35 728 Programma Grensverleggende IT (GrIT)

Nr. 8 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 31 oktober 2022

Hierbij bied ik u de antwoorden aan op de schriftelijke vragen die zijn gesteld door de vaste commissie voor Defensie over de basis- en voortgangsrapportage van het programma Grensverleggende IT (GrIT) (Kamerstuk 35 728, nr. 7). Deze vragen werden ingezonden op 13 oktober 2022.

Daarnaast bedank ik u voor de complimenten over de inzichtelijkheid en leesbaarheid van de basis- en voortgangsrapportage over het programma Grensverleggende IT.

Naar aanleiding van uw verzoek om informatie van de uitkomsten van de interne toets van de CIO op GrIT in combinatie met de BIT-toets zeg ik toe u te informeren over de uitkomsten in een volgende voortgangsrapportage zodra beide toetsen beschikbaar zijn.

De Staatssecretaris van Defensie, C.A. van der Maat

1. Wat betekent het dat de blokken BR-012, BR-013, BR-031, BR-032 en BR-033 nog niet afgenomen zijn, waarom zijn ze nog niet afgenomen en wat zijn de consequenties hiervan, bijvoorbeeld voor de planning en het budget?

De Generieke Services (GES) blokken BR-031, BR-032 en BR-033 zijn om budgettaire redenen in de business case (plan A’ uit 2020) gemarkeerd als optioneel. Inmiddels is voor deze blokken budget beschikbaar gesteld op basis van de Defensienota 2022 (Kamerstuk 36 124, nr. 1). In het tweede kwartaal van 2022 is gestart met de inventarisatie wanneer deze blokken in realisatie genomen kunnen worden en hoe dit in de planning past. In de volgende voortgangsrapportage zal ik u hierover nader informeren.

De blokken BR-012 (Internet op de legering) en BR-013 (E-welfare) worden door Defensie buiten het programma GrIT zelf gerealiseerd op basis van bestaande contracten. Deze blokken hebben daarom geen invloed op de planning en het budget van GrIT.

2. Wat wordt bedoeld met de opmerking in de voortgangsrapportage (p. 4) dat de doorlooptijd van het opstellen van en de besluitvorming over documentatie een continue uitdaging vormen voor de voortgang van de uitvoering? Welke mogelijke gevolgen heeft dit?

Voorafgaand aan de realisatie van een blok vindt een proces plaats van schrijven, reviewen en goedkeuren van diverse documenten. In dit proces vindt tevens afstemming plaats tussen Defensie en het consortium over af te roepen opties, draaiknoppen en overige wijzigingen ten opzichte van hetgeen is vastgelegd in de business case. De doorlooptijd van dit proces blijkt langer dan vooraf gepland. Hierdoor is de start van de realisatiefase van verschillende individuele blokken vertraagd. Voor de totale planning heeft dit vooralsnog geen consequenties. Defensie heeft in samenwerking met het consortium inmiddels verbeteringen doorgevoerd om dit proces te versnellen.

3. Kunt u de waarschuwing in de voortgangsrapportage voor mogelijke kostenstijgingen en uitloop van de planning door hardware keuzes en nieuwe onderaannemers nader toelichten? Aan welke kosten en uitloop moet gedacht worden?

De waarschuwing over kostenstijgingen en uitloop komt voort uit twee elementen. Ten eerste stamt het Technisch Ontwerp uit 2018. De doelstelling van GrIT is om robuuste, hoogwaardige en veilige IT te leveren aan de Defensieorganisatie. Voorafgaand aan de realisatie van ieder blok wordt bezien of het Technisch Ontwerp uit 2018 nog actueel is. Keuze voor moderne hardware (bij eventueel een andere leverancier) leidt veelal tot koststijgingen. Moderne hardware is over het algemeen duurder dan de oudere hardware. Daarnaast leidt wereldwijde schaarste van hoogwaardige hardware tot algemene kostenstijging van deze producten.

