Archiefverordening 2014

VERORDENING VAN UTRECHT 2014 Nr. 13

(raadsbesluit van 15 mei 2014 )

De raad der gemeente Utrecht, gelet op het voorstel van b. en w.

BESLUIT

De archiefverordening 2014:

V erordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organisatieonderdelen en de Raadsorganen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. de wet: de Archiefwet 1995;

• b. archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

• c. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• d. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;

• e. de archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;

• f. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet, door het algemeen bestuur van Het Utrechts Archief, benoemde gemeentearchivaris;

• g. beheereenheid: de afzonderlijke organisatieonderdelen die tezamen de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vormen, conform de Organisatieregeling Gemeente Utrecht, alsmede de Raadsorganen.

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen, inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling van een Kwaliteitssysteem.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organisatieonderdelen en de Raadsorganen het Besluit Informatiebeheer vast.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij betrekken daarbij het verslag dat door de 2 archivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het verslag inzake het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 7

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 8

1. Het hoofd van de beheereenheid verstrekt aan de archivaris alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De archivaris en heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 9

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de gemeentesecretaris alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 10

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

De Archiefverordening gemeente Utrecht 2004 wordt ingetrokken.

Deze verordening treedt in werking met ingang van 21 mei 2014.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Utrecht 2014

Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Utrecht, d.d. 15 mei 2014

De griffier, De burgemeester,

drs. A.A.H. Smits, mr. J.H.C. van Zanen

BIJLAGE

Archiefverordening gemeente Utrecht 2014

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatie en digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling .

Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefwet.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. De benoeming van de gemeentearchivaris is door de raad met de inwerkingtreding van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief per 1 januari 1998 toegekend aan het algemeen bestuur.

Artikel 2

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 4

Overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling moet de zorgdrager ervoor zorgen "dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen Kwaliteitssysteem".

De archiefregeling beveelt ten behoeve van de inzet van zo’n kwaliteitssysteem de specifieke norm voor Informatie- en Archiefmanagement aan: NEN-ISO 15489. De systematiek sluit volledig aan op het NEN-ISO 9001 Kwaliteitssysteem. In de toelichting van de Archiefregeling wordt gewezen op het belang van specifieke NEN-normen voor de inrichting van een goed functionerende informatievoorziening.

Artikel 5

Conform de wet is het college van burgemeester en wethouders zorgdrager voor alle archiefbescheiden van de gemeente, inclusief de bescheiden van de Raadsorganen.

De voorschriften die gelden voor het beheer van de archiefbewaarplaats zijn opgenomen in een besluit van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling van Het Utrechts Archief.

Artikel 6 en artikel 10

De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. De jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht conform het bepaalde in de Wet revitalisering generiek toezicht.

Artikel 8

Het begrip ‘ruimten’ moet worden begrepen in de meest brede betekenis van het woord, dus als ruimten waarin papieren informatie ligt opgeslagen, maar ook computerruimten en ruimten in de zin van systemen en applicaties.

Artikel 10

De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 6.