Tractatenblad 2012, 49

21 (2011) Nr. 2

A. TITEL

Overeenkomst inzake de Internationale Opsporingsdienst;

Berlijn, 9 december 2011

B. TEKST

De Engelse, de Duitse en de Franse tekst van de Overeenkomst en de Partnerschapsovereenkomst zijn geplaatst in Trb. 2012, 44.

C. VERTALING

Overeenkomst inzake de Internationale Opsporingsdienst

Het Koninkrijk België,

de Franse Republiek,

de Bondsrepubliek Duitsland,

de Helleense Republiek,

de Staat Israël,

de Italiaanse Republiek,

het Groothertogdom Luxemburg,

het Koninkrijk der Nederlanden,

de Republiek Polen,

het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland

en

de Verenigde Staten van Amerika,

hierna te noemen de partijen bij deze Overeenkomst;

Preambule

Overwegende dat de Internationale Opsporingsdienst werd opgericht teneinde vermiste personen op te sporen en de documenten over Duitsers en niet-Duitsers die in nationaal-socialistische concentratie- of werkkampen geïnterneerd zijn geweest of over niet-Duitsers die werden verplaatst ten gevolge van de Tweede Wereldoorlog, te verzamelen, te classificeren, in stand te houden en toegankelijk te maken voor regeringen en belanghebbenden;

Indachtig de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, beide tot stand gekomen te Bonn op 6 juni 1955, zoals gewijzigd bij het Protocol tot verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Bonn op 23 augustus 1960, het Protocol tot verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, tot stand gekomen te Bonn en Genève op 30 september en 7 oktober 1960, bij het Akkoord inzake verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Bonn op 15 oktober 1973, en bij het Akkoord inzake verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, tot stand gekomen te Genève op 22 december 1972, bij het Protocol tot wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Berlijn op 16 mei 2006 en bij het Protocol tot wijziging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, tot stand gekomen te Genève op 16 mei 2006, alsmede het Verdrag inzake de rechtspositie van de Internationale Opsporingsdienst te Arolsen, tot stand gekomen te Bonn op 15 juli 1993;

Geleid door de wens de werkzaamheden van de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen op het gebied van instandhouding en opsporing voort te zetten en tegelijkertijd uitbreiding van de werkzaamheden mogelijk te maken waardoor de Internationale Opsporingsdienst zich geleidelijk kan ontwikkelen tot een centrum voor documentatie, informatie en onderzoek, opdat het lot van de slachtoffers van het nationaal socialisme en van de overlevenden bestudeerd kan blijven worden en de kennis daarover kan worden doorgegeven aan toekomstige generaties;

Geleid door de wens ten behoeve van onderzoeksdoeleinden toegang te waarborgen tot de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst, zowel ter plekke als door middel van kopieën van de archieven en documenten die de partijen bij deze Overeenkomst hebben ontvangen of via andere middelen, zoals toegang op afstand;

Opnieuw bevestigend dat deze Overeenkomst de eigendomsrechten van de archieven en documenten die berusten bij de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen onverlet laat;

Overwegende dat de partijen bij deze Overeenkomst van oordeel zijn dat de bescherming van persoonsgegevens voldoende gewaarborgd wordt door de nationale wetgeving van elk van hen en dat zij verwachten dat elke partij bij deze Overeenkomst bij het verlenen van toegang tot de kopieën rekening houdt met de gevoeligheid van bepaalde informatie die daarin vervat kan zijn;

Vaststellend dat, als gevolg van de uitbreiding van de werkzaamheden van de Internationale Opsporingsdienst, het Internationale Comité van het Rode Kruis de wens heeft geuit zich terug te trekken uit de leiding en het beheer van de Internationale Opsporingsdienst;

Eraan herinnerende dat door de kennisgeving door het Internationale Comité van het Rode Kruis aan de voorzitter van de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst op 14 april 2011, deze terugtrekking en beëindiging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, tot stand gekomen te Bonn op 6 juni 1955, zoals gewijzigd, op 31 december 2012 van kracht wordt, overeenkomstig de voorwaarden van die Overeenkomst;

Geleid door de wens de integriteit en de instandhouding van de originele archieven en documenten te waarborgen en de historische structuur als geheel voort te zetten en daarbij de Internationale Opsporingsdienst op onpartijdige en verantwoorde wijze te blijven beheren en leiden, waarbij het internationale karakter van de dienst tot uiting komt;

Erkennend de blijvende bijdrage van de Bondsrepubliek Duitsland als gastheerland van de Internationale Opsporingsdienst;

Zijn het volgende overeengekomen:

I. DOELSTELLINGEN EN TAKEN

Artikel 1 Rol van de Internationale Opsporingsdienst

Als unieke bron van informatie over aangelegenheden die betrekking hebben op vervolgingen door het nationaal-socialistische regime en op de verplaatsingen van personen als gevolg van de verschrikkingen van de Tweede Wereldoorlog in Europa, blijft de Internationale Opsporingsdienst, die zijn zetel heeft in Bad Arolsen, fungeren als internationaal centrum voor het conserveren, in stand houden, catalogiseren en indexeren van de archieven en documenten die in zijn gebouwen worden bewaard, om opsporing van slachtoffers, onderzoek, gedenken en herdenken, juridische ondersteuning en andere taken die binnen zijn bevoegdheid vallen te vergemakkelijken.

