Regeling van de Minister van Financiën van 15 maart 2018, houdende regels over het financieel beheer van het Rijk (Regeling financieel beheer van het Rijk)

De Minister van Financiën,

Gelet op de artikelen 2.14, derde lid, en 4.20, eerste lid, aanhef en onder d tot en met f, van de Comptabiliteitswet 2016 en de artikelen 35a, tweede lid, en 104a, tweede lid, van de Wet op de rechterlijke organisatie;

Besluit:

HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begrippen

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  administratieve organisatie:

  het geheel van organisatorische maatregelen en procedures binnen een ministerie of een college gericht op:

  • a. de beheersing van de processen, die direct of indirect betrekking hebben op een goede werking van het financieel beheer en de financiële administratie;

  • b. de informatievoorziening over die processen;

  • c. de verantwoording die over de beheersing moet worden afgelegd;

  betaaldienst:

  de dienst, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht;

  betaaldienstverleners:

  de dienstverleners, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht;

  buiteninvorderingstelling:

  een door de staat genomen beslissing om een vordering op een derde niet in te vorderen;

  derde:

  een wederpartij die niet tot de staat behoort;

  directeur FEZ:

  de persoon die binnen een ministerie leiding geeft aan het centrale dienstonderdeel dat belast is met financieel-economische aangelegenheden;

  financiële administratie:

  de administratie van de financiële handelingen die bestaat uit een ramings- en een realisatieadministratie van verplichtingen, uitgaven, ontvangsten, baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten, alsmede de standen van de (saldi)balansposten en de mutaties daarvan met betrekking tot vorderingen, schulden, rechten, activa, liquide middelen, deelnemingen, voorschotten, leningen, garanties en salarissen;

  geldmiddelen:

  de middelen, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht;

  geldswaardige papieren:

  alle papier waaraan in het maatschappelijk verkeer een geldswaarde wordt toegekend;

  kwijtschelding:

  een overeenkomst tussen de Staat en een derde waarbij de Staat afstand doet van zijn vorderingenrecht;

  voorschot:

  een vooruitbetaling door de Staat met betrekking tot de levering van een product of dienst aan de Staat, de verlening van een subsidie of de verstrekking van een bijdrage ten laste van de begroting van het Rijk, bedoeld in artikel 2.1 van de Comptabiliteitswet 2016;

  vordering:

  de aanspraak van de Staat op geldmiddelen.

• 2. De definities van artikel 1.1 van de Comptabiliteitswet 2016 zijn van overeenkomstige toepassing op deze regeling.

HOOFDSTUK 2: VOORSCHRIFTEN VOOR HET VERRICHTEN VAN PRIVAATRECHTELIJKE RECHTSHANDELINGEN NAMENS DE STAAT

§ 1 Specifieke privaatrechtelijke rechtshandelingen

Artikel 2 Specifieke privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1. Onverminderd artikel 4.6, eerste en tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016 sluiten de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, huur, huurkoop- en leaseovereenkomsten namens de Staat in overeenstemming met de Minister van Financiën, voor zover:

  • a. de duur van de overeenkomst tien jaar of meer is;

  • b. de huur, huurkoop of lease die aan de overeenkomst ten grondslag ligt € 2.500.000 of meer inclusief btw bedraagt; of

  • c. de huur, huurkoop of lease betrekking heeft op de huisvesting van de ministeries en de colleges en € 25.000.000 of meer inclusief btw bedraagt.

• 2. Onverminderd artikel 4.6, eerste en tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016 verrichten de Ministers en de colleges, ieder met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, de privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de Staat die zien op het vervreemden van vermogen in privaatrechtelijke rechtspersonen in overeenstemming met de Minister van Financiën.

• 3. Onverminderd artikel 4.6, eerste en tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016 sluiten de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, geen valutatermijncontract af voor de financiële verplichtingen van de Staat waarmee de toekomstige financiële risico’s betreffende de wisselkoers van vreemde valuta ten opzichte van de euro worden gedekt.

• 4. Ingeval van omvangrijke budgettaire risico’s voor de Staat kunnen de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, in afwijking van het derde lid in overeenstemming met de Minister van Financiën een valutatermijncontract afsluiten. In dat geval wijst de Minister van Financiën de bank, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht, aan die het contract uitvoert.

• 5. Onverminderd artikel 4.6, eerste en tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016 sluit de Minister van Financiën namens de Staat overeenkomsten met de bankinstellingen en betaaldienstverleners waar de Ministers en de colleges bankrekeningen aanhouden en betaaldiensten afnemen.

§ 2 Volmachtverlening privaatrechtelijke rechtshandelingen

Artikel 3 Volmachtverlening

• 1. Privaatrechtelijke rechtshandelingen kunnen namens de Ministers, ieder met betrekking tot de begroting waarvoor hij verantwoordelijk is, worden verricht door:

  • a. de onder de Ministers ressorterende natuurlijke personen voor zover aan hen door de Ministers een volmacht is verleend;

  • b. de niet onder de Ministers ressorterende natuurlijke personen en rechtspersonen voor zover aan hen door de Ministers een volmacht is verleend.

• 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op:

  • a. de colleges, elk met betrekking tot de taak waarvoor hij verantwoordelijk is, indien zij volmacht verlenen tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

  • b. de rechtbanken, de gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep, het College van Beroep voor het bedrijfsleven en de Raad voor de rechtspraak, elk met betrekking tot het door hem beheerde deel van de begroting van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, indien zij volmacht verlenen tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

• 3. De volmacht bepaalt welke natuurlijke personen en rechtspersonen de op de volmacht betrekking hebbende privaatrechtelijke rechtshandelingen mogen verrichten.

Artikel 4 Register volmachtverlening

• 1. De Ministers, ieder voor zover het hem aangaat, houden een openbaar register bij waaruit blijkt aan welke natuurlijke personen en rechtspersonen een volmacht is verleend en op welke privaatrechtelijke rechtshandelingen de volmacht betrekking heeft.

• 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op de colleges, de rechtbanken, de gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep, het College van Beroep voor het bedrijfsleven en de Raad voor de rechtspraak.

HOOFDSTUK 3: VOORSCHRIFTEN VOOR HET VERRICHTEN VAN HANDELINGEN OP HET GEBIED VAN HET FINANCIEEL BEHEER

§ 1 Administratieve organisatie

Artikel 5 Administratieve organisatie

• 1. De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, dragen zorg voor een administratieve organisatie ten aanzien van het begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering en de daartoe gevoerde administraties.

• 2. Ten aanzien van de administratieve organisatie wordt een controletechnische functiescheiding aangebracht tussen het betalen en het innen van vorderingen en de functies het beschikken, het bewaren, het registreren en het controleren.

§ 2 Betaalmiddelen en betaal- en ontvangstwijze

Artikel 6 Bankrekeningen en betaaldiensten

• 1. De Minister van Financiën bepaalt bij welke bankinstellingen en betaaldienstverleners de ministeries en colleges bankrekeningen aanhouden en betaaldiensten afnemen.

• 2. Bij de bankrekeningen en betaaldiensten wordt de euro als valuta gehanteerd met uitzondering van de bankrekeningen en betaaldiensten die in de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba worden aangehouden en afgenomen. Bij deze bankrekeningen en betaaldiensten wordt de valuta van die openbare lichamen gehanteerd.

• 3. In afwijking van het eerste en tweede lid kunnen de Ministers en de colleges in overeenstemming met de Minister van Financiën de bankrekeningen en betaaldiensten bij een andere bankinstelling of betaaldienstverlener aanhouden en afnemen en de bankrekeningen en betaaldiensten in een andere valuta aanhouden en afnemen. De Minister van Financiën verleent zijn instemming schriftelijk en kan daaraan voorwaarden verbinden.

• 4. De Minister van Financiën draagt zorg voor de aan de Staat toebehorende en toevertrouwde effecten, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht.

Artikel 7 Gebruik van kredietkaarten

• 1. De betaalmiddelen waarmee namens de Staat op krediet kan worden betaald kunnen uitsluitend worden gebruikt door:

  • a. de Ministers;

  • b. de onder de Ministers ressorterende natuurlijke personen met dien verstande dat het gebruik voor deze personen is beperkt tot:

    • 1°. de aanschaf van producten en diensten die niet op een andere wijze kunnen worden betaald;

    • 2°. het verrichten van betalingen in het buitenland die verband houden met de werkzaamheden die zij namens het ministerie uitvoeren;

    • 3°. andere betalingen waarvan het naar het oordeel van de directeur FEZ van het betrokken ministerie geoorloofd is om die op deze wijze te verrichten.

• 2. De directeur FEZ van het betrokken ministerie kan voorwaarden verbinden aan het gebruik van de betaalmiddelen waarmee op krediet kan worden betaald.

Artikel 8 Wijze van betaling

• 1. De betalingen ten laste van de Staat geschieden door middel van een overboeking van geldmiddelen naar de bankrekening van de begunstigde, met dien verstande dat betalingen die door middel van een automatische incasso worden verricht via een voor dat doel ingerichte bankrekening geschieden.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan in bijzondere gevallen een betaling door de Staat op een andere wijze geschieden indien dit doelmatiger is, met dien verstande dat een betaling die door middel van chartale geldmiddelen en geldswaardige papieren plaatsvindt tegen de ontvangst van een betalingsbewijs geschiedt.

Artikel 9 Wijze van ontvangst

• 1. De ontvangsten ten gunste van de Staat geschieden door middel van een overboeking van geldmiddelen naar een bankrekening van het Rijk.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan in bijzondere gevallen een ontvangst ten gunste van de Staat op een andere wijze geschieden indien dit doelmatiger is, met dien verstande dat de ontvangst van chartale geldmiddelen en geldswaardige papieren geschiedt tegen de afgifte van een betalingsbewijs.

• 3. De chartale geldmiddelen die zijn ontvangen, worden periodiek op een bankrekening van de Staat gestort.

§ 3 Het verrichten van betalingen en het innen van vorderingen

Artikel 10 Het verrichten van betalingen aan derden

• 1. De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, verrichten een betaling ten laste van de Staat aan een derde nadat zij hebben vastgesteld:

  • a. de noodzaak van de betaling,

  • b. dat de derde de voorwaarden die aan de betaling, subsidie, lening of garantie ten grondslag liggen, is nagekomen, en

  • c. dat er voldoende budget voor de betaling beschikbaar is.

• 2. In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder b, kan voor een betaling tot € 2.000 inclusief btw de vaststelling of de derde de prestatie die aan de vordering ten grondslag ligt, heeft geleverd achterwege blijven, mits:

  • a. op basis van risico-inschatting in de administratieve organisatie is vastgelegd bij welke categorieën betalingen en bij welk bedrag het achterwege laten van de prestatieverklaring is toegestaan,

  • b. de levering van de prestatie na het verrichten van de betaling steekproefsgewijs wordt vastgesteld,

  • c. de inrichting, de omvang, de periodiciteit, de criteria en de evaluatie van de steekproef in de administratieve organisatie zijn vastgelegd, en

  • d. de risico-inschatting periodiek wordt geëvalueerd.

• 3. De resultaten van de verificatie, bedoeld in het tweede lid, onder b, worden controleerbaar vastgelegd.

• 4. In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder a en b, kan bij de vaststelling van de noodzaak tot betaling en de vaststelling of de prestatie door de derde is geleverd, de hoogte van het bedrag ten hoogste tien procent met een maximum van € 1.000 inclusief btw afwijken van het bedrag waartegen de goederen of diensten zijn besteld of de prestatie is geleverd, mits in de administratieve organisatie is vastgelegd:

  • a. bij welke categorieën goederen en diensten, tot welk percentage en tot welk bedrag de afwijking op basis van risico-inschatting wordt toegepast,

  • b. wat de onderbouwing van de risico-inschatting per categorie goederen en diensten is, inclusief de onderbouwing van de beoogde doelmatigheidswinst, en deze waar mogelijk te kwantificeren, en

  • c. op welke wijze de verantwoordelijkheden, de monitoring en de periodieke evaluatie van de risico-inschatting en de controle van de opzet en werking van de maatregelen, bedoeld onder a en b, zijn ingericht.

Artikel 11 Het innen van vorderingen bij derden

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, innen een vordering ten gunste van de Staat bij een derde, nadat zij hebben vastgesteld dat de Staat recht heeft op de vordering.

Artikel 12 Het verrichten van betalingen en het innen van vorderingen binnen het Rijk

• 1. De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, kunnen onderling een betaling verrichten of een vordering innen voor zover de onderliggende handelingen volgens het maatschappelijk verkeer tot een betaling of vordering leiden.

