Circulaire uniformering aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten niet-ingezetenen

Doelstelling: Informeren

Juridische grondslag: Paspoortwet en Paspoortuitvoeringsregelingen

Relaties met andere circulaires: Niet van toepassing

Ingangsdatum: 1 juni 2018

Geldig tot: Niet van toepassing

1. Inleiding

Deze circulaire heeft als doel om meer uniformiteit aan te brengen in het aanvraag- en uitgifteproces van Nederlandse paspoorten en identiteitskaarten aan niet-ingezetenen door aangewezen gemeenten, Nederlandse posten in het buitenland en de Kabinetten van de Gouverneurs van Aruba, Curaçao en Sint Maarten. Niet-ingezetenen staan niet ingeschreven in het ingezetenen deel van de Basisregistratie Personen (BRP) of de Persoonsinformatievoorziening Nederlandse Antillen en Aruba (PIVA). Doelstelling is dat de burger, los van waar hij een reisdocument aanvraagt eenzelfde werkwijze kan verwachten en dezelfde documenten dient te overleggen. De circulaire beoogt enerzijds het aanvraag- en uitgifteproces meer te structureren en anderzijds duidelijker te specificeren welke documenten in welke gevallen noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de aanvraag. Het betreft een instructie waarin bestaande wet- en regelgeving nader geduid wordt. Het betreft zowel de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN) als de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland (PUB) en de Paspoortuitvoeringsregeling Caribische landen (PuCAR). Aanleiding zijn aanbevelingen van de Nationale ombudsman betreffende signalen dat de wachttijden bij grensgemeenten voor een aanvraag te lang zijn en klachten van burgers dat de aangewezen gemeenten onderling verschillende voorwaarden stellen en dat deze ook anders zijn dan bij Nederlandse posten in het buitenland¹.

Deze circulaire is eveneens van toepassing op de afgifte van reguliere reisdocumenten aan personen die ingezetene zijn in de BRP of PIVA, maar die een aanvraag doen op een andere locatie dan de gemeente van inschrijving, het openbaar lichaam van inschrijving of het Caribisch land van inschrijving.

2. Doelgroep

Hoofden burgerzaken, medewerkers burgerzaken, medewerkers in de frontoffice bij Nederlandse posten in het buitenland, medewerkers van de serviceorganisatie (backoffice) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de medewerkers van de consulaire afdeling van de Kabinetten van de Gouverneurs van Aruba, Curaçao en Sint Maarten.

3. Reikwijdte

De circulaire heeft betrekking op reguliere paspoorten en identiteitskaarten².

4. Indeling

De circulaire bestaat uit twee delen. In de circulaire zelf wordt de procesinrichting van het aanvraag- en uitgifteproces beschreven en het juridisch kader van het aanvraagproces. De bijlage bevat een werkinstructie voor de uitgevende instanties. Hierin worden alle te volgen stappen van het aanvraagproces van een reisdocument aan een niet-ingezetene doorlopen.

5. Procesinrichting

A. Benodigde informatie

Op de websites rijksoverheid.nl en nederlandwereldwijd.nl is informatie te vinden die Nederlanders die geen ingezetene zijn nodig hebben om een reisdocument aan te vragen. Op de website nederlandwereldwijd.nl kunnen burgers aan de hand van een vragenlijst (beslisboom) de voor hen geldende situatie bepalen en een overzicht ontvangen van documenten die zij bij het indienen van een aanvraag moeten overleggen. Dit laat onverlet dat u in bijzondere gevallen burgers extra informatie of documenten kunt vragen, bijvoorbeeld als u twijfelt aan de echtheid van bepaalde overlegde documenten.³ Echter, voor de standaardaanvragen is de informatie zoals deze op rijksoverheid.nl en nederlandwereldwijd.nl staat voldoende. U wordt dringend verzocht op uw eigen website naar deze uniforme informatie te linken. Op uw website kunt u, indien gewenst, aanvullend locatie-specifieke informatie over openingstijden, het maken van afspraken en dergelijke publiceren. In de bijlage van deze circulaire is een werkinstructie opgenomen voor de medewerkers die de aanvragen behandelen. Deze bijlage en de vragenlijst (beslisboom) op de website zijn op elkaar afgestemd. U wordt derhalve verzocht om in uw eigen procedures ter beoordeling van de aanvraag deze werkinstructie aan te houden.

B. Te overleggen documenten: invullen vragenlijst (‘paspoorttool’) vooraf

Burgers hechten er veel waarde aan vooraf zoveel mogelijk zekerheid te krijgen over de vraag of zij de juiste documenten bij zich hebben als ze verschijnen om een reisdocument aan te vragen. Ook voor het werkproces bij de uitgevende instantie is het wenselijk dat hierover bij de burger zoveel mogelijk vooraf duidelijkheid bestaat. U kunt duidelijkheid creëren door burgers de mogelijkheid te geven voorafgaande aan het maken van een afspraak de vragenlijst (‘paspoorttool’) op nederlandwereldwijd.nl in te vullen. De burger krijgt een checklist te zien met voor de aanvraag relevante documenten. Deze werkwijze voorkomt dat de burger naar huis moet om alsnog andere documenten op te halen.