Artikel 2 Conserveren, in stand houden, catalogiseren en indexeren

De Internationale Opsporingsdienst waarborgt de conservering van de originele archieven en documenten, die in zijn gebouwen worden bewaard, onder meer door het creëren en handhaven van de juiste omstandigheden voor het conserveren van de archieven en documenten en door het nemen van passende maatregelen die nodig kunnen zijn om achteruitgang tegen te gaan en te voorkomen of om de archieven en documenten te herstellen. De Internationale Opsporingsdienst waarborgt als beheerder van originele archieven en documenten de integriteit ervan, alsmede het in stand houden en voortzetten van de historische structuur van de collectie als geheel, tenzij de Internationale Commissie met eenparigheid van stemmen anderszins besluit.

Artikel 3 Opsporing

De Internationale Opsporingsdienst stelt voor humanitaire doeleinden alle relevante informatie uit zijn archieven en documenten ter beschikking, die van direct belang is voor een persoon of meerdere personen die om deze informatie vraagt of vragen. De informatie wordt, voor dezelfde doeleinden, eveneens ter beschikking gesteld aan vertegenwoordigers van de Internationale Commissie, aan verbindingsambtenaren die zijn benoemd door de partijen bij deze Overeenkomst en, met toestemming van de Internationale Commissie, aan iedere gouvernementele of niet-gouvernementele organisatie die de informatie opvraagt ten behoeve van belanghebbende partijen of hun vertrouwelingen, beheerders of executeurs.

Artikel 4 Onderzoek

• a. Archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst, zijn beschikbaar voor onderzoek door middel van toegang tot de gebouwen van de Internationale Opsporingsdienst en door middel van toegang tot kopieën van de archieven en documenten die partijen bij deze Overeenkomst hebben ontvangen.

• b. De Internationale Opsporingsdienst kan op basis van zijn archieven en documenten onderzoek uitvoeren.

Artikel 5 Gedenken en herdenken

• a. Met het oog op gedenken en herdenken kan de Internationale Opsporingsdienst in zijn gebouwen onder andere tentoonstellingen organiseren en educatieve initiatieven ontplooien op basis van zijn archieven en documenten.

• b. De Internationale Opsporingsdienst kan gedenken en herdenken faciliteren op andere locaties op het grondgebied van partijen bij deze Overeenkomst en, onder de door de Internationale Commissie vast te stellen voorwaarden, in staten die geen partij zijn bij deze Overeenkomst.

Artikel 6 Juridische ondersteuning

• a. Op verzoek van de bevoegde gerechtelijke autoriteiten kan de Internationale Opsporingsdienst ondersteuning bieden bij processen en andere gerechtelijke procedures, die plaatsvinden onder de rechtsmacht van een partij bij deze Overeenkomst, op basis van informatie die redelijkerwijs kan worden verkregen uit zijn archieven en documenten.

• b. Alle verzoeken van bevoegde gerechtelijke autoriteiten van staten die geen partij zijn bij deze Overeenkomst worden ter beslissing doorverwezen naar de Internationale Commissie.

• c. Over het afleggen van een getuigenverklaring door een ambtenaar of medewerker van de Internationale Opsporingsdienst tijdens een proces of andere gerechtelijke procedure dient vooraf door de Internationale Commissie te worden beslist.

• d. Voor het verlenen van diensten in civiele procedures kan de Internationale Opsporingsdienst kosten in rekening brengen.

Artikel 7 Overige taken

De Internationale Opsporingsdienst kan, na een met eenparigheid van stemmen genomen besluit van de Internationale Commissie, werkzaamheden verrichten die buiten de reikwijdte van de artikelen 2 tot en met 6 van deze Overeenkomst vallen, op voorwaarde dat deze verband houden met de informatie in de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst.

II. TOEGANG TOT INFORMATIE, ARCHIEVEN EN DOCUMENTEN

Artikel 8 Regels inzake toegang en gebruik

Elke vertegenwoordiger in de Internationale Commissie en elke verbindingsambtenaar die is benoemd door de partijen bij deze Overeenkomst heeft vrije toegang tot alle archieven en documenten die berusten bij de Internationale Opsporingsdienst. Deze personen stemmen hun activiteiten af met de directeur.

Toegang tot archieven en documenten ten behoeve van opsporing en onderzoek in de gebouwen van de Internationale Opsporingsdienst wordt in de ruimst mogelijke mate gewaarborgd, in overeenstemming met de onderstaande bepalingen:

• a. Informatie ten behoeve van opsporing wordt op verzoek en kosteloos verstrekt.

• b. Toegang tot de archieven en documenten voor onderzoek in de gebouwen van de Internationale Opsporingsdienst wordt verleend op voorwaarde dat alle passende maatregelen zijn genomen, teneinde te waarborgen dat de werkzaamheden die verband houden met dit onderzoek niet wezenlijk ten koste gaan van de uitvoering van de taken van de Internationale Opsporingsdienst met betrekking tot zijn humanitaire mandaat in overeenstemming met artikel 3 van deze Overeenkomst.

• c. Gebruik voor onderzoeksdoeleinden van de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst wordt op verzoek toegestaan. De voorwaarden voor dergelijk gebruik worden vastgesteld door de Internationale Commissie in met eenparigheid van stemmen aangenomen richtlijnen inzake het gebruik, met inbegrip van een overzicht van de tarieven. Als algemeen beginsel geldt dat het gebruik wordt beperkt tot archieven en documenten in digitale vorm. Bij toegang tot originele archieven en documenten wordt naar behoren rekening gehouden met hun staat van conservering. De onderzoeker verklaart schriftelijk de door de Internationale Commissie vastgestelde voorschriften voor toegang na te leven.