• 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op het verrichten van een betaling of het innen van een vordering door de dienstonderdelen onderling.

• 3. De artikelen 10 en 11 zijn van overeenkomstige toepassing bij de betaling en de inning, bedoeld in het eerste en tweede lid.

§ 4 Het verlenen van voorschotten

Artikel 13 Het verlenen van voorschotten aan derden

• 1. De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, kunnen aan een derde een voorschot verlenen. Het voorschot bedraagt niet meer dan het bedrag van het bestelde product of dienst of de te verlenen subsidie of bijdrage.

• 2. In afwijking van het eerste lid verlenen de Ministers en de colleges geen voorschot indien op basis van een risicoanalyse blijkt dat de derde de voorwaarden die aan de levering van het product of dienst, de verlening van de subsidie of de verstrekking van de bijdrage ten grondslag liggen niet zal nakomen.

• 3. De verlening van een voorschot met als doel om het voorschot ten laste van een eerder begrotingsjaar te brengen, is niet toegestaan, tenzij dit in het belang van de Staat is. In dat geval geschiedt de verlening van het voorschot in overeenstemming met de Minister van Financiën. De instemming wordt schriftelijk verleend.

• 4. De Ministers en de colleges kunnen nadere voorwaarden verbinden aan de verlening van een voorschot dat betrekking heeft op de levering van een product of dienst aan de Staat en de verstrekking van de subsidie of bijdrage. Indien het voorschot betrekking heeft op de levering van een product of dienst of de verstrekking van een bijdrage en € 500.000 of meer inclusief btw bedraagt, wordt een bankgarantie van de derde geëist. De bankgarantie kan uitsluitend worden afgegeven door banken en schadeverzekeraars, bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht en met instemming van de Minister van Financiën door andere rechtspersonen.

• 5. De Ministers en de colleges brengen rente in rekening over een verleend voorschot, voor zover dit vanwege de aard van het geleverde product of dienst, de subsidie of bijdrage die aan het voorschot ten grondslag ligt redelijk wordt geacht.

Artikel 14 Het verlenen van voorschotten binnen het Rijk

• 1. De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, kunnen aan een agentschap of dienstonderdeel, bedoeld in artikel 1.1 van de Comptabiliteitswet 2016, een voorschot verlenen.

• 2. Artikel 13, derde lid, is van overeenkomstige toepassing.

§ 5 Buiteninvorderingstelling en kwijtschelding

Artikel 15 Buiteninvorderingstelling

• 1. De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, kunnen een aan de Staat toekomende vordering buiteninvordering stellen indien blijkt dat de vordering op de derde niet invorderbaar is. De buitenvorderingstelling vindt niet eerder plaats dan nadat verschillende keren is geprobeerd om de vordering bij de derde te innen.

• 2. De buiteninvorderingstelling geschiedt in overeenstemming met de Minister van Financiën indien de vordering die aan de buiteninvorderingstelling ten grondslag ligt € 1.000.000 of meer inclusief btw bedraagt.

• 3. De Ministers en de colleges voorzien de buiteninvorderingstelling van een deugdelijke motivering.

• 4. De Ministers en de colleges boeken de vordering die aan de buiteninvorderingstelling ten grondslag ligt af en verwerken dit in de financiële administratie.

• 5. De Ministers en de colleges stellen de derde op wie de vordering betrekking heeft niet in kennis van de buiteninvorderingstelling.

Artikel 16 Kwijtschelding

• 1. Onverminderd het bij of krachtens de wet bepaalde kunnen de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, in bijzondere gevallen een aan de Staat toekomende vordering kwijtschelden. De kwijtschelding is onherroepelijk.

• 2. De kwijtschelding geschiedt in overeenstemming met de Minister van Financiën indien de vordering die aan de kwijtschelding ten grondslag ligt € 1.000.000 of meer inclusief btw bedraagt.

• 3. De Ministers en de colleges voorzien de kwijtschelding van een deugdelijke motivering.

• 4. De Ministers en de colleges boeken de vordering die aan de kwijtschelding ten grondslag ligt af en verwerken dit geoormerkt in de financiële administratie.

• 5. De Ministers en de colleges stellen de derde op wie de vordering betrekking heeft, in kennis van de kwijtschelding.

HOOFDSTUK 4: VOORSCHRIFTEN VOOR DE FINANCIËLE ADMINISTRATIE

§ 1 Algemeen

Artikel 17 Verantwoordelijkheid met betrekking tot de financiële administratie

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, zijn verantwoordelijk voor de inrichting, het beheer en de beveiliging van de financiële administratie.

§ 2 Inhoud van de financiële administratie

Artikel 18 Inhoud van de financiële administratie

• 1. De financiële administratie bevat in ieder geval informatie over:

  • a. de actuele stand van:

    • 1°. de ontvangsten en de uitgaven die aan de begroting ten grondslag liggen;

    • 2°. de meerjarenramingen van de ontvangsten en de uitgaven;

    • 3°. de kasreserves en de begrotingsreserves, bedoeld in de artikelen 2.20, achtste lid, en 2.21, tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016;

    • 4°. de financiële verplichtingen;

    • 5°. de garantieverplichtingen;

    • 6°. de vorderingen en schulden;

    • 7°. de voorschotten;

  • b. voor zover van toepassing de wijzigingen van:

    • 1°. de ontvangsten en de uitgaven die aan de begroting ten grondslag liggen;

    • 2°. de meerjarenramingen van de ontvangsten en de uitgaven;

    • 3°. de financiële verplichtingen;

  • c. het budget dat voor de ontvangsten, de uitgaven en de financiële verplichtingen beschikbaar is.

• 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, wordt voorzien van een onderbouwing. De onderbouwing kan in de financiële administratie worden opgenomen.

• 3. De ramingen in de financiële administratie die worden beïnvloed door macro-economische factoren, worden gebaseerd op de door de Minister van Financiën vastgestelde basiswaarden.

• 4. De wijzigingen ten aanzien van de meerjarenramingen, bedoeld in het eerste lid, onder b, sub 2º, geschieden in overeenstemming met de Minister van Financiën.

Artikel 19 Informatie ontleend aan de financiële administratie

• 1. De ramingen en de realisaties die ten grondslag liggen aan de begroting en de verantwoording van het Rijk, bedoeld in de artikelen 2.1 en 2.29 van de Comptabiliteitswet 2016, en de uitgaven en ontvangsten die buiten begrotingsverband zijn geboekt, bedoeld in artikel 2.17 van de Comptabiliteitswet 2016, worden aan de financiële administratie ontleend.

• 2. De financiële informatie die vereist is om het EMU-saldo en de EMU-schuld, bedoeld in artikel 1 van de Wet houdbare overheidsfinanciën, te bepalen, wordt mede aan de financiële administratie ontleend.

• 3. De Minister van Financiën bepaalt welke informatie als bedoeld in het eerste en tweede lid, door de Ministers aan hem wordt verstrekt.

• 4. De Ministers verstrekken de informatie, bedoeld in het eerste en tweede lid, op de door de Minister van Financiën te bepalen wijze en met behulp van de door hem aangewezen systemen.

§ 3 Wijze van vastlegging in de financiële administratie

Artikel 20 Vastlegging van financiële verplichtingen

• 1. Voorafgaand aan een betaling registreren de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, een financiële verplichting in de financiële administratie die wordt voorzien van een einddatum.

• 2. Van de financiële verplichting, bedoeld in het eerste lid, wordt een raming gemaakt.

• 3. Een verhoging of verlaging van het bedrag dat aan de financiële verplichting, bedoeld in het eerste lid, ten grondslag ligt, wordt in de financiële administratie verwerkt alsmede wordt de raming van de financiële verplichting met dat bedrag verhoogd respectievelijk verlaagd.

Artikel 21 Afwijkingen ten aanzien van de vastlegging van financiële verplichtingen

• 1. Voor de volgende categorieën financiële verplichtingen van de Staat kan het jaar waarin de betaling is gedaan als het begrotingsjaar worden aangemerkt waarin de met de betaling samenhangende verplichting is aangegaan of is ontstaan:

  • a. de financiële verplichtingen tot € 30.000 inclusief btw;

  • b. de financiële verplichtingen met een facilitair of personeel karakter, waarvan het maximale bedrag over de gehele looptijd op het moment van het aangaan of het ontstaan niet vaststaat en die worden nagekomen door het periodiek verrichten van betalingen;

  • c. de financiële verplichtingen, anders dan met een facilitair of personeel karakter, waarvan het maximale bedrag over de gehele looptijd op het moment van het aangaan of het ontstaan niet vaststaat, maar die op grond van een raming onder € 1.000.000 inclusief btw blijven en die worden nagekomen door het periodiek verrichten van betalingen;

  • d. de financiële verplichtingen waarvan het maximale bedrag over de gehele looptijd op het moment van het aangaan of het ontstaan vaststaat, die voorzienbaar geheel binnen één begrotingsjaar worden betaald en waarbij sprake is van maximaal één jaargrensoverschrijding tussen het aangaan of ontstaan van de verplichting en de daarmee samenhangende betalingen.

• 2. Voor de volgende categorieën financiële verplichtingen van de Staat kan het jaar waarin de betaling is gedaan als het begrotingsjaar worden aangemerkt waarin de met de betaling samenhangende verplichting is aangegaan of is ontstaan:

  • a. de financiële verplichtingen in het kader van het begrotingsartikel met de omschrijving Geheim;

  • b. de financiële verplichtingen die samenhangen met claims die voortvloeien uit een onrechtmatige daad van de Staat;

  • c. de financiële verplichtingen die voortvloeien uit de toepassing van de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht inzake het betalen van een dwangsom bij het niet tijdig geven van een beschikking op aanvraag;

  • d. de financiële verplichtingen die samenhangen met uitgaven die met een ander dienstonderdeel dan wel met een derde worden verrekend, indien die uitgaven buiten begrotingsverband worden geboekt;

  • e. de financiële verplichtingen in de vorm van afdrachten aan medeoverheden of aan andere organisaties, niet zijnde dienstonderdelen, van belastingen, premies en andere heffingen die ten behoeve van die medeoverheden of andere organisaties zijn geïnd;

  • f. de onderlinge financiële verplichtingen tussen dienstonderdelen.

• 3. De financiële verplichtingen, bedoeld in het eerste en tweede lid, worden in de financiële administratie vastgelegd, met dien verstande dat artikel 20, eerste lid, niet van toepassing is.

Artikel 22 Vastlegging van specifieke transacties

De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, registreren de transacties die leiden tot een verrekening van een schuld met een vordering en de transacties met betrekking tot inruil in de financiële administratie als een betaling respectievelijk een ontvangst.

Artikel 23 Vastlegging van liquide middelen

• 1. Het bedrag betreffende de (saldi)balansposten met betrekking tot liquide middelen wordt gevormd door het saldo van de bankrekeningen, bedoeld in artikel 6, eerste lid, en het chartale geld waarvoor de Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, verantwoordelijk zijn.

• 2. De Minister en de colleges verwerken de wijzigingen ten aanzien van de schatkist van het Rijk op de rekening-courant die betrekking heeft op de hoofdboekhouding van het Rijk die door het Ministerie van Financiën wordt beheerd.

Artikel 24 Afsluiting van de financiële administratie

De balansposten en de bijbehorende rekeningen in de financiële administratie worden aan het einde van een begrotingsjaar, bedoeld in artikel 2.4 van de Comptabiliteitswet 2016, afgesloten. De afsluiting vindt uiterlijk plaats nadat de Staten-Generaal decharge hebben verleend, bedoeld in artikel 2.40 van de Comptabiliteitswet 2016.

HOOFDSTUK 5: SLOTBEPALINGEN

Artikel 25 Afwijking van de regeling

• 1. In bijzondere gevallen kan in overeenstemming met de Minister van Financiën worden afgeweken van de bepalingen van deze regeling. De Minister van Financiën verleent de instemming ten aanzien van afwijking van het percentage en het maximum bedrag, bedoeld in artikel 10, vierde lid, aanhef, nadat hij overleg met de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer heeft gevoerd.

• 2. De Minister van Financiën verleent de instemming schriftelijk en kan daaraan voorwaarden verbinden.

• 3. De toepassing van de afwijking en de overeenstemming worden in de financiële administratie vastgelegd.

• 4. De Ministers en de colleges, elk met betrekking tot de begroting of taak waarvoor hij verantwoordelijk is, informeren de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer over de toepassing van de afwijking.

Artikel 26 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na datum van uitgifte en de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst, en werkt zij terug tot en met 1 januari 2018.

