35 968 Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door de Archiefwet 2021 (Archiefwet 2021)

Nr. 8 NOTA VAN WIJZIGING

Ontvangen 7 juli 2023

Het voorstel van wet wordt als volgt gewijzigd:

A

Het opschrift komt te luiden:

Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door een nieuwe Archiefwet (Archiefwet 20..).

B

Aan artikel 1.2 wordt een lid toegevoegd, dat luidt:

3. Een bij of krachtens enige andere wet opgelegde geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing ten aanzien van de overbrenging van documenten naar een archiefdienst.

C

In artikel 4.1 wordt onder vernummering van het tweede en derde lid tot derde en vierde lid een lid ingevoegd, dat luidt:

2. Een passende maatregel kan er niet toe strekken dat deze wet of de daarop berustende bepalingen ten aanzien van de desbetreffende documenten buiten toepassing worden gelaten.

D

Artikel 4.2 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het tweede lid wordt als volgt gewijzigd:

a. Onder verlettering van onderdeel b tot onderdeel c wordt een onderdeel ingevoegd, dat luidt:

b. per categorie documenten, een omschrijving van de passende maatregelen die het verantwoordelijke overheidsorgaan neemt om de documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden en in voorkomend geval ingevolge artikel 5.3 te vernietigen; en.

b. In onderdeel c (nieuw) wordt «geëvalueerd» vervangen door «onderzocht, geëvalueerd».

2. Er wordt een lid toegevoegd, dat luidt:

3. Het verantwoordelijke overheidsorgaan maakt de door hem vastgestelde beheerregels openbaar.

E

Artikel 5.1 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het tweede lid, onderdeel b, wordt «de selectiebesluit» vervangen door «het selectiebesluit».

2. Onder vernummering van het vierde lid tot vijfde lid wordt na het derde lid een lid ingevoegd, dat luidt:

4. In een selectiebesluit kan voor categorieën tijdelijk te bewaren documenten worden bepaald dat zij op elk moment kunnen worden vernietigd.

3. Het vijfde lid (nieuw) wordt als volgt gewijzigd:

a. Onderdeel b wordt verletterd tot onderdeel c.

b. Onderdeel a wordt vervangen door twee onderdelen, die luiden:

a. de procedure van het ontwerpen van selectiebesluiten;

b. de inhoud van selectiebesluiten; en.

F

Artikel 5.3 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het tweede lid komt te luiden:

2. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld over de vernietiging van documenten.

3. Het derde lid vervalt, onder vernummering van het vierde lid tot derde lid.

G

In artikel 5.4 wordt onder vernummering van het tweede lid tot derde lid een lid ingevoegd, dat luidt:

2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van documenten die onder toepassing van het bepaalde krachtens artikel 5.1, vierde lid, aanhef en onderdeel c, in afwijking van een selectiebesluit blijvend worden bewaard.

H

Artikel 5.5 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het vierde lid vervalt, onder vernummering van het vijfde lid tot vierde lid.

2. In het vierde lid (nieuw) wordt «kunnen voorwaarden worden vastgesteld» vervangen door «worden voorwaarden vastgesteld» en vervalt «in ieder geval».

I

Artikel 5.6 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het derde en vierde lid komen te luiden:

3. Een verleende ontheffing kan door gedeputeerde staten, onderscheidenlijk Onze Minister worden ingetrokken, indien:

a. de overbrenging van de desbetreffende documenten niet langer afbreuk zou doen aan de integriteit van de verzameling of aan de uitvoering van de wettelijke taak van het desbetreffende overheidsorgaan; of

b. het verantwoordelijke overheidsorgaan niet langer voldoet aan het bepaalde in het tweede lid, onderdeel c.

4. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld over:

a. de procedure voor het aanvragen van een ontheffing;

b. de bekendmaking van een ontheffingsbesluit; en

c. de door het verantwoordelijke overheidsorgaan te treffen adequate voorzieningen.

J

In artikel 7.2 vervalt het derde lid, onder vernummering van het vierde en vijfde lid tot derde en vierde lid.

K

In artikel 7.5 wordt «bedoeld artikel 7.2, eerste tot en met derde lid» vervangen door «bedoeld in artikel 7.2».

L

In artikel 8.3 komt het eerste lid te luiden:

1. De archivaris verleent een verzoeker toegang tot beperkt openbare documenten voor raadpleging of gebruik voor zover het belang van de relevante beperkingsgronden, bedoeld in artikel 7.2, niet opweegt tegen het belang van de verzoeker tot raadpleging of gebruik van de documenten.

M

In de artikelen 8.4, vierde lid, en 8.5, tweede lid, wordt «8.3, eerste en derde lid,» telkens vervangen door «8.3, eerste, derde en vijfde lid,».

N

In artikel 9.4, eerste lid, wordt «voor blijvende bewaring doen opnemen» vervangen door «in bewaring doen nemen of voor blijvende bewaring doen opnemen».

O

In artikel 11.4, onderdeel 3, wordt «derde lid» vervangen door «tweede lid (nieuw)».

P

Artikel 11.5 komt te luiden:

Artikel 11.5 Machtigingswet oprichting Invest-NL

Artikel 15 van de Machtigingswet oprichting Invest-NL wordt als volgt gewijzigd:

1. Het opschrift komt te luiden:

Artikel 15. Terbeschikkingstelling documenten en overdracht documenten bij ontbinding.

2. Het eerste lid komt te luiden:

1. De Archiefwet 2021 is van toepassing op het beheer van en het toezicht op de documenten, bedoeld in artikel 1.1 van die wet, die aan Invest-NL of een rechtspersoon als bedoeld in artikel 2, derde lid, ten behoeve van de uitoefening van de taken, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdelen c en d, ter beschikking zijn of worden gesteld.

2. In het tweede lid wordt «wordt het beheer van en de zorg voor de archiefbescheiden» vervangen door «worden de schriftelijke stukken of andere gehelen van vastgelegde gegevens».

4. Het derde lid komt te luiden:

3. Met het toezicht op de naleving overeenkomstig de Archiefwet 2021 van het beheer van de documenten, bedoeld in het eerste lid, zijn de krachtens artikel 10.1, eerste lid, van die wet aangewezen ambtenaren belast.

Q

Na artikel 11.5 wordt een artikel ingevoegd, dat luidt:

Artikel 11.5a Machtigingswet oprichting Invest International

Artikel 13 van de Machtigingswet oprichting Invest International wordt als volgt gewijzigd:

1. Het opschrift komt te luiden:

Artikel 13. Terbeschikkingstelling documenten en overdracht documenten bij ontbinding.

2. Het eerste lid komt te luiden:

1. De Archiefwet 2021 is van toepassing op het beheer van en het toezicht op documenten, bedoeld in artikel 1.1 van die wet, die aan Invest International of een rechtspersoon als bedoeld in artikel 2, derde lid, ten behoeve van de uitoefening van taken, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdelen c en d, ter beschikking zijn of worden gesteld.

3. In het tweede lid wordt «wordt het beheer van en de zorg voor de archiefbescheiden» vervangen door «worden de schriftelijke stukken of andere gehelen van vastgelegde gegevens».

4. Het derde lid komt te luiden:

3. Met het toezicht op de naleving overeenkomstig de Archiefwet 2021 van het beheer van de documenten, bedoeld in het eerste lid, zijn de krachtens artikel 10.1, eerste lid, van die wet aangewezen ambtenaren belast.

R

Artikel 12.13 komt te luiden:

Artikel 12.13 Citeertitel

Deze wet wordt aangehaald als Archiefwet met vermelding van het jaartal van het Staatsblad waarin zij zal worden geplaatst.