• d. Niettegenstaande lid c) van dit artikel, kunnen de archieven en documenten die zijn overgedragen aan of ter beschikking gesteld van de Internationale Opsporingsdienst, op grond van een schriftelijke overeenkomst ten tijde van de nederlegging, houdende dat de Internationale Opsporingsdienst het exclusieve gebruiksrecht geniet, uitsluitend worden gebruikt of nogmaals worden gekopieerd, indien de schenker van de archieven en documenten, of in voorkomende gevallen diens rechtsopvolger, daarmee schriftelijk heeft ingestemd.

• e. De onderzoeker of gebruiker van de archieven en documenten is volgens het van toepassing zijnde nationale recht persoonlijk aansprakelijk voor de openbaarmaking van persoonsgegevens.

Artikel 9 Kopieën van de archieven en documenten

• a. Elke partij bij deze Overeenkomst ontvangt op verzoek een enkele kopie van de archieven en documenten van de Internationale Opsporingsdienst.

• b. Elke partij bij deze Overeenkomst kan deze archieven en documenten toegankelijk maken voor onderzoek in de gebouwen van een geschikt archiefcentrum of via toegang op afstand op haar grondgebied. Toegang wordt verleend in overeenstemming met de relevante nationale wetgeving en nationale regels en gebruiken voor archiefbeheer.

• c. De Internationale Commissie beslist over het inwilligen van verzoeken om kopieën van archieven en documenten van de Internationale Opsporingsdienst van staten die geen partij zijn bij deze Overeenkomst en van niet-statelijke entiteiten.

Artikel 10 Toegang op afstand tot de archieven en documenten bij de Internationale Opsporingsdienst

• a. Toegang door lidstaten van de Internationale Commissie tot de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst wordt op verzoek verleend door middel van veilige en geauthentiseerde toegang op afstand, op voorwaarde dat de verzoekende staat de kosten draagt die daaraan verbonden zijn, met inbegrip van de kosten die gemaakt worden op de zetel van de Internationale Opsporingsdienst. Dergelijke toegang op afstand geldt voor alle archieven en documenten bij de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen waarvan een digitale kopie beschikbaar is voor de lidstaten.

• b. De Internationale Commissie neemt de besluiten die noodzakelijk zijn voor het implementeren van toegang op afstand.

• c. De Internationale Commissie beslist over verzoeken om toegang op afstand tot de archieven en documenten van de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen van staten die geen partij zijn bij deze Overeenkomst en van niet-statelijke entiteiten.

III. BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Artikel 11 Privacy

• a. Toegang tot de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst dient altijd te worden verleend met zorgvuldige inachtneming van de bescherming van persoonsgegevens, in overeenstemming met de onderstaande bepalingen. De uitvoering van humanitaire en onderzoeksmandaten is volledig verenigbaar met dit artikel.

• b. De Internationale Opsporingsdienst, de Internationale Commissie en de verbindingsambtenaren nemen alle redelijke maatregelen om te voorkomen dat informatie openbaar wordt gemaakt over een persoon of personen die de belangen van de betrokken persoon of personen of van hun verwanten zou kunnen schaden.

• c. Het gebruik van persoonsgegevens gebaseerd op informatie afkomstig uit de originele archieven en documenten die door de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen zijn verstrekt, met inbegrip van de verspreiding daarvan door middel van publicaties, is onderworpen aan regels die zijn vervat in richtlijnen die met eenparigheid van stemmen zijn aangenomen door de Internationale Commissie. In dergelijke richtlijnen wordt zorgvuldig rekening gehouden met de belangen van de betrokken persoon of personen en hun nauwe verwanten en met de bevordering van onderzoek naar en kennis over het tijdvak en de gebeurtenissen waarop de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst betrekking hebben.

• d. Door toegang te verlenen tot kopieën van de archieven en documenten van de Internationale Opsporingsdienst waarborgt elke partij bij deze Overeenkomst, rekening houdend met de mogelijke gevoeligheid van de informatie in deze kopieën, dat persoonsgegevens die aan dergelijke informatie zijn ontleend voldoende worden beschermd door de nationale wetgeving.

IV. ONSCHENDBAARHEID VAN ARCHIEVEN EN DOCUMENTEN

Artikel 12 Onschendbaarheid

Onverminderd de eigendomsrechten zijn de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst onschendbaar. De archieven en documenten kunnen niet worden gevorderd, vastgehouden of in beslag genomen door rechtbanken of andere autoriteiten in het gastheerland. Op het grondgebied van iedere andere partij bij deze Overeenkomst zijn de archieven en documenten onschendbaar in de mate waarin dit is voorzien in het nationale recht.

V. RECHTSPOSITIE

Artikel 13 Internationaal karakter en rechtsbevoegdheid

De Internationale Opsporingsdienst, een organisatie met een internationaal karakter, heeft rechtspersoonlijkheid en kan, volgens het recht van de Bondsrepubliek Duitsland, de rechtshandelingen verrichten die nodig zijn voor het uitoefenen van zijn taken, met name het sluiten van arbeidsovereenkomsten en huur- en koopovereenkomsten, en kan in rechte optreden. De Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen wordt hiertoe vertegenwoordigd door zijn directeur. Arbeidsovereenkomsten met de Internationale Opsporingsdienst vallen onder het arbeidsrecht en sociaal recht dat op de arbeidsplaats van toepassing is.

