Tractatenblad 1995, 282

A. TITEL

Overeenkomst tot oprichting van een Europese Politiedienst (Europol-Overeenkomst), met Bijlage en Verklaringen;

Brussel, 26 juli 1995

B. TEKST¹

Overeenkomst op grond van Artikel K.3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie tot oprichting van een Europese Politiedienst (Europol-Overeenkomst)

De Hoge Overeenkomstsluitende Partijen, Lid-Staten van de Europese Unie,

Gelet op de akte van de Raad van de zesentwintigste juli negentienhonderd vijfennegentig,

Zich bewust van de dringende problemen die zich voordoen ten gevolge van terrorisme, illegale drughandel en andere ernstige vormen van internationale criminaliteit;

Overwegende dat meer solidariteit en samenwerking tussen de Lid-Staten van de Europese Unie vereist is, in het bijzonder door verbetering van de politiële samenwerking tussen de Lid-Staten;

Overwegende dat door vooruitgang op die gebieden de bescherming van de openbare veiligheid en orde nog verbeterd moet kunnen worden;

Overwegende dat het Verdrag betreffende de Europese Unie van 7 februari 1992 voorziet in de oprichting van een Europese Politiedienst (Europol);

Gezien het besluit van de Europese Raad van 29 oktober 1993 om Europol in Nederland te vestigen, met Den Haag als zetel;

Herinnerend aan de gemeenschappelijke doelstelling van een betere politiële samenwerking op het gebied van terrorisme, illegale drughandel en andere ernstige vormen van internationale criminaliteit door middel van een voortdurende, vertrouwelijke en intensieve uitwisseling van gegevens tussen Europol en de nationale eenheden van de Lid-Staten;

Ervan uitgaande dat de in deze Overeenkomst vastgelegde vormen van samenwerking geen afbreuk mogen doen aan andere vormen van multilaterale of bilaterale samenwerking;

Ervan overtuigd dat ook op het gebied van de politiële samenwerking scherp moet worden toegezien op het beschermen van de rechten van het individu, in het bijzonder op de bescherming van zijn persoonsgegevens;

Overwegende dat de werkzaamheden van Europol op grond van deze Overeenkomst geen afbreuk doen aan de bevoegdheden van de Europese Gemeenschappen, en overwegende dat Europol en de Europese Gemeenschappen er in het kader van de Europese Unie wederzijds belang bij hebben te komen tot samenwerkingsvormen die aan beide de mogelijkheid bieden hun respectieve taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren,

Hebben overeenstemming bereikt omtrent de volgende bepalingen:

INHOUDSOPGAVE:
Titel I	Oprichting en taakomschrijving
Artikel 1	Oprichting
Artikel 2	Doelstelling
Artikel 3	Taken
Artikel 4	Nationale eenheden
Artikel 5	Verbindingsofficieren
Artikel 6	Geautomatiseerde gegevensbestanden
Titel II	Informatiesysteem
Artikel 7	Het aanleggen van het informatiesysteem
Artikel 8	Inhoud van het informatiesysteem
Artikel 9	Recht van toegang tot het informatiesysteem
Titel III	Werkbestanden voor analyse
Artikel 10	Verzameling, verwerking en gebruik van persoonsgegevens
Artikel 11	Indexsysteem
Artikel 12	Bestandsreglement
Titel IV	Gemeenschappelijke voorwaarden voor informatieverwerking
Artikel 13	Mededelingsplicht
Artikel 14	Niveau van gegevensbescherming
Artikel 15	Verantwoordelijkheid voor de gegevensbescherming
Artikel 16	Vastlegging van de verstrekking
Artikel 17	Regeling van het gebruik van de gegevens
Artikel 18	Verstrekking van gegevens aan derde Staten en instanties
Artikel 19	Recht op kennisneming
Artikel 20	Verbetering en verwijdering van gegevens
Artikel 21	Termijnen voor het opslaan en verwijderen van gegevens in bestanden
Artikel 22	Het bewaren en verbeteren van gegevens in dossiers
Artikel 23	Nationaal controle-orgaan
Artikel 24	Gemeenschappelijk controle-orgaan
Artikel 25	Beveiliging van de gegevens
Titel V	Rechtspositie, organisatie en financiële bepalingen
Artikel 26	Handelingsbevoegdheid
Artikel 27	Organen van Europol
Artikel 28	Raad van Bestuur
Artikel 29	Directeur
Artikel 30	Personeel
Artikel 31	Geheimhouding
Artikel 32	Zwijg- en geheimhoudingsplicht
Artikel 33	Talen
Artikel 34	Informatie aan het Europees Parlement
Artikel 35	Begroting
Artikel 36	Controle van de rekeningen
Artikel 37	Zetelovereenkomst
Titel VI	Aansprakelijkheid en rechtsbescherming
Artikel 38	Aansprakelijkheid voor onrechtmatige of onjuiste verwerking van gegevens
Artikel 39	Overige aansprakelijkheid
Artikel 40	Regeling van geschillen
Artikel 41	Voorrechten en immuniteiten
Titel VII	Slotbepalingen
Artikel 42	Betrekkingen met derde Staten en instanties
Artikel 43	Wijziging van de Overeenkomst
Artikel 44	Voorbehouden
Artikel 45	Inwerkingtreding
Artikel 46	Toetreding door nieuwe Lid-Staten
Artikel 47	Depositaris
Bijlage	In artikel 2 bedoelde bijlage
Verklaringen

TITEL I

OPRICHTING EN TAAKOMSCHRIJVING

Artikel 1 Oprichting

1. De Lid-Staten van de Europese Unie, hierna Lid-Staten te noemen, richten bij deze Overeenkomst een Europese politiedienst op, hierna Europol te noemen.

2. Europol is in elke Lid-Staat verbonden met één overeenkomstig artikel 4 op te richten of aan te wijzen nationale eenheid.

Artikel 2 Doelstelling

1. Europol heeft ten doel, in het kader van de samenwerking tussen de Lid-Staten overeenkomstig artikel K.1, punt 9, van het Verdrag betreffende de Europese Unie, door de in deze Overeenkomst genoemde maatregelen het optreden van en de samenwerking tussen de bevoegde instanties van de Lid-Staten met betrekking tot het voorkomen en bestrijden van terrorisme, de illegale handel in verdovende middelen en andere ernstige vormen van internationale criminaliteit, doeltreffender te maken voor zover er concrete aanwijzingen zijn voor het bestaan van een criminele structuur of organisatie en twee of meer Lid-Staten betrokken zijn bij de genoemde vormen van criminaliteit op een wijze die, gelet op de omvang, de ernst en de gevolgen van de strafbare feiten, een gemeenschappelijk optreden van de Lid-Staten noodzakelijk maakt.

2. Om het in lid 1 genoemde doel geleidelijk te verwezenlijken houdt Europol zich vooreerst bezig met de voorkoming en bestrijding van illegale handel in verdovende middelen, nucleaire en radioactieve stoffen, alsmede van illegale immigratie, mensenhandel en handel in gestolen voertuigen.

Tevens behandelt Europol, uiterlijk twee jaar na de inwerkingtreding van deze Overeenkomst, strafbare feiten die zijn gepleegd of wellicht zullen worden gepleegd in het kader van terroristische activiteiten die gericht zijn tegen het leven, de lichamelijke integriteit en de persoonlijke vrijheid, alsmede tegen goederen. De Raad kan, volgens de procedure van artikel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie, met eenparigheid van stemmen besluiten om Europol vóór het verstrijken van de termijn met de behandeling van deze terroristische activiteiten te belasten.

De Raad kan volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie met eenparigheid van stemmen Europol opdragen zich ook te belasten met andere in de bijlage bij deze Overeenkomst vermelde vormen van criminaliteit of specifieke uitingsvormen daarvan. Alvorens een besluit te nemen, geeft de Raad aan de Raad van Bestuur opdracht zijn besluit voor te bereiden en met name de gevolgen daarvan voor de begroting en het personeel van Europol uiteen te zetten.

3. De bevoegdheid van Europol met betrekking tot een vorm van criminaliteit of met betrekking tot specifieke aspecten van een vorm van criminaliteit omvat tevens:

1) Het witwassen van geld in verband met deze vormen van criminaliteit of specifieke aspecten ervan.

2) De daarmee samenhangende strafbare feiten.

Als samenhangend worden beschouwd en als zodanig overeenkomstig de nadere bepalingen van de artikelen 8 en 10 in aanmerking genomen:

– strafbare feiten die zijn gepleegd om zich de middelen te verschaffen om daden te plegen die onder de werkingssfeer van Europol vallen;

– strafbare feiten die zijn gepleegd om daden die onder de werkingssfeer van Europol vallen, te vergemakkelijken of uit te voeren;

– strafbare feiten die zijn gepleegd om ervoor te zorgen dat daden die onder de werkingssfeer van Europol vallen, ongestraft blijven.

4. Bevoegde autoriteiten in de zin van deze Overeenkomst zijn alle in de Lid-Staten bestaande overheidsinstanties die krachtens het nationaal recht bevoegd zijn op het gebied van het voorkomen en bestrijden van strafbare feiten.

5. Onder illegale handel in verdovende middelen als bedoeld in de leden 1 en 2 wordt verstaan de in artikel 3, lid 1, van het Verdrag van de Verenigde Naties van 20 december 1988 tegen de sluikhandel in verdovende middelen en psychotrope stoffen en de bepalingen ter wijziging of aanvulling van dit Verdrag genoemde strafbare feiten.

Artikel 3 Taken

1. Europol heeft binnen het kader van zijn in artikel 2, lid 1, omschreven doelstelling primair de volgende taken:

1) de uitwisseling van informatie tussen de Lid-Staten te vergemakkelijken;

2) informatie en inlichtingen te verzamelen, te compileren en te analyseren;

3) de bevoegde autoriteiten van de Lid-Staten, via de nationale eenheden als omschreven in artikel 4, onverwijld te voorzien van informatie die voor hen van belang is, en hen onmiddellijk informatie te geven over de verbanden tussen strafbare feiten die aan het licht zijn gekomen;

4) het opsporingsonderzoek in de Lid-Staten te ondersteunen door de nationale eenheden alle relevante informatie te verstrekken;

5) geautomatiseerde gegevensbestanden bij te houden waarin gegevens als bedoeld in de artikelen 8, 10 en 11 zijn opgeslagen.

2. Ten einde via de nationale eenheden de samenwerking tussen en de doeltreffendheid van de bevoegde autoriteiten van de Lid-Staten in het kader van de in artikel 2, lid 1, omschreven doelstelling te verbeteren, vervult Europol voorts nog de volgende taken:

1) de vakkennis die in het kader van de onderzoeksactiviteiten van de bevoegde autoriteiten van de Lid-Staten wordt gebruikt, te vergroten en ten behoeve van opsporingsonderzoekers van advies te dienen;

2) strategische inlichtingen te verstrekken om een doeltreffende en rationele besteding op nationaal niveau van de voor operationele taken beschikbare middelen te vergemakkelijken en te bevorderen;

3) algemene verslagen over de verrichte werkzaamheden op te stellen.

3. Europol kan voorts in het kader van zijn in artikel 2, lid 1, omschreven doelstelling, afhankelijk van de personele en budgettaire mogelijkheden en binnen de door de Raad van Bestuur bepaalde grenzen, de Lid-Staten met raad en onderzoek bijstaan op de volgende gebieden:

1) opleiding van de leden van hun bevoegde autoriteiten,

2) organisatie en uitrusting van deze autoriteiten,

3) methoden van misdaadpreventie,

4) methoden van criminalistiek en forensische technologie en methoden van opsporingsonderzoek.

Artikel 4 Nationale eenheden

1. Door elke Lid-Staat wordt een nationale eenheid opgericht of aangewezen, die belast is met de in dit artikel opgesomde taken.

2. De nationale eenheid vormt het enige contact tussen Europol en de bevoegde nationale autoriteiten. De betrekkingen tussen de nationale eenheid en de bevoegde autoriteiten worden beheerst door het nationale recht, en met name de grondwettelijke bepalingen ervan.

3. De Lid-Staten treffen alle nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat hun nationale eenheid haar taken kan uitvoeren en in het bijzonder om de toegang van deze eenheid tot de betrokken nationale gegevens te verzekeren.

4. De nationale eenheid heeft de volgende taken:

1) Europol uit eigen beweging te voorzien van informatie en inlichtingen die Europol nodig heeft voor zijn taakvervulling;

2) in te gaan op verzoeken van Europol om informatie, inlichtingen en adviezen;

3) informatie en inlichtingen te actualiseren ;

4) informatie en inlichtingen overeenkomstig het nationale recht ten behoeve van de bevoegde autoriteiten te evalueren en onder deze autoriteiten te verspreiden;

5) verzoeken om adviezen, informatie, inlichtingen en analyses aan Europol voor te leggen;

6) informatie voor invoering in de geautomatiseerde bestanden aan Europol te verstrekken;

7) zorg te dragen voor de rechtmatigheid van elke uitwisseling van informatie met Europol.

5. Onverminderd de uitoefening van de in artikel K.2, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie genoemde verantwoordelijkheden van de Lid-Staten is een nationale eenheid in afzonderlijke gevallen niet verplicht de in lid 4, punten 1, 2 en 6, alsmede de in de artikelen 8 en 10 bedoelde informatie en inlichtingen te verstrekken indien:

1) wezenlijke nationale veiligheidsbelangen daardoor worden geschaad, of

2) het welslagen van lopende opsporingsonderzoeken of de veiligheid van een persoon daardoor in gevaar wordt gebracht, of

3) het informatie betreft die afkomstig is van specifieke inlichtingendiensten of -activiteiten op het gebied van de Staatsveiligheid.

6. De kosten die de nationale eenheid maakt voor communicatie met Europol zijn nationale kosten en worden, met uitzondering van de verbindingskosten, niet aan Europol doorberekend.

7. Indien nodig komen de hoofden en de nationale eenheden bijeen om Europol van advies te dienen.

Artikel 5 Verbindingsofficieren

1. Elke nationale eenheid vaardigt ten minste één verbindingsofficier naar Europol af. Het aantal verbindingsofficieren dat de Lid-Staten kunnen afvaardigen, wordt met eenparigheid van stemmen door de Raad van Bestuur vastgesteld. Dit besluit kan te allen tijde met eenparigheid van stemmen door de Raad van Bestuur worden gewijzigd. Behoudens bijzondere bepalingen van deze Overeenkomst zijn de verbindingsofficieren onderworpen aan het nationale recht van de Lid-Staat die hen heeft afgevaardigd.

2. De verbindingsofficieren worden door hun nationale eenheid gemachtigd om, overeenkomstig het nationale recht van de Lid-Staat en met inachtneming van de op Europol van toepassing zijnde voorschriften, binnen Europol de belangen van de nationale eenheid te vertegenwoordigen.

3. Onverminderd artikel 4, leden 4 en 5, ondersteunen de verbindingsofficieren in het kader van de in artikel 2, lid 1, omschreven doelstelling de uitwisseling van informatie tussen hun nationale eenheid en Europol, met name door:

1) informatie van hun nationale eenheid aan Europol door te geven,

2) de van Europol afkomstige informatie aan hun nationale eenheid door te geven, en

3) met de Europol-ambtenaren samen te werken door middel van het doorgeven van informatie en het geven van advies bij de analyse van de informatie die de afvaardigende Lid-Staat aangaat.

4. De verbindingsofficieren ondersteunen overeenkomstig hun nationale recht in het kader van de in artikel 2, lid 1, omschreven doelstelling voorts de uitwisseling van informatie, afkomstig van de nationale eenheden, alsmede de coördinatie van de daaruit voortvloeiende maatregelen.

5. Voor zover dit voor de taakvervulling ingevolge lid 3 nodig is, hebben de verbindingsofficieren toegang tot de diverse bestanden, overeenkomstig de specifieke bepalingen in de desbetreffende artikelen.

6. Artikel 25 is van overeenkomstige toepassing op de werkzaamheden van de verbindingsofficieren.

7. Onverminderd de andere bepalingen van deze Overeenkomst worden de rechten en verplichtingen van de verbindingsofficieren jegens Europol met eenparigheid van stemmen door de Raad van Bestuur vastgesteld.

8. De verbindingsofficieren genieten overeenkomstig artikel 41, lid 2, de voorrechten en immuniteiten die nodig zijn voor hun taakvervulling.

9. Europol stelt de Lid-Staten voor de werkzaamheden van hun verbindingsofficieren de nodige werkruimten in het Europol-gebouw vrij van kosten ter beschikking. Alle overige kosten die verband houden met het afvaardigen van de verbindingsofficieren zijn voor rekening van de afvaardigende Lid-Staat. Hetzelfde geldt voor de kosten voor de uitrusting van de verbindingsofficieren, voor zover de Raad van Bestuur in speciale gevallen niet met eenparigheid van stemmen andersluidende regelingen aanbeveelt in het kader van de opstelling van de Europol-begroting.

Artikel 6 Geautomatiseerde gegevensbestanden

1. Europol beheert geautomatiseerde gegevensbestanden, die uit de volgende bestanddelen bestaan:

1) het in artikel 7 bedoelde informatiesysteem met een beperkte, nauwkeurig vastgelegde inhoud waarmee snel kan worden nagegaan welke gegevens bij de Lid-Staten en Europol voorhanden zijn,

2) de in artikel 10 bedoelde werkbestanden met uitgebreide informatie, die zijn aangelegd voor een variabele tijd met het oog op analyse en

3) een indexsysteem dat uitsluitend elementen uit de onder 2) bedoelde bestanden bevat, overeenkomstig het bepaalde in artikel 11.

2. De door Europol beheerde geautomatiseerde gegevensbestanden mogen onder geen beding worden verbonden met andere systemen voor geautomatiseerde gegevensverwerking, met uitzondering van het systeem voor geautomatiseerde gegevensverwerking van de nationale eenheden.

TITEL II

INFORMATIESYSTEEM

Artikel 7 Het aanleggen van het informatiesysteem

1. Om zijn taken te vervullen, wordt door Europol een geautomatiseerd informatiesysteem aangelegd en beheerd, waarin de Lid-Staten, vertegenwoordigd door de nationale eenheden en de verbindingsofficieren, met inachtneming van hun nationale procedures, rechtstreeks gegevens invoeren, en Europol de door derde Staten en instanties verstrekte gegevens alsmede de uit analyses voortvloeiende gegevens invoert. Het informatiesysteem kan rechtstreeks worden geraadpleegd door de nationale eenheden, de verbindingsofficieren, de directeur, de adjunct-directeuren en de daartoe gemachtigde personeelsleden van Europol.

De directe toegang van de nationale eenheden tot het informatiesysteem wordt voor de in artikel 8, lid 1, punt 2, vermelde categorie van personen beperkt tot de in artikel 8, lid 2, bedoelde persoonsgegevens. Op verzoek krijgen de nationale eenheden via de verbindingsofficieren toegang tot alle gegevens indien dat voor een bepaald onderzoek noodzakelijk is.

2. Europol

1) heeft tot taak de naleving van de bepalingen inzake samenwerking en het beheer van het informatiesysteem te verzekeren, en

2) is verantwoordelijk voor de goede werking van het informatiesysteem in technisch en operationeel opzicht. Europol treft met name alle nodige maatregelen om te garanderen dat de in de artikelen 21 en 25 genoemde maatregelen met betrekking tot het informatiesysteem in overeenstemming met de regels worden uitgevoerd.

3. In de Lid-Staten is de nationale eenheid verantwoordelijk voor de communicatie met het informatiesysteem. De eenheid is met name bevoegd met betrekking tot de veiligheidsmaatregelen als bedoeld in artikel 25 ten aanzien van de op het grondgebied van de betrokken Lid-Staat gebruikte gegevensverwerkingsapparatuur, met betrekking tot de controle uit hoofde van artikel 21 en – voor zover dit op grond van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen en procedures van deze Lid-Staat noodzakelijk is – anderszins met betrekking tot de goede uitvoering van deze Overeenkomst.

Artikel 8 Inhoud van het informatiesysteem

1. In het informatiesysteem mogen uitsluitend worden opgeslagen, gewijzigd en gebruikt de voor de taakvervulling van Europol benodigde gegevens, met uitzondering van de gegevens betreffende samenhangende strafbare feiten overeenkomstig artikel 2, lid 3, tweede alinea, met betrekking tot:

1) personen die, gelet op het nationale recht van de betrokken Lid-Staat, verdacht worden van het plegen van of deelnemen aan een strafbaar feit ten aanzien waarvan Europol ingevolge artikel 2 bevoegd is, of die veroordeeld zijn voor een dergelijk strafbaar feit,

2) personen ten aanzien van wie bepaalde ernstige feiten gelet op het nationale recht het vermoeden rechtvaardigen dat zij een strafbaar feit zullen begaan ten aanzien waarvan Europol ingevolge artikel 2 bevoegd is.

2. De gegevens over de in lid 1 bedoelde personen mogen slechts betrekking hebben op:

1) achternaam, meisjesnaam, voornamen en eventuele bijnamen of valse namen,

2) geboortedatum en -plaats,

3) nationaliteit,

4) geslacht,

5) voor zover nodig, andere voor identificering geschikte kenmerken, in het bijzonder niet aan verandering onderhevige objectieve lichamelijke kenmerken.

3. Behalve de in lid 2 genoemde gegevens en de vermelding van Europol of de nationale eenheid die de gegevens heeft ingevoerd, mogen met betrekking tot de in lid 1 bedoelde personen de volgende bijkomende gegevens in het informatiesysteem worden opgeslagen, gewijzigd en gebruikt:

1) strafbare feiten, belastende feiten, tijd en plaats van het strafbare feit,

2) middelen waarmee het strafbare feit (vermoedelijk) is begaan,

3) de diensten die het dossier hebben aangelegd en de dossiernummers,

4) de verdenking deel uit te maken van een misdaadorganisatie,

5) veroordelingen, voor zover deze betrekking hebben op strafbare feiten ten aanzien waarvan Europol ingevolge artikel 2 bevoegd is.

Deze gegevens mogen ook worden ingevoerd wanneer er nog geen verband met een bepaalde persoon wordt gelegd. Indien Europol de gegevens zelf invoert, voegt het aan het dossiernummer een extra aantekening toe om aan te geven of de gegevens door derden zijn verstrekt dan wel het resultaat zijn van een eigen analyse.

4. De door de nationale eenheden en door Europol verkregen aanvullende informatie over de in lid 1 bedoelde personen kan op verzoek worden verstrekt aan elke nationale eenheid en aan Europol. Wat de nationale eenheden betreft, geschiedt dit met inachtneming van hun nationale recht.

Indien deze aanvullende informatie betrekking heeft op een of meer samenhangende strafbare feiten in de zin van artikel 2, lid 3, tweede alinea, worden de in het informatiesysteem opgeslagen gegevens voorzien van een aantekening om het bestaan van samenhangende strafbare feiten te signaleren, opdat de nationale eenheden en Europol de informatie over de daarmee samenhangende strafbare feiten kunnen uitwisselen.

5. Wanneer een procedure tegen de betrokkene definitief wordt beëindigd of wanneer de betrokkene wordt vrijgesproken, dienen alle gegevens die op deze beslissing betrekking hadden, te worden verwijderd.

Artikel 9 Recht van toegang tot het informatiesysteem

1. Alleen de nationale eenheden, de verbindingsofficieren, de directeur, de adjunct-directeuren en de daartoe gemachtigde personeelsleden van Europol hebben het recht om rechtstreeks gegevens in het informatiesysteem in te voeren en daaruit op te vragen. Het opvragen van gegevens is toegestaan voor zover dit noodzakelijk is voor de vervulling van een bepaalde taak en vindt plaats in overeenstemming met de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen en procedures van de opvragende eenheid, voor zover deze Overeenkomst geen stringentere bepalingen bevat.

2. Alleen de eenheid die de gegevens heeft ingevoerd, is bevoegd deze te wijzigen, te verbeteren of te verwijderen. Indien een eenheid aanwijzingen heeft dat de in artikel 8, lid 2, bedoelde gegevens onjuist zijn of indien zij deze gegevens wil aanvullen, deelt zij dit onverwijld mee aan de invoerende eenheid, die de plicht heeft om deze mededeling onmiddellijk te toetsen en om de gegevens indien nodig onmiddellijk te wijzigen, aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Indien in artikel 8, lid 3, bedoelde gegevens over personen zijn opgeslagen, kan elke eenheid nadere gegevens als bedoeld in artikel 8, lid 3, bij wijze van aanvulling invoeren. Indien deze gegevens elkaar duidelijk tegenspreken, plegen de betrokken eenheden overleg. Indien een eenheid voornemens is de door haar ingevoerde persoonsgegevens als bedoeld in artikel 8, lid 2, volledig te verwijderen en indien er door andere eenheden met betrekking tot deze persoon gegevens als bedoeld in artikel 8, lid 3, zijn ingevoerd, gaan de wettelijke aansprakelijkheid voor de gegevensbescherming als bedoeld in artikel 15, lid 1, en het recht om gegevens te wijzigen, aan te vullen, te verbeteren en te verwijderen als bedoeld in artikel 8, lid 2, over op de eenheid die als eerstvolgende gegevens over deze persoon als bedoeld in artikel 8, lid 3, heeft ingevoerd. De eenheid die gegevens wil verwijderen, stelt de eenheid die de wettelijke aansprakelijkheid voor de gegevensbescherming overneemt, daarvan in kennis.

3. De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van het opvragen uit en het invoeren en wijzigen van gegevens in het informatiesysteem ligt bij de eenheid die de gegevens opvraagt, invoert of wijzigt; er moet kunnen worden vastgesteld welke eenheid deze handeling verricht. De uitwisseling van informatie tussen de nationale eenheden en de bevoegde autoriteiten van de Lid-Staten vindt plaats overeenkomstig het nationale recht.

TITEL III

WERKBESTANDEN VOOR ANALYSE

Artikel 10 Verzameling, verwerking en gebruik van persoonsgegevens

1. Voor zover dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de in artikel 2, lid 1, omschreven doelstelling, kan Europol, naast niet-persoonsgebonden gegevens, in andere bestanden gegevens opslaan, wijzigen en gebruiken in verband met strafbare feiten ten aanzien waarvan Europol ingevolge artikel 2, lid 2, bevoegd is, met inbegrip van de gegevens betreffende de in artikel 2, lid 3, tweede alinea, bedoelde samenhangende strafbare feiten ten behoeve van specifieke analysewerkzaamheden, welke gegevens betrekking hebben op:

1) personen als bedoeld in artikel 8, lid 1;

2) personen die wellicht als getuige moeten optreden bij onderzoeken naar de betrokken strafbare feiten of bij daaropvolgende strafvervolgingen;

3) personen die het slachtoffer zijn geworden van een van de betrokken strafbare feiten of ten aanzien van wie zich bepaalde omstandigheden voordoen die doen vermoeden dat zij het slachtoffer van een dergelijk strafbaar feit kunnen worden;

4) contact- en begeleidende personen alsmede

5) personen die informatie kunnen verschaffen over de betrokken strafbare feiten.

Het verzamelen, de opslag en de verwerking van de gegevens als bedoeld in artikel 6, eerste zin, van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens is slechts toegestaan voor zover dit absoluut noodzakelijk is voor het met het betrokken bestand beoogde doel en voor zover deze gegevens een aanvulling vormen op andere in hetzelfde bestand opgeslagen persoonsgegevens. Het is verboden om in strijd met bovengenoemde voorwaarden een specifieke categorie personen te selecteren uitsluitend aan de hand van de gegevens als bedoeld in artikel 6, eerste zin, van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981.

De Raad stelt met eenparigheid van stemmen volgens de procedure van titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie de door de Raad van Bestuur voorbereide regels vast voor het gebruik van de bestanden vast waarin met name de aanwijzingen met betrekking tot de in dit artikel bedoelde persoonsgegevens, alsmede de voorschriften inzake de beveiliging van deze gegevens en de interne controle op het gebruik ervan, nader worden omschreven.

2. Deze bestanden worden aangelegd voor analysedoeleinden omschreven als het compileren, verwerken of gebruiken van gegevens ter ondersteuning van het strafrechtelijk onderzoek. Voor elk analyseproject wordt een analysegroep ingesteld waarin de volgende deelnemers overeenkomstig de in artikel 3, lid 1 en 2, en in artikel 5, lid 3, omschreven taken en opdrachten nauw met elkaar samenwerken:

1) de door de directie van Europol aangewezen analisten en andere personeelsleden van Europol; uitsluitend de analisten zijn gemachtigd in het betrokken bestand gegevens in te voeren en op te zoeken;

2) de verbindingsofficieren of de deskundigen van de Lid-Staten die de informatie hebben verstrekt of die als partij bij de analyse betrokken zijn in de zin van lid 6.

3. Op verzoek van Europol of uit eigen beweging verstrekken de nationale eenheden, onverminderd artikel 4, lid 5, alle informatie aan Europol die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taken als omschreven in artikel 3, lid 1, onder 2). De Lid-Staten verstrekken deze gegevens slechts wanneer zij ook volgens het desbetreffende nationale recht verwerkt mogen worden met het oog op het voorkomen, bestrijden of analyseren van strafbare feiten.

Afhankelijk van de mate van gevoeligheid kunnen de van de nationale eenheden afkomstige gegevens rechtstreeks en met alle passende middelen, al dan niet via de betrokken verbindingsofficieren, aan de analysegroepen worden verstrekt.

4. Indien het gerechtvaardigd blijkt dat Europol, behalve de in lid 3 bedoelde informatie, nadere inlichtingen nodig heeft voor zijn taakvervulling ingevolge artikel 3, lid 1, onder 2), kan Europol:

1) de Europese Gemeenschappen en de publiekrechtelijke instellingen die op grond van de Gemeenschapsverdragen zijn opgericht,

2) andere publiekrechtelijke instellingen die in het kader van de Europese Unie zijn opgericht,

3) instellingen die zijn opgericht op grond van een overeenkomst tussen twee of meer Lid-Staten van de Europese Unie,

4) Staten die geen lid zijn van de Europese Unie,

5) internationale organisaties en de daaronder ressorterende publiekrechtelijke instellingen,

6) andere publiekrechtelijke instellingen die zijn opgericht op grond van een overeenkomst tussen twee of meer Staten, evenals

7) de Internationale Criminele Politie-Organisatie,

verzoeken om deze informatie met alle passende middelen te verstrekken. Europol kan eveneens, onder dezelfde voorwaarden en met dezelfde middelen, gegevens ontvangen die deze instanties uit eigen beweging verstrekken. De Raad stelt hiervoor volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie, na advies van de Raad van Bestuur, met eenparigheid van stemmen de door Europol op dit gebied te volgen regels vast.

5. Indien Europol in het kader van andere overeenkomsten het recht heeft verkregen om andere informatiesystemen geautomatiseerd te raadplegen, kan Europol op deze wijze persoonsgegevens opzoeken indien dat noodzakelijk is voor zijn taakvervulling ingevolge artikel 3, lid 1, onder 2).

6. Indien het om een algemene strategische analyse gaat, delen alle Lid-Staten via verbindingsofficieren of deskundigen volledig in het resultaat van de werkzaamheden, in het bijzonder door toezending van de door Europol opgestelde verslagen.

Indien de analyse betrekking heeft op bijzondere gevallen die niet alle Lid-Staten aangaan en een rechtstreekse operationele bedoeling heeft, nemen de vertegenwoordigers van de volgende Lid-Staten daaraan deel:

1) de Lid-Staten van wie de informatie afkomstig is die geleid heeft tot het besluit om het analysebestand aan te leggen of die daarbij rechtstreeks betrokken zijn, alsmede de Lid-Staten welke de analysegroep in een later stadium uitnodigt mee te werken omdat zij eveneens daarbij betrokken raken;

2) de Lid-Staten die op grond van raadpleging van het indexsysteem weten dat zij kennis moeten kunnen nemen van bedoelde gegevens en die dit overeenkomstig de voorwaarden van lid 7 hebben medegedeeld.

7. De gemachtigde verbindingsofficieren delen deze noodzaak tot kennisneming mee. Elke Lid-Staat benoemt en machtigt daartoe een beperkt aantal verbindingsofficieren en doet de lijst van die verbindingsofficieren aan de Raad van Bestuur toekomen.

De verbindingsofficier moet de noodzaak tot kennisneming in de zin van lid 6 motiveren in een schriftelijke mededeling die getekend is door het bevoegd gezag waaronder hij in zijn Lid-Staat ressorteert; hij legt deze mededeling aan alle deelnemers van de analyse voor, waarna hij van rechtswege als deelnemer bij de desbetreffende analyse wordt ingeschakeld.

Indien de analysegroep daartegen bezwaar maakt, wordt deze inschakeling van rechtswege als volwaardig deelnemer uitgesteld voor de duur van een arbitrageprocedure die uit drie achtereenvolgende fasen kan bestaan:

1) de deelnemers aan de analyse trachten tot overeenstemming te komen met de verbindingsofficier die heeft medegedeeld, het noodzakelijk te achten er kennis van te nemen; zij beslissen binnen een termijn van ten hoogste acht dagen;

2) indien de onenigheid blijft bestaan, wordt binnen drie dagen een vergadering van de hoofden van de betrokken nationale eenheden met de directie van Europol belegd;

3) indien nog steeds geen overeenstemming is bereikt, beleggen de vertegenwoordigers van de betrokken partijen in de Raad van Bestuur van Europol binnen acht dagen een vergadering. Indien de Lid-Staat bij zijn standpunt blijft dat hij ervan kennis moet nemen, wordt met algemene stemmen besloten of hij als volwaardig deelnemer bij de analyse ingeschakeld wordt.