C. Behandeltijd

Indien de aanvraag incompleet is, bestaat de mogelijkheid om bewijsstukken op een later tijdstip te overleggen. De aanvraag wordt tot dat moment aangehouden. De wettelijke termijn voor het behandelen van een aanvraag is vier weken vanaf het moment van indiening van de aanvraag (artikel 41 Paspoortwet). Indien bij de aanvraag stukken ontbreken dient u een verzuimtermijn aan te bieden. Gedurende de periode dat de burger aanvullende stukken mag indienen wordt de behandeltermijn tijdelijk stopgezet. Als de aanvraag compleet is gaat de termijn van vier weken weer lopen. De termijn kan zo nodig nog met vier weken worden verlengd. Uiteraard wordt de aanvrager hierover geïnformeerd. Als de aanvraag digitaal wordt gedaan, dan dient u binnen een week de ontvangst te bevestigen.

D. Wachttijden⁴

Onderdeel van het onderzoek van de Nationale ombudsman was ook een aantal klachten van burgers over de lange wachttijden bij aangewezen gemeenten om een aanvraag te kunnen doen. Ook voor deze klachten geldt dat goede informatieverstrekking veel problemen kan voorkomen. Door de wachttijden op rijksoverheid.nl te publiceren is het in veel gevallen mogelijk om duidelijker te communiceren over de wachttijd voor 1) het indienen van een aanvraag en 2) de behandelduur van een aanvraag. In dit verband worden de aangewezen gemeenten verzocht om de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (info@rvig.nl) te informeren of de wachttijd voor het maken van een afspraak tussen de 0-2, 2-4 of 4-6 weken bedraagt (de behandelduur wordt niet gepubliceerd). De verstrekte informatie zal door RvIG worden gepubliceerd op rijksoverheid.nl zodat burgers hiermee rekening kunnen houden bij de keuze van de aanvraaglocatie. Zodra de wachttijd verandert melden de aangewezen gemeenten dit zodat de informatie op de website kan worden aangepast.

E. Niet in staat persoonlijk te verschijnen⁵

Elke Nederlander heeft recht op een nationaal paspoort als geen weigeringsgrond van toepassing is. De Nederlander dient voor de aanvraag- en uitgifte van een reisdocument in persoon te verschijnen. Indien een niet-ingezetene Nederlander aantoonbaar niet in staat is om in persoon te verschijnen, kan in bepaalde situaties worden volstaan met de afgifte (op afstand) van een Nederlandse identiteitskaart (NIK) of een verklaring van bezit Nederlanderschap.⁶ Een verklaring van bezit Nederlanderschap wordt alleen door Nederlandse posten in het buitenland uitgegeven. Als een aanvrager stelt niet in staat te zijn persoonlijk te verschijnen, wordt u geadviseerd om in goed overleg met de burger te achterhalen of een NIK of een verklaring van bezit Nederlanderschap volstaat. Indien de aanvrager een NIK wil aanvragen onderzoekt u of de identiteit op een andere manier kan worden vastgesteld. Indien de aanvrager een verklaring van bezit van Nederlanderschap wil aanvragen, kunt u hem voor de aanvraag verwijzen naar nederlandwereldwijd.nl. Hiervoor geldt geen verschijningsplicht.

De aanvrager van een reisdocument dient persoonlijk te verschijnen, tenzij deze aantoont dit vanwege zwaarwegende redenen niet te kunnen (art. 28 lid 3, PW, art. 54 PUN, art. 67 PUB). Onder zwaarwegende redenen wordt verstaan een lichamelijke of geestelijke aandoening of indien de bewegingsvrijheid van de aanvrager wettelijk beperkt is. Indien de aanvrager niet kan verschijnen dient hij dat met een verklaring aan te tonen. Uit de verklaring moet blijken dat de aanvrager om fysieke dan wel psychische redenen langdurig niet in staat is persoonlijk te verschijnen. De verklaring volstaat; legalisatie is niet nodig. De verklaring kan, afhankelijk van de specifieke situatie, afgegeven worden door bijvoorbeeld een arts (ziekte) of directeur van een zorginstelling (voorbeeld dementie).

Voor afgifte van een identiteitskaart aan een persoon die niet in staat is persoonlijk te verschijnen dient u op alternatieve wijze en op afstand de identiteit van de aanvrager vast te stellen. Dit kan door middel van een door de aanvrager te overleggen verklaring van een lokale autoriteit, arts of een notaris. Indien de bewegingsvrijheid van de aanvrager wettelijk beperkt is (detentie) dient de aanvrager in het buitenland contact op te nemen met de dichtstbijzijnde Nederlandse post in het buitenland.