VI. BESTUUR

Artikel 14 De Internationale Commissie

• a. De Internationale Commissie, bestaande uit een vertegenwoordiger benoemd door elk van de partijen bij deze Overeenkomst, fungeert als hoogste bestuursorgaan van de Internationale Opsporingsdienst.

• b. De Internationale Commissie wordt voorgezeten door één van de in lid a) genoemde vertegenwoordigers. De eerste voorzitter van de Internationale Commissie is de voorzitter van de Internationale Commissie zoals opgericht krachtens de Overeenkomsten van Bonn op de datum waarop deze Overeenkomst in werking treedt.

• c. De Internationale Commissie kan door andere belanghebbende staten of internationale organisaties aangewezen vertegenwoordigers uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan alle besprekingen over aangelegenheden die voor deze staten of internationale organisaties van belang zijn.

• d. De Internationale Commissie wordt voor de eerste keer bijeengeroepen door de voorzitter te Bad Arolsen uiterlijk negentig dagen na de inwerkingtreding van deze Overeenkomst. De Internationale Commissie komt daarna ten minste eenmaal per jaar bijeen. Vergaderingen van de Internationale Commissie kunnen plaatsvinden op de zetel van de Internationale Opsporingsdienst of op het grondgebied van de partijen bij deze Overeenkomst.

• e. De Internationale Commissie kan besluiten frequenter te vergaderen op voorwaarde dat haar voorzitter de vergadering bijeenroept binnen dertig dagen na een verzoek gedaan door twee van haar leden.

• f. De Internationale Commissie kan uitsluitend besluiten nemen indien twee derde van haar leden aanwezig is.

• g. De Internationale Commissie neemt haar besluiten bij consensus of, wanneer alle inspanningen daartoe vruchteloos zijn gebleken, bij eenvoudige meerderheid van de door de aanwezige of vertegenwoordigde leden uitgebrachte stemmen, tenzij uitdrukkelijk een andere procedure is vastgesteld in deze Overeenkomst of de Internationale Commissie anders mocht beslissen.

• h. De directeur van de Internationale Opsporingsdienst fungeert als de secretaris van de Internationale Commissie.

• i. De Internationale Commissie stelt bij eenparigheid van stemmen haar eigen reglement van orde vast.

Artikel 15 Rol van de Internationale Commissie

• a. De Internationale Commissie waarborgt de afstemming tussen de partijen bij deze Overeenkomst ten aanzien van aangelegenheden met betrekking tot de Internationale Opsporingsdienst en verstrekt richtlijnen voor de activiteiten van de Internationale Opsporingsdienst, met inbegrip voor toegang tot de archieven en documenten die in zijn gebouwen worden bewaard.

• b. De in lid a) van dit artikel bedoelde richtlijnen worden ter uitvoering toegezonden aan de directeur van de Internationale Opsporingsdienst.

Artikel 16 Institutionele partner

• a. De partijen bij deze Overeenkomst machtigen bij deze de voorzitter van de Internationale Commissie om namens hen een overeenkomst te sluiten inzake een institutie, hierna te noemen de „institutionele partner”, die met eenparigheid van stemmen dient te worden aangenomen. In deze overeenkomst (hierna te noemen „de Partnerschapsovereenkomst”) zijn de specifieke voorwaarden van het partnerschap tussen de Internationale Opsporingsdienst en de institutionele partner vervat.

• b. De taak van de institutionele partner is samen te werken met de Internationale Opsporingsdienst om te waarborgen dat deze zijn rol uit hoofde van deze Overeenkomst kan vervullen.

• c. De rol van de institutionele partner is met de Internationale Commissie en de directeur van de Internationale Opsporingsdienst samen te werken en hen te adviseren bij de tenuitvoerlegging van beleid op het gebied van personeelsbeheer; conservering en instandhouding; catalogisering en indexering; en budgettering en auditing.

• d. De Internationale Commissie kan voorgestelde wijzigingen of een verlenging van de Partnerschapsovereenkomst met eenparigheid van stemmen aannemen. Op basis van dit besluit kunnen de partijen bij de Partnerschapsovereenkomst overgaan tot een wijziging of verlenging.

• e. De Internationale Commissie kan met eenparigheid van stemmen het partnerschap beëindigen in overeenstemming met de voorwaarden van de Partnerschapsovereenkomst, en kan een andere institutie uitnodigen deze rol op zich te nemen na het sluiten van een nieuwe overeenkomst overeenkomstig lid a) van dit artikel.

Artikel 17 Adviserende en ondergeschikte verbanden

• a. De Internationale Commissie kan adviserende en ondergeschikte organen instellen.

• b. De Internationale Commissie kan door haar nodig geachte betrekkingen met andere instituties aangaan.

Artikel 18 Waarnemers

Het Internationale Comité van het Rode Kruis en de institutionele partner worden uitgenodigd een waarnemer bij de Internationale Commissie te benoemen.

Artikel 19 Niet-gouvernementele organisaties

Niet-gouvernementele organisaties die een duidelijk omschreven belang hebben bij de werkzaamheden van de Internationale Opsporingsdienst, kunnen voorstellen voorleggen aan de Internationale Commissie en, onder door de Commissie te stellen voorwaarden, uitgenodigd worden deel te nemen aan de beraadslagingen over deze voorstellen.

