Gemeenteblad van Bussum

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
BussumGemeenteblad 2014, 26039Overige besluiten van algemene strekking

Regeling briefadressen en adresonderzoeken

Burgemeester en wethouders van Bussum;

gelezen het voorstel van de afdeling Burgerzaken van 11 april 2014;

gelet op dat het college van burgemeester en wethouders (hierna college) verantwoordelijk is voor het bijhouden van de persoonsgegevens van ingezetenen (art. 1.4 Wet BRP). Het college mag beleidsregels vaststellen (art. 4.81 Algemene wet bestuursrecht);

b e s l u i t e n :

vast te stellen en te formaliseren van aanvullende regels en nader uitvoeringsbeleid voor de aanvraag van briefadressen en het uitvoeren van adresonderzoeken

Algemene inleiding:

De Basisregistratie Personen (kortweg BRP genoemd) is dé basisregistratie voor persoonsgegevens voor alle instanties met een publiekrechtelijke taak en is van essentieel belang voor het functioneren van de overheid.

Afnemers en gebruikers van de BRP-gegevens zijn voor hun bedrijfsvoering in belangrijke mate afhankelijk van de persoonsgebonden adresgegevens in de BRP. Het is van groot belang dat de adresgegevens in de BRP actueel en van hoge kwaliteit zijn en om die redenen zoveel mogelijk overeenkomen met het verblijf- of woonadres van betrokkene.

De Wet BRP bevat regels over het registreren van adresgegevens van personen in de BRP. Er zijn echter bepalingen in de huidige wetgeving die aanvullende regels en uitvoeringsbeleid nodig hebben om de kwaliteit van de gegevens in de BRP te verbeteren. Bij de invoering van de Wet BRP op 6 januari 2014 heeft de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hierover twee circulaires gepubliceerd: “Correcte registratie op een briefadres in de BRP” en “Registratie briefadres om veiligheidsredenen”. Aanbevelingen daaruit zijn meegenomen in deze regeling.

De afgelopen jaren is een landelijke trend waarneembaar dat burgers steeds vaker het verzoek doen om zich in de BRP te laten inschrijven op een briefadres. Voor veel overheidstaken is het juist belangrijk om te weten op welk adres de burgers feitelijk/fysiek wonen, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen en uitkeringen of als er zich een calamiteit voordoet.

Bovendien is er sprake van misbruik van briefadressen en handel in briefadressen (personen die hun adres tegen betaling aan derden aanbieden om dit als briefadres te gebruiken). Dit leidt soms tot onterechte inschrijving op een briefadres. Dit biedt de gelegenheid voor fraude met toeslagen en uitkeringen of het omzeilen van (onder)huurregels of betalingsverplichtingen.

Doel van de regeling

Het college van burgemeester en wethouders (hierna college) is verantwoordelijk voor het bijhouden van de persoonsgegevens van ingezetenen (art. 1.4 Wet BRP). Het college mag beleidsregels vaststellen (art. 4.81 Algemene wet bestuursrecht).

Deze “Regeling briefadressen en adresonderzoeken” heeft als doel: het vaststellen en formaliseren van aanvullende regels en nader uitvoeringsbeleid voor de aanvraag van briefadressen en het uitvoeren van adresonderzoeken. Dit om de kwaliteit van de BRP te verbeteren, het aantal briefadressen beperkt te houden en oneigenlijk gebruik van briefadressen tegen te gaan. Verder wordt met betrekking tot beide onderwerpen duidelijkheid gegeven aan de burgers over hoe de Wet BRP in de gemeente Bussum wordt uitgevoerd en hoe in bepaalde gevallen zal worden gehandeld.

In hoofdstuk 1 komt het onderwerp “Briefadressen” aan de orde en in hoofdstuk 2 het onderwerp “Adresonderzoeken”.

1. Briefadressen

1.1 Inleiding

De Wet BRP bepaalt dat iedere inwoner van Nederland op een adres moet worden ingeschreven in de basisregistratie persoonsgegevens (artikel 2.38 en 2.39 Wet BRP) Het registreren van de burger op een woonadres is hierbij het uitgangspunt. In bijzondere gevallen biedt de Wet BRP de mogelijkheid om met een briefadres in de BRP te worden ingeschreven (artikel 2.23, 2.40en 2.41 Wet BRP).

Enkele definities uit artikel 1 van de Wet BRP:

  • - adres:

    het woonadres, dan wel bij ontbreken hiervan of bij toepassing van artikel 2.40 of 2.41, het briefadres;

  • - woonadres:

    1. het adres waar betrokkene woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft of, indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten;

    2. het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder 1, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden tenminste twee derde van de tijd zal overnachten;

  • - briefadres:

    het adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen.

