Tractatenblad 1995, 287

A. TITEL

Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied;

Brussel, 26 juli 1995

B. TEKST¹

Overeenkomst opgesteld op grond van Artikel K.3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie inzake het gebruik van informatica op douanegebied

De Hoge Overeenkomstsluitende Partijen, Lid-Staten van de Europese Unie,

Verwijzend naar het besluit van de Raad van de Europese Unie van 26/07/95,

Verwijzend naar de verplichtingen in de Overeenkomst inzake wederzijdse bijstand tussen de onderscheiden douaneadministraties, ondertekend te Rome op 7 september 1967,

Overwegende dat de douaneadministraties, te zamen met andere bevoegde autoriteiten, aan de buitengrenzen en binnen de territoriale grenzen van de Gemeenschap verantwoordelijk zijn voor het voorkomen, het onderzoeken en het bestrijden van overtredingen niet alleen van communautaire regelingen maar ook van nationale wetten, in het bijzonder van wetten als bedoeld in de artikelen 36 en 223 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Overwegende dat de zich steeds verder ontwikkelende illegale handel van allerlei aard een ernstige bedreiging van de volksgezondheid, openbare zedelijkheid en openbare veiligheid vormt,

Ervan overtuigd dat het noodzakelijk is om de samenwerking tussen douaneadministraties te versterken door procedures vast te leggen in het kader waarvan douaneadministraties gezamenlijk kunnen optreden en persoonsgegevens en andere gegevens over illegale handelsactiviteiten kunnen uitwisselen, waarbij zij nieuwe technologie voor het beheer en het verzenden van dergelijke informatie toepassen, met inachtneming van het bepaalde in het Verdrag van de Raad van Europa tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, ondertekend te Straatsburg op 28 januari 1981,

Indachtig dat het tot de dagelijkse werkzaamheden van de douaneadministraties behoort om zowel communautaire als niet-communautaire bepalingen toe te passen en dat er dientengevolge een onmiskenbare noodzaak bestaat om te garanderen dat de bepalingen betreffende wederzijdse bijstand en administratieve samenwerking in beide sectoren zich zoveel mogelijk parallel ontwikkelen,

Hebben overeenstemming bereikt omtrent de volgende bepalingen:

HOOFDSTUK I

Definities

Artikel 1

Voor de toepassing van deze Overeenkomst:

1. wordt onder „nationale wetten" verstaan: wetten en regelingen van een Lid-Staat ter uitvoering waarvan de douaneadministratie van die Lid-Staat gehele of gedeeltelijke bevoegdheid bezit, met betrekking tot:

– het verkeer van goederen die zijn onderworpen aan verbods-, beperkende of controlemaatregelen, in het bijzonder de maatregelen als bedoeld in de artikelen 36 en 223 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap;

– het overdragen, omzetten, verbergen of verhullen van voorwerpen of opbrengsten verworven door, al dan niet rechtstreeks verkregen uit of gebruikt in de illegale internationale handel in verdovende middelen;

2. wordt onder „persoonsgegevens" verstaan: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

3. wordt onder „gegevensverstrekkende Lid-Staat" verstaan: een Staat die een gegeven in het Douane-informatiesysteem invoert.

HOOFDSTUK II

Instelling van een douane-informatiesysteem

Artikel 2

1. De douaneadministraties van de Lid-Staten richten in en onderhouden een gemeenschappelijk geautomatiseerd informatiesysteem voor douanedoeleinden, hierna „het Douane-informatiesysteem" te noemen.

2. Het Douane-informatiesysteem heeft tot doel, in overeenstemming met het bepaalde in deze Overeenkomst, bij te dragen tot het voorkomen, het onderzoeken en het vervolgen van ernstige overtredingen van nationale wetten, door verbetering, via een snelle verspreiding van informatie, van de doeltreffendheid van de samenwerkings- en controleprocedures van de douaneadministraties van de Lid-Staten.

HOOFDSTUK III

Functioneren en gebruik van het douane-informatiesysteem

Artikel 3

1. Het Douane-informatiesysteem bestaat uit een centrale gegevensbank en is in elke Lid-Staat door middel van terminals toegankelijk. Het bevat uitsluitend gegevens die voor de verwezenlijking van zijn doel, als omschreven in artikel 2, lid 2, noodzakelijk zijn, met inbegrip van persoonsgegevens, in de volgende categorieën:

• i. goederen;

• ii. vervoermiddelen;

• iii. bedrijven;

• iv. personen;

• v. trends met betrekking tot fraude;

• vi. beschikbaarheid van deskundigheid.

2. De Commissie draagt zorg voor het technisch beheer van de infrastructuur van het Douane-informatiesysteem volgens de regels die zijn neergelegd in de in het kader van de Raad vastgestelde uitvoeringsbepalingen.

De Commissie brengt over het beheer verslag uit aan het in artikel 16 bedoelde Comité.

3. De Commissie stelt dit Comité in kennis van de voor het technisch beheer getroffen praktische regelingen.

Artikel 4

De Lid-Staten bepalen voor elk van de categorieën i) tot en met vi) van artikel 3 welke gegevens in het Douane-informatiesysteem worden ingevoerd, voor zover zulks noodzakelijk is voor het doel van het Systeem. Voor de categorieën v) en vi) van artikel 3 worden in geen geval persoonsgegevens ingevoerd. Voor de categorieën i) tot en met iv) van artikel 3 mogen de ingevoerde persoonsgegevens niet meer omvatten dan:

• i. naam, meisjesnaam, voornamen en bijnamen;

• ii. geboortedatum en -plaats;

• iii. nationaliteit;

• iv. geslacht;

• v. bijzondere objectieve en permanente fysieke kenmerken;

• vi. reden voor de invoering van gegevens in het Douane-informatiesysteem;

• vii. voorgestelde actie;

• viii. een waarschuwingscode die aangeeft of de persoon ooit gewapend of gewelddadig is geweest dan wel ooit een vluchtpoging heeft gedaan.

In geen geval mogen persoonsgegevens worden ingevoerd als genoemd in artikel 6, eerste zin, van het Verdrag van de Raad van Europa tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, ondertekend te Straatsburg op 28 januari 1981, hierna „het Verdrag van Straatsburg van 1981" te noemen.

Artikel 5

1. Gegevens in de categorieën i) tot en met iv) van artikel 3 mogen uitsluitend met het oog op melding van waarneming, onopvallende of gerichte controles in het Douane-informatiesysteem worden ingevoerd.

2. Ten behoeve van de voorgestelde acties als bedoeld in lid 1 mogen persoonsgegevens in de categorieën i) tot en met iv) van artikel 3 uitsluitend in het Douane-informatiesysteem worden ingevoerd indien er, in het bijzonder op grond van eerdere illegale handelingen, concrete aanwijzingen bestaan dat de desbetreffende persoon ernstige overtredingen van nationale wetten heeft begaan, bezig is deze te begaan, of nog zal begaan.

Artikel 6

1. Indien de voorgestelde acties als bedoeld in artikel 5, lid 1, worden uitgevoerd, kan de volgende informatie of een deel daarvan worden verzameld en doorgegeven aan de gegevensverstrekkende Lid-Staat:

• i. het feit dat de goederen, het vervoermiddel, het bedrijf of de persoon waarop de signalering betrekking had, zijn of is aangetroffen;

• ii. plaats, tijdstip en reden van de controle;

• iii. route en bestemming van de reis;

• iv. begeleidende personen of inzittenden van het vervoermiddel;

• v. gebruikt vervoermiddel;

• vi. meegenomen voorwerpen;

• vii. omstandigheden waaronder de goederen, het vervoermiddel, het bedrijf of de persoon werden of werd aangetroffen.

Wanneer deze informatie wordt verzameld tijdens een onopvallende controle, dient er op te worden toegezien dat het onopvallende karakter van de controle niet in het gedrang komt.

2. In het kader van een gerichte controle als bedoeld in artikel 5, lid 1, kunnen personen, vervoermiddelen en voorwerpen worden onderzocht, voor zover zulks is toegestaan en plaatsvindt in overeenstemming met de wetten, regelingen en procedures van de Lid-Staat waar het onderzoek plaatsvindt. Indien de gerichte controle naar het recht van een Lid-Staat niet is toegestaan, zet die Lid-Staat deze automatisch om in melding van waarneming.

Artikel 7

1. Rechtstreekse toegang tot gegevens in het Douane-informatiesysteem is uitsluitend voorbehouden aan de nationale autoriteiten die elke Lid-Staat heeft aangewezen. Die nationale autoriteiten zijn de douaneadministraties, maar kunnen ook andere autoriteiten omvatten die uit hoofde van de wetten, regelingen en procedures van de betrokken Lid-Staat eveneens bevoegd zijn op te treden teneinde het in artikel 2, lid 2, omschreven doel te bereiken.

2. Elke Lid-Staat zendt aan de andere Lid-Staten en aan het Comité als bedoeld in artikel 16 een lijst van zijn bevoegde autoriteiten die in overeenstemming met lid 1 zijn aangewezen om rechtstreekse toegang te hebben tot het Douane-informatiesysteem, waarbij voor elke autoriteit wordt aangegeven tot welke gegevens zij toegang kan hebben en voor welke doeleinden.

3. Niettegenstaande het bepaalde in de leden 1 en 2 kunnen de Lid-Staten eenparig beslissen aan internationale of regionale organisaties toegang te verlenen tot het Douane-informatiesysteem. Een dergelijke beslissing wordt neergelegd in een protocol bij deze Overeenkomst. Bij hun besluitvorming hierover houden de Lid-Staten rekening met de eventuele regelingen inzake wederkerigheid en de eventuele mening van de in artikel 18 bedoelde Gemeenschappelijke Controle-autoriteit ten aanzien van de toereikendheid van de maatregelen ter bescherming van gegevens.

Artikel 8

1. De Lid-Staten mogen gegevens die zijn verkregen uit het Douane-informatiesysteem uitsluitend gebruiken om het in artikel 2, lid 2, omschreven doel te bereiken; met voorafgaande toestemming van de Lid-Staat die de gegevens in het Systeem heeft ingevoerd en met inachtneming van de eventueel door die Staat gestelde voorwaarden, mogen zij deze gegevens evenwel ook voor administratieve of andere doeleinden gebruiken. Dit andere gebruik moet in overeenstemming zijn met de wetten, regelingen en procedures van de Lid-Staat die de gegevens wenst te gebruiken; tevens dient rekening te worden gehouden met Beginsel 5.5. van Aanbeveling R (87) 15 van 17 september 1987 van het Comité van Ministers van de Raad van Europa.

2. Onverminderd het bepaalde in de leden 1 en 4 van dit artikel en in artikel 7, lid 3, mogen gegevens die zijn verkregen uit het Douane-informatiesysteem uitsluitend worden gebruikt door de nationale autoriteiten in elke Lid-Staat die daartoe aangewezen zijn door de desbetreffende Lid-Staat en die uit hoofde van de wetten, regelingen en procedures van die Lid-Staat bevoegd zijn te handelen om het in artikel 2, lid 2, omschreven doel te bereiken.

3. Elke Lid-Staat stuurt aan de andere Lid-Staten en aan het Comité als bedoeld in artikel 16 een lijst van de bevoegde autoriteiten die hij in overeenstemming met lid 2 heeft aangewezen.

