Besluit Beleidsregels inkoop en aanbesteden 2013-2017

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoogezand-Sappemeer;

gelet op artikel 160 Gemeentewet, de Richtlijn voor leveringen, diensten en werken (2004/18/EG) en de Aanbestedingswet 2012;

overwegende dat de gemeente Slochteren eensluidende Beleidsregels Inkoop vaststelt;

voorts overwegende dat gestreefd wordt naar:

- doelmatig, rechtmatig en integer inkopen;

- het fungeren als betrokken, betrouwbare en professionele opdrachtgevers;

- het maatschappelijke verantwoordelijk omgaan met alle inkopen;

- waar mogelijk inschakeling van lokale of regionale bedrijven voor de gemeentelijke opdrachten

- beperking van de administratieve lasten voor zowel opdrachtgever als voor inschrijvers:

BESLUIT: vast te stellen de Beleidsregels inkoop en aanbesteden 2013 – 2017.

Artikel 1
Reikwijdte

Deze regels zijn van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen.

Artikel 2
Opdrachten onder de Europese drempelwaarden

De keuze van de uit te nodigen marktpartijen moet gebaseerd zijn op objectieve en transparante criteria.

Er wordt minimaal één geschikte lokale of, bij afwezigheid daarvan, één regionale marktpartij uitgenodigd. Hierbij wordt onder “lokaal” verstaan gevestigd op het grondgebied van één van beide gemeenten en onder “regionaal” gevestigd op het grondgebied van de drie noordelijke provincies.

Artikel 3
Inkoopvoorstel

Voor opdrachten met een waarde van meer dan:

• a. € 50.000,- voor leveringen en diensten

• b. € 100.000,- voor werken

zal vooraf een gemotiveerd voorstel worden opgesteld, waarin wordt aangegeven hoe de opdracht in de markt gezet wordt. Dit advies wordt in overleg tussen inkoper en inkoopadviseur opgesteld en vastgesteld door de afdelingsmanager (Hoogezand-Sappemeer) c.q. directeur (Slochteren).

Artikel 4
Gids Proportionaliteit

Bij iedere opdracht wordt de Gids Proportionaliteit in acht genomen.

Artikel 5
Duurzaamheid

Bij alle inkopen worden de door het AgentschapNL vastgestelde criteria voor duurzaam inkopen toegepast.

Artikel 6
Social Return

Bij opdrachten vanaf een waarde van € 100.000,- wordt samen met de inkoopadviseur onderzocht en vastgelegd of social return onderdeel uit kan maken van de opdracht en hoe deze in de opdracht wordt verwerkt.

Artikel 7
Inkoopvoorwaarden

Op opdrachten met betrekking tot leveringen en diensten zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoogezand-Sappemeer van toepassing.

Op opdrachten met betrekking tot werken zijn de Uniforme Administratieve Voorschriften 2012 van toepassing.

In afwijking van lid 1, zijn op opdrachten aan architecten en ingenieurs of inkoop van ingenieursadviezen en architecten van toepassing De Nieuwe Regeling 2011 en de Aanvullende Voorwaarden van de gemeente Hoogezand-Sappemeer bij De Nieuwe Regeling 2011.

Artikel 8
Klachten over inkoop en aanbesteden

De ondernemer kan een klacht uiten over een aanbesteding door deze schriftelijk in te dienen bij de gemeente Hoogezand-Sappemeer, ter attentie van het Klachtenmeldpunt Inkoop en Aanbesteden.

De klachtbrief dient een beschrijving van de klacht te bevatten en te zijn voorzien van dagtekening, naam en adres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding.

Het Klachtenmeldpunt bevestigt de ontvangst van de klacht.

Het Klachtenmeldpunt onderzoekt of de klacht terecht is en brengt zo spoedig mogelijk advies uit aan het college van burgemeester en wethouders over de afhandeling van de klacht.

Het college van burgemeester en wethouders besluit over de afhandeling van de klacht.

Wanneer het college van burgemeester en wethouders corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt het dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld, afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure eventueel gelijktijdig met de ondernemer.

Na afhandeling van de klacht, of wanneer dit niet binnen een redelijk termijn is gedaan, kan de ondernemer de klacht voorleggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

Artikel 9
Publicatie inkoopplannen

Beide gemeenten publiceren hun jaarlijkse inkoopplannen op de gemeentelijke websites.

Artikel 10
Inwerkingtreding

Dit inkoopbeleid treedt in werking op 1 juni 2013.

Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 11 juni 2013

Burgemeester P.M.M. De Jonge

Secretaris F.J.G. Wiertz