Ten tweede heeft Defensie een contractueel recht om technologie van bepaalde leveranciers toe te voegen aan de IT-infrastructuur oplossing die wordt geleverd door het consortium. Indien Defensie hiertoe besluit zal het consortium een aangepast technisch ontwerp en planning voor de realisatiefase en ter beschikkingsstellingsfase van het relevante blok maken. Dit vergt extra tijd. In het geval dat de door Defensie opgelegde keuzes meerkosten voor het consortium met zich meebrengen (bijvoorbeeld meer en/of duurdere hardware) zullen deze ten laste komen van Defensie.

Het is volledig afhankelijk van de casus wat de kosten en uitloop bij specifieke wijzigingen zullen zijn. Hierover rapporteert Defensie in de voortgangsrapportages.

4. Klopt het dat, in tegenstelling tot de realisatiefase, er geen risicoreservering is voor de exploitatiefase? Zo ja, waarom is er geen risicoreservering voor de exploitatiefase en is dat geen onderdeel van het totale budget? Hoe hoog worden de risico’s in de exploitatiefase geschat en hoe worden onverhoopte exploitatiekosten gedekt?

De exploitatiefase bij Defensie kent geen risicoreservering, dit is vastgelegd in de interne richtlijnen (I-DGB-DOBP-610 Instructie risicomanagement voor investeringsprojecten d.d. 4 juni 2021). Deze risico’s worden in voorkomend geval gefinancierd vanuit het exploitatiebudget van Defensie.

Er zijn op dit moment geen risico’s voor de exploitatie gekwantificeerd conform de instructie. Tot nu toe kunnen afwijkingen binnen het programma gedekt worden vanuit de vrije ruimte. De vrije ruimte is in de voortgangsrapportage gedefinieerd als het verschil tussen beschikbaar budget en verwachte kosten. In de volgende voortgangsrapportage zal ik u verder informeren over hoe Defensie omgaat met budgettaire gevolgen van afwijkingen en risico’s in de exploitatie.

5. Wat betekent het voor het programma dat een deel van GrIT (€ 94,1 miljoen) onderdeel uitmaakt van het geaccordeerde Nederlandse Herstel- en Veerkrachtplan?

De opname van het programma GrIT in het geaccordeerde Nederlandse Herstel- en Veerkrachtplan heeft geen effect voor de realisatie van de blokken of de financiering van het programma. Het programma GrIT is reeds volledig gefinancierd. De programma organisatie wordt wel belast met rapportage- en administratieverplichtingen vanuit de Europese Commissie.

6. Kunt u toelichten waarom de benodigde capaciteit zo gestegen is ten opzichte van de berekening in de business case?

Door de vertraging in de oplevering van enkele blokken is er meer inzet van Defensiepersoneel nodig voor de instandhouding van de huidige IT. Tegelijkertijd geldt dat door de vertraging minder capaciteit van Defensie nodig is voor de ondersteuning van de nieuwe IT in de terbeschikkingstelling fase. Een deel van de benodigde capaciteit voor ondersteuning van de nieuwe IT wordt geleverd door het consortium.

7. Kunt u de gevolgen voor zowel GrIT als mogelijk andere IT-projecten van Defensie inzichtelijk maken van het temporiseren van andere IT-projecten om daarmee Defensiecapaciteit beschikbaar te maken?

Het programma GrIT zorgt voor borging van de continuïteit van de IT-dienstverlening via vernieuwing van de basis infrastructuur. Deze basis is essentieel voor het realiseren van de ambities in de Defensienota 2022.

Het toewijzen van de benodigde capaciteit aan het programma GrIT leidt mogelijk, als gevolg van schaarste aan intern personeel, arbeidsmarktkrapte en beperkingen van externe expertise, tot het verschuiven van capaciteit van andere IT-projecten naar GrIT. Er wordt op dit moment nog geen capaciteit van andere IT-projecten gebruikt voor GrIT.

Indien een herschikking van capaciteit plaatsvindt, zal ik u hierover in de volgende voortgangsrapportages informeren en de gevolgen voor GrIT en de betreffende IT-projecten kenbaar maken.