4. Gegevens die zijn verkregen uit het Douane-informatiesysteem kunnen, met voorafgaande toestemming van de Lid-Staat die de gegevens in het Systeem heeft ingevoerd en met inachtneming van de eventueel door die Staat gestelde voorwaarden worden doorgegeven voor gebruik door andere dan de krachtens lid 2 aangewezen nationale autoriteiten, niet-Lid-Staten, en internationale en regionale organisaties die de gegevens wensen te gebruiken. Elke Lid-Staat neemt speciale maatregelen ter beveiliging van zulke gegevens wanneer deze worden verzonden of verstrekt aan instanties buiten zijn eigen grondgebied. Bijzonderheden van dergelijke maatregelen dienen te worden doorgegeven aan de in artikel 18 genoemde Gemeenschappelijke Controleautoriteit.

Artikel 9

1. Het invoeren van gegevens in het Douane-informatiesysteem vindt plaats overeenkomstig de wetten, regelingen en procedures van de gegevensverstrekkende Lid-Staat, tenzij deze Overeenkomst stringentere bepalingen bevat.

2. Het gebruik van gegevens die zijn verkregen uit het Douane-informatiesysteem, met inbegrip van het uitvoeren van een actie als bedoeld in artikel 5 die door de gegevensverstrekkende Lid-Staat is voorgesteld, vindt plaats overeenkomstig de wetten, regelingen en procedures van de Lid-Staat waar die gegevens worden gebruikt, tenzij deze Overeenkomst stringentere bepalingen bevat.

Artikel 10

1. Elk van de Lid-Staten wijst een bevoegde douaneadministratie aan die de nationale verantwoordelijkheid draagt voor het Douane-informatiesysteem.

2. Deze administratie is verantwoordelijk voor de juiste werking van het Douane-informatiesysteem binnen de Lid-Staat en neemt de nodige maatregelen om te voldoen aan de bepalingen van deze Overeenkomst.

3. De Lid-Staten delen elkaar mede welke de in lid 1 genoemde bevoegde administratie is.

HOOFDSTUK IV

Wijziging van gegevens

Artikel 11

1. Uitsluitend de gegevensverstrekkende Lid-Staat heeft het recht gegevens die hij in het Douane-informatiesysteem heeft ingevoerd, te wijzigen, aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen.

2. Indien een gegevensverstrekkende Lid-Staat opmerkt of erop wordt gewezen dat de door hem ingevoerde gegevens feitelijk onjuist zijn, of in strijd met deze Overeenkomst zijn ingevoerd of opgeslagen, dan dient hij deze gegevens, naar gelang van het geval, te wijzigen, aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen, en de andere Lid-Staten hiervan in kennis te stellen.

3. Indien een der Lid-Staten aanwijzingen heeft dat een gegeven feitelijk onjuist is, of in strijd met deze Overeenkomst in het Douane-informatiesysteem is ingevoerd of opgeslagen, stelt hij de gegevensverstrekkende Lid-Staat hiervan zo spoedig mogelijk in kennis. Laatstgenoemde Staat controleert dat gegeven en zorgt, voor zover noodzakelijk, onverwijld voor verbetering of verwijdering van dat gegeven. De gegevensverstrekkende Lid-Staat stelt de andere Lid-Staten in kennis van elke uitgevoerde verbetering of verwijdering.

4. Wanneer een Lid-Staat bij het invoeren van gegevens in het Douane-informatiesysteem opmerkt dat zijn signalering wat betreft inhoud of voorgestelde actie in strijd is met een eerdere signalering, stelt hij de Lid-Staat die de eerdere signalering in het Systeem heeft ingevoerd, onmiddellijk hiervan in kennis. De twee Lid-Staten trachten dan het probleem op te lossen. Wanneer geen overeenstemming wordt bereikt, blijft de eerste signalering behouden: die delen van de nieuwe signalering die er niet mee in strijd zijn, worden echter in het Systeem ingevoerd.

5. Onder voorbehoud van het bepaalde in deze Overeenkomst verbinden de Lid-Staten zich er onderling toe de onherroepelijke beslissingen ten uitvoer te leggen die in een Lid-Staat door een rechtbank, of een andere bevoegde autoriteit van die Lid-Staat, worden genomen over het wijzigen, aanvullen, verbeteren of verwijderen van gegevens van het Douane-informatiesysteem. Ingeval zulke beslissingen van rechtbanken of andere bevoegde autoriteiten in onderscheiden Lid-Staten, met inbegrip van beslissingen als bedoeld in artikel 14, lid 4, met betrekking tot verbetering of verwijdering, onderling strijdig zijn, verwijdert de Lid-Staat die de desbetreffende gegevens heeft ingevoerd, deze uit het Systeem.

HOOFDSTUK V

Bewaren van gegevens

Artikel 12

1. Gegevens die in het Douane-informatiesysteem zijn ingevoerd worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor zij waren ingevoerd. De noodzaak deze gegevens te bewaren wordt ten minste jaarlijks door de gegevensverstrekkende Lid-Staat getoetst.

2. De gegevensverstrekkende Lid-Staat kan vóór het verstrijken van de toetsingstermijn besluiten om gegevens te bewaren tot de volgende toetsing, indien dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij waren ingevoerd. Onverminderd het bepaalde in artikel 15 worden de gegevens, indien niet wordt besloten deze te bewaren, automatisch verplaatst naar dat deel van het Douane-informatiesysteem dat beperkt toegankelijk is in overeenstemming met het bepaalde in lid 4.

3. De gegevensverstrekkende Lid-Staat wordt vanuit het Douane-informatiesysteem één maand van tevoren automatisch in kennis gesteld van een geprogrammeerde verplaatsing van gegevens binnen het Douane-informatiesysteem overeenkomstig lid 2.

4. Gegevens die overeenkomstig lid 2 zijn verplaatst, blijven nog één jaar in het Douane-informatiesysteem aanwezig, maar zijn, onverminderd het bepaalde in artikel 15, uitsluitend toegankelijk voor een vertegenwoordiger van het Comité als bedoeld in artikel 16 en voor de controleautoriteiten als bedoeld in artikel 17, lid 1, en artikel 18, lid 1. In die periode mogen dezen de gegevens alleen raadplegen om de juistheid en de rechtmatigheid ervan te controleren; na die periode moeten de gegevens uit het Systeem worden verwijderd.

HOOFDSTUK VI

Bescherming van persoonsgegevens

Artikel 13

1. Elke Lid-Staat die voornemens is om persoonsgegevens te ontvangen uit of in te voeren in het Douane-informatiesysteem, neemt uiterlijk op het tijdstip van inwerkingtreding van deze Overeenkomst in zijn nationale wetgeving de nodige bepalingen op ter verwezenlijking van een niveau van bescherming van persoonsgegevens dat ten minste gelijk is aan het niveau dat voortvloeit uit de beginselen van het Verdrag van Straatsburg van 1981.

2. Een Lid-Staat mag alleen dan persoonsgegevens ontvangen uit of invoeren in het Douane-informatiesysteem wanneer de maatregelen ter bescherming van dergelijke gegevens, als bedoeld in lid 1, op het grondgebied van die Lid-Staat van kracht zijn geworden. De Lid-Staat dient tevens, in overeenstemming met artikel 17, vooraf een nationale controleautoriteit of -autoriteiten te hebben aangewezen.

3. Teneinde de juiste toepassing van de in deze Overeenkomst vervatte bepalingen ter bescherming van gegevens te garanderen, wordt het Douane-informatiesysteem in elk der Lid-Staten beschouwd als een nationaal gegevensbestand dat is onderworpen aan de in lid 1 bedoelde nationale bepalingen en de eventuele stringentere bepalingen van deze Overeenkomst.

Artikel 14

1. Onder voorbehoud van het bepaalde in artikel 8, lid 1, draagt elke Lid-Staat er zorg voor dat het volgens zijn wetten, regelingen en procedures niet is toegestaan om persoonsgegevens uit het Douane-informatiesysteem te gebruiken voor een ander dan het in artikel 2, lid 2, omschreven doel.

2. Gegevens mogen slechts voor technische doeleinden worden gekopieerd, voor zover dit noodzakelijk is voor directe bevraging door de autoriteiten als bedoeld in artikel 7. Onder voorbehoud van het bepaalde in artikel 8, lid 1, mogen persoonsgegevens die door andere Lid-Staten zijn ingevoerd, niet uit het Douane-informatiesysteem in andere nationale gegevensbestanden worden overgenomen.

Artikel 15

1. De rechten van personen met betrekking tot de persoonsgegevens in het Douane-informatiesysteem, in het bijzonder het recht van kennisneming, worden uitgeoefend in overeenstemming met de wetten, regelingen en procedures van de Lid-Staat waarin op deze rechten een beroep wordt gedaan.

Voor zover aldus bepaald in de wetten, regelingen en procedures van de betrokken Lid-Staat, besluit de in artikel 17 bedoelde nationale controleautoriteit of gegevens zullen worden meegedeeld en welke procedures daarvoor moeten worden gevolgd.

Een Lid-Staat die de betrokken gegevens niet heeft verstrekt, mag pas gegevens mededelen nadat hij de gegevensverstrekkende Lid-Staat gelegenheid heeft gegeven een standpunt in te nemen.

2. Een Lid-Staat tot welke een verzoek om kennisneming van persoonsgegevens wordt gericht, wijst dit verzoek af indien de kennisneming de uitvoering kan schaden van de juridische taak genoemd in de signalering op grond van artikel 5, lid 1, dan wel met het doel de rechten en vrijheden van anderen te beschermen. Kennisneming wordt in ieder geval geweigerd tijdens de periode van onopvallende controles of melding van waarneming.

3. In elke Lid-Staat kan een persoon, in overeenstemming met de wetten, regelingen en procedures van die Lid-Staat, persoonsgegevens die op hemzelf betrekking hebben, doen verbeteren of verwijderen, indien die gegevens feitelijk onjuist zijn of indien zij in het Douane-informatiesysteem werden ingevoerd of zijn opgeslagen in strijd met het doel als omschreven in artikel 2, lid 2, van deze Overeenkomst of met het bepaalde in artikel 5 van het Verdrag van Straatsburg van 1981.

4. Op het grondgebied van elke Lid-Staat kan iedere persoon, in overeenstemming met de wetten, regelingen en procedures van die Lid-Staat, bij de rechtbanken of bij de autoriteit die krachtens de wetten, regelingen en procedures van die Lid-Staat bevoegd is, een rechtsvordering instellen of in voorkomend geval een klacht indienen in verband met persoonsgegevens in het Douane-informatiesysteem die op hemzelf betrekking hebben, ten einde:

• i. feitelijk onjuiste persoonsgegevens te doen verbeteren of verwijderen;

• ii. persoonsgegevens die in strijd met deze Overeenkomst in het Douane-informatiesysteem zijn ingevoerd of opgeslagen, te doen verbeteren of verwijderen;

• iii. kennisneming van persoonsgegevens te verkrijgen;

• iv. schadevergoeding te verkrijgen op grond van artikel 21, lid 2.

De betrokken Lid-Staten verbinden zich er onderling toe om onherroepelijke beslissingen van een rechtbank of een andere bevoegde autoriteit met betrekking tot i), ii) en iii) van dit lid ten uitvoer te leggen.

5. Het feit dat in dit artikel en in artikel 11, lid 5, sprake is van een „onherroepelijke beslissing" houdt niet in dat een Lid-Staat verplicht is om beroep aan te tekenen tegen een beslissing van een rechtbank of een andere bevoegde autoriteit.

HOOFDSTUK VII

Institutionele structuur

Artikel 16

1. Er wordt een Comité ingesteld, dat bestaat uit vertegenwoordigers van de douaneadministraties van de Hoge Lid-Partijen. Het Comité neemt zijn besluiten met eenparigheid van stemmen indien het de bepalingen van lid 2, eerste streepje betreft, en met een meerderheid van twee derde indien het de bepalingen van lid 2, tweede streepje, betreft. Het stelt met eenparigheid van stemmen zijn reglement van orde vast.