    Een briefadres is dus het adres waar de burger niet woont maar wel bereikbaar is voor de overheid.

1.2 Gegronde redenen voor aangifte briefadres

In artikel 2.23, eerste lid, Wet BRP staat vermeld dat er drie situaties zijn waarbij burgemeester en wethouders een persoon op een briefadres kunnen inschrijven:

  • indien een woonadres ontbreekt (zie § 1.2.1);

  • bij verblijf in een instelling zoals wordt bedoeld in artikel 2.40 Wet BRP (zie § 1.2.2);

  • als opneming op een woonadres om veiligheidsredenen niet wenselijk is, art. 2.41 Wet BRP (zie § 1.2.3).

Een briefadres kan, in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. De burger is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar hij/zij voor het laatst met een woonadres stond ingeschreven. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt. Het moet een bestaand adres zijn dat geregistreerd staat in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (kortweg BAG genoemd).

Wanneer de aanleiding tot aangifte van een briefadres niet voldoet aan de in dit hoofdstuk genoemde redenen, zal het verzoek afzonderlijk worden beoordeeld

1.2.1 Het ontbreken van een woonadres

a. Dak- of thuisloosheid.

Personen die niet beschikken over een woonadres in verband met dak- of thuisloosheid en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang), kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij één van de opvanginstellingen. De gemeente Hilversum is hiervoor in de regio Gooi en Vechtstreek aangewezen als centrumgemeente (Wet gemeenschap-pelijke regelingen). Personen met een zwervend bestaan die niet beschikken over een woonadres en geen gebruik maken van de maatschappelijke opvang, zijn verplicht op een ander adres een briefadres te kiezen.

Zolang de briefadreshouder een zwervend bestaan leidt, heeft hij/zij recht op een briefadres. Dit wordt elk half jaar getoetst.

Als er sprake is van bijzondere omstandigheden kan bij uitzondering worden besloten een persoon op een zgn. “puntadres” in te schrijven in de BRP. Dit betekent dat de persoon wel in Bussum verblijft, maar dat het adres onbekend is.

b. Korte overbrugging tussen twee woonadressen

Hierbij valt te denken aan twee echtgenoten die gaan scheiden, maar op één adres wonen. Wanneer de één op het huidige adres blijft wonen, heeft de ander (tijdelijk) geen vast woonadres. Deze laatste persoon kan ingeschreven worden op een briefadres.

Een ander voorbeeld is als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning heeft verkocht. De nieuwe woning moet echter nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar.

Om het tijdelijke karakter te benadrukken wordt een briefadres in deze situatie voor maximaal drie maanden toegekend met de mogelijkheid tot éénmalige verlenging met nog drie maanden. De aangever moet hiervoor na afloop van de eerste termijn opnieuw een verzoek indienen. Na verloop van de periode(s) moet de burger zijn ingeschreven op het woonadres waar hij feitelijk verblijft.

c. Uitoefening van een ambulant beroep

Burgers met een ambulant beroep zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen komen in aanmerking voor een briefadres, mits zij geen woonadres hebben.

Het recht op een briefadres wordt getoetst na afloop van de bij aangifte opgegeven periode.

d. Kort verblijf in het buitenland

Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken voor welke periode dat is.

Iemand moet een briefadres kiezen, wanneer hij/zij voor een kortere periode dan acht maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres. Het briefadres wordt in deze situatie voor maximaal acht maanden toegekend. Na afloop van deze termijn wordt het recht op een briefadres getoetst.

Op grond van artikel 2.43 Wet BRP kan iemand die voor een periode van meer dan acht maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek/emigratie naar het buitenland en kan geen briefadres gekozen worden.

e. Korter dan 2 jaar verblijf in het buitenland varend op een Nederlands schip

Als een inwoner gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en er is bij vertrek de redelijke verwachting dat hij/zij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft de burger geen aangifte van vertrek/emigratie te doen (artikel 29, Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij/zij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. In dit geval mag een briefadres worden gekozen mits hij/zij niet meer beschikt over een woonadres. Het briefadres wordt in deze situatie voor maximaal twee jaar toegekend. Na afloop van de termijn wordt het recht op een briefadres getoetst.

Het is in deze situatie wel toegestaan om aangifte van vertrek/emigratie naar het buitenland te doen, maar het is geen verplichting.

1.2.2 Verblijf in een instelling

Verblijf in een instelling voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen.

Artikel 2.40 Wet BRP luidt:

  • 1.Instellingen worden slechts aangewezen indien de aard van de instelling meebrengt, dat door opneming van het adres daarvan in de basisadministratie de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen onevenredig zou kunnen worden geschaad.

