afzender van een functioneel bericht ontvangt binnen 5 werkdagen na ontvangst een ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wie de behandelende ambtenaar is of welke afdeling de brief behandelt. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente Steenwijkerland is ontvangen.
  • 2.
    Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de behandelaar is.
  • 3.
    Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan:
    • a.
      Afhandeling binnen de wettelijk geldende termijn;
    • b.
      Bij ontbreken van een wettelijke termijn afhandeling binnen een termijn van zes weken.
  • 4.
    Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen stuurt de behandelaar een tussentijds bericht met een nieuwe termijnstelling.
  • 5.
    De formele afhandeling van bestuurlijke berichten vindt schriftelijk en/of elektronisch plaats. Digitale afhandeling is alleen toegestaan indien:
    • a.
      De geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt langs elektronische weg voldoende bereikbaar te zijn.
    • b.
      Het uitgaande bericht, indien van toepassing, digitale handtekening.
  • 6.
    De formele afhandeling van overige functionele berichten vindt schriftelijk en/of elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is alleen toegestaan indien voldaan is aan de eis uit artikel 7 lid 5 onder b.
  • 7.
    Alle uitgaande elektronische berichten worden voorzien van een verwijzing naar de proclaimer op de website van de gemeente Steenwijkerland.
Hoofdstuk 5. Registratie en archivering
Artikel 8. Registratie
  • 1.
    Registratiewaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde Zaaksysteem
  • 2.
    Registratiewaardige berichten die rechtstreeks binnenkomen op de algemene postbus info@Steenwijkerland.nl en algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Steenwijkerland, worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde Zaaksysteem.
  • 3.
    Overige elektronische berichten worden niet geregistreerd bij ontvangst. Op deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats.
Artikel 9. Archivering
  • 1.
    Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het registreren van aanvullende registratiewaardige berichten waardoor deze automatisch gearchiveerd worden. Nieuwe zaken kunnen aangevraagd worden bij de afdeling DIM waardoor, deze  registratiewaardige berichten die rechtstreeks zijn ontvangen of verstuurd via een persoonlijke postbus, op de juiste wijze geregistreerd en gearchiveerd worden.
  • 2.
    Bij het beoordelen of een elektronisch bericht in aanmerking komt voor registratie en archivering gelden dezelfde criteria als voor papieren stukken.
  • 3.
    De afdeling die belast is met de documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor het toetsen van de aangeboden berichten aan de registratiecriteria en het registreren en archiveren van deze berichten.
Hoofdstuk 6. Overige bepalingen
Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit protocol beslist het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 11. Inwerkingtreding
Dit protocol treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op die waarin de bekendmaking heeft plaatsgevonden.
Artikel 12. Citeertitel
Dit protocol wordt aangehaald als "E-mail protocol digitaal berichtenverkeer gemeente Steenwijkerland".
 
Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland op 30 september 2014
 
Burgemeester en Wethouders van Steenwijkerland,
secretaris, S.S. Weistra
burgemeester, M.A.J. van der Tas
 
 
 
 
 
Toelichting protocol digitaal berichtenverkeer gemeente Steenwijkerland 2014
Artikelsgewijze toelichting
 
Artikel 1.
 
Voor dit protocol zijn elektronische berichten ingedeeld in een aantal categorieën. Per categorie kan vervolgens weer onderscheid gemaakt worden tussen inkomende en uitgaande berichten.
 
Artikel 2.
Het protocol is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Steenwijkerland en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische
berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan, de zogenaamde bestuurlijke berichten.
De werking van het protocol is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, d.w.z. berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. Het protocol beoogt geen regels te geven omtrent privé gebruik van e-mail. Voor privé gebruik geldt het protocol: Gebruiksregels e-mail voor medewerkers van de gemeente Steenwijkerland.
Daarnaast wordt aangegeven dat het protocol van toepassing is op e-mailberichten, en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten, zijn uitgesloten. Faxverkeer valt wel onder de werking van dit protocol.
 
Artikel 3.
Dit artikel geeft aan dat het protocol zowel een externe als een interne oriëntatie heeft. Hetgeen extern wordt beloofd moet intern worden waargemaakt.
 
