35 200 X Jaarverslag en slotwet Ministerie van Defensie 2018

Nr. 7 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 7 juni 2019

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Minister van Defensie over het rapport van de Algemene Rekenkamer van 15 mei 2019 inzake «Resultaten verantwoordingsonderzoek 2018 bij het Ministerie van Defensie (X)» (Kamerstuk 35 200 X, nr. 2).

De Minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 4 juni 2019. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Aukje de Vries

De griffier van de commissie, De Lange

1

Het rapport Resultaten Verantwoordingsonderzoek vermeldt dat Defensie alleen met een goed functionerende bedrijfsvoering in staat zal zijn om de extra beschikbaar gekomen gelden doeltreffend en doelmatig uit te geven. Kunt u aangeven hoe u een goed functionerende bedrijfsvoering gaat bereiken, zolang de verantwoordelijken onbestraft blijven, materiaal niet in stand wordt gehouden en u en de Staatssecretaris dramatisch scoorden bij de BNR-enquête? Zo nee, waarom niet?

2

Kunt u aangeven hoe u de individuele personele gereedheid gaat verbeteren, zolang Defensie blijft aanmodderen in het cao-overleg, keuringsartsen onbetrouwbaar zijn, minderheden de voorkeur krijgen boven getalenteerd defensiepersoneel en geen veilig materiaal beschikbaar is? Zo nee, waarom niet?

4

Deelt u de mening dat de puinhopen van de laatste jaren en de resterende puinhopen bewijzen dat Defensie zich niet laat sturen door een bureaucratisch organisatiemodel met fancy managementtaal maar door beleidsverantwoordelijken met ervaring binnen het krijgsmachtswezen en/of het veld binnen een systeem waarbij men leert van fouten en hierdoor zichzelf verder ontwikkelt en de rotte appels uit het systeem gooit. Zo nee, waarom niet?

5

Kunt u begrijpen dat het voor defensiepersoneel onbegrijpelijk is dat de Rekenkamer gehakt maakt van het defensiebeleid en u en de Staatssecretaris aanblijven? Zo nee, waarom niet?

Met de investeringen die voortkomen uit het regeerakkoord (bijlage bij Kamerstuk 34 700, nr. 34) en de Defensienota (Kamerstuk 34 919, nr. 1) groeit Defensie. Materieel wordt vervangen en vernieuwd en met de uitvoering van de personeelsagenda zet Defensie zich in om het personeel uit de markt te halen dat nodig is voor een toekomstbestendige krijgsmacht. De eerste stappen zijn daarmee gezet. De gevolgen van de bezuinigingen zijn echter nog dagelijks zichtbaar in de bedrijfsvoering en volledig herstel kost tijd en middelen. Defensie werkt hard aan dit herstel door aandacht te besteden aan grote onderwerpen (arbeidsvoorwaarden, legering, reservedelen, stroperigheid in de organisatie) maar zeker ook door daarbij de kleinere zaken niet uit het oog te verliezen. De Algemene Rekenkamer onderschrijft in het verantwoordingsonderzoek dan ook dat er stappen zijn gezet om de bedrijfsvoering bij Defensie te verbeteren.

3

Kunt u aangeven hoe u het vastgoedvraagstuk gaat oplossen, zolang met geen woord wordt gerept over het aanpakken van ziekmakende hygiëneproblemen in kazernes en de vele bezwaren over de geplande verhuizing van de marinierskazerne van Doorn naar Vlissingen? Zo nee, waarom niet?

Het uitwerken van een strategisch vastgoedplan vormt de basis om de portefeuille te sturen, te beheersen en te prioriteren, en het vastgoedmanagement verder te professionaliseren.

Defensie heeft eerder geconstateerd dat het toekomstvast, duurzaam op orde krijgen van een uitgebreide en diverse vastgoedportefeuille van circa 11.000 gebouwen een grote, complexe en, vanwege bezuinigingen uit het verleden, langjarige opgave is. Juist daarom ontwikkelt Defensie een strategisch vastgoedplan, dat de basis vormt om op lange termijn te voorzien in een gezonde portefeuille. Zoals gemeld in de Kamerbrief stand van zaken vastgoed Defensie (Kamerstuk 34 919, nr. 35 d.d. 25 april 2019) is in de Defensienota (Kamerstuk 34 919, nr. 1) voor het aanpakken van achterstallig onderhoud op de korte termijn € 75 mln gereserveerd. Daarnaast trekt Defensie in 2019 nogmaals € 25 mln uit voor het verminderen van achterstallig onderhoud, het verbeteren van de legering en facilitaire ondersteuning. Defensie kent momenteel vastgoedproblematiek op uiteenlopende onderwerpen. Over de hygiëneproblemen in legeringsgebouwen bent u geïnformeerd in de Kamerbrief stand van zaken vastgoed Defensie.

Uw Kamer is verschillende malen geïnformeerd over het project MARKAZ (o.a. in de Kamerbrief stand van zaken MARKAZ d.d. 11 september 2018 en de Kamerbrief stand van zaken vastgoed Defensie).

