36 560 V Jaarverslag en slotwet Ministerie van Buitenlandse Zaken 2023

Nr. 6 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 4 juni 2024

De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Algemene Rekenkamer, over Aanbieding van het rapport Resultaten verantwoordingsonderzoek 2023 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Kamerstuk 36 560 V, nr. 2).

De Algemene Rekenkamer heeft deze vragen beantwoord bij brief van 4 juni 2024. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De fungerend voorzitter van de commissie, De Roon

Adjunct-griffier van de commissie, Blom

Vraag 1

Gegeven dat de centralisatie van de visumverlening in 2023 als resultaat heeft gehad dat 52,3 procent van de visumaanvragen binnen de wettelijk voorgeschreven 15 dagen is afgehandeld, op welke concrete punten kan de meeste winst worden behaald voor het verbeteren en versnellen van het visumproces?

Tijdens de coronapandemie nam wereldwijd het aantal visumaanvragen sterk af. Daarom werd de personele capaciteit bij de CSO verminderd. Toen in 2023 reizen weer was toegestaan, nam het aantal visumaanvragen snel toe. Maar door het kleinere aantal medewerkers kon de CSO niet alle aanvragen tijdig verwerken.

Een ander probleem waren de verouderde digitale systemen die regelmatig voor technische problemen zorgden op verschillende momenten in het visumproces.

Dit constateerden wij als de belangrijkste oorzaken die ervoor zorgden dat in 2023 het percentage lager was dan in voorgaande jaren.

De meeste winst voor het verbeteren en versnellen van het visumproces kan dus worden behaald door te zorgen voor voldoende personeel en door de vervanging van de huidige digitale systemen.

Vraag 2

Er wordt door de Algemene Rekenkamer gesteld dat het beheercontract voor een belangrijk IT-systeem in het visumproces onrechtmatig is verlengd, om welk systeem gaat dit en is deze cruciaal bij een efficiënt visumproces?

Het gaat om het Nationaal Visum Informatie Systeem (NVIS). Zonder digitale systemen zoals NVIS zouden vanuit de hele wereld papieren dossiers naar Den Haag verstuurd moeten worden. De centralisatie was dan niet mogelijk geweest. Via verschillende systemen komt het dossier met de gegevens van de aanvrager inclusief het gescande paspoort terecht bij de Consulaire Service Organisatie (CSO) in Den Haag. De gegevens zijn de basis voor de beslissing van CSO op de visumaanvraag. Systemen zoals NVIS zijn daarom cruciaal voor een efficiënt visumproces.

Vraag 3

Waardoor komt de grootste toename aan fte’s? Welke directies of welke functietypes zijn vooral toegenomen qua personeel?

U vraagt naar een duiding op de toename aan fte’s. Hier hebben wij in het kader van ons verantwoordingsonderzoek 2023 geen onderzoek naar gedaan. Het is aan de Minister van Buitenlandse Zaken om deze vraag te beantwoorden.

Vraag 4

Gegeven dat onder begrotingsartikel 4 «Consulaire dienstverlening en uitdragen Nederlandse waarden» fouten en onzekerheden in de betrouwbaarheid en ordelijkheid van verplichtingen zijn geconstateerd ter waarde van 2,3 miljoen euro als gevolg van verplichtingen waarvan het bedrag niet te herleiden is tot de onderliggende overeenkomst, kan de rekenkamer verklaren waarom dit bedrag niet herleidbaar is?

Uit onze controle blijkt dat de registratie van de verplichtingen op artikel 4 niet te herleiden is tot de onderliggende overeenkomst. De oorzaak hiervan is dat de initiële raming door de budgethouder foutief is bepaald en/of dat de FSO correcties/aanpassingen doorvoert die niet zijn verzocht vanuit de budgethouder. Oorzaak hiervan is het ontbreken van heldere kaders en afspraken voor de budgethouders en de FSO over hoe om te gaan met de regels voor het registreren van verplichtingen.

Vraag 5

Gegeven dat onder artikel 4 «Consulaire dienstverlening en uitdragen Nederlandse waarden» de tolerantiegrens is overschreden met 10,6 miljoen euro aan fouten die veroorzaakt zijn door het niet-naleven van de aanbestedingsregels, kan worden toegelicht welke specifieke aanbestedingsregels hier worden bedoeld en hoe erop kan worden ingezet om dit risico in de toekomst te beperken?