Als de aanvrager persisteert op een paspoort, kunt u deze vragen per mail of schriftelijk contact op te nemen met de dichtstbijzijnde Nederlandse post in het buitenland met aanvraagbalie. Deze ambassades en consulaten beschikken over mobiele aanvraagstations en daarmee kan in zeer uitzonderlijke gevallen een paspoortaanvraag ter plekke worden opgenomen.

F. Toestemming afwezige ouder

Bij de aanvraag van een reisdocument voor een minderjarige is toestemming nodig van beide ouders/gezaghebbers. Dit geldt bij aanvragen voor ID kaarten voor minderjarigen tot 12 jaar en voor het aanvragen van paspoorten voor minderjarigen tot 18 jaar.

Als ouders gehuwd zijn op moment van geboorte, dienen beide ouders toestemming te verlenen om een aanvraag in te dienen en moet een originele geboorteakte worden getoond zodat kan worden vastgesteld wie er toestemming moet geven.

Toestemming door de afwezige ouder/gezaghebber kan verleend worden door ondertekening van het aanvraagformulier of een toestemmingsverklaring. Daar moet een kopie van het geldige paspoort of ID-kaart van de afwezige ouder/gezaghebber zijn bijgevoegd met daarop een originele handtekening en de datum waarop de kopie is gemaakt. De originele handtekening moet vergeleken kunnen worden met de handtekening op de kopie van het paspoort of ID-kaart. Indien dit niet mogelijk is dient de toestemmingsgever bij de aanvraag aanwezig te zijn. Legalisatie is niet verplicht. Dit laat onverlet dat, indien er aanleiding is tot twijfel u over kunt gaan tot aanvullend onderzoek. De maximale geldigheidsduur van het formulier/verklaring (tussen toestemming en aanvraag) is drie maanden. De geldigheid van de toestemmingsverklaring eindigt zodra de aanvraag waarvoor de toestemmingsverklaring is gegeven, is afgehandeld.

Een aantal grensgemeenten onderzoekt de mogelijkheid om met DigiD digitaal toestemming te verlenen. Gemeenten wordt geadviseerd dit alleen aan te bieden op DigiD midden (sms verificatie) of substantieel niveau in verband met de benodigde zekerheid bij de identiteitsvaststelling.

G. Verlies Nederlanderschap

Nederlanders woonachtig in het buitenland kunnen in bepaalde situaties ongemerkt hun Nederlanderschap verliezen. U wordt daarom verzocht een niet-ingezetene standaard hierover te informeren door middel van het door het Ministerie van Buitenlandse Zaken opgestelde inlegvel. U verstrekt het inlegvel bij uitgifte van een nieuw reisdocument aan elke niet-ingezetene. Het inlegvel bevat een link naar de in juni 2017 op de website verschenen brochure van het Ministerie van Justitie en Veiligheid ‘Brochure Nederlandse nationaliteit automatisch verliezen’.

6. Juridisch kader van het aanvraagproces

Het aanvraagproces is opgedeeld in vijf stappen (zie ook de werkinstructie in deel 3) die uiteindelijk bepalen welke documenten een aanvrager moet overleggen om na te kunnen gaan of u de aanvrager een reisdocument kunt verstrekken.

U behandelt de aanvraag aan de hand van de bepalingen in de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN), die regels stelt voor de aangewezen gemeenten. Buitenlandse Zaken behandelt de aanvraag op basis van de bepalingen in de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland (PUB) en de Gouverneurs van de Caribische landen aan de hand van de Paspoortuitvoeringsregeling Caribische landen (PuCAR):

• 1) Artikel 22 en artikel 76, eerste lid PUN zijn relevant voor de vaststelling van de identiteit. Voor Buitenlandse Zaken is artikel 36 PUB en voor de Gouverneurs van de Caribische landen is artikel 34 PuCAR van toepassing.

• 2) De bevoegdheid van aangewezen gemeenten is geregeld in artikel 7 van de PUN, voor de Minister van Buitenlandse Zaken in artikel 26 van de Paspoortwet en voor de Gouverneurs van de Caribische landen in artikel 6 en 7 PuCAR.

• 3) Voor het vaststellen van de nationaliteit baseren aangewezen gemeenten zich op artikel 9 PUN, de Minister van Buitenlandse Zaken op artikel 9 PUB en de Gouverneurs van de Caribische landen op artikel 9 PuCAR.

• 4) Het vaststellen of een aanvrager handelingsonbekwaam is, wordt geregeld in de artikelen 31 en 32 PUN, de artikelen 45 en 46 PUB en de artikelen 43 en 44 PuCAR.