8. De Lid-Staat die informatie verstrekt aan Europol, kan als enige oordelen over de mate van en de verandering in de gevoeligheid van die informatie. Over elke verstrekking en elk operationeel gebruik van analysegegevens vindt tussen de deelnemers aan de analyse overleg plaats. Elke Lid-Staat die als deelnemer wordt ingeschakeld bij een analyse die al gaande is, mag de gegevens met name niet verspreiden of gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de Lid-Staten die reeds daarbij betrokken waren.

Artikel 11 Indexsysteem

1. Europol legt van de overeenkomstig artikel 10, lid 1, in bestanden opgeslagen gegevens een indexsysteem aan.

2. De directeur, de adjunct-directeuren en de gemachtigde personeelsleden van Europol alsmede de verbindingsofficieren zijn bevoegd het indexsysteem te raadplegen. Uit het indexsysteem moet de raadplegende verbindingsofficier, aan de hand van de geraadpleegde gegevens, duidelijk kunnen opmaken of in de in artikel 6, lid 1, punt 2, en artikel 10, lid 1, bedoelde bestanden gegevens zijn opgeslagen die van belang zijn voor de Lid-Staat die hem heeft afgevaardigd.

De toegang tot het indexsysteem is zodanig geregeld dat de verbindingsofficieren kunnen vaststellen of bepaalde gegevens al dan niet opgeslagen zijn; er mogen geen verbanden gelegd of conclusies getrokken kunnen worden met betrekking tot de inhoud van de bestanden.

3. De regels betreffende de inrichting van het indexsysteem worden met eenparigheid van stemmen door de Raad van Bestuur vastgesteld.

Artikel 12 Bestandsreglement

1. Voor elk bij Europol voor zijn taakvervulling overeenkomstig artikel 10 bijgehouden geautomatiseerd bestand met persoonsgegevens dient Europol in een door de Raad van Bestuur goedgekeurd reglement vast te leggen:

1) de omschrijving van het bestand,

2) het doel van het bestand,

3) categorieën personen over wie gegevens worden opgeslagen,

4) de aard van de op te slagen gegevens en eventueel de absoluut noodzakelijke gegevens als bedoeld in artikel 6, eerste zin, van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981,

5) de aard van de persoonsgegevens die ertoe dienen om het bestand toegankelijk te maken,

6) het aanleveren of invoeren van de voor opslag bestemde gegevens,

7) de voorwaarden waaronder de in het bestand opgeslagen persoonsgegevens mogen worden verstrekt, aan welke ontvangers en volgens welke procedure,

8) de controletermijnen en de duur van de opslag,

9) de vastlegging van de verstrekking.

Het in artikel 24 bedoelde gemeenschappelijk controle-orgaan wordt door de directeur van Europol onmiddellijk op de hoogte gebracht van het ontwerp-reglement voor een dergelijk bestand en ontvangt het dossier, opdat het de opmerkingen die het noodzakelijk acht onder de aandacht van de Raad van Bestuur kan brengen.

2. Wanneer het, in spoedeisende gevallen, niet mogelijk is de in lid 1 bedoelde toestemming van de Raad van Bestuur te verkrijgen, kan de Directeur, uit eigen beweging of op verzoek van de betrokken Lid-Staten, in een met redenen omkleed besluit opdracht geven een bestand aan te leggen. Hij stelt de leden van de Raad van Bestuur hiervan onmiddellijk in kennis. De procedure van lid 1 dient dan onmiddellijk in gang te worden gezet en zo spoedig mogelijk te worden voltooid.

TITEL IV

GEMEENSCHAPPELIJKE VOORWAARDEN VOOR INFORMATIEVERWERKING

Artikel 13 Mededelingsplicht

Europol doet de nationale eenheden, en, indien zij daarom verzoeken, hun verbindingsofficieren, onverwijld mededeling van op hun Lid-Staat betrekking hebbende informatie en van de vaststelling van verbanden tussen strafbare feiten ten aanzien waarvan Europol ingevolge artikel 2 bevoegd is. Informatie en inlichtingen over andere ernstige strafbare feiten waarvan Europol bij zijn taakvervulling kennis neemt, mogen eveneens worden verstrekt.

Artikel 14 Niveau van gegevensbescherming

1. Elke Lid-Staat treft uiterlijk op het tijdstip van inwerkingtreding van deze Overeenkomst in zijn nationale wetgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in bestanden in het kader van deze Overeenkomst, de nodige maatregelen ter waarborging van een niveau van gegevensbescherming dat ten minste gelijk is aan het niveau dat voortvloeit uit de toepassing van de beginselen van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981, rekening houdend met Aanbeveling R(87) 15 van het Comité van Ministers van de Raad van Europa van 17 september 1987 tot regeling van het gebruik van persoonsgegevens op politieel gebied.

2. Persoonsgegevens mogen pas krachtens deze Overeenkomst worden verstrekt nadat op het grondgebied van de bij de verstrekking betrokken Lid-Staten de in lid 1 bedoelde regelingen inzake de bescherming van persoonsgegevens in werking zijn getreden.

3. Europol houdt bij het verzamelen, verwerken en gebruiken van persoonsgegevens rekening met de beginselen van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 en met Aanbeveling R(87) 15 van het Comité van Ministers van de Raad van Europa van 17 september 1987.

Europol neemt deze beginselen eveneens in acht voor niet-geautomatiseerde gegevens die het bijhoudt in de vorm van handmatige bestanden, d.w.z. een gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria kan worden geraadpleegd.

Artikel 15 Verantwoordelijkheid voor de gegevensbescherming

1. Tenzij anders bepaald in deze Overeenkomst berust de verantwoordelijkheid voor de bescherming van bij Europol opgeslagen gegevens, met name voor de rechtmatigheid van het verzamelen en van de verstrekking aan Europol, alsmede voor het invoeren, de juistheid en de actualiteit van de gegevens en voor het toezicht op de bewaartermijnen:

1) bij de Lid-Staat die de gegevens heeft ingevoerd of verstrekt,

2) bij Europol wat betreft de gegevens die door derden aan Europol zijn verstrekt of die het resultaat zijn van de analysewerkzaamheden van Europol.

2. Daarnaast is Europol, tenzij anders bepaald in deze Overeenkomst, verantwoordelijk voor alle door Europol ontvangen en verwerkte gegevens, ongeacht of deze zich in het in artikel 8 bedoelde informatiesysteem, in de in artikel 10 bedoelde werkbestanden, in het in artikel 11 bedoelde indexsysteem of in de in artikel 14, lid 3, bedoelde handmatige bestanden bevinden.

3. Europol slaat de gegevens zodanig op dat kan worden vastgesteld welke Lid-Staat of welke derde Staat of instantie de gegevens heeft verstrekt, dan wel of zij het resultaat zijn van de analysewerkzaamheden van Europol.

Artikel 16 Vastlegging van de verstrekking

Europol legt gemiddeld ten minste elke tiende opvraging van persoonsgegevens vast – en elke opvraging van persoonsgegevens in het kader van het informatiesysteem als bedoeld in artikel 7 – om na te gaan of deze toelaatbaar is. De vastgelegde gegevens mogen alleen voor dit doel door Europol en de in de artikelen 23 en 24 vermelde controle-organen worden gebruikt en moeten na zes maanden worden verwijderd, tenzij zij in het kader van een lopende controle vereist blijven. Nadere regels worden door de Raad van Bestuur vastgesteld, na raadpleging van het gemeenschappelijk controle-orgaan.

Artikel 17 Regeling van het gebruik van de gegevens

1. Persoonsgegevens die worden opgevraagd uit het informatiesysteem, het indexsysteem of de voor analysedoeleinden aangelegde bestanden en de gegevens die op enige andere passende wijze zijn meegedeeld mogen door de bevoegde autoriteiten van de Lid-Staten slechts worden verstrekt en gebruikt ter voorkoming en bestrijding van de tot de bevoegdheid van Europol behorende criminaliteit en van andere ernstige vormen van criminaliteit.

Het gebruik van de in de eerste alinea bedoelde gegevens geschiedt met inachtneming van het recht van de Lid-Staat waaronder de diensten die de gegevens gebruiken, ressorteren.

Europol kan de in lid 1 bedoelde gegevens alleen maar gebruiken met het oog op de vervulling van de in artikel 3 genoemde taken.

2. Indien de verstrekkende Lid-Staat of de verstrekkende derde Staat of instantie als bedoeld in artikel 10, lid 4, voor afzonderlijke gegevens beperkingen voor het gebruik ervan meedeelt die voor deze gegevens in de betrokken Lid-Staat of derde Staat of instantie gelden, dienen deze beperkingen ook door de gebruiker te worden nageleefd, behalve in het bijzondere geval waarin het nationale recht voorschrijft dat van deze gebruiksbeperkingen moet worden afgeweken ten behoeve van de gerechtelijke autoriteiten, de wetgevende instanties of elke andere onafhankelijke bij de wet opgerichte instantie die belast is met het toezicht op de bevoegde nationale autoriteiten als bedoeld in artikel 2, lid 4. In dat geval mogen de gegevens slechts worden gebruikt na voorafgaande raadpleging van de verstrekkende Staat, met wiens belangen en standpunten zoveel mogelijk rekening moet worden gehouden.

3. De gegevens kunnen slechts voor andere doeleinden of door andere dan de in artikel 2 van deze overeenkomst bedoelde autoriteiten worden gebruikt na voorafgaande toestemming van de Lid-Staat die de gegevens heeft verstrekt en voor zover het nationale recht van deze Lid-Staat dat toelaat.

Artikel 18 Verstrekking van gegevens aan derde staten en instanties

1. Door Europol opgeslagen persoonsgegevens kunnen onder de voorwaarden van lid 4 aan derde Staten en instanties als bedoeld in artikel 10, lid 4, worden verstrekt indien:

1) dit in individuele gevallen nodig is voor het voorkomen of bestrijden van strafbare feiten ten aanzien waarvan Europol ingevolge artikel 2 bevoegd is,

2) in die Staat of bij die instantie een passend niveau van gegevensbescherming is gewaarborgd,

3) dit volgens de algemene regels in de zin van lid 2 toegestaan is.

2. De Raad stelt, volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie en met inachtneming van de in lid 3 genoemde omstandigheden, met eenparigheid van stemmen algemene regels vast voor de verstrekking van persoonsgegevens door Europol aan derde Staten en instanties als bedoeld in artikel 10, lid 4. De Raad van Bestuur bereidt het besluit van de Raad voor en raadpleegt het in artikel 24 bedoelde gemeenschappelijk controle-orgaan.

3. De passende gegevensbescherming die geboden wordt door de derde Staten en instanties als bedoeld in artikel 10, lid 4, wordt beoordeeld met inachtneming van alle omstandigheden die bij de verstrekking van persoonsgegevens een rol spelen; in het bijzonder wordt acht geslagen op:

1) de aard van de gegevens,

2) de doelomschrijving,

3) de duur van de beoogde verwerking, alsook

4) de voor de derde Staten en instanties als bedoeld in artikel 10, lid 4, geldende algemene of bijzondere voorschriften.

4. Indien de gegevens door een Lid-Staat aan Europol zijn verstrekt, mag Europol deze slechts met toestemming van die Lid-Staat aan derde Staten of instanties verstrekken. De Lid-Staat kan daartoe een voorafgaande, al dan niet algemene, toestemming geven, die te allen tijde kan worden ingetrokken.

Indien de gegevens niet door een Lid-Staat zijn verstrekt, vergewist Europol zich ervan dat door de verstrekking

1) de behoorlijke vervulling van de onder de bevoegdheid van een Lid-Staat vallende taken niet in gevaar komt,

2) de openbare orde en veiligheid van een Lid-Staat niet in gevaar komen of diens belangen op geen enkele wijze kunnen worden geschaad.

5. De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van de verstrekking berust bij Europol. Europol houdt aantekening van de verstrekking en de redenen daarvan. Verstrekking is slechts toegestaan als de ontvanger toezegt dat de gegevens alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Dit geldt niet voor de verstrekking van persoonsgegevens die vereist is ingevolge een verzoek van Europol.

6. Indien de in lid 1 bedoelde verstrekking betrekking heeft op informatie waarvoor geheimhouding vereist is, is deze slechts toegestaan indien Europol en de ontvanger een overeenkomst ter bescherming van geheime informatie hebben gesloten.

Artikel 19 Recht op kennisneming

1. Een ieder die zijn recht op kennisneming van bij Europol opgeslagen op hem betrekking hebbende gegevens wil uitoefenen of deze wil laten controleren, kan daartoe kosteloos een verzoek indienen in de Lid-Staat van zijn keuze bij de nationale autoriteit, welke het verzoek onmiddellijk doorgeeft aan Europol en de verzoeker vervolgens laat weten dat Europol hem rechtstreeks zal antwoorden.

2. Het verzoek moet door Europol volledig worden beantwoord binnen de drie maanden die volgen op de ontvangst ervan door de bevoegde nationale autoriteit van de Lid-Staat.

3. Het recht van personen om kennis te nemen van op hen betrekking hebbende gegevens of deze gegevens te laten controleren wordt uitgeoefend met inachtneming van het recht van de Lid-Staat waar dit recht wordt uitgeoefend, rekening houdende met de volgende bepalingen:

Indien het recht van de aangezochte Lid-Staat voorziet in een mededeling met betrekking tot de gegevens, wordt deze mededeling geweigerd indien zulks nodig is:

1) opdat Europol zijn taken naar behoren kan vervullen,

2) om de veiligheid van de Lid-Staten en de openbare orde te beschermen of strafbare feiten te bestrijden,

3) om de rechten en vrijheden van derden te beschermen,

en het belang van de bij de mededeling van de informatie betrokken persoon derhalve niet kan prevaleren.

4. Het recht op kennisneming wordt overeenkomstig lid 3 uitgeoefend volgens onderstaande procedures:

1) gegevens die zijn opgeslagen in het in artikel 8 omschreven informatiesysteem, mogen slechts ter kennisneming worden medegedeeld nadat de Lid-Staat die de gegevens heeft ingevoerd en de Lid-Staten die rechtstreeks bij de mededeling van deze gegevens zijn betrokken, eerst hun standpunt kenbaar hebben kunnen maken, dat in het uiterste geval een weigering tot mededeling kan inhouden. Door de Lid-Staat die de gegevens heeft ingevoerd wordt gemeld welke gegevens mogen worden meegedeeld en op welke wijze dat dient te geschieden;

2) met betrekking tot gegevens die door Europol in het informatiesysteem zijn opgeslagen, moeten de rechtstreeks betrokken Lid-Staten eerst een standpunt hebben kunnen innemen, dat in het uiterste geval een weigering tot mededeling kan inhouden;

3) met betrekking tot gegevens die zijn opgeslagen in de werkbestanden voor analysedoeleinden als omschreven in artikel 10, geldt dat deze slechts mogen worden meegedeeld als daarover een consensus bestaat tussen Europol en de Lid-Staten die aan de analyse deelnemen in de zin van artikel 10, lid 2, en de rechtstreeks bij deze mededeling betrokken Lid-Staat of Lid-Staten.

Indien een of meer Lid-Staten of Europol zich hebben verzet tegen de mededeling betreffende de gegevens, stelt Europol de verzoeker ervan in kennis dat het de nodige controles heeft verricht, zonder aanwijzingen te geven waaruit de betrokkene kan opmaken of hij al dan niet bekend is.

5. Ten aanzien van de uitoefening van het recht op controle gelden de volgende procedures:

Indien het van toepassing zijnde nationale recht niet in de mededeling betreffende de gegevens voorziet of als het alleen een verzoek om controle betreft, verricht Europol in nauw overleg met de betrokken nationale autoriteiten de controles en laat het de verzoeker weten dat het de nodige controles heeft verricht, zonder aanwijzingen te geven waaruit de betrokkene kan opmaken of hij al dan niet bekend is.

6. In zijn antwoord op een verzoek om controle of kennisneming van gegevens laat Europol de verzoeker weten dat hij, indien hij niet tevreden is met de beslissing, beroep kan instellen bij het gemeenschappelijke controle-orgaan. De verzoeker kan zich ook tot het gemeenschappelijke controle-orgaan wenden indien binnen de in dit artikel gestelde termijn geen antwoord is gegeven op zijn verzoek.

7. Indien de verzoeker beroep instelt bij het in artikel 24 bedoelde gemeenschappelijke controle-orgaan, wordt dit beroep door dit orgaan behandeld.

Indien het beroep betrekking heeft op de mededeling betreffende de gegevens die door een Lid-Staat in het informatiesysteem zijn ingevoerd, neemt het gemeenschappelijke controle-orgaan een beslissing overeenkomstig het nationale recht van de Lid-Staat bij wie het verzoek werd ingediend. Het gemeenschappelijke controle-orgaan raadpleegt eerst het nationale controle-orgaan of de bevoegde rechterlijke instantie van de Lid-Staat van wie het gegeven afkomstig is. Dit orgaan of deze instantie verricht de nodige controles om in het bijzonder na te gaan of de beslissing tot weigering overeenkomstig de bepalingen van de leden 3 en 4, eerste alinea, van dit artikel is genomen. In dat geval wordt de beslissing, die in het uiterste geval een weigering tot mededeling kan inhouden, genomen door het gemeenschappelijke controle-orgaan in nauw overleg met het nationale controle-orgaan of de bevoegde rechterlijke instantie.

Indien het beroep betrekking heeft op de mededeling betreffende de door Europol in het informatiesysteem opgeslagen gegevens of gegevens die voor analysedoeleinden in de bestanden zijn opgeslagen en Europol of een Lid-Staat zich blijven verzetten, kan het gemeenschappelijke controle-orgaan slechts na Europol of de Lid-Staat te hebben gehoord, en met een meerderheid van twee derden van zijn leden aan dit verzet voorbijgaan. Bij ontstentenis van deze meerderheid stelt het gemeenschappelijke controle-orgaan de verzoeker ervan in kennis dat de controles zijn verricht zonder aanwijzingen te geven waaruit deze laatste kan opmaken of hij al dan niet bekend is.

Indien het beroep betrekking heeft op de controle van door een Lid-Staat in het informatiesysteem ingevoerde gegevens, vergewist het gemeenschappelijk controle-orgaan zich ervan dat de nodige controles correct zijn uitgevoerd, een en ander in nauw overleg met het nationale controle-orgaan van de Lid-Staat dat de gegevens heeft ingevoerd. Het gemeenschappelijke controle-orgaan stelt de verzoeker ervan in kennis dat de controles zijn verricht, zonder aanwijzingen te geven waaruit deze laatste kan opmaken of hij al dan niet bekend is.

Als het beroep betrekking heeft op de controle van door Europol in het informatiesysteem ingevoerde gegevens of gegevens die voor analysedoeleinden in de bestanden zijn opgeslagen, vergewist het gemeenschappelijke controle-orgaan zich ervan dat de nodige controles correct door Europol zijn uitgevoerd. Het gemeenschappelijke controle-orgaan stelt de verzoeker ervan in kennis dat de controles zijn verricht zonder aanwijzingen te geven waaruit deze laatste kan opmaken of hij al dan niet bekend is.

8. Bovenstaande bepalingen zijn van overeenkomstige toepassing op de niet-geautomatiseerde gegevens die Europol in de vorm van handmatige bestanden bijhoudt, d.w.z. elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria kan worden geraadpleegd.

Artikel 20 Verbetering en verwijdering van gegevens

1. Indien blijkt dat bij Europol opgeslagen gegevens die door derde Staten of instanties zijn verstrekt of die het resultaat zijn van de analysewerkzaamheden van Europol, onjuistheden bevatten of dat de invoer of opslag van deze gegevens strijdig is met de bepalingen van deze Overeenkomst, dient Europol deze gegevens te verbeteren of te verwijderen.

2. Indien onjuiste gegevens rechtstreeks door de Lid-Staten bij Europol zijn ingevoerd of deze invoer strijdig is met de bepalingen van deze Overeenkomst, dienen de Lid-Staten deze gegevens te verbeteren of te verwijderen in overleg met Europol. Indien onjuiste gegevens via een andere passende weg worden verstrekt of indien de onjuistheden in de door de Lid-Staten verstrekte gegevens te wijten zijn aan foutieve of met de bepalingen van deze Overeenkomst strijdige verstrekking of indien de onjuistheden het gevolg zijn van foutieve of met de bepalingen van deze Overeenkomst strijdige invoer, verwerking of opslag door Europol, dient Europol deze in overleg met de betrokken Lid-Staten te verbeteren of te verwijderen.

3. In de in de leden 1 en 2 bedoelde gevallen worden al degenen voor wie deze gegevens zijn bestemd, onverwijld ingelicht. Dezen dienen de desbetreffende gegevens te verbeteren of te verwijderen.

4. Een ieder kan Europol verzoeken onjuiste hem betreffende gegevens te verbeteren of te verwijderen.

Europol laat de verzoeker weten dat de hem betreffende gegevens zijn verbeterd of verwijderd. Indien de verzoeker geen genoegen neemt met het antwoord van Europol of indien hij binnen een termijn van drie maanden geen antwoord heeft gekregen, kan hij zich tot het gemeenschappelijk controle-orgaan wenden.

Artikel 21 Termijnen voor het opslaan en verwijderen van gegevens in bestanden

1. Gegevens mogen niet langer bij Europol in bestanden worden opgeslagen dan voor de taakvervulling van Europol noodzakelijk is. Uiterlijk drie jaar na invoering dient de noodzaak van verdere bewaring getoetst te worden. Het toetsen en verwijderen van in het informatiesysteem opgeslagen gegevens geschiedt door de invoerende eenheid. Het toetsen en verwijderen van de in de overige bestanden bij Europol opgeslagen gegevens geschiedt door Europol. Europol stelt de Lid-Staten drie maanden van tevoren automatisch in kennis van het aflopen van de termijn waarbinnen de door hen ingevoerde gegevens moeten worden getoetst.

2. Bij de toetsing kunnen de in de derde en de vierde zin van lid 1 bedoelde instanties besluiten de opslag van de gegevens te verlengen tot de volgende toetsing indien het opslaan voor de taakvervulling van Europol nodig blijft. Blijft een besluit over verdere opslag uit, dan worden de gegevens automatisch verwijderd.

3. Het opslaan van de in artikel 10, lid 1, eerste alinea, punt 1, bedoelde persoonsgegevens mag in totaal niet langer dan drie jaar duren. Deze termijn begint telkens opnieuw op de dag dat een feit plaatsvindt dat aanleiding geeft tot het opslaan van gegevens over de betrokkene. Jaarlijks wordt getoetst of verdere opslag nodig is; deze toetsing moet schriftelijk worden vastgelegd.

4. Wanneer een Lid-Staat uit zijn nationale bestanden gegevens verwijdert die aan Europol zijn verstrekt en die in de overige bestanden van Europol opgeslagen zijn, deelt hij dit aan Europol mee. In dit geval verwijdert Europol de gegevens, tenzij Europol verder belang hecht aan deze gegevens op grond van uitvoeriger informatie over de betrokkene dan de verstrekkende Lid-Staat bezit. Europol stelt de betrokken Lid-Staat in kennis van de voortgezette opslag van deze gegevens.

5. Er wordt niet verwijderd indien dit schade zou berokkenen aan de gerechtvaardigde belangen van de betrokkene. In dat geval mogen de gegevens alleen nog worden gebruikt met toestemming van de betrokkene.

Artikel 22 Het bewaren en verbeteren van gegevens in dossiers

1. Indien blijkt dat een geheel dossier of gegevens in dit dossier van Europol niet meer nodig zijn voor de taakvervulling van Europol, of indien deze inlichtingen in hun geheel strijdig zijn met de bepalingen van deze Overeenkomst, moeten het dossier of de betrokken gegevens worden vernietigd. Zolang het dossier of de betrokken gegevens niet daadwerkelijk zijn vernietigd, moet een aantekening worden aangebracht waaruit blijkt dat dit dossier of deze gegevens niet mogen worden gebruikt.

Een dossier mag niet worden vernietigd indien er redenen zijn om aan te nemen dat de gerechtvaardigde belangen van de betrokkene daardoor zouden worden geschaad. In dat geval moet dezelfde aantekening worden gemaakt waaruit blijkt dat dit dossier niet mag worden gebruikt.

2. Indien blijkt dat gegevens in dossiers van Europol onjuistheden bevatten, dient Europol deze gegevens te verbeteren.

3. Elke bij een dossier van Europol betrokken persoon kan jegens Europol een recht op verbetering, vernietiging van het dossier of het opnemen van een aantekening uitoefenen. Artikel 20, lid 4, en artikel 24, lid 2 en lid 7, zijn van toepassing.

Artikel 23 Nationaal controle-orgaan

1. Elke Lid-Staat wijst een nationaal controle-orgaan aan, dat volgens het nationale recht onafhankelijk toeziet op de toelaatbaarheid van de invoer, de opvraging en de verstrekking op welke wijze ook van persoonsgegevens aan Europol door de betrokken Lid-Staat, en dat dient te toetsen of de rechten van de betrokkenen hierdoor niet worden geschaad. Het controle-orgaan heeft daartoe bij de nationale eenheden of de verbindingsofficieren toegang tot de door de Lid-Staat ingevoerde gegevens van het informatiesysteem en het indexsysteem, overeenkomstig de geldende nationale procedures.

De nationale controle-organen hebben voor de uitoefening van hun toezicht toegang tot de kantoren en dossiers van de respectieve verbindingsofficieren bij Europol.

Voorts zien de nationale controle-organen, overeenkomstig de geldende nationale procedures, toe op de werkzaamheden van de nationale eenheden ingevolge artikel 4, lid 4, en die van de verbindingsofficieren ingevolge artikel 5, lid 3, punten 1, 2 en 3, en leden 4 en 5, in zoverre deze werkzaamheden de bescherming van persoonsgegevens betreffen.

2. Een ieder heeft het recht het nationale controle-orgaan te verzoeken om te toetsen of het invoeren, het verstrekken op welke wijze ook van zijn persoonsgegevens aan Europol alsmede het opvragen van gegevens door de betrokken Lid-Staat, rechtmatig zijn.

Dit recht wordt uitgeoefend overeenkomstig het nationale recht van de Lid-Staat bij wiens nationale controle-orgaan het verzoek is ingediend.

Artikel 24 Gemeenschappelijk controle-orgaan

1. Er wordt een onafhankelijk gemeenschappelijk controle-orgaan opgericht, dat tot taak heeft in overeenstemming met deze Overeenkomst toe te zien op de werkzaamheden van Europol opdat de rechten van de personen niet geschaad worden door de opslag, de verwerking en het gebruik van de gegevens waarover Europol beschikt. Tevens ziet het gemeenschappelijk controle-orgaan toe op de rechtmatigheid van de verstrekking van de van Europol afkomstige gegevens. Het gemeenschappelijk controle-orgaan bestaat uit ten hoogste twee leden of vertegenwoordigers van elk nationaal controle-orgaan, eventueel bijgestaan door plaatsvervangers, die alle waarborgen inzake onafhankelijkheid bieden en de vereiste kwalificaties bezitten, en die door elke Lid-Staat voor een periode van vijf jaar worden benoemd. Bij stemming heeft elke Lid-Staat één stem.

Het gemeenschappelijke controle-orgaan wijst uit zijn midden een voorzitter aan.

Bij de uitoefening van hun bevoegdheden ontvangen de leden van het gemeenschappelijk controle-orgaan geen instructies van andere instanties.

2. Europol is verplicht het gemeenschappelijk controle-orgaan bij zijn taakvervulling te steunen. Europol zorgt daarbij in het bijzonder voor:

1) het verstrekken van informatie op verzoek van het orgaan, de inzage in alle documenten en dossiers, alsmede de toegang tot de opgeslagen gegevens,

2) het verlenen van permanente toegang tot alle dienstruimten, en

3) het uitvoeren van de beslissingen van de gemeenschappelijke controle-autoriteit op overeenkomstig het bepaalde in artikel 19, lid 7, en artikel 20, lid 4, ingestelde beroepen.

3. Het gemeenschappelijk controle-orgaan is tevens bevoegd om een onderzoek in te stellen naar toepassings- of interpretatiekwesties in verband met de werkzaamheden van Europol op het gebied van het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens, naar kwesties in verband met het door de nationale controle-organen van de Lid-Staten onafhankelijk uitgevoerde toezicht of met de uitoefening van het recht op kennisneming, alsook om geharmoniseerde voorstellen uit te werken om voor de bestaande problemen een gemeenschappelijke oplossing te vinden.

4. Een ieder heeft het recht het gemeenschappelijk controle-orgaan te verzoeken zich ervan te vergewissen of Europol bij de opslag, het verzamelen, de verwerking en het gebruik van zijn persoonsgegevens op een toelaatbare en juiste wijze te werk is gegaan.

5. Indien het gemeenschappelijk controle-orgaan vaststelt dat bij de opslag, het verwerken of het gebruik van persoonsgegevens inbreuken op de bepalingen van deze Overeenkomst zijn gemaakt, richt het de opmerkingen die het nodig acht aan de directeur van Europol en sommeert het de directeur om binnen een door het controle-orgaan te bepalen termijn op deze opmerkingen te antwoorden. De directeur houdt de Raad van Bestuur van de procedure op de hoogte. In geval van moeilijkheden legt het gemeenschappelijk controle-orgaan de zaak voor aan de Raad van Bestuur.

6. Het gemeenschappelijk controle-orgaan doet regelmatig verslag van zijn werkzaamheden. Deze verslagen worden volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie aan de Raad toegezonden; de Raad van Bestuur krijgt van tevoren de gelegenheid een advies te formuleren, dat aan het verslag wordt toegevoegd.

Het gemeenschappelijk controle-orgaan besluit of het verslag van zijn werkzaamheden al dan niet openbaar wordt gemaakt en neemt in voorkomend geval een besluit over de wijze van openbaarmaking.

7. Het gemeenschappelijk controle-orgaan stelt met eenparigheid van stemmen zijn reglement van orde vast. Dit reglement van orde moet door de Raad met eenparigheid van stemmen worden goedgekeurd. Binnen het gemeenschappelijk controle-orgaan wordt een comité ingesteld dat bestaat uit één lid per delegatie en waarin elk lid over één stem beschikt. Dit comité heeft tot taak met alle passende middelen, de beroepen te behandelen bedoeld in artikel 19, lid 7, en artikel 20, lid 4. Indien zij daarom verzoeken worden de partijen, desgewenst bijgestaan door hun raadsman, gehoord door dit comité. De in dit kader genomen beslissingen zijn voor alle betrokken partijen definitief.

8. Het gemeenschappelijk controle-orgaan kan daarenboven een of meer commissies oprichten.

9. Het gemeenschappelijk controle-orgaan wordt geraadpleegd over het op dit orgaan betrekking hebbende gedeelte van de ontwerp-begroting. Het advies van het gemeenschappelijk controle-orgaan wordt bij de betrokken ontwerp-begroting gevoegd.

10. Het wordt bijgestaan door een secretariaat, waarvan de taken in het reglement van orde worden omschreven.

Artikel 25 Beveiliging van de gegevens

1. Europol treft de technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om de tenuitvoerlegging van deze Overeenkomst te waarborgen. Maatregelen zijn slechts dan nodig als de kosten ervan in verhouding tot het doel van de bescherming staan.

2. Elke Lid-Staat en Europol treffen met het oog op de geautomatiseerde verwerking van gegevens door Europol passende maatregelen om

1) te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot installaties voor de verwerking van persoonsgegevens (controle op de toegang tot de installatie);

2) te verhinderen dat onbevoegden de gegevensdragers lezen, kopiëren, wijzigen of meenemen (controle op de gegevensdragers);

3) te verhinderen dat onbevoegden gegevens in het bestand invoeren of opgeslagen persoonsgegevens lezen, wijzigen of verwijderen (opslagcontrole);

4) te verhinderen dat onbevoegden de systemen voor geautomatiseerde gegevensverwerking gebruiken met behulp van datatransmissie-apparatuur (gebruikscontrole);

5) te waarborgen dat diegenen die bevoegd zijn tot het gebruik van een systeem voor geautomatiseerde gegevensverwerking uitsluitend toegang krijgen tot de gegevens waarvoor hun recht van toegang geldt (toegangscontrole);

6) te waarborgen dat kan worden nagegaan en vastgesteld aan welke eenheden persoonsgegevens met behulp van datatransmissie-apparatuur verstrekt kunnen worden (transmissiecontrole);

7) te waarborgen dat achteraf kan worden nagegaan en vastgesteld welke persoonsgegevens in de systemen voor geautomatiseerde gegevensverwerking zijn ingevoerd, alsook wanneer en door wie de gegevens zijn ingevoerd (invoercontrole);

8) te verhinderen dat bij de overdracht van persoonsgegevens of bij het vervoer van gegevensdragers onbevoegden gegevens lezen, kopiëren, wijzigen of verwijderen (transportcontrole);

9) te waarborgen dat de gebruikte systemen in geval van storing onverwijld opnieuw ingezet kunnen worden (herstel);

10) te waarborgen dat de functies van het systeem foutloos verlopen, dat eventuele functionele storingen onmiddellijk gesignaleerd worden (betrouwbaarheid) en dat opgeslagen gegevens niet door verkeerd functioneren van het systeem vervalst kunnen worden (echtheid).

