Instellingbesluit onafhankelijke Commissie integriteit Financiën

De Secretaris-Generaal,

Gehoord hebbende de Departementale Ondernemingsraad Financiën;

In overeenstemming met het Departementale georganiseerd overleg Financiën;

Gelet op artikel 2 van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies;

Gelet op artikel 4 van het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies;

(24 september 2020, nr. 2020-196202)

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. het Ministerie:

het Ministerie van Financiën (inclusief de Belastingdienst, Douane en Toeslagen);

b. de Minister:

de Minister van Financiën;

c. de SG:

de secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën;

d. de pSG:

de plaatsvervangend secretaris-generaal van het ministerie van Financiën;

e. de DG’s:

de directeur-generaal Belastingdienst, de directeur-generaal Toeslagen, de directeur-generaal Douane, de directeur-generaal Rijksbegroting, de directeur-generaal Fiscale Zaken en de thesaurier-generaal van het Ministerie van Financiën;

f. de commissie:

de commissie integriteit Financiën, bedoeld in artikel 2;

g. het vermoeden van een integriteitschending:

als een medewerker (incidenteel of structureel) niet handelt overeenkomstig de (daarvoor) geldende morele waarden en normen en de daarmee samenhangende regels. Ook gedrag buiten werktijd en buiten de plaats waar de functie normaal wordt uitgeoefend kan een integriteitschending opleveren, zeker wanneer er een relatie is tussen gedrag en functie. De Gedragscode Integriteit Rijk (GIR) geeft de ambtenaar een kader voor integer handelen. Het document geeft een overzicht van de belangrijkste Rijksbrede afspraken op het gebied van integriteit.¹

h. het vermoeden van een misstand²:

het vermoeden van een melder, dat binnen het Ministerie, sprake is van een misstand voor zover:

• 1°. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij het Ministerie heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en

• 2°. het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten

i. de melder:

de ambtenaar, een collectief van ambtenaren, de gewezen ambtenaar en degene die anderszins arbeid verricht of heeft verricht bij het Ministerie die een vermoeden van een integriteitschending of misstand meldt;

j. de melding:

een vermoeden van een integriteitschending of misstand welke bekend is gemaakt aan de commissie;

k. de BIPO:

de Baseline Intern Persoonsgericht Onderzoek;

l. het OIF:

het Onderzoeksbureau Integriteit Financiën.

Artikel 2. Instelling en taak

• 1. Er is een onafhankelijke commissie integriteit Financiën. De commissie is een aanvulling op de bestaande meldinginfrastructuur bij het Ministerie;

• 2. De commissie heeft tot taak:

  • a. het zo spoedig mogelijk reageren op meldingen inzake (het vermoeden van) misstanden respectievelijk integriteitschendingen, die het Ministerie raken;

  • b. het geven van informatie en/of advies over procedures en vervolgstappen aan de melders, waarbij per melding zal worden bezien of de commissie de melding zelf oppakt dan wel verwijst naar de bestaande organisaties en adviesorganen die hiertoe zijn ingericht. Voor zover nodig behoudt de commissie ruimte voor maatwerk;

  • c. het zo nodig inwinnen van nadere inlichtingen naar aanleiding van meldingen;

  • d. het (laten) onderzoeken en beoordelen in hoeverre de meldingen aanleiding geven tot enigerlei vervolgprocedure. Indien wordt overgegaan tot het (laten) instellen van een onderzoek, zal de commissie (waar)borgen dat het onderzoek op onafhankelijke en zorgvuldige wijze plaatsvindt en dat terugkoppeling plaatsvindt aan de melders;

  • e. het gevraagd en ongevraagd adviseren van de SG over integriteitsbeleid, eventuele vervolgprocedures en te nemen maatregelen;

  • f. het verzamelen en inventariseren van meldingen, onder meer ten behoeve van de jaarlijkse rapportage van het Ministerie;

  • g. het onderhouden van contact met alle relevante partijen en professionals op het gebied van integriteit binnen het Ministerie;

  • h. het voeren van open gesprekken met medewerkers van het Ministerie, indien daar aanleiding voor is;

  • i. het jaarlijks rapporteren over de naleving van de klokkenluidersrichtlijn, die extra bescherming biedt aan medewerkers van het Ministerie bij het openbaar maken van vermoedelijke misstanden, totdat de EU-richtlijn (EU 2019/1937) ter zake in Nederland is geïmplementeerd.