2. Het Comité is verantwoordelijk voor:

– de tenuitvoerlegging en de juiste toepassing van deze Overeenkomst, onverminderd de bevoegdheden van de in artikel 17, lid 1, en artikel 18, lid 1, bedoelde autoriteiten;

– de juiste werking van het Douane-informatiesysteem wat de technische en operationele aspecten betreft. Het Comité doet al het nodige om ervoor te zorgen dat de in de artikelen 12 en 19 genoemde maatregelen met betrekking tot het Douane-informatiesysteem juist worden toegepast. Voor de toepassing van dit lid kan het rechtstreeks toegang krijgen tot en gebruik maken van gegevens uit het Douane-informatiesysteem.

3. Overeenkomstig Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie brengt het Comité jaarlijks verslag uit aan de Raad over de doeltreffendheid en de goede werking van het Douane-informatiesysteem en doet, voor zover noodzakelijk, aanbevelingen daaromtrent.

4. De Commissie wordt bij de werkzaamheden van het Comité betrokken.

HOOFDSTUK VIII

Toezicht op de bescherming van persoonsgegevens

Artikel 17

1. Elke Lid-Staat belast een nationale controleautoriteit of -autoriteiten, verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens, met het uitoefenen van onafhankelijk toezicht op dergelijke gegevens in het Douane-informatiesysteem.

De controleautoriteiten dienen, in overeenstemming met hun respectieve nationale wetgeving, op onafhankelijke wijze toezicht uit te oefenen en controles te verrichten teneinde te garanderen dat de verwerking en het gebruik van de in het Douane-informatiesysteem opgenomen gegevens de rechten van de betrokkene niet schenden. Voor dit doel hebben de controleautoriteiten toegang tot het Douane-informatiesysteem.

2. Een ieder kan elke nationale controleautoriteit verzoeken persoonsgegevens in het Douane-informatiesysteem die op hemzelf betrekking hebben en het gebruik dat van deze gegevens is of wordt gemaakt, te controleren. Dit recht wordt uitgeoefend overeenkomstig de wetten, regelingen en procedures van de Lid-Staat waar het verzoek is ingediend. Wanneer de gegevens door een andere Lid-Staat zijn ingevoerd, geschiedt de controle in nauw overleg met de nationale controleautoriteit van die Lid-Staat.

Artikel 18

1. Er wordt een Gemeenschappelijke Controleautoriteit ingesteld, die bestaat uit twee vertegenwoordigers van elke Lid-Staat, afkomstig uit de respectieve onafhankelijke nationale controleautoriteit of -autoriteiten.

2. De Gemeenschappelijke Controleautoriteit vervult haar taak in overeenstemming met het bepaalde in deze Overeenkomst en in het Verdrag van Straatsburg van 1981, daarbij rekening houdend met Aanbeveling R (87) 15 van 17 september 1987 van het Comité van Ministers van de Raad van Europa.

3. De Gemeenschappelijke Controleautoriteit is bevoegd om toezicht te houden op het functioneren van het Douane-informatiesysteem, een onderzoek in te stellen naar toepassings- of interpretatiemoeilijkheden die zich kunnen voordoen bij het functioneren van het Systeem en naar mogelijke problemen in verband met de uitoefening van het onafhankelijke toezicht door de nationale controleautoriteiten van de Lid-Staten, of bij de uitoefening van rechten van kennisneming door personen, alsmede voorstellen te formuleren teneinde tot gezamenlijke oplossingen voor problemen te komen.

4. Voor de vervulling van haar taken heeft de Gemeenschappelijke Controleautoriteit toegang tot het Douane-informatiesysteem.

5. De Gemeenschappelijke Controleautoriteit rapporteert aan de autoriteiten waaraan de nationale controleautoriteiten rapporteren.

HOOFDSTUK IX

Beveiliging van het douane-informatiesysteem

Artikel 19

1. Alle noodzakelijke administratieve maatregelen ter handhaving van de beveiliging worden genomen:

• i. door de bevoegde autoriteiten van de Lid-Staten voor wat betreft de terminals van het Douane-informatiesysteem in hun respectieve Staten;

• ii. door het Comité als bedoeld in artikel 16 voor wat betreft het Douane-informatiesysteem en de terminals op dezelfde locatie als het Systeem die voor technische doeleinden en voor de krachtens lid 3 vereiste controles worden gebruikt.

2. In het bijzonder treffen de bevoegde autoriteiten en het Comité als bedoeld in artikel 16 maatregelen:

• i. om te voorkomen dat onbevoegden toegang hebben tot de apparatuur die wordt gebruikt voor de verwerking van gegevens;

• ii. om te voorkomen dat gegevens en gegevensdragers door onbevoegden worden gelezen, gekopieerd, veranderd of verwijderd;

• iii. om te voorkomen dat op ongeoorloofde wijze gegevens worden ingevoerd en dat gegevens op ongeoorloofde wijze worden geraadpleegd, gewijzigd of gewist;

• iv. om te voorkomen dat onbevoegden zich door middel van datatransmissieapparatuur toegang verschaffen tot gegevens in het Douane-informatiesysteem;

• v. om te waarborgen dat, met betrekking tot het gebruik van het Douane-informatiesysteem, bevoegde personen uitsluitend recht van toegang hebben tot gegevens die binnen hun bevoegdheid vallen;

• vi. om te waarborgen dat kan worden nagegaan en vastgesteld aan welke autoriteiten gegevens mogen worden verzonden door middel van datatransmissieapparatuur;

• vii. om te waarborgen dat achteraf kan worden nagegaan en vastgesteld welke gegevens wanneer en door wie in het Douane-informatiesysteem zijn ingevoerd en dat toezicht kan worden gehouden op de bevragingen;

• viii. om te voorkomen dat op ongeoorloofde wijze gegevens worden gelezen, gekopieerd, gewijzigd of gewist tijdens het verzenden van gegevens en het transport van gegevensdragers.

3. Het Comité als bedoeld in artikel 16 houdt toezicht op de bevragingen van het Douane-informatiesysteem teneinde te controleren of deze bevragingen op geoorloofde wijze en door bevoegde gebruikers zijn verricht. Ten minste 1 % van alle bevragingen wordt gecontroleerd. Van die bevragingen en controles wordt aantekening gehouden in het Systeem; deze aantekeningen mogen uitsluitend voor het genoemde doel door het genoemde Comité en de controleautoriteiten als bedoeld in de artikelen 17 en 18, worden gebruikt en worden na 6 maanden verwijderd.

Artikel 20

De in artikel 10, lid 1, van deze Overeenkomst genoemde bevoegde douaneadministratie is verantwoordelijk voor de in artikel 19 beschreven beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de terminals op het grondgebied van de betrokken Lid-Staat, de toetsing als bedoeld in artikel 12, leden 1 en 2, en voorts voor de juiste uitvoering van deze Overeenkomst, voor zover noodzakelijk uit hoofde van de wetten, regelingen en procedures van deze Lid-Staat.

HOOFDSTUK X

Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

Artikel 21

1. Elke Lid-Staat is verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en rechtmatigheid van de gegevens die hij in het Douane-informatiesysteem heeft ingevoerd. Elke Lid-Staat is ook verantwoordelijk voor de naleving van het bepaalde in artikel 5 van het Verdrag van Straatsburg van 1981.

2. Elke Lid-Staat is, in overeenstemming met zijn eigen wetten, regelingen en procedures, aansprakelijk voor de schade die een persoon door het gebruik van het Douane-informatiesysteem in de betrokken Lid-Staat lijdt. Dit is eveneens het geval wanneer de schade werd veroorzaakt doordat de gegevensverstrekkende Lid-Staat onjuiste gegevens heeft ingevoerd dan wel gegevens in strijd met deze Overeenkomst heeft ingevoerd.

3. Indien de Lid-Staat tegen welke een rechtsvordering wordt ingesteld in verband met onjuiste gegevens, niet de Lid-Staat is die de gegevens heeft verstrekt, trachten de betrokken Lid-Staten overeenstemming te bereiken over de vraag of de gegevens verstrekkende Lid-Staat al dan niet een deel van de betaalde schadevergoeding aan de andere Lid-Staat dient terug te betalen. De aldus overeengekomen bedragen worden op verzoek terugbetaald.

Artikel 22

1. De kosten die verbonden zijn aan het functioneren en het gebruik van het Douane-informatiesysteem door de Lid-Staten op hun grondgebied, komen ten laste van elk van deze Partijen.

2. De andere uitgaven die voortvloeien uit de tenuitvoerlegging van deze Overeenkomst, met uitzondering van die welke onverbrekelijk verbonden zijn met de werking van het Douane-informatiesysteem ten behoeve van de toepassing van de douane- en landbouwregelingen van de Gemeenschap, komen ten laste van de Lid-Staten. Het aandeel van elke Lid-Staat wordt vastgesteld in overeenstemming met het aandeel van zijn bruto nationaal produkt in de som van de bruto nationale produkten van de Lid-Staten voor het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin de kosten worden gemaakt.

Voor de toepassing van dit lid betekent de term „bruto nationaal produkt" het bruto nationaal produkt als vastgesteld overeenkomstig Richtlijn 89/130/EEG, Euratom van de Raad van 13 februari 1989 betreffende de harmonisatie van de opstelling van het bruto nationaal produkt tegen marktprijzen¹, of een communautair instrument tot wijziging of vervanging daarvan."

HOOFDSTUK XI

Uitvoering en slotbepalingen

Artikel 23

De informatie waarin deze Overeenkomst voorziet, wordt rechtstreeks uitgewisseld tussen de autoriteiten van de Lid-Staten.

Artikel 24

1. Deze Overeenkomst wordt de Lid-Staten ter aanneming volgens hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen voorgelegd.

2. De Lid-Staten stellen de Secretaris-Generaal van de Raad van de Europese Unie in kennis van de voltooiing van de overeenkomstig hun grondwettelijke bepalingen voor de aanneming van deze Overeenkomst vereiste procedure.

3. Deze Overeenkomst treedt in werking negentig dagen na de kennisgeving als bedoeld in lid 2 door de Lid-Staat die als laatste daartoe overgaat.

Artikel 25

1. Elke Staat die lid wordt van de Europese Unie, kan tot deze Overeenkomst toetreden.

2. De door de Raad van de Europese Unie vastgestelde tekst van deze Overeenkomst in de taal van de toetredende Staat, is authentiek.

3. De akten van toetreding worden nedergelegd bij de depositaris.

4. Deze Overeenkomst treedt ten aanzien van elke toetredende Staat in werking negentig dagen nadat diens akte van toetreding is neergelegd, of op de datum van haar inwerkingtreding indien deze Overeenkomst bij het verstrijken van de genoemde periode van negentig dagen nog niet in werking is getreden.

Artikel 26

1. De Secretaris-Generaal van de Raad van de Europese Unie is depositaris van deze Overeenkomst.

2. De depositaris maakt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen de stand van de aannemingen en toetredingen, alsmede de verklaringen, voorbehouden en andere kennisgevingen met betrekking tot deze Overeenkomst bekend.

Artikel 27

1. Geschillen tussen Lid-Staten over de uitlegging of de toepassing van deze Overeenkomst worden, met het oog op een oplossing, in een eerste fase in de Raad besproken volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie.

Indien binnen zes maanden geen oplossing is gevonden, kan de zaak door een bij het geschil betrokken partij aan het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen worden voorgelegd.

2. Ieder geschil tussen één of meer Lid-Staten en de Commissie betreffende de toepassing van deze Overeenkomst dat niet door middel van onderhandelingen kon worden opgelost, kan aan het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen wordt voorgelegd.