De Minister van Buitenlandse Zaken zag zich door een vertraagde oplevering van een nieuw systeem genoodzaakt om het verouderde systeem Nationaal Visum Informatie Systeem (NVIS) langer te blijven gebruiken. De overeenkomsten betreffende het onderhoud en beheer van het systeem NVIS zijn echter al vanaf 2019 verlopen en worden tot op heden onrechtmatig verlengd. Eigenlijk zouden deze geëxpireerde contracten opnieuw Europees moeten worden aanbesteed. Het besluit om niet aan te besteden is volgens de Minister zorgvuldig genomen en dient om risico’s in de bedrijfsvoering te voorkomen. Ook het niet-naleven van de aanbestedingsregels is een risico dat de Minister dient te voorkomen door het treffen van juiste beheersingsmaatregelen, zoals het periodiek uitvoeren van spendanalyses.

Vraag 6

Onder artikel 7 «Apparaat» is er een meest waarschijnlijke onzekerheid van € 37,6 miljoen geconstateerd, met name als gevolg van zowel het onterecht gebruikmaken van de verplichting=kas (V=K) principe, als het onvoldoende onderbouwen van het geregistreerde verplichtingenbedrag; kan worden toegelicht wat dit onterechte gebruik van het v=k principe inhield en welk aspect ontbrak in de onderbouwing voor het geregistreerde verplichtingenbedrag?

De Regeling financieel beheer van het Rijk (art. 21) benoemt een viertal categorieën van financiële verplichtingen waarbij het jaar waarin de betaling is gedaan als het begrotingsjaar kan worden aangemerkt. Dit betekent dat de met de betaling samenhangende verplichting is aangegaan of ontstaan op het moment van betalen («verplichting=kas»). Uit onze controle over 2023 blijkt dat de verplichtingen, samenhangende met apparaat, in de financiële administratie meermaals ten onrechte zijn vastgelegd volgens het principe «verplichting=kas», terwijl niet is voldaan aan de uitzonderingsgronden zoals vermeld in de Regeling financieel beheer van het Rijk. De aansluiting tussen de geboekte bedragen en onderliggende overeenkomst ontbrak doordat deze niet navolgbaar en controleerbaar was vastgelegd. Zie verder het antwoord bij vraag 4 voor de oorzaak van fouten.

Vraag 7

Wat voor aanbestedingsregels zijn er geschonden bij het inkoop van het Nationaal Visum Informatie Systeem (NVIS)?

Zie het antwoord op vraag 5.

Vraag 8

Uit de beoordeling van de informatiebeveiliging op drie hoog risico ambassades blijkt uit figuur 2 dat de screening van medewerkers slechts deels voldoet aan de norm, wat waren de geconstateerde gebreken?

Bij dit onderdeel toetsen we of de achtergrond van medewerkers adequaat gecontroleerd werd, op een wijze en niveau passend bij hun werkzaamheden. «Screening» kan daarbij bijvoorbeeld bestaan uit het opvragen van een Nederlandse Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) of de equivalent daarvan in het land van de ambassade. Voor vertrouwensfuncties geldt dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) moet afgeven voor de medewerker. Tijdens ons onderzoek hebben we vastgesteld dat het beleid voor screening in praktijk niet altijd werd nageleefd. Zo constateerden wij dat er op de door ons bezochte ambassades niet altijd een actueel totaaloverzicht aanwezig was van de screenings van medewerkers. Daardoor konden wij niet vaststellen of alle screenings waren uitgevoerd voor de medewerkers voor wie dat was vereist. Ook bleek op een van de ambassades dat de VGB van een medewerker in een vertrouwensfunctie gedurende 2023 ongemerkt was verlopen en hij gedurende enkele maanden een vertrouwensfunctie bekleedde zonder de formeel benodigde screening.

Vraag 9

Wat is het verband tussen de coronapandemie en vertraging bij een ICT-vervanging? Waarom is dat grond voor een vertraging?

Dit is volgens ons een aannemelijke grond voor vertraging gezien de algemene afname van de arbeidsproductiviteit en de krapte op de arbeidsmarkt tijdens de coronaperiode.