  • 2.Onze minister kan categorieën van instellingen dan wel instellingen afzonderlijk aanwijzen, voor zover het betreft:

    a. instellingen voor gezondheidszorg

    b. instellingen op het gebied van kinderbescherming

    c. penitentiaire instellingen.

  • 3.Het college kan een in de gemeente gevestigde instelling aanwijzen indien het betreft een instelling op het terrein van maatschappelijke opvang, bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wet maatschappelijke ondersteuning.

  • 4.Het hoofd van een aangewezen instelling doet aan de betrokken personen tijdig schriftelijk mededeling van de mogelijkheid tot aangifte van een briefadres.

Als de burger in een instelling verblijft kan, in plaats van inschrijving op dit adres, voor een briefadres worden gekozen. Dit om de privacy van betrokkene te beschermen. In artikel 17, 18 en 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.

Het college is eveneens bevoegd instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen. Hierbij kan worden gedacht aan verblijf in een instelling voor mannen- of vrouwenopvang (blijf-van-mijn-lijfhuizen). Betreffende personen komen in aanmerking voor een briefadres bijvoorbeeld op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier blijft het feitelijke woonadres van betrokkenen geheim voor onbevoegden.

Als het verblijf in een van bovengenoemde instellingen van korte duur is, wordt het briefadres toegekend voor maximaal de periode dat de burger verwacht er te gaan wonen. De burger kan er ook voor kiezen ingeschreven te blijven op het oude adres.

Het recht op een briefadres wordt getoetst na afloop van de bij aangifte opgegeven periode.

In de gemeente Bussum bevinden zich geen instellingen voor mannen- of vrouwenopvang of instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang.

1.2.3. Als opneming op een woonadres om veiligheidsredenen niet wenselijk is

Artikel 2.41 Wet BRP luidt:

  • 1.Voor zover het opnemen van een woonadres naar het oordeel van de burgemeester om veiligheidsredenen niet wenselijk is, kan de betrokkene in afwijking van artikel 2.38, eerste lid en 2.39, eerste lid, in plaats van zijn woonadres, een briefadres kiezen en daarvan overeenkomstig de genoemde bepalingen aangifte doen.

  • 2.Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden gesteld omtrent de toepassing van het eerste lid.

Een indicatie hiervoor kan bijvoorbeeld een risico-analyse van de politie zijn. In deze situatie blijft het woonadres om veiligheidsredenen geheim voor onbevoegden. Het gaat hier om individuele situaties, waarbij persoonlijke afspraken worden gemaakt over waar het briefadres wordt gehouden, onder welke voorwaarden en voor welke periode dit geldt.

1.3 Voorwaarden voor aangifte

De aanvrager

De aanvrager moet, als dit mogelijk is, persoonlijk aangifte doen. Dit om de identiteit deugdelijk vast te stellen (art. 2.52, lid 1, Wet BRP ), om informatie te geven over de redenen voor het briefadres en oneigenlijk gebruik van het briefadres tegen te gaan.

De volgende stukken moeten door de aangever worden overgelegd (art. 2.45 en 2.47 Wet BRP):

  • -een geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht;

  • -een schriftelijke verklaring met de reden voor de aangifte en de te verwachten periode dat het briefadres noodzakelijk is;

  • -een schriftelijke verklaring van instemming van degene bij wie het briefadres wordt gehouden,

    met een (kopie van) het identiteitsbewijs van die persoon.

De gemeente Bussum gebruikt hiervoor het “Vragenformulier aanvraag briefadres” van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken. De vragenlijst is als bijlage 1 bijgevoegd.

Is het briefadres een adres van een rechtspersoon, waar geen personen in de basisregistratie staan ingeschreven, dan zal de eigenaar/gebruiker van het kantoor/de winkel/de fabriek schriftelijk zijn toestemming moeten geven om op dit adres een briefadres te houden. Het is bijvoorbeeld niet voldoende om de post van de briefadreshouder in zijn/haar postvakje op het werk te doen. Een belangrijk kenmerk van een briefadres is namelijk dat de briefadresgever er voor instaat dat post of inlichtingen daarover aan de briefadreshouder worden doorgegeven of medegedeeld (art. 2.45, lid 3, Wet BRP). Om deze reden kan een briefadres geen postbus zijn of een adres waarbij een briefadresgever ontbreekt.

De briefadresgever

Als briefadresgever kan worden gekozen (art. 2.42 Wet BRP):

  • - een natuurlijk persoon die als ingezetene is ingeschreven in de BRP van Bussum mits de adresgegevens van de briefadresgever niet in onderzoek staan;

  • - een rechtspersoon die zijn zetel heeft in Nederland en die door het college is aangewezen om als briefadresgever in zijn gemeente op te treden (zie vorige alinea).