TEN BLIJKE WAARVAN de ondergetekenden, daartoe naar behoren gemachtigd, deze Overeenkomst hebben ondertekend.

GEDAAN te Brussel, de zesentwintigste juli negentienhonderd vijfennegentig, in één exemplaar, in de Deense, de Duitse, de Engelse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Ierse, de Italiaanse, de Nederlandse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse taal, zijnde alle teksten gelijkelijk authentiek, dat wordt neergelegd in het archief van het Secretariaat-Generaal van de Raad van de Europese Unie.

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De Overeenkomst is op 26 juli 1995 ondertekend voor:

België¹

Denemarken

Duitsland²

Finland

Frankrijk

Griekenland

Ierland

Italië³

het Koninkrijk der Nederlanden¹

Luxemburg¹

Oostenrijk⁴

Portugal

Spanje

het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland

Zweden

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Convention drawn up on the basis of Article K.3 of the Treaty on European Union, on the use of information technology for customs purposes

The High Contracting Parties to this Convention, Member States of the European Union,

Referring to the Act of the Council of the European Union of 26/07/95,

Recalling the commitments contained in the Convention on Mutual Assistance between Customs Administrations, signed in Rome on 7 September 1967,

Considering that customs administrations are responsible, together with other competent authorities, at the external frontiers of the Community and within the territorial limit thereof, for the prevention, investigation and suppression of offences against not only Community rules, but also against national laws, in particular those laws covered by Articles 36 and 223 of the Treaty establishing the European Community,

Considering that a serious threat to public health, morality and security is constituted by the developing trend towards illicit trafficking of all kinds,

Convinced that it is necessary to reinforce cooperation between customs administrations, by laying down procedures under which customs administrations may act jointly and exchange personal and other data concerned with illicit trafficking activities, using new technology for the management and transmission of such information, subject to the provisions of the Council of Europe Convention on the Protection of Individuals with Regard to Automatic Processing of Personal Data, done at Strasbourg on 28 January 1981,

Bearing in mind that the customs administrations in their day to day work have to implement both Community and non-Community provisions, and that there is consequently an obvious need to ensure that the provisions of mutual assistance and administrative cooperation in both sectors evolve as far as possible in parallel,

Have agreed on the following provisions:

CHAPTER I

Definitions

Article 1

For the purposes of this Convention,

1. The term “national laws" means laws or regulations of a Member State, in the application of which the customs administration of that Member State has total or partial competence, concerning:

– the movement of goods subject to measures of prohibition, restriction or control, in particular those measures covered by Articles 36 and 223 of the Treaty establishing the European Community;

– the transfer, conversion, concealment, or disguise of property or proceeds derived from, obtained directly or indirectly through or used in, illicit international drug trafficking.

2. The term “personal data" means any information relating to an identified or identifiable individual.

3. The term “supplying Member State" means a State which includes an item of data in the Customs Information System.

CHAPTER II

Establishment of a Customs Information System

Article 2

1. The customs administrations of the Member States shall set up and maintain a joint automated information system for customs purposes, hereinafter referred to as the “Customs Information System".

2. The aim of the Customs Information System, in accordance with the provisions of this Convention, shall be to assist in preventing, investigating and prosecuting serious contraventions of national laws by increasing, through the rapid dissemination of information, the effectiveness of the co-operation and control procedures of the customs administrations of the Member States.

CHAPTER III

Operation and use of the customs information system

Article 3

1. The Customs Information System shall consist of a central data-base facility and it shall be accessible via terminals in each Member State. It shall comprise exclusively data necessary to achieve its aim as stated in Article 2(2), including personal data, in the following categories:

• (i) commodities;

• (ii) means of transport;

• (iii) businesses;

• (iv) persons;

• (v) fraud trends;

• (vi) availability of expertise.

2. The Commission shall ensure the technical management of the infrastructure of the Customs Information System in accordance with the rules provided for by the implementing measures adopted within the Council.

The Commission shall report on the management to the committee referred to in Article 16.

3. The Commission shall communicate to that committee the practical arrangements adopted for the technical management.

Article 4

The Member States shall determine the items to be included in the Customs Information System relating to each of the categories (i) to (vi) in Article 3 to the extent that this is necessary to achieve the aim of the system. No items of personal data shall be included in any event within categories (v) and (vi) of Article 3. The items of information included in respect of persons shall comprise no more than:

• (i) name, maiden name, forenames and aliases;

• (ii) date and place of birth;

• (iii) nationality;

• (iv) sex;

• (v) any particular objective and permanent physical characteristics;

• (vi) reason for inclusion of data;

• (vii) suggested action;

• (viii) a warning code indicating any history of being armed, violent or escaping.

In any case personal data listed in Article 6, first sentence of the Council of Europe Convention for the Protection of Individuals with Regard to Automatic Processing of Personal Data, done at Strasbourg on 28 January 1981, hereinafter referred to as the “1981 Strasbourg Convention", shall not be included.

Article 5

1. Data in categories (i) – (iv) of Article 3 shall be included in the Customs Information System only for the purpose of sighting and reporting, discreet surveillance or specific checks.

2. For the purpose of the suggested actions referred to in paragraph 1, personal data within any of the categories (i) – (iv) of Article 3 may be included in the Customs Information System only if, especially on the basis of prior illegal activities, there are real indications to suggest that the person concerned has committed, is in the act of committing, or will commit serious contraventions of national laws.

Article 6

1. If the suggested actions referred to in Article 5(1) are carried out, the following information may in whole, or in part, be collected and transmitted to the supplying Member State:

• (i) the fact that the commodity, means of transport, business or person reported has been found;

• (ii) the place, time and reason for the check;

• (iii) the route and destination of the journey;

• (iv) persons accompanying the person concerned or occupants of the means of transport;

• (v) the means of transport used;

• (vi) objects carried;

• (vii) the circumstances under which the commodity, means of transport, business or person was found.

When such information is collected in the course of discreet surveillance steps must be taken to ensure that the discreet nature of the surveillance is not jeopardized.

2. In the context of a specific check referred to in Article 5(1) persons, means of transport and objects may be searched to the extent permissible and in accordance with the laws, regulations and procedures of the Member State in which the search takes place. If the specific check is not permitted by the law of a Member State, it shall automatically be converted by that Member State into sighting and reporting.

Article 7

1. Direct access to data included in the Customs Information System shall be reserved exclusively for the national authorities designated by each Member State. These national authorities shall be customs administrations, but may also include other authorities competent, according to the laws, regulations and procedures of the Member State in question, to act in order to achieve the aim stated in Article 2(2).

2. Each Member State shall send the other Member States and the committee referred to in Article 16 a list of its competent authorities which have been designated in accordance with paragraph 1 to have direct access to the Customs Information System stating, for each authority which data it may have access to and for what purposes.

3. Notwithstanding the provisions of paragraphs 1 and 2, Member States may, by unanimous agreement, permit access to the Customs Information System by international or regional organizations. Such agreement shall take the form of a protocol to this Convention. In reaching their decision the Member States shall take account of any reciprocal arrangements and any opinion of the Joint Supervisory Authority referred to in Article 18 on the adequacy of data protection measures.

Article 8

1. The Member States may only use data obtained from the Customs Information System in order to achieve the aim stated in Article 2(2); however they may use it for administrative or other purposes with the prior authorization of and subject to any conditions imposed by the Member State which included it in the system. Such other use shall be in accordance with the laws, regulations and procedures of the Member State which seeks to use it and should take into account Principle 5.5. of the Recommendation R (87) 15 of 17 September 1987 of the Committee of Ministers of the Council of Europe.

2. Without prejudice to paragraphs 1 and 4 of this Article and Article 7(3), data obtained from the Customs Information System shall only be used by national authorities in each Member State designated by the Member State in question, which are competent, in accordance with the laws, regulations and procedures of that Member State, to act in order to achieve the aim stated in Article 2(2).

3. Each Member State shall send the other Member States and the committee referred to in Article 16 a list of the competent authorities it has designated in accordance with paragraph 2.

4. Data obtained from the Customs Information System may, with the prior authorization of, and subject to any conditions imposed by, the Member State which included it in the System, be communicated for use by national authorities other than those designated under paragraph 2, non-Member States, and international or regional organizations wishing to make use of them. Each Member State shall take special measures to ensure the security of such data when it is being transmitted or supplied to services located outside its territory. Details of such measures must be communicated to the Joint Supervisory Authority referred to in Article 18.

Article 9

1. The inclusion of data in the Customs Information System shall be governed by the laws, regulations and procedures of the supplying Member State unless this Convention lays down more stringent provisions.

2. The use of data obtained from the Customs Information System, including performance of any action under Article 5 suggested by the supplying Member State, shall be governed by the laws, regulations and procedures of the Member State using such data, unless this Convention lays down more stringent provisions.

Article 10

1. Each of the Member States shall designate a competent customs administration which shall have national responsibility for the Customs Information System.

2. This administration shall be responsible for the correct operation of the Customs Information System within the Member State and shall take the measures necessary to ensure compliance with the provisions of this Convention.

3. The Member States shall inform one another of the competent administration referred to in paragraph 1.

CHAPTER IV

Amendment of data

Article 11

1. Only the supplying Member State shall have the right to amend, supplement, correct, or delete data which it has included in the Customs Information System.

2. Should a supplying Member State note, or have drawn to its attention, that the data it included are factually inaccurate or were included, or are stored contrary to this Convention, it shall amend, supplement, correct or delete the data, as appropriate, and shall advise the other Member States accordingly.

3. If one of the Member States has evidence to suggest that an item of data is factually inaccurate, or was included or is stored on the Customs Information System, contrary to this Convention, it shall advise the supplying Member State as soon as possible. The latter shall check the data concerned and, if necessary, correct or delete the item without delay. The supplying Member State shall advise the other Member States of any correction or deletion effected.

4. If, when including data in the Customs Information System, a Member State notes that its report conflicts with a previous report as to content or suggested action, it shall immediately advise the Member State which made the previous report. The two Member States shall then attempt to resolve the matter. In the event of disagreement, the first report shall stand, but those parts of the new report which do not conflict shall be included in the System.

5. Subject to the provisions of this Convention, where in any Member State a court, or other competent authority within that Member State, makes a final decision as to amendment, supplementation, correction, or deletion, of data in the Customs Information System, the Member States undertake mutually to enforce such a decision. In the event of conflict between such decisions of courts or other competent authorities in different Member States, including those referred to in Article 15(4) concerning correction or deletion, the Member State which included the data in question shall delete it from the System.

CHAPTER V

Retention of data

Article 12

1. Data included in the Customs Information System shall be kept only for the time necessary to achieve the purpose for which it was included. The need for its retention, shall be reviewed at least annually by the supplying Member State.

2. The supplying Member State may, within the review period, decide to retain data until the next review if its retention is necessary for the purposes for which it was included. Without prejudice to Article 15, if there is no decision to retain data it shall automatically be transferred to that part of the Customs Information System to which access shall be limited in accordance with paragraph 4.

3. The Customs Information System shall automatically inform the supplying Member State of a scheduled transfer of data from the Customs Information System under paragraph 2, giving one month's notice.

4. Data transferred under paragraph 2 shall continue to be retained for one year within the Customs Information System, but, without prejudice to Article 15, shall be accessible only to a representative of the committee referred to in Article 16 or to the supervisory authorities referred to in Articles 17(1) and 18(1). During that period they may consult the data only for the purposes of checking its accuracy and lawfulness, after which it must be deleted.