Artikel 27 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling financieel beheer van het Rijk.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Financiën, W.B. Hoekstra

TOELICHTING

Algemeen

De onderhavige regeling stelt regels over het financieel beheer van het Rijk. Dit betekent dat deze regels van toepassing zijn op alle onderdelen van de rijksoverheid ofwel alle onderdelen die tot de publiekrechtelijke rechtspersoon de Staat der Nederlanden behoren.

De voormalige regels betreffende het financieel beheer waren verspreid over verschillende wettelijke regelingen. Met deze regeling worden de bepalingen uit die regelingen in één nieuwe regeling ondergebracht.

De regeling is een nadere uitwerking van de artikelen 2.14, derde lid, en 4.20, eerste lid, aanhef en onderdeel d tot en met f van de Comptabiliteitswet 2016. Artikel 4.20 CW 2016 bevat onder meer de bevoegdheid van de Minister van Financiën om voor het Rijk regels te stellen over het begrotingsbeheer en het financieel beheer, de financiële administratie en het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de Staat, voor zover deze laatste geen betrekking hebben op de onroerende zaken van de Staat.

De regels die gelden voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die betrekking hebben op onroerende zaken van de Staat worden op basis van artikel 4.20, vijfde lid, van de Comptabiliteitswet 2016, door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gesteld.

Zoals ook uit de aanhef van de regeling blijkt, berust deze regeling naast de Comptabiliteitswet 2016 ook op een andere wet, te weten de Wet op de rechterlijke organisatie. De reden hiervan is dat deze regeling nadere regels bevat voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen door de rechtbanken, de gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep, het College van Beroep voor het bedrijfsleven en de Raad voor de rechtspraak.

Met de inwerkingtreding van de Comptabiliteitswet 2016 is de Comptabiliteitswet 2001 ingetrokken. De regelingen die op de Comptabiliteitswet 2001 zijn gebaseerd, zijn hiermee van rechtswege vervallen. Dit betekent dat de onderstaande besluiten en regelingen zijn vervallen:

• het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996;

• het Besluit kasbeheer 2012

• de Regeling kasbeheer 2012;

• de Regeling kwijtschelding en buiteninvorderingstelling 2014;

• de Regeling onderlinge betalingen 2003;

• de Regeling departementale begrotingsadministratie 2007;

• de Regeling verlening voorschotten 2007;

• de Aanwijzingsregeling verplichtingbedrag=kasbedrag 2015;

• de Aanwijzingsregeling niet-geldelijke betalingen en ontvangsten 2007.

De onderhavige regeling komt in de plaats van deze besluiten en regelingen waarbij geldt dat de inhoud van de regeling hoofdzakelijk ontleend is aan de bepalingen uit de voorgenoemde besluiten en regelingen.

De regeling bevat de hoofdregels voor het financieel beheer van de rijksoverheid. Dit houdt in dat er daarbinnen ruimte is voor de departementen en de colleges om zelf interne regels of aanwijzingen voor hun financieel beheer op te stellen, die recht doen aan de specifieke omstandigheden van hun organisatie. Verder geldt dat ook in andere wetgeving regels kunnen worden voorgeschreven die grenzen aan het financieel beheer kunnen stellen. Een voorbeeld hiervan is artikel 6:119a van het Burgerlijk Wetboek waarin is bepaald dat een wettelijke rente is verschuldigd wanneer een factuur niet binnen 30 dagen is voldaan.

Gelet op artikel 7.40, eerste lid, onder a, van de Comptabiliteitswet 2016 is het ontwerp van de Regeling financieel beheer voor advies voorgelegd aan de Algemene Rekenkamer.

Artikel 1

De begrippen die in de Comptabiliteitswet 2016 zijn gedefinieerd, zijn van overeenkomstige toepassing op deze regeling. Daarbij valt te denken aan de begrippen als agentschap, dienstonderdeel, financieel beheer en financiële verplichting. Hierdoor worden in het eerste lid alleen enkele begrippen genoemd die niet in de Comptabiliteitswet 2016 zijn gedefinieerd.

Een voorbeeld hiervan is de definitie van ‘geldswaardige papieren’. Voorbeelden hiervan zijn cadeau- en tegoedbonnen, toegangs- en telefoonkaarten en abonnementen die niet op naam zijn gesteld.

Artikel 2

Dit artikel is mede gebaseerd op de artikelen 6, 6a en 7, derde lid, van het voormalige Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996.

Eerste en tweede lid

Artikel 4.6 van de Comptabiliteitswet 2016 bevat de hoofdregel dat elke minister of college een privaatrechtelijke rechtshandeling namens de Staat mag verrichten. Een voorbeeld van het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling is het sluiten van een overeenkomst. Deze hoofdregel kent een aantal aanvullingen. Deze aanvullingen zijn in het onderhavige artikel geregeld. Zo dienen bepaalde privaatrechtelijke rechtshandelingen in overeenstemming met de Minister van Financiën te geschieden. Het gaat om het onder bepaalde voorwaarden sluiten van een huur-, huurkoop- of leaseovereenkomst (eerste lid) en het vervreemden van vermogen in een privaatrechtelijke rechtspersoon (tweede lid). De instemming van de Minister van Financiën bij het vervreemden van vermogen komt voort uit de coördinerende rol die hij heeft ten aanzien van het staatsdeelnemingenbeleid, zoals dat is bepaald in de Nota Deelnemingenbeleid.¹

Derde en vierde lid

Het derde lid bepaalt dat er namens de Staat in beginsel geen valutatermijncontracten wordt afgesloten. Valutatermijntransacties kunnen worden gebruikt om wisselkoersrisico's af te dekken, die het Rijk loopt over toekomstige betalingen in vreemde valuta. Het oogmerk van een dergelijke risicodekking is het verkrijgen van zekerheid ten aanzien van de begrotingsconsequenties van de desbetreffende verplichting, inclusief de dekking. Het afsluiten van een dergelijk contract is pas mogelijk als er sprake is van grote budgettaire risico’s voor het Rijk. Het hangt van de omstandigheden van het geval af wanneer er sprake is van een groot budgettair risico. In geval van zo’n risico kan op basis van het vierde lid met de instemming van de Minister van Financiën een valutatermijncontract worden afgesloten.

De Nederlandsche Bank is de aangewezen instelling om de valutatermijncontracten uit te voeren. Op grond van de bevoegdheid in het vierde lid kan de Minister van Financiën zo nodig een andere bankinstelling aanwijzen.

Vijfde lid

Het vijfde lid behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de Minister van Financiën om namens de Staat overeenkomsten te sluiten over het gebruik van bankrekeningen en het afnemen van betaaldiensten, zoals het gebruik van een creditcard. Dit houdt in dat de andere ministers en de colleges niet bevoegd zijn om met een bank een dergelijke overeenkomst te sluiten.

Artikel 3

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan artikel 1, eerste en tweede lid, van het voormalige Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996, maar geldt niet voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die betrekking hebben op de onroerende zaken van de Staat. Regels die gelden voor het verrichten van privaatrechtelijk rechtshandelingen die betrekking hebben op onroerende zaken van de Staat worden op basis van artikel 4.20, vijfde lid, van de Comptabiliteitswet 2016 door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gesteld.

In onderhavig artikel is geregeld wie namens de Staat privaatrechtelijke rechtshandelingen kan verrichten indien een volmacht is verleend. Volmacht is de bevoegdheid die een minister of college aan een ander verleent om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 van het Burgerlijke Wetboek). Bij volmachtverlening blijft de minister of het college verantwoordelijk voor de uitoefening van de privaatrechtelijke rechtshandelingen door de ander. Daarnaast kan de minister of het college de verleende volmacht intrekken of de rechtshandeling zelf verrichten.

Op het verlenen van een dergelijke volmacht door een bestuursorgaan, zoals de Ministers en een aantal colleges, zijn ook de algemene regels uit Afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.

Het verlenen van een volmacht namens de Staat is beperkt tot natuurlijke personen die onder een minister ressorteren. Dit zijn medewerkers die bij het ministerie werkzaam zijn.

Daarnaast kan de volmacht worden verleend aan personen die niet onder de verantwoordelijkheid van de minister of het college vallen. Hierbij kan worden gedacht aan ingehuurde externen of een advocaat of notaris die een overeenkomst namens een minister of college sluit. Ook kan de volmacht worden verleend aan rechtspersonen. Bij een rechtspersoon valt te denken aan een rechtspersoon met een wettelijke taak, maar ook aan een private rechtspersoon, zoals een stichting of besloten vennootschap, die door het Rijk wordt ingeschakeld bij de uitvoering van beleid. Een voorbeeld hiervan is Atradius BV die namens het Ministerie van Financiën een aantal werkzaamheden in het kader van de exportkredietverzekering verricht en op grond daarvan namens het ministerie betalingen verricht en vorderingen incasseert.

De onderhavige bepaling geldt op basis van het tweede lid ook voor de rechtbanken, de gerechtshoven, andere rechtsprekende instanties en de Raad voor de rechtspraak.

Op basis van het derde lid is het van belang om in de volmacht duidelijk op te nemen op welke privaatrechtelijke rechtshandelingen de volmacht betrekking heeft en onder welke voorwaarden de volmacht eventueel wordt verleend.

Artikel 4

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan artikel 1, vierde lid, van het voormalige Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996. Verder is dit artikel, net als artikel 3, niet van toepassing op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die betrekking hebben op de onroerende zaken van de Staat. Regels die gelden voor het privaatrechtelijke rechtshandelingen die betrekking hebben op onroerende zaken van de Staat worden op basis van artikel 4.20, vijfde lid, van de Comptabiliteitswet 2016 door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gesteld.

Eerste en tweede lid

Volgens dit artikel houden de ministers en de colleges een openbaar register bij waaruit blijkt aan wie een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen is verleend. Ook wordt in het register bijgehouden op welke privaatrechtelijke rechtshandelingen de volmacht betrekking heeft. Om de reden dat het voor een buitenstaander duidelijk moet zijn wie en op welk gebied namens de minister of het college mag handelen, is het van belang dat het register openbaar is. Op grond van artikel 16a van de Handelsregisterwet 2007 geldt de plicht om de verleende volmachten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen in het handelsregister op te nemen.

Artikel 5

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan de artikelen 2 en 3, eerste en tweede lid, van de voormalige Regeling kasbeheer 2012.

Eerste en tweede lid

Een adequate administratieve organisatie is van belang voor de beheersing van de mogelijke risico’s en de controleerbaarheid van het begrotingsbeheer, het financieel beheer, de materiële bedrijfsvoering en de onderliggende administraties. De ministers en de colleges zijn verantwoordelijk voor de inrichting van de administratieve organisatie en voor de naleving daarvan. De ministers en colleges bepalen – op basis van de voorwaarden van rechtmatigheid en doelmatigheid – hoe zij vorm geven aan een adequate administratieve organisatie en interne beheersing. Dit is bijvoorbeeld nodig mede gelet op het beheer van geld en geldswaardige papieren. Van belang daarbij is dat er voldoende fysieke en administratieve voorzieningen worden getroffen om de risico's van misbruik, verlies (bijvoorbeeld door brand) en fraude zoveel mogelijk te beperken.

Het tweede lid bepaalt waaruit een administratieve organisatie moet bestaan. Een voorgeschreven eis is dat de administratieve organisatie voorziet in een functiescheiding tussen het betalen, het innen, het bewaren, het beschikken, het registreren en het controleren. Deze functiescheiding voorkomt dat één persoon verantwoordelijk is voor zowel de opdracht tot het betalen als het daadwerkelijk verrichten van de betaling of dat beide zaken door één digitale handeling kunnen worden bereikt. Met een dergelijke digitale of menselijke scheiding van functies wordt invulling gegeven aan het zogenoemde vier ogen-principe waarbij twee verschillende medewerkers of verschillende digitale handelingen vereist zijn om een betaling te verrichten.

Over het algemeen is het financieel beheer zodanig geautomatiseerd dat een aantal deelprocessen of beheershandelingen in elkaar overloopt, zodat uit dien hoofde geen strikte functiescheiding tussen alle deelprocessen mogelijk is. In elk geval moet het toegepaste systeem in opzet en werking voldoende waarborgen bevatten voor het rechtmatig en doelmatig beheer van het financieel beheer. Dit betekent dat er minimale functiescheiding moet worden aangebracht.

Ook moet rekening worden gehouden met de omstandigheid dat bij kleine organisatieonderdelen met een financieel beheer van een beperkte omvang een vergaande functiescheiding niet altijd mogelijk of doelmatig zal zijn. In die gevallen is het van belang om functiescheiding toe te passen, maar waarborgen dat er voldoende flexibiliteit is.