De briefadresgever kan maximaal aan twee gezinshuishoudens en/of twee alleenstaanden toestemming geven voor een briefadres.

De briefadresgever is verplicht om inlichtingen te verstrekken of documenten te overleggen als dit nodig is voor de juiste bijhouding van de basisregistratie (art. 2.45. lid 4, Wet BRP).

Onvolledige aangifte

Ontbreekt bij de aangifte voor een briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na ontvangst van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. Op verzoek van de aangever kan de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig met veertien dagen worden verlengd.

Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd met de melding dat de aangifte briefadres buiten behandeling wordt gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten (artikel 4.5 en 4.7 Algemene wet bestuursrecht).

1.4 Weigering van de aangifte

De aangifte van- of het verzoek tot verlenging van een briefadres wordt door een medewerker van de afdeling Burgerzaken inhoudelijk beoordeeld op grond van de wettelijke bepalingen en aanvullende criteria uit deze regeling.

Komt betrokkene niet in aanmerking voor een briefadres dan ontvangt hij/zij een gemotiveerde beschikking dat de adreswijziging wordt afgewezen. Tegen dit besluit kan een bezwaar- en eventueel beroepsprocedure worden gestart (art. 2.60, Wet BRP en hoofdstuk 6, 7 en 8 AWB).

Zo is het kiezen van een briefadres om permanente bewoning van een recreatiewoning mogelijk te maken geen gegronde reden. Er is namelijk sprake van een woonadres zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP.

Als de aanvrager verklaart op verschillende adressen te verblijven wordt eerst gekeken of er geen woonadres kan worden bepaald zoals gedefinieerd in artikel 1 van de Wet BRP.

Ook de aanvraag van een briefadres vanwege (problemen met) uitkering en/of subsidie of invorderingen door schuldeisers, wordt geweigerd.

1.5 Toetsing en handhaving

De geldigheid van de redenen en de termijnen voor het briefadres worden door de afdeling Burgerzaken na afloop van de in paragraaf 1.2 genoemde termijnen getoetst. De briefadreshouder ontvangt hiervoor een schriftelijk informatieverzoek.

Als niet binnen veertien dagen op het informatieverzoek wordt ingegaan, krijgt de aangever door middel van een tweede verzoek de mogelijkheid dit alsnog binnen een periode van veertien dagen te doen. Tevens wordt een verzoek om inlichtingen gestuurd naar de briefadresgever.

Wordt er niet aan de schriftelijke verzoeken voldaan of is de ontvangen reactie geen reden om het briefadres te verlengen, dan wordt een onderzoek gestart naar de juistheid van de adresgegevens in de BRP (conform de Handleiding Uitvoeringsprocedures BRP, procedure 6.9).

Een verzoek om verlenging wordt op dezelfde manier behandeld als een eerste aanvraag briefadres met als uitzonderling dat een herhaalde aanvraag in de meeste gevallen schriftelijk kan worden afgehandeld.

Bij verhuizing of overlijden van de briefadresgever of als de briefadresgever een rechtspersoon is en deze wordt ontbonden, voldoet het briefadres niet meer aan de gestelde voorwaarden. De afdeling Burgerzaken stuurt de briefadreshouder hierover schriftelijk een informatieverzoek.

Als niet binnen veertien dagen op het informatieverzoek wordt ingegaan of als de ontvangen reactie geen reden is om het briefadres te handhaven, dan wordt een onderzoek gestart naar de juistheid van de adresgegevens in de BRP (conform de Handleiding Uitvoeringsprocedures BRP, procedure 6.9), zie hoofdstuk 2.

Van elk briefadres wordt een dossier bijgehouden. De periode voor het briefadres en de in de brieven genoemde termijnen worden in het Zaaksysteem bijgehouden en bewaakt.

De volgende voorwaarde blijft onverminderd van kracht: de Wet BRP verplicht een inwoner om aangifte te doen van zijn/haar nieuwe adres. Zodra hij/zij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hiervan aangifte worden gedaan. De burger mag hier niet mee wachten totdat de maximale termijn van het briefadres is verstreken.

2. Adresonderzoeken

2.1 Inleiding

De Wet BRP stelt kaders als het gaat om inschrijving in de BRP. Voor wat betreft het registreren van persoonsgebonden adresgegevens zijn er hiaten in de huidige wetgeving die aanvullende regelgeving behoeven middels het stellen van nadere regels.