4

Deelt u de mening dat de puinhopen van de laatste jaren en de resterende puinhopen bewijzen dat Defensie zich niet laat sturen door een bureaucratisch organisatiemodel met fancy managementtaal maar door beleidsverantwoordelijken met ervaring binnen het krijgsmachtswezen en/of het veld binnen een systeem waarbij men leert van fouten en hierdoor zichzelf verder ontwikkelt en de rotte appels uit het systeem gooit. Zo nee, waarom niet?

Zie het antwoord op vraag 1.

5

Kunt u begrijpen dat het voor defensiepersoneel onbegrijpelijk is dat de Rekenkamer gehakt maakt van het defensiebeleid en u en de Staatssecretaris aanblijven? Zo nee, waarom niet?

Zie het antwoord op vraag 1.

6

Herkent u zich in de conclusie van de Algemene Rekenkamer (AR) dat u onvoldoende inzicht heeft in de stand van het beheer en onderhoud van het vastgoed?

7

Wat gaat u doen om op de kortst mogelijke termijn een integraal inzicht in het beheer en onderhoud van de totale vastgoedportefeuille tot stand te brengen?

45

Waarom hebt u geen integraal zicht op de stand van het onderhoud van de gehele vastgoedportefeuille, waaronder informatie over de daadwerkelijke staat en het gebruik van de vastgoedportefeuille?

Inzage verkrijgen in het beheer en onderhoud van de gehele vastgoedportefeuille is intern Defensie een continue proces. Dit gebeurt door middel van kwaliteitsmetingen door het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) waarbij in een continue proces in zes jaar de hele portefeuille gemeten wordt. Voor het strategisch vastgoedplan nemen wij de meting op technische kwaliteit uit 2016 als basis. Het RVB voert deze kwaliteitsmetingen uit via vastgestelde NEN-normen. De resultaten worden binnen het Rijksvastgoedbedrijf vastgelegd en gebruikt voor verdere planvorming.

Defensie wil de informatie uit de kwaliteitsmetingen te allen tijde en op locatie beschikbaar hebben. Dit inzicht is er momenteel nog niet. Daarom hebben wij het RVB de opdracht gegeven hier invulling aan te geven. Het RVB zit in een aanbestedingsprocedure om een geschikt informatiesysteem aan te schaffen en in te voeren waarbij vastgoedinformatie, zoals resultaten van inspecties, keuringen en herstellingen, te allen tijde zichtbaar is. Vooruitlopend op dit nieuwe informatiesysteem werkt het RVB aan een oplossing om bepaalde informatie, zoals over keuringen, al op korte termijn in een interim--systeem inzichtelijk te maken voor Defensie.

8

Hoe beoordeelt u de waarschuwing van de AR dat, als de verwervingsketen onvoldoende blijft functioneren, dat kan leiden tot vertragingen, kostenoverschrijdingen en onvoldoende aansluiting van het materieel op de oorspronkelijke behoefte, en dat er dus een risico ontstaat dat het niet gaat lukken om de modernisering van de krijgsmacht tijdig, effectief en efficiënt te realiseren? Bent u bereid een hoge prioriteit te geven aan het versterken van de «voorzien-in» keten en de Kamer over de voortgang op de hoogte te houden?

De Rekenkamer constateert dat er maatregelen zijn genomen om de processen voor de aanschaf van materieel te verbeteren. De Rekenkamer meent dat deze maatregelen er in opzet veelbelovend uitzien. Wij beschouwen de waarschuwing van de AR daarmee als een steun in de rug voor het gevoerde beleid en zullen nauwlettend volgen of dit beleid effect sorteert.

9

Hoe beoordeelt u de constatering van de AR dat de gerealiseerde investeringsquote al bijna tien jaar achterblijft bij de geraamde? Welke factoren veroorzaken de achterblijvende investeringsquote en hoe gaat dit opgelost worden? In hoeverre is er sprake van een symptoom van een onvoldoende functionerende bedrijfsvoering?

27

Hangt het niet geheel besteden van het investeringsbudget samen met een onvoldoende functionerende bedrijfsvoering, zoals de AR constateert?

De investeringsquote (IQ) laat sinds 2014 een stijgende lijn zien: deze steeg van 2014 tot 2017 met circa een procentpunt per jaar. De gerealiseerde investeringsquote in 2018 is 18,9 procent, een stijging van bijna twee procentpunt ten opzichte van 2017.

We verwachten dat deze lijn zich doorzet. Dat blijkt onder andere uit het feit dat in 2018 voor ruim € 3,8 miljard verplichtingen is aangegaan, wat positief is voor de investeringsquote in de komende jaren. Dit is een forse stijging ten opzichte van de afgelopen jaren.

Defensie streeft ernaar om, conform de NAVO-richtlijn, ten minste 20 procent van het uitgavenbudget te besteden aan investeringen. Defensie stuurt hierbij op een meerjarig gemiddelde investeringsquote over een periode van vijf jaar. Hierbij geldt dat de realisatie van de investeringsquote in enig jaar lager kan uitkomen – bijvoorbeeld door vertraging in het sluiten van contracten – zolang dit meerjarig maar gecompenseerd wordt. Naar verwachting komt de IQ in 2019 boven de 20% uit. Binnen enkele jaren verwachten we dat ook de meerjarig gemiddelde IQ uitkomt boven de 20%.