Artikel 6

Deze bepaling is in aangepaste vorm ontleend aan de artikelen 3, vierde lid, en 4 van het voormalige Besluit kasbeheer 2012.

Eerste lid

Het onderhavige artikellid hangt samen met de bevoegdheid van de Minister van Financiën om overeenkomsten met bankinstellingen en betaaldienstverleners namens de Staat te sluiten, zoals bepaald is in artikel 2, vijfde lid, van deze regeling. Bij welke bankinstelling een bankrekening door een ministerie of college kan worden geopend, wordt bepaald door de Minister van Financiën. Daaraan zijn alle (dienst)onderdelen van het Rijk gebonden. In de overeenkomsten met de bankinstellingen en betaaldienstverleners worden de bank- en betaalproducten gespecificeerd, waaronder ook zaken vallen als de tarieven, de dienstverlening en de verschillende betaalmogelijkheden. De bankrekening van een ministerie of een college kan zowel een betaal- als een ontvangstrekening zijn.

Tweede en derde lid

De norm is dat de euro wordt gehanteerd bij de bankrekeningen en betaaldiensten. In het tweede lid is een uitzondering gemaakt voor de bankrekeningen die bij bankinstellingen in de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (Caribisch Nederland) worden aangehouden. Die bankrekeningen kunnen luiden in de munteenheid van die openbare lichamen. Op 1 januari 2011 is in Caribisch Nederland de Amerikaanse dollar ingevoerd.

In bijzondere gevallen kan het nodig zijn om bankrekeningen aan te houden die luiden in andere valuta’s dan euro’s of de munteenheid van de openbare lichamen van Caribisch Nederland. In dat geval is op grond van het derde lid de instemming van de Minister van Financiën nodig. Daarbij valt te denken aan het samenwerken met landen waar een andere munteenheid dan de euro gangbaar is.

Ook kan het in bijzondere gevallen nodig zijn om de bankrekeningen en betaaldiensten bij een andere dan door de Minister van Financiën aangewezen bankinstelling of betaaldienstverlener aan te houden en af te nemen. In die gevallen is op grond van het derde lid tevens de instemming van de Minister van Financiën vereist.

Vierde lid

Effecten die aan de Staat toebehoren of aan de Staat zijn toevertrouwd, worden centraal bewaard. Een centrale bewaring bevordert een effectief toezicht op deze waardepapieren, beperkt de administratieve kosten van het effectenbeheer en biedt steeds een actueel overzicht van het vermogen van het Rijk voor zover dat door deze waardepapieren wordt gevormd. Een voorbeeld van de effecten die aan de Staat zijn toevertrouwd, zijn de uitgekochte minderheidsaandelen in de consignatiekas of de aandelen die in de Tweede Wereldoorlog door de Duitsers zijn ontvreemd. Bij effecten die aan de Staat toebehoren, valt te denken aan de aandelen die de Staat in de staatsdeelnemingen houdt. Bij het begrip bewaring moet niet alleen gedacht worden aan de fysieke bewaring van effecten, maar ook aan de aandelenregisters. Daarnaast laat de formulering de mogelijkheid open dat de Minister van Financiën de bewaring niet in eigen beheer uitvoert. Een voorbeeld hiervan is de stichting administratiekantoor beheer financiële instellingen die de aandelen van enkele staatsdeelnemingen beheert.

Artikel 7

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan artikel 6 van de voormalige Regeling kasbeheer 2012.

Eerste lid

Dit artikellid regelt het gebruik van kredietkaarten. Bij een kredietkaart waarmee op rekening kan worden betaald, valt niet alleen te denken aan een creditcard, ook valt te denken aan een tankpas voor dienstvoertuigen en kaarten voor het reizen met het openbaar vervoer. Bij dergelijke kaarten wordt de rekening na afloop naar het betreffende ministerie of het college gestuurd.

Daarnaast bepaalt dit artikellid wie een dergelijke kaart namens het Rijk mogen gebruiken. Het gebruik is voorbehouden aan de bewindspersonen en de onder hen ressorterende medewerkers. Daarbij is het gebruik van deze kaarten gebonden aan een aantal voorwaarden. Ten eerste zal een kredietkaart worden gebruikt wanneer betaling op een andere wijze niet mogelijk is. Dit kan aan de orde zijn bij aankopen via een webwinkel waarmee soms uitsluitend door middel van een kredietkaart kan worden betaald. Ten tweede is het gebruik van kredietkaarten veelal aan de orde bij dienstreizen en andere werkzaamheden die vanuit een ministerie plaatsvinden, zoals buitenlandse militaire missies. In andere situaties kan de directeur FEZ van oordeel zijn dat betaling door middel van deze kaarten toegestaan is.

Tweede lid

Dit lid regelt dat de directeur FEZ voorwaarden kan verbinden aan creditcards en vergelijkbare kaarten waarmee op krediet kan worden betaald. Deze voorwaarden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de limiet van het gebruik van dergelijke kaarten.

Artikel 8

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan artikel 5 van de voormalige Regeling kasbeheer 2012.

Eerste en tweede lid

In beginsel betaalt de rijksoverheid door een elektronische overboeking van een bankrekening van het Rijk naar de bankrekening van de derde. In bijzondere gevallen kan het Rijk op een andere wijze betalen. Een dergelijke overboeking kan naast de girale wijze bijvoorbeeld ook met behulp van iDEAL of PayPal geschieden. Bijvoorbeeld door betaling via een kredietkaart, bedoeld in artikel 7 van de regeling, of door de afgifte van contant geld.

Een betalingsbewijs is een document waaruit blijkt dat er is betaald. Voorbeelden hiervan zijn kassabonnen, kwitanties en bankafschriften. In beginsel wordt er door het Rijk giraal betaald waardoor er aan de hand van de (digitale) rekeningoverzichten altijd een betalingsbewijs voorhanden is. In andere gevallen kan er door de derde desgewenst een afzonderlijk betalingsbewijs worden afgegeven. Bij een betaling in contanten of geldswaardige papieren moet op basis van het tweede lid altijd een betalingsbewijs worden gevraagd.

Betalingen door middel van een automatische incasso worden via een aparte bankrekening verricht. Het gaat om een bankrekening die uitsluitend voor het betalen via automatische incasso wordt gebruikt. Door deze werkwijze behoudt men een goed inzicht in de betalingen die automatisch geschieden. Hierdoor wordt voorkomen dat er meer wordt afgeschreven dan waarvoor een machtiging is afgegeven.

Artikel 9

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan artikel 7, eerste tot en met derde lid, van de voormalige Regeling kasbeheer 2012.

Net als betalingen geschieden de ontvangsten ook elektronisch door middel van een overboeking van de bankrekening van de derde aan een bankrekening van het Rijk. De bankrekening van het Rijk kan ook een afzonderlijke ontvangstrekening zijn. Naast een girale ontvangst valt ook te denken aan een ontvangst via kredietkaarten, zoals debet- en creditcards, en betaalmethoden, zoals iDEAL, Bancontact, Sofort of PayPal. In bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken. Contant geld dat door de rijksoverheid is ontvangen, wordt periodiek op een bankrekening van het Rijk gestort.

Artikel 10

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan artikel 3, derde tot en met vijfde lid en zevende lid, van de voormalige Regeling kasbeheer 2012.

Eerste lid

Alvorens te betalen, moeten de ministers en de colleges nagaan of de voorgenomen betaling terecht is. Om de noodzaak van de betaling na te gaan, zal men doorgaans kijken of er een factuur is ontvangen. Daarnaast dient te worden nagegaan of aan de voorwaarden is voldaan die aan de betaling, subsidie, lening of garantie ten grondslag liggen. Bij het voldoen aan de voorwaarden van een betaling valt te denken aan de levering van goederen of diensten die aan de hand van een prestatieverklaring kan worden vastgesteld. Tot slot kan pas tot een betaling worden overgegaan als hiervoor voldoende budget beschikbaar is.

Tweede en derde lid

Op basis van dit lid kan een zogenoemd licht verificatieregime worden toegepast. Een dergelijk regime houdt in dat de vaststelling of een prestatie van een betaling tot € 2.000 is geleverd onder voorwaarden achterwege kan worden gelaten. De vaststelling geschiedt doorgaans aan de hand van een prestatieverklaring waarmee wordt verklaard dat de verzochte goederen of diensten conform de orderverlening (afgesproken voorwaarden, aantallen, kwaliteit etc.) juist en volledig zijn geleverd.

Een van de voorwaarden voor de toepassing van het lichte verificatieregime, is dat er op basis van risicoanalyse in de beschrijving van de administratieve organisatie wordt vastgelegd bij welke categorieën betalingen de stap van het vaststellen van de prestatie in het betaalproces wordt geschrapt. Dit houdt in dat er vooraf wordt gedefinieerd en wordt vastgelegd om welke categorieën betalingen het zal gaan. De vastlegging hiervan is van belang, omdat deze werkwijze in opzet en werking voldoende zekerheid dient te bieden voor een rechtmatige en doelmatige uitvoering. De definiëring van de betalingen kan plaatsvinden op basis van de gehanteerde kostensoorten of inkoopcategorie per departement of soort betalingsverplichting, zoals huur, voorschot van nota’s betreffende energieleveringen, etc.. Dit regime kan worden toegepast bij betalingen tot € 2.000. Uiteraard kan er ook worden besloten om een lager bedrag te hanteren. Dit lagere bedrag wordt dan ook in de administratieve organisatie vastgelegd. Het hanteren van een hoger bedrag is niet toegestaan.

Tevens dient in de administratieve organisatie te worden vastgelegd hoe de achteraf te trekken steekproef naar de levering van de prestatie voor de gekozen categorieën betalingen moet worden ingericht. Dit betreft in elk geval de vastlegging van de periodiciteit, de omvang, de criteria, de evaluatie en de inrichting van de steekproef. Daarnaast is het van belang dat er niet teveel tijd zit tussen het verrichten van de betaling en de uitvoering van de steekproef waarbij wordt vastgesteld of de prestatie is geleverd. Bij een te groot tijdsverschil is het lastig om de levering van de prestatie adequaat te kunnen vaststellen. Verder wordt er voorgeschreven dat de risicoanalyses periodiek worden geëvalueerd. Een dergelijke periodieke evaluatie van de risicoanalyse is een belangrijk instrument om de risico’s die mogelijk bij het gebruik van het lichte verificatieregime zouden kunnen ontstaan adequaat te beheersen. Op basis van de evaluaties kan worden besloten om het lichte verificatieregime aan te passen. Het is aan te raden om zowel de opzet en periodiciteit van de risicoanalyses als de uitwerking van de voorwaarden met de controller van de directie FEZ van het betreffende departement en de controleur van de Auditdienst Rijk af te stemmen voordat deze zaken in de administratieve organisatie worden vastgelegd. De controller kan beoordelen of het beheersysteem van het betreffende departement in opzet voldoende waarborgen biedt. Hierbij kan de controller zich door de Auditdienst Rijk laten adviseren. Een dergelijke afstemming is onder andere van belang om te kunnen toetsen of de aard en omvang van de steekproef zodanig is dat daarmee voldaan kan worden aan de vereisten die voortvloeien uit de geldende rapporteringstoleranties.

Het lichte verificatieregime houdt in dat de levering van de prestatie van privaatrechtelijke betalingen tot het bepaald grensbedrag alleen hoeft te worden vastgesteld als de betreffende betaling in de achteraf te trekken steekproef valt. Hierbij wordt nadrukkelijk opgemerkt dat de keuze voor een licht verificatieregime aan de departementen zelf is. Om die reden is de toepassing van deze mogelijkheid als een ‘kan-bepaling’ geformuleerd.

Vierde lid

Het vierde lid bepaalt dat de feitelijke betaling door een ministerie aan een derde niet in alle gevallen gelijk hoeft te zijn aan het oorspronkelijke bedrag waartegen een ministerie bepaalde goederen of diensten heeft besteld of het bedrag waarvoor het ministerie een dienst geleverd zou krijgen. Een afwijking van maximaal tien procent is in dit geval toegestaan, mits deze afwijking niet groter is dan € 1.000 inclusief btw per betaling. Uitgangspunt hierbij is dat de betaling gelijk is aan het totaalbedrag van de (verzamel)factuur. Dit betekent dat in de praktijk het bedrag dat op de te betalen (verzamel)factuur is vermeld, ten hoogste tien procent, met een maximum van € 1.000 inclusief btw, mag verschillen van het bedrag dat op het bewijs van levering, de ontvangstbevestiging of de bestelling is vermeld. Dit geldt voor zowel positieve als negatieve verschillen. Voor bestellingen die leiden tot één eindfactuur, waarvan de eindfactuur bestaat uit diverse tussentijdse facturen, vindt berekening van de afwijking echter naar rato van de aangegane verplichting plaats. De eindfactuur mag daarom ten hoogste tien procent, met een maximum van € 1.000 inclusief btw, verschillen van het bedrag dat op het bewijs van levering, de ontvangstbevestiging of de bestelling is vermeld. Grotere afwijkingen zijn op basis van het onderhavige artikel niet toegestaan. In die gevallen zijn ten minste een nadere analyse en vervolgacties noodzakelijk voordat de (verzamel)factuur kan worden betaald.

