Reglement Raad van Advies

De raad van advies van de Raad voor Rechtsbijstand,

Overwegende dat in de Wet van 17 december 2009 tot aanpassing van de Wet op de rechtsbijstand in verband met bestuurlijke centralisatie van de raden voor rechtsbijstand (Staatsblad 2010 2) is bepaald dat Raad voor Rechtsbijstand bestaat uit twee organen: het bestuur en de raad van advies,

Overwegende dat volgens de wet de raad van advies als taken heeft om:

• toe te zien op de algemene gang van zaken binnen de raad,

• toe te zien op de werkzaamheden van het bestuur,

• het bestuur en de minister daarover te adviseren,

Overwegende dat de raad van advies zich richt naar het belang van de Raad voor Rechtsbijstand, waaronder de behoorlijke vervulling van de bij of krachtens wet aan de Raad voor Rechtsbijstand opgedragen taken,

Overwegende dat in artikel 6, derde lid, van de wet is geregeld dat de raad van advies een reglement vaststelt waarin in ieder geval regels zijn opgenomen voor zijn werkwijze, besluitvorming en procedures,

Overwegende dat de Code goed bestuur uitvoeringsorganisaties richtsnoer is voor het handelen van het bestuur en de raad van advies,

heeft het volgende reglement vastgesteld:

ALGEMEEN

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. de wet:

de Wet op de rechtsbijstand;

b. de Raad voor Rechtsbijstand:

het zelfstandig bestuursorgaan dat is ingesteld in artikel 2, eerste lid van de Wet op de rechtsbijstand;

c. het bestuur c.q. de algemeen directeur / bestuurder:

het orgaan dat aan het hoofd staat van de Raad voor Rechtsbijstand en dat wordt genoemd in de artikelen 2, 3 en 4 van de wet;

d. de raad van advies:

het adviesorgaan dat toeziet op de algemene gang van zaken in de Raad voor Rechtsbijstand en dat wordt genoemd in de artikelen 2, 5 en 6 van de wet;

Artikel 2 Benoeming en ontslag van de leden van de raad van advies

• 1. De raad van advies bestaat uit ten hoogste vijf leden. De leden en de voorzitter qualitate qua worden door de minister van Veiligheid en Justitie met inachtneming van artikel 5, tweede lid, van de wet benoemd. De voorzitter en de leden worden voor een periode van ten hoogste vier jaren benoemd. Zij kunnen na afloop van deze periode aansluitend eenmaal opnieuw worden herbenoemd voor een termijn van ten hoogste vier jaren.

• 2. De raad van advies wijst uit zijn midden een vicevoorzitter aan.

• 3. Indien een vacature in de raad van advies ontstaat, treedt de voorzitter van de raad van advies in overleg met het Ministerie van Veiligheid en Justitie over de procedure die aan invulling van de vacature voorafgaat. De raad van advies kan de Minister een aanbeveling doen. Deze aanbeveling omvat bij voorkeur twee voor de vacature geschikte personen. Kandidaten die voor benoeming in aanmerking komen, moeten voldoen aan de profielschets die instemming heeft van de minister. Deze profielschets moet voorzien in een evenwichtige samenstelling van de raad van advies, waardoor voldoende deskundigheid aanwezig is over het werkterrein van de Raad voor Rechtsbijstand en op de terreinen automatisering, financiën, politieke en bestuurlijke verhoudingen en arbeidsverhoudingen. De raad van advies is zodanig samengesteld dat de leden onafhankelijk kunnen opereren ten opzichte van elkaar, het bestuur, de minister van Veiligheid en Justitie en welk deelbelang ook.

• 4. De leden van de raad van advies kunnen op grond van het bepaalde in artikel 12 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen door de minister van Veiligheid en Justitie worden ontslagen.

Artikel 3 Portefeuilleverdeling, commissies

• 1. De raad van advies kan in overleg met de algemeen directeur / bestuurder afspraken maken over de toewijzing van aandachtsvelden aan een of meer leden, zoals financiën, kwaliteitszorg en arbeidsverhoudingen. De leden van de raad van advies blijven gezamenlijk verantwoordelijk voor de taakuitoefening van de raad van advies.