Toelichting

Algemeen

Deze nota van wijziging bevat verschillende wijzigingen van het wetsvoorstel. Een belangrijk deel van deze wijzigingen is technisch van aard, maar de nota van wijziging bevat ook een aantal inhoudelijke aanscherpingen van het wetsvoorstel naar aanleiding van de vragen die door de leden van de verschillende fracties in het verslag zijn gesteld, alsmede naar aanleiding van het recente rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (hierna: de Inspectie)¹ en het advies van de Adviescommissie Openbaarheid en Informatiehuishouding (hierna: ACOI) over de archivering van chatberichten.²

In deze algemene toelichting wordt eerst kort aandacht besteed aan de inhoudelijke wijzigingen die deze nota aanbrengt in het wetsvoorstel. Op deze inhoudelijke wijzigingen wordt uitgebreider ingegaan in de toelichting per onderdeel hieronder. Vervolgens wordt – om gevolg te geven aan het advies van de Inspectie – een nadere toelichting gegeven bij het documentbegrip in het wetsvoorstel. Ten slotte wordt aandacht besteed aan de reactie die de algemene rijksarchivaris heeft gegeven bij een eerder concept van deze nota van wijziging en een eerder concept van de nota naar aanleiding van het verslag.

Inhoudelijke wijzigingen in het wetsvoorstel

In haar rapport heeft de Inspectie de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: de Minister van OCW) aanbevolen om in de nieuwe Archiefwet te garanderen dat bij de waardering van informatie rekening wordt gehouden met de belangen voor bedrijfsvoering, verantwoording en cultureel erfgoed, en te voorkomen dat overheidsorganen op eigen houtje kunnen beslissen om archiefbescheiden niet in beheer te nemen, en om te borgen dat de gemaakte afwegingen kenbaar en navolgbaar zijn.³

Deze nota van wijziging bevat drie wijzigingen die zijn bedoeld om mede invulling te geven aan deze aanbeveling van de Inspectie. Ten eerste wordt door wijziging van artikel 4.1 van het wetsvoorstel (onderdeel C) uitgesloten dat een verantwoordelijk overheidsorgaan in het kader van de door hem te nemen passende maatregelen, de wet ten aanzien van bepaalde documenten buiten toepassing zou laten. Ten tweede wordt artikel 4.2 van het wetsvoorstel (over beheerregels) aangevuld (onderdeel D). Deze aanvulling strekt ertoe dat in de beheerregels ook moet worden omschreven op welke wijze het verantwoordelijke overheidsorgaan materieel invulling geeft aan de verplichting van de Archiefwet om zijn documenten in duurzaam toegankelijke staat te brengen en te houden. Ten slotte wordt een nieuw vierde lid aan artikel 5.1 (over selectiebesluiten) toegevoegd, waarin wordt geëxpliciteerd dat in een selectiebesluit voor bepaalde categorieën tijdelijk te bewaren documenten kan worden bepaald dat zij op elk moment kunnen worden vernietigd.

Naar aanleiding van een vraag van de leden van de PvdA-fractie is daarnaast de beperkingsgrond «onevenredige bevoordeling en benadeling» uit het wetsvoorstel geschrapt (zie ook paragraaf 7 van de nota naar aanleiding van het verslag). Onderdeel J van deze nota van wijziging voorziet daarin. Voor een nadere toelichting bij elk onderdeel – ook de wijzigingsonderdelen van technische aard – verwijs ik naar de toelichting per onderdeel hieronder.

Het documentbegrip

Naast de aanbevelingen die tot de voornoemde inhoudelijke wijzigingen in het wetsvoorstel hebben geleid, heeft de Inspectie in haar rapport over de archivering van chatberichten ook aanbevolen om overheidsorganen nader te informeren over de afbakening van het begrip «archiefbescheiden» en dat ook in de nieuwe Archiefwet te verduidelijken. Om aan die tweede aanbeveling tegemoet te komen, geef ik hier – in aanvulling op de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel⁴ – een nadere en concretere duiding van het documentbegrip dat in het wetsvoorstel is opgenomen. Zoals in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel is toegelicht wordt in het wetsvoorstel het begrip «document» gehanteerd, in plaats van het begrip «archiefbescheiden» uit de Archiefwet 1995. De definitie van het begrip⁵ is daarbij afgestemd op de definitie van het begrip «document» zoals dat in de Woo is opgenomen. Deze aanpassing is erop gericht de aansluiting tussen de Woo en de Archiefwet te verbeteren, door duidelijk te maken dat zij wat betreft het documentbegrip hetzelfde toepassingsbereik hebben. Ten opzichte van het begrip «archiefbescheiden» uit de Archiefwet 1995 is geen inhoudelijke wijziging beoogd. De toelichting hieronder sluit dan ook aan bij de uitleg die in de praktijk reeds aan het begrip «archiefbescheiden» wordt gegeven, en kan daarom ook voor de Archiefwet 1995 worden toegepast.

Het documentbegrip is techniekneutraal. Dit betekent dat de inhoud van het document en de relatie met de publieke taak van het overheidsorgaan vooropstaan. De vraag of iets een document is in de zin van de Archiefwet staat derhalve volledig los van de verschijningsvorm. E-mails, chat- en sms-berichten, nota’s, memo’s, rapporten, brieven, kaarten, tekeningen, websites, formulieren, geluidsopnames, foto’s, video’s of databases kunnen bijvoorbeeld allen documenten zijn. Daarbij maakt ook niet uit of zij zijn vastgelegd op papier of zijn opgeslagen op chips, harde schijven, CD-ROMS, microfilms, of tapes.

Voor de vraag of vastgelegde gegevens voor de Archiefwet als document moeten worden aangemerkt, is bepalend of deze vastgelegde gegevens verband houden met de publieke taak van het overheidsorgaan.⁶ Daarbij speelt voor de vraag of sprake is van een document in de zin van de Archiefwet geen rol wie de eigenaar van de informatiedrager is en waar deze informatiedrager zich bevindt. Bij het gebruik van privémail voor werkgerelateerde zaken zijn de verstuurde mails bijvoorbeeld documenten in de zin van de Archiefwet als deze e-mails te maken hebben met de publieke taak van het overheidsorgaan. Dat het gebruikte e-mailadres privé is of dat de e-mail is verstuurd met behulp van eigen hardware maakt hierin geen verschil.⁷ Het is hierbij belangrijk om te benadrukken dat de vraag of iets een document is in archiefwettelijke zin moet blijken uit de aard van het document zelf en de context waaruit het voortkomt. Het is nadrukkelijk geen keuze of afweging die iemand kan maken.

Het criterium, dat sprake moet zijn van gegevens die verband houden met de publieke taak van het overheidsorgaan, sluit enkele categorieën gegevens uit van het documentbegrip. Privéberichten zoals felicitaties, condoleances, of andere persoonlijke zaken van een meer praktische aard zijn geen documenten, omdat zij geen verband houden met de publieke taak van de overheidsorganisatie. Dit geldt ook voor ontvangen nieuwsbrieven, boeken, reclamefolders of spamberichten.⁸ Ook kan worden gewezen op partijpolitieke berichten die bewindspersonen verzenden of ontvangen. Voor hun partijpolitieke activiteiten vallen bewindspersonen immers niet onder de Archiefwet.⁹

Ook een kladaantekening of notitie van een ambtenaar die niet buiten het persoonlijk domein van die ambtenaar komt en dus met niemand is gedeeld, is geen document. Dit is namelijk geen stuk dat door een overheidsorgaan is opgemaakt of ontvangen en dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat overheidsorgaan. Pas als de aantekeningen of notities buiten het domein van de opsteller komen en bijvoorbeeld gedeeld worden met één of meerdere collega's, iemand van een andere organisatie of met een burger, moeten zij als document worden aangemerkt.¹⁰

Advies algemene rijksarchivaris

Op 8 december 2022 heeft de algemene rijksarchivaris een reactie¹¹ gegeven op het concept voor deze nota van wijziging en het concept voor de nota naar aanleiding van het verslag. Het advies van de algemene rijksarchivaris is met deze nota aan uw Kamer gezonden. De algemene rijksarchivaris geeft de volgende algemene adviezen:

• De algemene rijksarchivaris geeft aan de voorgenomen medeondertekening van het wetsvoorstel door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) te ondersteunen. De algemene rijksarchivaris vraagt wel aandacht voor het afbakenen van taken en verantwoordelijkheden tussen de beide departementen.

