ALGEMEEN MANDAAT-, VOLMACHT- EN MACHTIGINGSBESLUIT VEERE 1 mei 2014

Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar van de gemeente Veere, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, de Algemene wet inzake rijksbelastingen en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

overwegende dat het gewenst is uit een oogpunt van doelmatig en doeltreffend bestuur de uitoefening van bevoegdheden binnen de organisatie te spreiden;

overwegende dat zij ieder voor de uitoefening van hun bevoegdheden verantwoordelijk willen blijven en daarover zeggenschap willen blijven behouden;

B e s l u i t e n :

onverminderd het bepaalde in het Treasurystatuut gemeente Veere en de Regeling Budgethouderschap gemeente Veere 2006;

Vast te stellen het ‘Algemeen Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit Veere 1 mei 2014’.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit met daarbij behorende mandaatregister worden een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

• a. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen als bedoeld in artikel 10:1 Awb;

• b. mandaatgever: degene die het mandaat verleent;

• c. gemandateerde: degene die het mandaat ontvangt.

• d. ondermandaat: de door de mandaatgever aan de gemandateerde verleende bevoegdheid het mandaat door te mandateren aan een derde;

• e. volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmachtverlener) te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en deze te verrichten;

• f. machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan te besluiten tot feitelijke handelingen en deze te verrichten;

• g. managementteam de afdelingshoofden onder leiding van de algemeen directeur / gemeentesecretaris;

• h. algemeen directeur: gemeentesecretaris;

• i. afdelingshoofd: leidinggevende van een afdeling;

• j. budgethouder: de ambtenaar die verantwoordelijk is voor het realiseren van een product waaraan budget is toegewezen binnen de gestelde regelgeving volgens de functiebeschrijving budgethouderschap en procedure budgetbewaking.

Artikel 2 Mandaat

• 1. Mandaat wordt verleend aan de ambtenaren en niet-ondergeschikten die zijn vermeld in de bij dit besluit behorende mandaatregister.

• 2. Het mandaat strekt uitsluitend tot het bij het mandaat genoemde onderwerp.

• 3. Mandaat wordt bij voorkeur verleend aan ambtenaren die leiding- of sturing geven, namelijk de leden van het managementteam, afdelingshoofden en coördinatoren.

• 4. De uitoefening van het mandaat wordt beperkt door de grenzen van het geformuleerde beleid, richtlijnen en instructies.

Artikel 3 Algemene regels, uitzonderingen

• 1. Het mandaat omvat naast het nemen en ondertekenen van besluiten, tevens het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren, zoals:

  • a. Het verstrekken van mondelinge en/of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard;

  • b. Het verzenden van ontvangstbewijzen;

  • c. Het voeren van overige correspondentie;

  • d. Het vragen van adviezen en inwinnen van inlichtingen;

  • e. Het verzorgen van publicaties.

• 2. De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het bijgevoegde mandaatregister, tenzij:

  • a. Het een afwijzend besluit betreft;

  • b. Het een besluit betreft waarop zienswijzen zijn ingediend;

  • c. Het een handhavingsbesluit betreft, met uitzondering van een last onder bestuursdwang in spoedeisende gevallen zoals in het mandaatregister aangegeven;

  • d. Uit overleg met de portefeuillehouder blijkt dat de portefeuillehouder het voorstel aan het ter zake bevoegd bestuursorgaan wil voorleggen;

  • e. Het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, richtlijnen, voorschriften en dergelijke;

  • f. Het besluit overschrijding van budgetten of kredieten zou inhouden;

  • g. De mandaatgever te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen.

  • h. Er persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde bij het te nemen besluit bestaat;

  • i. Artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is.

• 3. Indien zich één of meer van de in het tweede lid onder a tot en met i omschreven situaties voordoet, dan besluit het ter zake bevoegd bestuursorgaan zelf.

Artikel 4 Ondermandaat en plaatsvervanging/waarneming

• 1. Mandaat wordt verleend aan de functionarissen, zoals vermeld op het bij deze regeling behorende mandaatregister, en bij hun afwezigheid, aan hun plaatsvervangers/waarnemers.

• 2. Indien zowel de gemandateerde als zijn plaatsvervanger(s) afwezig zijn, wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door de direct leidinggevende van de gemandateerde.

• 3. Een gemandateerde kan ter uitoefening van een aan hem gemandateerde bevoegdheid slechts schriftelijk rechtstreeks ondermandaat verlenen, indien de mandaatgever dit uitdrukkelijk heeft toegestaan. Deze ondermandaat verlening vindt alleen plaats indien de aard van de bevoegdheid in verhouding staat tot de hiërarchische positie van de ondergemandateerde.