Artikel 4.
Alle medewerkers van de gemeente Steenwijkerland zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regels die in het protocol zijn vastgelegd.
 
Artikel 5.
Lid 1 van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Steenwijkerland geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar inwoners en ondernemers en andere partijen via de elektronische weg.
 
Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld.
 
In lid 2 wordt gesteld dat elektronische aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies)en klachten alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor inwoner en ondernemer duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.
 
Voor overige functionele berichten is in lid 3 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus info@Steenwijkerland.nl, algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Steenwijkerland of via een webformulier op de gemeentelijke website. Als een algemeen mailadres niet meer actief is, wordt dit gepubliceerd. In de Awb wordt gesproken over een doorzendplicht wanneer post niet bij het juiste bestuursorgaan is terechtgekomen. Door aan te geven welke elektronische postbussen gebruikt kunnen en moeten worden zijn medewerkers niet gehouden aan de doorzendplicht. Zo worden situaties voorkomen waarin een medewerker functionele berichten via zijn postbus ontvangt in een periode dat hij voor langere tijd ziek thuis is of met vakantie is.
 
Artikel 6.
Behoeft geen toelichting.
 
Artikel 7.  
Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel bericht, binnen 5 werkdagen na ontvangst, op de hoogte gesteld wie de behandelend ambtenaar/afdeling is middels een ontvangstbevestiging.
 
Wanneer een functioneel bericht binnen zes weken wordt beantwoord is het sturen van een tussentijds bericht niet nodig.
 
Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen hetzelfde. Bij het ontbreken van een wettelijke termijn geldt een termijn van zes weken.
 
Voor de afhandeling van bestuurlijke berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan eenvoudig worden opgelost door een afzender in een webformulier aan te laten geven of hij of zij elektronisch bereikbaar is.
 
Een andere eis die het protocol stelt aan het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen, en bestuurlijke berichten in het bijzonder, is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen.
 
Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Voor een besluit van een bestuursorgaan geldt dat deze niet ondertekend hoeft te zijn om juridisch rechtsgeldig te zijn. Desgewenst kan ondertekend worden met een gescande handtekening. Voor overige berichten geldt, dat naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed moet zijn.
 
Uiteraard wordt, hoewel het af en toe lastig kan zijn, er van iedere medewerker van de gemeente Steenwijkerland verwacht dat de afhandeling van alle functionele berichten op een professionele wijze gebeurt ongeacht de toonzetting in het ontvangen bericht.
 
Artikel 8.
Registratiewaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en registratiewaardige berichten die binnenkomen op info@Steenwijkerland.nl en algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door gemeente Steenwijkerland worden vastgelegd in het Zaaksysteem door medewerkers van afdeling DIM, die belast zijn met deze werkzaamheden, of door andere medewerkers in een afdelingsspecifieke applicatie.
 
Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt. Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben.
 
Artikel 9.
De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van berichten die voor registratie en archivering in aanmerking komen berust bij de medewerkers zelf. Het betreft hier berichten die aanleiding zijn of betrekking hebben op een beslissing die leidt tot een rechtsgevolg voor aanvrager of derden. Deze berichten moeten te allen tijde traceerbaar zijn in het Zaaksysteem.
 
Berichten worden ter registratie aangeboden als sprake is van een:
  • Beleidswaarde: de inhoud van het bericht is van invloed op het te voeren beleid.
  • Juridische waarde: hierbij moet gedacht worden aan berichten inhoudende afspraken, verplichtingen, contracten, vergunningen, e.d..
  • Procesondersteunende waarde: de inhoud van het bericht heeft betrekking op (de voortgang van) een procedure.
  • Cultuurhistorische waarde: de aan een bouwwerk of gebied toegekende waarde, gekenmerkt door het beeld dat is ontstaan en door het gebruik dat de mens in de loop van de geschiedenis van dat bouwwerk of dat gebied heeft gemaakt
  • Informatieve waarde: het bericht bevat kennis die later weer gebruikt kan worden.
  • De wijze waarop berichten aangeboden worden ter archivering is afhankelijk van de beschikbare technische hulpmiddelen.
     
Artikel 10.
Behoeft geen toelichting.
 
Artikel 11.
Behoeft geen toelichting.
 
Artikel 12.
Behoeft geen toelichting.