TITEL V

RECHTSPOSITIE, ORGANISATIE EN FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 26 Handelingsbevoegdheid

1. Europol bezit rechtspersoonlijkheid.

2. In elk der Lid-Staten heeft Europol de ruimste handelingsbevoegdheid welke naar nationaal recht aan rechtspersonen wordt toegekend. Europol kan met name roerende en onroerende zaken verkrijgen en vervreemden en in rechte optreden.

3. Europol is bevoegd om met het Koninkrijk der Nederlanden een zetelovereenkomst, en, met de derde Staten en instanties in de zin van artikel 10, lid 4, de op grond van artikel 18, lid 6, benodigde overeenkomsten ter bescherming van geheime informatie, alsmede andere regelingen te sluiten, in het kader van de regels die door de Raad met eenparigheid van stemmen worden vastgesteld op basis van deze Overeenkomst en van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie.

Artikel 27 Organen van Europol

De organen van Europol zijn:

1) de Raad van Bestuur,

2) de directeur,

3) de financieel controleur,

4) het financieel comité.

Artikel 28 Raad van Bestuur

1. Europol heeft een Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur:

1) werkt mee aan de verruiming van de doelstelling van Europol (artikel 2, lid 2),

2) stelt met eenparigheid van stemmen de rechten en plichten van de verbindingsofficieren jegens Europol vast (artikel 5),

3) beslist met eenparigheid van stemmen hoeveel verbindingsofficieren de Lid-Staten naar Europol mogen afvaardigen (artikel 5),

4) bereidt de regels voor het gebruik van de bestanden voor (artikel 10),

5) werkt mee aan het vaststellen van de regels voor de betrekkingen tussen Europol en de derde Staten en instanties als bedoeld in artikel 10, lid 4 (artikelen 10, 18, 42),

6) stelt met eenparigheid van stemmen de voorschriften vast betreffende het aanleggen van het indexsysteem (artikel 11),

7) keurt met een meerderheid van twee derden van de stemmen bestandsreglementen goed (artikel 12),

8) kan adviezen formuleren over de opmerkingen en verslagen van het gemeenschappelijk controle-orgaan (artikel 24),

9) onderzoekt de problemen die hem door het gemeenschappelijk controle-orgaan worden voorgelegd (artikel 24, lid 5),

10) regelt de bijzonderheden van de procedure voor de controle op de rechtmatigheid van de verzoeken in het kader van het informatiesysteem (artikel 16),

11) werkt mee aan de benoeming en het ontslag van de directeur en de adjunct-directeuren (artikel 29),

12) houdt toezicht op de ambtsuitoefening van de directeur (artikelen 7, 29),

13) werkt mee aan de vaststelling van het personeelsstatuut (artikel 30),

14) werkt mee aan het opstellen van de overeenkomst ter bescherming van geheime informatie en aan het vaststellen van bepalingen inzake de bescherming van geheime informatie (artikelen 18, 31),

15) werkt mee aan de opstelling van de begroting, inclusief een lijst van het aantal formatieplaatsen, de controle van de rekeningen en de kwijting van de directeur (artikelen 35, 36),

16) keurt met eenparigheid van stemmen de financiële vijfjarenraming goed (artikel 35),

17) benoemt met eenparigheid van stemmen de financieel controleur en houdt toezicht op diens ambtsuitoefening (artikel 35),

18) werkt mee aan de vaststelling van het financieel reglement (artikel 35),

19) keurt met eenparigheid van stemmen de sluiting van de zetelovereenkomst goed (artikel 37),

20) neemt met eenparigheid van stemmen de regels voor machtiging van personeelsleden van Europol aan,

21) doet met een tweederde meerderheid uitspraak in geschillen tussen een Lid-Staat en Europol of tussen Lid-Staten over de schadevergoedingen uit hoofde van de aansprakelijkheid voor onrechtmatige of onjuiste verwerking van gegevens (artikel 38),

22) werkt mee aan de eventuele wijziging van de Overeenkomst (artikel 43),

23) is verantwoordelijk voor de uitvoering van andere taken die de Raad hem opdraagt, met name in het kader van de bepalingen ter uitvoering van deze Overeenkomst.

2. De Raad van Bestuur bestaat uit één vertegenwoordiger per Lid-Staat. Elk lid van de Raad van Bestuur beschikt over één stem.

3. Elk lid van de Raad van Bestuur kan zich laten vertegenwoordigen door een plaatsvervanger; wanneer een gewoon lid verhinderd is, kan de plaatsvervanger diens stemrecht uitoefenen.

4. De Commissie van de Europese Gemeenschappen wordt uitgenodigd om zonder stemrecht de vergaderingen van de Raad van Bestuur bij te wonen. De Raad van Bestuur kan echter besluiten om in afwezigheid van de Commissievertegenwoordiger te beraadslagen.

5. De leden of plaatsvervangers kunnen zich bij de besprekingen van de Raad van Bestuur doen bijstaan door deskundigen uit hun Lid-Staat.

6. De Raad van Bestuur wordt voorgezeten door de vertegenwoordiger van de Lid-Staat die het voorzitterschap van de Raad uitoefent.

7. De Raad van Bestuur stelt met eenparigheid van stemmen zijn reglement van orde vast.

8. Onthoudingen vormen geen beletsel voor de aanneming van besluiten van de Raad van Bestuur waarvoor eenparigheid van stemmen vereist is.

9. De Raad van Bestuur komt ten minste tweemaal per jaar bijeen.

10. De Raad van Bestuur neemt elk jaar met eenparigheid van stemmen:

1) een algemeen verslag over de activiteiten van Europol in het voorgaande jaar aan,

2) een verslag over de voorgenomen activiteiten van Europol aan, waarin rekening wordt gehouden met de operationele behoeften van de Lid-Staten en de gevolgen voor de begroting en de personeelsformatie van Europol.

Deze verslagen worden volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie aan de Raad voorgelegd.

Artikel 29 Directeur

1. Met de leiding van Europol is een directeur belast, die op advies van de Raad van Bestuur voor een termijn van vier jaar met eenparigheid van stemmen door de Raad wordt benoemd volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie; hij kan éénmaal voor een termijn van vier jaar worden herbenoemd.

2. De directeur wordt bijgestaan door adjunct-directeuren, wier aantal door de Raad wordt bepaald en die volgens de procedure van lid 1 voor een termijn van vier jaar worden benoemd. Zij kunnen éénmaal voor een termijn van vier jaar worden herbenoemd. Hun taak wordt nader vastgesteld door de directeur.

3. De directeur is verantwoordelijk voor:

1) de uitvoering van de aan Europol opgedragen taken,

2) het dagelijks bestuur,

3) het personeelsbeheer,

4) de adequate voorbereiding en uitvoering van de besluiten van de Raad van Bestuur,

5) het opstellen van de ontwerpen voor de begroting, de personeelsformatie en de financiële raming voor de volgende vijf jaar, alsmede voor de uitvoering van de begroting van Europol,

6) alle andere hem bij de Overeenkomst of door de Raad van Bestuur opgedragen taken.

4. De directeur legt aan de Raad van Bestuur rekenschap af over zijn taakuitoefening. Hij woont de vergaderingen van de Raad van Bestuur bij.

5. De directeur vertegenwoordigt Europol in en buiten rechte.

6. Bij een volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie vast te stellen besluit van de Raad, dat met een meerderheid van twee derden van de stemmen van de Lid-Staten moet worden genomen, kunnen de directeur en de adjunct-directeuren op advies van de Raad van Bestuur van hun functie worden ontheven.

7. In afwijking van de leden 1 en 2 bedraagt de eerste ambtstermijn na de inwerkingtreding van de Overeenkomst voor de directeur vijf jaar, voor zijn eerste adjunct vier jaar en voor zijn tweede adjunct drie jaar.

Artikel 30 Personeel

1. De directeur, de adjunct-directeuren en de personeelsleden van Europol dienen bij het uitoefenen van hun werkzaamheden de doelstelling en taken van Europol voor ogen te houden en mogen geen aanwijzingen vragen of aanvaarden van enige regering of van enig gezag, enige organisatie of persoon buiten Europol, behoudens andersluidende bepalingen in deze Overeenkomst; Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie blijft onverlet.

2. De directeur is de meerdere van de adjunct-directeuren en van de personeelsleden van Europol. Hij benoemt en ontslaat de personeelsleden. Bij de selectie van personeelsleden dient hij, behalve met de persoonlijke geschiktheid en de beroepsbekwaamheid van de gegadigden, rekening te houden met een deelname in gepaste mate van onderdanen van alle Lid-Staten en van alle officiële talen van de Europese Unie.

3. De bijzonderheden worden geregeld in een statuut voor het personeel, dat volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie, na advies van de Raad van Bestuur, met eenparigheid van stemmen door de Raad wordt aangenomen.

Artikel 31 Geheimhouding

1. Europol en de Lid-Staten dragen er door middel van passende maatregelen zorg voor dat informatie waarvoor geheimhouding nodig is en die op grond van deze Overeenkomst ingewonnen of met Europol uitgewisseld is, beschermd wordt. Hiertoe stelt de Raad met eenparigheid van stemmen een passende regeling ter bescherming van geheime informatie vast nadat deze door de Raad van Bestuur is voorbereid en volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie aan de Raad is voorgelegd.

2. Wanneer personen door Europol belast worden met activiteiten die een veiligheidsrisico inhouden, verplichten de Lid-Staten zich ertoe op verzoek van de directeur van Europol hun eigen onderdanen in overeenstemming met hun nationale bepalingen aan een veiligheidsonderzoek te onderwerpen en elkaar daarbij te ondersteunen. De overeenkomstig de nationale bepalingen bevoegde autoriteit stelt Europol slechts op de hoogte van het resultaat van het veiligheidsonderzoek, dat voor Europol bindend is.

3. De Lid-Staten en Europol mogen de gegevensverwerking bij Europol uitsluitend toevertrouwen aan personen die daarvoor een speciale opleiding hebben genoten en die een veiligheidsonderzoek hebben ondergaan.

Artikel 32 Zwijg- en geheimhoudingsplicht

1. De organen, de leden van de organen, de adjunct-directeuren, het personeel van Europol en de verbindingsofficieren onthouden zich van iedere handeling en iedere meningsuiting die afbreuk zou kunnen doen aan het aanzien van Europol of zijn activiteiten zou kunnen schaden.

2. De organen, de leden van de organen, de adjunct-directeuren, het personeel van Europol, de verbindingsofficieren, alsmede alle overige personen aan wie uitdrukkelijk een zwijg- of geheimhoudingsplicht is opgelegd, zijn verplicht tegenover elke onbevoegde persoon alsook tegenover het publiek geheimhouding te bewaren met betrekking tot alle feitelijke gegevens en inlichtingen welke in de uitoefening van hun functie of in het kader van hun activiteit te hunner kennis komen. Deze plicht geldt niet voor feitelijke gegevens en inlichtingen waarvan het belang geen geheimhouding vereist. De zwijg- en geheimhoudingsplicht geldt ook na beëindiging van hun ambt, dienstverband of activiteit. Van de in de eerste zin bedoelde plicht wordt kennis gegeven door Europol, waarbij wordt gewezen op de strafrechtelijke gevolgen van mogelijke inbreuken; van deze kennisgeving wordt schriftelijk akte genomen.

3. De organen, de leden van de organen, de adjunct-directeuren, het personeel van Europol, de verbindingsofficieren, alsmede de andere aan de in lid 2 bedoelde verplichting onderworpen personen, mogen in een gerechtelijke of extrajudiciële procedure geen gewag maken van of verklaringen afleggen over feitelijke gegevens en inlichtingen welke in de uitoefening van hun functie of activiteit te hunner kennis zijn gekomen, zonder zich eerst tot de directeur te wenden, of als het de directeur betreft, tot de Raad van Bestuur.

De directeur of, naar gelang van het geval, de Raad van Bestuur wendt zich tot de rechter of tot een andere bevoegde instantie met het oog op het treffen van de maatregelen die in het licht van het nationale recht dat op de aangezochte instantie van toepassing is, vereist zijn hetzij om de modaliteiten van de getuigenis te regelen, hetzij om de geheimhouding van de gegevens te waarborgen, hetzij om, voor zover het nationale recht zulks toelaat, de mededeling betreffende de gegevens te weigeren indien de bescherming van fundamentele belangen van Europol of van een Lid-Staat dit vereist.

Indien het recht van een Lid-Staat voorziet in het recht om te weigeren te getuigen, moeten personen die opgeroepen worden om te getuigen daartoe naar behoren worden gemachtigd. De machtiging wordt gegeven door de directeur en in geval de directeur zelf moet getuigen, door de Raad van Bestuur. Wanneer een verbindingsofficier wordt opgeroepen om te getuigen betreffende gegevens die hij van Europol heeft ontvangen, wordt deze machtiging verleend na instemming van de Lid-Staat waaronder de betrokken verbindingsofficier ressorteert.

Indien daarenboven blijkt dat de getuigenis informatie en inlichtingen kan omvatten die door een Lid-Staat zijn verstrekt of naar alle waarschijnlijkheid een Lid-Staat aangaan, moet het advies van deze Lid-Staat worden ingewonnen voordat de machtiging wordt verleend.

De machtiging om te getuigen kan alleen maar worden geweigerd indien dat noodzakelijk is voor het vrijwaren van hogere belangen die door Europol of door de betrokken Lid-Staat of Lid-Staten dienen te worden beschermd.

Deze verplichting geldt ook na beëindiging van hun ambt, dienstverband of activiteit.

4. Elke Lid-Staat beschouwt iedere schending van de in de leden 2 en 3 bedoelde zwijg- en geheimhoudingsplicht als een inbreuk op zijn wettelijke voorschriften betreffende dienst- of beroepsgeheimen of van zijn regelingen ter bescherming van gerubriceerde gegevens.

In voorkomend geval stelt elke Lid-Staat uiterlijk op de datum van inwerkingtreding van deze Overeenkomst de nationale rechtsregels of de bepalingen vast die nodig zijn met het oog op de vervolging van overtredingen van de in de leden 2 en 3 bedoelde zwijg- en geheimhoudingsplicht. De Lid-Staat draagt er zorg voor dat deze regels en bepalingen ook van toepassing zijn op de eigen ambtenaren die in het kader van hun werkzaamheden contacten hebben met Europol.

Artikel 33 Talen

1. Verslagen en alle andere stukken die aan de Raad van Bestuur worden voorgelegd, moeten in alle officiële talen van de Europese Unie gesteld zijn; de werktalen van de Raad van Bestuur zijn de officiële talen van de Europese Unie.

2. De vertalingen die nodig zijn voor de werkzaamheden van Europol worden verzorgd door het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie.

Artikel 34 Informatie aan het Europees Parlement

1. De Voorzitter van de Raad zendt het Europees Parlement jaarlijks een bijzonder verslag over de werkzaamheden van Europol. Bij een eventuele wijziging van deze Overeenkomst wordt het Europees Parlement geraadpleegd.

2. Ten aanzien van het Europees Parlement houdt het Voorzitterschap van de Raad of de door het Voorzitterschap aangewezen vertegenwoordiger rekening met de zwijg- en geheimhoudingsplicht.

3. De verplichtingen van dit artikel gelden onverminderd de rechten van de nationale parlementen, artikel K.6 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en de algemene beginselen die uit hoofde van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie op de betrekkingen met het Europees Parlement van toepassing zijn.

Artikel 35 Begroting

1. Alle ontvangsten en uitgaven van Europol, met inbegrip van de kosten van het gemeenschappelijk controle-orgaan en van zijn overeenkomstig artikel 24 opgericht secretariaat, worden voor elk begrotingsjaar geraamd en opgenomen in de begroting; bij de begroting wordt een lijst van het aantal formatieplaatsen gevoegd. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en sluit op 31 december.

Op de begroting moeten de ontvangsten en uitgaven in evenwicht zijn.

Samen met de begroting wordt een financiële raming voor de volgende vijf jaar opgesteld.

2. De begroting wordt gefinancierd met bijdragen van de Lid-Staten en andere incidentele ontvangsten. De financiële bijdrage van elke Lid-Staat wordt vastgesteld aan de hand van het aandeel van zijn bruto nationaal produkt in de totale som van de bruto nationale produkten van de Lid-Staten in het jaar dat aan de opstelling van de begroting voorafgaat. Met het bruto nationaal produkt wordt in dit lid het bruto nationaal produkt bedoeld in de zin van Richtlijn 89/130/EEG, Euratom van de Raad van 13 februari 1989 betreffende de harmonisatie van de opstelling van het bruto nationaal produkt tegen marktprijzen.

3. De directeur stelt uiterlijk op 31 maart van ieder jaar de ontwerp-begroting en de ontwerp-lijst van het aantal formatieplaatsen voor het volgende begrotingsjaar op, en legt die na controle door het begrotingscomité van Europol aan de Raad van Bestuur voor, samen met het ontwerp van de financiële raming voor de volgende vijf jaar.

4. De Raad van Bestuur stelt de financiële raming voor de volgende vijf jaar vast. Het besluit van de Raad van Bestuur wordt genomen met eenparigheid van stemmen.

5. De Raad stelt volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie de begroting van Europol, na advies van de Raad van Bestuur, uiterlijk vast op 30 juni van het aan het begrotingsjaar voorafgaande jaar. Het besluit van de Raad wordt genomen met eenparigheid van stemmen. Dezelfde procedure wordt gevolgd ten aanzien van gewijzigde en aanvullende begrotingen. De goedkeuring van de begroting door de Raad houdt voor elke Lid-Staat de verplichting in om zijn financiële bijdragen binnen de aangegeven termijn ter beschikking te stellen.

6. De directeur voert de begroting uit overeenkomstig het in lid 9 bedoelde financieel reglement.

7. De controle op het aangaan van betalingsverplichtingen en op de betalingen, en de controle op de vaststelling en de inning van de ontvangsten, worden verricht door een financieel controleur die met eenparigheid van stemmen door de Raad van Bestuur benoemd wordt en aan deze Raad verantwoording moet afleggen. In het financieel reglement kan ook worden bepaald dat de financieel controleur bepaalde ontvangsten of uitgaven achteraf controleert.

8. Het begrotingscomité bestaat uit één met begrotingszaken vertrouwde vertegenwoordiger per Lid-Staat. Het comité bereidt de besprekingen over financiële en begrotingsaangelegenheden voor.

9. De Raad stelt volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie met eenparigheid van stemmen het financieel reglement vast, waarin met name de wijze van opstellen, wijzigen en uitvoeren van de begroting, de controle op de uitvoering van de begroting, alsmede de wijze van betaling van de financiële bijdragen van de Lid-Staten worden bepaald.

Artikel 36 Controle van de rekeningen

1. De rekeningen over alle ontvangsten en uitgaven op de begroting, alsmede de balans van de activa en passiva van Europol, worden overeenkomstig het financieel reglement jaarlijks gecontroleerd. Daartoe legt de directeur uiterlijk op 31 mei van het daaropvolgende jaar een verslag over het afgesloten boekjaar voor.

2. De rekeningen worden gecontroleerd door een gemeenschappelijk controlecomité, samengesteld uit drie leden die door de Rekenkamer van de Europese Gemeenschappen op voordracht van haar President worden aangewezen. De duur van het mandaat van deze leden bedraagt drie jaar; zij wisselen elkaar hierbij zodanig af dat elk jaar het lid dat reeds drie jaar in het controlecomité zitting had, vervangen wordt. In afwijking van het bepaalde in de tweede zin, wordt voor de eerste samenstelling van het gemeenschappelijk controlecomité na de aanvang door Europol van zijn werkzaamheden het mandaat van het lid dat bij loting

– op de eerste plaats komt, op twee jaar,

– op de tweede plaats komt, op drie jaar,

– en op de derde plaats komt, op vier jaar

vastgesteld.

De eventuele kosten van de financiële controle komen ten laste van de in artikel 35 bedoelde begroting.

3. Elk jaar legt het gemeenschappelijk controlecomité volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie aan de Raad een controleverslag voor over het afgelopen boekjaar, nadat de directeur en de financiële controleur daarover advies hebben kunnen uitbrengen, en nadat de Raad van Bestuur daaraan een bespreking heeft gewijd.

4. De directeur verstrekt de leden van het gemeenschappelijk controlecomité alle inlichtingen en bijstand die voor de vervulling van hun taak vereist zijn.

5. Na de controle van het verslag over het afgesloten boekjaar, verleent de Raad aan de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting.

6. De bijzonderheden van de controle van de rekeningen worden in het financieel reglement geregeld.

Artikel 37 Zetelovereenkomst

De bepalingen betreffende de huisvesting van Europol in het land van de zetel en met betrekking tot de voorzieningen die het land van de zetel moet treffen, alsmede de bijzondere regels die in het land van de zetel van Europol van toepassing zijn op de leden van zijn organen, op de adjunct-directeuren, op de personeelsleden en hun familieleden, worden vastgelegd in een zetelovereenkomst tussen Europol en het Koninkrijk der Nederlanden, die gesloten wordt nadat de Raad van Bestuur deze met eenparigheid van stemmen heeft goedgekeurd.

TITEL VI

AANSPRAKELIJKHEID EN RECHTSBESCHERMING

Artikel 38 Aansprakelijkheid voor onrechtmatige of onjuiste verwerking van gegevens

1. Iedere Lid-Staat is naar nationaal recht aansprakelijk voor de schade die een persoon lijdt ten gevolge van bij Europol onrechtmatig of feitelijk onjuist opgeslagen of verwerkte gegevens of onrechtmatig opgenomen gegevens. Enkel tegen de Lid-Staat waar het schadebrengende feit zich heeft voorgedaan kan door de betrokken persoon bij de naar nationaal recht bevoegde rechter van de aldus betrokken Lid-Staat een vordering tot schadevergoeding worden ingesteld. Een Lid-Staat kan zich jegens een benadeelde persoon niet ontlasten van zijn aansprakelijkheid naar nationaal recht met een beroep op de omstandigheid dat een andere Lid-Staat of Europol onjuiste gegevens heeft verstrekt.

2. Indien de onrechtmatig of feitelijk onjuist opgeslagen of verwerkte gegevens het gevolg zijn van de foutieve verstrekking of het niet nakomen van de uit deze Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen door een of meer Lid-Staten of van de onrechtmatige of onjuiste opslag dan wel verwerking door Europol, dienen Europol of deze Lid-Staten desgevraagd de toegekende schadevergoeding terug te betalen, tenzij de gegevens door de Lid-Staat op het grondgebied waarvan het schadebrengende feit zich heeft voorgedaan, in strijd met deze overeenkomst werden gebruikt.

3. Ieder meningsverschil tussen deze Lid-Staat en Europol of een andere Lid-Staat betreffende het beginsel of het bedrag van de terugbetaling moet aan de Raad van Bestuur worden voorgelegd, die met tweederde meerderheid besluit.

Artikel 39 Overige aansprakelijkheid

1. De contractuele aansprakelijkheid van Europol wordt beheerst door het recht dat van toepassing is op het betrokken contract.

2 In het kader van zijn niet-contractuele aansprakelijkheid is Europol, los van enige aansprakelijkheid overeenkomstig artikel 38, verplicht de door zijn organen, adjunct-directeuren of personeelsleden bij de uitoefening van hun functie veroorzaakte schade te vergoeden in de mate waarin bovengenoemden daarvoor verantwoordelijk zijn. Deze bepaling sluit het op de nationale wetgeving van de Lid-Staten gebaseerde recht op andere schadeloosstelling niet uit.

3. De betrokkene kan ten aanzien van Europol eisen dat bepaalde handelingen worden stopgezet of ongedaan gemaakt.

4. De desbetreffende bepalingen van het Verdrag van Brussel van 27 september 1968 inzake de rechterlijke bevoegdheid en de tenuitvoerlegging van beslissingen in burgerlijke en handelszaken, zoals later aangepast bij toetredingsverdragen, zijn van toepassing om uit te maken welke nationale rechter bevoegd is om kennis te nemen van geschillen omtrent de in dit artikel bedoelde aansprakelijkheid van Europol.

Artikel 40 Regeling van geschillen

1. Geschillen tussen de Lid-Staten over de uitlegging of de toepassing van deze Overeenkomst moeten, met het oog op een oplossing, in een eerste fase in de Raad worden besproken volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie.

2. Indien binnen zes maanden geen oplossing is gevonden, gaan de Lid-Staten die partij zijn bij het geschil in onderlinge overeenstemming een verbintenis aan betreffende de wijze waarop het geschil zal worden geregeld.

3. De bepalingen inzake verzoeken en beroep als bedoeld in de voorschriften betreffende de regeling welke van toepassing is op de tijdelijke en hulpfunctionarissen van de Europese Gemeenschappen zijn van overeenkomstige toepassing op het personeel van Europol.

Artikel 41 Voorrechten en immuniteiten

1. Voor de uitvoering van hun opdracht genieten Europol, de leden van de organen, zijn adjunct-directeuren en zijn personeelsleden de noodzakelijke voorrechten en immuniteiten krachtens een protocol dat de regelingen bevat die in elk der Lid-Staten van kracht zijn.

2. Het Koninkrijk der Nederlanden en de andere Lid-Staten stellen op gelijke wijze de voorrechten en immuniteiten vast die nodig zijn voor een goede taakvervulling van de door de andere Lid-Staten afgevaardigde verbindingsofficieren, alsmede voor de leden van hun familie, in de Staat waar Europol gevestigd is.

3. Het in lid 1 bedoelde Protocol wordt door de Raad met eenparigheid van stemmen volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie vastgesteld en door de Lid-Staten overeenkomstig hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen aangenomen.

TITEL VII

SLOTBEPALINGEN

Artikel 42 Betrekkingen met derde Staten en instanties

1. Indien dit voor de vervulling van de in artikel 3 omschreven taken dienstig is, vestigt en onderhoudt Europol met derde instanties als bedoeld in artikel 10, lid 4, punten 1 tot en met 3, samenwerkingsverbanden. De Raad van Bestuur stelt hiervoor met eenparigheid van stemmen een regeling op. Artikel 10, leden 4 en 5, en artikel 18, lid 2, blijven onverlet; persoonsgegevens kunnen uitsluitend met inachtneming van de Titels II tot en met IV van deze Overeenkomst worden uitgewisseld.

2. Indien dit voor de vervulling van de in artikel 3 omschreven taken nodig is, kan Europol voorts betrekkingen aangaan en onderhouden met derde Staten en instanties als bedoeld in artikel 10, lid 4, punten 4, 5, 6 en 7. Voor de in de eerste zin genoemde betrekkingen stelt de Raad, na advies van de Raad van Bestuur, volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie met eenparigheid van stemmen een regeling op. Lid 1, derde zin, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 43 Wijziging van de Overeenkomst

1. De Raad neemt volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie op initiatief van een Lid-Staat – de Raad van Bestuur gehoord – in het kader van artikel K.1, punt 9, van het Verdrag betreffende de Europese Unie, met eenparigheid van stemmen een besluit over wijzigingen in deze Overeenkomst, waarvan hij de aanneming door de Lid-Staten overeenkomstig hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen aanbeveelt.

2. De wijzigingen treden overeenkomstig artikel 45, lid 2, van deze Overeenkomst in werking.

3. De Raad kan evenwel met eenparigheid van stemmen besluiten om op voorstel van een Lid-Staat en na onderzoek door de Raad van Bestuur, volgens de procedure van Titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie, de omschrijvingen van de in de bijlage genoemde vormen van criminaliteit te verrijken, te wijzigen of aan te vullen. Hij kan ook besluiten voor deze vormen van criminaliteit nieuwe omschrijvingen op te nemen.

4. De Secretaris-Generaal van de Raad van de Europese Unie stelt alle Lid-Staten in kennis van het tijdstip waarop de wijzigingen in werking treden.

Artikel 44 Voorbehouden

Ten aanzien van deze Overeenkomst zijn geen voorbehouden toegelaten.

Artikel 45 Inwerkingtreding

1. Deze Overeenkomst wordt door de Lid-Staten aangenomen overeenkomstig hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen.

2. De Lid-Staten stellen de depositaris in kennis van de voltooiing van de procedures die overeenkomstig hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen vereist zijn voor de aanneming van deze Overeenkomst.

3. Deze Overeenkomst treedt in werking op de eerste dag van de maand die volgt op een periode van drie maanden na de in lid 2 beoogde kennisgeving door de Staat die op de datum van aanneming door de Raad van de akte tot vaststelling van deze Overeenkomst lid is van de Europese Unie en die als laatste deze formaliteit vervult.

4. Onverminderd lid 2 vangt Europol niet eerder met zijn in deze Overeenkomst vastgelegde werkzaamheden aan dan na de inwerkingtreding van het laatste van de besluiten als bedoeld in artikel 5, lid 7, artikel 10, lid 1, artikel 30, lid 3, artikel 31, lid 1, artikel 35, lid 9, artikel 37 en artikel 41, leden 1 en 2.

5. Met de aanvang van de werkzaamheden van Europol eindigen de activiteiten van de Europol-Drugseenheid overeenkomstig het gemeenschappelijk optreden van de Raad van 10 maart 1995 betreffende de Europol-Drugseenheid. Tegelijkertijd wordt Europol eigenaar van de uitrusting die uit de gemeenschappelijke begroting van de Europol-Drugseenheid is gefinancierd, door de Europol-Drugseenheid is ontwikkeld of vervaardigd dan wel haar door het land van de zetel voor blijvend kosteloos gebruik ter beschikking is gesteld, alsmede van alle archieven en zelfstandig beheerde gegevensbestanden.

6. De Lid-Staten treffen vanaf de aanneming door de Raad van de akte tot vaststelling van deze Overeenkomst, in het kader van hun intern recht, individueel of gemeenschappelijk, alle nodige voorbereidende maatregelen om Europol in staat te stellen zijn werkzaamheden aan te vatten.

Artikel 46 Toetreding door nieuwe Lid-Staten

1. Elke Staat die lid wordt van de Europese Unie kan tot deze Overeenkomst toetreden.

2. De door de Raad van de Europese Unie vastgestelde tekst van de Overeenkomst in de taal van de toetredende Lid-Staat is authentiek.

3. De akten van toetreding worden neergelegd bij de depositaris.

4. Deze Overeenkomst treedt voor de toetredende Lid-Staat in werking op de eerste dag van de maand die volgt op een periode van drie maanden na de datum van nederlegging van de akte van toetreding of op de datum van inwerkingtreding van deze Overeenkomst als deze nog niet in werking is getreden op het moment waarop die periode verstreken is.

Artikel 47 Depositaris

1. De Secretaris-Generaal van de Raad van de Europese Unie is depositaris van deze Overeenkomst.

2. De depositaris maakt de kennisgevingen, akten of mededelingen in verband met deze Overeenkomst bekend in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

TEN BLIJKE WAARVAN de ondergetekende gevolmachtigden hun handtekening onder deze Overeenkomst hebben gesteld.

GEDAAN te Brussel, de zesentwintigste juli negentienhonderd vijfennegentig, in één exemplaar, in de Deense, de Duitse, de Engelse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Ierse, de Italiaanse, de Nederlandse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse taal, zijnde alle teksten gelijkelijk authentiek, dat wordt neergelegd in het archief van het Secretariaat-Generaal van de Raad van de Europese Unie.

In artikel 2 bedoelde bijlage

Lijst van andere dan de reeds in artikel 2, lid 2, genoemde ernstige vormen van internationale criminaliteit die door Europol zouden kunnen worden behandeld, met inachtneming van de in artikel 2, lid 1, omschreven doelstelling van Europol.

Misdrijven tegen het leven, de lichamelijke integriteit en de persoonlijke vrijheid:

– moord en doodslag, zware mishandeling

– illegale handel in menselijke organen en weefsels

– ontvoering, wederrechtelijke vrijheidsberoving en gijzeling

– racisme en vreemdelingenhaat

Misdrijven tegen eigendom, openbare goederen en fraude:

– georganiseerde diefstal

– illegale handel in cultuurgoederen, waaronder antiquiteiten en kunstvoorwerpen

– oplichting en fraude

– racketeering en afpersing

– namaak van produkten en produktpiraterij

– vervalsing van administratieve documenten en handel in valse documenten

– valsemunterij, vervalsing van betaalmiddelen

– computercriminaliteit

– omkoping

Illegale handel en aantasting van het milieu:

– illegale handel in wapens, munitie en explosieven

– illegale handel in bedreigde diersoorten

– illegale handel in bedreigde planten- en boomsoorten

– milieucriminaliteit

– illegale handel in hormonale stoffen en andere groeibevorderaars.

Conform artikel 2, lid 2, houdt het feit dat Europol wordt belast met een van de hierboven genoemde vormen van criminaliteit in, dat Europol ook bevoegd is voor de behandeling van het daarmee verband houdende witwassen van geld en voor met die vormen samenhangende strafbare feiten.

