Gemeenteblad van Heerenveen
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Heerenveen | Gemeenteblad 2014, 1112 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Archiefverordening 2009
De raad der gemeente Heerenveen,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 november 2009;
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
BESLUIT :
vast te stellen de navolgende:
ARCHIEFVERORDENING 2009
Hoofdstuk I
Algemene bepalingen
Artikel 1
Begripsbepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
|
a.de wet |
de Archiefwet 1995; |
|
b.het college |
het college van burgemeester en wethouders van Heerenveen |
|
c.gemeentelijke organen |
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; |
|
d.de archiefbewaarplaats |
de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; |
|
e.beheerder |
degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; |
|
f.beheerseenheid |
een door het college als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; |
|
g.informatiesysteem |
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en bewaard. |
Hoofdstuk II
De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Archiefbewaarplaats en archiefruimten
Het college zorgt voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Aanstelling deskundig personeel
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
Vervaardiging en bewaring archiefbescheiden
Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Voldoende middelen op gemeentebegroting
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Hoofdstuk III
Toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9
Beheer van beheerseenheden
De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden, die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 10
Vervanging van gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te
doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren.
Artikel 11
Verstrekken van bescheiden en inlichtingen; toegang tot archiefbescheiden
De beheerders verstrekken aan de gemeentesecretaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
Toezicht door gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
Mededeling door beheerder aan gemeentesecretaris
De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
-
a.opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
-
b.bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
-
c.verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
-
d.ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
-
e.voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2014-1112.html