De kwaliteit van de gegevens in de BRP spitst zich met name toe op de actualiteit en juistheid van de persoonsgebonden adresgegevens. Adresonderzoeken zijn nodig om de betrouwbaarheid van gegevens in de BRP te verbeteren en actueel te houden. Dit is van belang voor het functioneren van de overheid en de dienstverlening aan burgers. Het verdient daarom voortdurende aandacht.

Het is wenselijk dat de BRP zoveel mogelijk een weergave is van de feitelijke situatie. Dit belang dient meerdere zaken, onder andere het feit dat afnemers voor hun bedrijfsvoering afhankelijk zijn van de persoonsgebonden adresgegevens uit de BRP. Tevens is het verdedigbaar dat de verantwoordelijkheid en daarmee de aansprakelijkheidsvraag van het college zo nauw mogelijk aansluit bij de werkelijkheid, bijvoorbeeld in verband met calamiteiten. Immers de gemeente kan, doordat grote groepen personen hun adres niet duidelijk bekend maken, haar beleid hieromtrent niet juist inrichten.

1.1 Adresonderzoek en BRP

Burgerzaken start een adresonderzoek als er twijfel is over de juistheid van een geregistreerd adres (zie de definitie vermeld bij 1.1) van een persoon.Doel is om de verblijfplaats van de betrokken persoon vast te stellen, zodat de in de BRP geregistreerde gegevens daarmee in overeenstemming kunnen worden gebracht en bestuursorganen gebruik kunnen maken van de juiste authentieke adresgegevens in de BRP.

Burgerzaken start het adresonderzoek door het plaatsen van een aantekening bij het adresgegeven op de persoonslijst van de betrokkene.

Op dat moment begint het adresonderzoek. Gedurende de periode dat het adresgegeven in onderzoek staat, ontvangen afnemers en derden die de BRP bevragen de aantekening dat dit gegeven in onderzoek staat, zodat zij daar rekening mee kunnen houden in hun eigen werkprocessen.

2.3 Redenen instellen adresonderzoek

Redenen voor het instellen van een adresonderzoek zijn:

  • als er gerede twijfel is over de juistheid van het adres waarmee betrokkene in de BRP geregistreerd is. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij verhuisaangifte van nieuwe bewoners;

  • door constatering van een binnengemeentelijke gebruiker van de BRP;

  • het ontvangen van een melding naar aanleiding van baliecontact of correspondentie met een burger;

  • het ontvangen van een melding via de TMV (Terugmeldvoorziening). Deze melding kan zowel door een interne als een externe BRP-gebruiker worden gedaan;

  • het ontvangen van een melding van een BRP-gebruiker die niet aangesloten is op de TMV;

  • het verzoek om informatie uit de BRP van een instelling of instantie die deze informatie nodig heeft voor de uitoefening van de taak, bijvoorbeeld een gerechtsdeurwaarder of advocaat.

2.4 Algemene voorwaarden voor het instellen van een adresonderzoek

Bij de opgaven van redenen als bedoeld in 2.3 kan om aanvullende (bewijs)stukken worden gevraagd. Deze stukken hebben betrekking op het vaststellen van de identiteit van de aangever/burger.

Bij de aangifte van een adreswijziging binnen de gemeente is de aangever, met het oog op de juistheid van zijn/haar identiteit, conform het gestelde in artikel 2.52 Wet BRP, verplicht zich te identificeren met een document als bedoeld in art. 1 Wet op de identificatieplicht.

Aan het verzoek om een burger uit te schrijven van een adres gaat een onderzoek vooraf.

Een adresonderzoek bestaat uit een brief aan betrokkenen met het verzoek om zich te laten registreren op het juiste adres waar degene woonachtig is en eventueel toe te lichten en het overleggen van bewijsstukken.

De burger die zich bij de balie van Burgerzaken meldt en verzoekt om het verlenen van diensten en waarvan de adresgegevens in onderzoek staan, moet eerst zijn/haar correcte woonadres doorgeven. Daarna kan de gevraagde dienst worden verleend. Hierbij kan de burger worden gevraagd eerst de benodigde stukken te overleggen.

2.5 Inhoud van het adresonderzoek

2.5.1 Dossiervorming.

Van belang is dat alles van het onderzoek goed gedocumenteerd wordt. Dat gebeurt deels op papier (bijvoorbeeld retour gekomen post) en deels in een geautomatiseerd systeem (Zaaksysteem) waarin een overzicht van alle activiteiten en gebeurtenissen is benoemd en chronologisch is gerangschikt. In het Zaaksysteem worden ook alle brieven, emailcontacten, notities etc. toegevoegd. De dossiers worden tien jaar bewaard op grond van de Regeling bewaring GBA-bescheiden.