Wat betreft in artikel 2, lid 2, genoemde vormen van criminaliteit in de zin van deze Overeenkomst wordt verstaan onder:

– criminaliteit in verband met nucleaire en radioactieve stoffen: de strafbare feiten als genoemd in artikel 7, lid 1, van het op 3 maart 1980 te Wenen en New York ondertekende Verdrag inzake fysieke beveiliging van kernmateriaal en met betrekking tot nucleaire en radioactieve stoffen als omschreven in respectievelijk artikel 197 van het Euratomverdrag en Richtlijn 80/836/Euratom van de Raad van 15 juli 1980;

– illegale immigratie: de handelingen die erop gericht zijn om, in strijd met de in de Lid-Staten van de Europese Unie geldende voorschriften en voorwaarden inzake de toelating van vreemdelingen, uit winstbejag opzettelijk de binnenkomst, het verblijf op de tewerkstelling op het grondgebied van de Lid-Staten te vergemakkelijken;

– mensenhandel: het onderwerpen van een persoon aan de feitelijke en wederrechtelijke macht van andere personen door gebruik te maken van geweld of bedreiging met geweld dan wel door misbruik te maken van een gezagsverhouding of van misleiding met name ten einde zich bezig te houden met de exploitatie van prostitutie van die andere persoon, vormen van uitbuiting en seksueel geweld ten aanzien van minderjarigen of met de handel in afgestane kinderen;

– criminaliteit in verband met gestolen motorvoertuigen: diefstal of verduistering van personenauto's, vrachtwagens, opleggers, de lading van vrachtwagens of opleggers, autobussen, motorfietsen, caravans en landbouwvoertuigen, bouwplaatsvoertuigen en onderdelen van voertuigen alsmede de heling daarvan;

– illegale witwasgedragingen: de strafbare feiten als opgesomd in artikel 6, leden 1 tot en met 3, van het op 8 november 1990 te Straatsburg ondertekende Verdrag van de Raad van Europa inzake het witwassen, de opsporing, de inbeslagneming en de confiscatie van opbrengsten van misdrijven.

De in artikel 2 en in deze bijlage vermelde vormen van criminaliteit worden beoordeeld door de bevoegde nationale diensten volgens de nationale wetgeving van hun respectieve Staten.

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Verklaringen

Ad artikel 10, lid 1

„Bij het opstellen van de uitvoeringsbepalingen betreffende artikel 10, lid 1, zullen de Bondsrepubliek Duitsland en de Republiek Oostenrijk er zorg voor blijven dragen dat het volgende beginsel recht wordt gedaan:

De gegevens betreffende personen als bedoeld in punt 1 van de eerste zin van artikel 10, lid 1, en andere personen dan bedoeld in artikel 8, leden 2 en 3, worden alleen opgeslagen indien er uit de aard van de zaak, de feitelijke omstandigheden of op grond van enige andere overweging aanleiding bestaat tot het vermoeden dat tegen deze personen strafrechtelijke procedures in gang moeten worden gezet wegens strafbare feiten die krachtens artikel 2 onder de bevoegdheid van Europol ressorteren."

Ad artikel 14, leden 1 en 3, artikel 15, lid 2, en artikel 19, lid 8

1. „De Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Oostenrijk en het Koninkrijk der Nederlanden zullen uit hoofde van deze Overeenkomst gegevens verstrekken met dien verstande dat zij voor wat betreft het op niet-geautomatiseerde wijze verwerken en gebruiken van deze gegevens verwachten dat Europol en de Lid-Staten de geest van de bepalingen van deze Overeenkomst met betrekking tot de rechtsbescherming van gegevens respecteren."

2. „Gelet op artikel 14, leden 1 en 3, artikel 15, lid 2, en artikel 19, lid 8, van de Overeenkomst, verklaart de Raad ten aanzien van de inachtneming van het niveau van bescherming van tussen de Lid-Staten en Europol uitgewisselde gegevens, wat betreft de niet-geautomatiseerde verwerking ervan, dat Europol drie jaar na de aanvang van zijn activiteiten, met de medewerking van het gemeenschappelijk controle-orgaan en de nationale controle-organen, een verslag zal opstellen dat na bestudering in de Raad van Bestuur, ter bespreking aan de Raad zal worden voorgelegd."

Ad artikel 40, lid 2

„De volgende Lid-Staten komen overeen dat zij in dergelijke gevallen het betrokken geschil stelselmatig zullen voorleggen aan het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen:

– het Koninkrijk België

– het Koninkrijk Denemarken

– de Bondsrepubliek Duitsland

– de Helleense Republiek

– het Koninkrijk Spanje

– de Franse Republiek

– Ierland

– de Italiaanse Republiek

– het Groothertogdom Luxemburg

– het Koninkrijk der Nederlanden

– de Republiek Oostenrijk

– de Portugese Republiek

– de Finse Republiek

– het Koninkrijk Zweden".

Ad artikel 42

„De Raad verklaart dat Europol bij voorrang betrekkingen moet aanknopen met de bevoegde diensten van de Staten waarmee de Europese Gemeenschappen en hun Lid-Staten een gestructureerde dialoog tot stand hebben gebracht."

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Convention sur la base de l'Article K.3 du traité sur l'Union europeénne portant création d'un Office européen de police (Convention Europol)

Les hautes parties contractantes à la présente convention, Etats membres de l'Union européenne,

Se référant à l'acte du Conseil du vingt-six juillet mil neuf cent quatre-vingt-quinze,

Conscientes des problèmes urgents qui résultent du terrorisme, du trafic illicite de drogues et d'autres formes graves de la criminalité internationale,

Considérant que des progrès sont nécessaires pour renforcer la solidarité et la coopération entre les Etats membres de l'Union européenne, notamment par une amélioration de la coopération policière entre les Etats membres,

Considérant que ces progrès doivent permettre d'améliorer encore la protection de la sécurité et de l'ordre publics,

Considérant que la création d'un Office européen de police (Europol) a été convenue dans le cadre du traité sur l'Union européenne du 7 février 1992,

Considérant la décision du Conseil européen du 29 octobre 1993 aux termes de laquelle Europol est implanté aux Pays-Bas et a son siège à La Haye,

Rappelant l'objectif commun d'améliorer la coopération policière dans le domaine du terrorisme, du trafic illicite de drogues et d'autres formes graves de la criminalité internationale par un échange d'informations permanent, sûr et intensif entre Europol et les unités nationales des Etats membres,

Etant entendu que les formes de coopération prévues par la présente convention ne sauraient affecter d'autres formes de coopération bilatérale ou multilatérale,

Convaincues que la protection des droits de l'individu, notamment la protection des données à caractère personnel, doit faire l'objet d'une attention particulière également dans le domaine de la coopération policière,

Considérant que les activités d'Europol figurant dans la présente convention s'exercent sans préjudice des compétences des Communautés européennes et qu'Europol et les Communautés européennes ont un intérêt mutuel, dans le cadre de l'Union européenne, d'établir des formes de coopération permettant à chacun d'eux d'exercer leurs fonctions respectives aussi efficacement que possible;

Sont convenues des dispositions suivantes:

SOMMAIRE:
Titre I	Création et fonctions
Article 1	Création
Article 2	Objectif
Article 3	Fonctions
Article 4	Unités nationales
Article 5	Officiers de liaison
Article 6	Système informatisé de recueils d'informations
Titre II	Système d'informations
Article 7	Création du système d'informations
Article 8	Contenu du système d'informations
Article 9	Droit d'accès au système d'informations
Titre III	Fichiers de travail à des fins d'analyse
Article 10	Collecte, traitement et utilisation de données à caractère personnel
Article 11	Système d'index
Article 12	Instruction de création de fichiers
Titre IV	Dispositions communes relatives au traitement de l'information
Article 13	Obligation d'informer
Article 14	Niveau de protection des données
Article 15	Responsabilité en matière de protection des données
Article 16	Dispositions relatives à l'établissement des rapports
Article 17	Règles d'utilisation
Article 18	Transmission de données à des Etats et instances tiers
Article 19	Droit d'accès
Article 20	Rectification et effacement de données
Article 21	Délais pour la conservation et l'effacement des fichiers
Article 22	Conservation et rectification des données figurant dans des dossiers
Article 23	Autorité de contrôle nationale
Article 24	Autorité de contrôle commune
Article 25	Sécurité des données
Titre V	Statut juridique, organisation et dispositions financières
Article 26	Capacité juridique
Article 27	Organes Europol
Article 28	Conseil d'administration
Article 29	Directeur
Article 30	Personnel
Article 31	Confidentialité
Article 32	Obligation de réserve et de confidentialité
Article 33	Langues
Article 34	Information du Parlement européen
Article 35	Budget
Article 36	Contrôle des comptes
Article 37	Accord de siège
Titre VI	Responsabilité et protection juridique
Article 38	Responsabilité du fait d'un traitement illicite ou incorrect de données
Article 39	Autres types de responsabilité
Article 40	Règlement des différends et des contentieux
Article 41	Privilèges et immunités
Titre VII	Dispositions finales
Article 42	Relations avec les Etats et instances tiers
Article 43	Modification de la convention
Article 44	Réserves
Article 45	Entrée en vigueur
Article 46	Adhésion de nouveaux Etats membres
Article 47	Dépositaire
Annexe visée à l'article 2
Déclarations

TITRE PREMIER

CREATION ET FONCTIONS

Article 1 Création

1. Les Etats membres de l'Union européenne, ci-après dénommés «Etats membres», créent par la présente convention un Office européen de police, ci-après dénommé «Europol».

2. Europol est lié dans chaque Etat membre à une seule unité nationale créée ou désignée conformément à l'article 4.

Article 2 Objectif

1. Europol a pour objectif d'améliorer, par les mesures prévues dans la présente convention, dans le cadre de la coopération entre les Etats membres, conformément à l'article K.1 point 9 du traité sur l'Union européenne, l'efficacité des services compétents des Etats membres et leur coopération en ce qui concerne la prévention et la lutte contre le terrorisme, le trafic illicite de stupéfiants et d'autres formes graves de la criminalité internationale, pour autant que des indices concrets révèlent l'existence d'une structure ou d'une organisation criminelle et que deux Etats membres ou plus sont affectés par ces formes de criminalité d'une manière telle qu'au vu de l'ampleur, de la gravité et des conséquences des infractions une action commune des Etats membres s'impose.

2. En vue de réaliser progressivement les objectifs visés au paragraphe 1, Europol a, dans un premier temps pour tâche, la prévention et la lutte contre le trafic illicite de stupéfiants, de matières nucléaires et radioactives, les filières d'immigration clandestine, la traite des êtres humains et le trafic de véhicules volés.

Europol traitera également, deux ans au plus tard après l'entrée en vigueur de la présente convention, des infractions commises ou susceptibles d'être commises dans le cadre d'activités de terrorisme portant atteinte à la vie, à l'intégrité physique, à la liberté des personnes ainsi qu'aux biens. Le Conseil, statuant à l'unanimité, selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne, peut décider de charger Europol de ces activités de terrorisme avant l'expiration du délai.

Le Conseil, statuant à l'unanimité selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne, peut décider de charger Europol de s'occuper d'autres formes de criminalité parmi celles qui sont énumérées à l'annexe de la présente convention ou des aspects spécifiques de ces formes de criminalité. Avant de statuer, le Conseil charge le conseil d'administration de préparer sa décision et d'en exposer notamment les incidences sur le budget et les effectifs d'Europol.

3. La compétence d'Europol pour une forme de criminalité ou pour des aspects spécifiques d'une forme de criminalité comprend en même temps:

1) le blanchiment de l'argent lié à ces formes de criminalité ou à leurs aspects spécifiques;

2) les infractions qui leur sont connexes.

Sont considérées comme connexes et prises en compte selon les modalités précisées aux articles 8 et 10:

– les infractions commises pour se procurer les moyens de perpétrer les actes se trouvant dans le champ de compétence d'Europol;

– les infractions commises pour faciliter ou consommer l'exécution des actes se trouvant dans le champ de compétence d'Europol;

– les infractions commises pour assurer l'impunité des actes se trouvant dans le champ de compétence d'Europol.

4. Les services compétents au sens de la présente convention sont tous les organismes publics existant dans les Etats membres, dans la mesure où ils sont compétents conformément à la législation nationale pour la prévention et la lutte contre la criminalité.

5. Le trafic illicite de stupéfiants visé aux paragraphes 1 et 2 est constitué par les infractions qui sont énumérées à l'article 3 paragraphe 1 de la convention des Nations Unies du 20 décembre 1988 sur le trafic illicite de stupéfiants et de substances psychotropes ainsi que dans les dispositions modifiant ou remplaçant cette convention.

Article 3 Fonctions

1. Dans le cadre des objectifs définis à l'article 2 paragraphe 1, Europol remplit en priorité les fonctions suivantes:

1) faciliter l'échange d'informations entre les Etats membres;

2) collecter, rassembler et analyser des informations et des renseignements;

3) par l'intermédiaire des unités nationales définies à l'article 4, communiquer sans délai aux services compétents des Etats membres les informations qui les concernent et les informer immédiatement des liens constatés entre des faits délictueux;

4) faciliter les enquêtes dans les Etats membres en transmettant aux unités nationales toutes les informations pertinentes à cet égard;

5) gérer des recueils d'informations informatisés contenant des données conformément aux articles 8, 10 et 11.

2. En vue d'améliorer, par le biais des unités nationales, la coopération et l'efficacité des services compétents des Etats membres dans la perspective des objectifs définis à l'article 2 paragraphe 1, Europol remplit en outre les autres fonctions suivantes:

1) approfondir les connaissances spécialisées qui sont utilisées dans le cadre des enquêtes par les services compétents des Etats membres et dispenser des conseils pour les enquêtes;

2) fournir des renseignements stratégiques pour faciliter et promouvoir une utilisation efficace et rationnelle des ressources disponibles au niveau national pour les activités opérationnelles;

3) élaborer des rapports généraux sur l'état des travaux.

3. Dans le cadre des objectifs que lui fixe l'article 2 paragraphe 1, Europol peut, en outre, en fonction des effectifs et des ressources budgétaires dont il dispose, et dans les limites fixées par le conseil d'administration, assister les Etats membres par des conseils et des recherches dans les domaines suivants:

1) formation des membres des services compétents,

2) organisation et équipement de ces services,

3) méthodes de prévention de la criminalité,

4) méthodes de police techniques et scientifiques et méthodes d'enquête.

Article 4 Unités nationales

1. Chaque Etat membre crée ou désigne une unité nationale chargée d'exécuter les fonctions énumérées au présent article.

2. L'unité nationale est le seul organe de liaison entre Europol et les services nationaux compétents. Les relations entre l'unité nationale et les services compétents sont régies par le droit national, notamment par ses règles constitutionnelles.

3. Les Etats membres prennent toutes les mesures nécessaires pour assurer l'exécution des fonctions de l'unité nationale et, notamment, l'accès de cette unité aux données nationales appropriées.

4. Les unités nationales ont pour mission:

1) de fournir à Europol, de leur propre initiative, les informations et les renseignements qui sont nécessaires pour l'accomplissement de ses fonctions;

2) de répondre aux demandes d'informations, de renseignements et de conseils formulées par Europol;

3) de tenir à jour les informations et les renseignements;

4) d'exploiter et de diffuser dans le respect du droit national les informations et les renseignements au profit des services compétents;

5) d'adresser à Europol des demandes de conseils, d'informations, de renseignements et d'analyse;

6) de transmettre à Europol des informations à stocker dans les recueils informatisés;

7) de veiller au respect du droit lors de chaque échange d'informations entre Europol et elles.

5. Sans préjudice de l'exercice des responsabilités des Etats membres, telles qu'énoncées dans l'article K.2 paragraphe 2 du traité sur l'Union européenne, une unité nationale n'est pas tenue, dans un cas concret, de transmettre les informations et renseignements visés au paragraphe 4 points 1, 2 et 6, ainsi qu'aux articles 8 et 10, si la transmission:

1) porte atteinte à des intérêts nationaux essentiels en matière de sécurité,

2) compromet le succès d'enquêtes en cours ou la sécurité d'une personne ou

3) concerne des informations relevant de services ou d'activités spécifiques de renseignements en matière de sûreté de l'Etat.

6. Les frais exposés par les unités nationales pour la communication avec Europol sont à la charge des Etats membres et, à l'exception des frais de connexion, ne sont pas imputés à Europol.

7. Les Chefs d'unités nationales se réunissent en tant que de besoin pour assister Europol de leurs conseils.

Article 5 Officiers de liaison

1. Chaque unité nationale envoie auprès d'Europol au moins un officier de liaison. Le nombre d'officiers de liaison que les Etats membres peuvent envoyer auprès d'Europol est fixé par une décision adoptée à l'unanimité par le conseil d'administration; cette décision peut être modifiée à tout moment par le conseil d'administration à l'unanimité. Sous réserve des dispositions particulières de la présente convention, ces officiers sont soumis au droit national de l'Etat membre d'origine.

2. Les officiers de liaison sont chargés par leur unité nationale de représenter les intérêts de celle-ci au sein d'Europol conformément au droit national de l'Etat membre d'origine et dans le respect des dispositions applicables au fonctionnement d'Europol.

3. Sous réserve de l'article 4 paragraphes 4 et 5, les officiers de liaison contribuent, dans le cadre des objectifs prévus à l'article 2 paragraphe 1, à l'échange d'informations entre les unités nationales d'origine et Europol, notamment:

1) en transmettant à Europol des informations provenant des unités nationales d'origine,

2) en communiquant aux unités nationales d'origine les informations provenant d'Europol, et

3) en coopérant avec les agents d'Europol en leur transmettant des informations et en les conseillant pour l'analyse des informations concernant l'Etat membre d'origine.

4. Dans le même temps, les officiers de liaison contribuent, conformément au droit national et dans le cadre des objectifs prévus à l'article 2 paragraphe 1, à l'échange des informations provenant des unités nationales et à la coordination des mesures qui en découlent.

5. Dans la mesure où cela est nécessaire pour l'accomplissement des tâches visées au paragraphe 3, les officiers de liaison ont le droit de consulter les différents fichiers selon les dispositions appropriées et précisées dans les articles pertinents.

6. L'article 25 s'applique par analogie à l'activité des officiers de liaison.

7. Sans préjudice des autres dispositions de la présente convention, les droits et obligations des officiers de liaison à l'égard d'Europol sont arrêtés à l'unanimité par le conseil d'administration.

8. Les officiers de liaison jouissent des privilèges et immunités nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches conformément à l'article 41 paragraphe 2.

9. Les locaux nécessaires aux activités des officiers de liaison sont gratuitement mis à la disposition des Etats membres par Europol dans l'immeuble d'Europol. Tous les autres frais liés à l'envoi des officiers de liaison sont supportés par les Etats membres d'origine ; il en va de même pour les frais liés à leur dotation en équipement, dans la mesure où, dans le cadre de l'établissement du budget d'Europol, le conseil d'administration ne recommande pas à l'unanimité une dérogation dans un cas particulier.

Article 6 Système informatisé de recueils d'informations

1. Europol gère un système informatisé de recueils d'informations, qui se compose des éléments suivants:

1) le système d'informations visé à l'article 7 dont le contenu est limité et défini avec précision et qui permet de repérer rapidement les informations existant dans les Etats membres et auprès d'Europol,

2) les fichiers de travail visés à l'article 10 qui sont créés pour des durées variables aux fins de l'analyse et contiennent des informations circonstanciées et

3) le système d'index qui contient des éléments provenant des fichiers d'analyse visés au point 2, selon les modalités prévues à l'article 11.

2. Le système informatisé de recueils d'informations mis en oeuvre par Europol ne doit, en aucun cas, être connecté à d'autres systèmes de traitement automatisé, à l'exception du système de traitement automatisé des unités nationales.

TITRE II

SYSTÈME D'INFORMATIONS

Article 7 Création du système d'informations

1. En vue de remplir ses fonctions, Europol crée et gère un système d'informations informatisé. Alimenté directement par les Etats membres représentés par les unités nationales et les officiers de liaison, dans le respect de leurs procédures nationales, et par Europol pour les données fournies par des Etats et instances tiers et les données résultant d'analyses, le système d'informations est directement accessible, en consultation, aux unités nationales, aux officiers de liaison, aux directeur et directeurs adjoints ainsi qu'aux agents d'Europol dûment habilités.

L'accès direct des unités nationales au système d'informations pour les personnes mentionnées à l'article 8 paragraphe 1 point 2 est limité aux seuls éléments d'identité prévus à l'article 8 paragraphe 2. L'ensemble des données leur est accessible, sur demande, par l'intermédiaire des officiers de liaison pour les besoins d'une enquête déterminée.

2. Europol:

1) est compétent pour assurer le respect des dispositions relatives à la coopération et à la gestion du système d'informations et

2) est responsable du bon fonctionnement du système d'informations du point de vue technique et du point de vue de l'exploitation. Europol prend en particulier toutes les dispositions nécessaires pour garantir la bonne exécution des mesures prévues aux articles 21 et 25 en ce qui concerne le système d'informations.

3. Dans les Etats membres, c'est l'unité nationale qui est responsable de la communication avec le système d'informations. Elle est compétente, en particulier, pour les mesures de sécurité visées à l'article 25 applicables aux installations de traitement de données utilisées sur le territoire de l'Etat membre concerné, pour le contrôle visé à l'article 21 et, pour autant que les dispositions législatives, réglementaires et administratives ainsi que les procédures dudit Etat membre l'exigent, pour la bonne exécution de la présente convention dans tout autre domaine.

Article 8 Contenu du système d'informations

1. Dans le système d'informations peuvent être stockées, modifiées et utilisées uniquement les données nécessaires à l'accomplissement des fonctions d'Europol, à l'exception des données concernant les infractions connexes selon l'article 2 paragraphe 3 deuxième alinéa. Les données introduites sont relatives:

1) aux personnes qui, au regard du droit national de l'Etat membre concerné, sont soupçonnées d'avoir commis une infraction ou participé à une infraction relevant de la compétence d'Europol conformément à l'article 2 ou qui ont été condamnées pour une telle infraction,

2) aux personnes pour lesquelles certains faits graves justifient au regard du droit national la présomption qu'elles commettront des infractions relevant de la compétence d'Europol conformément à l'article 2.

2. Les données relatives aux personnes visées au paragraphe 1 ne peuvent comprendre que les indications suivantes:

1) les nom, nom de naissance, prénoms et, le cas échéant, alias ou nom d'emprunt,

2) la date et le lieu de naissance,

3) la nationalité,

4) le sexe,

5) au besoin, d'autres éléments permettant d'établir l'identité et notamment les signes physiques particuliers, objectifs et inaltérables.

3. Outre les données visées au paragraphe 2 et la mention d'Europol ou de l'unité nationale qui a introduit les données, les indications ci-après relatives aux personnes visées au paragraphe 1 peuvent être stockées, modifiées et utilisées dans le système d'informations:

1) les infractions, les faits reprochés avec les dates et lieux,

2) les moyens utilisés ou susceptibles de l'être,

3) les services traitants et leurs numéros de dossiers,

4) la suspicion d'appartenance à une organisation criminelle,

5) les condamnations, dans la mesure où elles concernent des infractions relevant de la compétence d'Europol selon l'article 2.

Ces données peuvent également être introduites dans la mesure où elles ne comportent pas encore de références aux personnes. Dans la mesure où Europol introduit lui-même des données, il indique, outre son numéro de dossier, si les données ont été transmises par des tiers ou résultent de ses propres analyses.

4. Les informations complémentaires relatives aux catégories de personnes visées au paragraphe 1 et détenues par Europol et par les unités nationales peuvent être communiquées sur demande à toute unité nationale et à Europol. Pour les unités nationales, cette communication s'effectue dans le respect de leur droit national.

Dans le cas où ces informations complémentaires sont relatives à une ou plusieurs infractions connexes, telles que définies à l'article 2 paragraphe 3 deuxième alinéa, la donnée stockée dans le système d'informations est assortie d'une indication visant à signaler l'existence d'infractions connexes afin de permettre aux unités nationales et à Europol d'échanger les informations concernant les infractions connexes.

5. Si la procédure ouverte à l'égard de l'intéressé est définitivement classée ou si celui-ci est acquitté, les données concernées par cette décision doivent être effacées.

Article 9 Droit d'accès au système d'informations

1. Le droit d'introduire directement et de rechercher des données dans le système d'informations est réservé aux unités nationales, aux officiers de liaison, aux directeur et directeurs adjoints ainsi qu'aux agents d'Europol dûment habilités. La recherche de données est autorisée dans la mesure où elle est nécessaire à l'exécution d'une tâche précise et se fait dans le respect des dispositions législatives, réglementaires et administratives ainsi que des procédures de l'unité qui l'effectue, sauf dispositions complémentaires de la présente convention.

2. Seule l'unité qui a introduit les données est autorisée à les modifier, les rectifier ou les effacer. Si une unité a des raisons de penser que des données visées à l'article 8 paragraphe 2 sont incorrectes, ou si elle veut les compléter, elle le fait immédiatement savoir à l'unité qui les a introduites, laquelle est tenue d'examiner immédiatement cette communication et, s'il y a lieu, de modifier, compléter, rectifier ou effacer immédiatement les données. Si le système contient des données visées à l'article 8 paragraphe 3 concernant une personne, chaque unité peut introduire pour les compléter d'autres données visées à l'article 8 paragraphe 3. Si ces données sont en contradiction manifeste les unes avec les autres, les unités concernées se mettent d'accord entre elles. Si une unité a l'intention d'effacer entièrement les données visées à l'article 8 paragraphe 2 qu'elle a introduites concernant une personne et que des données visées à l'article 8 paragraphe 3 relatives à cette personne ont été introduites par d'autres unités, la responsabilité en matière de protection des données visée à l'article 15 paragraphe 1 et le droit de modifier, de compléter, de rectifier et d'effacer ces données visé à l'article 8 paragraphe 2 sont transférés à l'unité qui a la première introduit après elle des données visées à l'article 8 paragraphe 3 sur cette personne. L'unité qui se propose d'effacer les données en informe l'unité à laquelle est transférée la responsabilité en matière de protection des données.

3. L'unité qui recherche, introduit ou modifie des données dans le système d'informations est responsable du caractère licite de la recherche, de l'introduction ou de la modification; cette unité doit pouvoir être identifiée. La transmission d'informations entre les unités nationales et les autorités compétentes des Etats membres est régie par le droit national.

TITRE III

FICHIERS DE TRAVAIL A DES FINS D'ANALYSE

fichiers de travail a des fins d'analyse

Article 10 Collecte, traitement et utilisation de données a caractère personnel

1. Dans la mesure où cela est nécessaire pour réaliser les objectifs visés à l'article 2 paragraphe 1, Europol peut, outre des données à caractère non personnel, stocker, modifier et utiliser dans d'autres fichiers des données relatives aux infractions relevant de sa compétence conformément à l'article 2 paragraphe 2, y compris les données relatives aux infractions connexes prévues à l'article 2 paragraphe 3 deuxième alinéa destinées à des travaux spécifiques d'analyse, et qui concernent:

1) les personnes visées à l'article 8 paragraphe 1;

2) des personnes qui pourront être appelées à témoigner à l'occasion d'enquêtes portant sur les infractions considérées ou à l'occasion des poursuites pénales subséquentes;

3) des personnes qui ont été victimes d'une des infractions considérées ou pour lesquelles il existe certains faits qui permettent de penser qu'elles pourront être les victimes d'une telle infraction;

4) des personnes servant de contacts ou d'accompagnateurs ainsi que

5) des personnes pouvant fournir des informations sur les infractions considérées.

La collecte, le stockage et le traitement des données qui sont énumérées à l'article 6 première phrase de la convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 sur la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ne sont autorisés que s'ils sont strictement nécessaires eu égard à la finalité du fichier concerné et que si ces données complètent d'autres données personnelles enregistrées dans ce même fichier. Il est interdit de sélectionner une catégorie particulière de personnes à partir des seules données de l'article 6 première phrase de la convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981, en violation des règles de finalité précitées.

Le Conseil arrête à l'unanimité, conformément à la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne, les règles d'application sur les fichiers préparées par le conseil d'administration, qui précisent notamment les indications relatives aux catégories de données personnelles prévues au présent article et les dispositions relatives à la sécurité de ces données et au contrôle interne de leur utilisation.

2. Ces fichiers sont créés aux fins de l'analyse définie comme l'assemblage, le traitement ou l'utilisation de données dans le but d'appuyer l'enquête criminelle. Chaque projet d'analyse entraîne la constitution d'un groupe d'analyse associant étroitement les participants ci-après, conformément aux fonctions et missions définies à l'article 3 paragraphes 1 et 2 et à l'article 5 paragraphe 3:

1) les analystes et autres agents d'Europol, désignés par la direction d'Europol. Seuls les analystes sont habilités à introduire et à rechercher les données dans le fichier considéré;

2) les officiers de liaison et/ou les experts des Etats membres à l'origine des informations ou concernés par l'analyse au sens du paragraphe 6.

3. A la demande d'Europol ou de leur propre initiative, les unités nationales transmettent à Europol, sous réserve de l'article 4 paragraphe 5, toutes les informations qui lui sont nécessaires pour remplir les fonctions décrites à l'article 3 paragraphe 1 point 2. Les Etats membres ne transmettent les données que si leur traitement aux fins de la prévention, de l'analyse ou de la lutte contre des infractions est également autorisé par leur droit national.

En fonction de leur sensibilité, les données en provenance des unités nationales peuvent parvenir directement par tous moyens appropriés dans les groupes d'analyse, via ou non les officiers de liaison concernés.

4. Si, outre les informations visées au paragraphe 3, il apparaît justifié que d'autres renseignements sont nécessaires à Europol pour remplir les fonctions visées à l'article 3 paragraphe 1 point 2, Europol peut demander:

1) aux Communautés européennes et aux organismes de droit public constitués au titre des traités instituant ces Communautés,

2) à d'autres organismes de droit public constitués dans le cadre de l'Union européenne,

3) à des organismes qui existent en vertu d'un accord entre deux ou plusieurs Etats membres de l'Union européenne,

4) à des Etats tiers,

5) à des organisations internationales et aux organismes de droit public qui en relèvent,

6) à d'autres organismes de droit public qui existent en vertu d'un accord entre deux ou plusieurs Etats, et

7) à l'Organisation internationale de police criminelle,

de lui transmettre les informations correspondantes par tous moyens appropriés. Il peut également, aux mêmes conditions et par les mêmes voies, en accepter de la part de ces différentes instances à leur initiative. Le Conseil, statuant à l'unanimité selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne, après avoir consulté le conseil d'administration, arrête les règles à observer en la matière par Europol.

5. Si Europol a obtenu dans le cadre d'autres conventions le droit d'interroger par voie automatisée d'autres systèmes d'informations, il peut rechercher de cette façon des données à caractère personnel si cela est nécessaire pour lui permettre de remplir les fonctions visées à l'article 3 paragraphe 1 point 2.

6. Si l'analyse est de caractère général et de type stratégique, l'ensemble des Etats membres, par l'intermédiaire d'officiers de liaison et/ou d'experts, est pleinement associé aux résultats des travaux, notamment par la communication des rapports établis par Europol.

Si l'analyse porte sur des cas particuliers ne concernant pas tous les Etats membres et a une visée directement opérationnelle, y participent les représentants des Etats membres suivants:

1) ceux qui sont à l'origine des informations ayant suscité la décision de création du fichier d'analyse ou qui sont immédiatement concernés par elles et ceux que le groupe d'analyse invite ultérieurement à s'associer parce qu'ils sont entre-temps également concernés;

2) ceux auxquels la consultation du système d'index révèle qu'ils ont besoin d'en connaître et qui le font valoir dans les conditions définies au paragraphe 7.

7. Les officiers de liaison habilités font valoir ce besoin d'en connaître. Chaque Etat membre désigne et habilite à cet effet un nombre limité d'officiers de liaison. Il en transmet la liste au conseil d'administration.

Pour faire valoir ce besoin d'en connaître au sens du paragraphe 6, l'officier de liaison le motive dans un écrit visé par l'autorité hiérarchique dont il relève dans son Etat et communiqué à l'ensemble des participants à l'analyse. Il est alors associé de plein droit à l'analyse en cours.

En cas d'objection au sein du groupe d'analyse, cette association de plein droit est différée le temps d'une procédure de conciliation qui peut connaître trois phases successives:

1) les participants à l'analyse s'efforcent de se mettre d'accord avec l'officier de liaison qui a fait valoir son besoin d'en connaître; ils disposent au maximum de huit jours;

2) si le désaccord persiste, les chefs des unités nationales concernées ainsi que la direction d'Europol se réunissent dans les trois jours;

3) si le désaccord persiste toujours, les représentants au conseil d'administration d'Europol des parties concernées se réunissent dans un délai de huit jours. Si l'Etat membre considéré ne renonce pas à faire valoir son besoin d'en connaître, son association de plein droit devient effective par décision consensuelle.

8. L'Etat membre qui transmet une donnée à Europol est seul juge de son degré et de sa variation de sensibilité. Toute diffusion ou exploitation opérationnelle d'une donnée d'analyse est soumise à une concertation des participants à l'analyse. Un Etat membre qui accède à une analyse en cours ne peut notamment diffuser ou exploiter les données sans accord préalable des Etats membres d'abord concernés.

Article 11 Système d'index

1. Europol constitue un système d'index des données stockées dans les fichiers visés à l'article 10 paragraphe 1.

2. Le directeur, les directeurs adjoints, les agents d'Europol dûment habilités et les officiers de liaison ont le droit de consulter le système d'index. Le système d'index doit être tel qu'il révèle clairement à l'officier de liaison consultant, sur la base des données consultées, que les fichiers visés à l'article 6 paragraphe 1 point 2 et à l'article 10 paragraphe 1 contiennent des informations concernant son Etat membre d'origine.

L'accès par les officiers de liaison est défini de telle sorte qu'il permette de déterminer si une information est stockée ou non, mais de manière à exclure tout recoupement ou déduction quant au contenu des fichiers.