• De algemene rijksarchivaris adviseert om «naast het wetsvoorstel een traject te starten waarbij breder en langer wordt nagedacht over [de opgaven ten aanzien van de informatievoorziening en archivering] wat moet leiden tot een nieuwe visie op de informatiehuishouding van de overheid».

• Opgemerkt wordt dat de functie van algemene rijksarchivaris in het wetsvoorstel onvoldoende doorzettingsmacht heeft, waarbij wordt gepleit voor een mogelijkheid om de producten en adviezen van het Nationaal Archief en de algemene rijksarchivaris een meer kaderstellend karakter te geven.

Op deze algemene adviezen wordt hieronder achtereenvolgens gereageerd. De algemene rijksarchivaris maakt daarnaast specifieke opmerkingen bij de onderdelen D, E, en I van deze nota van wijziging. Op deze opmerkingen is hieronder in de toelichting per onderdeel een nadere reactie opgenomen.

De regering is verheugd dat de algemene rijksarchivaris de medeondertekening van het wetsvoorstel door de Minister van BZK onderschrijft. De regering deelt de mening dat de afbakening van taken en verantwoordelijkheden daarbij van belang is. In de nota naar aanleiding van het verslag is hierover in paragraaf 2 een nadere toelichting opgenomen.

Ten aanzien van de gevraagde nieuwe visie op de informatiehuishouding van de overheid wordt het volgende opgemerkt. Het is zonder meer van belang om ons voortdurend bewust te zijn van de achterliggende beginselen en het oogmerk om maatregelen te nemen die moeten leiden tot aanpassing en verbetering. Een goed functionerende informatiehuishouding is noodzakelijk voor het functioneren van het openbaar bestuur en van de democratische rechtstaat, en is een randvoorwaarde voor een overheid die zich weet te verantwoorden en staat voor transparant bestuur. Een goed functionerende informatiehuishouding vormt mede de basis voor het vertrouwen van burgers in de overheid. De algemene rijksarchivaris wijst terecht op het complexe verband tussen overheidshandelen, het (digitaal) documenteren, opslaan, vernietigen, bewaren en overbrengen van de neerslag hiervan. Deze complexiteit het hoofd te bieden is stellig één van de grootste uitdagingen waar de overheid voor staat. Het voorliggende wetsvoorstel is één van de maatregelen die de regering neemt om dit te realiseren, waarbij duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie centraal staat. Ook het generieke actieplan Open op Orde van de rijksoverheid, dat middels de departementale actieplannen jaarlijks wordt geactualiseerd, is niet goed denkbaar zonder een visie op de rechtstaat en in het bijzonder de functie van het informatiebeheer in de verhouding tussen overheid en burgers. De regering ziet in het advies van de algemene rijksarchivaris een aansporing om de koers die de overheid met de huidige en in de toekomst nog te nemen maatregelen inslaat voortdurend te toetsen aan de nieuwste inzichten en ontwikkelingen. Op zijn beurt draagt ook de in 2022 aangetreden regeringscommissaris Informatiehuishouding hieraan bij.

Ten slotte geeft de algemene rijksarchivaris in haar advies aan dat de functie van algemene rijksarchivaris in het wetsvoorstel onvoldoende doorzettingsmacht heeft. Hierover wordt het volgende opgemerkt. Op grond van artikel 25 van de Archiefwet 1995 staat de algemene rijksarchivaris aan het hoofd van het Nationaal Archief.¹² Aan het Nationaal Archief zijn in het Statuut agentschap Nationaal Archief verschillende aanvullende taken opgedragen met een kaderstellend karakter. Het gaat bijvoorbeeld om het verrichten van onderzoek en het ontwikkelen van methoden en technieken op het terrein van de archieven, en om het functioneren als kenniscentrum op het gebied van digitalisering, conservering en beheer van archieven als gedocumenteerde verschijningsvorm van het cultureel erfgoed.

De regering is van mening dat het Nationaal Archief als kenniscentrum een essentiële rol vervult, en het voornemen is dan ook om deze taken van het Nationaal Archief na inwerkingtreding van de Archiefwet 2021 voort te zetten.¹³ Naar hun aard zijn kennisproducten echter iets anders dan bindende voorschriften, wat niet wegneemt dat deze producten wel kunnen leiden tot aanbevelingen of kaderstellende maatregelen. Dergelijke maatregelen of voorschriften zijn een mogelijke vervolgstap, waarover in een breder verband een afweging dient plaats te vinden of dient te worden beslist. Dit laat onverlet dat de kennisproducten die het Nationaal Archief ontwikkelt¹⁴ van grote waarde zijn, en in de praktijk ook maatgevend kunnen zijn voor de archivering door zowel de centrale als de decentrale overheid. In dit kader kan bijvoorbeeld worden gewezen op het Generieke waarderingsmodel rijksoverheid, een modelselectielijst die binnen de rijksoverheid breed wordt toegepast. Een dergelijke modelselectielijst vervult daardoor in de praktijk wel degelijk een kaderstellende rol, en kan van grote waarde zijn voor de bevordering van eenheid in het selectiebeleid, bijvoorbeeld omdat in een modelselectielijst algemene uitgangspunten kunnen worden geformuleerd over welke categorieën documenten in algemene zin blijvend te bewaren zijn, en welke documenten te vernietigen zijn en na welke termijn.

Om recht te doen aan de waarde van dergelijke modellen, is de regering voornemens om in het Archiefbesluit een artikel op te nemen dat de rijksarchivaris de expliciete bevoegdheid geeft om voor specifieke groepen verantwoordelijke overheidsorganen niet-bindende modelselectiebesluiten, net als de hiervoor genoemde modelselectielijst, vast te stellen. Denkbaar is ook dat verschillende modellen worden opgesteld die zijn toegespitst op verschillende categorieën overheidsorganisaties en hun werkprocessen.¹⁵

Toelichting per onderdeel

Onderdelen A en Q (opschrift en artikel 12.13)

Onderdeel A wijzigt het opschrift van het wetsvoorstel, waarbij 2021 als jaartal uit het opschrift is geschrapt. Dit hangt samen met onderdeel Q, dat voorziet in de vaststelling van een nieuwe citeertitel voor het wetsvoorstel. De citeertitel is aangepast om te voorkomen dat de wet als Archiefwet 2021 zou moeten worden aangehaald, terwijl de publicatie van de wet (als zij wordt aangenomen) vanzelfsprekend een aantal jaren later zou liggen. Het jaartal dat in de uiteindelijke citeertitel wordt opgenomen, is daarom afhankelijk gemaakt van het jaartal van het Staatsblad waarin de wet wordt geplaatst.