CHAPTER VI

Personal data protection

Article 13

1. Each Member State intending to receive personal data from, or include it in, the Customs Information System shall, no later than the time of entry into force of this Convention, adopt the national legislation sufficient to achieve a level of protection of personal data at least equal to that resulting from the principles of the 1981 Strasbourg Convention.

2. A Member State shall receive personal data from, or include it in, the Customs Information System only where the arrangements for the protection of such data provided for in paragraph 1 have entered into force in the territory of that Member State. The Member State shall also have previously designated a national supervisory authority or authorities in accordance with Article 17.

3. In order to ensure the proper application of the data protection provisions in this Convention, the Customs Information System shall be regarded in every Member State as a national data file subject to the national provisions referred to in paragraph 1 and any more stringent provisions contained in this Convention.

Article 14

1. Subject to Article 8(1), each Member State shall ensure that it shall be unlawful under its laws, regulations and procedures for personal data from the Customs Information System to be used other than for the purpose of the aim stated in Article 2(2).

2. Data may be duplicated only for technical purposes, provided that such duplication is necessary for direct searching by the authorities referred to in Article 7. Subject to Article 8(1), personal data included by other Member States may not be copied from the Customs Information System into other national data files.

Article 15

1. The rights of persons with regard to personal data in the Customs Information System, in particular their right of access, shall be put into effect in accordance with the laws, regulations and procedures of the Member State in which such rights are invoked.

If laid down in the laws, regulations and procedures of the Member State concerned, the national supervisory authority provided for in Article 17 shall decide whether information is to be communicated and the procedures for so doing.

A Member State which has not supplied the data concerned may only communicate data if it has first given the supplying Member State an opportunity to adopt its position.

2. A Member State, to which an application for access to personal data is made, shall refuse access if access may undermine the performance of the legal task specified in the report pursuant to Article 5(1), or in order to protect the rights and freedoms of others. Access shall be refused in any event during the period of discreet surveillance or sighting and reporting.

3. In each Member State, a person may, according to the laws, regulations and procedures of the Member State concerned, have personal data relating to himself corrected or deleted if that data is factually inaccurate, or was included or is stored in the Customs Information System contrary to the aim stated in Article 2(2) of this Convention or to the provisions of Article 5 of the 1981 Strasbourg Convention.

4. In the territory of each Member State, any person may, in accordance with the laws, regulations and procedures of the Member State in question, bring an action or, if appropriate, a complaint before the courts or the authority competent under the laws, regulations and procedures of that Member State concerning personal data relating to himself on the Customs Information System, in order to:

• (i) correct or delete factually inaccurate personal data;

• (ii) correct or delete personal data included or stored in the Customs Information System contrary to this Convention;

• (iii) obtain access to personal data;

• (iv) obtain compensation pursuant to Article 21(2).

The Member States concerned undertake mutually to enforce the final decisions taken by a court, or other competent authority, pursuant to (i), (ii) and (iii).

5. The references in this Article and in Article 11(5) to a “final decision" do not imply any obligation on the part of any Member State to appeal against a decision taken by a court or other competent authority.

CHAPTER VII

Institutional framework

Article 16

1. A Committee consisting of representatives from the Customs Administrations of the Member States shall be set up. The Committee shall take its decisions unanimously where the provisions of the first indent of paragraph 2 are concerned and by a two-thirds majority where the provisions of the second indent of paragraph 2 are concerned. It shall adopt its rules of procedure unanimously.

2. The Committee shall be responsible:

– for the implementation and correct application of the provisions of this Convention, without prejudice to the powers of the authorities referred to in Articles 17(1) and 18(1);

– for the proper functioning of the Customs Information System with regard to technical and operational aspects. The Committee shall take all necessary steps to ensure that the measures set out in Articles 12 and 19 are properly implemented with regard to the Customs Information System. For the purpose of applying this paragraph, the Committee may have direct access to, and use of, data from the Customs Information System.

3. The Committee shall report annually to the Council, in accordance with Title VI of the Treaty on European Union, regarding the efficiency and effectiveness of the Customs Information System, making recommendations as necessary.

4. The Commission shall be party to the Committee's proceedings.

CHAPTER VIII

Personal data protection supervision

Article 17

1. Each Member State shall designate a national supervisory authority or authorities responsible for personal data protection to carry out independent supervision of such data included in the Customs Information System.

The supervisory authorities, in accordance with their respective national laws shall carry out independent supervision and checks, to ensure that the processing and use of data held in the Customs Information System do not violate the rights of the person concerned. For this purpose the supervisory authorities shall have access to the Customs Information System.

2. Any person may ask any national supervisory authority to check personal data relating to himself on the Customs Information System and the use which has been or is being made of that data. That right shall be governed by the laws, regulations and procedures of the Member State in which the request is made. If the data has been included by another Member State, the check shall be carried out in close co-ordination with that Member State's national supervisory authority.

Article 18

1. A Joint Supervisory Authority shall be set up, consisting of two representatives from each Member State drawn from the respective independent national supervisory authority or authorities.

2. The Joint Supervisory Authority shall perform its task in accordance with the provisions of this Convention and of the 1981 Strasbourg Convention taking into account Recommendation R(87) 15 of 17 September 1987, of the Committee of Ministers of the Council of Europe.

3. The Joint Supervisory Authority shall be competent to supervise operation of the Customs Information System, to examine any difficulties of application or interpretation which may arise during its operation, to study problems which may arise with regard to the exercise of independent supervision by the national supervisory authorities of the Member States, or in the exercise of rights of access by individuals to the System, and to draw up proposals for the purpose of finding joint solutions to problems.

4. For the purpose of fulfilling its responsibilities, the Joint Supervisory Authority shall have access to the Customs Information System.

5. Reports drawn up by the Joint Supervisory Authority shall be forwarded to the authorities to which the national supervisory authorities submit their reports.

CHAPTER IX

Security of the Customs Information System

Article 19

1. All necessary administrative measures to maintain security shall be taken:

• (i) by the competent authorities of the Member States in respect of the terminals of the Customs Information System in their respective States;

• (ii) by the Committee referred to in Article 16 in respect of the Customs Information System and the terminals located on the same premises as the System and used for technical purposes and the checks required by paragraph 3.

2. In particular the competent authorities and the committee referred to in Article 16 shall take measures:

• (i) to prevent any unauthorized person from having access to installations used for the processing of data;

• (ii) to prevent data and data media from being read, copied, modified or removed by unauthorized persons;

• (iii) to prevent the unauthorized entry of data and any unauthorized consultation, modification, or deletion of data;

• (iv) to prevent data in the Customs Information System from being accessed by unauthorized persons by means of data transmission equipment;

• (v) to guarantee that, with respect to the use of the Customs Information System, authorized persons have right of access only to data for which they have competence;

• (vi) to guarantee that it is possible to check and establish to which authorities data may be transmitted by data transmission equipment;

• (vii) to guarantee that it is possible to check and establish a posteriori what data has been introduced into the Customs Information System, when and by whom, and to monitor interrogation;

• (viii) to prevent the unauthorized reading, copying, modification or deletion of data during the transmission of data and the transport of data media.

3. The committee referred to in Article 16 shall monitor interrogation of the Customs Information System for the purpose of checking that searches made were admissible and were made by authorized users. At least 1% of all searches made shall be checked. A record of such searches and checks shall be maintained in the System, shall be used only for the abovementioned purpose by the said committee and the supervisory authorities referred to in Articles 17 and 18, and shall be deleted after six months.

Article 20

The competent customs administration referred to in Article 10(1) of this Convention shall be responsible for the security measures set out in Article 19, in relation to the terminals located in the territory of the Member State concerned, the review functions set out in Article 12(1) and (2), and otherwise for the proper implementation of this Convention so far as is necessary under the laws, regulations and procedures of that Member State.

CHAPTER X

Responsibilities and liabilities

Article 21

1. Each Member State shall be responsible for the accuracy, currency and lawfulness of data it has included in the Customs Information System. Each Member State shall also be responsible for complying with the provisions of Article 5 of the 1981 Strasbourg Convention.

2. Each Member State shall be liable, in accordance with its own laws, regulations and procedures for injury caused to a person through the use of the Customs Information System in the Member State concerned.

This shall also be the case where the injury was caused by the supplying Member State entering inaccurate data or entering data contrary to this Convention.

3. If the Member State against which an action in respect of inaccurate data is brought is not the Member State which supplied it, the Member States concerned shall seek agreement as to what proportion, if any, of the sums paid out in compensation shall be reimbursed by the supplying Member State to the other Member State. Any such sums agreed shall be reimbursed on request.

Article 22

1. The costs incurred in connection with the operation and use of the Customs Information System by the Member States on their territories shall be borne by each of them.

2. Other expenditure incurred in the implementation of this Convention, except for that which cannot be kept separate from the operation of the Customs Information System for the purpose of applying the customs and agricultural rules of the Community, shall be borne by the Member States. Each Member State's share shall be determined according to the proportion of its gross national product to the sum total of the gross national products of the Member States for the year preceding the year in which the costs are incurred.

For the purposes of applying this paragraph, the expression “gross national product" means the gross national product determined in accordance with Council Directive 89/130/EEC, Euratom of 13 February 1989 on the harmonization of the compilation of gross national product at market prices¹ or any amending or replacing Community instrument.

CHAPTER XI

Implementation and final provisions

Article 23

The information provided for under this Convention shall be exchanged directly between the authorities of the Member States.

Article 24

1. This Convention shall be subject to adoption by the Member States in accordance with their respective constitutional requirements.

2. Member States shall notify the Secretary-General of the Council of the European Union of the completion of their constitutional requirements for adopting this Convention.

3. This Convention shall enter into force ninety days after the notification, referred to in paragraph 2, by the last Member state to fulfil that formality.

Article 25

1. This Convention shall be open to accession by any State that becomes a member of the European Union.

2. The text of this Convention in the language of the acceding State, drawn up by the Council of the European Union, shall be authentic.

3. Instruments of accession shall be deposited with the depositary.

4. This Convention shall enter into force with respect to any State that accedes to it ninety days after the deposit of its instrument of accession or on the date of entry into force of the Convention if it has not already entered into force at the time of expiry of the said period of ninety days.

Article 26

1. The Secretary-General of the Council of the European Union shall act as depositary of this Convention.

2. The depositary shall publish in the Official Journal of the European Communities information on the progress of adoptions and accessions, declarations and reservations, and also any other notification concerning this Convention.

Article 27

1. Any dispute between Member States on the interpretation or application of this Convention must in an initial stage be examined by the Council in accordance with the procedure set out in Title VI of the Treaty on European Union with a view to reaching a solution.

If no solution is found within six months, the matter may be referred to the Court of Justice of the European Communities by a party to the dispute.

2. Any dispute between one or more Member States and the Commission of the European Communities concerning the application of this Convention which it has proved impossible to settle through negotiation may be submitted to the Court of Justice.

IN WITNESS WHEREOF, the undersigned Plenipotentiaries have hereunto set their hands.

DONE at Brussels, on the twenty-sixth day of July in the year one thousand nine hundred and ninety-five in a single original, in the German, English, Danish, Spanish, Finnish, French, Greek, Irish, Italian, Dutch, Portuguese and Swedish languages, each text being equally authentic, such original remaining deposited in the archives of the General Secretariat of the Council of the European Union.