Artikel 20 Benoeming van de directeur

• a. De Internationale Commissie benoemt de directeur van de Internationale Opsporingsdienst en neemt dit besluit met eenparigheid van stemmen. De Internationale Commissie raadpleegt de in artikel 16 van deze Overeenkomst genoemde institutionele partner alvorens dit besluit te nemen.

• b. De procedure voor de benoeming van de directeur van de Internationale Opsporingsdienst wordt omschreven in het reglement van orde van de Internationale Commissie.

• c. De directeur van de Internationale Opsporingsdienst geniet, op overeenkomstige wijze, dezelfde voorrechten en immuniteiten die consulaire ambtenaren in de Bondsrepubliek Duitsland genieten op grond van de artikelen 40 tot en met 47 en 52 van het Verdrag van Wenen inzake consulaire betrekkingen van 1963, tenzij de directeur een onderdaan van de Bondsrepubliek Duitsland is of daar zijn vaste verblijfplaats heeft. In het laatste geval geniet de directeur uitsluitend met betrekking tot officiële handelingen verricht in de uitoefening van zijn taken als directeur immuniteit ten aanzien van rechtsmacht en persoonlijke onschendbaarheid.

• d. De directeur van de Internationale Opsporingsdienst wordt voor een termijn van vijf jaar benoemd. De directeur kan eenmaal worden herbenoemd.

Artikel 21 Verantwoordelijkheid van de directeur

• a. De directeur van de Internationale Opsporingsdienst handelt overeenkomstig de richtlijnen van de Internationale Commissie aan welke hij verantwoording aflegt. De directeur stelt de Internationale Commissie onverwijld in kennis indien er een situatie ontstaat waarin niet is voorzien in deze Overeenkomst, noch in de Partnerschapsovereenkomst en waarop geen van de in overeenstemming met deze Overeenkomst door de Internationale Commissie genomen van kracht zijnde besluiten of aangenomen richtlijnen van toepassing is. De directeur is verantwoordelijk voor de tenuitvoerlegging van door de Internationale Commissie genomen beleidsbeslissingen en voor het leiden en besturen van de Internationale Opsporingsdienst.

• b. Onder leiding van de Internationale Commissie werkt de directeur voorgestelde prioriteiten voor de Internationale Opsporingsdienst uit en geeft een overzicht van de financiële gevolgen daarvan ter bestudering door de Internationale Commissie. De directeur stelt een voorlopig jaarwerkplan en een voorlopige begroting op die tijdig ter goedkeuring naar de Internationale Commissie worden gezonden.

• c. De directeur van de Internationale Opsporingsdienst dient halfjaarlijks een verslag in over de werkzaamheden van de Internationale Opsporingsdienst, tenzij deze verslagen regelmatiger dienen te worden verstrekt.

• d. De directeur van de Internationale Opsporingsdienst dient een financiële verantwoording over het voorgaande boekjaar in bij de Internationale Commissie.

VII. ROL VAN DE STATEN DIE PARTIJ ZIJN

Artikel 22 Bijstand aan de Internationale Opsporingsdienst

• a. De partijen bij deze Overeenkomst verlenen de Internationale Opsporingsdienst op verzoek bijstand bij het uitvoeren van zijn opsporingstaak. Zij doen dit door het onderzoeken, verstrekken van kopieën of overdragen van documenten die in het bezit zijn van staatsarchieven of openbare of particuliere archieven op hun grondgebied en die persoonlijke informatie bevatten over de direct betrokkenen. Bijstand wordt verleend in overeenstemming met het relevante nationale recht en wordt niet verleend indien dergelijke bijstand indruist tegen de belangen van de verstrekkende staat die partij is of afbreuk zou doen aan de eigendomsrechten op dergelijke documenten.

• b. De directeur kan te allen tijde de Internationale Commissie voorstellen de regering van iedere staat die geen partij is bij deze Overeenkomst of iedere andere niet-statelijke entiteit te benaderen met een verzoek tot het voor de Internationale Commissie toegankelijk maken van originele documenten of kopieën van documenten die door of namens de genoemde regering of niet-statelijke entiteit worden bewaard en die voor de Internationale Opsporingsdienst van groot belang zijn voor zijn opsporingstaak.

Artikel 23 Verbindingskantoren

Alle partijen bij deze Overeenkomst en het Internationale Comité van het Rode Kruis hebben het recht voor eigen rekening een permanent verbindingskantoor te onderhouden bij de Internationale Opsporingsdienst.

Artikel 24 Ondersteuning door het gastheerland

• a. De reguliere begroting van de Internationale Opsporingsdienst met betrekking tot de in artikel 1 van deze Overeenkomst genoemde doelstellingen en taken wordt, op basis van de jaarlijkse voorlopige begroting, goedgekeurd door de Internationale Commissie, in overeenstemming met artikel 21, lid b), van deze Overeenkomst, gezonden aan de regering van de Bondsrepubliek Duitsland en gefinancierd uit een bijdrage uit de begroting van de Bondsrepubliek Duitsland.

• b. De Federale Rekenkamer van de Bondsrepubliek Duitsland, kan, in samenwerking met de directeur van de Internationale Opsporingsdienst, de boekhouding van de Internationale Opsporingsdienst controleren en het functioneren, de rechtmatigheid en de naleving op het gebied van financieel beheer onderzoeken.