3. Les modalités relatives à l'aménagement du système d'index sont définies par le conseil d'administration statuant à l'unanimité.

Article 12 Instruction de création de fichiers

1. Tout fichier automatisé de données à caractère personnel qu'il gère conformément à l'article 10 dans le cadre de ses fonctions, doit faire l'objet, de la part d'Europol, d'une instruction de création soumise à l'approbation du conseil d'administration et indiquant:

1) la dénomination du fichier,

2) l'objet du fichier,

3) les catégories de personnes concernées par les données qu'il contiendra,

4) le type de données à stocker et, éventuellement, les données strictement nécessaires parmi celles énumérées à l'article 6 première phrase de la convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981,

5) les différents types de données à caractère personnel permettant d'accéder à l'ensemble du fichier,

6) le transfert ou l'introduction des données à stocker,

7) les conditions dans lesquelles des données à caractère personnel stockées dans le fichier peuvent être transmises, et à quels destinataires et selon quelle procédure,

8) les délais de vérification des données et la durée pendant laquelle elles sont stockées,

9) le mode d'établissement des procès-verbaux.

L'autorité de contrôle commune prévue à l'article 24 est immédiatement avisée par le directeur d'Europol du projet d'instruction de création d'un tel fichier et reçoit communication du dossier afin de formuler, à l'attention du conseil d'administration, toutes observations qu'elle estime nécessaires.

2. Si, compte tenu de l'urgence, il n'est pas possible d'obtenir l'approbation du conseil d'administration comme prévu au paragraphe 1, le directeur, à son initiative ou à la demande des Etats membres concernés, peut, par décision motivée, décider de créer un fichier. Il en informe simultanément les membres du conseil d'administration. La procédure visée au paragraphe 1 doit alors être engagée immédiatement et menée à son terme dans les meilleurs délais.

TITRE IV

DISPOSITIONS COMMUNES RELATIVES AU TRAITEMENT DE L'INFORMATIONS

Article 13 Obligation d'informer

Europol communique sans délai aux unités nationales et, à la demande de celles-ci, à leurs officiers de liaison, les informations concernant leur Etat membre, ainsi que les liens qui ont pu être établis entre des infractions qui relèvent de la compétence d'Europol en vertu de l'article 2. Des informations et renseignements sur d'autres infractions graves, dont Europol prend connaissance dans l'accomplissement de ses tâches, peuvent également être transmises.

Article 14 Niveau de protection des données

1. Dans le cadre de l'application de la présente convention, chaque Etat membre prend, au plus tard pour la date d'entrée en vigueur de ladite convention, en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel dans des fichiers, les mesures de droit interne nécessaires pour garantir un niveau de protection des données correspondant au moins à celui qui résulte de l'application des principes de la convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981, et tient compte à cet égard de la recommandation R(87) 15 du Comité des ministres du Conseil de l'Europe, du 17 septembre 1987, sur l'utilisation des données à caractère personnel par la police.

2. La transmission de données à caractère personnel prévue dans la présente convention ne pourra commencer que lorsque, sur le territoire de chacun des Etats membres participant à cette transmission, les règles prescrites par le paragraphe 1 en matière de protection des données seront entrées en vigueur.

3. Lors de la collecte, du traitement et de l'utilisation de données à caractère personnel, Europol respecte les principes de la convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981, et de la recommandation R(87) 15 du Comité des ministres du Conseil de l'Europe du 17 septembre 1987.

Europol respecte ces principes également pour les données non automatisées qu'il détient sous forme de fichiers, à savoir tout ensemble structuré de données personnelles accessible selon des critères déterminés.

Article 15 Responsabilité en matière de protection des données

1. Sous réserve d'autres dispositions de la présente convention, la responsabilité relative aux données conservées dans les services d'Europol, en particulier en ce qui concerne le caractère licite de la collecte, de la transmission à Europol et de l'introduction ainsi que l'exactitude, l'actualité des données et le contrôle des délais de conservation, incombe:

1) à l'Etat membre qui a introduit ou qui a transmis les données,

2) à Europol en ce qui concerne les données qui lui ont été transmises par des tiers ou qui résultent des travaux d'analyse d'Europol.

2. En outre, sous réserve d'autres dispositions de la présente convention, Europol est responsable de toutes les données parvenues à Europol et traitées par lui, qu'elles soient dans le système d'informations visé à l'article 8, dans les fichiers créés aux fins de l'analyse visés à l'article 10, dans le système d'index visé à l'article 11 ou dans ceux de l'article 14 paragraphe 3.

3. Europol stocke les données de telle manière qu'on puisse identifier les Etats membres ou les tiers qui les ont transmises ou reconnaître qu'elles résultent de travaux d'analyse d'Europol.

Article 16 Dispositions relatives à l'etablissement des rapports

En moyenne, Europol établit des rapports pour au moins une demande sur dix – et pour chaque demande faite dans le cadre du système d'informations prévu à l'article 7 – concernant des données à caractère personnel aux fins d'en contrôler le caractère licite. Les données contenues dans les rapports ne peuvent être utilisées qu'à cette fin par Europol et par les autorités de contrôle visées aux articles 23 et 24 et sont effacées au bout de six mois à moins qu'elles ne soient nécessaires pour un contrôle en cours. Le conseil d'administration règle les détails après avoir entendu l'autorité de contrôle commune.

Article 17 Règles d'utilisation

1. Les données à caractère personnel extraites du système d'informations, du système d'index ou des fichiers créés aux fins de l'analyse et les données communiquées par tout autre moyen approprié ne doivent être transmises ou utilisées que par les services compétents des Etats membres pour prévenir et lutter contre la criminalité relevant de la compétence d'Europol et contre les autres formes graves de criminalité.

L'utilisation des données visées au premier alinéa se fait dans le respect du droit de l'Etat membre dont relèvent les services utilisateurs.

Europol ne peut utiliser les données visées au paragraphe 1 que pour remplir les fonctions prévues à l'article 3.

2. Si, pour certaines données, l'Etat membre émetteur ou bien l'Etat ou l'instance tiers visé à l'article 10 paragraphe 4 indique qu'elles sont soumises dans cet Etat membre ou auprès du tiers à des restrictions d'utilisation particulières, ces restrictions doivent être respectées également par l'utilisateur hormis dans le cas particulier où le droit national oblige à déroger aux restrictions d'utilisation au profit des autorités judiciaires, des institutions législatives ou de toute autre instance indépendante créée par la loi et chargée du contrôle des services nationaux compétents au sens de l'article 2 paragraphe 4. Dans ce cas, les données ne peuvent être utilisées qu'après consultation préalable de l'Etat émetteur dont les intérêts et points de vue doivent être pris en compte autant que possible.

3. L'utilisation des données à d'autres fins ou par d'autres autorités que celles visées à l'article 2 n'est possible qu'après autorisation préalable de l'Etat membre qui a transmis les données pour autant que le droit national de cet Etat membre le permet.

Article 18 Transmission de données à des Etats et instances tiers

1. Europol peut transmettre des données à caractère personnel conservées par ses services à des Etats et instances tiers au sens de l'article 10 paragraphe 4 et aux conditions posées au paragraphe 4 du présent article, lorsque:

1) cette mesure est nécessaire, dans des cas individuels, pour la prévention ou la lutte contre les infractions relevant de la compétence d'Europol conformément à l'article 2,

2) un niveau adéquat de protection des données est garanti dans cet Etat ou cette instance, et que

3) cette mesure est admissible selon les règles générales au sens du paragraphe 2.

2. Le Conseil, statuant selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne et compte tenu des circonstances visées au paragraphe 3, arrête à l'unanimité des règles générales pour la transmission par Europol de données à caractère personnel aux Etats et instances tiers au sens de l'article 10 paragraphe 4. Le conseil d'administration prépare la décision du Conseil et consulte l'autorité de contrôle commune visée à l'article 24.

3. Le caractère adéquat du niveau de protection des données offert par les Etats et instances tiers au sens de l'article 10 paragraphe 4 est apprécié en tenant compte de toutes les circonstances qui interviennent lors de la transmission de données à caractère personnel, notamment:

1) du type de données,

2) de leur finalité,

3) de la durée du traitement prévu ainsi que

4) des dispositions générales ou particulières s'appliquant aux Etats et instances tiers au sens de l'article 10 paragraphe 4.

4. Si les données visées ont été transmises à Europol par un Etat membre, Europol ne peut les transmettre aux Etats et instances tiers qu'avec l'accord de l'Etat membre. L'Etat membre peut donner, à cet effet, un accord préalable, général ou non, révocable à tout moment.

Si les données n'ont pas été transmises par un Etat membre, Europol s'assure que leur transmission n'est pas de nature à:

1) empêcher un Etat membre de s'acquitter dûment des fonctions relevant de sa compétence,

2) menacer la sécurité et l'ordre publics d'un Etat membre ou risquer de lui nuire d'une quelconque façon.

5. Europol est responsable du caractère licite de la transmission. Il doit prendre note de la transmission et de son motif. La transmission n'est autorisée que si le destinataire s'engage à ce que les données ne soient utilisées qu'aux fins auxquelles elles ont été transmises. Cela ne concerne pas la transmission des données à caractère personnel que rend nécessaire une demande d'Europol.

6. Lorsque la transmission visée au paragraphe 1 concerne des informations qui doivent être tenues secrètes, elle n'est autorisée que s'il existe un accord de protection du secret entre Europol et le destinataire.

Article 19 Droit d'accès

1. Toute personne désirant exercer son droit d'accéder aux données la concernant, stockées à Europol, ou de les faire vérifier peut, à cet effet, formuler gratuitement une demande dans tout Etat membre de son choix à l'autorité nationale compétente qui saisit alors sans délai Europol et avise le requérant qu'Europol lui répondra directement.

2. La demande doit faire l'objet d'un traitement complet par Europol dans les trois mois qui suivent sa réception par l'autorité nationale compétente de l'Etat membre.

3. Le droit de toute personne d'accéder aux données la concernant ou de les faire vérifier s'exerce dans le respect du droit de l'Etat membre auprès duquel elle le fait valoir, en tenant compte des dispositions suivantes:

Lorsque le droit de l'Etat membre saisi prévoit la communication relative aux données, celle-ci est refusée dans la mesure où cela est nécessaire:

1) pour qu'Europol puisse s'acquitter dûment de ses fonctions,

2) pour protéger la sécurité des Etats membres et l'ordre public ou pour lutter contre les infractions criminelles,

3) pour protéger les droits et les libertés des tiers,

et, par conséquent, l'intérêt de la personne concernée par la communication des informations ne peut prévaloir.

4. Le droit à la communication s'exerce dans le respect du paragraphe 3 selon les procédures suivantes:

1) pour les données intégrées dans le système d'informations défini à l'article 8, leur communication ne peut être décidée que si l'Etat membre qui a introduit les données et les Etats membres directement concernés par cette communication ont eu, au préalable, l'occasion de faire connaître leur position qui peut aller jusqu'au refus de communication. Les données communicables ainsi que les modalités de communication sont indiquées par l'Etat membre qui a introduit les données;

2) pour les données intégrées par Europol dans le système d'informations, les Etats membres directement concernés par cette communication doivent avoir eu, au préalable, l'occasion de faire connaître leur position qui peut aller jusqu'au refus de communication;

3) pour les données intégrées dans les fichiers de travail à des fins d'analyse définis à l'article 10, leur communication est subordonnée à un consensus d'Europol et des Etats membres participant à l'analyse, au sens de l'article 10 paragraphe 2, et du ou des Etats membres directement concernés par cette communication.

Lorsqu'un ou plusieurs Etats membres ou Europol ont manifesté leur opposition à la communication relative aux données, Europol notifie au requérant qu'il a procédé aux vérifications sans donner d'indications qui puissent lui révéler s'il est ou non connu.

5. Le droit à la vérification s'exerce selon les procédures suivantes:

Lorsque le droit national applicable ne prévoit pas la communication relative aux données ou s'il s'agit d'une simple demande de vérification, Europol, en étroite coordination avec les autorités nationales concernées procède aux vérifications et notifie au requérant qu'il a procédé aux vérifications, sans donner d'indications qui puissent révéler s'il est ou non connu.

6. Dans sa réponse à une demande de vérification ou d'accès aux données, Europol informe le requérant qu'il peut former un recours devant l'autorité de contrôle commune s'il n'est pas satisfait de la décision. Ce dernier peut également saisir l'autorité de contrôle commune s'il n'a pas été répondu à sa demande dans les délais impartis par le présent article.

7. Si le requérant dépose un recours devant l'autorité de contrôle commune prévue à l'article 24, celui-ci est instruit par cette autorité.

Lorsque le recours concerne la communication relative aux données introduites par un Etat membre dans le système d'informations, l'autorité de contrôle commune prend sa décision conformément au droit national de l'Etat membre auprès duquel la demande a été introduite. L'autorité de contrôle commune consulte préalablement l'autorité de contrôle nationale ou la juridiction compétente de l'Etat membre qui est à l'origine de la donnée. Celle-ci procède aux vérifications nécessaires afin, notamment, d'établir si la décision de refus est intervenue conformément aux dispositions du paragraphe 3 et du paragraphe 4 premier alinéa du présent article. Dans ce cas, la décision, pouvant aller jusqu'au refus de communication, est prise par l'autorité de contrôle commune en étroite coordination avec l'autorité de contrôle nationale ou la juridiction compétente.

Lorsque le recours concerne la communication relative aux données introduites par Europol dans le système d'informations ou des données stockées dans les fichiers de travail aux fins d'analyse, l'autorité de contrôle commune, en cas d'opposition persistante d'Europol ou d'un Etat membre, ne peut, après avoir entendu Europol ou l'Etat membre, passer outre à cette opposition qu'à la majorité des deux tiers de ses membres. Si cette majorité n'est pas réunie, l'autorité de contrôle commune notifie au requérant qu'il a été procédé aux vérifications, sans donner d'indications qui puissent révéler à ce dernier s'il est ou non connu.

Lorsque le recours concerne la vérification des données introduites par un Etat membre dans le système d'informations l'autorité de contrôle commune s'assure que les vérifications nécessaires ont été correctement effectuées, en étroite coordination avec l'autorité de contrôle nationale de l'Etat membre qui a introduit les données. L'autorité de contrôle commune notifie au requérant qu'il a été procédé aux vérifications, sans donner d'indications qui puissent révéler à ce dernier s'il est ou non connu.

Lorsque le recours concerne la vérification des données introduites par Europol dans le système d'informations ou des données stockées dans les fichiers de travail aux fins d'analyse, l'autorité de contrôle commune s'assure que les vérifications nécessaires ont été correctement effectuées par Europol. L'autorité de contrôle commune notifie au requérant qu'il a été procédé aux vérifications, sans donner d'indications qui puissent révéler à ce dernier s'il est ou non connu.

8. Les dispositions susvisées s'appliquent par analogie aux données non automatisées détenues par Europol sous forme de fichiers, à savoir tout ensemble structuré de données personnelles accessibles selon des critères déterminés.

Article 20 Rectification et effacement des données

1. S'il s'avère que des données stockées par Europol, qui lui ont été transmises par des Etats ou des instances tiers ou qui résultent de son activité d'analyse, sont entachées d'erreurs ou que leur introduction ou leur stockage sont contraires aux dispositions de la présente convention, Europol est tenu de rectifier ces données ou de les effacer.

2. Si des données entachées d'erreurs ou contraires aux dispositions de la présente convention sont introduites directement par les Etats membres à Europol, ceux-ci sont tenus de les rectifier ou de les effacer en liaison avec Europol. Si des données entachées d'erreurs sont transmises par un autre moyen approprié ou si les erreurs affectant les données fournies par les Etats membres sont dues à une transmission fautive ou contraire aux dispositions de la présente convention ou si elles proviennent de leur introduction, de leur prise en compte ou de leur stockage fautifs ou contraires aux dispositions de la présente convention par Europol, celui-ci est tenu de les rectifier ou de les effacer en liaison avec les Etats membres concernés.

3. Dans les cas visés aux paragraphes 1 et 2, tous les destinataires de ces données sont informés sans délai. Ces derniers sont tenus de procéder également à la rectification ou à l'effacement de ces données.

4. Toute personne est en droit de demander à Europol qu'il soit procédé à la rectification ou à l'effacement des données erronées la concernant.

Europol informe le requérant qu'il a été procédé à la rectification ou à l'effacement des données le concernant. Si le requérant n'est pas satisfait de la réponse d'Europol ou s'il n'a pas obtenu de réponse dans un délai de trois mois, il peut saisir l'autorité de contrôle commune.

Article 21 Délais pour la conservation et l'effacement des fichiers

1. Les données contenues dans des fichiers ne doivent être conservées à Europol que le temps nécessaire pour lui permettre de remplir ses fonctions. La nécessité de continuer à conserver les données doit être examinée au plus tard trois ans après leur introduction. La vérification des données conservées dans le système d'informations et de leur effacement est effectuée par l'unité qui les a introduites. La vérification des données conservées dans les autres fichiers des services d'Europol et de leur effacement est effectuée par Europol. Europol signale automatiquement aux Etats membres, avec un préavis de trois mois, l'expiration des délais d'examen concernant la conservation des données qu'ils ont introduites.

2. Lorsqu'elles effectuent la vérification, les unités mentionnées au paragraphe 1 troisième et quatrième phrases peuvent décider de conserver les données jusqu'à la vérification suivante, si leur conservation reste nécessaire pour permettre à Europol de remplir ses fonctions. Si elles décident de ne pas conserver davantage les données, celles-ci sont effacées automatiquement.

3. Les données à caractère personnel des personnes visées à l'article 10 paragraphe 1 premier alinéa point 1) ne doivent pas être conservées plus de trois ans au total. Le délai recommence chaque fois à courir le jour où se produit un événement qui entraîne le stockage de données sur la personne concernée. La nécessité de leur conservation est réexaminée chaque année et le réexamen fait l'objet d'une mention.

4. Si un Etat membre efface dans ses fichiers nationaux des données transmises à Europol que celui-ci conserve dans les autres fichiers, il en informe Europol. Ce dernier efface alors les données, à moins qu'elles ne présentent pour lui un intérêt autre, compte tenu des renseignements dont il dispose par ailleurs et que ne possède pas l'Etat membre qui les a transmises. Europol informe l'Etat membre concerné du maintien de ces données dans les fichiers.

5. L'effacement n'a pas lieu s'il risque de nuire à des intérêts dignes de protection de l'intéressé. Dans ce cas, les données ne peuvent plus être utilisées qu'avec le consentement de l'intéressé.

Article 22 Conservation et rectification de données figurant dans des dossiers

1. S'il s'avère que l'ensemble d'un dossier ou que des données figurant dans ce dossier détenu par Europol ne sont plus nécessaires pour l'accomplissement des fonctions d'Europol, ou si ces informations sont dans leur ensemble contraires aux dispositions de la présente convention, le dossier ou les données concernées doivent être détruits. Tant que le dossier ou les données concernées ne sont pas effectivement détruits, une mention interdisant toute utilisation doit y être apposée.

Un dossier peut ne pas être détruit lorsqu'il y a lieu de supposer que cela porterait atteinte aux intérêts légitimes de la personne concernée par ces données. Dans ce cas, la même mention interdisant toute utilisation de ce dossier doit y être alors portée.

2. S'il s'avère que des données figurant dans les dossiers d'Europol sont entachées d'erreurs, Europol est tenu de les rectifier.

3. Toute personne concernée par un dossier d'Europol peut exercer vis-à-vis d'Europol un droit à rectification, destruction du dossier ou inscription d'une mention. L'article 20 paragraphe 4 et l'article 24 paragraphes 2 et 7 sont applicables.

Article 23 Autorité de contrôle nationale

1. Chaque Etat membre désigne une autorité de contrôle nationale chargée de contrôler en toute indépendance et dans le respect du droit national que l'introduction, la consultation ainsi que la transmission, sous quelque forme que ce soit, à Europol, de données à caractère personnel par cet Etat membre sont licites et de s'assurer que les droits des personnes n'en sont pas lésés. A cette fin, l'autorité de contrôle a accès, auprès des unités nationales ou des officiers de liaison, aux données introduites par l'Etat membre contenues dans le système d'informations et dans le système d'index selon les procédures nationales applicables.

Pour exercer leur contrôle, les autorités de contrôle nationales ont accès aux bureaux et aux dossiers des officiers de liaison respectifs au sein d'Europol.

En outre, conformément aux procédures nationales applicables, les autorités de contrôle nationales contrôlent les activités que mènent les unités nationales conformément à l'article 4 paragraphe 4 et celles des officiers de liaison conformément à l'article 5 paragraphe 3 points 1, 2 et 3 et paragraphes 4 et 5, dans la mesure où ces activités concernent la protection des données personnelles.

2. Toute personne a le droit de demander à l'autorité de contrôle nationale de s'assurer que l'introduction et la transmission à Europol, sous quelque forme que ce soit, des données qui la concernent ainsi que la consultation des données par l'Etat membre concerné sont licites.

Ce droit est régi par le droit national de l'Etat membre auquel appartient l'autorité de contrôle sollicitée.

Article 24 Autorité de contrôle commune

1. Il est institué une autorité de contrôle commune indépendante chargée de surveiller, dans le respect de la présente convention, l'activité d'Europol afin de s'assurer que le stockage, le traitement et l'utilisation des données dont disposent les services d'Europol ne portent pas atteinte aux droits des personnes. L'autorité de contrôle commune contrôle en outre la licéité de la transmission des données qui ont pour origine Europol. L'autorité de contrôle commune se compose au maximum de deux membres ou représentants, éventuellement assistés de suppléants, de chacune des autorités de contrôle nationales, offrant donc toutes les garanties d'indépendance et possédant les capacité requises, et nommés pour cinq ans par chaque Etat membre. Chaque délégation dispose d'une voix délibérative.

L'autorité de contrôle commune désigne en son sein un président.

Dans l'exercice de leurs attributions, les membres de l'autorité de contrôle commune ne reçoivent d'instructions d'aucune autorité.

2. Europol est tenu d'assister l'autorité de contrôle commune dans l'exécution de ses fonctions. Il doit en particulier:

1) lui fournir les renseignements qu'elle demande, lui donner accès à tous les documents et dossiers ainsi qu'un accès aux données stockées,

2) la laisser à tout moment accéder librement à tous ses locaux,

3) exécuter les décisions de l'autorité de contrôle commune en matière de recours conformément aux dispositions prévues à l'article 19 paragraphe 7 et à l'article 20 paragraphe 4.

3. L'autorité de contrôle commune est également compétente pour analyser les difficultés d'application et d'interprétation liées à l'activité d'Europol en matière de traitement et d'utilisation de données à caractère personnel, pour étudier les problèmes qui peuvent se poser, lors du contrôle indépendant effectué par les autorités de contrôle des Etats membres ou à l'occasion de l'exercice du droit d'information ainsi que pour élaborer des propositions harmonisées en vue de trouver des solutions communes aux problèmes existants.

4. Toute personne a le droit de demander à l'autorité de contrôle commune de s'assurer que les éventuels stockage, collecte, traitement et utilisation de données à caractère personnel la concernant ont été effectués au sein d'Europol de façon licite et correcte.

5. Si l'autorité de contrôle commune constate que des dispositions de la présente convention n'ont pas été respectées lors du stockage, du traitement ou de l'utilisation de données à caractère personnel, elle adresse toutes observations qu'elle estime nécessaires au directeur d'Europol et demande que la réponse à ses observations lui soit apportée dans un délai qu'elle fixe. Le directeur tient informé le conseil d'administration de toute la procédure. En cas de difficultés, l'autorité de contrôle commune saisit le conseil d'administration.

6. L'autorité de contrôle commune établit à intervalles réguliers un rapport d'activité. Celui-ci est transmis, selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne au Conseil; auparavant, l'occasion est donnée au conseil d'administration d'émettre un avis qui sera joint au rapport.

L'autorité de contrôle commune décide de rendre public ou non son rapport d'activité, et, le cas échéant, décide des modalités de cette publication.

7. L'autorité de contrôle commune, par une décision prise à l'unanimité, établit son règlement intérieur. Celui-ci est soumis à l'approbation unanime du Conseil. Elle constitue en son sein un comité composé d'un membre de chaque délégation, disposant chacun d'une voix délibérative. Ce comité est chargé d'examiner par tous moyens appropriés les recours prévus à l'article 19 paragraphe 7 et à l'article 20 paragraphe 4. Si elles le demandent, les parties, assistées de leur conseil si elles le souhaitent, sont entendues par ce comité. Les décisions prises dans ce cadre sont définitives à l'égard de toutes les parties concernées.

8. Elle peut créer, en outre, une ou plusieurs commissions.

9. Elle est consultée sur la partie du projet de budget qui la concerne. Son avis est annexé au projet de budget en question.

10. Elle est assistée par un secrétariat dont les tâches sont déterminées par le règlement intérieur.

Article 25 Sécurité des données

1. Il appartient à Europol de prendre les mesures techniques et les dispositions d'organisation nécessaires à l'exécution de la présente convention. Les mesures ne sont nécessaires que si leur coût est en rapport avec l'objectif de protection visé.

2. Chaque Etat membre et Europol prennent, en ce qui concerne le traitement automatisé des données dans les services d'Europol, les mesures qui sont propres à:

1) interdire à toute personne non autorisée d'accéder aux installations utilisées pour le traitement de données à caractère personnel (contrôle à l'entrée des installations);

2) empêcher que des supports de données ne puissent être lus, copiés, modifiés ou enlevés par une personne non autorisée (contrôle des supports de données);

3) empêcher l'introduction non autorisée dans le fichier ainsi que toute prise de connaissance, modification ou effacement non autorisés de données à caractère personnel intégrées (contrôle de l'intégration);

4) empêcher que des systèmes de traitement automatisé de données ne puissent être utilisés par des personnes non autorisées à l'aide d'installations de transmission de données (contrôle de l'utilisation);

5) garantir que, pour l'utilisation d'un système de traitement automatisé de données, les personnes autorisées ne puissent accéder qu'aux données relevant de leur compétence (contrôle de l'accès);

6) garantir qu'il puisse être vérifié et constaté à quelles instances des données à caractère personnel peuvent être transmises par des installations de transmission de données (contrôle de la transmission);

7) garantir qu'il puisse être vérifié et constaté a posteriori quelles données à caractère personnel ont été introduites dans les systèmes de traitement automatisé de données, à quel moment et par quelle personne elles y ont été introduites (contrôle de l'introduction);

8) empêcher que, lors de la transmission de données à caractère personnel ainsi que lors du transport de supports de données, les données ne puissent être lues, copiées, modifiées ou effacées de façon non autorisée (contrôle du transport);

9) assurer que les systèmes employés puissent être réparés immédiatement en cas de dérangement (remise en état);

10) assurer que les fonctions du système ne soient pas défectueuses, que les erreurs de fonctionnement soient immédiatement signalées (fiabilité) et que les données stockées ne puissent pas être faussées par une erreur de fonctionnement du système (authenticité).

TITRE V

STATUT JURIDIQUE, ORGANISATION ET DISPOSITIONS FINANCIERES

Article 26 Capacité juridique

1. Europol a la personnalité juridique.

2. Dans chaque Etat membre, Europol possède la capacité juridique la plus large reconnue aux personnes morales par la législation nationale. Europol peut notamment acquérir ou aliéner des biens immobiliers ou mobiliers et ester en justice.

3. Europol est habilité à conclure un accord de siège avec le Royaume des Pays-Bas, à conclure les accords de protection du secret exigés en vertu de l'article 18 paragraphe 6 ainsi que d'autres arrangements avec les Etats et instances tiers au sens de l'article 10 paragraphe 4, dans le cadre des règles arrêtées à l'unanimité par le Conseil sur la base de la présente convention ainsi que du titre VI du traité sur l'Union européenne.

Article 27 Organes d'Europol

Les organes d'Europol sont:

1) le conseil d'administration,

2) le directeur,

3) le contrôleur financier,

4) le comité budgétaire.

Article 28 Conseil d'administration

1. Europol a un conseil d'administration. Le conseil d'administration:

1) participe à l'élargissement de l'objectif d'Europol (article 2 paragraphe 2),

2) définit à l'unanimité les droits et obligations des officiers de liaison à l'égard d'Europol (article 5),

3) décide à l'unanimité du nombre d'officiers de liaison que les Etats membres peuvent envoyer auprès d'Europol (article 5),

4) assure la préparation des règles d'application sur les fichiers (article 10),

5) participe à l'adoption des règles relatives aux relations entre Europol et les Etats et instances tiers au sens de l'article 10 paragraphe 4 (articles 10, 18, 42),

6) définit, à l'unanimité, les modalités relatives à l'aménagement du système d'index (article 11),

7) approuve à la majorité des deux tiers les instructions de création de fichiers (article 12),

8) peut prendre position sur les observations et sur les rapports de l'autorité de contrôle commune (article 24),

9) examine les problèmes sur lesquels l'autorité commune de contrôle appelle son attention (article 24 paragraphe 5),

10) règle les détails de la procédure de contrôle du caractère de licéité des demandes dans le cadre du système d'information (article 16),

11) participe à la nomination et à la révocation du directeur et des directeurs adjoints (article 29),

12) contrôle que le directeur s'acquitte régulièrement de sa charge (articles 7, 29),

13) participe à l'adoption du statut du personnel (article 30),

14) participe à l'élaboration d'accords de protection du secret et à l'adoption de dispositions en matière de protection du secret (articles 18, 31),

15) participe à l'établissement du budget, y compris le tableau des effectifs, à la vérification des comptes et à la décharge du directeur (articles 35, 36),

16) adopte à l'unanimité le plan financier quinquennal (article 35),

17) nomme à l'unanimité le contrôleur financier et surveille sa gestion (article 35),

18) participe à l'adoption du règlement financier (article 35),

19) approuve à l'unanimité la conclusion de l'accord de siège (article 37),

20) adopte à l'unanimité les règles d'habilitation des agents d'Europol,

21) statue à la majorité des deux tiers sur les litiges entre un Etat membre et Europol ou entre Etats membres concernant les indemnisations effectuées au titre de la responsabilité du fait d'un traitement illicite ou incorrect (article 38),

22) participe à la modification éventuelle de la convention (article 43),

23) est responsable d'autres tâches qui lui sont confiées par le Conseil, notamment dans le cadre des dispositions d'application de la présente convention.

2. Le conseil d'administration se compose d'un représentant de chaque Etat membre. Chaque membre du conseil d'administration dispose d'une voix.

3. Chaque membre du conseil d'administration peut se faire remplacer par un membre suppléant; en cas d'absence du membre titulaire, le membre suppléant peut exercer le droit de vote de celui-ci.

4. La Commission des Communautés européennes est invitée à assister aux réunions du conseil d'administration mais ne prend pas part au vote. Le conseil d'administration peut toutefois décider de délibérer en l'absence du représentant de la Commission.

5. Les membres titulaires ou suppléants sont habilités à se faire accompagner ou conseiller, lors des délibérations du conseil d'administration, par des experts des différents Etats membres.

6. La présidence du conseil d'administration est assurée par le représentant de l'Etat membre qui exerce la présidence du Conseil.

7. Le conseil d'administration arrête son règlement intérieur à l'unanimité.

8. Les abstentions ne font pas obstacle à l'adoption des décisions du conseil d'administration qui requièrent l'unanimité.

9. Le conseil d'administration se réunit au moins deux fois par an.

10. Le conseil d'administration adopte chaque année à l'unanimité:

1) un rapport général sur les activités d'Europol durant l'année écoulée,

2) un rapport prévisionnel sur les activités d'Europol qui tient compte des besoins opérationnels des Etats membres et des incidences sur le budget et les effectifs d'Europol.

Ces rapports sont soumis au Conseil selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne.

Article 29 Directeur

1. Europol est placé sous l'autorité d'un directeur nommé par le Conseil statuant à l'unanimité sur avis du conseil d'administration selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne, pour une période de quatre ans, renouvelable une fois.

2. Le directeur est assisté par des directeurs adjoints dont le nombre est déterminé par le Conseil et qui sont nommés selon la procédure prévue au paragraphe 1 pour une période de quatre ans, renouvelable une fois. Leurs tâches sont précisées par le directeur.

3. Le directeur est responsable:

1) de l'exécution des tâches confiées à Europol,

2) de l'administration courante,

3) de la gestion du personnel,

4) de l'élaboration et de l'exécution adéquates des décisions du conseil d'administration,

5) de la préparation des projets de budget, du tableau des effectifs et du plan financier quinquennal ainsi que de l'exécution du budget d'Europol,

6) de toutes les autres tâches qui lui sont confiées par la convention ou par le conseil d'administration.

4. Le directeur est responsable de sa gestion devant le conseil d'administration. Il participe aux réunions du conseil d'administration.

5. Le directeur est le représentant légal d'Europol.

6. Par décision du Conseil statuant à la majorité des deux tiers des voix des Etats membres, selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne, le directeur et les directeurs adjoints peuvent être révoqués après avis du conseil d'administration.

7. Par dérogation aux paragraphes 1 et 2, le premier mandat du directeur est de cinq ans après l'entrée en vigueur de la convention, celui de son premier directeur adjoint de quatre ans et celui de son deuxième directeur adjoint de trois ans.

Article 30 Personnel

1. Le directeur, les directeurs adjoints et les agents d'Europol doivent s'acquitter de leurs fonctions en ayant en vue les objectifs et les fonctions d'Europol, sans solliciter ni accepter d'instructions d'aucun gouvernement, autorité, organisation ou personne extérieure à Europol, pour autant que la présente convention n'en dispose pas autrement, et sans préjudice des dispositions du titre VI du traité sur l'Union européenne.