• 5) Het vaststellen van de houdergegevens is bepaald in de artikelen 23, 24 en 25 PUN, de artikelen 37, 38 en 39 PUB en de artikelen 35, 36, 37 PuCAR.

• 6) Verzending van een document kan onder voorwaarden op grond van artikel 54 PUN, 67 PUB en 65 PuCAR.

A. Verhouding Wet BRP, PIVA en de Paspoortwet

Bij het aanvraag- en uitgifteproces van reisdocumenten kan de vraag zich voordoen hoe de aanvraag zich verhoudt tot de BRP en de PIVA en welke wet van toepassing is (de wet BRP, de Landsverordening⁷ of de Paspoortwet). Voor aanvragen van een reisdocument door niet-ingezetenen gaat de Paspoortwet (en de onderliggende regelgeving) voor. Slechts indien de Paspoortwet of de onderliggende regelgeving uitdrukkelijk verwijst naar de wet BRP of de wetgeving over de bevolkingsadministratie van de landen, volgt u deze. Is informatie uit de BRP of de PIVA niet beschikbaar of niet actueel, regelen deze wetten dat het mogelijk is om op basis van alternatieve documenten voldoende zekerheid te krijgen.

B. Niet-ingezetenen zonder adres in de BRP (vertrokken onbekend waarheen: VOW’ers)

Indien een niet-ingezetene een reisdocument bij u aanvraagt en hij geeft aan niet te beschikken over een adres in het buitenland, dient u deze aanvraag gewoon in behandeling te nemen. In de Grondwet is vastgelegd dat iedere Nederlander recht heeft het land te verlaten (tenzij bij wet anders is bepaald). Een administratieve belemmering voor het verkrijgen van een reisdocument in de vorm van een adresvereiste is daarom niet toegestaan. Denk bijvoorbeeld ook aan de zogenaamde wereldreizigers. De behandeling van een aanvraag voor een reisdocument, mag niet als drukmiddel worden gebruikt voor inschrijving in de BRP. Indien de aanvrager als niet-ingezetene in de RNI staat bent u bevoegd en dient u de aanvraag in behandeling te nemen, ook als u het vermoeden heeft dat de als VOW´er in de RNI geregistreerde burger in Nederland woont. Indien u vermoedt dat de aanvrager woonachtig is in Nederland wijst u hem er wel op dat hij verplicht is zich in te schrijven bij de gemeente waar hij feitelijk woonachtig is en dat het aanvragen van een reisdocument daar goedkoper is en hij daarom mogelijk zijn aanvraag wil heroverwegen. Indien dit niet het geval is, doet u op grond van art. 2.34 van de Wet BRP een terugmelding aan het college van de gemeente waar de aanvrager volgens u feitelijk woonachtig is. Het is aan deze gemeente adresonderzoek te doen.

C. Niet-ingezetenen in de PIVA

De Kabinetten van de Gouverneurs zijn uitgevende instanties voor reisdocumenten aan Nederlanders die niet ingeschreven staan in de bevolkingsadministratie (PIVA) van de landen. Nederlanders die langer dan 9 maanden in de Caribische landen verblijven zouden zich in moeten laten schrijven in de PIVA. In de praktijk laten Nederlanders zich niet altijd inschrijven. De situatie kan zich voordoen dat een Nederlander die eigenlijk als ingezetene in de PIVA geregistreerd zou moeten staan zich voor het aanvragen van een reisdocument als niet-ingezetene meldt bij het Kabinet van de Gouverneur. In het kader van de goede bijhouding van de bevolkingsadministratie wordt u gevraagd een burger erop te attenderen dat hij dient te voldoen aan de meldplicht (inschrijving in de PIVA) bij een verblijf langer dan 9 maanden.

7. Een in het buitenland voltrokken rechtsfeit

Soms is er sprake van een in het buitenland voltrokken rechtsfeit (zoals een huwelijk, wijziging van geslacht etc.) welke niet verwerkt is in een Nederlandse akte. Voor de verstrekking van een reisdocument is het niet verplicht het in het buitenland voltrokken rechtsfeit te laten verwerken in de Nederlandse burgerlijke stand. Indien het rechtsfeit leidt tot gewijzigde houdergegevens én de burger kan dit rechtsfeit aan de hand van een document aantonen, neemt u de gewijzigde houdergegevens op in het reisdocument. Dit volgt uit het feit dat u geacht wordt de identiteit en de nationaliteit van betrokkene vast te stellen aan de hand van het overgelegde reisdocument en eventuele andere bewijsstukken.

8. Documenten

Voor alle genoemde documenten geldt dat ze moeten voldoen aan de vereisten zoals opgenomen in de Circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen, alsmede de toepassing van DNA-onderzoek ⁸.