Onderdeel B (artikel 1.2)

Onderdeel B voegt een nieuw derde lid toe aan artikel 1.2 van het wetsvoorstel. Het lid is bedoeld om duidelijkheid te verschaffen over de verhouding tussen de in het wetsvoorstel opgenomen overbrengingsverplichting en de in verschillende andere wet- en regelgeving opgenomen geheimhoudingsverplichtingen. In dit kader kan bijvoorbeeld worden gewezen op artikel 67, eerste lid, van de Algemene wet inzake rijksbelastingen: «Het is een ieder verboden hetgeen hem uit of in verband met enige werkzaamheid bij de uitvoering van de belastingwet over de persoon of zaken van een ander blijkt of wordt meegedeeld, verder bekend te maken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de belastingwet of voor de invordering van enige rijksbelasting als bedoeld in de Invorderingswet 1990.» Andere geheimhoudingsverplichtingen zijn bijvoorbeeld te vinden in de Pensioenwet (artikel 204) en de Wet op het financieel toezicht (artikel 1:89).

Het nieuwe derde lid van artikel 1.2 maakt duidelijk dat dergelijke bij of krachtens enige wet opgelegde geheimhoudingsverplichtingen geen beletsel vormen voor de overbrenging van documenten naar een archiefdienst. Vanzelfsprekend is dit uitsluitend aan de orde als het gaat om documenten die op grond van een selectiebesluit voor blijvende bewaring in aanmerking komen (vgl. artikel 5.4, eerste lid, van het wetsvoorstel). Welke documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen wordt daarbij bepaald aan de hand van een zorgvuldig proces dat nader wordt uitgewerkt in het Archiefbesluit en waarbij de belangen die deze documenten vertegenwoordigen – gespecificeerd in artikel 1.3 van het wetsvoorstel – de leidraad zijn.¹⁶

Na overbrenging zijn de desbetreffende documenten in beginsel openbaar op grond van artikel 7.1 van het wetsvoorstel. Daarom gelden de eventuele bij of krachtens enige wet gestelde geheimhoudingsverplichtingen na overbrenging niet meer. Dit laat onverlet dat het verantwoordelijke overheidsorgaan op grond van artikel 7.2 van het wetsvoorstel gehouden kan zijn de openbaarheid bij de overbrenging te beperken. Van een dergelijke plicht is in ieder geval sprake indien de documenten informatie bevatten als bedoeld in artikel 7.2, eerste lid, van het wetsvoorstel (zoals informatie die de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden, of bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld). Daarnaast is het verantwoordelijk overheidsorgaan gehouden de openbaarheid bij overbrenging te beperken, indien het belang van de openbaarheid van de in de documenten opgenomen informatie niet opweegt tegen één of meer van de in artikel 7.2, tweede lid, genoemde belangen.¹⁷

Onderdeel C (artikel 4.1)

Op grond van het wetsvoorstel moet een verantwoordelijk overheidsorgaan passende maatregelen nemen om zijn documenten in duurzaam toegankelijke staat te brengen en te houden. Over deze zogeheten risicobenadering is in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel een uitgebreide toelichting opgenomen.¹⁸ Daarbij is onder andere opgemerkt dat de risicobenadering ook kan betekenen dat documenten uit bepaalde applicaties en systemen niet onder archiefbeheer worden gebracht, en dat dergelijke documenten dus bijvoorbeeld ook niet in een selectiebesluit worden opgenomen.¹⁹

De regering meent dat hierop een correctie nodig is. Zoals in de memorie van toelichting reeds is aangegeven, is het feitelijk niet mogelijk dat documenten niet onder beheer worden gebracht. De documenten bevinden zich immers veelal in ICT-systemen van het verantwoordelijke overheidsorgaan, hetgeen feitelijk betekent dat altijd sprake is van enige vorm van beheer. De memorie van toelichting onderkent dat door een onderscheid te maken tussen technisch beheer en archiefbeheer, waarbij wordt toegelicht dat het mogelijk is om documenten wel technisch te beheren, maar daarop bijvoorbeeld geen selectiebesluiten toe te passen of maatregelen voor duurzame toegankelijkheid te nemen.

Met voortschrijdend inzicht vindt de regering dit onderscheid tussen archiefbeheer en technisch beheer onwenselijk. Met onderdeel C wordt daarom – door toevoeging van een nieuw lid aan artikel 4.1 van het wetsvoorstel – de mogelijkheid uitgesloten dat passende maatregelen zouden inhouden dat de wet ten aanzien bepaalde documenten buiten toepassing wordt gelaten. Deze aanscherping is gedaan naar aanleiding van de vragen die door de verschillende fracties zijn gesteld, maar is ook bedoeld om invulling te geven aan de aanbevelingen uit het recente rapport van de Inspectie over de archivering van chatberichten. Daarin heeft de Inspectie de Minister van OCW namelijk aanbevolen om te voorkomen dat overheidsorganen «op eigen houtje kunnen beslissen om archiefbescheiden niet in beheer te nemen, en daarbij te borgen dat de gemaakte afwegingen kenbaar en navolgbaar zijn».²⁰ Deze aanscherping sluit ook aan bij de opvattingen van het ACOI, dat stelt dat «keuzes in het informatiebeheer geen puur interne aangelegenheid zijn».²¹

De regering deelt de mening dat het onwenselijk is dat een verantwoordelijk overheidsorgaan documenten in de zin van de Archiefwet zonder meer buiten de reikwijdte van de wet en buiten de reikwijdte van een selectiebesluit zou kunnen plaatsen. In dat geval is immers niet transparant op welke wijze het verantwoordelijke overheidsorgaan aan de risicobenadering invulling heeft gegeven, en gelden bovendien geen waarborgen voor een zorgvuldige afweging. De regering vindt wel van groot belang dat een verantwoordelijk overheidsorgaan op grond van het wetsvoorstel de mogelijkheid heeft om – aan de hand van het belang van de desbetreffende documenten – te differentiëren in het niveau van de beheersmaatregelen die voor specifieke documenten worden getroffen (zie hierover nader de toelichting bij de onderdelen D en E hieronder).

Onderdeel D (artikel 4.2)

Onderdeel D wijzigt artikel 4.2 van het wetsvoorstel, dat betrekking heeft op de door een verantwoordelijk overheidsorgaan op te maken beheerregels. Op grond van het eerste lid van dat artikel is een verantwoordelijk overheidsorgaan verplicht om beheerregels vast te stellen voor het beheer van de niet-overgebrachte documenten waarvoor het verantwoordelijk is. Het huidige Archiefbesluit 1995 kent in artikel 14 eenzelfde verplichting, die evenwel uitsluitend geldt voor overheidsorganen van de centrale overheid. In het wetsvoorstel is ervoor gekozen deze verplichting op het niveau van de wet vast te leggen en bovendien te verruimen naar alle verantwoordelijke overheidsorganen.²²

In het tweede lid van artikel 4.2 was reeds een tweetal eisen over de inhoud van beheerregels opgenomen die randvoorwaardelijk van aard zijn, te weten (i) een omschrijving van welke overheidsorganen of dienstonderdelen met het beheer van de documenten zijn belast en (ii) een omschrijving van de wijze waarop het beheer periodiek wordt geëvalueerd. Met deze nota van wijziging wordt daaraan toegevoegd dat het verantwoordelijke overheidsorgaan een omschrijving geeft van de passende maatregelen die het neemt om zijn documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Met andere woorden: in de beheerregels moet ook worden omschreven op welke wijze het verantwoordelijke overheidsorgaan materieel invulling geeft aan de centrale verplichting van de Archiefwet die voortvloeit uit artikel 4.1 van het wetsvoorstel. Voor de volledigheid zij vermeld dat deze verplichting niet alleen ziet op documenten in digitale vorm, maar ook op fysieke documenten. Daarnaast is in een nieuw derde lid verplicht gesteld dat het verantwoordelijke overheidsorgaan zijn beheerregels openbaar maakt.