Door de afwijkingsmogelijkheid te beperken tot hoogstens tien procent en daarbij te maximeren tot € 1.000 inclusief btw is er sprake van een gering bedrag waarover op basis van doelmatigheidsoverwegingen geen volledige zekerheid bestaat. Dit beperkte zekerheidsverlies wordt overtroffen door de doelmatigheidswinst die het ministerie in het kasbeheer kan realiseren.

Daarbij geldt dat een dergelijke afwijking in het kasbeheer slechts is toegestaan indien aan een aantal voorwaarden is voldaan die in de administratieve organisatie van een ministerie moet zijn vastgelegd. De voorwaarden zijn geregeld in de onderdelen a tot en met c van het onderhavige artikellid. Zo kan de genoemde afwijkingsmogelijkheid alleen door een ministerie worden toegepast als de afwijking per categorie goederen of diensten op basis van een risico-inschatting is onderbouwd (onderdeel b). Indien mogelijk wordt deze onderbouwing gekwantificeerd, bijvoorbeeld met ervaringscijfers. Uit deze onderbouwing moet blijken dat de verwachte doelmatigheidwinst opweegt tegen het mogelijke zekerheidsverlies (kosten-batenafweging). Daarnaast moet een ministerie vastleggen in welke gevallen de afwijking wordt toegepast. Dit wordt per categorie goederen of diensten aangegeven waarbij tevens wordt vermeld tot welk percentage en tot welk bedrag de afwijking wordt toegepast (onderdeel a), rekening houdend met het genoemde maximum percentage en de € 1.000. Verder wordt de inrichting van de verantwoordelijkheden, de monitoring en de periodieke evaluatie van de risico-inschatting en de controle van de opzet en werking van de maatregelen zoals genoemd in onderdeel c vastgelegd. Met de controle van de opzet en werking van de maatregelen zoals genoemd in de onderdelen a en b wordt bedoeld de (interne) controle die het ministerie zelf verricht naar de toepassing van de genoemde maatregelen in de praktijk. Als aan deze voorwaarden is voldaan dan is sprake van een rechtmatig geaccepteerd zekerheidsverlies en zijn deze verschillen in het kasbeheer niet als onzeker of onrechtmatig aan te merken.

Een ministerie kan onder andere overwegen om deze afwijkingsmogelijkheid toe te passen als er bij bepaalde categorieën goederen of diensten afwijkingen in de factuur ten opzichte van de bestelling worden verwacht en dit tot grote controlelasten zal leiden. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden waarbij het vooraf niet altijd duidelijk is wat de exacte kosten van het onderhoud daadwerkelijk zullen zijn.

De toepassing van de afwijkingsmogelijkheid betekent in de praktijk dat het ministerie op basis van een risico-inschatting in de administratieve organisatie vastlegt dat afwijkingen van de factuur ten opzichte van de bestelling van maximaal tien procent met een maximum van € 1.000 inclusief btw zijn toegestaan en dat het beperkte zekerheidsverlies dat hierdoor ontstaat geaccepteerd is, mits is voldaan aan de bovengenoemde voorwaarden.

Wanneer bijvoorbeeld een factuur van een bestelling ter waarde van € 7.000 tien procent hoger uitvalt en uitmondt in een factuur van € 7.700, dan is sprake van een aanvaardbaar zekerheidsverlies. Het bedrag van de factuur wijkt immers tien procent en minder dan € 1.000 af van de bestelling en valt daarmee binnen de grenzen van de afwijkingsmogelijkheid. Het verschil van € 700 dat is ontstaan doordat de factuur afwijkt van de bestelling is daarmee niet als onzeker of onrechtmatig aan te merken. Daarnaast kan een factuur ook lager uitvallen dan de bestelling. Wanneer bijvoorbeeld een factuur van een bestelling ter waarde van € 7.000 lager uitvalt en uitmondt in een factuur van € 6.300, dan is sprake van een aanvaardbaar zekerheidsverlies. Het bedrag van de factuur wijkt immers tien procent en minder dan € 1.000 af van de bestelling en valt daarmee binnen de grenzen van de afwijkingsmogelijkheid. Het verschil van € 700 dat is ontstaan doordat de factuur afwijkt van de bestelling is daarmee niet als onzeker of onrechtmatig aan te merken.

Afwijkingen in het factuurbedrag kunnen ook ontstaan doordat minder is geleverd (verschil in Q). Indien de gefactureerde eenheden echter conform de levering zijn en de prijs (P) conform de opdracht, is er sprake van een rechtmatige situatie. De factuur kan worden betaald.

Mocht in bovenstaande situatie echter de prijs (P) op de factuur afwijken van de overeengekomen prijs in de opdracht, maar binnen de grens van tien procent met een maximum van € 1.000 blijven, is er sprake van een geaccepteerd zekerheidsverlies, in verband met doelmatigheidswinst. Indien de grens wordt overschreden moet eerst een nadere analyse worden uitgevoerd en vervolgacties worden bepaald, voordat de factuur betaald mag worden.

Artikel 11

Dit artikel is gebaseerd op artikel 3, achtste lid, van de voormalige Regeling kasbeheer 2012.

Voordat een vordering wordt geïnd, moet het vast komen te staan dat er voor het Rijk een afdwingbaar recht is ontstaan op de betrokken vordering. Dit kan bijvoorbeeld zijn doordat het Rijk aan een leveringsplicht heeft voldaan.

Artikel 12

Deze bepaling is gebaseerd op de voormalige Regeling onderlinge betalingen 2003.

Eerste en tweede lid

Onderlinge betalingen en vorderingen hebben tot doel de betrokken begrotingen en rekeningen een juist beeld te doen geven van de op de afzonderlijke diensten betrekking hebbende uitgaven en ontvangsten. In het onderlinge verkeer tussen ministeries, colleges of dienstonderdelen onderling (zoals van het moederdepartement aan een agentschap) dient het gedrag in het maatschappelijk verkeer het uitgangspunt te zijn bij de beantwoording van de vraag of overgegaan zal worden tot een onderlinge betaling of vordering. Leidt een handeling van het ene ministerie ten behoeve van een ander ministerie, zoals het leveren van een dienst, in het maatschappelijk verkeer tot een betaling, dan kunnen de ministeries met elkaar overeenkomen om over en weer te betalen of een vordering in te stellen. Gelet op de doelmatigheid is dit niet verplicht. Als de administratieve lasten van de verwerking van de betaling of vordering hoger zijn dan het bedrag van de betaling of vordering, kunnen de onderlinge betaling en vordering bijvoorbeeld achterwege blijven.

Onderlinge betalingen zullen doorgaans via een overboeking geschieden, al kan voor het verrichten van een onderlinge betaling ook gebruik worden gemaakt van een bepaald formulier, te weten het zogenoemde rijksbetaalstuk dat in de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften is geregeld.

Ook voor het verrichten van onderlinge betalingen of het innen van onderlinge vorderingen gelden de eisen die van toepassing zijn op het verrichten van een betaling of het innen van een vordering ten aanzien van een derde. Om die reden bepaalt het derde lid dat de artikelen 10 en 11 van overeenkomstige toepassing zijn.

Artikel 13

Dit artikel is gebaseerd op de voormalige Regeling verlening voorschotten 2007. Daarbij wordt opgemerkt dat bij de verlening van een voorschot op een subsidie ook de bepalingen van afdeling 4.2.7. van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing zijn.

Eerste, tweede en vijfde lid

In dit artikel wordt de bevoegdheid geregeld om aan een derde een voorschot te verlenen. De verlening van het voorschot heeft betrekking op een aan het Rijk geleverd product of dienst, de verlening van een subsidie of de verstrekking van een bijdrage ten laste van de rijksbegroting. Hierover wordt op basis van het vijfde lid in beginsel rente in rekening gebracht. Het eerste lid beperkt de hoogte van het voorschot en bepaalt dat het voorschot nooit de waarde mag overstijgen van het bestelde product of dienst of de te verlenen subsidie of bijdrage.

Daarnaast geldt de norm dat de ministers en de colleges geen voorschot verlenen indien uit een risicoanalyse blijkt dat de derde het voorschot niet zal terugbetalen. Daarbij is elke minister verantwoordelijk voor de wijze waarop hij invulling geeft aan het risicobeheer en de beoordelingen en inschattingen die hij daarbij maakt.

Een voorbeeld waarbij op basis van het maatschappelijk verkeer een voorschot wordt verleend, is de vooruitbetaling van termijnen bij huur, leasing, e.d. en van bij abonnement te leveren zaken of te verlenen diensten.

Derde lid

Dit artikellid bepaalt dat het zogenoemde parkeren van begrotingsgeld door middel van de verlening van voorschotten niet is toegestaan. Dit betekent dat het via voorschotverlening belasten van een eerder begrotingsjaar dan het jaar waarin de betrokken betaling zou zijn verricht niet mag. De reden hiervan is dat het budgetrecht van de Staten-Generaal op deze wijze kan worden omzeild, hetgeen onwenselijk is. Hierop is een uitzondering toegestaan, te weten wanneer dit in het belang van het Rijk is en de Minister van Financiën hiermee heeft ingestemd. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als het parlement hierom vraagt of gelet op het sturen op het EMU-saldo (3%). De Minister van Financiën verleent zijn instemming schriftelijk.

Vierde lid

In sommige gevallen is het nodig om zekerheid te verkrijgen over de terugbetaling van het voorschot. Voor die gevallen biedt dit artikellid de mogelijkheid om nadere voorwaarden aan het verleende voorschot te verbinden. Bij nadere voorwaarden kan worden gedacht aan een zekerheidsstelling.

Als de vordering ten minste € 500.000 bedraagt, dient een bankgarantie te worden geëist. Deze eis geldt vanwege de administratieve lasten niet voor het verlenen van subsidies.

Artikel 14

Deze bepaling is ontleend aan de mogelijkheid genoemd in de Regeling agentschappen om een voorschot aan een agentschap te verlenen. Dit artikel bevat niet alleen de grondslag om een voorschot aan een agentschap te verlenen. Op basis van dit artikel kan ook een dienstonderdeel worden bevoorschot.

Voor de agentschappen is in de Regeling agentschappen nader uitgewerkt onder welke voorwaarden een voorschot aan een agentschap kan worden verleend.

Artikel 15

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan de artikelen 5, eerste en vierde lid, 7 en 8 van de Regeling kwijtschelding en buiteninvorderingstelling 2014.

Een buiteninvorderingstelling is een beslissing om een vordering ten aanzien van een derde niet te innen. Bijvoorbeeld omdat de derde in financiële nood verkeert. De buiteninvorderingstelling betreft een interne beslissing waarover om die reden op basis van het vijfde lid ook niet met de derde wordt gecommuniceerd. Wel is het van belang dat de buiteninvorderingstelling administratief wordt vastgelegd en van een deugdelijke motivering wordt voorzien. De buiteninvorderingstelling wordt zodanig in de financiële administratie verwerkt, zodat in een oogopslag te achterhalen is welke vorderingen als een buiteninvorderingstelling zijn aangemerkt.

Aangezien een buiteninvorderingstelling betekent dat de Staat vooralsnog inkomsten misloopt, omdat de vordering niet wordt geïnd, mag er niet te lichtvaardig tot een buiteninvorderingstelling worden overgegaan. Daarom mag hiertoe pas worden besloten als er verschillende keren is geprobeerd om de vordering te innen. Ook geeft het voorgaande het belang aan van het deugdelijk motiveren van de vraag waarom tot een buiteninvorderingstelling is besloten. In het verlengde hiervan vindt een buiteninvorderingstelling vanaf € 1.000.000 plaats in overeenstemming met de Minister van Financiën.

Artikel 16

Dit artikel is deels gebaseerd op de voormalige Regeling kwijtschelding en buiteninvorderingstelling 2014.

