Besluit van 20 januari 2011, houdende regeling inzake de bevoegdheden met betrekking tot de inrichting van de organisatie en bedrijfsvoering in de rijksdienst (Coördinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering rijksdienst 2011)

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 14 januari 2011, BZK-2010-0000843567, Directie Constitutionele Zaken en Wetgeving, gedaan in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad;

Gelet op artikel 44, eerste lid, van de Grondwet;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder Onze Minister: een minister als bedoeld in artikel 44, eerste lid, van de Grondwet.

Artikel 2

• 1. Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kan na overleg met Onze Ministers kaders vaststellen ter bevordering van de eenheid, de kwaliteit of de efficiëntie van de bedrijfsvoering door de ministeries. Daarbij kan hij werkzaamheden aanwijzen die ten behoeve van alle of een daarbij aangegeven deel van de ministeries zullen worden uitgevoerd door een daarbij aangegeven organisatieonderdeel van een der ministeries.

• 2. Onze Ministers nemen de in het eerste lid vermelde kaders in acht.

Artikel 3

• 1. Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt na overleg met Onze Ministers een kader vast voor de vaststelling van de organisatie en formatie van de ministeries.

• 2. Onze Ministers stellen de organisatie en formatie van hun ministerie vast met inachtneming van het in het eerste lid bedoelde kader.

• 3. De vaststelling geschiedt in overeenstemming met Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor zover het betreft de functies in de salarisschalen 16 en hoger, bedoeld in het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

Artikel 4

Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties publiceert jaarlijks van ieder ministerie de organisatie en de formatie, voor zover vastgesteld op salarisschaal 16 of hoger van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

Artikel 5

Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties publiceert jaarlijks een verslag over de organisatie en de bedrijfsvoering van de ministeries.

Artikel 6

Onze Ministers verstrekken de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de door hem gevraagde gegevens over de organisatie en de bedrijfsvoering van de ministeries.

Artikel 7

• 1. Het Coördinatiebesluit organisatie en formatie rijksdienst 2007 wordt ingetrokken.

• 2. Na de inwerkingtreding van dit besluit berusten de besluiten die zijn gebaseerd op artikel 2, eerste lid van het Coördinatiebesluit organisatie en formatie rijksdienst 2007, op artikel 3, tweede lid, van dit besluit.

Artikel 8

Dit besluit wordt aangehaald als: Coördinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering rijksdienst 2011.

Artikel 9

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin het wordt geplaatst.

Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 20 januari 2011

Beatrix

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

J. P. H. Donner

Uitgegeven de eenendertigste januari 2011

De Minister van Veiligheid en Justitie,

I. W. Opstelten

NOTA VAN TOELICHTING

1. Inleiding

Het Coördinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering rijksdienst 2011 regelt bevoegdheden ten aanzien van de organisatie en bedrijfsvoering van de onderscheiden ministeries. Dit coördinatiebesluit geeft de rijksbrede aanpak van de bedrijfsvoering een hechtere basis en versterkt de rol van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties daarbij.

Het besluit geeft uitvoering aan het regeerakkoord, het eindverslag van de formateur en de afspraken die zijn gemaakt in het constituerend beraad van 14 oktober 2010.

Onder bedrijfsvoering worden de ondersteunende processen binnen de ministeries verstaan op de terreinen van personeel en organisatie, informatievoorziening en informatie- en communicatietechnologie, inkoop, huisvesting, facilitaire zaken en beveiliging.

2. Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2

In de bedrijfsvoering van de ministeries kan meer eenheid, kwaliteit of efficiëntie worden behaald door een verdergaande standaardisering en samenwerking. Om dit te bevorderen krijgt de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de bevoegdheid kaders vast te stellen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan ICT- en inkoopstandaarden, de huisvestingsstrategie en normen voor externe inhuur of bijzonder belonen.

De kaderstellende bevoegdheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties omvat ook de bevoegdheid om werkzaamheden aan te wijzen die ten behoeve van alle ministeries (of een deel daarvan) worden uitgevoerd door een organisatieonderdeel van één der ministeries. Deze bevoegdheid geeft uitwerking aan het beginsel dat alle ministeries zullen deelnemen aan de rijksbrede voorzieningen op het gebied van de bedrijfsvoering (ook wel aangeduid als shared services). De opbouw van deze rijksbrede voorzieningen zal gefaseerd plaatsvinden.