Wij delen verder de constatering van de Rekenkamer dat diverse onderkende problemen onderling afhankelijk zijn en vragen om een integrale oplossing. Het niet geheel besteden van het investeringsbudget wordt daarin betrokken. Ook in de lopende programma’s is aandacht voor een integrale benadering.

10

Erkent u dat de problemen met de bedrijfsvoering in bijna alle gevallen gelegen zijn in een tekort aan personeel?

Dat veel afdelingen/eenheden binnen de organisatie op dit moment niet volledig gevuld zijn, werkt uiteraard niet bevorderend voor de algehele bedrijfsvoering.

11

Erkent u dat het personeelstekort, hetgeen de bron is van veel problemen in de bedrijfsvoering, grotendeels veroorzaakt wordt door het uitblijven van betere arbeidsvoorwaarden en loopbaanmogelijkheden bij Defensie? Zo nee, wat is dan de oorzaak?

Ondanks dat zowel de instroom van militairen als die van burgermedewerkers hoger was dan in de voorgaande jaren is het aantal vacante functies in 2018 met 2.448 gestegen van 6.144 naar 8.592. Een deel hiervan is veroorzaakt door de uitbreiding in 2018 met 1.600 formatieplaatsen. Doordat Defensie in omvang groeit, ontstaat er een additionele behoefte aan personeel in een periode van krapte op de arbeidsmarkt.

Uit de Personeelsrapportage 2018 (Kamerstuk 35 000 X, nr. 4) blijkt dat ontwikkelmogelijkheden, de aansturing van de organisatie en het kunnen doen van (nuttig) werk dat aansluit bij de capaciteiten van het personeel de voornaamste vertrekredenen zijn in dat kader wordt zoals vermeld in de personeelsrapportage gewerkt aan een nieuw personeelssysteem. Een kleiner percentage benoemt de arbeidsvoorwaarden als reden voor vertrek. Defensie neemt diverse maatregelen om een aantrekkelijke werkomgeving te bieden. Voorbeelden van reeds gestarte maatregelen zijn het investeren in de materiële gereedheid, vastgoed en legering, behoudmaatregelen voor medewerkers, het bieden van loopbaanperspectief en een veilige werkomgeving.

12

Waarom heeft u ervoor gekozen de aanbeveling van de AR om de factoren die de materiële gereedheid beïnvloeden gestructureerd vast te leggen, niet op te volgen?

32

Waarom hebt u de aanbeveling van de AR om de factoren die de materiële gereedheid beïnvloeden gestructureerd vast te leggen, niet opgevolgd?

Defensie heeft in 2018 het plan van aanpak Verbeteren Materiële Gereedheid uitgebreid met nadrukkelijke verwijzingen naar factoren zoals personeel (verwijzend naar het project Behoud en Werving) en infrastructuur die de materiële gereedheid beïnvloeden. Deze factoren zijn de basis voor de verbetermaatregelen. Het plan wordt doorlopend bijgewerkt. Op deze wijze wordt invulling gegeven aan de aanbeveling van de AR in het verantwoordingsonderzoek 2018. Ook zullen onderwerpen zoals het voorzien-in proces, infrastructuur en personeel nader worden uitgewerkt in de actiepunten behorende bij het plan van aanpak.

13

Bent u voornemens het Defensie Materieel Proces (DMP) te herzien met het oog op het beter waarborgen van de randvoorwaarden van de instroom, het gebruik en het onderhoud van te verwerven nieuw materieel? Zo nee, hoe gaat u dan voorkomen dat er nieuwe problemen ontstaan met de materiele gereedheid?

Het DMP zal inderdaad worden herzien ten behoeve van de informatievoorziening aan de Tweede Kamer over projecten op het gebied van materieel, vastgoed en IT. Het onder de loep nemen van het DMP op zichzelf draagt echter niet bij aan een verbeterde instroom of onderhoud. Defensie neemt wel maatregelen om de materiële gereedheid te verbeteren. Zo zijn er stappen genomen om de samenwerking tussen behoeftesteller en uitvoerder verder te verbeteren en werkt Defensie aan het verder verbeteren van de planningssystematiek en het investeringsbeheer. Verder legt ook het plan van aanpak Verbeteren Materiële Gereedheid een basis voor verdere verbetermaatregelen.

Met deze maatregelen werkt Defensie aan het wegwerken van de problemen. Door de onderlinge afhankelijkheid van de problemen en door bestaande achterstand zijn resultaten hiervan niet onmiddellijk zichtbaar.

14

Hoe bent u voornemens de aanbeveling van de AR, om alle (bestaande) contracten van reeds in gebruik zijnde wapensystemen voor repareerbare reserveonderdelen te analyseren en waar nodig te herzien of alsnog af te sluiten, op te volgen?

37

Beschikt u over de capaciteit om alle (bestaande) contracten van reeds in gebruik zijnde wapensystemen voor repareerbare reserveonderdelen te analyseren en zo nodig te herzien of alsnog af te sluiten?

In het plan van aanpak Verbeteren Materiële Gereedheid wordt onderkend dat de repareerbare reserveonderdelen de nodige aandacht verdienen. Omdat het analyseren en waar nodig herzien of alsnog afsluiten van (bestaande) contracten van reeds in gebruik zijnde wapensystemen voor repareerbare reserveonderdelen meer capaciteit vergt dan beschikbaar is, richten we ons in eerste instantie op nieuwe contracten.