2. Le directeur est le supérieur hiérarchique des directeurs adjoints et des agents d'Europol. Il nomme les agents et les révoque. Dans le choix des agents, il tient compte, outre de l'aptitude personnelle et de la compétence professionnelle, également de la nécessité de garantir une prise en considération adéquate des ressortissants de tous les Etats membres et des langues officielles de l'Union européenne.

3. Les modalités sont fixées dans le statut du personnel qui est arrêté par le Conseil à l'unanimité, sur avis du conseil d'administration et selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne.

Article 31 Confidentialité

1. Europol et les Etats membres prennent les mesures appropriées pour garantir la protection des informations qui doivent être tenues secrètes, qui sont collectées en application de la présente convention ou échangées dans le cadre d'Europol. A cet effet, le Conseil adopte à l'unanimité une réglementation pertinente en matière de protection du secret, qui a été préparée par le conseil d'administration et soumise au Conseil selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne.

2. Lorsque des personnes se voient confier par Europol des activités sensibles du point de vue de la sécurité, les Etats membres s'engagent à faire effectuer, à la demande du directeur d'Europol, les enquêtes de sécurité concernant leurs propres ressortissants concernés, conformément à leurs dispositions nationales, et à s'entraider dans cette tâche. L'autorité compétente en vertu des dispositions nationales se borne à transmettre à Europol les conclusions de l'enquête de sécurité et ces dernières sont contraignantes à l'égard d'Europol.

3. Chaque Etat membre et Europol ne peuvent désigner pour le traitement de données dans les services d'Europol que des personnes spécialement qualifiées et soumises à un contrôle de sécurité.

Article 32 Obligation de réserve et de confidentialité

1. Les organes, leurs membres, les directeurs adjoints, les agents d'Europol et les officiers de liaison sont tenus de s'abstenir de tout acte et de toute expression d'opinion qui puisse porter atteinte à la dignité d'Europol ou nuire à son activité.

2. Les organes, leurs membres, les directeurs adjoints, les agents d'Europol, les officiers de liaison ainsi que toutes les autres personnes auxquelles a été expressément imposée une obligation de réserve ou de confidentialité sont tenus de ne divulguer aucun des faits et informations qui viendraient à leur connaissance dans l'exercice de leurs fonctions ou dans le cadre de leur activité à l'égard de toute personne non autorisée et du public. Cela ne vaut pas pour des faits et informations dont le contenu ne doit pas être tenu secret. L'obligation de réserve et de confidentialité demeure également après cessation de leurs fonctions, de leur contrat de travail ou de leur activité. L'obligation visée dans la première phrase est notifiée par Europol et les conséquences pénales d'une violation sont signalées ; la notification est constatée par écrit.

3. Les organes, leurs membres, les directeurs adjoints, les agents d'Europol, les officiers de liaison ainsi que les personnes soumises à l'obligation prévue au paragraphe 2 ne peuvent, sans en référer au directeur ou, s'il s'agit du directeur, au conseil d'administration, faire ni déposition ni déclaration à l'occasion d'une procédure judiciaire ou extrajudiciaire sur des faits et informations qui seraient venus à leur connaissance dans l'exercice de leurs fonctions ou de leurs activités.

Le directeur ou le conseil d'administration, selon les cas, s'adresse à l'autorité judiciaire ou à toute autre instance compétente pour que soient prises les mesures nécessaires conformément au droit national qui s'applique à l'instance saisie, soit pour que soient aménagées les modalités du témoignage afin de garantir la confidentialité des informations, soit, pour autant que le droit national le permet, pour refuser la communication relative aux informations dans la mesure où la protection d'intérêts primordiaux d'Europol ou d'un Etat membre l'exige.

Dans la mesure où le droit de l'Etat membre prévoit le droit de refuser de témoigner, les personnes appelées à témoigner doivent être dûment autorisées à témoigner. L'autorisation est donnée par le directeur et, dans le cas où il est lui-même appelé à témoigner, par le conseil d'administration. Lorsqu'un officier de liaison est appelé à témoigner à propos d'informations qui lui viennent d'Europol, cette autorisation est délivrée après accord de l'Etat membre dont relève l'officier de liaison concerné.

En outre, lorsqu'il apparaît que le témoignage peut comprendre des informations et renseignements qui ont été transmis par un Etat membre ou qui concernent apparemment un Etat membre, l'avis de cet Etat membre doit être obtenu avant la délivrance de l'autorisation.

L'autorisation de témoigner ne peut être refusée que dans la mesure où cela est nécessaire pour garantir des intérêts supérieurs dignes de la protection d'Europol ou de celle du ou des Etats membres concernés.

Cette obligation demeure également après cessation de leurs fonctions, de leur contrat de travail ou de leur activité.

4. Chaque Etat membre traite toute violation des obligations de réserve ou de confidentialité visées aux paragraphes 2 et 3 comme une violation de ses règles de droit relatives au respect du secret professionnel ou ses dispositions relatives à la protection de matériel confidentiel.

Le cas échéant, chaque Etat membre instaure au plus tard à la date d'entrée en vigueur de la présente convention les règles de droit national ou les dispositions qui sont requises aux fins de la poursuite d'une violation des obligations de réserve ou de protection du secret visées aux paragraphes 2 et 3. Il fait en sorte que ces règles et dispositions s'appliquent également à ses propres agents qui dans le cadre de leurs activités sont en relation avec Europol.

Article 33 Langues

1. Les rapports et tous les autres documents et pièces qui sont portés à la connaissance du conseil d'administration doivent lui être présentés dans toutes les langues officielles de l'Union européenne; les langues de travail du conseil d'administration sont les langues officielles de l'Union européenne.

2. Les travaux de traduction nécessaires au travail d'Europol sont assurés par le centre de traduction des institutions de l'Union européenne.

Article 34 Information du parlement européen

1. La Présidence du Conseil adresse annuellement au Parlement européen un rapport spécial sur les travaux menés par Europol. Le Parlement européen est consulté lors de la modification éventuelle de la présente convention.

2. Vis-à-vis du Parlement européen, la Présidence du Conseil ou le représentant désigné par la Présidence tient compte des obligations de réserve et de protection du secret.

3. Les obligations prévues au présent article s'entendent sans préjudice des droits des parlements nationaux, de l'article K.6 du traité sur l'Union européenne et des principes généraux applicables aux relations avec le Parlement européen en vertu du titre VI du traité sur l'Union européenne.

Article 35 Budget

1. Toutes les recettes et les dépenses d'Europol, y compris tous les frais de l'autorité de contrôle commune et de son secrétariat créé selon l'article 24 doivent faire l'objet de prévisions pour chaque exercice budgétaire et être inscrites au budget ; un tableau des effectifs est joint au budget. L'exercice budgétaire commence le 1er janvier et s'achève le 31 décembre.

Le budget doit être équilibré en recettes et dépenses.

Un plan financier quinquennal est établi en même temps que le budget.

2. Le budget est financé par les contributions des Etats membres et par d'autres recettes occasionnelles. La contribution financière à verser par les différents Etats membres est fonction de la part de leur produit national brut dans la somme des produits nationaux bruts des Etats membres au cours de l'année qui précède celle de l'établissement du budget. Le produit national brut au sens du présent paragraphe est le produit national brut défini par la directive 89/130/CEE, Euratom du Conseil, du 13 février 1989, relative à l'harmonisation de l'établissement du produit national brut aux prix du marché.

3. Le directeur établit le projet de budget et celui du tableau des effectifs pour l'exercice suivant au plus tard le 31 mars de chaque année et, après examen par le comité budgétaire, il les présente au conseil d'administration accompagnés du projet de plan financier quinquennal.

4. Le conseil d'administration arrête le plan financier quinquennal. La décision du conseil d'administration est prise à l'unanimité.

5. Le Conseil, statuant selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne et sur avis du conseil d'administration, arrête le budget d'Europol au plus tard le 30 juin de l'année qui précède l'exercice budgétaire. Le Conseil prend sa décision à l'unanimité. Il est procédé par analogie dans le cas de budgets supplémentaires ou rectificatifs. L'adoption du budget par le Conseil implique l'obligation pour chaque Etat membre de verser en temps voulu la contribution financière qui lui incombe.

6. Le directeur exécute le budget conformément aux dispositions du règlement financier prévu au paragraphe 9.

7. Le contrôle de l'engagement et du paiement des dépenses et le contrôle de la constatation et du recouvrement des recettes sont exercés par un contrôleur financier, nommé à l'unanimité par le conseil d'administration et responsable devant lui. Le règlement financier peut prévoir que, pour certaines recettes ou dépenses, le contrôle par le contrôleur financier s'effectue a posteriori.

8. Le comité budgétaire se compose d'un représentant de chaque Etat membre, expert en matière budgétaire. Il est chargé de préparer les délibérations en matière budgétaire et financière.

9. Le Conseil, statuant selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne arrête à l'unanimité le règlement financier spécifiant notamment les modalités relatives à l'établissement, à la modification et à l'exécution du budget ainsi qu'au contrôle de ladite exécution, ainsi que les modalités de versement des contributions financières des Etats membres.

Article 36 Contrôle des comptes

1. Les comptes concernant toutes les recettes et dépenses inscrites au budget ainsi que le bilan des éléments actifs et passifs d'Europol sont soumis à un contrôle annuel conformément au règlement financier. A cet effet, le directeur soumet au plus tard avant le 31 mai de l'année suivante un rapport sur la clôture de l'exercice.

2. Le contrôle des comptes est effectué par un comité de contrôle commun composé de trois membres désignés par la Cour des comptes des Communautés européennes sur proposition de son président. La durée du mandat de ces membres est de trois ans ; ceux-ci se succèdent de telle manière que chaque année soit remplacé le membre qui était au comité des contrôle depuis trois ans. Par dérogation aux dispositions de la deuxième phrase, le mandat du membre qui, par tirage au sort, arrive:

– à la première place, est fixé à deux ans,

– à la deuxième place, à trois ans et

– à la troisième place, à quatre ans,

lors de la première composition du comité de contrôle commun après l'entrée en fonction d'Europol.

Les frais éventuels du contrôle des comptes sont imputés sur le budget prévu par l'article 35.

3. Le comité de contrôle commun présente au Conseil, selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne, un rapport de contrôle sur l'exercice écoulé ; au préalable, le directeur et le contrôleur financier ont la possibilité de donner leur avis sur le rapport de contrôle et ce rapport est discuté au conseil d'administration.

4. Le directeur d'Europol fournit aux membres du comité de contrôle commun tous les renseignements et leur prête toute l'assistance dont ils ont besoin pour accomplir leur tâche.

5. Le Conseil donne décharge au directeur pour l'exécution du budget de l'exercice concerné, après examen du rapport de clôture de l'exercice.

6. Le règlement financier précise les modalités du contrôle des comptes.

Article 37 Accord de siège

Les dispositions relatives à l'implantation d'Europol dans l'Etat du siège et aux prestations à fournir par l'Etat du siège ainsi que les règles particulières applicables dans l'Etat du siège d'Europol , aux membres de ses organes, ses directeurs adjoints, ses agents et aux membres de la famille sont fixées dans un accord de siège conclu, après approbation à l'unanimité par le conseil d'administration, entre Europol et le Royaume des Pays-Bas.

TITRE VI

RESPONSABILITÉ ET PROTECTION JURIDIQUE

Article 38 Responsabilité du fait d'un traitement illicité ou incorrect de données

1. Tout Etat membre est responsable, conformément à son droit national, de tout dommage causé à une personne, dans lequel interviennent des données entachées d'erreurs de droit ou de fait, stockées ou traitées à Europol. Seul l'Etat membre où le fait dommageable s'est produit peut faire l'objet d'une action en indemnisation de la part de la victime, qui s'adresse aux juridictions compétentes en vertu du droit national de l'Etat membre ainsi concerné. Un Etat membre ne peut invoquer le fait qu'un autre Etat membre ou Europol ait transmis des données incorrectes pour se décharger de la responsabilité qui lui incombe, conformément à son droit national, à l'égard d'une personne lésée.

2. Si ces données entachées d'erreurs de droit ou de fait résultent d'une transmission fautive ou d'un manquement aux obligations prévues par la présente convention de la part d'un ou de plusieurs Etats membres ou d'un stockage ou traitement illicite ou incorrect de la part d'Europol, Europol ou cet (ces) Etat(s) membre(s) sont tenus au remboursement, sur requête, des sommes versées à titre d'indemnisation, à moins que les données n'aient été utilisées par l'Etat membre sur le territoire duquel le fait dommageable a été commis, en violation de la présente convention.

3. Tout désaccord entre cet Etat membre et Europol ou un autre Etat membre sur le principe ou le montant de ce remboursement doit être soumis au conseil d'administration qui statue à la majorité des deux tiers.

Article 39 Autres types de responsabilité

1. La responsabilité contractuelle d'Europol est régie par la loi applicable au contrat en question.

2. En matière de responsabilité non contractuelle, Europol doit, indépendamment d'une responsabilité selon l'article 38, réparer les dommages causés du fait de ses organes, directeurs adjoints ou agents dans l'exercice de leurs fonctions, dans la mesure où les dommages leur sont imputables. La disposition qui précède n'est pas exclusive du droit à d'autres réparations fondé sur la législation nationale des Etats membres.

3. La personne lésée a le droit d'exiger qu'Europol s'abstienne d'une action ou l'annule.

4. Les juridictions nationales des Etats membres compétentes pour connaître des litiges impliquant la responsabilité d'Europol visée au présent article sont déterminées par référence aux dispositions pertinentes de la Convention de Bruxelles du 27 septembre 1968 relative à la compétence judiciaire et à l'exécution des décisions en matière civile et commerciale, comme adaptée ultérieurement par des conventions d'adhésion.

Article 40 Réglement des différends et des contentieux

1. Tout différend entre les Etats membres relatif à l'interprétation ou à l'application de la présente convention doit, dans une première étape, être examiné au sein du Conseil selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne en vue de parvenir à une solution.

2. A l'expiration d'un délai de six mois, si une solution n'a pu être trouvée, les Etats membres parties au différend s'engagent, par voie d'accord, sur les modalités selon lesquelles le différend en question sera réglé.

3. Les dispositions sur les voies de recours visées à la réglementation relative au régime applicable aux agents temporaires et auxiliaires des Communautés européennes sont applicables, par analogie, au personnel d'Europol.

Article 41 Privilèges et immunités

1. Europol, les membres des organes, ses directeurs adjoints et ses agents jouissent des privilèges et immunités nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches conformément à un protocole qui définit les règles applicables dans tous les Etats membres.

2. Le Royaume des Pays-Bas et les autres Etats membres conviennent, en termes identiques pour les officiers de liaison envoyés par les autres Etats membres ainsi que les membres de leur famille, des privilèges et immunités nécessaires à l'accomplissement en bonne et due forme des tâches des officiers de liaison au sein d'Europol.

3. Le protocole prévu au paragraphe 1 est adopté par le Conseil, statuant à l'unanimité selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne et adopté par les Etats membres selon leurs règles constitutionnelles respectives.

TITRE VII

DISPOSITIONS FINALES

Article 42 Relations avec les Etats et instances tiers

1. Dans la mesure où cela est utile pour accomplir les fonctions définies à l'article 3, Europol établit et maintient des relations de coopération avec les instances tierces au sens de l'article 10 paragraphe 4 points 1 à 3. Le conseil d'administration établit à l'unanimité les règles régissant ces relations. La présente disposition est sans préjudice de l'article 10 paragraphes 4 et 5 et de l'article 18 paragraphe 2 ; l'échange de données personnelles ne peut se faire que dans le respect des dispositions des titres II à IV de la présente convention.

2. Dans la mesure où cela est nécessaire pour accomplir les fonctions définies à l'article 3, Europol peut en outre établir et maintenir des relations avec les Etats tiers et autres instances tierces au sens de l'article 10 paragraphe 4 points 4, 5, 6 et 7. Le Conseil, statuant à l'unanimité selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne et sur avis du conseil d'administration, établit des règles régissant les relations visées à la première phrase. Le paragraphe 1 troisième phrase s'applique mutatis mutandis.

Article 43 Modification de la Convention

1. Le Conseil, statuant selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne, à l'initiative d'un Etat membre et sur avis du conseil d'administration, adopte à l'unanimité, dans le cadre de l'article K.1 point 9 du traité sur l'Union européenne, les modifications à la présente convention, qu'il recommande aux Etats membres d'adopter selon leurs règles constitutionnelles respectives.

2. Les modifications entrent en vigueur conformément à l'article 45 paragraphe 2 de la présente convention.

3. Toutefois, le Conseil, statuant à l'unanimité, selon la procédure prévue au titre VI du traité sur l'Union européenne peut décider, à l'initiative d'un Etat membre et après examen par le conseil d'administration, d'enrichir, de modifier ou de compléter les définitions des formes de criminalité visées à l'annexe. Il peut également décider d'introduire de nouvelles définitions concernant ces formes de criminalité.

4. Le Secrétaire général du Conseil de l'Union européenne notifie à tous les Etats membres la date d'entrée en vigueur des modifications.

Article 44 Réserves

La présente convention ne peut faire l'objet d'aucune réserve.

Article 45 Entrée en vigueur

1. La présente convention est soumise à l'adoption par les Etats membres selon leurs règles constitutionnelles respectives.

2. Les Etats membres notifient au dépositaire l'accomplissement des procédures requises par leurs règles constitutionnelles respectives pour l'adoption de la présente convention.

3. La présente convention entre en vigueur le premier jour du mois qui suit l'expiration d'une période de trois mois après la notification visée au paragraphe 2 par l'Etat, membre de l'Union européenne à la date de l'adoption par le Conseil de l'acte établissant la présente convention, qui procède le dernier à cette formalité.

4. Sans préjudice du paragraphe 2, l'activité d'Europol ne débutera, en application de la présente convention, qu'à la date où le dernier des actes prévus à l'article 5 paragraphe 7, à l'article 10 paragraphe 1, à l'article 24 paragraphe 7, à l'article 30 paragraphe 3, à l'article 31 paragraphe 1, à l'article 35 paragraphe 9, à l'article 37 et à l'article 41 paragraphes 1 et 2, sera entré en vigueur.

5. Lorsque l'activité d'Europol débutera, celle de l'Unité «Drogues» Europol prendra fin conformément à l'action commune du Conseil du 10 mars 1995 concernant l'Unité «Drogues» Europol. Europol deviendra alors propriétaire de tous les équipements qui ont été financés sur le budget commun de l'Unité «Drogues» Europol, qui ont été développés ou produits par l'Unité «Drogues» Europol ou qui ont été mis à sa disposition par l'Etat du siège en vue d'une utilisation permanente à titre gratuit ainsi que de toutes les archives et des systèmes de données qu'elle gérait de manière autonome.

6. A dater de l'adoption par le Conseil de l'acte établissant la présente convention, les Etats membres prennent, dans le cadre de leur droit interne, individuellement ou en commun, toutes les mesures préparatoires nécessaires pour que l'activité d'Europol puisse débuter.

Article 46 Adhésion de nouveaux Etats membres

1. La présente convention est ouverte à l'adhésion de tout Etat qui devient membre de l'Union européenne.

2. Le texte de la convention dans la langue de l'Etat membre adhérent, établi par le Conseil de l'Union européenne, fait foi.

3. Les instruments d'adhésion sont déposés auprès du dépositaire.

4. La présente convention entre en vigueur à l'égard de l'Etat membre adhérent le premier jour du mois qui suit l'expiration d'une période de trois mois après la date du dépôt de son instrument d'adhésion ou à la date de l'entrée en vigueur de la convention si elle n'est pas encore entrée en vigueur au moment de l'expiration de la période susmentionnée.

Article 47 Dépositaire

1. Le Secrétaire général du Conseil de l'Union européenne est dépositaire de la présente convention.

2. Le dépositaire publie au Journal officiel des Communautés européennes les notifications, instruments ou communications relatifs à la présente convention.

EN FOI DE QUOI, les plénipotentiaires soussignés ont apposé leur signature au bas de la présente convention.

FAIT à Bruxelles, le vingt-six juillet mil neuf cent quatre-vingt-quinze, en un exemplaire unique, en langues allemande, anglaise, danoise, espagnole, finnoise, française, grecque, irlandaise, italienne, néerlandaise, portugaise et suédoise, tous ces textes faisant également foi, exemplaire qui est déposé dans les archives du Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne.

Annexe visée à l'article 2

Liste d'autres formes graves de criminalité internationale dont pourrait traiter Europol en complément de celles prévues d'ores et déjà à l'article 2 paragraphe 2 et dans le respect des objectifs d'Europol tels qu'énoncés à l'article 2 paragraphe 1:

Atteinte à la vie, à l'intégrité physique et à la liberté:

– micide volontaire, coups et blessures graves

– trafic illicite d'organes et de tissus humains

– enlèvement, séquestration et prise d'otage

– racisme et xénophobie

Atteintes au patrimoine, aux biens publics et fraude

– vols organisés

– trafic illicite de biens culturels y compris antiquités et oeuvres d'art

– escroqueries et fraudes

– racket et extorsion de fonds

– contrefaçon et piratage de produits

– falsification de documents administratifs et trafic de faux

– faux monnayage, falsification de moyens de paiement

– criminalité informatique

– corruption

Commerce illégal et atteinte à l'environnement:

– trafic illicite d'armes, de munitions et d'explosifs

– trafic illicite d'espèces animales menacées

– trafic illicite d'espèces et d'essences végétales menacées

– criminalité au détriment de l'environnement

– trafic illicite de substances hormonales et autres facteurs de croissance.

En outre, conformément à l'article 2 paragraphe 2, le fait de charger Europol de s'occuper de l'une des formes de criminalité énumérées ci-dessus implique qu'il soit également compétent pour traiter du blanchiment d'argent qui s'y rapporte ainsi que des infractions qui leur sont connexes.

En ce qui concerne les formes de criminalité énumérées à l'article 2 paragraphe 2 au sens de la présente convention on entend par:

– criminalité liée aux matières nucléaires et radioactives, les infractions telles qu'énumérées à l'article 7 paragraphe 1 de la convention sur la protection physique des matières nucléaires, signée à Vienne et à New-York le 3 mars 1980, et concernant les matières nucléaires et/ou radioactives définies respectivement dans l'article 197 du traité Euratom et dans la directive 80/836 Euratom du 15 juillet 1980;

– filière d'immigration clandestine, les actions visant à faciliter délibérément, dans un but lucratif, l'entrée, le séjour ou la mise au travail sur le territoire des Etats membres de l'Union européenne, contrairement aux réglementations et aux conditions applicables dans les Etats membres;

– traite des êtres humains, le fait de soumettre une personne au pouvoir réel et illégal d'autres personnes en usant de violences ou de menaces ou en abusant d'un rapport d'autorité ou de manoeuvres en vue notamment de se livrer à l'exploitation de la prostitution d'autrui, à des formes d'exploitation et de violences sexuelles à l'égard des mineurs ou au commerce lié à l'abandon d'enfant;

– criminalité liée au trafic de véhicules volés, le vol ou le détournement d'automobiles, camions, semi-remorques, cargaisons des camions ou semi-remorques, autobus, motocyclettes, caravanes, véhicules agricoles, véhicules de chantier, et pièces détachées de véhicules ainsi que le recel de ces objets;

– activités illicites de blanchiment d'argent, les infractions telles qu'énumérées à l'article 6 paragraphes 1 à 3 de la convention du Conseil de l'Europe relative au blanchiment, au dépistage, à la saisie et à la confiscation des produits du crime, signée à Strasbourg le 8 novembre 1990.

Les formes de criminalité mentionnées à l'article 2 et dans la présente annexe sont appréciées par les services nationaux compétents selon la législation nationale des Etats auxquels ils appartiennent.

Déclarations

Ad article 10 paragraphe 1

«Lors de l'élaboration des dispositions d'exécution concernant l'article 10 paragraphe 1, la République fédérale d'Allemagne et la République d'Autriche continueront de veiller à ce que soit affirmé le principe suivant:

Les données concernant les personnes visées au point 1 de la première phrase de l'article 10 paragraphe 1 et autres que celles énumérées à l'article 8 paragraphes 2 et 3 sont uniquement stockées si par la nature des faits, par les circonstances des faits ou pour tout autre considération, on a des raisons de soupçonner que des procédures pénales doivent être engagées à l'encontre de ces personnes pour des infractions relevant de la compétence d'Europol en vertu de l'article 2.»

Ad article 14 paragraphes 1 et 3, article 15 paragraphe 2 et article 19 paragraphe 8

1. «La République fédérale d'Allemagne et la République d'Autriche procéderont à la transmission des données au titre de la présente convention étant entendu que, pour le traitement et l'exploitation non automatisés de ces données, elles s'attendent à ce qu'Europol et les Etats membres respectent l'esprit des dispositions de la présente convention relatives à la protection juridique des données.»

2. «Le Conseil, vu l'article 14 paragraphes 1 et 3, l'article 15 paragraphe 2 et l'article 19 paragraphe 8 de la convention, déclare que s'agissant du respect du niveau de protection des données échangées entre les Etats membres et Europol pour ce qui est de leur traitement non automatisé, Europol élaborera - trois ans après le lancement de ses activités et avec la participation de l'autorité de contrôle commune et des autorités de contrôle nationales, chacune pour les domaines ressortant de leur compétence - un rapport qui, après étude par le conseil d'administration, sera soumis au Conseil pour examen.»

Ad article 40 paragraphe 2

«Les Etats membres suivants conviennent que, dans un tel cas, ils soumettront systématiquement le différend en cause à la Cour de justice des Communautés européennes:

– Royaume de Belgique

– Royaume de Danemark

– République fédérale d'Allemagne

– République hellénique

– Royaume d'Espagne

– République française

– Irlande

– République italienne

– Grand-Duché de Luxembourg

– Royaume des Pays-Bas

– République d'Autriche

– République portugaise

– République de Finlande

– Royaume de Suède».

Ad article 42

«Le Conseil déclare qu'Europol devrait établir en priorité des relations avec les services compétents des Etats avec lesquels les Communautés européennes et leurs Etats membres ont établi un dialogue structuré.»

---

De Overeenkomst is op 26 juli 1995 ondertekend voor:

België¹

Denemarken²

Duitsland³

Finland

Frankrijk

Griekenland

Ierland

Italië⁴

het Koninkrijk der Nederlanden¹

Luxemburg¹

Oostenrijk⁵

Portugal

Spanje

het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland

Zweden

Convention based on Article K.3 of the Treaty on European Union, on the establishment of a European Police Office (Europol Convention)

The high Contracting Parties to the present Convention, Member States of the European Union,

Referring to the Council act of the twenty-sixth day of July in the year one thousand nine hundred and ninety-five;

Aware of the urgent problems arising from terrorism, unlawful drug trafficking and other serious forms of international crime;

Whereas there is a need for progress in solidarity and cooperation between the Member States of the European Union, particularly through an improvement in police cooperation between the Member States;

Whereas such progress should enable the protection of security and public order to be further improved;

Whereas the establishment of a European Police Office (Europol) was agreed in the Treaty on European Union of 7 February 1992;

In view of the decision of the European Council of 29 October 1993 that Europol should be established in the Netherlands and have its seat in The Hague;

Mindful of the common objective of improving police cooperation in the field of terrorism, unlawful drug trafficking and other serious forms of international crime through a constant, confidential and intensive exchange of information between Europol and Member States' national units;

On the understanding that the forms of cooperation laid down in this Convention should not affect other forms of bilateral or multilateral cooperation;

Convinced that in the field of police cooperation, particular attention must be paid to the protection of the rights of individuals, and in particular to the protection of their personal data;

Whereas the activities of Europol under this Convention are without prejudice to the powers of the European Communities; whereas Europol and the Communities have a mutual interest, in the framework of the European Union, in establishing types of cooperation enabling each of them to perform their respective tasks as effectively as possible,

Have agreed as follows:

CONTENTS
Title I	Establishment and tasks
Article 1	Establishment
Article 2	Objective
Article 3	Tasks
Article 4	National units
Article 5	Liaison officers
Article 6	Computerized system of collected information
Title II	Information system
Article 7	Establishment of the information system
Article 8	Content of the information system
Article 9	Right of access to the information system
Title III	Work files for the purposes of analysis
Article 10	Collection, processing and utilization of personal data
Article 11	Index system
Article 12	Order opening a data file
Title IV	Common provisions on information processing
Article 13	Duty to notify
Article 14	Standard of data protection
Article 15	Responsibility in data protection matters
Article 16	Provisions on drawing up reports
Article 17	Rules on the use of data
Article 18	Communication of data to third States and third bodies
Article 19	Right of access
Article 20	Correction and deletion of data
Article 21	Time limits for the storage and deletion of data files
Article 22	Correction and storage of data in paper files
Article 23	National supervisory body
Article 24	Joint supervisory body
Article 25	Data security
Title V	Legal status, organization and financial provisions
Article 26	Legal capacity
Article 27	Organs of Europol
Article 28	Management Board
Article 29	Director
Article 30	Staff
Article 31	Confidentiality
Article 32	Obligation of discretion and confidentiality
Article 33	Languages
Article 34	Informing the European Parliament
Article 35	Budget
Article 36	Auditing
Article 37	Headquarters agreement
Title VI	Liability and legal protection
Article 38	Liability for unauthorized or incorrect data processing
Article 39	Other liability
Article 40	Settlement of Disputes
Article 41	Privileges and immunities
Title VII	Final Provisions
Article 42	Relations with third States and third bodies
Article 43	Amendment of the Convention
Article 44	Reservations
Article 45	Entry into force of the Convention
Article 46	Accession by new Member States
Article 47	Depositary
Annex referred to in Article 2
Declarations

TITLE I

ESTABLISHMENT AND TASKS

Article 1 Establishment

1. The Member States of the European Union, hereinafter referred to as “Member States", hereby establish a European Police Office, hereinafter referred to as “Europol".

2. Europol shall liaise with a single national unit in each Member State, to be established or designated in accordance with Article 4.

Article 2 Objective

1. The objective of Europol shall be, within the framework of cooperation between the Member States pursuant to Article K.1(9) of the Treaty on European Union, to improve, by means of the measures referred to in this Convention, the effectiveness and cooperation of the competent authorities in the Member States in preventing and combating terrorism, unlawful drug trafficking and other serious forms of international crime where there are factual indications that an organized criminal structure is involved and two or more Member States are affected by the forms of crime in question in such a way as to require a common approach by the Member States owing to the scale, significance and consequences of the offences concerned.

2. In order to achieve progressively the objective mentioned in paragraph 1, Europol shall initially act to prevent and combat unlawful drug trafficking, trafficking in nuclear and radioactive substances, illegal immigrant smuggling, trade in human beings and motor vehicle crime.

Within two years at the latest following the entry into force of this Convention, Europol shall also deal with crimes committed or likely to be committed in the course of terrorist activities against life, limb, personal freedom or property. The Council, acting unanimously in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union, may decide to instruct Europol to deal with such terrorist activities before that period has expired.

The Council, acting unanimously in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union, may decide to instruct Europol to deal with other forms of crime listed in the Annex to this Convention or specific manifestations thereof. Before acting, the Council shall instruct the Management Board to prepare its decision and in particular to set out the budgetary and staffing implications for Europol.

3. Europol's competence as regards a form of crime or specific manifestations thereof shall cover both:

1) illegal money-laundering activities in connection with these forms of crime or specific manifestations thereof;

2) related criminal offences.

The following shall be regarded as related and shall be taken into account in accordance with the procedures set out in Articles 8 and 10:

– criminal offences committed in order to procure the means for perpetrating acts within the sphere of competence of Europol;

– criminal offences committed in order to facilitate or carry out acts within the sphere of competence of Europol;

– criminal offences committed to ensure the impunity of acts within the sphere of competence of Europol.

4. For the purposes of this Convention, “competent authorities" means all public bodies existing in the Member States which are responsible under national law for preventing and combating criminal offences.

5. For the purposes of paragraphs 1 and 2, “unlawful drug trafficking" means the criminal offences listed in Article 3(1) of the United Nations Convention of 20 December 1988 against Illicit Traffic in Narcotic Drugs and Psychotropic Substances and in the provisions amending or replacing that Convention.

Article 3 Tasks

1. In the framework of its objective pursuant to Article 2(1), Europol shall have the following principal tasks:

1) to facilitate the exchange of information between the Member States;

2) to obtain, collate and analyse information and intelligence;

3) to notify the competent authorities of the Member States without delay via the national units referred to in Article 4 of information concerning them and of any connections identified between criminal offences;

4) to aid investigations in the Member States by forwarding all relevant information to the national units;

5) to maintain a computerized system of collected information containing data in accordance with Articles 8, 10 and 11.

2. In order to improve the cooperation and effectiveness of the competent authorities in the Member States through the national units with a view to fulfilling the objective set out in Article 2(1), Europol shall furthermore have the following additional tasks:

1) to develop specialist knowledge of the investigative procedures of the competent authorities in the Member States and to provide advice on investigations;

2) to provide strategic intelligence to assist with and promote the efficient and effective use of the resources available at national level for operational activities;

3) to prepare general situation reports.

3. In the context of its objective under Article 2(1) Europol may, in addition, in accordance with its staffing and the budgetary resources at its disposal and within the limits set by the Management Board, assist Member States through advice and research in the following areas:

1) training of members of their competent authorities;

2) organization and equipment of those authorities;

3) crime prevention methods;

4) technical and forensic police methods and investigative procedures.

