Besluit van 31 maart 2004 tot wijziging van het Besluit burgerlijke stand 1994 in verband met het mogelijk maken van vervaardiging op digitale wijze van de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van Onze Minister van Justitie van 9 december 2003, Directie Wetgeving, nr 5259642/03/6;

Gelet op artikel 18c, eerste lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek;

De Raad van State gehoord (advies van 8 januari 2004, nr. W03.03.0514/I);

Gezien het nader rapport van Onze Minister van Justitie van 24 maart 2004, Directie Wetgeving, nr. 5277075/04/6;

Hebben goedgevonden en verstaan:

ARTIKEL I

Het Besluit burgerlijke stand 1994¹ wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 6 wordt als volgt gewijzigd:

1. Onder vernummering van het derde lid tot vierde lid wordt een lid ingevoegd luidende:

• 3. De dubbelen van de akten van de burgerlijke stand kunnen, behalve met papier, ook worden vervaardigd door opslag op een door Onze Minister van Justitie te bepalen gegevensdrager.

2. In het tot vierde lid vernummerde derde lid wordt na het woord «bescheiden» ingevoegd: en andere gegevensdragers.

B

Aan artikel 7 wordt een derde lid toegevoegd, luidende:

• 3. Indien de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand overeenkomstig het bepaalde in artikel 6, derde lid, op een daar bedoelde gegevensdrager zijn opgeslagen, geschiedt de overbrenging naar de centrale bewaarplaats in deze vorm.

C

In artikel 8, wordt na het woord «stukken» ingevoegd: dan wel van de andere gegevensdragers.

D

Aan artikel 9, eerste lid, wordt na het woord «bescheiden» toegevoegd:, dan wel andere gegevensdragers.

E

In artikel 10 wordt de zinsnede «en de voor het opmaken van deze stukken te hanteren middelen» vervangen door: , de voor het opmaken van deze stukken te hanteren middelen alsmede betreffende de voor de dubbelen te gebruiken gegevensdrager als bedoeld in artikel 6, derde lid.

F

In artikel 24, eerste lid, wordt de zinsnede «19g, derde lid» vervangen door: 19g, tweede lid.

G

Artikel 30 wordt als volgt gewijzigd:

1. Aan het tweede lid wordt na het woord «bescheiden» toegevoegd: en andere gegevensdragers.

2. Aan het derde lid wordt na het woord «bescheiden» ingevoegd: en andere gegevensdragers.

H

In artikel 31 wordt in de laatste volzin na het woord «formulieren» ingevoegd: dan wel op andere gegevensdragers,.

I

In artikel 32 wordt in de laatste volzin van het eerste lid na het woord «bescheiden» ingevoegd: en de andere gegevensdragers.

ARTIKEL II

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin het wordt geplaatst.

Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.

^histnoot

's-Gravenhage, 31 maart 2004

Beatrix

De Minister van Justitie,

J. P. H. Donner

Uitgegeven de achttiende mei 2004

De Minister van Justitie,

J. P. H. Donner

NOTA VAN TOELICHTING

Algemeen

De Commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en de nationaliteit, bedoeld in artikel 29 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, heeft zich gebogen over de toekomst van de burgerlijke stand. Zij heeft een rapport uitgebracht waarin zij voorstelt om fasegewijs over te gaan van een burgerlijke stand die gebaseerd is op papieren akten naar een burgerlijke stand die geheel elektronisch is vormgegeven.

Een van de voorstellen die door de voormelde Commissie zijn gedaan, betreft het tweede exemplaar dat van een akte van de burgerlijke stand wordt opgemaakt: het zogeheten dubbel.

Thans worden akten van de burgerlijke stand in tweevoud op papier door de ambtenaar van de burgerlijke stand opgemaakt. Het dubbel is het veiligheidsexemplaar van de akte. Het dient ter vervanging van de originele akte, in het geval dat deze door een calamiteit verloren is gegaan of verminkt is geraakt.

In een pilot is getest of het dubbel op een andere gegevensdrager kan worden opgeslagen, op zodanige wijze dat voldaan wordt aan de eisen van houdbaarheid en leesbaarheid van ten minste honderd jaren, gesteld in artikel 1 van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994.

In de pilot is men als volgt te werk gegaan: de akte van de burgerlijke stand is opgemaakt in één papieren exemplaar. Vervolgens is deze gescand en op een digitale gegevensdrager opgeslagen, zijnde een cd-rom. De cd-rom is toegezonden aan de Centrale Justitiële Documentatie (hierna: CJD) te Almelo, die als centrale bewaarplaats verantwoordelijk is voor de bewaring van de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand en al ruime ervaring heeft opgedaan met de digitale opslag van gegevens. De CJD heeft vervolgens onderzoek verricht naar de kwaliteit van de op deze wijze opgeslagen akten. Deze bleek dusdanig te zijn, dat de werkwijze zich leent voor landelijke implementatie.

Teneinde ambtenaren van de burgerlijke stand in de gelegenheid te stellen om tot een andere wijze van gegevensopslag voor de dubbelen over te gaan, is het Besluit burgerlijke stand 1994 aangepast. Het betreft alle aanpassingen in strikt technische zin. De gebezigde terminologie is techniek-onafhankelijk geformuleerd – vooralsnog zal de de opslag op cd-rom geschieden – opdat in de toekomst aangesloten kan worden bij verdere technische ontwikkelingen. Het Besluit burgerlijke stand 1994 behoeft dan niet wederom te worden gewijzigd.