In beginsel zal een kwijtschelding vooraf worden gegaan door een buiteninvorderingstelling. De reden hiervan is dat het Rijk door de kwijtschelding inkomsten misloopt en daarom is het ongewenst als meteen tot een kwijtschelding wordt besloten. Echter, er kunnen omstandigheden zijn die dit rechtvaardigen. Bijvoorbeeld wanneer de derde waarop het Rijk een vordering heeft failliet is en de boedel niet toereikend is om de vordering aan het Rijk te voldoen. In dat soort situaties is het doelmatiger om het bedrag direct kwijt te schelden.

Aangezien de kwijtschelding in tegenstelling tot een buiteninvorderingstelling geen interne, maar een onherroepelijke beslissing betreft, wordt de derde hiervan ingevolge het vijfde lid op de hoogte gesteld. Ook dient de kwijtschelding in de financiële administratie te worden verwerkt. De kwijtschelding wordt geoormerkt in de financiële administratie verwerkt, zodat in een oogopslag te achterhalen is welke vorderingen zijn kwijtgescholden.

De onherroepelijke aard van de kwijtschelding brengt met zich mee dat het Rijk in feite afstand doet van het recht op de vordering en hierdoor inkomsten misloopt. Gelet hierop is het van belang om terughoudend tot een kwijtschelding te besluiten. Daarom dient een beslissing tot kwijtschelding ook deugdelijk te worden gemotiveerd en vanaf € 1.000.000 inclusief btw met instemming van de Minister van Financiën te geschieden.

Ook in (andere) wetgeving kunnen bepalingen over kwijtschelding zijn opgenomen. Een voorbeeld is de Invorderingswet 1990 die regels bevat over het kwijtschelden van belastingschulden. Met de woorden “Onverminderd het bij of krachtens de wet bepaalde” wordt uitgedrukt dat de andere wettelijke bepalingen over kwijtschelding onverkort van toepassing zijn en dat deze regeling hier geen afbreuk aan doet.

Artikel 17

Deze bepaling is gebaseerd op de artikelen 2, derde lid, en 4 van de voormalige Regeling departementale begrotingsadministratie 2007.

Dit artikel beschrijft de algemene verantwoordelijkheid van de ministers en de colleges voor de inrichting, het beheer en de beveiliging van de financiële administratie. In de praktijk zullen vooral de directies FEZ en Bedrijfsvoering hiermee zijn belast. Daarnaast biedt dit artikel de ruimte om de uitvoering van bijvoorbeeld het beheer aan een ander uit te besteden, zoals een ander ministerie.

Artikel 18

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan de artikelen 5 tot en met 8 van de voormalige Regeling departementale begrotingsadministratie 2007.

In hoofdstuk 3, paragraaf 2 van de Comptabiliteitswet 2016 zijn eisen opgenomen waaraan de financiële administratie moet voldoen. Met name de artikelen 3.5 en 3.6 van de wet zijn hiervoor leidend. Het onderhavige artikel bepaalt welke informatie in de financiële administratie moet worden vastgelegd.

Verder is voor de toekomste inrichting van de financiële administraties de ontwikkeling van het Kernmodel Financiële Informatievoorziening (KFI) van belang. Het KFI moet ervoor zorgen dat data en processen worden geharmoniseerd, kwaliteit en continuïteit van het financieel beheer wordt geborgd, financiële administraties worden geaccommodeerd bij departementale herindelingen en transparantie wordt bevorderd en daarmee ontwikkelingen als open data, rijksbrede managementinformatie en Europese regelgeving worden gefaciliteerd.

Eerste, tweede en vierde lid

De actuele stand van onder andere de geautoriseerde begrotingsbedragen, de meerjarenramingen en de beschikbare begrotingsruimte moet op elk moment uit de financiële administratie blijken.

Bij de actuele stand van de financiële verplichtingen, de garantieverplichtingen en de vorderingen en schulden moeten niet alleen de openstaande verplichtingen, vorderingen en schulden worden betrokken, maar ook de verplichtingen, vorderingen en schulden die zijn aangegaan. Verder geldt dat de stand van de ontvangsten en uitgaven op diverse niveaus wordt gepresenteerd, bijvoorbeeld per beleidsdoelstelling of financieel instrument.

Ook bevat de financiële administratie onder meer informatie over de wijzigingen met betrekking tot de bedragen die aan de begroting ten grondslag liggen. Het gaat dan om wijzigingen op de stand van de begroting sinds de laatste parlementaire autorisatie. Dit wil zeggen de mutaties die tussen de ontwerpbegroting, eerste en tweede suppletoire begroting en verantwoording hebben plaatsgevonden, maar die formeel nog door de Staten-Generaal moeten worden geautoriseerd. Op basis van het vierde lid vinden deze wijzigingen in overeenstemming met de Minister van Financiën plaats. In de praktijk is het de Inspectie der Rijksfinanciën (IRF) die de instemming verleent.

Van belang is dat de informatie in de financiële administratie betrouwbaar is. Om die reden moet de informatie in de financiële administratie worden voorzien van een onderbouwing, die niet per se in de financiële administratie hoeft te worden geregistreerd; de onderbouwing mag ook daarbuiten worden vastgelegd.

Derde lid

De ramingen die in de financiële administratie zijn opgenomen, kunnen worden beïnvloed door macro-economische factoren, zoals de economische groei, de rentestand, de ontwikkeling van de lonen en prijzen, de groei van de werkgelegenheid. Voor het berekenen van deze ramingen wordt gebruik gemaakt van bepaalde waarden, die op de macro-economische variabelen van het Centraal Planbureau zijn gebaseerd. In dit verband is ook artikel 2, negende lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën van belang waarin is geregeld dat de Minister van Financiën voor het berekenen van de raming van het EMU-saldo en de EMU-schuld gebruik maakt van de meerjarige budgettaire ramingen van de collectieve sector (waaronder de rijksdienst), die gebaseerd zijn op de macro-economische variabelen van het Centraal Planbureau.

Artikel 19

Deze bepaling is mede gebaseerd op de artikelen 5, eerste tot en met het derde lid en 3, eerste lid van de Regeling departementale begrotingsadministratie 2007.

Eerste lid

Het eerste lid is een nadere uitwerking van de norm, bedoeld in artikel 3.5, tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2016, waarin is geregeld dat de financiële administratie zodanig wordt ingericht dat daaraan de relevante financiële informatie wordt ontleend. Het gaat om de financiële informatie die nodig is voor:

• de inrichting van de begroting en verantwoording van het Rijk;

• het begrotings- en verantwoordingsproces;

• de begrotings- en de verantwoordingsinformatie.

Met dit lid wordt uitdrukkelijk beoogd dat de financiële administratie zodanig wordt ingericht dat de bovenstaande informatie ten behoeve van de parlementaire autorisatie wordt gewaarborgd. De eisen en vormvoorschriften ten aanzien van de begrotingen en de jaarverslagen worden in de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften (www.rbv.minfin.nl) geregeld.

Tweede lid

Dit lid bepaalt dat de informatie die nodig is om het EMU-saldo en de EMU-schuld te bepalen, zoals geregeld in de Wet houdbare overheidsfinanciën, aan de financiële administratie moet worden ontleend. Het gaat daarbij om de meerjarige budgettaire ramingen, die gebaseerd zijn op de macro-economische variabelen van het Centraal Planbureau.

Het EMU-saldo is feitelijk een vorderingensaldo van de lokale overheid, sociale fondsen en het Rijk, waarbij de mutaties in de vorderingen en schulden bepalend zijn. Welke vorderingen en schulden dit betreft, is uitputtend in het Europees Systeem van Rekeningen (ESR 2010) voorgeschreven. De berekening van het EMU-saldo is geregeld in de EU-regelgeving (o.a. Raadsverordening 3605/93 betreffende de procedure bij buitensporige tekorten).

Met het woord ‘mede’ wordt tot uitdrukking gebracht dat niet alle informatie die nodig is om het EMU-saldo en de EMU-schuld te bepalen in de financiële administratie is opgenomen.

Derde en vierde lid

De Minister van Financiën bepaalt welke informatie met betrekking tot de begroting en verantwoording van het Rijk aan de financiële administratie ontleend moet worden en op welke wijze de relevante financiële informatie moet worden verstrekt. Een voorbeeld hiervan is het voorschrijven van modellen of sjablonen door de Minister van Financiën voor het aanleveren van open data bestanden ter opname in de begrotingen.

Dit gebeurt door het aanwijzen van de daarvoor te hanteren financiële systemen en het vaststellen van de voorschriften die voor de presentatie en registratie van de financiële informatie van toepassing zijn, zoals de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften (www.rbv.minfin.nl).

In het Interdepartementaal Budgettair Overleg Systeem (IBOS) en het Rijks Informatie Systeem (RIS) worden de begrotingsbedragen en de realisaties bijgehouden. Het IBOS heeft een belangrijke functie ten aanzien van de informatieverstrekking aan het parlement. De cijfermatige bijlagen bij de budgettaire nota's zijn gebaseerd op de gegevens die in het IBOS zijn vastgelegd. Ook begrotingsstukken (ontwerpbegrotingen, suppletoire wetten) worden op basis van het IBOS opgesteld.

Artikel 20

Dit artikel is in aangepaste vorm overgenomen uit artikel 9, eerste en derde lid, en artikel 10, eerste en tweede lid van de Regeling departementale begrotingsadministratie 2007.

Eerste en tweede lid

Het eerste lid eist dat er niet wordt betaald zonder dat er vooraf een financiële verplichting in de financiële administratie is geregistreerd. Daarbij wordt iedere verplichting van een einddatum voorzien. Deze eis is de hoofdregel voor de geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie (GVKA).

Het tweede lid bepaalt dat van de (aan te gane) financiële verplichting een kasraming wordt gemaakt. Deze kasraming is meerjarig wanneer voorzien is dat de uitgave gespreid over verschillende jaren zal plaatsvinden. Wanneer een verplichting is aangegaan in jaar t, wordt deze in de financiële administratie verwerkt en wordt de kasruimte in latere jaren met het bedrag van de kasraming verlaagd. Voor het administreren van aangegane verplichtingen moet uit beheers-, controle- en verantwoordingsoptiek eenduidig vastliggen wanneer het moment van aangaan plaatsvindt. Het moment van aangaan blijkt bijvoorbeeld uit de getekende overeenkomst of een ander document dat als boekingsdocument voor de financiële administratie wordt gebruikt.

Derde lid

Een verhoging of verlaging (bijstelling) van een verplichting houdt in dat het bedrag van de aangegane verplichting en de raming van de hieruit voortvloeiende betaling(en) worden aangepast, zonder dat er in juridische zin sprake is van een nieuwe verplichting. Voorbeelden van redenen voor een bijstelling van de verplichting zijn de indexaties of koersrisico’s.

Een andere reden voor een negatieve bijstelling kan zijn dat een tegenpartij een (leverings)verplichting niet of niet geheel nakomt. Op het moment dat blijkt dat een deel van de oorspronkelijk aangegane verplichting niet tot betaling zal komen, wordt dat deel in de financiële administratie verlaagd of afgeboekt. Dit betekent dat ook de kasraming van de financiële verplichting met dat bedrag wordt verlaagd.

Bij een bijstelling maakt het niet uit of de verplichtingen in het boekjaar zijn aangegaan of in eerdere jaren. Alle bijstellingen van de verplichtingenstand worden in het IBOS verwerkt. De begrotingsrapportage uit IBOS, zoals deze voorafgaand aan iedere budgettaire nota wordt opgesteld door het departement, vormt de basis van het overleg tussen de IRF en het departement. Alleen op deze wijze is gewaarborgd dat de wijzigingen in de verplichtingenstanden worden getoetst en gewogen.

Verlaging van aangegane verplichtingen leidt tot ruimte indien daarmee de verplichtingenstand onder de kasstand komt op een (sub-)artikel. De afweging hoe en waarvoor deze ruimte dan wordt ingezet, verloopt via het overleg per budgettaire ronde en de verwerking ervan in het IBOS. Verlaging van verplichtingen kan leiden tot onderschrijding van de (meerjarige) kasramingen. In de saldibalans per 31 december van het begrotingsjaar wordt de stand van de openstaande verplichtingen opgenomen. Hierin komen alle bijstellingen van verplichtingen tot uitdrukking.

Artikel 21

Dit artikel is afkomstig uit de voormalige Aanwijzingsregeling verplichtingbedrag = kasbedrag 2015 en bevat een uitzondering op de hoofdregel van het verplichtingen-kasstelsel (de GVKA), bedoeld in artikel 2.14, derde lid, van de Comptabiliteitswet 2016.