Artikel 3. Leden

• 1. De commissie bestaat uit drie leden en zij kan indien gewenst een voorzitter aanwijzen.

• 2. De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar. De benoeming kan eenmalig verlengd worden.

• 3. Met ingang van 1 oktober 2020 worden tot lid van de commissie benoemd:

  drs. A.M.C (Angelien) Eijsink,

  prof. dr. P. (Paul) Schnabel

  prof. dr. Z. (Zeger) van der Wal.

  De leden zijn niet werkzaam bij het Ministerie.

• 4. Bij tussentijds vertrek van een lid kan de SG een ander lid benoemen.

• 5. De leden kunnen worden benoemd, geschorst en ontslagen door de SG.

• 6. Benoeming vindt niet plaats voordat de SG instemming heeft bereikt met de Centrales van Overheidspersoneel en de Departementale Ondernemingsraad over de benoeming van de leden.

• 7. De Centrales van Overheidspersoneel en de Departementale Ondernemingsraad Financiën kunnen namen van leden voordragen.

Artikel 4. Ondersteuning

• 1. De commissie wordt ondersteund door een secretaris.

• 2. De secretaris zorgt voor inhoudelijke advisering aan en ondersteuning van de commissie. De secretaris verzorgt tevens het secretariaat.

• 3. Zowel secretaris als het secretariaat zijn buiten het ministerie gepositioneerd en zijn onafhankelijk. Voor de inhoudelijke uitvoering van de taak is men uitsluitend verantwoording schuldig aan de leden van de commissie.

• 4. Het secretariaat stuurt een melding van het vermoeden van een integriteitschending of misstand meteen door aan de leden van de commissie.

• 5. De secretaris en het secretariaat verrichten op verzoek van de commissie ondersteunende, voorbereidende en coördinerende werkzaamheden.

Artikel 5. Melden

• 1. De melder kan (het vermoeden van) een integriteitschending of misstand schriftelijk (waaronder per e-mailbericht) indienen bij de CommissieintegriteitFinancien@Rijksoverheid.nl.

• 2. De (ondersteuning van de) commissie is voor vragen of overleg tijdens kantooruren bereikbaar per telefoon 070 3428253.

• 3. De melding bevat tenminste de volgende gegevens:

  • a. de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de melder;

  • b. een toelichting van de (vermoedelijke) integriteitschending of misstand;

  • c. indien mogelijk de geschonden norm, de feiten waarop de integriteitschending of misstand berust en met afschrift van alle aanwezige bewijsstukken over de integriteitschending.

• 4. De ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk bevestigd onder opgave van de dag van ontvangst.

Artikel 6. Behandeling

• 1. De commissie is onafhankelijk, heeft een eigenstandige verantwoordelijkheid en wordt op generlei wijze aangestuurd. Om die reden is de commissie ook vrij in het vaststellen van de eigen werkwijze, zij het dat wel wordt verlangd dat de commissie bij haar werkwijze rekening houdt met de beschermingsbepalingen van hoofdstuk 13 van de cao Rijk 2020 (en opvolgende cao’s) en de BIPO voor zover het signaal afkomstig is van een betrokkene die werkzaam is bij de sector Rijk, waaronder ook het ministerie van Financiën valt. Ook dient de commissie oog te hebben voor de belangen van degenen over wie een signaal wordt afgegeven en dient zij hen te wijzen op de mogelijkheid zich te laten vergezellen, bijvoorbeeld door een gemachtigde of vertrouwenspersoon.

• 2. De commissie toetst of de melding voldoet aan de vereisten genoemd in artikel 1 en 5, derde lid.

• 3. Als gegevens of stukken ontbreken kan de commissie aan de melder vragen om die alsnog in te dienen.

• 4. De commissie voert met iedere melder een gesprek over de melding.