VIII. VRIJWILLIGE BIJDRAGEN

Artikel 25 Vrijwillige bijdragen

In aanvulling op de in artikel 24 van deze Overeenkomst genoemde financiering, kan de Internationale Opsporingsdienst verzoeken om vrijwillige bijdragen uit zowel openbare als particuliere bronnen en deze aannemen, teneinde zijn doelstellingen en taken te verwezenlijken. De Internationale Opsporingsdienst stelt de Internationale Commissie in kennis van deze bijdragen en de herkomst ervan.

IX. SLOTBEPALINGEN

Artikel 26 Toetreding

• a. Deze Overeenkomst blijft openstaan voor toetreding door iedere staat die daartoe een uitnodiging heeft gekregen op basis van een met eenparigheid van stemmen door de Internationale Commissie genomen besluit.

• b. De akten van toetreding dienen te worden nedergelegd bij de Bondsrepubliek Duitsland.

• c. Ten aanzien van staten die een akte van toetreding hebben nedergelegd, treedt deze Overeenkomst in werking op de dertigste dag na de nederlegging van de desbetreffende akte.

Artikel 27 Opzegging

• a. Deze Overeenkomst blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

• b. Elke staat die partij is kan deze Overeenkomst opzeggen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de depositaris. De opzegging wordt van kracht aan het einde van het kalenderjaar dat volgt op een dergelijke kennisgeving.

Artikel 28 Ondertekening en voorlopige toepassing

• a. Deze Overeenkomst staat voor ondertekening open bij het Bondsministerie van Buitenlandse Zaken te Berlijn in de Bondsrepubliek Duitsland vanaf 9 december 2011 door het Koninkrijk België, de Franse Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Helleense Republiek, de Staat Israël, de Italiaanse Republiek, het Groothertogdom Luxemburg, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Polen, het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland en de Verenigde Staten van Amerika.

• b. Op voorwaarde dat alle in lid a) van dit artikel genoemde staten deze Overeenkomst hebben ondertekend, wordt deze Overeenkomst in afwachting van de inwerkingtreding ervan voorlopig toegepast met ingang van 1 januari 2013, in overeenstemming met de van toepassing zijnde nationale wetten.

Artikel 29 Inwerkingtreding

• a. Deze Overeenkomst treedt in werking op de laatste van de navolgende data: (1) 1 januari 2013, of (2) de eerste dag van de eerste maand die volgt op de datum waarop het Koninkrijk België, de Franse Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Helleense Republiek, de Staat Israël, de Italiaanse Republiek, het Groothertogdom Luxemburg, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Polen, het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland en de Verenigde Staten van Amerika de depositaris ervan in kennis hebben gesteld dat aan hun onderscheiden nationale vereisten voor de inwerkingtreding van deze Overeenkomst is voldaan.

• b. Vanaf de datum van zijn inwerkingtreding treedt deze Overeenkomst in de plaats van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Bonn op 6 juni 1955, zoals gewijzigd bij het Protocol tot verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Bonn op 23 augustus 1960, bij het Akkoord inzake verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Bonn op 15 oktober 1973, bij het Protocol tot wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Berlijn op 16 mei 2006 en op het Verdrag inzake de rechtspositie van de Internationale Opsporingsdienst te Bad Arolsen, tot stand gekomen te Bonn op 15 juli 1993.

• c. Na de inwerkingtreding van deze Overeenkomst blijven alle besluiten en richtlijnen van de Internationale Commissie uit hoofde van de eerdere overeenkomsten, zoals genoemd in lid b) van dit artikel, van kracht tot het moment waarop de Internationale Commissie anderszins besluit.

Artikel 30 Depositaris

De Bondsrepubliek Duitsland treedt op als depositaris van deze Overeenkomst en stelt alle andere partijen bij deze Overeenkomst in kennis van iedere ondertekening, het voldoen aan de nationale vereisten voor de inwerkingtreding van deze Overeenkomst, de inwerkingtreding van deze Overeenkomst, toetredingen, opzeggingen en andere kennisgevingen die ontvangen zijn van de partijen bij deze Overeenkomst. De Bondsrepubliek Duitsland zendt een gewaarmerkt afschrift aan alle partijen bij deze Overeenkomst alsmede aan de Secretaris-Generaal van de Verenigde Naties ter registratie overeenkomstig artikel 102 van het Handvest van de Verenigde Naties.

TEN BLIJKE WAARVAN de ondergetekenden deze Overeenkomst hebben ondertekend.

GEDAAN te Berlijn, op 9 december 2011, in de Engelse, de Franse en de Duitse taal, zijnde alle teksten gelijkelijk authentiek, in een enkel exemplaar, dat zal worden nedergelegd in het archief van de Bondsrepubliek Duitsland.

---

Partnerschapsovereenkomst inzake de betrekkingen tussen de Federale Archieven van de Bondsrepubliek Duitsland en de Internationale Opsporingsdienst

Preambule

De voorzitter van de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, gemachtigd namens de partijen bij de Overeenkomst inzake de Internationale Opsporingsdienst tot stand gekomen te Berlijn op 9 december 2011 (hierna te noemen de „ITS-overeenkomst”) ingevolge artikel 16 van de ITS-overeenkomst enerzijds

en

de Bondsrepubliek Duitsland anderzijds,

Indachtig het feit dat de Internationale Opsporingsdienst blijft fungeren als een internationaal centrum voor het conserveren, in stand houden, catalogiseren en indexeren van de archieven en documenten die in zijn gebouwen worden bewaard ter vergemakkelijking van de opsporing van slachtoffers, onderzoek, gedenken en herdenken, juridische ondersteuning en andere taken binnen zijn bevoegdheid;