15

Bent u voornemens een meerjarige kosten-batenanalyse van het programma Grensverleggende IT (GrIT) op te stellen, zoals de ARK aanbeveelt?

38

Kunt u aangeven hoe u tegen de aanbeveling van de AR aankijkt om op basis van de businesscase een meerjarige kosten-batenanalyse van het programma GrIT op te stellen?

Een meerjarige kosten-batenanalyse maakt onderdeel uit van de businesscase GrIT die aan de Kamer is toegezegd, als deze gereed is. Deze businesscase wordt opgesteld conform een voorgeschreven methodiek van het Ministerie van Financiën.

16

Waarom zijn de geconstateerde tekortkomingen uit 2017 bij de inkooporganisatie nog steeds niet verholpen? Wanneer denkt u dit wel te realiseren?

Om de onvolkomenheid in het inkoopbeheer te verhelpen dient door de Algemene Rekenkamer de adequate werking van de key controls te kunnen worden vastgesteld en dan met name de key controls aanbestedingskalender en spend analyse. De verbetermaatregelen om de werking van de aanbestedingskalender en de spend analyse bij Defensie te verstevigen zijn in het najaar van 2018 getroffen. De nog in 2018 resterende tijd was te kort om de adequate werking van deze key controls vast te kunnen stellen. Het streven is in 2019 een flinke slag hierin te hebben gemaakt. Ten aanzien van het key control contractenregister richt de aandacht zich op het zo volledig mogelijk krijgen van het register. Het blijft aan de Algemene Rekenkamer wanneer zij de werking van voldoende niveau vinden.

17

Op welke termijn verwacht u het verbeterplan ten aanzien van het beheer en opslag van munitie volledig te hebben uitgevoerd?

Het verbeterplan bevat maatregelen die op korte termijn de meest urgente constateringen oplossen zoals bijvoorbeeld aanpassingen aan bliksembeveiligingsinstallaties. Deze zijn in 2020 gereed. Een aantal maatregelen waarmee verdere structurele aanpassingen worden doorgevoerd kost meer tijd. De projectmatige realisatie hiervan omvat onder meer een herbelegging van taken en verantwoordelijkheden en een groei van de organisatie. We zijn hiervoor mede afhankelijk van het aantrekken en behouden van personeel. Gezien het oplopende aantal vacante functies, kan ik de termijn waarop dit plan volledig is uitgevoerd niet in een jaartal vatten.

18

Kunt u een schematisch overzicht verschaffen van al het Defensievastgoed, dat niet aan wettelijke en/of functionele eisen voldoet, en op welke termijn tekortkomingen worden verholpen? Zo nee, waarom niet?

43

Aan welke wettelijke eisen voldoet het Defensievastgoed thans niet?

De functionele eisen zijn afhankelijk van het gebruiksdoel van het gebouw. Er is geen schematisch overzicht van deze functionele eisen per gebouw. Als de gebruiker dusdanig wijzigt dat de huisvestingsbehoefte verandert, wordt onderzocht in welke mate het betreffende gebouw aangepast moet worden.

De afgelopen jaren zijn wat betreft wet- en regelgeving op verschillende Defensielocaties tekortkomingen geconstateerd op bijvoorbeeld het gebied van brandveiligheid, asbest, hygiëne (in zorg- en keukenfaciliteiten) en de Arbowet. Er lopen verschillende projecten om dit te verhelpen. Een voorbeeld daarvan is het project Aanpassing vastgoed Defensie, waarover u bent geïnformeerd in het Materieel Projecten Overzicht van september 2018 en in de Kamerbrief stand van zaken vastgoed Defensie. Dit project omvat verschillende deelprojecten die nodig zijn om te blijven voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving voor gebouwen en installaties, met betrekking tot bijvoorbeeld asbestsanering en milieuregels.

Een recent uitgevoerde inventarisatie van legeringsgebouwen liet eveneens een tekortkoming zien op hygiëne. Hoewel dit geen wettelijke eis betreft, is dit wel een aandachtspunt voor Defensie (zie ook Kamerbrief stand van zaken vastgoed Defensie).

Daarnaast moeten voor met name installaties wettelijk verplichte keuringen worden uitgevoerd en dient onderhoud en eventueel benodigd herstel te worden uitgevoerd. Vanwege de verouderde portefeuille vergt het een grote inspanning om aan deze wettelijke eisen te voldoen. Defensie heeft met het RVB een afspraak van 100 procent gekeurde installaties in gebouwen. Aan de hand van de uitkomsten van deze keuringen bestaat inzage in de tekortkomingen op het gebied van wettelijke eisen. Wanneer er een tekortkoming wordt geconstateerd, neemt Defensie samen met het RVB de benodigde maatregelen om dit te verhelpen en in de tussentijd de veiligheid van het personeel te kunnen waarborgen.

19

Gaat u zo spoedig mogelijk afspraken maken met het Rijksvastgoedbedrijf over welke informatie over het vastgoed aan Defensie aangeleverd moet worden? Zo nee, waarom niet? Zo ja, op welke termijn?

