36 410 III Vaststelling van de begrotingsstaat van het Ministerie van Algemene Zaken (IIIA), de begrotingsstaat van het Kabinet van de Koning (IIIB) en de begrotingsstaat van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (IIIC) voor het jaar 2024

Nr. 13 BRIEF VAN DE MINISTER-PRESIDENT, MINISTER VAN ALGEMENE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 25 maart 2024

Op 27 februari jl. heeft uw Kamer de motie-Palmen1 aangenomen. De motie verzoekt de regering binnen vier weken een volwaardig archief van de chatberichten van de Minister-President op te leveren met accordering door de Inspectie Overheidsinformatie van Erfgoed (hierna: Inspectie). Hierbij reageer ik, mede namens de staatssecretarissen van BZK en OCW, op deze motie.

In het debat van 15 februari 2024 is deze motie ontraden, omdat aan de motie geen uitvoering kan worden gegeven voor zover deze verzoekt binnen vier weken een archief van de chatberichten van de Minister-President op te leveren met accordering door de Inspectie. Voor zover de motie verzoekt om het archiveren van de zakelijke chatberichten van de Minister-President, kan ik melden dat deze chatberichten worden bewaard ten behoeve van veiligstelling en archivering, zoals in het debat toegelicht. Ten aanzien van het metadateren van de chatberichten met als doel ervoor zorg te dragen dat deze beter vindbaar en interpreteerbaar zijn (in lijn met de aanbevelingen van de Inspectie2), bestaan diverse uitdagingen die raken aan de Rijksbrede beleidsvorming op dit terrein. Dit wordt verderop in de brief nader toegelicht. Zodra de beleidsvorming is afgerond zal het Ministerie van Algemene Zaken, net zoals alle andere ministeries, de archivering van chatberichten hiermee in lijn brengen.

Na het verschijnen van het rapport «De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken» van de Inspectie in september 2022 heeft de Staatssecretaris van BZK direct besloten dat Rijksbreed geen zakelijke chatberichten meer worden verwijderd van de telefoons van bewindspersonen. Alle zakelijke chatberichten worden sindsdien uitgelezen van de telefoon, binnen het documentmanagementsysteem van het ministerie gebracht en daar beheerd, totdat ze worden overgebracht naar het Nationaal Archief (hierna: NA). Daarbij wordt de tijdelijke instructie «Chatberichten archivering – tijdelijke instructie voor bewindspersonen»3 van het Ministerie van BZK aangehouden. De ADR voert in het eerste kwartaal van 2024 een audit uit om inzicht te verwerven in de stand van zaken bij het naleven van de tijdelijke instructie archivering chatberichten bij alle ministeries, waarbij wordt gekeken naar de in gebruik genomen maatregelen voor het veiligstellen van zakelijke chatconversaties van bewindspersonen. Het ADR-rapport wordt in het tweede kwartaal verwacht.

Tot het moment van overbrenging naar het NA zijn ministeries zelf verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Dat betekent concreet het zorgdragen dat deze informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is. Hiertoe zijn ministeries ook afhankelijk van de kwaliteitseisen, bijvoorbeeld omtrent metadatering en preservering, die aan het archief worden gesteld. Rijksbreed lopen er diverse trajecten om deze kwaliteitseisen vast te leggen. In de eerste twee kwartalen van 2024 wordt door het NA gewerkt aan het vaststellen van kwaliteitseisen voor de archivering van chatberichten. Tevens is aan uw Kamer tijdens het debat «Wet open overheid» van 15 februari 2024 een stappenplan toegezegd ter uitvoering van het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijksoverheid 2024–2025, waar de Modelselectielijst Selectielijst Chat van het NA4 en het uitgeschreven Rijksbrede beleid rond chatberichtenarchivering5 in terugkomen. Het Ministerie van AZ volgt deze rijksbrede ontwikkelingen nauwlettend.

Voorts verzoekt de motie om accordering door de Inspectie. In het debat op 15 februari jl. heeft het lid Palmen verduidelijkt hier te doelen op het meekijken door de Inspectie dat de vorming van een archief overeenkomstig de Archiefwet geschiedt. De Inspectie heeft hierop laten weten dat, zoals gemeld in de brief van november 20236, het Ministerie van AZ voor 1 mei schriftelijk aan de Inspectie moet rapporteren over de voortgang over het systematisch en toetsbaar archiveren van chatberichten in lijn met de Archiefwet en over de voortgang van de andere aanbevelingen. Dit naar aanleiding van de constatering van de Inspectie dat er wel belangrijke stappen gezet zijn, maar dat er ook nog zorgen zijn. En tenslotte heeft de Inspectie laten weten dat daarna wederom een oordeel wordt gegeven over de voortgang op de aanbevelingen.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken, M. Rutte

X Noot
1

Kamerstukken II 2023/24, 36 410 III, nr. 9.

X Noot
4

Hierin is aangegeven of zakelijke chatberichten en -conversaties voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen (en na welke termijn). De selectielijst vormt de basis voor de inrichting van het informatiebeheer voor chatberichten van de Rijksoverheidsorganisaties.

X Noot
5

Het beleid voor de archivering van chatberichten is verder uitgeschreven in overleg met OCW en het NA om voldoende aandacht te blijven houden met zowel de eisen als de Archiefwet 1995 alsmede te anticiperen op het voorstel voor de nieuwe Archiefwet. Het uitgeschreven beleid wordt getoetst op uitvoerbaarheid en vervolgens vastgesteld.

Naar boven