Doordrongen van de geschiedenis van de Internationale Opsporingsdienst die werd opgericht teneinde vermiste personen op te sporen en het verzamelen, classificeren, in stand houden en voor regeringen en belanghebbende personen toegankelijk maken van de documenten die betrekking hebben op Duitse en niet-Duitse personen die geïnterneerd waren in nationaal-socialistische concentratie- of werkkampen of niet-Duitse personen die ten gevolge van de Tweede Wereldoorlog werden verplaatst;

In herinnering roepend de bevoegdheid in de ITS-overeenkomst een institutionele partner aan te wijzen die de Internationale Commissie en de directeur van de Internationale Opsporingsdienst zal adviseren en met hen zal samenwerken bij de uitvoering op beleidsterreinen als personeelsbeheer, conservering en instandhouding, catalogisering en indexering, en budgettering en auditing;

In herinnering roepend de bij de ITS-overeenkomst aan de voorzitter van de Internationale Commissie verleende bevoegdheid een bij eenparigheid van stemmen door de Internationale Commissie aangenomen overeenkomst aan te gaan, die de specifieke voorwaarden bevat voor een partnerschap tussen de Internationale Opsporingsdienst en een institutionele partner;

Erkennende de bereidheid van de Federale Archieven van de Bondsrepubliek Duitsland de in de ITS-overeenkomst omschreven rol van de institutionele partner te aanvaarden bij het adviseren van en het samenwerken met de directeur van de Internationale Opsporingsdienst op alle terreinen waar de deskundigheid en ervaring van de Federale Archieven relevant kunnen blijken voor het verwezenlijken van de door de Internationale Commissie vastgestelde en door haar aan de directeur van de Internationale Opsporingsdienst opgedragen doelstellingen;

Geleid door de wens de professionele en institutionele continuïteit en de ontwikkeling van de werkzaamheden van de Internationale Opsporingsdienst te waarborgen;

Zijn het volgende overeengekomen:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze Overeenkomst:

• 1. wordt verstaan onder de „voorzitter” de voorzitter van de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst;

• 2. wordt verstaan onder de „Internationale Opsporingsdienst” de directeur van de Internationale Opsporingsdienst of de Internationale Opsporingsdienst;

• 3. wordt verstaan onder de „Federale Archieven” de voorzitter van de Federale Archieven van de Bondsrepubliek Duitsland of de Federale Archieven van de Bondsrepubliek Duitsland.

Artikel 2 Institutionele partner

De Federale Archieven zijn ingevolge artikel 16 van de ITS-overeenkomst de aangewezen institutionele partner van de Internationale Opsporingsdienst.

Artikel 3 Archief aangelegenheden

• 1. Voor de toepassing van artikel 2 van de ITS-overeenkomst en de richtlijnen van de Internationale Commissie verzoekt de Internationale Opsporingsdienst om alle relevante ondersteuning en adviezen op het gebied van het conserveren, herstellen, in stand houden, catalogiseren en indexeren van de archieven en documenten die in de gebouwen van de Internationale Opsporingsdienst worden bewaard, welke ondersteuning en adviezen door de Federale Archieven worden verschaft.

• 2. In het kader van een dergelijke ondersteuning stellen de Federale Archieven hun deskundigheid beschikbaar en kunnen zij, waar mogelijk en passend, hun diensten aanbieden ter ondersteuning van de Internationale Opsporingsdienst bij zijn werkzaamheden teneinde hem in staat te stellen zijn taken uit hoofde van artikel 2 van de ITS-overeenkomst uit te voeren.

• 3. De Internationale Opsporingsdienst en de Federale Archieven werken samen bij de ontwikkeling van prioriteiten en de voorbereiding van professionele principes op het gebied van het conserveren, herstellen, in stand houden, catalogiseren en indexeren van de archieven. Dergelijke prioriteiten en principes worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Internationale Commissie.

• 4. De Internationale Opsporingsdienst en de Federale Archieven overleggen regelmatig over de samenwerking bedoeld in het eerste tot en met het derde lid.

• 5. De Internationale Opsporingsdienst en de Federale Archieven houden de historische structuur van de archieven en documenten, die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst, in stand en niets in deze Overeenkomst mag zodanig worden uitgelegd dat wijziging van de structuur van de archieven wordt toegestaan.

• 6. Iedere poging bestanden aan de hand van hun oorsprong of een ander algemeen op archieven toegepast principe te categoriseren zonder het specifieke historische karakter van de Internationale Opsporingsdienst in aanmerking te nemen, geschiedt uitsluitend op de digitale bestanden op grond van de mogelijkheid tot het elektronisch markeren en opvragen van documentatiereeksen in het digitale archief en niet door feitelijke reorganisatie van de originele papieren versies.

• 7. Wat betreft de toegang tot de archieven en documenten in het bezit van de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen, zijn de ITS-overeenkomst alsmede de besluiten genomen en de richtlijnen aangenomen door de Internationale Commissie in overeenstemming met de ITS-overeenkomst doorslaggevend.

Artikel 4 Personeelsbeheer

• 1. Personeelsbeheer behoort tot de verantwoordelijkheid van de directeur van de Internationale Opsporingsdienst.

• 2. Voor het inhuren van senior medewerkers van de Internationale Opsporingsdienst overlegt de Internationale Opsporingsdienst met de Federale Archieven. Voor het inhuren van archiefmedewerkers ziet de Internationale Opsporingsdienst er, in overleg met de Federale Archieven, op toe dat deze voldoen aan internationaal erkende archiefnormen.