(Voor de ondertekeningen zie blz. 16 van dit Tractatenblad)

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Convention établie sur la base de l'Article K.3 du traité sur l'Union Europeenne, sur l'emploi de l'informatique dans le domaine des douanes

Les hautes parties contractantes à la présente convention, Etats membres de l'Union européenne,

Se référant à l'acte du Conseil de l'Union européenne du 26/07/95;

Rappelant les engagements contenus dans la convention pour l'assistance mutuelle entre les administrations douanières, signée à Rome, le 7 septembre 1967;

Considérant que les administrations douanières sont chargées conjointement avec d'autres autorités compétentes, aux frontières extérieures de la Communauté et à l'intérieur du territoire communautaire, de prévenir, rechercher et poursuivre les infractions non seulement aux normes communautaires, mais également aux lois nationales, notamment celles couvertes par les articles 36 et 223 du traité instituant la Communauté européenne;

Considérant que l'augmentation des trafics illicites de toute nature constitue une menace grave pour la santé, la moralité et la sécurité publiques;

Convaincus qu'il est nécessaire de renforcer la collaboration entre administrations douanières par la fixation de procédures qui permettront aux administrations douanières d'agir conjointement et d'échanger des données à caractère personnel ou autre, liées aux trafics illicites, en utilisant les nouvelles technologies de gestion et de transmission de ce type d'informations, sous réserve des dispositions de la convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel, faite à Strasbourg, le 28 janvier 1981;

Tenant compte du fait que les administrations douanières doivent quotidiennement appliquer les dispositions tant communautaires que non communautaires, et que, par conséquent, il faut de toute évidence veiller à ce que les dispositions en matière d'entraide et de coopération administrative dans les deux secteurs évoluent parallèlement, dans la mesure du possible,

Sont convenus des dispositions qui suivent:

TITRE I

Définitions

Article 1

Aux fins de la présente convention, on entend par:

1. «lois nationales»: les dispositions législatives ou réglementaires d'un Etat membre, dont l'application relève en tout ou en partie de la compétence de l'administration douanière de cet Etat membre en ce qui concerne:

– la circulation des marchandises faisant l'objet de mesures d'interdiction, de restriction ou de contrôle, notamment celles visées aux articles 36 et 223 du traité instituant la Communauté européenne;

– le transfert, la conversion, la dissimulation ou le déguisement de la nature des biens ou produits provenant ou obtenus directement ou indirectement ou utilisés dans le cadre du trafic international illicite de stupéfiants;

2. «données à caractère personnel»: toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable;

3. «Etat membre fournisseur»: l'Etat qui introduit des données dans le système d'information des douanes.

TITRE II

Etablissement d'un système d'information des douanes

Article 2

1. Les administrations douanières des Etats membres créent et maintiennent un système d'information automatisé commun qui répond aux besoins des douanes, ci-après dénommé «système d'information des douanes».

2. L'objectif du système d'information des douanes, conformément aux dispositions de la présente convention, est d'aider à prévenir, rechercher et poursuivre les infractions graves aux lois nationales en renforçant, par une diffusion plus rapide des informations, l'efficacité des procédures de coopération et de contrôle des administrations douanières des Etats membres.

TITRE III

Fonctionnement et utilisation du système d'information des douanes

Article 3

1. Le système d'information des douanes se compose d'une base de données centrale accessible à partir de terminaux placés dans chacun des Etats membres. Il comprend exclusivement les données, y compris les données à caractère personnel, nécessaires à l'accomplissement de son objectif, tel que visé à l'article 2 paragraphe 2, regroupées dans les catégories suivantes:

• i) marchandises;

• ii) moyens de transports;

• iii) entreprises;

• iv) personnes;

• v) tendances de la fraude;

• vi) compétences disponibles.

2. La Commission assure la gestion technique de l'infrastructure du système d'information des douanes conformément aux règles prévues par les dispositions d'application adoptées au sein du Conseil.

La Commission rend compte de la gestion au comité visé à l'article 16.

3. La Commission communique audit comité les modalités pratiques adoptées pour la gestion technique.

Article 4

Les Etats membres décident des éléments à inclure dans le système d'information des douanes correspondant à chacune des catégories i) à vi) de l'article 3, dans la mesure où cette action est nécessaire pour atteindre l'objectif du système. Des données à caractère personnel ne doivent en aucun cas figurer dans les catégories v) et vi) de l'article 3. Les informations à caractère personnel insérées dans le système se limitent aux suivantes:

• i) nom, nom de jeune fille, prénom et noms d'emprunt;

• ii) date et lieu de naissance;

• iii) nationalité;

• iv) sexe;

• v) tous signes particuliers effectifs et permanents;

• vi) motif d'introduction des données;

• vii) action suggérée;

• viii) code d'alerte avertissant que la personne a déjà porté une arme, fait usage de violence ou échappé aux autorités.

En aucun cas, les données à caractère personnel visées à l'article 6 première phrase de la convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel, faite à Strasbourg, le 28 janvier 1981, ci-après dénommée «convention de Strasbourg de 1981», ne sont incluses.

Article 5

1. Les données appartenant aux catégories i) à iv) de l'article 3 sont insérées dans le système d'information des douanes seulement aux fins d'observation et compte rendu, de surveillance discrète ou de contrôles spécifiques.

2. Aux fins des actions suggérées visées au paragraphe 1, les données à caractère personnel qui entrent dans les catégories i) à iv) de l'article 3 ne peuvent être insérées dans le système d'information des douanes, que si, principalement sur la base d'activités illégales préalables, des indices réels portent à croire que la personne en question a commis, ou est en train de commettre ou commettra des violations graves des lois nationales.

Article 6

1. Si les actions suggérées visées à l'article 5 paragraphe 1 sont mises en oeuvre, les informations suivantes peuvent, en totalité ou en partie, être recueillies et communiquées à l'Etat membre fournisseur:

• i) le fait que la marchandise, les moyens de transport, l'entreprise ou la personne en question ont été localisées;

• ii) le lieu, l'heure et la raison du contrôle;

• iii) l'itinéraire suivi et la destination du voyage;

• iv) les personnes accompagnant l'individu en question ou les occupants des moyens de transport utilisés;

• v) les moyens de transport utilisés;

• vi) les objets transportés;

• vii) les conditions dans lesquelles la marchandise, les moyens de transport, l'entreprise ou la personne ont été découverts.

Dans le cas où ce type d'information est recueilli au cours d'une opération de surveillance discrète, il convient de prendre des mesures pour assurer que la nature secrète de la surveillance n'est pas compromise.

2. Dans le cadre des contrôles spécifiques visés à l'article 5 paragraphe 1, les personnes, moyens de transports et objets peuvent être fouillés dans la limite de ce qui est permis et conformément aux lois, réglementations et procédures de l'Etat membre dans lequel la fouille a lieu. Si les contrôles spécifiques ne sont pas autorisés par la législation d'un Etat membre, ils sont automatiquement transformés en observation et compte rendu par ledit Etat membre.

Article 7

1. L'accès direct aux données du système d'information des douanes est réservé exclusivement aux autorités nationales désignées par chaque Etat membre. Ces autorités nationales sont des administrations douanières, mais peuvent inclure aussi d'autres autorités habilitées, conformément aux lois, réglementations et procédures de l'Etat membre en question, à agir pour atteindre l'objectif visé à l'article 2 paragraphe 2.

2. Chaque Etat membre envoie à chacun des autres Etats membres et au comité visé à l'article 16 une liste des autorités compétentes désignées conformément au paragraphe 1, qui sont autorisées à accéder directement aux données du système d'information des douanes en précisant, pour chaque autorité, à quelles données elle peut avoir accès et à quelles fins.

3. Par dérogation aux paragraphes 1 et 2, les Etats membres peuvent, à la suite d'un accord unanime, permettre à des organisations internationales ou régionales d'accéder au système d'information des douanes. Ledit accord se fait sous la forme d'un protocole à la présente convention. Pour prendre leur décision, les Etats membres tiennent compte de tout arrangement bilatéral existant ainsi que de tout avis de l'autorité de contrôle commune visée à l'article 18 quant à l'adéquation des mesures de protection des données.

Article 8

1. Les Etats membres ne peuvent utiliser les données provenant du système d'information des douanes que pour atteindre l'objectif visé à l'article 2 paragraphe 2; ils peuvent, toutefois, s'en servir à des fins administratives ou autres avec une autorisation préalable et sous réserve des conditions imposées par l'Etat membre qui les a introduits dans le système. Un tel autre usage doit être conforme aux lois, réglementations et procédures de l'Etat membre cherchant à s'en servir et devrait tenir compte du principe 5.5 de la recommandation R (87) 15, du 17 septembre 1987, du comité des ministres du Conseil de l'Europe.

2. Sans préjudice des paragraphes 1 et 4 du présent article et de l'article 7 paragraphe 3, les données provenant du système d'information des douanes ne peuvent être exploitées que par les autorités nationales dans chaque Etat membre désignées par l'Etat membre en question, qui sont compétentes pour agir afin d'atteindre l'objectif visé à l'article 2 paragraphe 2, conformément aux lois, réglementations et procédures dudit Etat membre.

3. Chaque Etat membre envoie à chacun des autres Etats membres ainsi qu'au comité visé à l'article 16 une liste des autorités compétentes qu'il a désignées conformément au paragraphe 2.

4. Les données provenant du système d'information des douanes peuvent, avec l'autorisation préalable de l'Etat membre qui les a introduites dans le système et sous réserve des conditions qu'il a imposées, être communiquées à des autorités nationales autres que celles désignées conformément au paragraphe 2, à des pays tiers ainsi qu'à des organisations internationales ou régionales désirant s'en servir. Chaque Etat membre prend des mesures spéciales pour s'assurer de la sécurité de ces données lorsqu'elles sont transmises ou fournies à des services situés hors de son propre territoire. Les détails de ces mesures doivent être transmis à l'autorité de contrôle commune visée à l'article 18.

Article 9

1. L'introduction de données dans le système d'information des douanes est soumise aux lois, réglementations et procédures de l'Etat membre qui les fournit, à moins que la présente convention ne prévoie des dispositions plus strictes.

2. L'emploi des données provenant du système d'information des douanes, y compris l'accomplissement de toute action visée à l'article 5 et suggérée par l'Etat membre qui a fourni les données, est soumis aux lois, réglementations et procédures de l'Etat membre qui utilise ces données, à moins que la présente convention ne prévoie des dispositions plus strictes.

Article 10

1. Chacun des Etats membres désigne une administration douanière compétente chargée, à l'échelle nationale, du système d'information des douanes.

2. Cette administration est responsable du bon fonctionnement du système d'information des douanes sur le territoire de l'Etat membre et prend les mesures nécessaires pour veiller au respect des dispositions de la présente convention.

3. Les Etats membres se communiquent le nom de l'administration compétente visée au paragraphe 1.

TITRE IV

Modification des données

Article 11

1. Seul l'Etat membre fournisseur a le droit de modifier, compléter, corriger ou effacer les données qu'il a introduites dans le système d'information des douanes.

2. Si un Etat membre fournisseur s'aperçoit ou apprend que les données qu'il a introduites sont de fait inexactes ou qu'elles ont été introduites ou qu'elles sont conservées contrairement à la présente convention, il modifie, complète, corrige ou efface ces données comme il convient, et en avise les autres Etats membres.

3. Si l'un des Etats membres dispose de preuves suggérant qu'un élément des données est de fait inexact ou a été introduit ou est conservé dans le système d'information des douanes contrairement à la présente convention, il en avise dès que possible l'Etat membre fournisseur. Ce dernier vérifie les données en question et, si nécessaire, corrige ou efface sans tarder l'élément en cause. L'Etat membre fournisseur avise les autres Etats membres de toute correction ou suppression qu'il a effectuée.