• 2. De raad van advies kan met het oog op het voorbereiden van een advies uit zijn midden commissies vormen, waarvan ook anderen dan de leden van de raad van advies deel uit kunnen maken. Adviezen worden door de gehele raad van advies vastgesteld.

• 3. Indien de raad van advies een commissie instelt, regelt hij de samenstelling, taken, bevoegdheden en werkwijze van de commissie.

Artikel 4 Ondersteuning raad van advies

De algemeen directeur / bestuurder voorziet in ondersteuning van de raad van advies door een ambtelijk secretaris, die voor de Raad voor Rechtsbijstand werkzaam is. Deze ziet erop toe dat de juiste procedures worden gevolgd en dat in overeenstemming met wettelijke verplichtingen en dit reglement wordt gehandeld.

Artikel 5 Bezoldiging

De voorzitter en de leden van de raad van advies ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding volgens het vacatiegeldenbesluit dat door de minister van Veiligheid en Justitie is vastgesteld. Het vacatiegeldenbesluit wordt op de website van de Raad voor Rechtsbijstand geplaatst.

Artikel 6 Rooster van aftreden

• 1. Op de website van de raad worden gegevens gepubliceerd inzake het tijdstip van benoeming van de leden van de raad van advies en de periode waarvoor zij zijn benoemd.

• 2. De raad van advies stelt een rooster van aftreden vast voor zijn leden, zodat zijn continuïteit wordt gewaarborgd. Het rooster van aftreden is openbaar en wordt op de website gepubliceerd.

Artikel 7 Vergaderingen van de raad van advies

• 1. Onder vergaderingen bedoeld in dit reglement dienen te worden verstaan:

  • a) de bijeenkomsten van de raad van advies waarin de leden elkaar in persoon op de vergaderlocatie treffen;

  • b) de bijeenkomsten van de raad van advies door middel van telecommunicatieapparatuur, in het bijzonder de telefoon of video-conference-apparatuur.

• 2. In beginsel vinden vergaderingen van de raad van advies plaats op de wijze als aangegeven in het eerste lid onder a.

• 3. In spoedeisende gevallen vindt de vergadering van de raad advies plaats door middel van telecommunicatieapparatuur, als bedoeld in het eerste lid onder b, mits alle in functie zijnde leden van de raad van advies over deze vorm van vergadering zijn geraadpleegd en geen van hen daartegen bezwaar heeft gemaakt.

• 4. De raad van advies vergadert zo vaak als nodig wordt geoordeeld, doch tenminste 4 maal per kalenderjaar.

• 5. De raad komt in vergadering bijeen op verzoek van:

  • a) de voorzitter van de raad advies;

  • b) tenminste twee leden van de raad van advies;

  • c) de algemeen directeur / bestuurder.

• 6. De leden van de raad van advies worden schriftelijk uitgenodigd voor een vergadering. De voorzitter van de raad van advies stelt, met inachtneming van hetgeen de raad van advies heeft bepaald, dag en plaats van de vergadering van de raad van advies en het tijdstip van de opening vast. De vergaderingen van de raad van advies worden zoveel mogelijk in Utrecht gehouden.

• 7. De conceptagenda voor een vergadering wordt na overleg met de algemeen directeur / bestuurder door de voorzitter vastgesteld en tevoren verspreid. Ter vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld nadat de leden van de raad van advies gelegenheid hebben gekregen punten te agenderen.

• 8. De voorzitter leidt de vergadering. Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de vicevoorzitter.

• 9. In de vergadering kan slechts rechtsgeldig worden besloten, indien tenminste drie leden tegenwoordig zijn.

• 10. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

• 11. Op de vergadering als bedoeld in het tiende lid, is het bepaalde in het negende lid niet van toepassing. De raad kan van advies kan over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd, alleen rechtsgeldig besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 12. De vergaderingen van de raad van advies zijn niet openbaar.

• 13. De raad van advies kan besluiten om anderen dan de leden tot de vergadering toe te laten.

Artikel 8 Besluitvorming

• 1. De leden van de raad van advies hebben daarin op persoonlijke titel zitting.

• 2. De leden van de raad van advies hebben ieder één stem.

• 3. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, geeft de stem van de (fungerend) voorzitter de doorslag.