De Minister van Buitenlandse Zaken is aangewezen als bronhouder van de informatie over land specifieke informatie betreffende mogelijk te overleggen stukken. Deze informatie wordt ontsloten en actueel gehouden via de landeninformatie op nederlandwereldwijd.nl en in de vertrouwelijke database DISCS.

Het vereiste dat bij de eerste aanvraag van een reisdocument het brondocument niet langer dan 1 jaar geleden dient te zijn afgegeven wordt losgelaten. Een afschrift van een akte van de burgerlijke stand is een authentiek stuk waarvan alleen dan een nieuw afschrift kan worden gevraagd als de situatie gewijzigd is. Sommige landen verstrekken geboorteakten eenmalig. Het is dan voor de burger ondoenlijk om een recent document voor te leggen.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops

BIJLAGE: WERKINSTRUCTIE

Deze werkinstructie geldt voor aanvragen van reguliere paspoorten en identiteitskaarten door niet-ingezetenen en is opgesteld voor de uitgevende instanties van de aangewezen gemeenten, de posten in het buitenland en de Kabinetten van de Gouverneurs.

Voor het indienen van de aanvraag heeft een burger mogelijkerwijs de digitale vragenlijst (‘paspoorttool’) op nederlandwereldwijd.nl ingevuld. Aan de hand daarvan heeft deze burger een ‘checklist’ ontvangen met voor de aanvraag benodigde documenten. Hoewel aan deze lijst geen rechten kunnen worden ontleend kan de burger in de veronderstelling verkeren alle voor de aanvraag benodigde documenten bij zich te hebben. Hiermee dient u rekening te houden. Dit neemt niet weg dat in geval van gerede twijfel de mogelijkheid bestaat om nader onderzoek te doen.

Het aanvraagproces is opgedeeld in vijf stappen die uiteindelijk bepalen welke documenten een aanvrager moet overleggen om te bepalen of u de aanvrager een reisdocument kunt verstrekken.

• Stap 1: vaststellen van de identiteit van de aanvrager.

• Stap 2: vaststellen of u bevoegd bent.

• Stap 3: vaststellen van de nationaliteit.

• Stap 4: vaststellen handelingsonbekwaamheid aanvrager.

• Stap 5: vaststellen houdergegevens.

1. Vaststellen van de identiteit van de aanvrager

Voor het vaststellen van de identiteit volgt u de volgende werkwijze:

• 1.1. Heeft de aanvrager een geldig identiteitsdocument⁹ en kunt u met dit document de identiteit vaststellen?

  • 1.1.1. Ja, de aanvrager heeft een document en daarmee kan de identiteit worden vastgesteld. Ga door naar 1.2

  • 1.1.2. Ja, de aanvrager heeft een document, maar daarmee kan de identiteit niet worden vastgesteld. Ga door naar 1.3

  • 1.1.3. Nee. Ga door naar 1.3

• 1.2. Is het overlegde Nederlandse document van rechtswege vervallen¹⁰?

  • 1.2.1. Nee, ga door naar 2

  • 1.2.2. Ja, ga door naar 1.3

• 1.3. Heeft de aanvrager eerder een Nederlands reisdocument gehad en is met behulp van het oude aanvraagdossier de identiteit vast te stellen?

  • 1.3.1. Ja, er is eerder een Nederlands reisdocument verstrekt en met behulp van het oude aanvraagdossier kan de identiteit worden vastgesteld. Ga naar 2

  • 1.3.2. Ja, er is eerder een Nederlands reisdocument verstrekt, maar met behulp van het oude aanvraagdossier kan de identiteit niet worden vastgesteld. Ga naar 1.4

  • 1.3.3. Nee. Ga door naar 1.4

• 1.4. Is de aanvrager ingeschreven als niet-ingezetene in het RNI deel van de BRP en is het mogelijk met behulp van de persoonslijst en identificerende vragen de identiteit vast te stellen?

  • 1.4.1. Ja, de aanvrager is ingeschreven als niet-ingezetene in het RNI deel van de BRP en het is mogelijk om met behulp van de persoonslijst en identificerende vragen de identiteit vast te stellen. Ga naar 2

  • 1.4.2. Ja, de aanvrager is ingeschreven als niet-ingezetene in het RNI deel van de BRP, maar het is niet mogelijk om met behulp van de persoonslijst en identificerende vragen de identiteit vast te stellen. Ga naar 1.5

  • 1.4.3. Nee. Ga door naar 1.5

• 1.5. Is het mogelijk om met behulp van andere bronnen de identiteit vast te stellen?

  • 1.5.1. Ja, ga door naar 2

  • 1.5.2. Nee, u kunt de identiteit niet vaststellen en geen aanvraag in behandeling nemen

2. Vaststellen of u bevoegd bent?

Nu de identiteit is vastgesteld stelt u, voordat u de nationaliteit gaat vaststellen of u bevoegd bent een aanvraag in behandeling te nemen.