4. Si, au moment où il introduit des données dans le système d'information des douanes, un Etat membre remarque que son rapport contredit un rapport précédent au niveau des faits ou de l'action requise, il en avise immédiatement l'Etat membre qui a fait le rapport précédent. Les deux Etats membres s'efforcent alors de régler l'affaire. En cas de désaccord, le premier rapport est conservé, mais les éléments du nouveau rapport qui ne sont pas en contradiction avec le premier sont insérés dans le système.

5. Sous réserve de la présente convention, quand dans un Etat membre un tribunal ou une autre autorité compétente relevant de cet Etat membre, prend la décision définitive de modifier, compléter, corriger ou d'effacer des données dans le système d'information des douanes, les Etats membres s'engagent mutuellement à exécuter cette décision. En cas de conflit entre de telles décisions des tribunaux ou autres autorités compétentes, y compris les décisions visées à l'article 15 paragraphe 4 qui concernent la correction ou la suppression, l'Etat membre qui a introduit les données en question efface ces données dans le système.

TITRE V

Conservation des données

Article 12

1. Les données introduites dans le système d'information des douanes ne sont conservées que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif qui a motivé leur insertion. La nécessité de les conserver est examinée, au moins une fois par an, par l'Etat membre fournisseur.

2. L'Etat membre fournisseur peut, pendant la période d'examen, décider de conserver ces données jusqu'au prochain examen, si ce maintien est nécessaire pour atteindre les objectifs qui ont motivé leur insertion. Sans préjudice de l'article 15, si la décision de conserver ces données n'est pas prise, elles sont automatiquement transférées dans la partie du système d'information des douanes à laquelle l'accès est restreint conformément au paragraphe 4.

3. Quand un transfert de données conservées dans le système d'information des douanes est prévu conformément au paragraphe 2, le système d'information des douanes en informe automatiquement l'Etat membre fournisseur un mois à l'avance.

4. Les données transférées conformément au paragraphe 2 continuent pendant un an d'être conservées dans le système d'information des douanes, mais, sans préjudice de l'article 15, elles ne sont plus accessibles qu'à un représentant du comité visé à l'article 16 ou aux autorités de contrôle visées à l'article 17 paragraphe 1 et à l'article 18 paragraphe 1. Pendant cette période, elles ne peuvent être consultées que pour vérifier leur exactitude et leur légalité, ensuite elles doivent être effacées.

TITRE VI

Protection des données à caractère personnel

Article 13

1. Chaque Etat membre qui a l'intention de recevoir des données à caractère personnel, ou d'en introduire dans le système d'information des douanes, adopte au plus tard au moment de l'entrée en vigueur de la présente convention, une législation nationale de nature à offrir un niveau de protection des données à caractère personnel au moins égal à celui résultant des principes de la convention de Strasbourg de 1981.

2. Un Etat membre peut recevoir des données à caractère personnel du système d'information des douanes ou y en introduire, lorsque les dispositions visant à la protection de ce type de données visée au paragraphe 1 sont entrées en vigueur sur le territoire de cet Etat membre. L'Etat membre désigne également au préalable une ou plusieurs autorités de contrôle nationales conformément à l'article 17.

3. Afin d'assurer la bonne application des dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel de la présente convention, le système d'information des douanes est considéré dans chacun des Etats membres comme un fichier national soumis aux dispositions nationales visées au paragraphe 1 et à toutes autres dispositions plus strictes prévues par la présente convention.

Article 14

1. Sous réserve de l'article 8 paragraphe 1, chaque Etat membre assure que l'utilisation des données à caractère personnel provenant du système d'information des douanes à des fins autres que l'objectif visé à l'article 2 paragraphe 2 est contraire à ses lois, réglementations et procédures.

2. Les données ne peuvent être reproduites que pour des raisons techniques, à condition qu'une telle copie soit nécessaire aux recherches d'informations effectuées par les autorités visées à l'article 7. Sous réserve de l'article 8 paragraphe 1, les données à caractère personnel introduites par d'autres Etats membres ne peuvent pas être copiées du système d'information des douanes dans d'autres fichiers de données nationaux.

Article 15

1. Les droits des personnes, pour ce qui est des données à caractère personnel figurant dans le système d'information des douanes, notamment leur droit d'accès, s'exercent conformément aux lois, réglementations et procédures de l'Etat membre dans lequel elles font valoir ces droits.

Si les lois, réglementations et procédures de l'Etat membre en question le prévoient, l'autorité de contrôle nationale visée à l'article 17 décide si les informations doivent être communiquées et selon quelle procédure.

Un Etat membre qui n'aurait pas fourni les données pertinentes ne pourra communiquer de données que s'il a, au préalable, laissé à l'Etat membre fournisseur la possibilité de prendre position.

2. Un Etat membre, auquel une demande d'accès à des données à caractère personnel est soumise, refuse l'accès si celui-ci peut porter atteinte à la mise en oeuvre de l'action spécifiée dans le rapport visé à l'article 5 paragraphe 1, ou pour assurer la protection des droits et libertés d'autrui. L'accès est refusé dans tous les cas durant la période de surveillance discrète, ou de signalement et compte rendu.

3. Dans chaque Etat membre, toute personne peut, conformément aux lois, réglementations et procédures de l'Etat membre en question, faire rectifier ou effacer des données à caractère personnel la concernant si ces données sont erronées de fait ou si elles ont été placées ou sont conservées dans le système d'information des douanes contrairement à l'objectif visé à l'article 2 paragraphe 2 de la présente convention ou à l'article 5 de la convention de Strasbourg de 1981.

4. Sur le territoire de chacun des Etats membres, toute personne peut, conformément aux lois, réglementations et procédures de l'Etat membre concerné, intenter une action ou, le cas échéant, déposer une plainte devant les tribunaux ou l'autorité compétente conformément aux lois, réglementations et procédures de cet Etat membre en ce qui concerne les données à caractère personnel placées dans le système d'information des douanes la concernant, afin de:

• i) faire corriger ou effacer des données à caractère personnel qui sont erronées:

  • ii) faire corriger ou effacer des données à caractère personnel introduites ou conservées dans le système d'information des douanes contrairement à la présente convention;

  • iii) accéder à des données à caractère personnel;

  • iv) obtenir des dommages-intérêts conformément à l'article 21 paragraphe 2.

Les Etats membres concernés s'engagent mutuellement à exécuter les décisions définitives des tribunaux ou autres autorités compétentes conformément aux point i), ii) et iii).

5. La mention dans le présent article et à l'article 11 paragraphe 5 d'une «décision définitive» n'implique en aucun cas que l'Etat membre est tenu de faire appel de la décision prise par un tribunal ou par une autre autorité compétente.

TITRE VII

Cadre institutionnel

Article 16

1. Un comité, composé de représentants des administrations douanières des Etats membres, est institué. Le comité prend ses décisions à l'unanimité pour ce qui est des dispositions du paragraphe 2, premier tiret, et à la majorité des deux tiers pour ce qui est des dispositions du paragraphe 2, deuxième tiret. Il arrête son règlement intérieur à l'unanimité.

2. Le comité est responsable:

– de la mise en oeuvre et de la bonne application des dispositions de la présente convention, sans préjudice des pouvoirs des autorités visées à l'article 17 paragraphe 1 et à l'article 18 paragraphe 1;

– du bon fonctionnement du système d'information des douanes, en ce qui concerne les aspects techniques et opérationnels. Il prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la bonne application des mesures définies aux articles 12 et 19 en ce qui concerne le système d'information des douanes. Aux fins du présent paragraphe, il peut avoir un accès direct aux données introduites dans le système d'information des douanes et les utiliser directement.

3. Le comité doit faire rapport annuellement au Conseil, conformément au titre VI du traité sur l'Union européenne, en ce qui concerne l'efficacité et le bon fonctionnement du système d'information des douanes, en faisant, au besoin, des recommandations.

4. La Commission est associée aux travaux du comité.

TITRE VIII

Contrôle de la protection des données à caractère personnel

Article 17

1. Chaque Etat membre désigne une ou plusieurs autorités de contrôle nationales chargés de la protection des données à caractère personnel afin qu'elles contrôlent indépendamment les données de ce type introduites dans le système d'information des douanes.

Les autorités de contrôle doivent, conformément à leurs législations nationales respectives, effectuer une surveillance et des contrôles indépendants, pour assurer que le traitement et l'exploitation des données contenues dans le système d'information des douanes ne violent pas les droits des personnes concernées. A cet effet, les autorités de contrôle ont accès au système d'information des douanes.

2. Toute personne peut demander à toute autorité de contrôle nationale de vérifier dans le système d'information des douanes les données à caractère personnel qui la concernent ainsi que l'usage qui en est fait ou en a été fait. Ce droit est régi par les lois, réglementation et procédures de l'Etat membre dans lequel la demande est faite. Si ces données ont été introduites par un autre Etat membre, la vérification est effectuée en collaboration étroite avec l'autorité de contrôle nationale de cet autre Etat membre.

Article 18

1. Une autorité de contrôle commune est instituée. Elle se compose de deux représentants de chaque Etat membre provenant de l'autorité ou des autorités nationales indépendantes de contrôle de chacun de ces Etats.

2. L'autorité de contrôle commune exerce ses fonctions conformément à la présente convention et à la convention de Strasbourg de 1981 en tenant compte de la recommandation R (87) 15, du 17 septembre 1987, du comité des ministres du Conseil de l'Europe.

3. L'autorité de contrôle commune est compétente pour surveiller le fonctionnement du système d'information des douanes, pour examiner toutes difficultés d'application ou d'interprétation susceptibles de surgir pendant le fonctionnement du système, pour étudier les problèmes susceptibles de se présenter lors de l'exercice d'un contrôle indépendant par les autorités de contrôle nationales des Etats membres ou lors de l'exercice des droits d'accès au système dont peuvent se prévaloir les particuliers, ainsi que pour définir des propositions visant à trouver des solutions communes à des problèmes.

4. Pour l'exercice de ses responsabilités, l'autorité de contrôle commune a accès au système d'information des douanes.

5. Les rapports rédigés par l'autorité de contrôle commune sont transmis aux autorités auxquelles les autorités de contrôle nationales soumettent leurs rapports.

TITRE IX

Sécurité du système d'information des douanes

Article 19

1. Toutes les mesures administratives nécessaires au maintien de la sécurité sont prises par:

• i) les autorités compétentes des Etats membres en ce qui concerne les terminaux du système d'information des douanes situés dans leurs Etats respectifs;

• ii) le comité visé à l'article 16 en ce qui concerne le système d'information des douanes et les terminaux, situés dans les mêmes locaux que le système d'information des douanes et utilisés pour des raisons techniques et pour les contrôles visés au paragraphe 3.

2. Les autorités compétentes et le comité visé à l'article 16 prennent notamment des mesures pour:

• i) empêcher toute personne non autorisée d'avoir accès aux installations utilisées pour le traitement des données;

• ii) empêcher que des données et des supports de données ne soient lus, copiés, modifiés ou effacés par des personnes non autorisées;

• iii) empêcher l'insertion non autorisée de données ainsi que toute consultation, toute modification ou tout effacement non autorisés de données;

• iv) empêcher toute personne non autorisée d'avoir accès aux données du système d'information des douanes au moyen de matériel de transmission de données;

• v) garantir que, en ce qui concerne l'utilisation du système d'information des douanes, les personnes autorisées ne peuvent accéder qu'aux données relevant de leur compétence;

• vi) garantir qu'il est possible de contrôler et d'établir à quelles autorités les données peuvent être communiquées au moyen de matériel de transmission de données;

• vii) garantir qu'il est possible de contrôler et d'établir a posteriori quelles données ont été introduites dans le système d'information des douanes, à quel moment et par qui, et de contrôler l'interrogation;

• viii) empêcher toute lecture, copie, modification ou suppression non autorisées de données pendant la transmission de données et le transport de supports de données.