Defensie en het RVB hebben in de Nadere Uitwerking Opdrachtgeversconvenant afspraken gemaakt over welke vastgoedinformatie met Defensie wordt gedeeld ten behoeve van goede sturing. We beseffen dat het zinvol is om nu, na een aantal jaren intensieve samenwerking, de afspraken hierover nader te beschouwen. Dit doen we door middel van een evaluatie waarbij de eventuele witte vlekken in kaart worden gebracht om zo beter aan te sluiten bij de informatiebehoefte van Defensie. Het convenant wordt dit jaar aan de hand van deze evaluatie up-to-date gemaakt.

Daarnaast zit het RVB in een aanbestedingsprocedure om de informatie uit de kwaliteitsmetingen te allen tijde beschikbaar te kunnen hebben. Zie ook het antwoord op vragen 6, 7 en 45.

20

Waarom duurt het tot 2020 voordat de tekortkomingen in de brandveiligheid van niet-legeringsgebouwen in kaart is gebracht, laat staan verholpen? Wat zijn de mogelijkheden om dit proces te versnellen? Bent u voornemens die mogelijkheden te benutten?

Het betreft een deelproject van het project Aanpassing vastgoed Defensie, waarover u onder andere bent geïnformeerd in het Materieel Projecten Overzicht. Over specifiek (de laatste stand van zaken van) het deelproject Brandveiligheid overige gebouwen en brandmeldinstallaties bent u geïnformeerd in de voortgangsrapportage vastgoed van 31 januari 2018 (Kamerstuk 33 763, nr. 139) en onlangs in de Kamerbrief stand van zaken vastgoed Defensie. Het gaat om ruim 600 overige gebouwen waarvoor een vergunning- of meldingsplicht geldt. Acute gebreken waarbij de vluchtveiligheid in gevaar is, worden direct opgelost, waardoor de veiligheid van het personeel is geborgd.

De ruim 600 gebouwen zijn op basis van gebouwkenmerken en een risico inschatting verdeeld in drie prioritaire groepen. Op basis van een regionale clustering is de opdracht bij de markt uitgezet om de tekortkomingen in kaart te brengen.

Het aantal (brandveiligheid)adviesbureaus op de markt dat deze inventarisatie voor dit aantal gebouwen op kwalitatief goed niveau kan uitvoeren is zeer beperkt. Uit de ervaring van de eerste 200 scans blijkt ook dat dit werk voor de markt niet eenvoudig is en veel coördinatie en bijsturing van het RVB en Defensie vergt. Hierdoor is verdere versnelling van het inventariseren van tekortkomingen niet mogelijk. Daarmee kan ook het oplossen van de mogelijke tekortkomingen niet worden versneld. Het in kaart brengen van de tekortkomingen in brandveiligheid van niet-legeringsgebouwen ligt bovendien op schema.

21

Waarom duurt het tot 2023 voordat alle brandmeldingsinstallaties zijn vervangen? Wat zijn de mogelijkheden om dit proces te versnellen? Bent u voornemens die mogelijkheden te benutten?

Het project vervanging brandmeldinstallaties (BMI) is een regulier vervangingsprogramma. Hierbij worden alle installaties met een leeftijd van 15 jaar of meer vervangen. De aanwezige BMI’s voldoen dus nog aan de eisen van wet- en regelgeving en worden ook jaarlijks gecertificeerd. Er is dus geen reden om dit te versnellen.

Los van het vervangingsproject worden installaties die defect raken conform het reguliere proces direct vervangen.

22

Hoe staat het met het doorontwikkelen van de Life Cycle Cost? Wordt dit vanaf nu in alle DMP-brieven meegenomen?

Momenteel is de administratie van Defensie zo ingericht, conform de Comptabiliteitswet en het daarin verplicht gestelde Kas-Verplichtingenstelsel, dat LCC voor (wapen)systemen niet intracomptabel verkregen kan worden. Defensie heeft een LCC-model ontwikkeld dat wordt ingevoerd in een testomgeving. In deze testomgeving wordt zichtbaar welke aanpassingen in de administratie en bedrijfsvoering nodig zijn om vervolgens LCC Defensiebreed te kunnen toepassen.

In het Defensie Projecten Overzicht wordt u, waar van toepassing, geïnformeerd over de delta-exploitatie. Hiermee krijgt u inzicht in de impact van het nieuwe materieel, IT of vastgoed op de exploitatiekosten van Defensie.

23

Wat gaat u doen om de door de AR geconstateerde nieuwe onvolkomenheid bij het vastgoed zo snel mogelijk weg te werken? Wanneer kan de Kamer het Strategisch Vastgoedplan tegemoet zien?

In onze bestuurlijke reactie op het Verantwoordingsonderzoek van de Algemene Rekenkamer hebben wij aangegeven dat het op orde krijgen van de vastgoedportefeuille een langjarige opgave is en hebben we op hoofdlijnen gemeld op welke wijze we met de geconstateerde onvolkomenheid omgaan. Het uitwerken van het strategisch vastgoedplan vormt de basis om de portefeuille op lange termijn (15 à 20 jaar) weer gezond te krijgen. Ook dient het strategisch vastgoedplan om de portefeuille te sturen, te beheersen en te prioriteren en het vastgoedmanagement verder te professionaliseren.