• 4. Besluiten van de raad worden vastgelegd in de notulen dan wel bij afzonderlijke verklaring. Afwijkende standpunten kunnen op verzoek van een lid van de raad van advies in de notulen en in een uit te brengen advies worden vastgelegd.

• 5. De leden van de raad van advies nemen geen beslissingen die een rechtshandeling inhouden, zoals besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 9 Functioneren van de raad van advies

• 1. De raad van advies stimuleert dat de nieuwe leden na hun benoeming een introductieprogramma volgen, waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan de volgende onderwerpen:

  • a) algemene financiële en juridische zaken;

  • b) de politiek-bestuurlijke omgeving;

  • c) de specifieke aspecten die aan de Raad voor Rechtsbijstand eigen zijn;

  • d) de taken van het lid van de raad van advies.

• 2. De raad van advies bespreekt één keer per jaar, in afwezigheid van de algemeen directeur / bestuurder en de ambtelijk secretaris, zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele leden van de raad van advies, alsmede de eventuele conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Onderdeel van deze bespreking is onder meer:

  • a) het gewenste profiel, de samenstelling en competentie van de raad van advies;

  • b) de inzet, het functioneren en de aanwezigheidsfrequentie van de individuele leden.

• 3. Indien een lid van de raad van advies tussentijds zou dienen af te treden als gevolg van onvoldoende functioneren, structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar het oordeel van de raad van advies geboden is, doet de raad van advies hierover mededeling aan de minister van Veiligheid en Justitie.

TAKEN RAAD VAN ADVIES

Artikel 10 Relatie raad tot de minister

• 1. De raad van advies staat de minister van Veiligheid en Justitie gevraagd en ongevraagd terzijde met inlichtingen en advies. De raad van advies brengt aan de minister advies uit met het doel hem in staat te stellen zijn toezichthoudende taak op (het functioneren van) de Raad voor Rechtsbijstand en de algemeen directeur / bestuurder van de Raad voor Rechtsbijstand naar behoren uit te voeren. De raad van advies adviseert de minister over de algemene gang van zaken in de Raad voor Rechtsbijstand, over het jaarplan en de begroting en de jaarrekening. De Raad van Advies adviseert de minister ook over het stelsel van gesubsidieerde rechtsbijstand zoals dat door de Raad voor Rechtsbijstand wordt uitgevoerd.

• 2. De raad van advies bespreekt de inhoud van uit te brengen adviezen vooraf met de algemeen directeur / bestuurder.

• 3. De Raad van Advies voert jaarlijks minimaal eenmaal overleg met het ministerie van Veiligheid en Justitie.

• 4. De Raad van Advies brengt aan de minister advies uit over de benoeming van de algemeen directeur / bestuurder¹.

Artikel 11 Toezicht door de raad van advies op de activiteiten van de algemeen directeur / bestuurder

• 1. De raad van advies houdt toezicht op het door de algemeen directeur / bestuurder gevoerde beleid en op de kwaliteit van de organisatie en op de behoorlijke vervulling van de bij of krachtens wet aan de Raad voor Rechtsbijstand opgedragen taken. Dit toezicht omvat:

  • a. de realisatie van de doelstellingen van de Raad voor Rechtsbijstand (meerjarenbeleidsplan en jaarplannen);

  • b. de strategie en de risico's verbonden aan de activiteiten van de algemeen directeur / bestuurder en het directieberaad;

  • c. de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlemechanismen, waaronder de naleving van de relevante wet- en regelgeving;

  • d. de relatie met de externe accountant, waaronder de kosten, onafhankelijkheid en eventuele niet-controlewerkzaamheden van deze accountant.

  • e. de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de accountant;

  • f. de wijze waarop wordt gewerkt in de geest van de Code goed bestuur uitvoeringsorganisaties en de vraag of op dat vlak issues zijn gerezen.

Artikel 12 Adviserende rol van de raad van advies in de richting van de algemeen directeur / bestuurder

• 1. De raad van advies heeft tot taak om de algemeen directeur / bestuurder gevraagd en ongevraagd te adviseren inzake het te voeren beleid en de te volgen strategie en fungeert als klankbord voor de algemeen directeur / bestuurder. De leden van de raad van advies richten zich bij de vervulling van deze adviserende taak naar het belang van de Raad voor Rechtsbijstand en wegen daartoe alle in aanmerking komende belangen, in het bijzonder het belang van het goed functioneren van het stelsel voor de verlening van gefinancierde rechtsbijstand en het algemeen belang af.