3. Le comité visé à l'article 16 contrôle l'interrogation du système d'information des douanes afin de vérifier que les recherches effectuées étaient permises et ont été effectuées par des utilisateurs autorisés. Au moins 1 % de toutes les interrogations font l'objet de contrôles. Un relevé de ces interrogations et de ces contrôles est introduit dans le système, et ne sert qu'auxdites vérifications effectuées par le comité visé à l'article 16 et par les autorités de contrôle visées aux articles 17 et 18. Il est effacé après six mois.

Article 20

L'administration douanière compétente visée à l'article 10 paragraphe 1 de la présente convention sera responsable des mesures de sécurité visées à l'article 19, en ce qui concerne les terminaux situés sur le territoire de l'Etat membre concerné, des examens visés à l'article 12 paragraphes 1 et 2, ainsi que, par ailleurs, de la bonne application de la présente convention, dans la mesure nécessaire au regard des lois, réglementations et procédures dudit Etat membre.

TITRE X

Responsabilité et obligations

Article 21

1. Chaque Etat membre est responsable de l'exactitude, de l'actualité et de la légalité des données qu'il a introduites dans le système d'information des douanes. En outre, chaque Etat membre est responsable du respect de l'article 5 de la convention de Strasbourg de 1981.

2. Chaque Etat membre est responsable, conformément à ses propres lois, réglementations et procédures, du préjudice causé à une personne par l'utilisation du système d'information des douanes dans l'Etat membre en question. Il en va de même lorsque le préjudice est causé par le fait que l'Etat membre qui a fourni les données a introduit des données erronées ou les a introduites dans le système contrairement à la présente convention.

3. Si l'Etat membre contre lequel une action relative à des données erronées est intentée n'est pas l'Etat membre qui a fourni ces données, les Etats membres en question cherchent à s'entendre sur la proportion éventuelle des sommes payées à titre de dédommagement qui sera remboursée à l'autre Etat membre par l'Etat membre qui a fourni les données. Les sommes ainsi convenues sont remboursées sur demande.

Article 22

1. Les coûts afférents au fonctionnement et à l'utilisation du système d'information des douanes par les Etats membres sur leur territoire sont à la charge de chacune d'elles.

2. Les autres dépenses entraînées par la mise en oeuvre de la présente convention, à l'exception de celles qui sont indissociables du fonctionnement du système d'information des douanes aux fins de l'application des réglementations douanière et agricole de la Communauté, sont à la charge des Etats membres. La quote-part de chacune d'elles est déterminée en fonction du rapport existant entre son produit national brut et la somme totale des produits nationaux bruts des Etats membres de l'année précédant celle durant laquelle les coûts ont été encourus.

Aux fins de l'application du présent paragraphe, on entend par «produit national brut», le produit national brut déterminé conformément à la directive 89/130/CEE, Euratom, du Conseil, du 13 février 1989, relative à l'harmonisation de l'établissement du produit national brut aux prix du marché,¹ ou à tout acte de la Communauté la modifiant ou la remplaçant.

TITRE XI

Application et dispositions finales

Article 23

Les informations fournies en vertu de la présente convention s'échangent directement entre les autorités des Etats membres.

Article 24

1. La présente convention est soumise à l'adoption par les Etats membres selon leurs règles constitutionnelles respectives.

2. Les Etats membres notifient au Secrétaire général du Conseil de l'Union européenne l'accomplissement des procédures requises par leurs règles constitutionnelles respectives pour l'adoption de la présente convention.

3. La présente convention entre en vigueur quatre-vingt-dix jours après la notification visée au paragraphe 2 par l'Etat membre qui procède le dernier à cette formalité.

Article 25

1. La présente convention est ouverte à l'adhésion de tout Etat qui devient membre de l'Union européenne.

2. Le texte de la présente convention dans la langue de l'Etat adhérent, établi par le Conseil de l'Union européenne, fait foi.

3. Les instruments d'adhésion sont déposés auprès du dépositaire.

4. La présente convention entre en vigueur à l'égard de tout Etat qui y adhère quatre-vingt-dix jours après le dépôt de son instrument d'adhésion ou à la date de l'entrée en vigueur de cette convention, si elle n'est pas encore entrée en vigueur au moment de l'expiration de ladite période de quatre-vingt-dix jours.

Article 26

1. Le Secrétaire général du Conseil de l'Union européenne est dépositaire de la présente convention.

2. Le dépositaire publie au Journal officiel des Communautés européennes l'état des adoptions et des adhésions, les déclarations et les réserves, ainsi que toute autre notification relative à la présente convention.

Article 27

1. Tout différend entre Etats membres relatif à l'interprétation ou à l'application de la présente Convention doit, dans une première étape, être examiné au sein du Conseil selon la procédure prévue au titre VI du Traité sur l'Union européenne, en vue d'une solution. A l'expiration d'un délai de six mois, si une solution n'a pu être trouvée, la Cour de Justice des Communautés européennes peut être saisie par une partie au différend.

2. Tout différend entre un ou plusieurs Etats membres et la Commission des Communautés européennes relatif à l'application de la présente Convention qui n'a pu être réglé par voie de négociation peut être soumis à la Cour de Justice.

EN FOI DE QUOI, les plénipotentiaires soussignés ont apposé leurs signatures au bas de la présente convention.

FAIT à Bruxelles, le vingt-six juillet mil neuf cent quatre-vingt-quinze, en un exemplaire unique, en langues allemande, anglaise, danoise, espagnole, finnoise, française, grecque, irlandaise, italienne, néerlandaise, portugaise et suédoise, tous ces textes faisant également foi, exemplaire qui est déposé dans les archives du Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne.

(Voor de ondertekeningen zie blz. 16 van dit Tractatenblad)

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D. PARLEMENT

De Overeenkomst behoeft ingevolge artikel 91 van de Grondwet de goedkeuring van de Staten-Generaal, alvorens het Koninkrijk aan de Overeenkomst kan worden gebonden.

G. INWERKINGTREDING

De bepalingen van de Overeenkomst zullen ingevolge artikel 24, derde lid, in werking treden negentig dagen na de laatste kennisgeving van de voltooiing van de overeenkomstig de grondwettelijke bepalingen van de Lid-Staten voor de aanvaarding van de Overeenkomst vereiste procedure.

J. GEGEVENS

Van het op 7 februari 1992 te Maastricht tot stand gekomen Verdrag betreffende de Europese Unie, waarnaar onder meer wordt verwezen in de preambule tot de onderhavige Overeenkomst, is de Nederlandse tekst geplaatst in Trb. 1992, 74; zie ook Trb. 1994, 28.

Van de op 7 september 1967 te Rome tot stand gekomen Overeenkomst tussen het Koninkrijk België, de Bondsrepubliek Duitsland, de Franse Republiek, de Italiaanse Republiek, het Groothertogdom Luxemburg, en het Koninkrijk der Nederlanden inzake wederzijdse bijstand tussen de onderscheiden douane-administraties, waarnaar wordt verwezen in de preambule tot de onderhavige Overeenkomst, zijn de Nederlandse en de Franse tekst geplaatst in Trb. 1968, 172; zie ook, laatstelijk, Trb. 1976, 71.

Van het op 25 maart 1957 te Rome tot stand gekomen Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, waarnaar onder meer wordt verwezen in de preambule tot de onderhavige Overeenkomst, is de Franse tekst geplaatst in Trb. 1957, 74 en de Nederlandse tekst in Trb. 1957, 91; zie ook, laatstelijk, Trb. 1995, 76.

Van het op 28 januari 1981 te Straatsburg tot stand gekomen Verdrag tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, waarnaar onder meer wordt verwezen in de preambule tot de onderhavige Overeenkomst, zijn de Engelse en de Franse tekst, alsmede de vertaling, geplaatst in Trb. 1988, 7; zie ook, laatstelijk, Trb. 1993, 192.

Van de Aanbeveling R(87), welke op 17 september 1987 door het Comité van Ministers van de Raad van Europa is aangenomen, naar welke Aanbeveling onder meer in artikel 8 van de onderhavige Overeenkomst wordt verwezen, is de Engelse tekst afgedrukt in Trb. 1993, 116, blz. 7 e.v.

Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen, naar welke organisatie wordt verwezen in artikel 27 van de onderhavige Overeenkomst, is ingesteld bij Afdeling II van de op 25 maart 1957 te Rome tot stand gekomen Overeenkomst betreffende bepaalde instellingen welke de Europese Gemeenschappen gemeen hebben. De Franse tekst van die Overeenkomst is geplaatst in Trb. 1957, 76 en de Nederlandse tekst in Trb. 1957, 93. Zie ook Trb. 1957, 251.

Op 26 juli 1995 is te Brussel tot stand gekomen het Akkoord betreffende de voorlopige toepassing tussen een aantal Lid-Staten van de Europese Unie van de onderhavige Overeenkomst. De Nederlandse, Engelse en Franse tekst van dat Akkoord is geplaatst in Trb. 1995, 288.

Uitgegeven de twaalfde december 1995

De Minister van Buitenlandse Zaken,

H. A. F. M. O. VAN MIERLO

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1 De Nederlandse, de Belgische en de Luxemburgse Regering hebben bij de ondertekening het volgende verklaard:

«Les Gouvernements des Pays-Bas, Luxembourg et Belgique rappellent la nécessité de trouver d'ici juin 1996 une solution satisfaisante en matière de la compétence de la Cour de Justice des Communautés Européennes pour les questions préjudicielles pour permettre l'entrée en vigueur de la Convention Système informatique douanier.»

2 De Duitse Regering heeft bij de ondertekening het volgende verklaard:

»Die Regierung der Bundesrepublik Deutschland erklärt ihre Absicht, für das Übereinkommen über den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften und das Übereinkommen über ein Zollinformationssystem im Rahmen von Verhandlungen bis zum Juni 1996 eine Einigung über die Zuständigkeit des Gerichtshofs der Europäischen Gemeinschaften für Vorabentscheidungsersuchen zu erreichen. Sie geht im übrigen davon aus, dasz entsprechend dem Ergebnis des Europäischen Rates in Cannes eine dahingehende Regelung auch für das Übereinkommen über die Errichtung eines Europäischen Polizeiamtes (Europol) gefunden wird.«

3 De Italiaanse Regering heeft bij de ondertekening het volgende verklaard:

«Nel procedere alla firma delle Convenzioni Europol, sulla protezione degli interessi finanziari e sul sistema d'informazione doganale l'Italia sottolinea la sua aspettativa ad un sollecito avvio dei lavori previsti al punto III 1 delle conclusioni del Consiglio Europeo di Cannes del 26 e 27 giugno 1995, ai fini dell'attribuzione di competenze alla Corte di Giustizia, con particolare riguardo alle questioni pregiudiziali»

4 De Oostenrijkse Regering heeft bij de ondertekening het volgende verklaard:

»Österreich geht, auch unter Bezugnahme auf die Erklärungen anderer Mitgliedstaaten davon aus, dasz die Zuständigkeit des EuGH im Vorabentscheidungsverfahren in ansehbarer Zeit positiv geregelt wird, und wird sich auch hierfür einsetzen.«

1 OJ No L 49, 21.2.1989, p. 26.

1 JO n° L49 du 21.2.1989, p. 26.

1 De Engelse en de Franse tekst van de Overeenkomst zijn afgedrukt op blz. 18 e.v. van dit Tractatenblad.

De Deense, de Duitse, de Finse, de Griekse, de Ierse, de Italiaanse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse tekst zijn niet afgedrukt.

1 PB nr. L 49 van 21.02.1989, blz. 26.