• 2.1. Bent u een uitgevende instantie voor niet-ingezetenen?

  • 2.1.1. Nee, u bent niet bevoegd.

  • 2.1.2. Ja, Ga naar 2.2

• 2.2. Is de aanvrager ingeschreven in de BRP/PIVA?

  • 2.2.1. Ja, de aanvrager is als ingezetene ingeschreven in BRP/PIVA. Grensgemeente: U bent als grensgemeente niet bevoegd. Verwijs de aanvrager door naar de gemeente waar hij als ingezetene staat ingeschreven. Kabinet Gouverneur: wijs de aanvrager door naar afdeling burgerzaken van het land.

  • 2.2.2. Ja, de aanvrager is als niet-ingezetene ingeschreven in de BRP. Ga naar 2.3

  • 2.2.3. Nee, de aanvrager is niet in de BRP/PIVA geregistreerd. Ga naar 2.3

• 2.3. Heeft de aanvrager een bewijs van verblijf¹¹ in een ander land?

  • 2.3.1. Ja, u bent bevoegd, ga naar 3

  • 2.3.2. Nee, u bent ook in dit geval bevoegd. Grensgemeente: betreft het een niet- ingezetene die VOW is uitgeschreven en u heeft het vermoeden dat de aanvrager woonachtig is in Nederland, wijst u hem er op dat hij verplicht is zich in te schrijven bij de gemeente waar hij feitelijk woonachtig is en dat het aanvragen van een reisdocument daar goedkoper is. U doet op grond van artikel 2.34 van de Wet BRP een terugmelding aan het college van B&W van de gemeente waar de aanvrager woonachtig is. U neemt de aanvraag in behandeling. Ga naar 3.

    Kabinetten Gouverneurs: indien u het vermoeden heeft dat de aanvrager eigenlijk ingeschreven zou moeten staan in de PIVA wordt u in het kader van de goede bijhouding van de bevolkingsadministratie gevraagd een burger erop te attenderen dat hij dient te voldoen aan de meldplicht (inschrijving in de PIVA) bij een verblijf langer dan 9 maanden.

3. Vaststellen van de nationaliteit

Nu de identiteit is vastgesteld en u heeft vastgesteld dat u bevoegd bent stelt u de nationaliteit op de volgende wijze vast. Voor het indienen van de aanvraag heeft de burger mogelijkerwijs een vragenlijst ingevuld welke u betrekt bij het beantwoorden van de volgende vragen over de nationaliteit.

• 3.1. Heeft de aanvrager een geldig of maximaal 2 jaar verlopen Nederlands reisdocument overgelegd?

  • 3.1.1. Ja, ga door naar 3.2

  • 3.1.2. Nee, ga door naar 3.2

• 3.2. Heeft de aanvrager op het aanvraagformulier aangegeven niet in het bezit te zijn van een buitenlands reisdocument?

  • 3.2.1. Ja, ga door naar 3.3

  • 3.2.2. Nee, ga door naar 3.3

• 3.3. Heeft de aanvrager op het aanvraagformulier aangegeven niet in het bezit te zijn van een andere nationaliteit?

  • 3.3.1. Ja, ga door naar 3.4

  • 3.3.2. Nee, ga door naar 3.4

• 3.4. Is in het overgelegd bewijs van verblijf uitsluitend de Nederlandse nationaliteit vermeld?

  • 3.4.1. Ja, of: er is geen bewijs van verblijf overgelegd, of het bewijs vermeldt geen nationaliteit,

  • 3.4.2. Nee, er is wel een bewijs van verblijf overgelegd waarin (aanwijzingen voor) een andere nationaliteit in zijn opgenomen

• 3.5. Bepaal of aanvullend onderzoek nodig is om vast te stellen of de aanvrager de Nederlandse nationaliteit bezit:

  • 3.5.1. Indien op de vragen 3.1, 3.2, 3.3 en 3.4 ja is geantwoord is de aanvrager Nederlander en is geen aanvullend onderzoek nodig. Ga door naar 4.

  • 3.5.2. Indien op een of meer van de vragen 3.1, 3.2, 3.3 of 3.4 Nee is geantwoord is het noodzakelijk nader onderzoek uit te voeren, ga naar 3.6

• 3.6. Onderzoek of de aanvrager (nog) Nederlander is aan de hand van¹²:

  • 3.6.1.

    • a. Bewijsstukken dat het Nederlanderschap is verkregen door b.v. afstamming (geboorteakte met eventuele latere vermeldingen, nationaliteitsgegevens ouders), of:

    • b. Een door bevoegde Nederlandse autoriteiten (IND/nationaliteitenregister) afgegeven document waaruit blijkt dat het Nederlanderschap is verkregen door optie of naturalisatie

  • 3.6.2. Bewijsstukken van verkrijging van een andere nationaliteit om te kunnen beoordelen of deze verkrijging mogelijk gevolgen heeft voor verlies van de Nederlandse nationaliteit

• 3.7. Is de aanvrager Nederlander?