Article 4 National units

1. Each Member State shall establish or designate a national unit to carry out the tasks listed in this Article.

2. The national unit shall be the only liaison body between Europol and the competent national authorities. Relationships between the national unit and the competent authorities shall be governed by national law, and, in particular the relevant national constitutional requirements.

3. Member States shall take the necessary measures to ensure that the national units are able to fulfil their tasks and, in particular, have access to relevant national data.

4. It shall be the task of the national units to:

1) supply Europol on their own initiative with the information and intelligence necessary for it to carry out its tasks;

2) respond to Europol's requests for information, intelligence and advice;

3) keep information and intelligence up to date;

4) evaluate information and intelligence in accordance with national law for the competent authorities and transmit this material to them;

5) issue requests for advice, information, intelligence and analysis to Europol;

6) supply Europol with information for storage in the computerized system;

7) ensure compliance with the law in every exchange of information between themselves and Europol.

5. Without prejudice to the exercise of the responsibilities incumbent upon Member States as set out in Article K.2(2) of the Treaty on European Union, a national unit shall not be obliged in a particular case to supply the information and intelligence provided for in paragraph 4, points 1, 2 and 6 and in Articles 7 and 10 if this would mean:

1) harming essential national security interests; or

2) jeopardizing the success of a current investigation or the safety of individuals;

3) involving information pertaining to organizations or specific intelligence activities in the field of State security.

6. The costs incurred by the national units for communications with Europol shall be borne by the Member States and, apart from the costs of connection, shall not be charged to Europol.

7. The Heads of national units shall meet as necessary to assist Europol by giving advice.

Article 5 Liaison officers

1. Each national unit shall second at least one liaison officer to Europol. The number of liaison officers who may be sent by Member States to Europol shall be laid down by unanimous decision of the Management Board; the decision may be altered at any time by unanimous decision of the Management Board. Except as otherwise stipulated in specific provisions of this Convention, liaison officers shall be subject to the national law of the seconding Member State.

2. The liaison officers shall be instructed by their national units to represent the interests of the latter within Europol in accordance with the national law of the seconding Member State and in compliance with the provisions applicable to the administration of Europol.

3. Without prejudice to Article 4(4) and (5), the liaison officers shall, within the framework of the objective laid down in Article 2(1), assist in the exchange of information between the national units which have seconded them and Europol, in particular by:

1) providing Europol with information from the seconding national unit;

2) forwarding information from Europol to the seconding national unit; and

3) cooperating with the officials of Europol by providing information and giving advice as regards analysis of the information concerning the seconding Member State.

4. At the same time, the liaison officers shall assist in the exchange of information from their national units and the coordination of the resulting measures in accordance with their national law and within the framework of the objective laid down in Article 2(1).

5. To the extent necessary for the performance of the tasks under paragraph 3 above, the liaison officers shall have the right to consult the various files in accordance with the appropriate provisions specified in the relevant Articles.

6. Article 25 shall apply mutatis mutandis to the activity of the liaison officers.

7. Without prejudice to the other provisions of this Convention, the rights and obligations of liaison officers in relation to Europol shall be determined unanimously by the Management Board.

8. Liaison officers shall enjoy the privileges and immunities necessary for the performance of their tasks in accordance with Article 41(2).

9. Europol shall provide Member States free of charge with the necessary premises in the Europol building for the activity of their liaison officers. All other costs which arise in connection with seconding liaison officers shall be borne by the seconding Member State; this shall also apply to the costs of equipment for liaison officers, to the extent that the Management Board does not unanimously recommend otherwise in a specific case when drawing up the budget of Europol.

Article 6 Computerized system of collected information

1. Europol shall maintain a computerized system of collected information consisting of the following components:

1) an information system as referred to in Article 7 with a restricted and precisely defined content which allows rapid reference to the information available to the Member States and Europol;

2) work files as referred to in Article 10 established for variable periods of time for the purposes of analysis and containing comprehensive information and

3) an index system containing certain particulars from the analysis files referred to in point 2, in accordance with the arrangements laid down in Article 11.

2. The computerized system of collected information operated by Europol must under no circumstances be linked to other automated processing systems, except for the automated processing systems of the national units.

TITLE II

INFORMATION SYSTEM

Article 7 Establishment of the information system

1. In order to perform its tasks, Europol shall establish and maintain a computerized information system. The information system, into which Member States, represented by their national units and liaison officers, may directly input data in compliance with their national procedures, and into which Europol may directly input data supplied by third States and third bodies and analysis data, shall be directly accessible for consultation by national units, liaison officers, the Director, the Deputy Directors and duly empowered Europol officials.

Direct access by the national units to the information system in respect of the persons referred to in Article 8(1), point 2 shall be restricted solely to the details of identity listed in Article 8(2). If needed for a specific enquiry, the full range of data shall be accessible to them via the liaison officers.

2. Europol shall:

1) have the task of ensuring compliance with the provisions governing cooperation on and operation of the information system, and

2) be responsible for the proper working of the information system in technical and operational respects. Europol shall in particular take all necessary measures to ensure that the measures referred to in Articles 21 and 25 regarding the information system are properly implemented.

3. The national unit in each Member State shall be responsible for communication with the information system. It shall, in particular, be responsible for the security measures referred to in Article 25 in respect of the data-processing equipment used within the territory of the Member State in question, for the review in accordance with Article 21 and, insofar as required under the laws, regulations, administrative provisions and procedures of that Member State, for the proper implementation of this Convention in other respects.

Article 8 Content of the information system

1. The information system may be used to store, modify and utilize only the data necessary for the performance of Europol's tasks, with the exception of data concerning related criminal offences as referred to in the second subparagraph of Article 2(3). Data entered shall relate to:

1) persons who, in accordance with the national law of the Member State concerned, are suspected of having committed or having taken part in a criminal offence for which Europol is competent under Article 2 or who have been convicted of such an offence;

2) persons who there are serious grounds under national law for believing will commit criminal offences for which Europol is competent under Article 2.

2. Personal data as referred to in paragraph 1 may include only the following details:

1) surname, maiden name, given names and any alias or assumed name;

2) date and place of birth;

3) nationality;

4) sex, and

5) where necessary, other characteristics likely to assist in identification, including any specific objective physical characteristics not subject to change.

3. In addition to the data referred to in paragraph 2 and data on Europol or the inputting national unit, the information system may also be used to store, modify and utilize the following details concerning the persons referred to in paragraph 1:

1) criminal offences, alleged crimes and when and where they were committed;

2) means which were or may be used to commit the crimes;

3) departments handling the case and their filing references;

4) suspected membership of a criminal organization;

5) convictions, where they relate to criminal offences for which Europol is competent under Article 2.

These data may also be input when they do not yet contain any references to persons. Where Europol inputs the data itself, as well as giving its filing reference it shall also indicate whether the data were provided by a third party or are the result of its own analyses.

4. Additional information held by Europol or national units concerning the groups of persons referred to in paragraph 1 may be communicated to any national unit or Europol should either so request. National units shall do so in compliance with their national law.

Where the additional information concerns one or more related criminal offences as defined in the second subparagraph of Article 2(3), the data stored in the information system shall be marked accordingly to enable national units and Europol to exchange information on the related criminal offences.

5. If proceedings against the person concerned are dropped or if that person is acquitted, the data relating to either decision shall be deleted.

Article 9 Right of access to the information system

1. Only national units, liaison officers, and the Director, Deputy Directors or duly empowered Europol officials shall have the right to input data directly into the information system and retrieve it therefrom. Data may be retrieved where this is necessary for the performance of Europol's tasks in a particular case; retrieval shall be effected in accordance with the laws, regulations, administrative provisions and procedures of the retrieving unit, subject to any additional provisions contained in this Convention.

2. Only the unit which entered the data may modify, correct or delete such data. Where a unit has reason to believe that data as referred to in Article 8(2) are incorrect or wishes to supplement them, it shall immediately inform the inputting unit; the latter shall examine such notification without delay and if necessary modify, supplement, correct or delete the data immediately. Where the system contains data as referred to in Article 8(3) concerning a person any unit may enter additional data as referred to in Article 8(3). Where there is an obvious contradiction between the data input, the units concerned shall consult each other and reach agreement. Where a unit intends to delete altogether data as referred to in Article 8(2) which is has input on a person and where data as referred to in Article 8(3) are held on the same person but input by other units, responsibility in terms of data protection legislation pursuant to Article 15(1) and the right to modify, supplement, correct and delete such data pursuant to Article 8(2) shall be transferred to the next unit to have entered data as referred to in Article 8(3) on that person. The unit intending to delete shall inform the unit to which responsibility in terms of data protection is transferred of its intention.

3. Responsibility for the permissibility of retrieval from, input into and modifications within the information system shall lie with the retrieving, inputting or modifying unit; it must be possible to identify that unit. The communication of information between national units and the competent authorities in the Member States shall be governed by national law.

TITLE III

WORK FILES FOR THE PURPOSES OF ANALYSIS

Article 10 Collection, processing and utilization of personal data

1. Where this is necessary to achieve the objective laid down in Article 2(1), Europol, in addition to data of a non-personal nature, may store, modify, and utilize in other files data on criminal offences for which Europol is competent under Article 2(2), including data on the related criminal offences provided for in the second subparagraph of Article 2(3) which are intended for specific analyses, and concerning:

1) persons as referred to in Article 8(1);

2) persons who might be called on to testify in investigations in connection with the offences under consideration or in subsequent criminal proceedings;

3) persons who have been the victims of one of the offences under consideration or with regard to whom certain facts give reason for believing that they could be the victims of such an offence;

4) contacts and associates, and

5) persons who can provide information on the criminal offences under consideration.

The collection, storage and processing of the data listed in the first sentence of Article 6 of the Council of Europe Convention of 28 January 1981 with regard to Automatic Processing of Personal Data shall not be permitted unless strictly necessary for the purposes of the file concerned and unless such data supplement other personal data already entered in that file. It shall be prohibited to select a particular group of persons solely on the basis of the data listed in the first sentence of Article 6 of the Council of Europe Convention of 28 January 1981 in breach of the aforementioned rules with regard to purpose.

The Council, acting unanimously, in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union, shall adopt implementing rules for data files prepared by the Management Board containing additional details, in particular with regard to the categories of personal data referred to in this Article and the provisions concerning the security of the data concerned and the internal supervision of their use.

2. Such files shall be opened for the purposes of analysis defined as the assembly, processing or utilization of data with the aim of helping a criminal investigation. Each analysis project shall entail the establishment of an analysis group closely associating the following participants in accordance with the tasks defined in Article 3(1) and (2) and Article 5(3):

1) analysts and other Europol officials designated by the Europol Directorate: only analysts shall be authorized to enter data into and retrieve data from the file concerned;

2) the liaison officers and/or experts of the Member States supplying the information or concerned by the analysis within the meaning of paragraph 6.

3. At the request of Europol or on their own initiative, national units shall, subject to Article 4(5), communicate to Europol all the information which it may require for the performance of its tasks under Article 3(1), point 2. The Member States shall communicate such data only where processing thereof for the purposes of preventing, analysing or combating offences is also authorized by their national law.

Depending on their degree of sensitivity, data from national units may be routed directly and by whatever means may be appropriate to the analysis groups, whether via the liaison officers concerned or not.

4. If, in addition to the data referred to in paragraph 3, it would seem justified for Europol to have other information for the performance of tasks under Article 3(1), point 2, Europol may request that:

1) the European Communities and bodies governed by public law established under the Treaties establishing those Communities;

2) other bodies governed by public law established in the framework of the European Union;

3) bodies which are based on an agreement between two or more Member States of the European Union;

4) third States;

5) international organizations and their subordinate bodies governed by public law;

6) other bodies governed by public law which are based on an agreement between two or more States, and

7) the International Criminal Police Organization,

forward the relevant information to it by whatever means may be appropriate. It may also, under the same conditions and by the same means, accept information provided by those various bodies on their own initiative. The Council, acting unanimously in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union and after consulting the Management Board, shall draw up the rules to be observed by Europol in this respect.

5. Insofar as Europol is entitled under other Conventions to gain computerized access to data from other information systems, Europol may retrieve personal data by such means if this is necessary for the performance of its tasks pursuant to Article 3(1), point 2.

6. If an analysis is of a general nature and of a strategic type, all Member States, through liaison officers and/or experts, shall be fully associated in the findings thereof, in particular through the communication of reports drawn up by Europol.

If the analysis bears on specific cases not concerning all Member States and has a direct operational aim, representatives of the following Member States shall participate therein:

1) Member States which were the source of the information giving rise to the decision to open the analysis file, or those which are directly concerned by that information and Member States subsequently invited by the analysis group to take part in the analysis because they are also becoming concerned;

2) Member States which learn from consulting the index system that they need to be informed and assert that need to know under the conditions laid down in paragraph 7.

7. The need to be informed may be claimed by authorized liaison officers. Each Member State shall nominate and authorize a limited number of such liaison officers. It shall forward the list thereof to the Management Board.

A liaison officer shall claim the need to be informed as defined in paragraph 6 by means of a written reasoned statement approved by the authority to which he is subordinate in his Member State and forwarded to all the participants in the analysis. He shall then be automatically associated in the analysis in progress.

If an objection is raised in the analysis group, automatic association shall be deferred until completion of a conciliation procedure, which may comprise three stages as follows:

1) the participants in the analysis shall endeavour to reach agreement with the liaison officer claiming the need to be informed; they shall have no more than eight days for that purpose;

2) if no agreement is reached, the heads of the national units concerned and the Directorate of Europol shall meet within three days;

3) if the disagreement persists, the representatives of the parties concerned on the Management Board shall meet within eight days. If the Member State concerned does not waive its need to be informed, automatic association of that Member State shall be decided by consensus.

8. The Member State communicating an item of data to Europol shall be the sole judge of the degree of its sensitivity and variations thereof. Any dissemination or operational use of analysis data shall be decided on in consultation with the participants in the analysis. A Member State joining an analysis in progress may not, in particular, disseminate or use the data without the prior agreement of the Member States initially concerned.

Article 11 Index system

1. An index system shall be created by Europol for the data stored on the files referred to in Article 10(1).

2. The Director, Deputy Directors and duly empowered officials of Europol and liaison officers shall have the right to consult the index system. The index system shall be such that it is clear to the liaison officer consulting it, from the data being consulted, that the files referred to in Article 6(1), point 2 and Article 10(1) contain data concerning the seconding Member State.

Access by liaison officers shall be defined in such a way that it is possible to determine whether or not an item of information is stored, but that it is not possible to establish connections or further conclusions regarding the content of the files.

3. The detailed procedures for the design of the index system shall be defined by the Management Board acting unanimously.

Article 12 Order opening a data file

1. For every computerized data file containing personal data operated by Europol for the purpose of performing its tasks referred to in Article 10, Europol shall specify in an order opening the file, which shall require the approval of the Management Board:

1) the file name;

2) the purpose of the file;

3) the groups of persons on whom data are stored;

4) the nature of the data to be stored, and any of the data listed in the first sentence of Article 6 of the Council of Europe Convention of 28 January 1981 which are strictly necessary;

5) the type of personal data used to open the file;

6) the supply or input of the data to be stored;

7) the conditions under which the personal data stored in the file may be communicated, to which recipients and under what procedure;

8) the time-limits for examination and duration of storage;

9) the method of establishing the audit log.

The joint supervisory body provided for in Article 24 shall immediately be advised by the Director of Europol of the plan to order the opening of such a data file and shall receive the dossier so that it may address any comments it deems necessary to the Management Board.

2. If the urgency of the matter is such as to preclude obtaining the approval of the Management Board as required under paragraph 1, the Director, on his own initiative or at the request of the Member States concerned, may by a reasoned decision, order the opening of a data file. At the same time he shall inform the members of the Management Board of his decision. The procedure pursuant to paragraph 1 shall then be set in motion without delay and completed as soon as possible.

TITLE IV

COMMON PROVISIONS ON INFORMATION PROCESSING

Article 13 Duty to notify

Europol shall promptly notify the national units and also their liaison officers if the national units so request, of any information concerning their Member State and of connections identified between criminal offences for which Europol is competent under Article 2. Information and intelligence concerning other serious criminal offences, of which Europol becomes aware in the course of its duties, may also be communicated.

Article 14 Standard of data protection

1. By the time of the entry into force of this Convention at the latest, each Member State shall, under its national legislation, take the necessary measures in relation to the processing of personal data in data files in the framework of this Convention to ensure a standard of data protection which at least corresponds to the standard resulting from the implementation of the principles of the Council of Europe Convention of 28 January 1981, and, in doing so, shall take account of Recommendation No R(87) 15 of the Committee of Ministers of the Council of Europe of 17 September 1987 concerning the use of personal data in the police sector.

2. The communication of personal data provided for in this Convention may not begin until the data protection rules laid down in paragraph 1 above have entered into force on the territory of each of the Member States involved in such communication.

3. In the collection, processing and utilization of personal data Europol shall take account of the principles of the Council of Europe Convention of 28 January 1981 and of Recommendation No R(87) 15 of the Committee of Ministers of the Council of Europe of 17 September 1987.

Europol shall also observe these principles in respect of non-automated data held in the form of data files, i.e. any structured set of personal data accessible in accordance with specific criteria.

Article 15 Responsibility in data protection matters

1. Subject to other provisions in this Convention, the responsibility for data stored at Europol, in particular as regards the legality of the collection, the transmission to Europol and the input of data, as well as their accuracy, their up-to-date nature and verification of the storage time-limits, shall lie with:

1) the Member State which input or otherwise communicated the data;

2) Europol in respect of data communicated to Europol by third parties or which result from analyses conducted by Europol.

2. In addition, subject to other provisions in this Convention, Europol shall be responsible for all data received by Europol and processed by it, whether such data be in the information system referred to in Article 8, in the data files opened for the purposes of analysis referred to in Article 10, or in the index system referred to in Article 11, or in the data files referred to in Article 14(3).

3. Europol shall store data in such a way that it can be established by which Member State or third party the data were transmitted or whether they are the result of an analysis by Europol.

Article 16 Provisions on the drawing up of reports

On average, Europol shall draw up reports for at least one in ten retrievals of personal data – and for each retrieval made within the information system referred to in Article 7 – in order to check whether they are permissible under law. The data contained in the reports shall only be used for that purpose by Europol and the supervisory bodies referred to in Articles 23 and 24 and shall be deleted after six months, unless the data are further required for ongoing control. The details shall be decided upon by the Management Board following consultation with the joint supervisory body.

Article 17 Rules on the use of data

1. Personal data retrieved from the information system, the index system or data files opened for the purposes of analysis and data communicated by any other appropriate means, may be transmitted or utilized only by the competent authorities of the Member States in order to prevent and combat crimes falling within the competence of Europol and to combat other serious forms of crime.

The data referred to in the first paragraph shall be utilized in compliance with the law of the Member State responsible for the authorities which utilized the data.

Europol may utilize the data referred to in paragraph 1 only for the performance of its tasks as referred to in Article 3.

2. If, in the case of certain data, the communicating Member State or the communicating third State or third body as referred to in Article 10(4) stipulates particular restrictions on use to which such data is subject in that Member State or by third parties, such restrictions shall also be complied with by the user of the data except in the specific case where national law lays down that the restrictions on use be waived for judicial authorities, legislative bodies or any other independent body set up under the law and made responsible for supervising the national competent authorities within the meaning of Article 2(4). In such cases, the data may only be used after prior consultation of the communicating Member State whose interests and opinions must be taken into account as far as possible.

3. Use of the data for other purposes or by authorities other than those referred to in Article 2 of this Convention shall be possible only after prior consultation of the Member State which transmitted the data insofar as the national law of that Member State permits.

Article 18 Communication of data to third states and third bodies

1. Europol may under the conditions laid down in paragraph 4 communicate personal data which it holds to third states and third bodies within the meaning of Article 10(4), where:

1) this is necessary in individual cases for the purposes of preventing or combating criminal offences for which Europol is competent under Article 2;

2) an adequate level of data protection is ensured in that State or that body, and

3) this is permissible under the general rules within the meaning of paragraph 2.

2. In accordance with the procedure in Title VI of the Treaty on European Union, and taking into account the circumstances referred to in paragraph 3, the Council, acting unanimously, shall determine the general rules for the communication of personal data by Europol to the third States and third bodies within the meaning of Article 10(4). The Management Board shall prepare the Council decision and consult the joint supervisory body referred to in Article 24.

3. The adequacy of the level of data protection afforded by third States and third bodies within the meaning of Article 10(4) shall be assessed taking into account all the circumstances which play a part in the communication of personal data; in particular, the following shall be taken into account:

1) the nature of the data;

2) the purpose for which the data is intended;

3) the duration of the intended processing, and

4) the general or specific provisions applying to the third States and third bodies within the meaning of Article 10(4).

4. If the data referred to have been communicated to Europol by a Member State, Europol may communicate them to third States and third bodies only with the Member State's consent. The Member State may give its prior consent, in general or other terms, to such communication; that consent may be withdrawn at any time.

If the data have not been communicated by a Member State, Europol shall satisfy itself that communication of those data is not liable to:

1) obstruct the proper performance of the tasks falling within a Member State's sphere of competence;

2) jeopardize the security and public order of a Member State or otherwise prejudice its general welfare.

5. Europol shall be responsible for the legality of the authorizing communication. Europol shall keep a record of communications of data and of the grounds for such communications. The communication of data shall be authorized only if the recipient gives an undertaking that the data will be used only for the purpose for which it was communicated. This shall not apply to the communication of personal data required for a Europol inquiry.

6. Where the communication provided for in paragraph 1 concerns information subject to the requirement of confidentiality, it shall be permissible only insofar as an agreement on confidentiality exists between Europol and the recipient.

Article 19 Right of access

1. Any individual wishing to exercise his right of access to data relating to him which have been stored within Europol or to have such data checked may make a request to that effect free of charge to the national competent authority in any Member State he wishes, and that authority shall refer it to Europol without delay and inform the enquirer that Europol will reply to him directly.

2. The request must be fully dealt with by Europol within three months following its receipt by the national competent authority of the Member State concerned.

3. The right of any individual to have access to data relating to him or to have such data checked shall be exercised in accordance with the law of the Member State where the right is claimed, taking into account the following provisions:

Where the law of the Member State applied to provides for a communication concerning data, such communication shall be refused if such refusal is necessary to:

1) enable Europol to fulfil its duties properly;

2) protect security and public order in the Member States or to prevent crime;

3) protect the rights and freedoms of third parties,

considerations which it follows cannot be overridden by the interests of the person concerned by the communication of the information.

4. The right to communication of information in accordance with paragraph 3 shall be exercised according to the following procedures:

1) as regards data entered within the information system defined in Article 8, a decision to communicate such data cannot be taken unless the Member State which entered the data and the Member States directly concerned by communication of such data have first had the opportunity of stating their position, which may extend to a refusal to communicate the data. The data which may be communicated and the arrangements for communicating such data shall be indicated by the Member State which entered the data;

2) as regards data entered within the information system by Europol, the Member States directly concerned by communication of such data must first have had the opportunity of stating their position, which may extend to a refusal to communicate the data;

3) as regards data entered within the work files for the purposes of analysis as defined in Article 10, the communication of such data shall be conditional upon the consensus of Europol and the Member States participating in the analysis, within the meaning of Article 10(2), and the consensus of the Member State(s) directly concerned by the communication of such data.

Should one or more Member State or Europol have objected to a communication concerning data, Europol shall notify the person concerned that it has carried out the checks, without giving any information which might reveal to him whether or not he is known.

5. The right to the checking of information shall be exercised in accordance with the following procedures:

Where the national law applicable makes no provision for a communication concerning data or in the case of a simple request for a check, Europol, in close cooperation with the national authorities concerned, shall carry out the checks and notify the enquirer that it has done so without giving any information which might reveal to him whether or not he is known.

6. In its reply to a request for a check or for access to data, Europol shall inform the enquirer that he may appeal to the joint supervisory body if he is not satisfied with the decision. The latter may also refer the matter to the joint supervisory body if there has been no response to his request within the time-limits laid down in this Article.

7. If the enquirer lodges an appeal to the joint supervisory body provided for in Article 24, the appeal shall be examined by that body.

Where the appeal relates to a communication concerning data entered by a Member State in the information system, the joint supervisory body shall take its decision in accordance with the national law of the Member State in which the application was made. The joint supervisory body shall first consult the national supervisory body or the competent judicial body in the Member State which was the source of the data. Either national body shall make the necessary checks, in particular to establish whether the decision to refuse was taken in accordance with paragraphs 3 and 4(1) of this Article. On confirmation of that, the decision, which may extend to a refusal to communicate any information, shall be taken by the joint supervisory body in close cooperation with the national supervisory body or competent judicial body.

Where the appeal relates to a communication concerning data entered by Europol in the information system or data stored in the work files for the purposes of analysis, the joint supervisory body, in the event of persistent objections from Europol or a Member State, may not overrule such objections unless by a majority of two-thirds of its members after having heard Europol or the Member State concerned. If there is no such majority, the joint supervisory body shall notify the enquirer that it has carried out the checks, without giving any information which might reveal to him whether or not he is known.

Where the appeal concerns the checking of data entered by a Member State in the information system, the joint supervisory body shall ensure that the necessary checks have been carried out correctly in close cooperation with the national supervisory body of the Member State which entered the data. The joint supervisory body shall notify the enquirer that it has carried out the checks, without giving any information which might reveal to him whether or not he is known.

Where the appeal concerns the checking of data entered by Europol in the information system or of data stored in the work files for the purposes of analysis, the joint supervisory body shall ensure that the necessary checks have been carried out by Europol. The joint supervisory body shall notify the enquirer that it has carried out the checks, without giving any information which might reveal to him whether or not he is known.

8. The above provisions shall apply mutatis mutandis to non-automated data held by Europol in the form of data files, i.e. any structured set of personal data accessible in accordance with specific criteria.

Article 20 Correction and deletion of data

1. If it emerges that data held by Europol which have been communicated to it by third States or third bodies or which are the result of its own analyses are incorrect or that their input or storage contravenes this Convention, Europol shall correct or delete such data.

2. If data that are incorrect or that contravene this Convention have been passed directly to Europol by Member States, they shall be obliged to correct or delete them in collaboration with Europol. If incorrect data are transmitted by another appropriate means or if the errors in the data supplied by Member States are due to faulty transmission or have been transmitted in breach of the provisions of this Convention or if they result from their being entered, taken over or stored in an incorrect manner or in breach of the provisions of this Convention by Europol, Europol shall be obliged to correct them or delete them in collaboration with the Member States concerned.

3. In the cases referred to in paragraphs 1 and 2, the Member States which are recipients of the data shall be notified forthwith. The recipient Member States shall also correct or delete those data.

4. Any person shall have the right to ask Europol to correct or delete incorrect data concerning him.

Europol shall inform the enquirer that data concerning him have been corrected or deleted. If the enquirer is not satisfied with Europol's reply or if he has received no reply within three months, he may refer the matter to the joint supervisory body.

Article 21 Time limits for the storage and deletion of data files

1. Data in data files shall be held by Europol only for as long as is necessary for the performance of its tasks. The need for continued storage shall be reviewed no later than three years after the input of data. Review of data stored in the information system and its deletion shall be carried out by the inputting unit. Review of data stored in other Europol data files and their deletion shall be carried out by Europol. Europol shall automatically inform the Member States three months in advance of the expiry of the time limits for reviewing the storage of data.

2. During the review, the units referred to in the third and fourth sentences of paragraph 1 above may decide on continued storage of data until the next review if this is still necessary for the performance of Europol's tasks. If no decision is taken on the continued storage of data, those data shall automatically be deleted.

3. Storage of personal data relating to individuals as referred to in point 1 of the first subparagraph of Article 10(1) may not exceed a total of three years. Each time limit shall begin to run afresh on the date on which an event leading to the storage of data relating to that individual occurs. The need for continued storage shall be reviewed annually and the review documented.

4. Where a Member State deletes from its national data files data communicated to Europol which are stored in other Europol data files, it shall inform Europol accordingly. In such cases, Europol shall delete the data unless it has further interest in them, based on intelligence that is more extensive than that possessed by the communicating Member State. Europol shall inform the Member State concerned of the continued storage of such data.

5. Deletion shall not occur if it would damage the interests of the data subject which require protection. In such cases, the data may be used only with the consent of the data subject.

Article 22 Correction and storage of data in paper files

1. If it emerges that an entire paper file or data included in that file held by Europol are no longer necessary for the performance of Europol's tasks, or if the information concerned is overall in contravention of this Convention, the paper file or data concerned shall be destroyed. The paper file or data concerned must be marked as not for use until they have been effectively destroyed.

Destruction may not take place if there are grounds for assuming that the legitimate interests of the data subject would otherwise be prejudiced. In such cases, the paper file must bear the same note prohibiting all use.

2. If it emerges that data contained in the Europol paper files are incorrect, Europol shall be obliged to correct them.

3. Any person covered by a Europol paper file may claim the right vis-à-vis Europol to correction or destruction of paper files or the inclusion of a note. Article 20(4) and Article 24(2) and (7) shall be applicable.

Article 23 National supervisory body

1. Each Member State shall designate a national supervisory body, the task of which shall be to monitor independently, in accordance with its respective national law, the permissibility of the input, the retrieval and any communication to Europol of personal data by the Member State concerned and to examine whether this violates the rights of the data subject. For this purpose, the supervisory body shall have access at the national unit or at the liaison officers' premises to the data entered by the Member State in the information system and in the index system in accordance with the relevant national procedures.

For their supervisory purposes, national supervisory bodies shall have access to the offices and documents of their respective liaison officers at Europol.

In addition, in accordance with the relevant national procedures, the national supervisory bodies shall supervise the activities of national units under Article 4(4) and the activities of liaison officers under Article 5(3), points 1 and 3 and Article 5(4) and (5), insofar as such activities are of relevance to the protection of personal data.

2. Each individual shall have the right to request the national supervisory body to ensure that the entry or communication of data concerning him to Europol in any form and the consultation of the data by the Member State concerned are lawful.

This right shall be exercised in accordance with the national law of the Member State to the national supervisory body of which the request is made.

Article 24 Joint supervisory body

1. An independent joint supervisory body shall be set up, which shall have the task of reviewing, in accordance with this Convention, the activities of Europol in order to ensure that the rights of the individual are not violated by the storage, processing and utilization of the data held by Europol. In addition, the joint supervisory body shall monitor the permissibility of the transmission of data originating from Europol. The joint supervisory body shall be composed of not more than two members or representatives (where appropriate assisted by alternates) of each of the national supervisory bodies guaranteed to be independent and having the necessary abilities, and appointed for five years by each Member State. Each delegation shall be entitled to one vote.

The joint supervisory body shall appoint a chairman from among its members.

In the performance of their duties, the members of the joint supervisory body shall not receive instructions from any other body.

2. Europol must assist the joint supervisory body in the performance of the latter's tasks. In doing so, it shall, in particular:

1) supply the information it requests, give it access to all documents and paper files as well as access to the data stored in the system, and

2) allow it free access at any time to all its premises.

3) carry out the joint supervisory body's decisions on appeals in accordance with the provisions of Articles 19(7) and 20(4).

3. The joint supervisory body shall also be competent for the examination of questions relating to implementation and interpretation in connection with Europol's activities as regards the processing and utilization of personal data, for the examination of questions relating to checks carried out independently by the national supervisory bodies of the Member States or relating to the exercise of the right to information, as well as for drawing up harmonized proposals for common solutions to existing problems.

4. Each individual shall have the right to request the joint supervisory body to ensure that the manner in which his personal data have been collected, stored, processed and utilized by Europol is lawful and accurate.

5. If the joint supervisory body notes any violations of the provisions of this Convention in the storage, processing or utilization of personal data, it shall make any complaints it deems necessary to the Director of Europol and shall request him to reply within a time limit to be determined by it. The Director shall keep the Management Board informed of the entire procedure. In the event of any difficulty, the joint supervisory body shall refer the matter to the Management Board.

6. The joint supervisory body shall draw up activity reports at regular intervals. In accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union, these shall be forwarded to the Council; the Management Board shall first have the opportunity to deliver an opinion, which shall be attached to the reports.

The joint supervisory body shall decide whether or not to publish its activity report, and, if it decides to do so, determine how it should be published.

7. The joint supervisory body shall unanimously adopt its rules of procedure, which shall be submitted for the unanimous approval of the Council. It shall set up internally a committee comprising one qualified representative from each Member State with entitlement to a vote. The committee shall have the task of examining the appeals provided for in Articles 19(7) and 20(4) by all appropriate means. Should they so request, the parties, assisted by their advisers if they so wish, shall be heard by the committee. The decisions taken in this context shall be final as regards all the parties concerned.

8. It may also set up one or more other committees.

9. It shall be consulted on that part of the budget which concerns it. Its opinion shall be annexed to the draft budget in question.

10. It shall be assisted by a secretariat, the tasks of which shall be defined in the rules of procedure.

Article 25 Data security

1. Europol shall take the necessary technical and organizational measures to ensure the implementation of this Convention. Measures shall only be necessary where the effort they involve is proportionate to the objective they are designed to achieve in terms of protection.

