Gemeenteblad van Opsterland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Opsterland | Gemeenteblad 2014, 27212 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Archiefverordening Opsterland 2014
De raad van de Gemeente Opsterland,
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 25 maart 2014,
gelet op het bepaalde in artikel 147, lid 1 van de Gemeentewet en de artikelen 30, lid 1 en 32, lid 2 van de Archiefwet 1995,
overwegende dat het voor de borging van een in goede, geordende en toegankelijk staat verkerend gemeentearchief noodzakelijk is om regels op te stellen,
Besluit vast te stellen de volgende verordening:
Archiefverordening Opsterland 2014
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
-
a.de wet: de Archiefwet 1995;
-
b.gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
-
c.de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;
-
d.beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
-
e.beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
-
f.informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
Hoofdstuk II.
De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorgvoor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Hoofdstuk III. Toezicht
van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9
De gemeentesecretaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheereenheden die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 10
De gemeentesecretaris is bevoegdzich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
De beheerders verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerders doen aan de gemeentesecretaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
-
a.opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
-
b.bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;
-
c.verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
-
d.ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
-
e.voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Hoofdstuk IV.
Slotbepalingen
Artikel 15
-
1.Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht met ingang vanaf1 januari 2014.
-
2.Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening wordt de Archiefverordening Opsterland 1996 ingetrokken.
-
3.Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Opsterland 2014.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de Gemeente Opsterland van 12 mei 2014.
De griffier, De voorzitter,
Ieke Zwart Francisca Ravestein
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2014-27212.html