Deze toevoegingen zijn gedaan naar aanleiding van de verschillende vragen die in het verslag zijn gesteld over archiefvorming en beheer, en zijn tevens bedoeld om invulling te geven aan de aanbeveling uit het voornoemde rapport van de Inspectie over de archivering van chatberichten (zie ook de toelichting bij onderdeel C hierboven).²³ De regering verwacht dat deze aanvullende verplichtingen de transparantie van de informatiehuishouding ten goede zullen komen. Voor eenieder wordt kenbaar hoe een verantwoordelijk overheidsorgaan materieel invulling geeft aan de verplichtingen uit de Archiefwet en hoe het verantwoordelijke overheidsorgaan de zogeheten risicobenadering invult.

Van de gelegenheid is tevens gebruik gemaakt om onderdeel c (nieuw) van het tweede lid te verduidelijken. Op grond van dat onderdeel moet een verantwoordelijk overheidsorgaan in de beheerregels een omschrijving opnemen van de wijze waarop het beheer periodiek wordt geëvalueerd. Vanzelfsprekend is niet de bedoeling dat zo’n evaluatie louter op papier zou plaatsvinden. Daarom is aan het artikel toegevoegd dat ook een omschrijving moet worden gegeven van het periodieke onderzoek van het beheer. De algemene rijksarchivaris heeft geadviseerd om in plaats van een periodiek onderzoek naar het beheer een periodieke audit verplicht te stellen. Dit advies is niet overgenomen. Op grond van artikel 4.2, tweede lid, onderdeel c, is het verantwoordelijke overheidsorgaan verplicht in de beheerregels een nadere omschrijving te geven van de wijze waarop het beheer periodiek wordt geëvalueerd, onderzocht en indien nodig bijgesteld. In lijn met de systematiek van de wet – en de algemene plicht van verantwoordelijke overheidsorganen om passende maatregelen te treffen om hun documenten duurzaam te maken en te houden – vindt de regering het wenselijk dat verantwoordelijke overheidsorganen de ruimte wordt geboden om de manier waarop het beheer periodiek wordt onderzocht, naar eigen inzicht nader vorm te geven.

Onderdeel E (artikel 5.1)

Onderdeel E wijzigt artikel 5.1, dat betrekking heeft op selectiebesluiten. In selectiebesluiten wordt vastgelegd welke documenten gedurende welke termijn worden bewaard. Zoals hierboven is toegelicht, moeten alle documenten van een verantwoordelijk overheidsorgaan ook onder de reikwijdte van een selectiebesluit worden gebracht. Het is echter denkbaar dat voor bepaalde categorieën documenten door het verantwoordelijke overheidsorgaan wordt bepaald dat deze documenten – aan de hand van in de beheerregels te omschrijven criteria of instructies – door individuele medewerkers kunnen worden vernietigd.

Vernietiging na een vaste vernietigingstermijn, waarbij van de vernietiging bovendien een verklaring moet worden opgemaakt, kan feitelijk alleen door de organisatie plaatsvinden. In sommige gevallen is het echter wenselijk dat medewerkers ook enige ruimte hebben om zelf bepaalde documenten te vernietigen. Onderdeel E voegt met het oog op dergelijke gevallen een nieuw vierde lid aan artikel 5.1 toe, waarin wordt geëxpliciteerd dat in een selectiebesluit voor bepaalde categorieën tijdelijk te bewaren documenten kan worden bepaald dat zij op elk moment kunnen worden vernietigd. Om te waarborgen dat dit verantwoord en transparant gebeurt, geldt wel als eis dat deze mogelijkheid in een selectiebesluit wordt vastgelegd. Daarnaast moet het verantwoordelijke overheidsorgaan in de beheerregels een omschrijving opnemen van de maatregelen die hij neemt om zijn documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden.

Dit onderdeel sluit aan bij het advies van het ACOI, waarin werd geadviseerd dat «[k]euzes over het beheren én dus het bewaren van overheidsinformatie altijd [moeten] berusten op publieke waardering. Als een organisatie ervoor zou kiezen bepaalde categorieën documenten slechts kort te bewaren of vernietiging door individuele medewerkers toe te staan, dan moet ook dat blijken uit selectielijsten.»²⁴

Het toekennen van een waardering aan een categorie documenten gebeurt altijd op basis van de vier belangen van de Archiefwet, zoals opgenomen in artikel 1.3 van het wetsvoorstel. Voor documenten kan logischerwijs alleen worden bepaald dat zij op een vrij te kiezen moment door een medewerker kunnen worden vernietigd als deze weinig tot geen waarde hebben voor de uitvoering van de publieke taken van het betreffende overheidsorgaan of voor het afleggen van verantwoording daarover. Daarbij is in algemene zin te denken aan documenten die aan de uitvoering van de publieke taak van het overheidsorgaan geen wezenlijke bijdrage leveren. Het kan bijvoorbeeld niet gaan om documenten die beslissingen bevatten of een rol hebben gespeeld bij de totstandkoming hiervan, die adviezen of (gedeelde) standpunten bevatten, die tot financiële gevolgen hebben geleid, die burgercontact of contact met externen betreffen, of die een rol spelen voor verantwoording of voor reconstructiedoeleinden. Bovendien kan het alleen gaan om documenten die weinig tot geen waarde hebben voor eenieder bij het kennisnemen en het uitoefenen van rechten en plichten, die weinig tot geen waarde hebben voor onderzoek en die naar verwachting in de toekomst niet van belang zullen zijn als onderdeel van het cultureel erfgoed. Vanzelfsprekend is de toepassing van deze mogelijkheid ook niet aan de orde bij documenten waarvoor aan de informatiebeveiliging en het informatiebeheer hoge eisen moeten worden gesteld, bijvoorbeeld omdat het gaat om documenten met een zeer hoog vertrouwelijkheidsniveau of die bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Bij documenten die door een medewerker zelf mogen worden vernietigd kan bijvoorbeeld worden gedacht aan bepaalde chatberichten, waarvoor het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding adviseert om op basis van de selectielijsten mogelijk te maken dat deze berichten door de medewerkers zelf worden verwijderd.²⁵ Ook kan worden gedacht aan niet-inhoudelijke correspondentie met betrekking tot vergaderingen, zoals afwezigheids- of verhinderberichten of pushnotificaties. Daarnaast kan gedacht worden aan testdata zoals die gebruikt wordt bij software-ontwikkeling.

In principe zou ook voor bepaalde categorieën concepten vastgelegd kunnen worden dat deze door medewerkers zelf mogen worden vernietigd. In de praktijk van de digitale informatiehuishouding vormt het beheer van concepten een grote uitdaging, met name door het grote volume aan concepten dat een overheidsorgaan onder zich heeft. Concepten vormen echter een brede categorie documenten. Het is sterk afhankelijk van de inhoud en de context waarin het concept tot stand is gekomen, welk belang aan concepten moet worden toegekend.²⁶ Daardoor is het niet mogelijk om generieke uitspraken te doen over welke concepten hoe lang bewaard moeten worden, of over welke concepten door medewerkers zelf kunnen worden vernietigd.

Omdat kennis van de de inhoud en de context waarin het concept tot stand is gekomen essentieel is, is het selectiebesluit het aangewezen instrument om hiervoor in concreto een afweging te maken. Om verantwoordelijke overheidsorganen echter te helpen in het maken van onderscheid in concepten zal de regering voorafgaand aan de implementatie van deze wet een onderzoek laten uitvoeren door het Nationaal Archief. Het doel hiervan is om te kijken of er generiek én objectiveerbaar onderscheid gemaakt kan worden tussen verschillende categorieën concepten, los van de specifieke context waarin ze gemaakt of gebruikt zijn. Als op basis daarvan op hoofdlijnen het kaf van het koren gescheiden kan worden, kan dit helpen bij het opstellen van selectiebesluiten op dit vlak.