• 2. De in het vorige lid bedoelde adviserende rol strekt zich onder meer uit tot:

  • a) strategische beleidsthema’s en het meerjarenbeleidsplan dat door de algemeen directeur / bestuurder wordt vastgesteld;

  • b) het jaarplan en de begroting die door de algemeen directeur / bestuurder worden vastgesteld;

  • c) de inrichting van de jaarrekening, die door de algemeen directeur / bestuurder wordt vastgesteld;

  • d) reorganisaties;

  • e) investeringen, met een beloop van € 1.000.000 of meer;

  • f) het bestuursreglement, zoals bedoeld in artikel 4, tweede lid, van de wet;

  • g) door de algemeen directeur / bestuurder voorgenomen en voorgelegde beleidsregels voor het beoordelen van toevoegingsaanvragen en -declaraties;

  • h) de aanwijzing van de accountant, het controleprotocol aan de hand waarvan de accountant zijn controlerende taak uitvoert en de management letter van de accountant. Het controleprotocol wordt door de Minister van Veiligheid en Justitie vastgesteld.

• 3. De algemeen directeur / bestuurder betrekt de adviezen die hem worden uitgebracht bij de door hem te nemen besluiten. Indien een advies niet wordt opgevolgd, doet de algemeen directeur / bestuurder gemotiveerd opgave van de reden aan de raad van advies.

Artikel 13 Evaluatiegesprek algemeen directeur / bestuurder

De Raad van Advies voert jaarlijks een evaluatiegesprek met de algemeen directeur / bestuurder. De voorzitter van de Raad van Advies zendt het verslag van het evaluatiegesprek toe aan de minister van Veiligheid en Justitie, opdat de minister of de directeur-generaal dit verslag bij het functioneringsgesprek met de algemeen directeur / bestuurder kan betrekken.

Artikel 14 Informatieverstrekking van de algemeen directeur / bestuurder aan de raad van advies

• 1. De algemeen directeur / bestuurder is ervoor verantwoordelijk dat belangrijke informatie tijdig bij de raad van advies bekend is.

• 2. De raad van advies heeft desverzocht inzage in alle zakelijke gegevens en bescheiden.

• 3. Na afloop van een periode van vier maanden dient de algemeen directeur / bestuurder een viermaandsrapportage bij de raad van advies in. Met deze rapportages worden de realisering van operationele doelstellingen (kritische prestatie-indicatoren) en financiële doelstellingen gevolgd. De algemeen directeur / bestuurder geeft aan of risico’s worden gelopen en of beheersmaatregelen noodzakelijk zijn. De derde viermaandsrapportage valt samen met de jaarrapportage.

• 4. Indien gedurende het jaar aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke en de begrote baten van de Raad voor Rechtsbijstand, dan wel tussen inkomsten en uitgaven of vastgestelde kritische prestatie-indicatoren, doet de algemeen directeur / bestuurder daarvan mededeling aan de raad van advies.

Artikel 15 Ondernemingsraad

De Raad van Advies spreekt jaarlijks minimaal een maal met de Ondernemingsraad.

Artikel 16 Onafhankelijkheid en voorkomen van belangenverstrengeling

• 1. Leden van de raad van advies maken melding van hun hoofd- en nevenfuncties. Zij bekleden geen functies die met het oog op het goed functioneren van de Raad voor Rechtsbijstand ongewenst zijn. Hoofd- en nevenfuncties worden op de website van de Raad voor Rechtsbijstand gepubliceerd en opgegeven aan de minister van Veiligheid en Justitie. Het voornemen tot aanvaarden van een functie, anders dan uit hoofde van de functie bij de Raad voor Rechtsbijstand of de hoofdfunctie die het lid bij zijn aantreden reeds beklede, moeten bij de minister van Veiligheid en Justitie bekend worden gemaakt.

• 2. Leden van de raad van advies vermijden elke vorm en schijn van belangenverstrengeling.

• 3. Elk potentieel tegenstrijdig belang van materiële betekenis wordt terstond aan de voorzitter van de raad van advies gemeld inclusief relevante informatie inzake familierechtelijke of andere persoonlijke betrekkingen.