Daarnaast is om de vastgoedsturing verder te verbeteren onlangs assetmanagement op tactisch niveau ingericht, worden de afspraken met het RVB over de vastgoedinformatie geëvalueerd en intensiveren we met het RVB het informatiemanagement in de gehele keten om beter keuzes te kunnen maken. Hiertoe loopt bij het RVB bijvoorbeeld een aanbestedingsprocedure om een geschikt informatiesysteem aan te schaffen, zodat resultaten van inspecties, keuringen en herstellingen te allen tijde zichtbaar zijn. Zie ook het antwoord op vragen 6, 7 en 45.

24

In hoeverre hangt de genoemde accreditatieproblematiek samen met de accreditatieproblematiek bij de Minister van Buitenlandse Zaken?

Defensie heeft een aantal kritieke systemen die wij gebruiken. De accreditatieproblematiek bij BZ heeft daar geen relatie mee.

25

Hoe beoordeelt u het advies van de AR om bij de besluitvorming in de aankoopfase van nieuwe wapensystemen alle keuzes die invloed hebben op het gebruik en het onderhoud van de wapensystemen expliciet te maken?

Positief, het expliciet maken van keuzes die invloed hebben op het gebruik en het onderhoud van wapensystemen is onderdeel van projectmanagement. Met het expliciet maken worden toekomstige kosten en/of werklast inzichtelijk.

26

Verwacht de Minister een groter aantal FTE’s in 2019 dan in 2018?

De formatie van Defensie zal in de komende jaren conform de plannen uit de Defensienota (Kamerstuk 34 919, nr. 1) verder groeien.

De verwachting is dat alle wervingsactiviteiten en de maatregelen ter behoud van personeel, in deze periode van krapte op de arbeidsmarkt, de formatieve groei niet bij kunnen houden. Dit heeft tot gevolg dat het vullingspercentage bij met name militaire functies verder zal dalen.

Voor nadere toelichting over de (verwachte) groei en vulling van de organisatie verwijzen wij u naar de Personeelsrapportage over 2018.

27

Hangt het niet geheel besteden van het investeringsbudget samen met een onvoldoende functionerende bedrijfsvoering, zoals de AR constateert?

Zie het antwoord op vraag 9.

28

In hoeverre beschouwt de Minister van Financiën de gegroeide onderbesteding als een probleem?

Hoewel er in 2018 geld is doorgeschoven naar latere jaren, betekent dat niet dat Defensie deze middelen niet nodig heeft. Voor deze kasschuif zijn wij reeds verplichtingen aangegaan die in latere jaren tot uitbetalingen leiden. Defensie kan de onderrealisatie kortom onderbouwen met concrete behoeften en verplichtingen, die vertraagd tot realisatie komen en tot daadwerkelijke uitgaven leiden. Het niet gerealiseerde investeringsbudget kan Defensie via de ongelimiteerde eindejaarsmarge meenemen naar volgende jaren. Investeringen worden dus niet geschrapt, maar de uitgaven verschuiven naar later. De uitgaven laten de laatste jaren een stijgende lijn zien, wat ook naar voren komt in de sinds 2014 stijgende investeringsquote.

29

Heeft de Minister van Financiën gedreigd gevolgen te verbinden aan (blijvende) onderbesteding van deze omvang?

Nee.

30

Hoe verklaart u het niet-naleven van de Europese aanbestedingswetgeving?

De oorzaken van de dossiers waarbij is geconstateerd dat de Europese aanbestedingsregelgeving niet is nageleefd zijn divers van aard. De onrechtmatigheidsfouten zijn voor een deel veroorzaakt door de dossiers waarbij om voor Defensie moverende redenen (bijvoorbeeld omwille van de veiligheid, beveiliging en continuïteit van de bedrijfsvoering) vooraf bewust wordt afgeweken van de Europese aanbestedingsregelgeving door middel van de zogenaamde escalatieprocedure. Voor het andere deel van de dossiers is, in het kader van de jaarlijkse controle door de ADR, achteraf geconstateerd dat opdrachten niet Europees zijn aanbesteed waar dat wel had gemoeten (bijvoorbeeld een onterecht beroep op een uitzonderingsgrond) of dat de Europese aanbestedingsregelgeving niet correct is toegepast (bijvoorbeeld niet houden van een mini-competitie waar dat wel is voorgeschreven).

31

Kunt u aangeven of de Defensie Industrie Strategie (DIS) de ruimte biedt om fouten omtrent het niet-naleven van de Europese aanbestedingswetgeving in de toekomst te verminderen?

In de Defensie Industrie Strategie is het kader voor een gerichte verwervingsstrategie expliciet uitgewerkt wanneer wezenlijke veiligheidsbelangen, als één van de toepassingscriteria van artikel 346 VWEU, in het geding zijn. Voor elke aanschaf afzonderlijk zal een afweging moeten worden gemaakt of de verwerving een directie koppeling heeft met een specifiek geïdentificeerd veiligheidsbelang en welke procedure het meest geschikt is. Indien de bescherming van de wezenlijke veiligheidsbelangen van het Koninkrijk dit vergt, kan een beroep op artikel 346 VWEU worden gedaan. De DIS biedt concrete aanknopingspunten voor de onderbouwing daarvan.