De regering is van mening dat deze mogelijkheid om bepaalde categorieën documenten op een willekeurig moment te kunnen vernietigen, van belang is voor een uitvoerbare informatiehuishouding. Gelet hierop is het advies van de algemene rijksarchivaris om hiervan af te zien, niet gevolgd. De regering erkent wel dat de vraag, welke documenten hiervoor in aanmerking kunnen komen, aan discussie onderhevig kan zijn. Vanzelfsprekend moet worden voorkomen dat documenten daarvoor te lichtvaardig in aanmerking worden gebracht. De regering is van mening dat de wijze waarop die mogelijkheid aldus in het wetsvoorstel is ingebed, daarbij voldoende waarborgen biedt.

Ten eerste zal de mogelijkheid om documenten op een willekeurig moment door medewerkers te kunnen laten vernietigen, telkens in een selectiebesluit moeten worden vastgelegd. Zoals hierboven reeds is toegelicht, vindt de totstandkoming van een selectiebesluit plaats aan de hand van een zorgvuldig proces dat nader wordt uitgewerkt in het Archiefbesluit. Hierbij is niet alleen het verantwoordelijke overheidsorgaan betrokken, maar ook de rijksarchivaris en een externe deskundige. Daarbij wordt elk selectiebesluit op grond van artikel 5.1, derde lid, van het wetsvoorstel door de Minister van OCW vastgesteld en gepubliceerd. Daarnaast maakt de verplichting om in de beheerregels een omschrijving te geven van de door het verantwoordelijke overheidsorgaan te nemen passende maatregelen, dat ook kenbaar is hoe deze mogelijkheid in de praktijk wordt ingevuld. De regering is ervan overtuigd dat deze waarborgen een te ruime toepassing van deze mogelijkheid voorkomen. Tegelijkertijd bieden deze voldoende ruimte aan de uitvoering en wegingen van professionals in de praktijk.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat het belang van een uitvoerbare informatiehuishouding en de bedrijfsvoering van overheidsorganen ook voor de huidige Archiefwet 1995 (en voor dit wetsvoorstel) reeds een belangrijke rol spelen bij het bepalen van bewaartermijnen in selectiebesluiten. Inherent aan het proces van selectie en waardering is immers dat – onder andere gelet op uitvoerbaarheid en de kosten die blijvende bewaring met zich brengt – keuzes moeten worden gemaakt, en dat daarom alleen de documenten die gelet op de belangen van de Archiefwet van blijvende waarde zijn, voor blijvende bewaring in aanmerking kunnen komen. Het proces van waardering en selectie is ook essentieel om de toegankelijkheid van het archief te kunnen borgen. Onderzoek of het reconstrueren van het overheidshandelen zouden immers kunnen worden bemoeilijkt of zelfs onmogelijk gemaakt als het archief niet goed geordend is, of als kaf en koren niet van elkaar gescheiden zijn. Dit geldt temeer voor de digitale informatiehuishouding en de explosieve toename aan documenten waarmee een overheidsorgaan te maken heeft. Het is daarom ook van belang dat overheidsorganisaties werk maken van de vernietiging van categorieën documenten die daarvoor op basis van een selectiebesluit in aanmerking komen. De naleving van deze vernietigingsplicht (artikel 5.3, eerste lid, van het wetsvoorstel) is ook een belangrijk onderwerp van het toezicht op grond van de Archiefwet.

Tot slot is van de gelegenheid gebruik gemaakt om een kennelijke misslag in het tweede lid, onderdeel b, van artikel 5.1 te herstellen. Ook is de delegatiegrondslag in het vijfde lid (nieuw) technisch aangescherpt, waarbij de grondslag voor het stellen van nadere regels met betrekking tot de procedure voor het ontwerpen van selectiebesluiten apart is gezet van de grondslag voor nadere regels over de inhoud van selectiebesluiten. De grondslag voor nadere regels over de inhoud van selectiebesluiten zal onder andere worden toegepast om in het Archiefbesluit een artikel op te nemen dat de rijksarchivaris de expliciete bevoegdheid geeft om voor specifieke groepen verantwoordelijke overheidsorganen niet-bindende modelselectiebesluiten vast te stellen (zie nader de paragraaf «Advies algemene rijksarchivaris» van de algemene toelichting hierboven). Ook zal deze grondslag gebruikt worden om criteria aan te wijzen waarmee kan worden bepaald welke categorieën documenten in ieder geval blijvend worden bewaard.²⁷

Onderdeel F (artikel 5.3)

Onderdeel F wijzigt artikel 5.3 van het wetsvoorstel, dat betrekking heeft op de vernietiging van documenten. In het wetsvoorstel waren in artikel 5.3 twee onderscheiden delegatiegrondslagen opgenomen. Op grond van het tweede lid zouden bij ministeriële regeling nadere regels worden gesteld «over een door het verantwoordelijke overheidsorgaan op te maken verklaring van vernietiging». Daarnaast bood het derde lid de mogelijkheid om bij of krachtens algemene maatregel van bestuur nadere regels te stellen over de «de wijze waarop vernietiging plaatsvindt».

Artikel 5.3 week hierdoor qua delegatiesystematiek af van de artikelen 4.3 (over vervanging) en 4.4 (over vervreemding), waarbij telkens een algemene delegatiegrondslag is opgenomen om bij of krachtens algemene maatregel van bestuur nadere regels te stellen. Ten behoeve van de eenduidigheid in het wetsvoorstel, brengt deze nota van wijziging de delegatiegrondslag in artikel 5.3 in lijn met de delegatiegrondslagen die in de artikelen 4.3 en 4.4 zijn opgenomen.

Onderdeel G (artikel 5.4)

Onderdeel G voorziet in een technische verbetering in artikel 5.4 van het wetsvoorstel. Artikel 5.4 heeft betrekking heeft op de overbrenging van blijvend te bewaren documenten naar een archiefdienst. Op grond van het eerste lid van artikel 5.4 dienen documenten die op grond van een selectiebesluit voor blijvende bewaring in aanmerking komen, na tien jaar te worden overgebracht naar een archiefdienst. Het is echter ook mogelijk dat documenten – bijvoorbeeld naar aanleiding van een zogeheten «hotspot» – blijvend worden bewaard in afwijking van een selectiebesluit. Het nieuwe artikel 5.4, tweede lid, maakt duidelijk dat ook voor deze documenten geldt dat zij na tien jaar naar een archiefdienst moeten worden overgebracht.

Onderdeel H (artikel 5.5)

In artikel 5.5 vervalt het vierde lid. Het vierde lid bood de mogelijkheid om nadere voorwaarden te verbinden aan een machtiging tot opschorting van de overbrenging, waarnaast in het vijfde lid de mogelijkheid was opgenomen om bij of krachtens algemene maatregel van bestuur voorwaarden vast te stellen die in ieder geval aan een machtiging verbonden zijn. Nu de voorlopige uitwerking van het Archiefbesluit en de Archiefregeling verder is gevorderd, is het voornemen om uniforme voorwaarden vast te stellen die bij de opschorting van toepassing zijn. Gelet daarop kan het vierde lid vervallen. Het vijfde lid is vernummerd tot het nieuwe vierde lid, waarbij de mogelijkheid om bij of krachtens algemene maatregel van bestuur voorwaarden vast te stellen, is gewijzigd in een verplichting.