• 5. De commissie informeert de SG zo spoedig mogelijk bij een melding van een vermoeden van een misstand.

• 6. De commissie informeert de persoon of personen op wie de vermoede misstand of integriteitschending betrekking heeft over het feit dat er een onderzoek naar hem wordt ingesteld, bij aanvang van het onderzoek of zo spoedig mogelijk als het onderzoeksbelang dit toelaat.

• 7. De commissie beslist vervolgens over de wijze van behandeling en past daarbij zoveel mogelijk maatwerk toe. De leden verifiëren zo mogelijk signalen door middel van hoor en wederhoor. Over de wijze van behandeling communiceert de commissie met de melder en de betrokkene(n).

• 8. De commissie kan besluiten dat een melding behandeld wordt in een hoorzitting. De hoorzittingen van de commissie vinden plaats op een neutrale plaats, zijn niet openbaar en de melder is niet verplicht daar te verschijnen.

• 9. Indien de commissie het nodig vindt, kan zij al dan niet op grond van een daartoe strekkend verzoek betrokkene(n), derden, getuigen en/of deskundigen ter zitting horen. Indien de commissie hiervan gebruik maakt, doet zij hiervan uiterlijk tien dagen voor de hoorzitting mededeling aan de melder.

• 10. Van de hoorzitting zal een verslag worden gemaakt. De melder ontvangt een afschrift van het verslag en heeft de gelegenheid om binnen een daartoe gestelde termijn opmerkingen te maken op het verslag.

• 11. De schriftelijke correspondentie tussen de commissie en de melder zal per e-mail plaatsvinden.

• 12. In afwijking van het vijfde lid zal de Minister zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd bij een melding van een vermoeden van een misstand, indien dit vermoeden ziet op (een) gedraging(en) van de SG.

Artikel 7. Vertrouwelijkheid, het inwinnen van inlichtingen en medewerkingsplicht ambtenaren

• 1. De commissie zorgt ervoor dat de identiteit van de melder niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor het onderzoek en de behandeling van de melding.

• 2. De commissie behandelt de melder en de melding vertrouwelijk. Als sprake is van een wettelijke (aangifte)verplichting kan de commissie de vertrouwelijkheid niet handhaven.

• 3. Zo nodig zal de commissie nadere informatie inwinnen op basis waarvan zij zich een zo gedegen en objectief mogelijk oordeel kan vormen.

• 4. Voor het inwinnen van informatie of inlichtingen kan de commissie zich wenden tot personen werkzaam bij het Ministerie. Van die personen wordt verwacht dat zij vertrouwelijkheid betrachten en de medewerking verlenen die redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van de taken van de commissie.

Artikel 8. Advies van de commissie

• 1. De commissie legt zo spoedig mogelijk, maar in principe binnen twaalf weken na ontvangst van de melding, haar bevindingen over de melding neer in een gemotiveerd advies aan de SG.

• 2. Indien de uiterlijke termijn niet wordt gehaald wordt dat voor het aflopen van de termijn gecommuniceerd met de melder.

• 3. De commissie informeert de melder bij het uitbrengen van een advies.

• 4. In afwijking van het eerste lid legt de commissie zo spoedig mogelijk, maar in principe binnen twaalf weken na ontvangst van de melding, haar bevindingen over de melding neer in een gemotiveerd advies aan de Minister, indien de melding een vermoeden betreft als bedoeld in artikel 6, twaalfde lid.

Artikel 9. Geen benadeling

De melder die met inachtneming van de bepalingen in dit besluit en de aanvullende voorwaarden zoals opgenomen in het Personeelsreglement Financiën³ een vermoeden van een integriteitschending of misstand heeft gemeld wordt niet benadeeld als gevolg van de melding.

Artikel 10. Vergoeding

• 1. Aan de voorzitter en de leden wordt een vaste vergoeding per maand toegekend, waarbij de salarisschaal wordt vastgesteld op salarisschaal 18, trede 10, van paragraaf 6.3 van de cao Rijk 2020 respectievelijk de daaropvolgende cao’s, en de arbeidsduurfactor op 12/36.