Artikel 5 Opstellen van de begroting

• 1. Bij het nakomen van de verantwoordelijkheden genoemd in artikel 21 van de ITS-overeenkomst, waaronder het opstellen van een voorlopige begroting en het indienen van de financiële verantwoording over het voorgaande boekjaar, verzoekt de Internationale Opsporingsdienst om, en verschaffen de Federale Archieven, alle mogelijke ondersteuning en adviezen, in het bijzonder met betrekking tot de financiële gevolgen van initiatieven tot conservering en instandhouding, met inbegrip van een economisch haalbaarheidsonderzoek voorafgaand aan elke aankoop van meer dan EUR 125.000, tenzij anders bepaald door de Internationale Commissie.

• 2. Tijdens het opstellen van de voorlopige begroting dient prioriteit te worden gegeven aan de toewijzing van middelen voor de uitvoering van beleidsbeslissingen en door de Internationale Commissie vastgestelde mandaten.

Artikel 6 Overige aangelegenheden

• 1. De Internationale Opsporingsdienst overlegt met de Federale Archieven over het uitwerken van voorgestelde prioriteiten voor de Internationale Opsporingsdienst en het uiteenzetten van hun financiële gevolgen, die door de Internationale Commissie bestudeerd zullen worden, het opstellen van een jaarlijks werkplan, met inbegrip van iedere eventueel voorgestelde structurele reorganisatie en het indienen van halfjaarlijkse verslagen over de werkzaamheden van de Internationale Opsporingsdienst. De Federale Archieven kunnen hun commentaar op deze documenten en verslagen indienen bij de Internationale Commissie.

• 2. De Internationale Opsporingsdienst overlegt met de Federale Archieven over het verrichten van rechtshandelingen, met inbegrip van het sluiten van arbeidsovereenkomsten, huur- en koopovereenkomsten en bij het voeren van rechtszaken.

• 3. De door de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen gebruikte gebouwen worden beheerd door het Federale Instituut voor Onroerend Goed.

• 4. De planning, het gebruik en de ontwikkeling van informatietechnologie (IT) bij de Internationale Opsporingsdienst geschieden in overleg met de Federale Archieven. Daarbij trachten de Internationale Opsporingsdienst en de Federale Archieven de consistentie tussen de ervaring met het gebruik van digitale kopieën van de archieven van de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen en de nationale archieven zoveel mogelijk te handhaven.

• 5. In gevallen waarin advies van externe deskundigen met betrekking tot de werkzaamheden van de Internationale Opsporingsdienst gezocht of ontvangen wordt, stellen de Internationale Opsporingsdienst en de Federale Archieven elkaar op de hoogte.

Artikel 7 Geschillen tussen de Internationale Opsporingsdienst en de institutionele partner

Bij een geschil over de uitvoering of toepassing van deze Overeenkomst dat niet door onderling overleg kan worden opgelost, kan de aangelegenheid door elk van beide partijen ter behandeling worden voorgelegd aan de Internationale Commissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding en looptijd

• 1. Deze Overeenkomst treedt op dezelfde datum in werking als de ITS-overeenkomst, tot stand gekomen te Berlijn op 9 december 2011.

• 2. Deze Overeenkomst geldt voor een tijdvak van vijf jaar vanaf de datum waarop deze in werking treedt. Deze Overeenkomst kan, indien mogelijk, ten minste een jaar voor het verstrijken van de eerder overeengekomen termijn, met achtereenvolgende tijdvakken van vijf jaar worden verlengd bij een met eenparigheid van stemmen door de Internationale Commissie genomen besluit. Indien voor de datum van verstrijken niet tot verlenging wordt besloten, eindigt deze Overeenkomst en wordt het institutionele partnerschap beëindigd.

• 3. Na ondertekening wordt deze Overeenkomst voorlopig toegepast in overeenstemming met de van toepassing zijnde nationale wetten gedurende het tijdvak waarin de ITS-overeenkomst, tot stand gekomen te Berlijn op 9 december 2011, voorlopig wordt toegepast.

Artikel 9 Opzegging

De voorzitter van de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst namens de partijen bij de ITS-overeenkomst, of de Bondsrepubliek Duitsland kan deze Overeenkomst bij een voorafgaande kennisgeving van ten minste 6 maanden (180 dagen) aan de andere partij schriftelijk opzeggen.

Artikel 10 Ondersteuning bij verstrijken of opzegging

Bij het verstrijken of opzeggen van deze Partnerschapsovereenkomst werken de Internationale Opsporingsdienst en de Federale Archieven samen teneinde alle nodige maatregelen te treffen om lopende aangelegenheden af te ronden.

GEDAAN in tweevoud te Berlijn op 9 december 2011 in de Engelse, de Franse en de Duitse taal, zijnde alle teksten gelijkelijk authentiek.

---

D. PARLEMENT

Zie Trb. 2012, 44.

E. PARTIJGEGEVENS

Zie Trb. 2012, 44.

F. VOORLOPIGE TOEPASSING

Zie Trb. 2012, 44.

G. INWERKINGTREDING

Zie Trb. 2012, 44.

J. VERWIJZINGEN

Zie Trb. 2012, 44.

Uitgegeven de vijftiende maart 2012.

De Minister van Buitenlandse Zaken, U. ROSENTHAL