  • 3.7.1. Ja, ga door naar 4.

  • 3.7.2. Nee, u kunt geen aanvraag in behandeling nemen

Als u vaststelt dat de aanvrager niet langer beschikt over de Nederlandse nationaliteit en wel een geldig Nederlands reisdocument in zijn bezit heeft neemt u dit document in.¹³ Als het niet mogelijk is het document in te houden stuurt u een kennisgeving (C7 formulier) naar RvIG. U stelt betrokkene daarvan op de hoogte. Het document is met de vaststelling dat de houder niet (meer) over de Nederlandse nationaliteit beschikt van rechtswege vervallen en moet in het Basisregister reisdocumenten worden opgenomen. Tevens stuurt u een verzoek tot opname in het Register Paspoortsignalering via een formulier aan RvIG. Per document moet een formulier verstuurd worden.

Een aanvrager die het Nederlanderschap heeft verloren wijst u op de via rijksoverheid beschikbaar gestelde informatie over het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/nederlandse-nationaliteit/inhoud/nederlander-worden

4. Vaststellen handelingsbekwaamheid aanvrager?

Nu de identiteit is vastgesteld, u heeft bepaald dat u bevoegd bent en dat de aanvrager de Nederlandse nationaliteit bezit bepaalt u of u in verband met handelingsonbekwaamheid aanvullende toestemming nodig heeft. 4.2.1 is niet van toepassing op de Kabinetten van de Gouverneurs.

• 4.1. Is de aanvrager minderjarig?

  • 4.1.1. Ja, ga naar 4.3

  • 4.1.2. Nee, ga naar 4.2

• 4.2. Twijfelt u over de handelingsbekwaamheid van de meerderjarige?

  • 4.2.1. Alleen van toepassing op grensgemeenten en posten in het buitenland: Ja, bepaal aan de hand van www.curateleregister.nl wie de curator is of vraag (buitenlandse) bewijsstukken waaruit blijkt wie de curator is;

  • 4.2.2. Nee, ga naar 5

• 4.3. Stel vast wie het gezag over de minderjarige heeft.

  • 4.3.1. Als ouders gehuwd zijn op moment van geboorte, dienen beide ouders toestemming te verlenen om een aanvraag in te dienen en moet bij een eerste aanvraag een originele geboorteakte worden getoond zodat kan worden vastgesteld wie er toestemming moet geven. Bij een vervolgaanvraag is een kopie voldoende.

  • 4.3.2. Als ouder gehuwd zijn op moment van geboorte, maar een van de ouders overleden is moet met een overlijdensakte aangetoond worden dat de andere ouder alleen het gezag uitoefent.

  • 4.3.3. Als ouders gescheiden zijn na de geboorte en niet beide schriftelijk toestemming verlenen, moeten zij aantonen wie het wettelijk gezag over de minderjarige uitoefent.

  • 4.3.4. Als op moment van geboorte de moeder ongehuwd is en het kind niet erkend is, moet de moeder schriftelijk toestemming verlenen.

  • 4.3.5. Als op moment van geboorte ongehuwde ouders het gezamenlijk wettelijk gezag na de geboorte van de minderjarige(n) hebben aangevraagd, moeten beide ouders toestemming verlenen.

  • 4.3.6. Indien geen van bovenstaand van toepassing is, ga dan na wie het gezag heeft, o.a. door het raadplegen van wetgeving terzake in het land waar het kind woonachtig is. Uitsluitend in geval van twijfel moeten ouders met een uittreksel uit het gezagsregister, of als het kind in het buitenland is geboren een ander relevant document aantonen¹⁴ wie het wettelijk gezag heeft.

De toestemming moet schriftelijk worden gegeven. De identiteit van degenen die toestemming verlenen, wordt vastgesteld met een (kopie van een) identiteitsdocument met handtekening. Bij twijfel over de juistheid van de gegeven toestemming wordt nader onderzoek uitgevoerd.

5. Vaststellen houdergegevens

In voorgaande stappen heeft u diverse bewijsstukken beoordeeld. Aan de hand van een onderlinge vergelijking van deze documenten bepaalt u of u de houdergegevens vast kunt stellen.

• 5.1. Heeft de aanvrager op het aanvraagformulier om opneming van de geslachtsnaam van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner verzocht?

  • 5.1.1. Ja, ga door naar 5.2

  • 5.1.2. Nee, ga door naar 5.4

• 5.2. Is dit gegeven ook in het vorige document opgenomen en bevatten de ontvangen documenten geen aanwijzingen die afwijken van het verzoek om opneming?