33

Hoe is het mogelijk dat onderhouds- en logistieke plannen niet altijd aanwezig zijn bij ingebruikname van het nieuwe wapensysteem?

34

Hoe verklaart u de confronterende voorbeelden van de AR inzake het ontbreken van onderhouds- en logistieke plannen bij Defensie?

Er zijn meerdere redenen die kunnen leiden of hebben geleid tot het niet altijd aanwezig zijn van onderhouds- en logistieke plannen bij ingebruikname van een nieuw wapensysteem, zoals:

• 1. in het verleden gemaakte (beperkte) contractuele afspraken met leveranciers, door het vooropstellen van de instroom van een nieuw wapensysteem, waarbij onvoldoende invulling is gegeven aan de randvoorwaarden voor instroom, gebruik en onderhoud;

• 2. de inrichting van configuratiemanagement ijlt na op de levering van het product;

• 3. een lage prioriteit op onderhouds- en logistieke plannen zoals de inrichting van configuratiemanagement, als gevolg van te krappe budgetten en/of personele reducties en gebrek aan specialistisch personeel. Dit kan leiden tot keuzes van bijvoorbeeld inbesteding in plaats van outsourcing van een aantal Integrated Logistics Support (ILS-) producten;

• 4. het verwachte gebruik ten tijde van verwerving dat onvoldoende overeen komt met het werkelijke gebruik. Dit kan door wijzigende omstandigheden zoals nieuwe taakstellingen en missies.

35

Deelt u de analyse dat de deugdelijke systeemlogistiek en aanpak van de ketenlogistiek bij de Luchtmacht hoofdzakelijk samenhangt met externe luchtvaarteisen?

Luchtvaarteisen zijn erop gericht het risico op ongevallen met luchtvaartuigen zo klein als mogelijk te houden. Daarom moeten componenten traceerbaar zijn en voorzien zijn van alle bijbehorende documentatie. Configuratiemanagement, systeem- en ketenlogistiek voor de vliegende wapensystemen is zo ingericht dat wijzigingen minutieus worden bijgehouden. Dit gebeurt niet alleen om ongevallen te voorkomen, maar ook om zo effectief en efficiënt mogelijk de ketens te besturen en te verbeteren.

36

Hoe gaat u invulling geven aan de aanbeveling om operationele commando’s beter van elkaar(s oplossingen) te laten leren?

Binnen het plan van aanpak Verbeteren Materiële Gereedheid worden operationele commando’s in de gelegenheid gesteld om te leren van elkaars oplossingen. Met name op het gebied van ketenlogistiek, zoals het opzetten van breed samengestelde groepen om wapensystemen te beheren, en op het gebied van systeemlogistiek, zoals het samenbrengen van documentatie over logistiek, onderhoud en beheer van wapensystemen, liggen kansen voor de operationele commando’s om van elkaar te leren. Het van elkaar leren van best practices is een vast thema in de verbeteracties.

37

Beschikt u over de capaciteit om alle (bestaande) contracten van reeds in gebruik zijnde wapensystemen voor repareerbare reserveonderdelen te analyseren en zo nodig te herzien of alsnog af te sluiten?

Zie het antwoord op vraag 14.

38

Kunt u aangeven hoe u tegen de aanbeveling van de AR aankijkt om op basis van de businesscase een meerjarige kosten-batenanalyse van het programma GrIT op te stellen?

Zie het antwoord op vraag 15.

39

Waarom is het proces van de accreditering van de kritieke systemen zo tijdrovend?

Voor de accreditatie van de kritieke systemen leggen we een dossier aan met daarin de beschrijving van de verantwoording en controle van de implementatie van de maatregelen. Met name deze verantwoording en controle kost relatief veel tijd om te beschrijven en uit te voeren.

40

Waarom is het contractenregister nog niet volledig?

De volledigheid van het contractenregister hangt voor een groot deel samen met het gebruik van Enterprise Resource Planning voor materieellogistiek en financiën (ERP M&F). Zo zijn er bijvoorbeeld resterende onderdelen waarbij de migratie naar ERP M&F gaande is of nog moet plaatsvinden. De volledigheid van het contractenregister blijft dan ook nog een aandachtspunt. Niettemin zijn er in 2018, zoals ook de ADR in het Auditrapport 2018 heeft vastgesteld, belangrijke stappen gezet om het contractenregister volledig te maken.

41

Waarom hanteert/hanteerde u als aanbestedingsdrempel de grens van 50.000 euro en niet van 33.001 euro?

De grens van 50.000 euro is onderdeel van het afsprakenpakket tussen BZK en de AR over de objectieve leverancierskeuze voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarde. Naar aanleiding hiervan is door BZK een rijksbreed beleidskader opgesteld. Een onlosmakelijk onderdeel van het afsprakenpakket en daarmee ook van het beleidskader is dat de grens wordt gesteld op 50.000 euro.