Deze uitzondering houdt in dat er vooraf geen verplichting in de financiële administratie hoeft te worden geregistreerd, maar dat als boekjaar gekozen kan worden het jaar waarin de met de verplichting samenhangende kasbetaling is gedaan. In de praktijk wordt als de datum van de realisatie van de verplichting gekozen voor door het financiële systeem (GVKA) gegenereerde data in het jaar of jaren van de kasbetalingen.

Deze uitzondering biedt ook de mogelijkheid om binnen de ene administratie de hoofdregel van het verplichtingen-kasstelsel toe te passen en binnen een andere administratie de uitzonderingsregel van verplichtingbedrag=kasbedrag.

De Staten-Generaal ontvangt met het oog op haar budgetrecht zowel in de begroting als in het jaarverslag bij elk begrotingsartikel informatie over de verplichtingen en de kasuitgaven (via de tabel Budgettaire gevolgen van beleid). Die informatie is toegespitst op het beleidsveld of de beleidsvelden van het betrokken begrotingsartikel en biedt het voor de autorisatie noodzakelijke inzicht in de financiële verplichtingen en de daarmee samenhangende (meerjarige) kasbetalingen.

In dit artikel wordt een aantal categorieën financiële verplichtingen aangewezen waarvoor de uitzonderingsregels van verplichtingen=kasbedrag kunnen worden toegepast, te weten algemene financiële verplichtingen (eerste lid) en bijzondere financiële verplichtingen (tweede lid).

Eerste lid

Dit lid bevat de volgende vier subcategorieën:

Categorie a betreft de verplichtingen die onder het bedrag van € 30.000 blijven; btw is in dit bedrag inbegrepen. Hiermee wordt het voor kleine financiële verplichtingen mogelijk om de administratieve lasten van het verplichtingen-kasstelsel te beperken. Voor deze categorie maakt het niet uit om welke soort financiële verplichting het gaat. De enige voorwaarde die wordt gesteld, is dat de verplichting onder € 30.000 blijft.

Categorie b betreft verplichtingen waarvoor drie criteria gelden om de regel verplichtingbedrag=kasbedrag te kunnen toepassen.

Ten eerste moet het gaan om de verplichtingen met een facilitair karakter of een personeel karakter. Voor het bepalen hiervan wordt uitgegaan van de rijksbrede kostensoortentabel die in de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften is opgenomen. In de kostensoortentabel wordt onderscheid gemaakt tussen de uitgavensoorten Apparaat personeel, Apparaat materieel en Programma. Verplichtingen die tot de uitgavensoorten Apparaat personeel kunnen worden gerekend, worden aangemerkt als verplichtingen met een personeel karakter. Verplichtingen die tot de uitgavensoorten Apparaat materieel kunnen worden gerekend, worden aangemerkt als verplichtingen met een facilitair karakter.

Ten tweede moet gelden dat bij het aangaan of bij het ontstaan van de verplichting het bedrag of het maximale bedrag over de gehele looptijd van de verplichting niet vaststaat of niet kan worden vastgesteld; er is dus sprake van een open-eindekarakter van de verplichting.

Ten derde geldt dat de verplichting inhoudt dat periodiek betalingen moeten worden verricht. Periodiek betreft het met regelmaat (bijvoorbeeld op maand-, kwartaal- of jaarbasis) betalen. De periodieke betalingen kunnen een voorschotkarakter hebben.

De omvang van een financiële verplichting staat op het moment van het aangaan van de juridische verplichting onder andere niet vast als de einddatum van de verplichting niet vastligt, bijvoorbeeld bij doorlopende arbeidscontracten. Ook ligt de omvang niet vast als er geen ‘harde’ afnameverplichting is. De ‘q’ is dan op voorhand onbepaald; bijvoorbeeld bij doorlopende of periodieke (betalings)verplichtingen in de facilitaire sfeer (schoonmaak, beveiliging, catering, standaard werkplek-ICT, e.d.); voorbeelden zijn huur-, lease- of termijnbetalingscontracten. Daarbij wordt opgemerkt dat programma-ICT (ICT-systemen ten behoeve van het primaire proces) niet wordt beschouwd als werkplek-ICT of ICT met een facilitair karakter en dat daarom categorie b hierop niet kan worden toegepast. Programma-ICT kan onder categorie c vallen als aan de daar gestelde criteria wordt voldaan.

Ook in ander verband kunnen verplichtingen voorkomen waarvan de totale omvang op voorhand niet goed kan worden vastgesteld. Bijvoorbeeld in verband met personeel en huisvesting. In die gevallen geldt de verplichtingbedrag=kasbedrag-regel overigens ook op grond van de Comptabiliteitswet 2016.

Categorie c betreft andere verplichtingen dan verplichtingen met een facilitair of personeel karakter. Het kan in deze categorie dus ook gaan om programmaverplichtingen (beleidsuitgaven). Voor dergelijke verplichtingen gelden dezelfde twee criteria als bij bijzondere categorie b, te weten het niet op voorhand (op het moment van het aangaan van de juridische verplichting) vaststaan van het maximale bedrag van de verplichting over de gehele looptijd en het moeten doen van periodieke betalingen. In categorie b is echter een nadere inperking gegeven aan het niet vaststaan van de omvang van de verplichting. Hoewel het (maximale) bedrag niet vaststaat, zal op basis van een raming soms wel kunnen worden ingeschat of het bedrag onder € 1.000.000 zal blijven. Alleen als zeer aannemelijk is dat dat bedrag niet zal worden overschreden, mag voor dergelijke verplichtingen de regel verplichtingbedrag=kasbedrag worden toegepast. Deze beperking is opgenomen, omdat onder meer voor grote ICT-verplichtingen in de beleidsuitvoering (programma-uitgaven) het niet wenselijk is dat deze voor de uitzonderingsregel in aanmerking komen. Los daarvan geldt voor investeringen in ICT-middelen doorgaans dat a. de totale investeringssom wel vaststaat en b. deze som niet periodiek (met vaste regelmaat) wordt betaald, maar volgens een betalingsritme dat specifiek in de overeenkomst is bepaald.

Ook in dit onderdeel geldt dat de omvang van een financiële verplichting niet vaststaat als de einddatum van de verplichting niet vastligt of als er geen ‘harde’ afnameverplichting is. Als voorbeeld van verplichtingen waarvan de totale omvang op het moment van het aangaan niet vaststaat, geldt een verplichting die wordt aangegaan in het kader van de wettelijke regeling van de studiefinanciering.

Categorie d betreft voornamelijk de financiële verplichtingen die voorheen als publiekrechtelijke verplichtingen werden aangeduid. Dat zijn verplichtingen in de subsidie-, bijdrage- en bekostigingssfeer. Om tot deze categorie gerekend te worden, moet er aan drie criteria worden voldaan. In de eerste plaats moet de maximale omvang van de financiële verplichting op het moment van aangaan of ontstaan, vaststaan. Ten tweede moet het gaan om een financiële verplichting die voorzienbaar geheel binnen één begrotingsjaar wordt betaald. Ten derde mag er slechts sprake zijn van maximaal één jaargrensoverschrijding tussen het aangaan of ontstaan van de verplichting en de daarmee samenhangende betalingen. Als de omvang van de verplichting op het moment van aangaan of ontstaan niet vaststaat, kan nog worden bezien of categorie c kan worden toegepast.

Voor financiële verplichtingen die in jaar t worden aangegaan of ontstaan en voorzienbaar geheel in jaar t worden betaald, is de toepassing van de uitzonderingsregel geen probleem vanuit het oogpunt van het budgetrecht, budgettair beheer en verantwoording. Feitelijk is dan op jaarbasis het verplichtingbedrag gelijk aan het kasbedrag. Er is geen meerwaarde om een verplichting, aangegaan in bijvoorbeeld de maand maart, in die maand in de GVKA vast te leggen en in de daarop volgende maanden van jaar t de betalingen vast te leggen. Er wordt geen jaargrens overschreden; aan het eind van jaar t is er geen sprake van een openstaande verplichting. Het vastleggen in jaar t van alleen de kasbetalingen (de kasuitgaven) volstaat.

Bij meerjarige financiële verplichtingen is voor de beantwoording van de vraag of de uitzonderingsregel kan worden toegepast, een genuanceerde benadering wenselijk. Het is bij dergelijke verplichtingen onwenselijk dat alleen om reden van administratieve doelmatigheid, kan worden besloten de hoofdregel van het vastleggen van openstaande verplichtingen in de administratie niet toe te passen. Daarom wordt in deze categorie geregeld, dat alleen financiële verplichtingen die voorzienbaar binnen één begrotingsjaar (boekjaar) geheel zullen worden betaald, onder de verplichtingbedrag=kasbedrag-regel kunnen worden gebracht en dat er tussen het jaar (t) van de verplichting en het jaar van de betalingen slechts één jaargrens mag worden overschreden. Dus alleen de jaargrens t/t+1. Financiële verplichtingen die in jaar t worden aangegaan of ontstaan en voorzienbaar geheel in jaar t+2 of later betaald zullen worden, vallen dus buiten deze categorie. Dergelijke verplichtingen zullen per ultimo jaar t en ultimo t+1 als openstaande verplichting uit de GVKA afgeleid moeten kunnen worden.

Van voorzienbaarheid is in ieder geval sprake, indien de overheidsdienst het betalingsritme geheel zelf in de hand heeft. Zo verleent het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op grond van bepaalde regelingen in het najaar van jaar t aan derde partijen (decentrale overheden, beheerders van sociale fondsen, e.d.) een bijdrage of subsidie, die zij vervolgens in jaar t+1 door middel van vier kwartaalbetalingen of twaalf maandbetalingen geheel betaalt. Is de uitbetaling echter afhankelijk van bepaalde informatie of prestaties die de derde partij eerst moet (aan)leveren aan de betrokken overheidsdienst, dan is het mogelijk dat gehele betaling in jaar t+1 niet op voorhand voorzienbaar is. Als daarvan sprake is, wordt niet aan het criterium van deze categorie voldaan.

Op grond van de hoofdregel van het verplichtingen-kasstelsel behoort een financiële verplichting die feitelijk vóór 1 januari (van jaar t+1) is aangegaan of ontstaan, maar die pas daarna (in jaar t+1) tot betaling komt, op 31 december van jaar t als een openstaande verplichting administratief te worden bijgehouden en in de saldibalans per 31 december van jaar t te worden opgenomen. Als echter voorzienbaar is dat de kasbetaling die uit die verplichting zal voortvloeien, geheel in jaar t+1 zal plaatsvinden, kan de verplichtingbedrag=kasbedrag-regel worden toegepast. De gerealiseerde verplichting hoeft dan niet in de GVKA van het betrokken begrotingsjaar t te worden geboekt. Boeking kan dan in jaar t+1 plaatsvinden, het jaar waarin de kasbetaling(en) worden gedaan. De GVKA van het voorafgaande jaar t zal dan dus geen openstaande verplichting per 31 december (hoeven te) genereren.

Bij verplichtingen in categorie d is het administratief wel van belang dat, indien aan het eind van jaar t+1 mocht blijken dat de totale verplichting toch niet geheel tot betaling is komen, er zorg voor wordt gedragen dat òf de verplichting negatief wordt bijgesteld òf dat de openstaande verplichting per ultimo t+1 alsnog in de administratie wordt opgenomen. Ultimo dat jaar moet er dus een correcte stand van de openstaande verplichting uit de administratie blijken.

Voor een financiële verplichting van jaar t met een éénjarige betalingsafwikkeling, dat wil zeggen waarvan alle kasbetalingen geheel binnen één begrotingsjaar vallen (geheel in jaar t of geheel in jaar t+1), is dat geen bezwaar. Voor een financiële verplichting van jaar t met een meerjarige betalingsafwikkeling (in de jaren t, t+1 of eventueel later) is dat echter ongewenst. Voor dergelijke verplichtingen is het, uit een oogpunt van solide begrotingsbeheer, noodzakelijk er zorg voor te dragen dat de stand van de openstaande verplichtingen per 31 december van jaar t, maar ook van jaar t+1 en eventueel latere jaren, aan de hand van de financiële administratie kan worden vastgesteld. Voor de financiële verplichtingen met een meerjarige betalingsafwikkeling geldt de verplichtingbedrag=kasbedrag-regel daarom niet. In die gevallen dient dus het verplichtingen-kasstelsel te worden toegepast.

Een financiële verplichting die in jaar t wordt aangegaan of ontstaat en deels in jaar t wordt betaald en deels daarna, is dus (ook) een verplichting met een meerjarige betalingsafwikkeling, waarvoor de uitzonderingsregel niet geldt.