2. In respect of automated data processing at Europol each Member State and Europol shall implement measures designed to:

1) deny unauthorized persons access to data processing equipment used for processing personal data (equipment access control);

2) prevent the unauthorized reading, copying, modification or removal of data media (data media control);

3) prevent the unauthorized input of data and the unauthorized inspection, modification or deletion of stored personal data (storage control);

4) prevent the use of automated data processing systems by unauthorized persons using data communication equipment (user control);

5) ensure that persons authorized to use an automated data processing system only have access to the data covered by their access authorization (data access control);

6) ensure that it is possible to verify and establish to which bodies personal data may be transmitted using data communication equipment (communication control);

7) ensure that it is subsequently possible to verify and establish which personal data have been input into automated data processing systems and when and by whom the data were input (input control);

8) prevent unauthorized reading, copying, modification or deletion of personal data during transfers of personal data or during transportation of data media (transport control);

9) ensure that installed systems may, in case of interruption, be immediately restored (recovery);

10) ensure that the functions of the system perform without fault, that the appearance of faults in the functions is immediately reported (reliability) and that stored data cannot be corrupted by means of a malfunctioning of the system (integrity).

TITLE V

LEGAL STATUS, ORGANIZATION AND FINANCIAL PROVISIONS

Article 26 Legal capacity

1. Europol shall have legal personality.

2. Europol shall enjoy in each Member State the most extensive legal and contractual capacity available to legal persons under that State's law. Europol may in particular acquire and dispose of movable or immovable property and be a party to legal proceedings.

3. Europol shall be empowered to conclude a headquarters agreement with the Kingdom of the Netherlands and to conclude with third States and third bodies within the meaning of Article 10(4) the necessary confidentiality agreements pursuant to Article 18(6) as well as other arrangements in the framework of the rules laid down unanimously by the Council on the basis of this Convention and of Title VI of the Treaty on European Union.

Article 27 Organs of Europol

The organs of Europol shall be:

1) the Management Board;

2) the Director;

3) the Financial Controller;

4) the Financial Committee.

Article 28 Management Board

1. Europol shall have a Management Board. The Management Board:

1) shall take part in the extension of Europol's objective (Article 2(2));

2) shall define unanimously liaison officers' rights and obligations towards Europol (Article 5);

3) shall decide unanimously on the number of liaison officers the Member States may send to Europol (Article 5);

4) shall prepare the implementing rules governing data files (Article 10);

5) shall take part in the adoption of rules governing Europol's relations with third States and third bodies within the meaning of Article 10(4) (Articles 10, 18 and 42);

6) shall unanimously decide on details concerning the design of the index system (Article 11);

7) shall approve by a two-thirds majority orders opening data files (Article 12);

8) may deliver opinions on the comments and reports of the joint supervisory body (Article 24);

9) shall examine problems which the joint supervisory body brings to is attention (Article 24(5));

10) shall decide on the details of the procedure for checking the legal character of retrievals in the information system (Article 16);

11) shall take part in the appointment and dismissal of the Director and Deputy Directors (Article 29);

12) shall oversee the proper performance of the Director's duties (Articles 7 and 29);

13) shall take part in the adoption of staff regulations (Article 30);

14) shall take part in the preparation of agreements on confidentiality and the adoption of provisions on the protection of confidentiality (Articles 18 and 31);

15) shall take part in the drawing up of the budget, including the establishment plan, the auditing and the discharge to be given to the Director (Articles 35 and 36);

16) shall adopt unanimously the five-year financing plan (Article 35);

17) shall appoint unanimously the financial controller and oversee the performance of his duties (Article 35);

18) shall take part in the adoption of the financial regulation (Article 35);

19) shall unanimously approve the conclusion of the headquarters agreement (Article 37);

20) shall adopt unanimously the rules for the security clearance of Europol officials;

21) shall act by a two-thirds majority in disputes between a Member State and Europol or between Member States concerning compensation paid under the liability for unauthorized or incorrect processing of data (Article 38);

22) shall take part in any amendment of this Convention (Article 43);

23) shall be responsible for any other tasks assigned to it by the Council particularly in provisions for the implementation of this Convention.

2. The Management Board shall be composed of one representative of each Member State. Each member of the Management Board shall have one vote.

3. Each member of the Management Board may be represented by an alternate member; in the absence of the full member, the alternate member may exercise his right to vote.

4. The Commission of the European Communities shall be invited to attend meetings of the Management Board with non-voting status. However, the Management Board may decide to meet without the Commission representative.

5. The members or alternate members shall be entitled to be accompanied and advised by experts from their respective Member States at meetings of the Management Board.

6. The Management Board shall be chaired by the representative of the Member State holding the Presidency of the Council.

7. The Management Board shall unanimously adopt its rules of procedure.

8. Abstentions shall not prevent the Management Board from adopting decisions which must be taken unanimously.

9. The Management Board shall meet at least twice a year.

10. The Management Board shall adopt unanimously each year:

1) a general report on Europol's activities during the previous year;

2) a report on Europol's future activities taking into account Member States' operational requirements and budgetary and staffing implications for Europol.

These reports shall be submitted to the Council in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union.

Article 29 Director

1. Europol shall be headed by a Director appointed by the Council, acting unanimously in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union after obtaining the opinion of the Management Board, for a four-year period renewable once.

2. The Director shall be assisted by a number of Deputy Directors as determined by the Council and appointed for a four-year period renewable once, in accordance with the procedure laid down in paragraph 1. Their tasks shall be defined in greater detail by the Director.

3. The Director shall be responsible for:

1) performance of the tasks assigned to Europol;

2) day-to-day administration;

3) personnel management;

4) proper preparation and implementation of the Management Board's decisions;

5) preparing the draft budget, draft establishment plan and draft five-year financing plan and implementing Europol's budget;

6) all other tasks assigned to him in this Convention or by the Management Board.

4. The Director shall be accountable to the Management Board in respect of the performance of his duties. He shall attend its meetings.

5. The Director shall be Europol's legal representative.

6. The Director and the Deputy Directors may be dismissed by a decision of the Council, to be taken in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union by a two-thirds majority of the Member States, after obtaining the opinion of the Management Board.

7. Notwithstanding paragraphs 1 and 2, the first term of office after entry into force of this Convention shall be five years for the Director, four years for his immediate Deputy and three years for the second Deputy Director.

Article 30 Staff

1. The Director, Deputy Directors and the employees of Europol shall be guided in their actions by the objectives and tasks of Europol and shall not take or seek orders from any government, authority, organization or person outside Europol, save as otherwise provided in this Convention and without prejudice to Title VI of the Treaty on European Union.

2. The Director shall be in charge of the Deputy Directors and employees of Europol. He shall engage and dismiss employees. In selecting employees, in addition to having regard to personal suitability and professional qualifications, he shall take into account the need to ensure the adequate representation of nationals of all Member States and of the official languages of the European Union.

3. Detailed arrangements shall be laid down in staff regulations which the Council shall, after obtaining the opinion of the Management Board, adopt unanimously in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union.

Article 31 Confidentiality

1. Europol and the Member States shall take appropriate measures to protect information subject to the requirement of confidentiality which is obtained by or exchanged with Europol on the basis of this Convention. To this end the Council shall unanimously adopt appropriate rules on confidentiality prepared by the Management Board and submitted to the Council in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union.

2. Where Europol has entrusted persons with a sensitive activity, Member States shall undertake to arrange, at the request of the Director of Europol, for security screening of their own nationals to be carried out in accordance with their national provisions and to provide each other with mutual assistance for the purpose. The relevant authority under national provisions shall inform Europol only of the results of the security screening, which shall be binding on Europol.

3. Each Member State and Europol may entrust with the processing of data at Europol, only those persons who have had special training and undergone security screening.

Article 32 Obligation of discretion and confidentiality

1. Europol organs, their members, the Deputy Directors, employees of Europol and liaison officers shall refrain from any action and any expression of opinion which might be harmful to Europol or prejudice its activities.

2. Europol organs, their members, the Deputy Directors, employees of Europol and liaison officers, as well as any other person under a particular obligation of discretion or confidentiality, shall be bound not to disclose any facts or information which come to their knowledge in the performance of their duties or the exercise of their activities to any unauthorized person or to the public. This shall not apply to facts or information too insignificant to require confidentiality. The obligation of discretion and confidentiality shall apply even after leaving office or employment, or after termination of activities. The particular obligation laid down in the first sentence shall be notified by Europol, and a warning given of the legal consequences of any infringement; a written record shall be drawn up of such notification.

3. Europol organs, their members, the Deputy Directors, employees of Europol and liaison officers, as well as persons under the obligation provided for in paragraph 2, may not give evidence in or outside court or make any statements on any facts or information which come to their knowledge in the performance of their duties or the exercise of their activities, without reference to the Director or, in the case of the Director himself, to the Management Board.

The Director or Management Board, depending on the case, shall approach the judicial body or any other competent body with a view to taking the necessary measures under the national law applicable to the body approached; such measures may either be to adjust the procedures for giving evidence in order to ensure the confidentiality of the information, or, provided that the national law concerned so permits, to refuse to make any communication concerning data insofar as is vital for the protection of the interests of Europol or of a Member State.

Where a Member State's legislation provides for the right to refuse to give evidence, persons asked to give evidence must obtain permission to do so. Permission shall be granted by the Director and, as regards evidence to be given by the Director, by the Management Board. Where a liaison officer is asked to give evidence concerning information he receives from Europol, such permission shall be given after the agreement of the Member State responsible for the officer concerned has been obtained.

Furthermore, if the possibility exists that the evidence may extend to information and knowledge which a Member State has communicated to Europol or which clearly involve a Member State, the position of that Member State concerning the evidence must be sought before permission is given.

Permission to give evidence may be refused only insofar as this is necessary to protect overriding interests of Europol or of a Member State or States that need protection.

This obligation shall apply even after leaving office or employment or after termination of activities.

4. Each Member State shall treat any infringement of the obligation of discretion or confidentiality laid down in paragraphs 2 and 3 as a breach of the obligations imposed by its law on official or professional secrets or its provisions for the protection of confidential material.

Where appropriate, each Member State shall introduce, no later than the date of entry into force of this Convention, the rules under national law or the provisions required to proceed against breaches of the obligations of discretion or confidentiality referred to in paragraphs 2 and 3. It shall ensure that the rules and provisions concerned apply also to its own employees who have contact with Europol in the course of their work.

Article 33 Languages

1. Reports and all other papers and documentation placed before the Management Board shall be submitted in all official languages of the European Union; the working languages of the Management Board shall be the official languages of the European Union.

2. The translations required for Europol's work shall be provided by the translation centre of the European Union institutions.

Article 34 Informing the European Parliament

1. The Council Presidency shall each year forward a special report to the European Parliament on the work of Europol. The European Parliament shall be consulted should this Convention be amended in any way.

2. The Council Presidency or its representative appointed by the Presidency shall, with respect to the European Parliament, take into account the obligations of discretion and confidentiality.

3. The obligations laid down in this Article shall be without prejudice to the rights of national parliaments, to Article K.6 of the Treaty on European Union and to the general principles applicable to relations with the European Parliament pursuant to Title VI of the Treaty on European Union.

Article 35 Budget

1. Estimates shall be drawn up of all of Europol's income and expenditure including all costs of the joint supervisory body and of the secretariat set up by it under Article 22 for each financial year and these items entered in the budget; an establishment plan shall be appended to the budget. The financial year shall begin on 1 January and end on 31 December.

The income and expenditure shown in the budget shall be in balance.

A five-year financing plan shall be drawn up together with the budget.

2. The budget shall be financed from Member States' contributions and by other incidental income. Each Member State's financial contribution shall be determined according to the proportion of its gross national product to the sum total of the gross national products of the Member States for the year preceding the year in which the budget is drawn up. For the purposes of this paragraph, “gross national product" shall mean gross national product as determined in accordance with Council Directive 89/130/EEC, Euratom of 13 February 1989 on the harmonization of the compilation of gross national product at market prices.

3. By 31 March each year at the latest, the Director shall draw up the draft budget and draft establishment plan for the following financial year and shall submit them, after examination by the Financial Committee, to the Management Board together with the draft five-year financing plan.

4. The Management Board shall take a decision on the five-year financing plan. It shall act unanimously.

5. After obtaining the opinion of the Management Board, the Council shall, in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union, adopt Europol's budget by 30 June of the year preceding the financial year at the latest. It shall act unanimously. The adoption of the budget by the Council shall entail the obligation for each Member State to make available promptly the financial contribution due from it.

6. The Director shall implement the budget in accordance with the financial regulation provided for in paragraph 9.

7. Monitoring of the commitment and disbursement of expenditure and of the establishment and collection of income shall be carried out by a financial controller from an official audit body of one of the Member States who shall be appointed by the Management Board, acting unanimously, and shall be accountable to it. The financial regulation may make provision for ex-post monitoring by the financial controller in the case of certain items of income or expenditure.

8. The Financial Committee shall be composed of one budgetary representative from each Member State. Its task shall be to prepare for discussions on budgetary and financial matters.

9. The Council shall, in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union, unanimously adopt the financial regulation, specifying in particular the detailed rules for drawing up, amending and implementing the budget and for monitoring its implementation as well as for the manner of payment of financial contributions by the Member States.

Article 36 Auditing

1. The accounts in respect of all income and expenditure entered in the budget together with the balance sheet showing Europol's assets and liabilities shall be subject to an annual audit in accordance with the financial regulation. For this purpose the Director shall submit a report on the annual accounts by 31 May of the following year at the latest.

2. The audit shall be carried out by a joint audit committee composed of three members, appointed by the Court of Auditors of the European Communities on a proposal from its President. The term of office of the members shall be three years; these shall alternate in such a way that each year the member who has been on the audit committee for three years shall be replaced. Notwithstanding the provisions of the second sentence, the term of office of the member that, after drawing lots:

– is first, shall be two years;

– is second, shall be three years;

– is third, shall be four years,

in the initial composition of the joint audit committee after Europol has begun to operate.

Any costs arising from the audit shall be charged to the budget provided for in Article 35.

3. The joint audit committee shall in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union submit to the Council an audit report on the annual accounts; prior thereto the Director and Financial Controller shall be given an opportunity to express an opinion on the audit report and the report shall be discussed by the Management Board.

4. The Europol Director shall provide the members of the joint audit committee with all information and every assistance which they require in order to perform their task.

5. A decision on the discharge to be given to the Director in respect of budget implementation for the financial year in question shall be taken by the Council, after examination of the report on the annual accounts.

6. The detailed rules for performing audits shall be laid down in the Financial Regulation.

Article 37 Headquarters agreement

The necessary arrangements concerning the accommodation to be provided for Europol in the headquarters State and the facilities to be made available by that State as well as the particular rules applicable in the Europol headquarters State to members of Europol's organs, its Deputy Directors, employees and members of their families shall be laid down in a headquarters agreement between Europol and the Kingdom of the Netherlands to be concluded after obtaining the unanimous approval of the Management Board.

TITLE VI

LIABILITY AND LEGAL PROTECTION

Article 38 Liability for unauthorized or incorrect data processing

1. Each Member State shall be liable, in accordance with its national law, for any damage caused to an individual as a result of legal or factual errors in data stored or processed at Europol. Only the Member State in which the event which gave rise to the damage occurred may be the subject of an action for compensation on the part of the injured party, who shall apply to the courts having jurisdiction under the national law of the Member State involved. A Member State may not plead that another Member State had transmitted inaccurate data in order to avoid its liability under its national legislation vis-à-vis an injured party.

2. If these legal or factual errors occurred as a result of data erroneously communicated or of failure to comply with the obligations laid down in this Convention on the part of one or more Member States or as a result of unauthorized or incorrect storage or processing by Europol, Europol or the other Member State in question shall be bound to repay, on request, the amounts paid as compensation unless the data were used by the Member State in the territory of which the damage was caused in breach of this Convention.

3. Any dispute between that Member State and Europol or another Member State over the principle or amount of the repayment must be referred to the Management Board, which shall settle the matter by a two-thirds majority.

Article 39 Other liability

1. Europol's contractual liability shall be governed by the law applicable to the contract in question.

2. In the case of non-contractual liability, Europol shall be obliged, independently of any liability under Article 38, to make good any damage caused through the fault of its organs, of its Deputy Directors or of its employees in the performance of their duties, insofar as it may be imputed to them and regardless of the different procedures for claiming damages which exist under the law of the Member States.

3. The injured party shall have the right to demand that Europol refrain from or drop any action.

4. The national courts of the Member States competent to deal with disputes involving Europol's liability as referred to in this Article shall be determined by reference to the relevant provisions of the Brussels Convention of 27 September 1968 on Jurisdiction and the Enforcement of Judgments in Civil and Commercial Matters, as later amended by Accession Agreements.

Article 40 Settlement of disputes

1. Disputes between Member States on the interpretation or application of this Convention shall in an initial stage be discussed by the Council in accordance with the procedure set out in Title VI of the Treaty on European Union with the aim of finding a settlement.

2. When such disputes are not so settled within six months, the Member States who are parties to the dispute shall decide, by agreement among themselves, the modalities according to which they shall be settled.

3. The provisions on appeals referred to in the rules relating to the conditions of employment applicable to temporary and auxiliary staff of the European Communities shall apply, mutatis mutandis, to Europol staff.

Article 41 Privileges and immunities

1. Europol, the members of its organs and the Deputy Directors and employees of Europol shall enjoy the privileges and immunities necessary for the performance of their tasks in accordance with a Protocol setting out the rules to be applied in all Member States.

2. The Kingdom of the Netherlands and the other Member States shall agree in the same terms that liaison officers seconded from the other Member States as well as members of their families shall enjoy those privileges and immunities necessary for the proper performance of the tasks of the liaison officers at Europol.

3. The Protocol referred to in paragraph 1 shall be adopted by the Council acting unanimously in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union and approved by the Member States in accordance with their respective constitutional requirements.

TITLE VII

FINAL PROVISIONS

Article 42 Relations with third states and third bodies

1. Insofar as is relevant for the performance of the tasks described in Article 3, Europol shall establish and maintain cooperative relations with third bodies within the meaning of Article 10(4), points 1 to 3. The Management Board shall unanimously draw up rules governing such relations. This provision shall be without prejudice to Article 10(4) and (5) and Article 18(2); exchanges of personal data shall take place only in accordance with the provisions of Titles II to IV of this Convention.

2. Insofar as is required for the performance of the tasks described in Article 3, Europol may also establish and maintain relations with third States and third bodies within the meaning of Article 10(4), points 4, 5, 6 and 7. Having obtained the opinion of the Management Board, the Council, acting unanimously in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union, shall draw up rules governing the relations referred to in the first sentence. The third sentence of paragraph 1 shall apply mutatis mutandis.

Article 43 Amendment of the Convention

1. In accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union, the Council, acting on a proposal from a Member State and, after consulting the Management Board, shall unanimously decide, within the framework of Article K.1(9) of the Treaty on European Union, on any amendments to this Convention which it shall recommend to the Member States for adoption in accordance with their respective constitutional requirements.

2. The amendments shall enter into force in accordance with Article 45(2) of this Convention.

3. However, the Council, acting unanimously in accordance with the procedure laid down in Title VI of the Treaty on European Union, may decide, on the initiative of a Member State and after the Management Board has discussed the matter, to amplify, amend or supplement the definitions of forms of crime contained in the Annex. It may in addition decide to introduce new definitions of the forms of crime listed in the Annex.

4. The Secretary-General of the Council of the European Union shall notify all Member States of the date of entry into force of the amendments.

Article 44 Reservations

Reservations shall not be permissible in respect of this Convention.

Article 45 Entry into force

1. This Convention shall be subject to adoption by the Member States in accordance with their respective constitutional requirements.

2. Member States shall notify the depositary of the completion of their constitutional requirements for adopting this Convention.

3. This Convention shall enter into force on the first day of the month following the expiry of a three-month period after the notification, referred to in paragraph 2, by the Member State which, being a member of the European Union on the date of adoption by the Council of the act drawing up this Convention, is the last to fulfil that formality.

4. Without prejudice to paragraph 2, Europol shall not take up its activities under this Convention until the last of the acts provided for in Articles 5(7), 10(1), 24(7), 30(3), 31(1), 35(9), 37 and 41(1) and (2) enters into force.

5. When Europol takes up its activities, the activities of the Europol Drugs Unit under the joint action concerning the Europol Drugs Unit of 10 March 1995 shall come to an end. At the same time, all equipment financed from the Europol Drugs Unit joint budget, developed or produced by the Europol Drugs Unit or placed at its disposal free of charge by the headquarters State for its permanent use, together with that Unit's entire archives and independently administered data files shall become the property of Europol.

6. Once the Council has adopted the act drawing up this Convention, Member States, acting either individually or in common, shall take all preparatory measures under their national law which are necessary for the commencement of Europol activities.

Article 46 Accession by new member States

1. This Convention shall be open to accession by any State that becomes a member of the European Union.

2. The text of this Convention in the language of the acceding State, drawn up by the Council of the European Union, shall be authentic.

3. Instruments of accession shall be deposited with the depositary.

4. This Convention shall enter into force with respect to any State that accedes to it on the first day of the month following expiry of a three-month period following the date of deposit of its instrument of accession or on the date of entry into force of the Convention if it has not already entered into force at the time of expiry of the said period.

Article 47 Depositary

1. The Secretary-General of the Council of the European Union shall act as depositary of this Convention.

2. The depositary shall publish in the Official Journal of the European Communities the notifications, instruments or communications concerning this Convention.

IN WITNESS WHEREOF the undersigned Plenipotentiaries have signed this Convention.

DONE at Brussels, on the twenty-sixth day of July in the year one thousand nine hundred and ninety-five in a single original, in the Danish, Dutch, English, Finnish, French, German, Greek, Irish, Italian, Portuguese, Spanish and Swedish languages, each text being equally authentic, such original remaining deposited in the archives of the General Secretariat of the Council of the European Union.

Annex referred to in Article 2

List of other serious forms of international crime which Europol could deal with in addition to those already provided for in Article 2(2) in compliance with Europol's objective as set out in Article 2(1).

Against life, limb or personal freedom:

– murder, grievous bodily injury

– illicit trade in human organs and tissue

– kidnapping, illegal restraint and hostage-taking

– racism and xenophobia

Against property or public goods including fraud:

– organized robbery

– illicit trafficking in cultural goods, including antiquities and works of art

– swindling and fraud

– racketeering and extortion

– counterfeiting and product piracy

– forgery of administrative documents and trafficking therein

– forgery of money and means of payment

– computer crime

– corruption

Illegal trading and harm to the environment:

– illicit trafficking in arms, ammunition and explosives

– illicit trafficking in endangered animal species

– illicit trafficking in endangered plant species and varieties

– environmental crime

– illicit trafficking in hormonal substances and other growth promoters.

In addition, in accordance with Article 2(2), the act of instructing Europol to deal with one of the forms of crime listed above implies that it is also competent to deal with the related money-laundering activities and the related criminal offences.

With regard to the forms of crime listed in Article 2(2) for the purposes of this Convention:

– “crime connected with nuclear and radioactive substances" means the criminal offences listed in Article 7(1) of the Convention on the Physical Protection of Nuclear Material, signed at Vienna and New York on 3 March 1980, and relating to the nuclear and/or radioactive materials defined in Article 197 of the Euratom Treaty and Directive 80/836 Euratom of 15 July 1980;

– “illegal immigrant smuggling" means activities intended deliberately to facilitate, for financial gain, the entry into, residence or employment in the territory of the Member States of the European Union, contrary to the rules and conditions applicable in the Member States;

– “traffic in human beings" means subjection of a person to the real and illegal sway of other persons by using violence or menaces or by abuse of authority or intrigue with a view to the exploitation of prostitution, forms of sexual exploitation and assault of minors or trade in abandoned children;

– “motor vehicle crime" means the theft or misappropriation of motor vehicles, lorries, semi-trailers, the loads of lorries or semi-trailers, buses, motorcycles, caravans and agricultural vehicles, works vehicles, and the spare parts for such vehicles, and the receiving and concealing of such objects;

– “illegal money-laundering activities" means the criminal offences listed in Article 6(1) to (3) of the Council of Europe Convention on Laundering, Search, Seizure and Confiscation of the Proceeds from Crime, signed at Strasbourg on 8 November 1990.

The forms of crime referred to in Article 2 and in this Annex shall be assessed by the competent national authorities in accordance with the national law of the Member States to which they belong.

Declarations

Re Article 10(1) of the Convention

“The Federal Republic of Germany and the Republic of Austria will continue to ensure that the following principle is affirmed when drafting the implementing provisions concerning Article 10(1):

Data on persons referred to in point 1 of the first sentence of Article 10(1), other than those listed in Article 8(2) and (3) may be stored only if there are reasons to suspect, because of the nature of the act or of its perpetration, or any other intelligence, that criminal proceedings need to be taken against such persons for criminal offences for which Europol is competent under Article 2."

Re Article 14(1) and (3), Article 15(2) and Article 19(8) of the Convention

1. “The Federal Republic of Germany, the Republic of Austria and the Kingdom of the Netherlands will transmit data under this Convention on the understanding that, for the non-automated processing and use of such data, Europol and the Member States will comply with the spirit of the data protection provisions of this Convention."

2. “The Council declares that, having regard to Articles 14(1) and (3), 15(2) and 19(8) of the Convention, with regard to compliance with the level of protection of data exchanged between Member States and Europol in the case of non-automated data processing, Europol will – three years after its inception and with the participation of the joint supervisory authority and national control authorities each acting within its sphere of competence – draw up a report, which will be submitted to the Council for examination after consideration by the Management Board."

Article 40(2)

“The following Member States agree that in such cases they will systematically submit the dispute in question to the Court of Justice of the European Communities:

– Kingdom of Belgium

– Kingdom of Denmark

– Federal Republic of Germany

– Hellenic Republic

– Kingdom of Spain

– French Republic

– Ireland

– Italian Republic

– Grand Duchy of Luxembourg

– Kingdom of the Netherlands

– Republic of Austria

– Portuguese Republic

– Republic of Finland

– Kingdom of Sweden".

Article 42

“The Council declares that Europol should as a matter of priority establish relations with the competent bodies of those States with which the European Communities and their Member States have established a structured dialogue."

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(Voor de ondertekeningen zie blz. 45 van dit Tractatenblad)

D. PARLEMENT

De Overeenkomst behoeft ingevolge artikel 91 van de Grondwet de goedkeuring van de Staten-Generaal, alvorens het Koninkrijk aan de Overeenkomst kan worden gebonden.

G. INWERKINGTREDING

De bepalingen van de Overeenkomst zullen ingevolge artikel 45, derde lid, in werking treden op de eerste dag van de maand die volgt op een periode van drie maanden na de laatste kennisgeving van de voltooiing van de procedures die overeenkomstig de onderscheiden grondwettelijke bepalingen van de Lid-Staten vereist zijn voor de aanvaarding van deze Overeenkomst door de Staat die op de datum van aanneming door de Raad van de akte tot vaststelling van deze Overeenkomst lid was van de Europese Unie en die als laatste deze formaliteit vervult.

J. GEGEVENS

Van het op 7 februari 1992 te Maastricht tot stand gekomen Verdrag betreffende de Europese Unie, naar welk Verdrag onder meer wordt verwezen in de preambule tot de onderhavige Overeenkomst, is de Nederlandse tekst geplaatst in Trb. 1992, 74; zie ook, laatstelijk, Trb. 1994, 28.

Van het op 29 oktober 1993 te Brussel tot stand gekomen besluit van de Europese Raad om Europol in Nederland te vestigen, met Den Haag als zetel, naar welk besluit wordt verwezen in de preambule tot de onderhavige Overeenkomst, is de Nederlandse tekst geplaatst in Trb. 1994, 266, blz. 2 en 3.

Van het op 20 december 1988 te Wenen tot stand gekomen Verdrag van de Verenigde Naties tegen de sluikhandel in verdovende middelen en psychotrope stoffen, naar welk Verdrag wordt verwezen in artikel 2, vijfde lid, van de onderhavige Overeenkomst, zijn de Engelse en de Franse tekst geplaatst in Trb. 1989, 97 en de vertaling in Trb. 1990, 94; zie ook Trb. 1993, 140.

Van het op 28 januari 1981 te Straatsburg tot stand gekomen Verdrag tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, naar welk Verdrag onder meer wordt verwezen in artikel 10, eerste lid, van de onderhavige Overeenkomst, zijn de Engelse en de Franse tekst, alsmede de vertaling, geplaatst in Trb. 1988, 7; zie ook, laatstelijk, Trb. 1993, 192.

Van het op 27 september 1968 te Brussel tot stand gekomen Verdrag betreffende de rechterlijke bevoegdheid en de tenuitvoerlegging van beslissingen in burgerlijke en handelszaken, naar welk Verdrag wordt verwezen in artikel 39, vierde lid, van de onderhavige Overeenkomst, zijn de Nederlandse en de Franse tekst geplaatst in Trb. 1969, 101; zie ook, laatstelijk, Trb. 1992, 42. Het Verdrag is aangepast bij de volgende Verdragen:

– d.d. 9 oktober 1978 (tekst in Trb. 1978, 175);

– d.d. 25 oktober 1982 (tekst in Trb. 1983, 24);

– d.d. 26 mei 1989 (tekst in Trb. 1989, 142).

Van het op 3 maart 1980 te Wenen/New York tot stand gekomen Verdrag inzake de fysieke beveiliging van kernmateriaal, naar welk Verdrag wordt verwezen in de Bijlage bij de onderhavige Overeenkomst, zijn de Engelse en de Franse tekst geplaatst in Trb. 1980, 166 en de vertaling in Trb. 1981, 7; zie ook Trb. 1991, 160.

Van het op 25 maart 1957 te Rome tot stand gekomen Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (Euratom), naar welk Verdrag wordt verwezen in de Bijlage bij de onderhavige Overeenkomst, is de Franse tekst geplaatst in Trb. 1957, 75 en de Nederlandse tekst in Trb. 1957, 92; zie ook, laatstelijk, Trb. 1995, 78.

Van het op 8 november 1990 tot stand gekomen Verdrag inzake het witwassen, de opsporing, de inbeslagneming en de confiscatie van opbrengsten van misdrijven, naar welk Verdrag wordt verwezen in de Bijlage bij de onderhavige Overeenkomst, zijn de Engelse en de Franse tekst, alsmede de vertaling, geplaatst in Trb. 1990, 172; zie ook Trb. 1993, 88.

Uitgegeven de vierde december 1995

De Minister van Buitenlandse Zaken,

H. A. F. M. O. VAN MIERLO

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1 De Nederlandse, de Belgische en de Luxemburgse Regering hebben bij de ondertekening het volgende verklaard:«Les Gouvernements des Pays-Bas, Luxembourg et Belgique rappellent la nécessité de trouver d'ici juin 1996 une solution satisfaisante en matière de la compétence de la Cour de Justice des Communautés Européennes pour les questions préjudicielles pour permettre l'entrée en vigueur de la Convention Système informatique douanier.»

2 De Deense Regering heeft bij de ondertekening het volgende verklaard:

«Le Royaume de Danemark partage l'avis du service juridique du Conseil selon lequel l'article 44 de la convention, qui prévoit que la convention ne peut faire l'objet d'aucune réserve ne fait pas obstacle à ce que les Etats membres, lors de la ratification, précisent la portée géographique de la convention sur leur territoire et notamment les parties de leur territoire auxquelles elle ne s'applique pas.

Le Royaume de Danemark déclare dans ce contexte qu'il a l'intention, lors de la ratification, de constater, dans une déclaration, que la convention portant création d'un Office européen de police (Convention Europol) ne s'applique pas aux îles Féroé ni au Groenland, à moins que le Royaume de Danemark ne fasse une déclaration dans le sens contraire.» (vertaling uit het Deens)

3 De Duitse Regering heeft bij de ondertekening het volgende verklaard:

»Die Regierung der Bundesrepublik Deutschland erklärt ihre Absicht, für das Übereinkommen über den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften und das Übereinkommen über ein Zollinformationssystem im Rahmen von Verhandlungen bis zum Juni 1996 eine Einigung über die Zuständigkeit des Gerichtshofs der Europäischen Gemeinschaften für Vorabentscheidungsersuchen zu erreichen. Sie geht im übrigen davon aus, dasz entsprechend dem Ergebnis des Europäischen Rates in Cannes eine dahingehende Regelung auch für das Übereinkommen über die Errichtung eines Europäischen Polizeiamtes (Europol) gefunden wird.«

4 De Italiaanse Regering heeft bij de ondertekening het volgende verklaard:

«Nel procedere alla firma delle Convenzioni Europol, sulla protezione degli interessi finanziari e sul sistema d'informazione doganale l'Italia sottolinea la sua aspettativa ad un sollecito avvio dei lavori previsti al punto III 1 delle conclusioni del Consiglio Europeo di Cannes del 26 e 27 giugno 1995, ai fini dell' attribuzione di competenze alla Corte di Giustizia, con particolare riguardo alle questioni pregiudiziali.»

5 De Oostenrijkse Regering heeft bij de ondertekening het volgende verklaard:

»Österreich geht, auch unter Bezugnahme auf die Erklärungen anderer Mitgliedstaaten davon aus, dasz die Zuständigkeit des EuGH im Vorabentscheidungsverfahren in ansehbarer Zeit positiv geregelt wird, und wird sich auch hierfür einsetzen.«

1 De Engelse en de Franse tekst van de Overeenkomst zijn afgedrukt op blz. 48 e.v. van dit Tractatenblad.

De Deense, de Duitse, de Finse, de Griekse, de Ierse, de Italiaanse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse tekst zijn niet afgedrukt.