  • 5.2.1. Ja, dit gegeven is ook in het vorige document opgenomen en de ontvangen documenten bevatten geen aanwijzingen die afwijken van het verzoek om opneming. Neem de geslachtsnaam van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner over en ga door naar 5.4

  • 5.2.2. Ja, dit gegeven is ook in het vorige document opgenomen, maar de ontvangen documenten bevatten aanwijzingen die afwijken van het verzoek om opneming, ga door naar 5.3

  • 5.2.3. Nee, ga door naar 5.3

• 5.3. Is het mogelijk om met behulp van de aanwezige documenten vast te stellen wat de burgerlijke staat is van de aanvrager?

  • 5.3.1. Ja, neem de geslachtsnaam van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner over, ga door naar 5.4

  • 5.3.2. Nee, verzoek de aanvrager om documenten te overleggen waarmee de burgerlijke staat vastgesteld kan worden. Bepaal aan de hand hiervan of de geslachtsnaam van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner overgenomen kan worden, ga door naar 5.4

• 5.4. Bevatten de documenten aanwijzingen die aanleiding zijn om te twijfelen over de op te nemen gegevens?

  • 5.4.1. Ja, verzoek de aanvrager om documenten te overleggen waarmee de houdergegevens vastgesteld kunnen worden. Bepaal aan de hand hiervan welke houdergegevens opgenomen moet worden. Ga door naar 5.5

  • 5.4.2. Nee, bepaal aan de hand van de reeds overgelegde documenten welke houdergegevens opgenomen moet worden. Ga door naar 5.5

• 5.5. Is er sprake van een in het buitenland voltrokken rechtsfeit welke niet is verwerkt in een Nederlandse akte?

  • 5.5.1. Nee, bepaal aan de hand van de reeds overgelegde documenten welke houdergegevens opgenomen moet worden. Ga door naar 5.6

  • 5.5.2. Ja, als de burger dit rechtsfeit aan de hand van een buitenlands document¹⁵ kan aantonen neemt u de gewijzigde houdergegevens op in het reisdocument. Ga door naar 5.6

• 5.6. Staat de aanvrager ingeschreven in de BRP/Piva?

  • 5.6.1. Ja: neem, indien van toepassing, het BSN over uit de BRP en neem het op in het reisdocument

  • 5.6.2. Nee: neem geen BSN op in reisdocument

---

1 Nationale Ombudsman, Rapport over de wachttijden voor het aanvragen van reisdocumenten door Nederlanders die in het buitenland wonen, d.d. 23 december 2015, Rapportnummer: 2015/173

2 Paspoortwet, artikel 2, eerste lid onder a en tweede lid.

3 Indien van toepassing, is informatie over de benaming van buitenlandse documenten per land te raadplegen op nederlandwereldwijd.nl.

4 Deze paragraaf is niet van toepassing op de Kabinetten van de Gouverneurs en de Minister van Buitenlandse Zaken

5 Deze paragraaf is niet van toepassing op de Kabinetten van de Gouverneurs.

6 Artikel 61 BVVN.

7 De Caribische landen hebben een eigen wetgeving voor de registratie van persoonsgegevens. Aruba: Landsverordening op het aanleggen en bijhouden van het bevolkingsregister. Sint Maarten en Curaçao: Landsverordening basisadministratie persoonsgegevens. Een verordening in de Caribische Landen heeft dezelfde status als een Wet heeft in Nederland.

8 Zie: http://wetten.overheid.nl/BWBR0037401/2016-01-01

9 Zie de Wet op de identificatieplicht: http://wetten.overheid.nl/BWBR000629720

10 Grensgemeenten toetsen de geldigheid van het document door het stellen van de volgende verificatievraag aan de BV BSN: Is het document, met behulp waarvan een persoon zich identificeert, een document als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder 1°, 2° of 4°, van de Wet op de identificatieplicht? (toetsen geldigheid identiteitsdocument).

11 Op de website Nederlandwereldwijd.nl is per land gespecificeerd welke typen brondocumenten hiervoor moeten worden overlegd.

12 Als het onderzoek geen uitsluitsel geeft, of u twijfelt neemt u voor advies contact op met de IND.

13 Vaststellen van de nationaliteit gebeurd voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken bij de CSO-RD. Reisdocumenten worden ingenomen door het Frontoffice.

14 Op de websites van de ambassades staat gespecificeerd welke type documenten hier moeten worden overlegd.

15 Het is voor de verstrekking van een reisdocument niet verplicht een latere vermelding aan een Nederlandse akte van de burgerlijke stand toe te voegen. Uiteraard kunt u de aanvrager wel adviseren om de betreffende gemeente een latere vermelding te laten plaatsen of om de akte aan te bieden bij het bureau Landelijke taken.