Vóór het besluit om een adres ambtshalve te wijzigen wordt de burger minimaal één keer aangeschreven. Het besluit tot een ambtshalve handeling wordt voorafgegaan door een brief waarin het voornemen tot dat besluit kenbaar wordt gemaakt. Deze brief is nodig op grond van zorgvuldigheid en omdat de datum die uiteindelijk voor de immigratie, adreswijziging of emigratie in de BRP wordt opgenomen gelijk is aan de datum dagtekening van deze brief met het voornemen.

Het streven is om minimaal twee informatiebronnen te raadplegen. Hieronder worden onder andere verstaan: werkgever, woningbouwcorporaties, woningeigenaar, familie, uitkeringsinstanties, binnengemeentelijke afnemers en buitengemeentelijke afnemers. Onder binnengemeentelijke afnemers vallen onder andere de afdelingen Sociale Zaken, Belastingen, etc. Buitengemeentelijke afnemers zijn o.a. UWV, Belastingdienst, Sociale Verzekeringsbank, Dienst Uitvoering Onderwijs, etc.

2.5.2 Melder berichten over uitkomst onderzoek.

Voor een terugmelding uit de terugmeldvoorziening is dit in de voorgeschreven procedure (berichtencyclus) opgenomen. Het kan zijn dat een onderzoek toch langer duurt dan aanvankelijk in het BRP-bericht van de gemeente is aangegeven. In dat geval zal er een nieuw bericht uit moeten gaan met daarin een bijgewerkte datum afhandeling. Voor een melding vanuit een andere bron dan de terugmeldvoorziening zal ook deze bron/afnemer op de hoogte gesteld worden van de afhandeling van het adresonderzoek.

Een onderzoek kan worden versneld indien er gebruik wordt gemaakt van telefoon en email contact. Telefoongesprekken worden verwerkt en gedocumenteerd in het Zaaksysteem. Emailverkeer kan voldoende informatie opleveren voor een zinvol onderzoek. Ook emails worden gedocumenteerd in het Zaaksysteem.

2.5.3 Functiescheiding.

Als er wordt besloten om tot een ambtshalve handeling over te gaan is het van belang dat het besluit door een daartoe bevoegde medewerker wordt genomen.

2.6 Termijn adresonderzoek

Een adresonderzoek kan worden afgerond als er voldoende informatie is verzameld. Gestreefd wordt naar minimaal twee bewijsstukken van bijvoorbeeld afnemers, familie of werkgever om de burger ambtshalve uit te schrijven of om het adres te wijzigen.

Een adresonderzoek kan worden afgerond als de burger zich inschrijft op een nieuw adres of een briefadres of het huidig BRP adres schriftelijk bevestigt, al dan niet met bewijsmateriaal.

De termijn van een adresonderzoek is gemiddeld acht weken. Tenzij er onvoldoende bewijsmateriaal is of met de burger een afspraak is gemaakt. In deze weken zullen de volgende brieven worden verstuurd:

  • 1.Brief verzoek aan betrokkene op het oude adres.

  • 2.Brief voornemen uitschrijving oude adres of brief voornemen inschrijving oude en nieuw adres.

  • 3.Besluit uitschrijving oude adres of brief inschrijving naar het oude en nieuwe adres.

Tussen de eerste en tweede brief zitten twee werkweken. Tussen het voornemen en het besluit zitten drie werkweken. Na het sturen van het besluit zal het besluit worden gepubliceerd en heeft de burger zes weken om een bezwaar in te dienen. Zie paragraaf 2.7.

Een adresonderzoek wordt afgerond als de burger een verklaring ondertekent dat hij/zij wel woonachtig is op het adres dat in onderzoek staat. Hierbij dient ook de hoofdbewoner de verklaring te ondertekenen.

Indien een afnemer van de BRP zelf al onderzoek heeft uitgevoerd naar de verblijfplaats van de betrokken persoon, kan Burgerzaken daarop voortborduren zodat de termijn van het onderzoek beperkt wordt tot het minimum.

Volgens de voorschriften moet de gemeente binnen vijf werkdagen reageren op een terugmeldbericht van de Terugmeldvoorziening. Dit kan een bericht zijn dat het dossier in onderzoek is bij Burgerzaken of dat het dossier gesloten is. De laatste mogelijkheid kan worden gebruikt indien na ontvangst van de terugmelding binnen vijf dagen het adres is gewijzigd op basis van een alsnog ontvangen aangifte of binnen vijf dagen het geregistreerde adres is bevestigd en er geen aanleiding is een onderzoek te starten.

2.7 Publiceren voornemen/besluit uitschrijving BRP

Op grond van artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht zal zowel het voornemen tot uitschrijving als het besluit tot uitschrijving bekend worden gemaakt door publicatie. Dit zal op de website van de gemeente Bussum komen te staan.