Onderdeel I (artikel 5.6)

Artikel 5.6 heeft betrekking op de ontheffing van de overbrengingsverplichting. In dit artikel zijn het derde en vierde lid opnieuw vastgesteld. In het derde lid is daarbij expliciet gemaakt dat gedeputeerde staten, onderscheidenlijk Onze Minister, een verleende ontheffing kan intrekken als (i) de overbrenging van de desbetreffende documenten niet langer afbreuk zou doen aan de integriteit van de verzameling of aan de uitvoering van de wettelijke taak van het desbetreffende overheidsorgaan of (ii) het verantwoordelijke overheidsorgaan niet langer voorziet in adequate voorzieningen voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling van de desbetreffende documenten.

Daarnaast is zijn in het vierde lid verschillende delegatiegrondslagen opgenomen. Dit lid vervangt daarmee het oude derde en vierde lid. Het oude vierde lid bevatte een facultatieve delegatiegrondslag voor het stellen van nadere regels over de door een verantwoordelijk overheidsorgaan te treffen adequate voorzieningen. Nu de voorlopige uitwerking van het Archiefbesluit en de Archiefregeling verder is gevorderd, is duidelijk dat in ieder geval nadere regels zullen worden gesteld op dit punt. Gelet daarop is een facultatieve delegatiegrondslag niet nodig. Deze grondslag is daarom als non-facultatieve delegatiegrondslag opgenomen in artikel 5.6, vierde lid (nieuw), en samengevoegd met de eerdere delegatiegrondslag die in het oude derde lid was opgenomen. Daarbij is tevens een (eerder ontbrekende) grondslag toegevoegd om nadere regels te stellen over de bekendmaking van een verleende ontheffing.

In dit onderdeel was aanvankelijk ook een aanpassing opgenomen van artikel 5.6, tweede lid, onderdeel c. Deze aanpassing zou mogelijk hebben gemaakt om ook een ontheffing te verlenen, indien een verantwoordelijk overheidsorgaan de adequate voorzieningen voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling van de documenten pas na de verlening van de ontheffing volledig zou implementeren. De algemene rijksarchivaris heeft geadviseerd om van deze aanpassing af te zien, omdat bij een reeds verleende ontheffing de incentive zou kunnen ontbreken om de vereiste adequate voorziening in orde te maken. Gelet op dit advies is deze aanpassing uit de nota van wijziging geschrapt.

Onderdeel J (artikel 7.2)

Artikel 7.2 heeft betrekking op openbaarheidsbeperking bij de overbrenging van documenten naar een archiefdienst. Naar aanleiding van een vraag van de leden van de PvdA-fractie met betrekking tot de beperkingsgrond «onevenredige benadeling», die in het derde lid was opgenomen, heeft de regering besloten die beperkingsgrond te doen vervallen (zie ook paragraaf 7 van de nota naar aanleiding van het verslag).

Naar aanleiding van deze vraag is opnieuw kritisch gekeken naar de toegevoegde waarde van de beperkingsgrond. Omdat er met de specificatie van de beperkingsgronden in het wetsvoorstel geen denkbare gevallen meer zijn, waarvoor de beperkingsgrond «onevenredige benadeling» bij overbrenging na tien jaar nog toepassing zou moeten kunnen vinden, is ervoor gekozen om de beperkingsgrond uit het wetsvoorstel te laten vervallen. Bij de evaluatie van het wetsvoorstel (na vijf en na vijftien jaar) zal het doen vervallen van deze beperkingsgrond worden geëvalueerd, en zal worden onderzocht of er in de loop van de toepassing van de nieuwe wet niet toch gevallen aan het licht komen waarbij voor de bescherming van een gerechtvaardigd belang een juiste beperkingsgrond ontbreekt.

Onderdelen K, M en O (artikelen 7.5, 8.4, 8.5 en 11.4)

De onderdelen K, M en O bevatten verschillende technische reparaties in het wetsvoorstel. Onderdeel K herstelt een kennelijke misslag in artikel 7.5.

Onderdeel M voorziet in een verduidelijking van de artikelen 8.4, vierde lid, en 8.5, tweede lid, van het wetsvoorstel. In artikel 8.3, vijfde lid, is bepaald dat voor drie specifieke beperkingsgronden (de beperkingsgronden eenheid van de Kroon, veiligheid van de Staat, en de betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties) voor inzage een bijzonder regime geldt. Voor de documenten waarop één of meerdere van deze beperkingsgronden van toepassing zijn, blijft na overbrenging het verantwoordelijke overheidsorgaan dat de documenten heeft overgebracht bevoegd om op een inzageverzoek te beslissen. Daarnaast geldt voor deze documenten niet het openbaarheidsregime van de Archiefwet, maar de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de documenten niet naar een archiefdienst zouden zijn overgebracht (bijvoorbeeld de Wet open overheid).²⁸

In artikel 8.4, vierde lid (dat betrekking heeft op het verstrekken van informatie in andere vorm), ontbrak echter een verwijzing naar artikel 8.3, vijfde lid. Dit zou kunnen leiden tot de misvatting dat het voornoemde bijzondere regime alleen geldt als een verzoek om inzage wordt gedaan, maar niet als informatie in andere vorm wordt gevraagd. Hetzelfde geldt voor uitlening, dat in artikel 8.5 is geregeld. Gelet hierop zijn de artikelen 8.4, vierde lid, en 8.5, tweede lid, aangevuld met een verwijzing naar artikel 8.3, vijfde lid, zodat buiten twijfel wordt gesteld dat het bijzondere regime niet alleen van toepassing is als om toegang tot documenten wordt gevraagd, maar ook als om informatie in andere vorm of om uitlening wordt gevraagd.

Onderdeel O herstelt ten slotte een foutieve verwijzing in artikel 11.4 van het wetsvoorstel.

Onderdeel L (artikel 8.3)

Artikel 8.3 heeft betrekking op het verlenen van toegang tot beperkt openbare documenten door de archivaris. Daartoe kon de archivaris op grond van de oorspronkelijke tekst van het wetsvoorstel besluiten voor zover de beperkingsgronden, bedoeld in artikel 7.2, zich daartegen niet verzetten. Met onderdeel K is deze formulering aangescherpt, waarbij duidelijk is gemaakt dat de archivaris hierbij een afweging moet maken tussen enerzijds het belang van de relevante beperkingsgronden, bedoeld in artikel 7.2, en anderzijds het belang van de verzoeker tot raadpleging of gebruik van de documenten. In het Archiefbesluit zullen overigens nadere regels opgenomen voor deze beoordeling door de archivaris (vgl. artikel 8.7, vijfde lid, aanhef en onderdeel b).

Onderdelen P en Q (artikelen 11.5 en 11.5a)

De onderdelen P en Q hebben betrekking op de Machtigingswet oprichting Invest-NL, onderscheidenlijk de Machtigingswet oprichting Invest International. In het wetsvoorstel was reeds een wijzigingsartikel opgenomen om de Machtigingswet oprichting Invest-NL met het wetsvoorstel in lijn te brengen. Met onderdeel P is dit artikel op een aantal onderdelen aangescherpt, waarbij is verduidelijkt dat artikel 15, eerste en derde lid, van de Machtigingswet uitsluitend betrekking hebben op de documenten die aan Invest-NL ter beschikking worden gesteld. Omdat het gaat om documenten in de zin van de Archiefwet, volgt uit de systematiek van de wet overigens reeds dat die wet daarop van toepassing is toepassing is en dat de Inspectie daarop toezicht houdt, maar met artikel 15, eerste en derde lid, wordt dat buiten twijfel gesteld.²⁹