Artikel 11. Onkosten

• 1. De (on)kosten van de commissie komen, voor zover goedgekeurd, voor rekening van het Ministerie. Onder (on)kosten worden in ieder geval verstaan:

  • a. de kosten voor de faciliteiten van vergaderingen en voor secretariële ondersteuning,

  • b. de kosten voor het inschakelen van externe deskundigheid, en

  • c. de kosten voor publicatie van rapportages.

Artikel 12. Archiefbescheiden

De commissie draagt zo spoedig mogelijk na beëindiging van haar werkzaamheden, of zoveel eerder indien de omstandigheden daartoe eerder aanleiding geven, zullen de niet-personeelsvertrouwelijke bescheiden worden overgedragen aan het (vertrouwelijke) archief van het Ministerie.

Artikel 13. Rapportage

• 1. De commissie brengt halfjaarlijks een (geanonimiseerde) rapportage uit aan de SG. De ondersteuning van de commissie draagt zorg voor de verzending van deze rapportages aan de SG.

• 2. Tevens brengt de commissie ieder jaar in januari een jaarrapportage uit, waarin onder meer het aantal meldingen van vermoedelijke en geconstateerde integriteitschendingen (geanonimiseerd) wordt opgenomen.

• 3. De commissie verstrekt de pSG, de DG’s, de Departementale Ondernemingsraad Financiën en het Departementaal Georganiseerd Overleg Financiën een afschrift van de halfjaarlijkse rapportages en de jaarrapportage.

Artikel 14. Openbaarmaking

Rapporten, notities, verslagen, adviezen en andere producten die door of namens de commissie worden vervaardigd of vergaard, worden niet door de commissie openbaar gemaakt, maar uitsluitend aan de SG uitgebracht en na afronding van de werkzaamheden overgedragen aan het vertrouwelijke archief.

Artikel 15. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant, waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 augustus 2020.

Artikel 16. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit commissie integriteit Financiën.

Dit besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst en in afschrift worden gezonden aan de commissie.

De secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën, B. van den Dungen

ALGEMENE TOELICHTING

Beweegredenen en positionering

Uitgangspunt is dat een medewerker die een integriteitschending of misstand vermoedt, daarover eerst en bij voorkeur spreekt met zijn leidinggevende. De medewerker kan met een (vermoedelijke) integriteitschending of misstand, eventueel na overleg met zijn leidinggevende, ook terecht bij één van de meldpunten bij het Ministerie van Financiën (hierna: het Ministerie) of bij één van de vertrouwenspersonen van het Ministerie. De ervaring leert dat meldingen van schendingen of misstanden ook worden gedaan bij bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) of bij de ondernemingsraad. Op deze wijze heeft de organisatie eerst zelf de gelegenheid om orde op zaken te stellen.

Een medewerker die zich genoodzaakt voelt een melding te doen en het voor hem redelijkerwijs niet mogelijk is dat te doen binnen het Ministerie, kan terecht bij de onafhankelijke Commissie integriteit Financiën. Ze is gepositioneerd direct onder de Secretaris-generaal (hierna: SG) van het Ministerie. De commissie bestaat uit drie onafhankelijke leden. De leden zijn niet werkzaam bij het Ministerie. De leden worden benoemd voor de duur van vier jaar. De SG benoemt, schorst en ontslaat de leden van de commissie. Alvorens over te gaan tot instelling van de commissie en het benoemen van de leden vergewist de SG zich van draagvlak van de medezeggenschap en de Samenwerkende Centrales van Overheidspersoneel. Het is van belang dat er breed vertrouwen bestaat in de commissie gelet op de onafhankelijke positie die de commissie inneemt.

De functie van de commissie is tweeledig. Enerzijds is het een loket voor personen die vermoedens van integriteitschendingen en misstanden willen melden, maar geen gebruik willen of kunnen maken van een van de mogelijkheden die het Ministerie daarvoor biedt. Anderzijds is de commissie bedoeld om vermoedens van misstanden en integriteitschendingen vroegtijdig te signaleren en de SG over het vervolg te adviseren.

Wie kunnen melden?