Artikel 17 Jaarrekening en verslag raad van advies

• 1. Twee leden van de raad van advies bespreken samen met de algemeen directeur / bestuurder de concept-jaarrekening en de management letter met de externe accountant. Dit gesprek heeft plaats voordat de stukken aan de voltallige raad van advies worden aangeboden.

• 2. De externe accountant is aanwezig in de vergadering van de voltallige raad van advies waarin over de door de algemeen directeur / bestuurder vast te stellen jaarrekening wordt gesproken. De externe accountant rapporteert zijn bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening. Hem wordt gevraagd melding te maken van eventuele leemtes in risicobeheersings- en controlesystemen, verbeterpunten en bedreigingen en risico’s voor de Raad voor Rechtsbijstand, inclusief de wijze waarop in te publiceren gegevens gerapporteerd moet worden.

• 3. De jaarrekening van de Raad voor Rechtsbijstand wordt door de algemeen directeur / bestuurder vastgesteld. De raad van advies brengt in een bijlage bij de jaarrekening advies uit over de jaarverantwoording. Samen met de jaarrekening wordt dit advies door de algemeen directeur / bestuurder aan de minister van Veiligheid en Justitie toegezonden. In het advies aan de minister om tot goedkeuring van de jaarrekening over te gaan, kunnen door de raad van advies opmerkingen worden gemaakt, bijvoorbeeld ten aanzien van eventuele acties die op basis van de jaarverantwoording geraden zijn.

• 4. De raad van advies stelt tevens een eigen jaarverslag op, dat als bijlage bij de jaarrekening van de Raad voor Rechtsbijstand wordt opgenomen en aan de minister van Veiligheid van Justitie wordt toegezonden. In het eigen jaarverslag doet de raad van advies verslag van zijn werkzaamheden, waarin in ieder geval de volgende werkzaamheden aan de orde komen:

  • a) op welke wijze de raad van advies zijn toezicht heeft uitgeoefend;

  • b) in hoeverre naar het oordeel van de raad binnen de organisatie wordt gehandeld in de geest van Code goed bestuur uitvoeringsorganisaties en dit reglement;

  • c) op welke wijze invulling is gegeven aan de taken als genoemd in dit reglement;

  • d) of naar het oordeel van de raad voldaan is aan de onafhankelijkheidsvereisten, zoals verwoord in artikel 15 van dit reglement;

  • e) eventuele transacties waarbij tegenstrijdige belangen van een lid van de raad advies of de algemeen directeur / bestuurder een rol spelen, waarbij het tegenstrijdig belang wordt vermeld en een verklaring wordt opgenomen dat voldaan is aan de hiervoor in artikel 16 van dit reglement opgenomen bepalingen.

• 4. In het algemene jaarverslag van de algemeen directeur / bestuurder, dat onder stakeholders wordt verspreid en op de website van de Raad voor Rechtsbijstand wordt gepubliceerd, doet de raad van advies in verkorte vorm eveneens verslag van zijn werkzaamheden en bevindingen.

Artikel 18 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Raad van Advies Raad voor Rechtsbijstand.

Artikel 19 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement is een wijziging van het reglement d.d. 29 mei 2012 dat van toepassing is tot en met 31 december 2016. Het onderhavig reglement en de daarin opgenomen wijzigingen treden in werking op 1 januari 2017. Dit reglement wordt uiterlijk na vier jaar herzien.

• 2. Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van de raad.

Aldus vastgesteld te Utrecht, 13 december 2016

---

1 De Raad van Advies van de Raad voor Rechtsbijstand en de Ondernemingsraad van de Raad voor Rechtsbijstand brengen aan de minister advies uit over het profiel aan de hand waarvan kandidaten worden geworven. Vertegenwoordigers van het ministerie en de Raad van Advies bespreken met welke kandidaten gesprekken wordt gevoerd. De Raad van Advies wordt door de minister na het voeren van de gesprekken en voordat tot benoeming wordt overgegaan in de gelegenheid gesteld advies daarover uit te brengen. Een vertegenwoordiging uit het personeel en de Ondernemingsraad van de Raad voor Rechtsbijstand heeft een draagvlakgesprek met de kandidaat die ter benoeming wordt voorgedragen.