• 4. Indien een bevoegdheid aan een externe functionaris wordt gemandateerd wordt daarmee het mandaat eveneens opgedragen te zijn geacht aan het afdelingshoofd van de functionele afdeling binnen de gemeentelijke organisatie.

Artikel 5 Ondertekening

• 1. Een in mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

• 2. Tenzij in dit besluit of in de daarbij behorende mandaatregister anders is bepaald, strekken de mandaten mede tot ondertekening van besluiten.

• 3. Stukken die van een bestuursorgaan uitgaan inzake niet-gemandateerde bevoegdheden kunnen worden ondertekend door de algemeen directeur, indien het ontwerp van het uitgaande stuk was gevoegd bij het advies aan het bestuursorgaan en het bestuursorgaan overeenkomstig dat advies en dat ontwerp heeft besloten.

• 4. Bij uitoefening van het mandaat ondertekent de gemandateerde op de volgende wijze:

Burgemeester en wethouders van Veere,

namens het college,

de functienaam van de gemandateerde

handtekening

naam gemandateerde

of

De burgemeester van Veere,

namens deze,

de functienaam van de gemandateerde

handtekening

naam gemandateerde

1.Bij uitoefening van het ondermandaat ondertekent de ondergemandateerde op de volgende wijze:

Burgemeester en wethouders van Veere,

namens het college,

de functienaam van de ondergemandateerde,

handtekening

naam ondergemandateerde

of

De burgemeester van Veere,

namens deze,

de functienaam van de ondergemandateerde,

handtekening

naam ondergemandateerde

Indien het besluit wordt genomen door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandaatgever ondertekent de plaatsvervanger of waarnemer op de volgende wijze:

Burgemeester en wethouders van Veere,

namens het college,

de functienaam van de (onder)gemandateerde,

bij afwezigheid of b.a. handtekening

naam (onder)gemandateerde*

Of

De burgemeester van Veere,

namens deze,

de functienaam van de (onder)gemandateerde,

bij afwezigheid of b.a. handtekening

naam (onder)gemandateerde*

*De naam van degene die feitelijk ondertekent, wordt dus niet genoemd.

Artikel 6 Schakelbepaling volmachten en machtigingen

Deze mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ambtenaar of een niet-ondergeschikte volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van feitelijke handelingen.

Artikel 7 Volmacht en optreden in rechte

• 1. Ambtenaren en niet-ondergeschikten kunnen worden gevolmachtigd om in naam van de gemeente Veere privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

• 2. In bestuursrechtelijke geschillen kunnen ambtenaren en niet-ondergeschikten worden aangewezen om het bestuursorgaan in rechte te vertegenwoordigen, waarbij de volgende voorwaarden en beperkingen gelden:

  • a. De personen die in de vorm van een algemene doorlopende machtiging aangewezen zijn namens de gemeenteraad, de burgemeester en/of hun college het woord te voeren bij de openbare behandeling van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures bij de Raad van State, afdeling Bestuursrechtspraak, de Rechtbank, sector bestuursrecht, gedeputeerde staten van Zeeland, de belastingkamer bij het Gerechtshof, de Raad van Beroep voor het Bedrijfsleven, de Centrale Raad van Beroep, de Kantonrechtbank, de Rechtbank, het Gerechtshof, de Hoge Raad en de gemeentelijke commissie voor de bezwaar- en beroepschriften hebben de bevoegdheid het standpunt van het bestuursorgaan toe te lichten. In procedures waarin een verweerschrift is ingediend als bedoeld in artikel 8:42, eerste lid, Awb bestaat de inbreng uit het toelichten van dat verweerschrift.

  • b. De (vak)medewerker, die in de vorm van een incidentele machtiging aangewezen wordt namens de gemeente het woord te voeren in de onder sub a genoemde omstandigheden, doet dit zonodig met ondersteuning van de juridisch medewerker/jurist, tenzij anders uit zijn machtiging blijkt.

  • c. De niet-ondergeschikte, die in de vorm van een incidentele machtiging is aangewezen namens één van de bestuursorganen van de gemeente het woord te voeren in de onder sub a genoemde omstandigheden, heeft dezelfde bevoegdheden als de personen met een doorlopende machtiging, zoals onder sub a genoemd.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1. Dit besluit wordt aangehaald als het Algemeen Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit Veere 1 mei 2014.

• 2. Het besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 mei 2014. Op de datum van inwerkingtreding vervalt het Algemeen mandaat- en volmachtstatuut dat op 1 april 2013 in werking is getreden.

Domburg, 27 mei 2014,

Burgemeester en wethouders van Veere,

De secretaris, de burgemeester

R.S.M. Heintjes MCM drs. R.J. van der Zwaag

De burgemeester van Veere, De heffingsambtenaar van Veere,

Drs. R.J. van der Zwaag drs. C.A. den Hamer