Als naar aanleiding van het verzonden of gepubliceerde voornemen geen reactie wordt ontvangen van betrokkene, dan wordt een besluit genomen overeenkomstig het voornemen. Als betrokkene wel reageert, maar de reactie geen nieuw licht werpt op het onderzoek of het betreft geen aangifte, dan kan het voornemen ook uitgevoerd worden. Als datum van de ingang van de wijziging van het geregistreerde adres of van het vertrek geldt de datum van bekendmaking van het voornemen.

2.8 Handhaving

Het nalaten van de wettelijke plicht tot aangifte van adreswijziging door de burgers zorgt ervoor dat de gemeente op haar beurt niet kan voldoen aan de plicht om de adresgegevens overeenkomstig de feitelijke werkelijkheid te registreren. Hierdoor krijgen de afnemers van de BRP niet de adresgegevens die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun publiekrechtelijke taak. Ook in rampsituaties kan dat leiden tot cruciale belemmeringen, enerzijds bij de opsporing en registratie van mogelijke slachtoffers en anderzijds bij het genereren en verstrekken van informatie.

De Buitengewoon Opsporingsambtenaar kan gevraagd worden om in bijzondere situaties mee te gaan bij een huisbezoek. De ambtenaar van Burgerzaken zal dit in overleg met hen uitoefenen en de situatie bespreken. Dit kan zijn als er vermoeden is dat een kind niet traceerbaar is en een huisbezoek nodig blijkt. Of als er veel personen op één adres staan ingeschreven terwijl de oppervlakte voor het aantal personen beperkt is.

Uitzonderingssituatie.

Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij een spanningsveld ontstaat tussen de uitoefening van de wettelijke regels en andere maatschappelijke belangen.

Als voorbeeld geldt de situatie waarbij personen direct gevaar lopen voor lijf en goed zoals eerwraak.

Deze situaties verdienen een bijzondere behandeling en dit zal plaatsvinden in overleg met het hoofd van de afdeling Burgerzaken.

2.9 Terugmeldplicht binnengemeentelijke afnemers

Een vorm van handhaven is het gebruik maken van (adres)gegevens die als gevolg van fraudeonderzoek aan het licht zijn gekomen of informatie die is binnengekomen waaruit twijfel bestaat of de gegevens in de BRP juist zijn.

Het gaat in deze om gegevens die door de afdelingen Sociale Zaken en Belastingen worden doorgegeven aan de beheerder van de BRP waarbij fraude of twijfel over de juistheid van de gegevens van betrokkene in de BRP in het geding is.

Men kan hierbij denken aan een gescheiden echtpaar dat administratief op verschillende adressen staat ingeschreven, een niet rechtmatige uitkering geniet en feitelijk op één adres woonachtig is.

Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de verwerking van gegevens. Alle binnengemeentelijke afnemers van de BRP worden geacht medewerking te verlenen om afwijkende gegevens, als gevolg van fraude en andere onderzoeken, door te geven aan de beheerder van de BRP.

3.0 Hardheidsclausule

In overeenstemming met artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht wordt gehandeld volgens deze richtlijnen, tenzij dit voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de richtlijnen te dienen doelen.

Zo kunnen in het geval van een briefadres individuele omstandigheden er toe leiden dat er nog een extra verlenging van de termijn wordt afgesproken. Of het wordt toegestaan om meer dan twee (alleenstaande) briefadreshouders op een woonadres in te schrijven. Bijvoorbeeld voor een particulier die, al dan niet tegen betaling, briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.

Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na dagtekening van het gemeenteblad waarin zij wordt gepubliceerd.

Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling briefadressen en adresonderzoeken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 6 mei 2014,

de secretaris, de burgemeester,

D.J. van Huizen. mr.drs. H.W.M. Heijman.

Bijlage 1: Vragenformulier aanvraag briefadres

Dit formulier bestaat uit drie bladen en een ‘Verklaring toestemming briefadres’. Vul het formulier volledig in en onderteken het. Laat degene waarbij u briefadres houdt (de briefadresgever) de ‘Verklaring toestemming briefadres’ invullen en ondertekenen.

Lees eerst de bijgaande brief voordat u het formulier invult. De vragen in dit formulier worden gesteld om te kunnen beoordelen of u een briefadres kunt aanvragen.

1 Heeft u een uitkering via de afdeling Sociale Zaken?

0 Nee

0 Ja

2 Vertrekt u naar het buitenland?

0 Nee > ga verder met vraag 4. Vul het formulier zo volledig mogelijk in en laat de briefadresgever (degene waarbij u met een briefadres ingeschreven wil worden) de ‘Verklaring toestemming briefadres’ invullen en ondertekenen.