De uitvoering door één organisatieonderdeel van een ondersteunende taak voor meerdere ministeries dient vanzelfsprekend te geschieden met de instemming van de minister waaronder dit organisatieonderdeel ressorteert. De kaders worden voorts vastgesteld na overleg met de ministers die de leiding hebben over een ministerie. De ministerraad is het aangewezen gremium om over deze kaders te beraadslagen en te besluiten.

Bij de voorbereiding van deze kaders zal de gebruikelijke weg van ambtelijke voorbereiding worden gevolgd. Dat betekent dat besluiten worden voorbereid door de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst, die als ambtelijk voorportaal van de betrokken onderraad van de ministerraad functioneert.

Elk van de ministers beheert zijn ministerie binnen de vastgestelde kaders. De minister waaronder het organisatieonderdeel ressorteert dat de rijksbrede voorziening uitvoert is verantwoordelijk voor de inrichting en het functioneren ervan. De overige ministers zijn opdrachtgever voor zover het de ondersteuning van hun eigen ministerie betreft.

Met deze nieuwe kaderstellende bevoegdheid kunnen rijksbrede voorzieningen in het gemeenschappelijk belang worden gegrondvest. Voorzieningen zoals FASAM en 4FM (facilitair), P-Direkt (personeelsadministratie), de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst, SSO-ICT en diverse expertisecentra kunnen worden uitgebouwd en nieuwe voorzieningen zonodig opgericht.

Dit besluit ziet niet op de deelname van zelfstandige bestuursorganen aan de rijksbrede voorzieningen op het terrein van de bedrijfsvoering. Daarvoor is een wettelijke voorziening vereist.

Artikel 3

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt een kader vast voor de vaststelling van de organisatie en formatie van de ministeries. In dit kader worden randvoorwaarden neergelegd voor de niveau-indeling van functies en de inrichting van de departementale organisatie. Op dit moment geldt als kader het Kader Topstructuur en Topfuncties Rijk 2007.

Elk van de ministers neemt dit kader in acht op het moment dat hij de organisatie en formatie van zijn ministerie vaststelt. In het derde lid is neergelegd dat aanpassingen in de departementale topstructuur niet anders dan in overeenstemming met de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties tot stand kunnen komen. Hiervoor geldt de werkwijze zoals neergelegd in het genoemde kader.

Artikel 4

De organisatie en formatie van de ministeries worden jaarlijks door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties openbaar gemaakt door publicatie. Dit kan bijvoorbeeld door departementale kaarten op het internet te plaatsen met de desbetreffende overeengekomen topstructuur en door verslaglegging middels het Sociaal Jaarverslag Rijk.

Jaarlijks dient de secretaris-generaal van een ministerie aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te rapporteren over de wijzigingen en de ontwikkelingen in de topstructuur (op hoofdlijnen) en de topformatie van het betrokken departement. Deze informatie wordt vervolgens betrokken bij het vaststellen van een geactualiseerde departementale kaart.

Artikel 5

Vanaf mei 2011 zal de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties jaarlijks ook een verslag publiceren over de organisatie en bedrijfsvoering van de ministeries. In dit bedrijfsvoeringsjaarverslag van de rijksdienst worden gegevens opgenomen over onder meer de realisatie van de personele en materiële budgetten per ministerie, de omvang van de uitgaven voor externe inhuur, milieu, het aantal fte en enkele andere kengetallen. In het bedrijfsvoeringsjaarverslag komen ook punten aan de orde als stages, topinkomens, duurzame bedrijfsvoering, en rapportages ten aanzien van ICT, inkoop, huisvesting. Op termijn zou de publicatie van de organisatie en de formatie van de ministeries (artikel 4) onderdeel kunnen uitmaken van het bedrijfsvoeringsjaarverslag.

Artikel 6

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet kunnen beschikken over informatie over de organisatie en bedrijfsvoering van de ministeries. Dit ter uitoefening van zijn kaderstellende bevoegdheden en ten behoeve van de publicatie van het bedrijfsvoeringsjaarverslag en de organisatie en formatie van de ministeries. In deze bepaling is daarom voor elk van de ministers de verplichting neergelegd om aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de door hem gevraagde gegevens te verstrekken over de organisatie en bedrijfsvoering van het ministerie.

Artikel 7

De huidige organisatiebesluiten van de ministeries zijn gebaseerd op artikel 2, eerste lid, van het Coördinatiebesluit organisatie en formatie rijksdienst 2007, dat met de inwerkingtreding van dit besluit vervalt. Artikel 7 bewerkstelligt dat artikel 3, tweede lid, daarvoor een nieuwe grondslag biedt.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

J. P. H. Donner