Benadrukt wordt nog dat de overgang op de nieuwe werkwijze ter vrije keuze is van de ambtenaren van de burgerlijke stand. Indien zij prefereren om de huidige praktijk van het opmaken van twee papieren akten te continueren, staat hen dat vrij. Ambtenaren van de burgerlijke stand die op het gebruik van een andere gegevensdrager willen overgaan, dienen technische apparatuur te gebruiken die voldoet aan de eisen van leesbaarheid en houdbaarheid van de akten, vervat in de voormelde Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994. Deze Regeling zal in dit verband worden aangepast.

De overgang naar het gebruik van een andere gegevensdrager biedt ambtenaren van de burgerlijke stand en de gemeenten waar zij werkzaam zijn een aantal voordelen. Daartoe behoort met name het vervallen van de noodzaak om de dubbelen op zuurvrij papier af te drukken. Dit is tamelijk kostbaar. Voorts is er de omstandigheid dat de bewaring van andere gegevensdragers, zoals cd-roms, aanmerkelijk minder ruimte vergt dan de bewaring van de papieren dubbelen. Ook is er een vergroting van de efficiency bij het verrichten van de werkzaamheden doordat akten direct op het scherm van de computer oproepbaar zijn. Hierdoor is het in principe niet meer nodig om deze in de papieren vorm uit het archief te halen.

In het Besluit burgerlijke stand 1994 dat thans uitgaat van twee papieren akten van de burgerlijke stand, zijn de artikelen 6, 7, 8, 9, eerste lid, 10, 30, tweede en derde lid, 31 en 32 gewijzigd teneinde het gebruik van andere gegevensdragers voor het dubbel mogelijk te maken. Hierop wordt hieronder ingegaan.

Van de gelegenheid is gebruik gemaakt om tevens een redactionele aanpassing aan te brengen in artikel 24 van het besluit.

Artikelen

Artikel I

Onderdeel A

Artikel 6 gaat uit van papieren akten van de burgerlijke stand en papieren dubbelen. Teneinde de opslag van de dubbelen op andere wijze mogelijk te maken, is een nieuw derde lid ingevoegd waarin bepaald wordt dat de dubbelen op een andere gegevensdrager mogen worden opgeslagen.

Het vierde lid is aangepast in verband met de uitbreiding van de zorgplicht van de ambtenaar van de burgerlijke stand voor de onder hem berusten bescheiden. Deze geldt ook voor andere gegevensdragers waarop de dubbelen zijn opgeslagen.

Onderdeel B

Artikel 7 bepaalt op welke wijze de ambtenaar van de burgerlijke stand de registers van de burgerlijke stand jaarlijks dient af te sluiten, alsmede de voorwaarden die gelden voor toezending van de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand aan de centrale bewaarplaats. Het artikel is uitgebreid met een derde lid, dat een voorziening bevat om de toezending van de dubbelen die op een andere gegevensdrager zijn vervaardigd aan de centrale bewaarplaats te doen plaatsvinden.

Onderdelen C en D

De artikelen 8 en 9, eerste lid, zijn door de invoeging van de term «andere gegevensdrager» aangepast, in verband met de mogelijkheid om de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand die niet in papieren vorm bestaan daarop op te slaan.

Onderdeel E

Artikel 10 bepaalt dat Onze Minister van Justitie nadere voorschriften geeft met betrekking tot het papier en de schrijfmiddelen die gebruikt dienen te worden voor de akten van de burgerlijke stand. Deze voorschriften zijn opgenomen in De Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994 (Stcrt. 1994, 176 en 2002, 3). Het artikel is in verband met de invoering van de mogelijkheid tot digitale opslag van de dubbelen aangepast. Uiteraard wordt deze regeling eveneens gewijzigd. Daarin zal worden bepaald dat de digitale opslag van de dubbelen kan geschieden op een cd-rom die voldoet aan een aantal specifieke criteria van technische aard.

Onderdeel F

In artikel 24, eerste lid, wordt verwezen naar artikel 19g, derde lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek. Genoemd lid is bij Wet van 28 januari 1999 tot herstel van wetstechnische gebreken en leemten in diverse wetten alsmede intrekking van enkele wetten die geen betekenis meer hebben (Reparatiewet I), Stb. 30, vernummerd tot tweede lid. Bijgevolg is de verwijzing naar genoemd lid in artikel 24, eerste lid, aangepast.

Onderdeel G

Artikel 30, tweede en derde lid, betreffen de bewaring van de dubbelen in de centrale bewaarplaats. Zij zijn aangepast teneinde te verduidelijken dat de bewaring van de dubbelen zowel de papieren vorm als elke andere vorm omvat.

Onderdeel H

In artikel 31 wordt geregeld op welke wijze de ambtenaar van de burgerlijke stand de latere vermeldingen die dienen te worden toegevoegd aan beide exemplaren van akten van de burgerlijke stand, behoort toe te zenden aan de centrale bewaarplaats opdat de dubbelen kunnen worden geactualiseerd. Aangezien het artikel uitgaat van het uitsluitend gebruik van papieren formulieren, is het aangepast.

Onderdeel I

Artikel 32, eerste lid, is eveneens gewijzigd teneinde te doen blijken dat de bewaring van de dubbelen in de centrale bewaarplaats zowel de papieren vorm als andere verschijningsvormen omvat.

De Minister van Justitie,

J. P. H. Donner

---

1 Stb. 1994, 160, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 4 april 2003, Stb. 147.

Het advies van de Raad van State wordt niet openbaar gemaakt op grond van artikel 25a, vijfde lid j° vierde lid, onder b van de Wet op de Raad van State, omdat het zonder meer instemmend luidt.