Met betrekking tot verplichtingen in de subsidiesfeer wordt ter toelichting nog het volgende opgemerkt. De Algemene wet bestuursrecht bevat bepalingen met betrekking tot de subsidieverlening (= het aangaan van de voorwaardelijke subsidieverplichting) en de subsidievaststelling (= vaststelling van de definitieve hoogte van de subsidieverplichting). De afwikkelingstermijn tussen de verlening en de vaststelling van een subsidie kan (veel) langer zijn dan de periode tussen verlening en betaling via bevoorschotting. Zodra de subsidie is verleend en (via bevoorschotting) geheel is betaald, heeft de begrotingsbelasting plaatsgevonden en kan de financiële (begrotings)administratie (in verplichtingen- en kastermen) worden bijgewerkt. Wat rest is een openstaand voorschot (in kastermen) op de saldibalans. Indien aan de hand van de (definitieve) subsidievaststelling een nabetaling of een terugvordering resteert, wordt die nabetaling ten laste van het dan lopende begrotingsjaar (begrotingsartikel) gebracht. De ontvangst uit een terugvordering wordt ten gunste van het dan lopende begrotingsjaar (begrotingsartikel) gebracht.

Samenhang tussen de categorieën

De categorieën kunnen elkaar overlappen. Om de uitzonderingsregel te kunnen toepassen op een bepaalde financiële verplichting is het voldoende om die financiële verplichting in één van de categorieën te kunnen onderbrengen. Wanneer bijvoorbeeld een verplichting onder het grensbedrag van € 30.000 blijft (categorie a), maar gelijktijdig niet zou vallen in categorie d, dan kan op grond van het feit dat de verplichting in categorie a valt de uitzonderingsregel worden toegepast. De categorieën b en c enerzijds en categorie d anderzijds sluiten elkaar uit. In de categorieën b en c gaat het om financiële verplichtingen waarvan de omvang op het moment van het aangaan van de juridische verplichting niet vaststaat, terwijl dat voor verplichtingen van categorie d juist wel het geval is.

Overlap kan zich overigens ook voordoen tussen algemene verplichtingen en bijzondere verplichtingen. Als voor een bepaalde verplichting op grond van de criteria van de algemene verplichting de verplichtingbedrag = kasbedrag-regel niet toegepast kan worden, sluit dat niet uit dat die verplichting binnen de bijzondere verplichting-criteria valt, waarmee die regel wel kan worden toegepast.

Tweede lid

De bijzondere financiële verplichtingen in dit lid zijn aangewezen voor de mogelijkheid om de verplichtingbedrag=kasbedrag-regel toe te passen, omdat daarmee de administratieve doelmatigheid wordt bevorderd en de budgettaire beheersbaarheid niet substantieel wordt beïnvloed.

Een aantal bijzondere uitgaven valt onder deze categorie van financiële verplichtingen. In sommige gevallen zijn deze bijzonder naar hun aard, bijvoorbeeld omdat de verplichtingen niet (bewust) worden aangegaan, maar blijken te ontstaan, bijvoorbeeld claims op grond van een onrechtmatige overheidsdaad of voortvloeiende uit de toepassing van de Algemene wet bestuursrecht inzake het betalen van een dwangsom bij het niet-tijdig geven van een beschikking op aanvraag. Ook de financiële verplichtingen, bedoeld in categorie e zijn naar hun aard bijzonder.

Op grond van een aantal wettelijke regelingen is de Belastingdienst belast met de inning van belastingen, premies en andere heffingen die niet bestemd zijn om via de rijksbegroting te worden toegevoegd aan de algemene middelen. Dat kunnen belastingen zijn voor decentrale overheden, premies voor fondsbeheerders in het kader van de sociale verzekeringen (voor de Sociale Verzekeringsbank en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) of premievervangende belastingen voor gemoedsbezwaarden met betrekking tot dergelijke verzekeringen (voor de Sociale Verzekeringsbank, het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen of het Zorginstituut Nederland) of andere heffingen voor andere derden. De afdracht van de geïnde middelen door de Belastingdienst geschiedt in het algemeen maandelijks aan de betrokken derden. Noch uit autorisatieoogpunt, noch uit oogpunt van budgettaire beheersing en evenmin uit (administratief) beheersoogpunt heeft het voeren van een verplichtingenadministratie door de Belastingdienst voor deze uit de betrokken wet voortvloeiende financiële verplichtingen aan de betrokken derden een meerwaarde; daarom is een aanwijzing verplichtingen=kas gerechtvaardigd.

In andere gevallen kunnen verplichtingen als bijzonder worden gekenmerkt vanwege het karakter van het begrotingsartikel of de begrotingspost ten laste waarvan zij moeten worden gebracht, bijvoorbeeld een begrotingsartikel voor geheime uitgaven (categorie a) of omdat de uitgaven buiten begrotingsverband worden geboekt (categorie d). Als voorbeeld van financiële verplichtingen die buiten begrotingsverband worden geboekt, gelden de verplichtingen die de Belastingdienst aangaat ten opzichte van derden in het kader van de uitvoering van de verschillende toeslagregelingen (huurtoeslag, kinderopvangtoeslag, kindgebonden budget en zorgtoeslag). Verder is het karakter van onderlinge financiële verplichtingen (categorie f) bijzonder, omdat het geen verplichtingen ten opzichte van derden betreft. Onderlinge verplichtingen zijn dus vanuit een organisatorisch perspectief te onderscheiden; het zijn verplichtingen tussen dienstonderdelen, bijvoorbeeld verplichtingen tussen ministeries of binnen een ministerie tussen een beleidsdirectie en een ‘eigen’ agentschap:

Categorie f heeft betrekking op onderlinge financiële verplichtingen, waartoe ook bijdragen van een (moeder)departement aan een agentschap worden gerekend. Onderlinge verplichtingen tussen dienstonderdelen worden op grond van artikel 2.14 van de Comptabiliteitswet 2016 beschouwd als (juridische) verplichtingen. Op dergelijke verplichtingen is deze aanwijzingsregeling dus ook van toepassing. Echter, de meerwaarde van een integrale toepassing van de GVKA voor dergelijke verplichtingen is vanuit de optiek van budgettaire beheersbaarheid, autorisatie en verantwoording beperkt, omdat er organisatorisch bezien sprake is van financiële ‘vestzak-broekzak’-relaties. Om die reden is het doelmatig om voor onderlinge verplichtingen de mogelijkheid te openen om de verplichtingbedrag=kasbedrag-regel toe te passen. Op grond van deze uitzondering kan ook voor bijdragen van een ministerie (moederdepartement of een ander ministerie) aan een agentschap de verplichtingbedrag=kasbedrag-regel worden toegepast.

Derde lid

Deze bepaling regelt dat ook bij toepassing van de verplichtingbedrag = kasbedrag-regel de onderliggende financiële verplichtingen in de financiële administratie moeten worden vastgelegd. De toepassing van de verplichtingbedrag = kasbedrag-regel brengt wel met zich mee dat voorafgaand aan de betaling geen financiële verplichting in de financiële administratie hoeft te worden geregistreerd. Daarom is artikel 20, eerste lid, niet van toepassing bij het hanteren van de verplichtingbedrag = kasbedrag-regel.

Artikel 22

Dit artikel is overgenomen uit de Aanwijzingsregeling niet-geldelijke betalingen en ontvangsten 2007.

Onderhavig artikel regelt dat de specifieke transacties die leiden tot verrekening van een schuld met een vordering en de transacties met betrekking tot een inruil door het Rijk in de financiële administratie worden verwerkt. Hiermee wordt voorkomen dat de autorisatiefunctie van de rijksbegroting en de rijksverantwoording door het vervangen van geldelijke transacties wordt uitgehold. Een voorbeeld is dat bij inruil van een auto bij de aankoop van auto, de op de factuur van de leverancier in mindering gebrachte inruilwaarde als ontvangst (verkoop van een goed) wordt geboekt. Aan de uitgavenkant wordt de volledige prijs van de nieuwe auto opgenomen.

Bij een schuldvergelijking kan worden gedacht aan voorschotten op subsidies, waarbij de definitieve subsidie op een lager bedrag wordt vastgesteld en het teveel betaalde met de subsidie van het volgende jaar wordt verrekend.

Ook kan gedacht worden aan een transactie, waarbij aan aannemers of leveranciers goederen door het Rijk in eigendom worden afgestaan voor het uitvoeren van werken of het leveren van goederen ten behoeve van het Rijk.

Artikel 23

Dit artikel is overgenomen uit artikel 14 van de Regeling departementale begrotingsadministratie 2007.

Eerste en tweede lid

Het eerste lid bepaalt waaruit het bedrag op de balanspost Liquide middelen mag bestaan.

Het gaat daarbij om het saldo van de bankrekeningen en het saldo van het chartale geld per 31 december van het jaar t.

Het tweede lid regelt dat de wijzigingen ten aanzien van de schatkist van het Rijk op de rekening- courant van het Rijk worden verwerkt. Een rekening-courant is vergelijkbaar met een bankrekening bij een bank. Bankieren verloopt via de bankrekeningen van de schatkist van het Rijk. De afdeling Rijkshoofdboekhouding van het Ministerie van Financiën voert de administratie hiervan. In de rekening-courant van de ministeries met de afdeling Rijkshoofdboekhouding worden de mutaties op de schatkistrekeningen verwerkt.

De mutaties in de rekening-courant worden zo spoedig mogelijk in de financiële administratie vastgelegd. Aan het einde van het boekjaar dient de stand van de rekening-courant met de RHB aan te sluiten op het door de RHB afgegeven saldobiljet. Het saldo bij de banken is opgebouwd uit de stand van het saldo van de bankrekening (meestal 0). Als bedrag voor het banksaldo wordt opgenomen het saldo van de concernrekening volgens de laatste afrekening van de maand dan wel het jaar. Dit betekent dat de uitgaven (binnen en buiten begrotingsverband) indien nodig worden gecorrigeerd voor aan de bank verzonden betaalopdrachten die aan het einde van de maand/het jaar niet door de bank zijn verwerkt. Dit artikellid is verder uitgewerkt in de toelichting bij het model over de saldibalans per 31 december, opgenomen in de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften.

Artikel 24

Dit artikel is in aangepaste vorm overgenomen uit artikel 12, derde lid, van de Regeling departementale begrotingsadministratie 2007.

Dit lid bepaalt dat de balansposten in de financiële administraties eind van het jaar worden afgesloten. Deze eis is conform artikel 2.4 van de Comptabiliteitswet 2016 waarin is bepaald dat het begrotingsjaar het kalenderjaar is. De norm is dan dat de rekeningen van de begrotingsartikelen eveneens worden afgesloten aan het eind van het jaar. Als er desondanks na de jaarafsluiting van de financiële administratie (veelal medio februari na afloop van een begrotingsjaar) de realisatiedatum van een financiële verplichting naar voren komt, zoals bijvoorbeeld een aanvullend contract of een brief waaruit een aangegane verplichting blijkt, worden die verplichtingen alsnog in de administratie verwerkt. Artikel 2.14, vierde lid, van de Comptabiliteitswet 2016 regelt in die uitzonderingsgevallen dat het lopende begrotingsjaar dan als boekingsjaar moet worden aangehouden.

De definitieve afsluiting van het begrotingsjaar vindt plaats na de dechargeverlening op grond van artikel 2.40, eerste lid van de Comptabiliteitswet 2016.

Artikel 25

Dit artikel is in aangepaste vorm ontleend aan artikel 3, zesde lid, van de voormalige Regeling kasbeheer 2012.

Eerste lid

Het eerste lid bevat de mogelijkheid om in bijzondere gevallen van de bepalingen van de regeling af te wijken. Het zal afhangen van de omstandigheden van het geval om te bepalen of van deze regeling kan worden afgeweken.

Verder regelt dit artikellid de mogelijkheid om met instemming van de Minister van Financiën af te wijken van de tien procent of maximaal € 1.000 inclusief btw, bedoeld in artikel 10, vierde lid, van de regeling. Voordat deze instemming wordt verleend, wordt hierover overlegd met de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer.

Tweede, derde en vierde lid

Op basis van het tweede lid staat het de Minister van Financiën vrij om voorwaarden te stellen aan de mogelijkheid om van deze regeling af te wijken. Zijn instemming verleent hij schriftelijk en wordt vanwege de controle door de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer in de financiële administratie vastgelegd. Gelet hierop worden deze controleurs ook geïnformeerd over de toepassing van de afwijkingsmogelijkheid, zodat zij hiermee rekening kunnen houden bij het uitvoeren van hun controles.

De Minister van Financiën, W.B. Hoekstra

---

1 Kamerstukken II 2013/14, 28 165, nr. 165.