Het tweede lid van artikel 15 heeft betrekking op de overdracht van het archief van Invest-NL (of een rechtspersoon als bedoeld in artikel 2, derde lid, van de Machtigingswet oprichting Invest-NL) in geval van de eventuele ontbinding van de desbetreffende rechtspersoon. Op grond van dit artikellid wordt worden de schriftelijke stukken of andere gehelen van vastgelegde gegevens in dat geval overgedragen aan de Minister wie het aangaat.³⁰ Omdat Invest-NL – gelet op artikel 5, tweede lid, van de Machtigingswet – niet als overheidsorgaan moet worden aangemerkt, gaat het hierbij om een archief waarop de Archiefwet tot aan die overdracht aan de Minister niet van toepassing is. Vanaf het moment van de overdracht vallen de desbetreffende stukken echter onder de Archiefwet, en moeten zij worden aangemerkt als documenten van de Minister aan wie zij zijn overgedragen.³¹

Op grond van de Machtigingswet oprichting Invest-NL heeft Invest-NL overigens ook tot taak om subsidieregelingen en -besluiten uit te voeren op basis van een door de Minister van Economische Zaken en Klimaat te geven mandaat (vgl. artikel 4, eerste lid, aanhef en onderdeel b, van de Machtigingswet oprichting Invest-NL). In dat geval is de Archiefwet onverkort van toepassing op de documenten die in het kader van dat mandaat worden opgemaakt of ontvangen. In juridische zin gaat het dan immers om documenten die verband houden met de publieke taak van de Minister en die in zijn naam worden opgemaakt of ontvangen.

Onderdeel Q voorziet mutatis mutandis in de toevoeging van een soortgelijk wijzigingsartikel voor de Machtigingswet oprichting Invest International.

Deze nota van wijziging wordt gegeven mede namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, G. Uslu

---

1 De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken (Rapport Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, 2022), te raadplegen via https://www.inspectie-oe.nl/actueel/nieuws/2022/10/03/rapport-ministerie-algemene-zaken.

2 «Kan dit weg?» – «Nee» (Advies Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, 2023), te raadplegen via https://www.acoi.nl/chatberichten/.

3 De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken (Rapport Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, 2022), te raadplegen via https://www.inspectie-oe.nl/actueel/nieuws/2022/10/03/rapport-ministerie-algemene-zaken, p. 5.

4 Kamerstukken II 2021/22, 35 968, nr. 3, p. 67 e.v.

5 Artikel 1.1, aanhef juncto onderdeel a, van het wetsvoorstel.

6 Zoals in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel is toegelicht, moet aan het «verband houden met de publieke taak» een ruime uitleg worden gegeven; vgl. Kamerstukken II 2021/22, 35 968, nr. 3, p. 68.

7 Het gebruik van privémail wordt overigens ernstig ontraden, vgl. het Handboek voor bewindspersonen, te raadplegen via: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/richtlijnen/2022/01/25/handboek-voor-bewindspersonen, p. 42–43. Indien echter toch privémail wordt gebruikt, maakt dat voor de reikwijdte van de Archiefwet geen verschil; ook privémails kunnen in archiefwettelijke zin als documenten worden aangemerkt.

8 Dit is vanzelfsprekend anders als de overheidsorganisatie zelf de opsteller is van de nieuwsbrief.

9 Zie ook De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken (Rapport Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, 2022), te raadplegen via https://www.inspectie-oe.nl/actueel/nieuws/2022/10/03/rapport-ministerie-algemene-zaken, p. 25, «Kan dit weg?» – «Nee» (Advies Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, 2023), te raadplegen via https://www.acoi.nl/chatberichten/, p. 13, alsmede de Kabinetsreactie op de verschillende adviesrapporten over chatberichtenarchivering, Kamerstukken II 2023/24, 32 802, nr. 67, p. 6–7.

10 Voor e-mails en chatberichten geldt dit bijvoorbeeld per definitie, want deze komen doordat zij worden verzonden altijd buiten het persoonlijke domein van de ambtenaar. De enige uitzonderingen hierbij zijn niet-verzonden concepten. Dat zijn dan ook geen documenten.

11 Tevens ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.

12 In de Archiefwet 1995 de «rijksarchiefdienst» genoemd.

13 Artikel 6.1, vierde lid, van het wetsvoorstel biedt daarvoor een grondslag.

14 Zie voor een overzicht van deze kennisproducten de Kennisbank van het Nationaal Archief, te raadplegen via https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank.

15 In dit kader kan bijvoorbeeld ook worden gedacht aan modelselectiebesluiten aan de hand van de zes archetypes van werksoorten, zoals die door de regeringscommissaris Informatihuishouding zijn geformuleerd. Vgl. https://www.rcihh.nl/speerpunten/algemene-informatiewet.

16 De belangen waarmee bij het opstellen van een selectiebesluit rekening moet worden gehouden, zijn opgenomen in artikel 1.3 van het wetsvoorstel. Voor het waarderingsproces bij de centrale overheid heeft het Nationaal Archief de handreiking «Belangen in Balans» opgesteld, die is te raadplegen via https://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/field-file/belangen_in_balans_v1.0.pdf.

17 Vgl. de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel, Kamerstukken II 2021/22, 35 968, nr. 3, § 4.7 en p. 89.

18 Kamerstukken II 2021/22, 35 968, nr. 3, p. 20–21.

19 Kamerstukken II 2021/22, 35 968, nr. 3, p. 21.

20 De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken (Rapport Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, 2022), te raadplegen via https://www.inspectie-oe.nl/actueel/nieuws/2022/10/03/rapport-ministerie-algemene-zaken.

21 «Kan dit weg?» – «Nee» (Advies Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, 2023), te raadplegen via https://www.acoi.nl/chatberichten/, p. 25.

22 Zie over de beheerregels nader de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel, Kamerstukken II2021/22, 35 968, nr. 3, p. 21–22 en 80.

23 De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken (Rapport Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, 2022), te raadplegen via https://www.inspectie-oe.nl/actueel/nieuws/2022/10/03/rapport-ministerie-algemene-zaken.

24 «Kan dit weg?» – «Nee» (Advies Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, 2023), te raadplegen via https://www.acoi.nl/chatberichten/, p. 48.

25 «Kan dit weg?» – «Nee» (Advies Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, 2023), te raadplegen via https://www.acoi.nl/chatberichten/, p. 10.

26 Daarbij komt nog – zoals op pagina 6 is toegelicht – dat concepten die met niemand gedeeld zijn, niet als document kunnen worden aangemerkt, en derhalve niet onder de Archiefwet vallen.

27 Het voornemen is om in het Archiefbesluit op te nemen dat categorieën documenten die vallen binnen de volgende criteria in ieder geval blijvend worden bewaard: strategische besluitvorming, met de daarbij behorende verslaglegging, waaronder in elk geval, voor zover van toepassing, organisatie overstijgende en internationale strategische besluitvorming; planvorming en verantwoording; cruciale processen; en systematische registraties.

28 De Archiefwet 1995 bevat een soortgelijke bepaling, vgl. artikel 15, vijfde tot en met zevende lid, van de Archiefwet 1995.

29 De toelichting die hierboven ten aanzien van de documentdefinitie is gegeven, is hier vanzelfsprekend onverkort van toepassing.

30 In het tweede lid wordt bewust (anders dan in het eerste en derde lid) niet het begrip «document», maar de woorden «schriftelijke stukken of andere gehelen van vastgelegde gegevens» gebruikt. Het gaat in het tweede lid immers om stukken die door Invest NL zijn opgemaakt, en die dus niet vallen onder de definitie van «document», bedoeld in artikel 1.1 van het wetsvoorstel. Deze stukken zijn immers niet door een overheidsorgaan opgemaakt (vgl. nader onderdeel a van de documentdefinitie).

31 Vgl. de onderdelen a en b van de documentdefinitie in artikel 1.1 van het wetsvoorstel.