Iedere persoon die op enigerlei wijze werkzaamheden verricht of heeft verricht voor of ten behoeve van het Ministerie en die (vermoedens van) integriteitschendingen of misstanden ter zake van het Ministerie wil melden kan zich richten tot de commissie. Een melding kan worden gedaan door (onder meer) (oud)ambtenaren, stagiaires, gedetacheerden, uitzendkrachten en zzp’ers.

Het meldpunt is niet bedoeld voor persoonlijke (rechtspositionele) conflicten of klachten van een werknemer op het gebied van zijn functie, takenpakket, arbeidsomstandigheden en loopbaanontwikkeling. Daarvoor gelden de andere/reguliere rechtspositionele en klachtenprocedures.

Werkwijze

Het is van belang dat medewerkers schendingen of misstanden vroegtijdig, veilig en laagdrempelig kunnen melden. Hoe eerder misstanden aan het licht komen, des te beter ze kunnen worden opgepakt en opgelost. Met het melden van integriteitschendingen en misstanden wordt een bijdrage geleverd aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie. Bovendien is van belang te voorkomen dat misstanden escaleren en verdere schade aanrichten.

Het besluit beschrijft de procedure die gevolgd wordt wanneer een medewerker een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een integriteitschending of misstand heeft en het biedt duidelijkheid over in acht te nemen zorgvuldigheidseisen. Tegelijkertijd biedt het de medewerker bescherming tegen eventuele benadeling als gevolg van de melding. Met het doen van een melding moeten velen een drempel over. Het is daarom belangrijk te realiseren dat het doen van een melding veilig is en kan gebeuren. Melders mogen niet worden benadeeld vanwege hun melding. De melder kan zich gedurende de procedure laten vertegenwoordigen door een vertrouwenspersoon of laten bijstaan door een gemachtigde.

De commissie zal zo goed mogelijk zorgen voor de vertrouwelijkheid van de melding en de melder, tenzij er een wettelijke plicht bestaat om de identiteit bekend te maken (bijvoorbeeld bij misdrijven waarvoor een aangifteplicht geldt). De commissie zal in haar werkwijze de richtlijnen van de overheid volgen voor het werken met vertrouwelijke informatie om de integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie die men in beheer heeft, te waarborgen. De commissie kan voor het uitvoeren van onderzoek gebruik maken van OIF, maar heeft zelf ook onderzoeksbevoegdheden. Bij het (laten) doen van onderzoek wordt – voor zover het gaat om persoonsgericht onderzoek – het BIPO gevolgd, alsook de bepalingen in de cao Rijk.

Een melding kan niet anoniem worden ingediend. Een dergelijke mogelijkheid verdraagt zich niet met het streven naar transparantie en integriteit in de organisatie. Daarnaast is het vaak niet mogelijk om aan een anonieme melding opvolging te geven en kan het personen onterecht beschadigen.

Overgang van de tijdelijke Commissie integriteit Belastingdienst naar de permanente Commissie integriteit Financiën

De (verlengde) installatietermijn van tijdelijke Commissie integriteit Belastingdienst is op 31 juli 2020 verstreken. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit – 1 augustus 2020 – is de permanente Commissie integriteit Financiën ingesteld. De leden van de commissie hadden op dat moment hun taken echter nog niet aangevangen. Zij vangen daarmee aan op 1 oktober 2020. Vanaf 1 augustus 2020 tot 1 oktober 2020 is sprake van een overgangsperiode. Gedurende die periode zijn de taken van de Commissie integriteit Financiën tijdelijk waargenomen door de personeelsraadspersonen Belastingdienst en is de ondersteuning en advisering vanuit het CAOP gecontinueerd.

---

1 Naar: L.W.J.C. Huberts, Mag het ietsje meer zijn? Integriteitsonderzoek in het mijnenveld van de moraal, Amsterdam: Vrije Universiteit 2003; en vgl. de Baseline Intern Persoonsgericht Onderzoek naar een integriteits- of beveiligingsincident.

2 Artikel 1, aanhef en onder d, van de Wet Huis voor klokkenluiders.

3 In hoofdstuk 13 van het personeelsreglement Financiën is extra bescherming opgenomen indien een medewerker een vermoeden van een misstand openbaar maakt.