0 Ja > ga naar vraag 3

3 Hoe lang vertrekt u naar het buitenland?

0 Korter dan 8 maanden > U kunt een briefadres aanvragen. Vul het formulier zo volledig mogelijk in en laat de briefadresgever (degene waarbij u met een briefadres ingeschreven wil worden) de ‘Verklaring toestemming briefadres’ invullen en ondertekenen.

Wij vragen u wel bewijzen bij te voegen dat u niet langer dan 8 maanden naar het buitenland vertrekt.

0 8 maanden of langer > Wanneer u 8 maanden of langer naar het buitenland vertrekt kunt u géén briefadres aanvragen.

U moet zich laten uitschrijven. Wanneer u blijft ingeschreven in Bussum kan dat nadelige gevolgen hebben. U kunt bijvoorbeeld aangeslagen worden door de Belastingdienst, terwijl u in die tijd niet in Nederland woonde.

4 Gegevens aangever (degene die briefadres wil hebben)

Voor- en achternaam

Geboortedatum

BSN

Telefoon Thuis Mobiel

Thuis Mobiel 06 -

5 Heeft u momenteel een woon- of verblijfplaats?

0 Nee > Ga naar vraag 6

0 Ja > Vul hieronder uw adresgegevens in.

Adres

Postcode en woonplaats

Wanneer vertrekt u hier?

Datum

6 Waar verblijft u het komende half jaar?

1ste Periode

Van tot

Adres

Postcode en plaats

Land

2de Periode

Van tot

Adres

Postcode en plaats

Land

3de Periode

Van tot

Adres

Postcode en plaats

Land

4de Periode

Van tot

Adres

Postcode en plaats

Land

7 Waarom wilt u een briefadres?

Geef hieronder een volledige omschrijving om welke reden u een briefadres wilt aanvragen.

________________________________________________________________________

8 Op welk adres wilt u ingeschreven worden als briefadreshouder?

De briefadresgever moet de ‘Verklaring toestemming briefadres’ invullen en ondertekenen. Ook moet de briefadresgever een kopie van zijn/haar geldige identiteitsbewijs meesturen.

Adres

Postcode en plaats

Naam briefadresgever

Telefoon

Thuis Mobiel 06 -

Onderteken het formulier.

9 Verklaring en ondertekening aangever (degene die briefadres wil hebben)

Ik verklaar het formulier volledig en naar waarheid te hebben ingevuld.

Datum

Handtekening aangever

_______________________________

Bij valsheid in geschrifte of oplichting wordt altijd aangifte gedaan bij de politie.

Om uw aangifte van briefadres in behandeling te kunnen nemen zijn de volgende documenten noodzakelijk:

1.het volledig ingevulde en ondertekende aangifteformulier briefadres;

2.kopie van een geldig identiteitsbewijs van uzelf;

3.verklaring toestemming briefadres van de briefadresgever;

4.kopie van een geldig identiteitsbewijs van de briefadresgever.

Verklaring toestemming briefadres

Deze verklaring moet ingevuld worden door de persoon die toestemming geeft (briefadresgever) aan de persoon die aangifte doet van een briefadres (briefadreshouder). Vul de verklaring volledig in en onderteken haar. Voeg bij deze verklaring ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs bij: geldig paspoort, id-kaart, rijbewijs of verblijfsvergunning).

Gegevens briefadresgever

Achternaam

Voornamen voluit

Geboortedatum

Adres

Postcode en woonplaats

Telefoon

Thuis Mobiel 06 -

Evt. emailadres

Aan wie geeft u toestemming om zich bij u in te schrijven als briefadreshouder?

Voor- en achternaam

Geboortedatum

Verklaring en ondertekening briefadresgever

Ik verklaar toestemming te geven aan bovengenoemde briefadreshouder om mijn adres te gebruiken als briefadres en ben op de hoogte van de volgende verplichtingen die dit met zich meebrengt:

• Ik ben verplicht ervoor te zorgen dat de poststukken, die bestemd zijn voor de persoon die bij mij is ingeschreven als briefadreshouder, die persoon ook bereiken;

• Ik ben verplicht om op verzoek van het gemeentebestuur inlichtingen te geven die in verband staan met het briefadres en de documenten te overleggen die noodzakelijk zijn voor het bijhouden van de basisadministratie.

Ik verklaar het formulier volledig en naar waarheid te hebben ingevuld.

Datum

Handtekening

Vergeet niet een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen.

Bij valsheid in geschrifte of oplichting wordt altijd aangifte gedaan bij de politie.