Het gaat om inkoopopdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempel. Bij Defensie wordt voor inkoopopdrachten vanaf 50.000 euro een Verwervingsplan opgesteld dat in het inkoopdossier wordt opgenomen. In het Verwervingsplan dient o.a. de motivering voor de objectieve leverancierskeuze te worden vermeld. Door de grens van 50.000 euro te hanteren, brengt het rijksbrede kader voor Defensie geen extra werklast/bureaucratie met zich mee. Het meegaan met een tijdelijke grens van 33.000 euro zou betekenen dat de toepassingsgrens van het Verwervingsplan hiernaar wordt gewijzigd. De werklast/bureaucratie (invullen, akkoord en registratie) voor Defensie neemt dan aanzienlijk toe vanwege de aantallen inkoopopdrachten waarvoor dan ook een Verwervingsplan zou gaan gelden. Dit zou ook effect hebben op de snelheid van verwerving.

42

Hoe verklaart u het dat de gebreken in de administratie van de centrale voorraad munitie ten opzichte van 2017 niet zijn opgelost?

Voor het oplossen van een aantal van de geconstateerde gebreken moet regelgeving worden aangepast. Deze aanpassingen hebben meer tijd gekost dan voorzien. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan het wijzigen van de regelgeving. Daarmee worden de laatste tekortkomingen uit 2017 weggewerkt.

43

Aan welke wettelijke eisen voldoet het Defensievastgoed thans niet?

Zie het antwoord op vraag 18.

44

Hoe verklaart u de tekortkomingen in de managementinformatie van het vastgoedbeheer van uw ministerie? Hangt de managementinformatie ook samen met personele capaciteit?

Zoals ook geconstateerd in onze bestuurlijke reactie op het Verantwoordingsonderzoek van de Algemene Rekenkamer is het op orde krijgen van de vastgoedportefeuille een langjarige opgave. Dit geldt ook voor het vastgoedbeheer en -management. Hierbij is het strategisch vastgoedplan (SVP) de basis om het vastgoedmanagement verder te professionaliseren. De capaciteit binnen Defensie, het RVB en de markt is bij de verdere uitwerking van het SVP een expliciet aandachtspunt.

Defensie en het RVB evalueren dit jaar ook de afspraken over het uitwisselen van vastgoedinformatie ten behoeve van een goede sturing. Zie ook het antwoord op vraag 19.

45

Waarom hebt u geen integraal zicht op de stand van het onderhoud van de gehele vastgoedportefeuille, waaronder informatie over de daadwerkelijke staat en het gebruik van de vastgoedportefeuille?

Zie het antwoord op vragen 6, 7 en 45.

46

Welke rol kunnen reservisten spelen bij het beheersen van het materieelverwervingsproces?

Reservisten vullen een deel van de schaarse capaciteit (technisch personeel, inkoop, projectmanagers, auditors) in naast inhuur en werving.

47

Hoe verklaart u de beperkte samenwerking tussen de diverse Defensieonderdelen die bij het proces van het verwerven van groot materieel betrokken waren? Wat hebt u hieraan gedaan?

Samenwerking tussen de diverse defensieonderdelen is van groot belang binnen projectmanagement. Toch is er een aantal redenen waardoor deze samenwerking niet optimaal is/was. Een aantal daarvan is:

• 1. wisselingen in teamsamenstelling/gesprekspartners. Dit komt deels door roulatie van militairen op functie;

• 2. eenzelfde groep specialisten die betrokken is bij projecten is ook betrokken bij missies (in voorbereiding, ondersteuning of door deelname) en de instandhouding van bestaand materieel. Dit heeft impact op de doorlooptijd van een project.

Wat is er aan gedaan: er wordt eerder en beter afgestemd tussen de betrokken spelers bij de initiatie van projecten (behoeftestellingsfase). Bij dit overleg worden o.a. de opdrachtgever, -nemer en gebruiker (Defensieonderdelen) intensief en vroegtijdig betrokken.

48

Waarom zijn er geen toereikende beheersmaatregelen getroffen – door de leverancier van de applicatie en door uzelf – voor de digitale kluis? Zijn daar geen procedures voor?

De door de Algemene Rekenkamer gesignaleerde aandachtspunten over de beheersmaatregelen voor de digitale kluis betreffen met name het aantoonbaar maken door de leverancier van de werking van in opzet getroffen maatregelen. Een mogelijkheid hierbij is dat de leverancier door de externe accountant hiernaar (aanvullend) onderzoek laat doen, op grond waarvan een zogenaamd assurancerapport wordt uitgebracht. De mogelijkheden hiervoor en financiële gevolgen hiervan worden onderzocht en besproken met de leverancier. Zo nodig wordt dat in samenspraak met andere departementen gedaan die gebruik maken van dezelfde applicatie.

49

Bent u in staat om bij de besluitvorming in de aankoopfase van nieuwe wapensystemen alle keuzes die invloed hebben op het gebruik en het onderhoud van de wapensystemen expliciet te maken? Zo nee, waarom niet?

Ja.

50

Hoe voorkomt u dat bij de totstandkoming van gereedheidsinformatie subjectieve elementen worden toegevoegd aan de feitelijke informatie?

Het geheel van Materiële Gereedheid, Personele Gereedheid en Geoefendheid bepaalt de Operationele Gereedheid van de capaciteit of inzetbare eenheid en is, ook op lager niveau, altijd een samenstel van feitelijke informatie en subjectieve elementen. Defensie werkt aan het automatiseren, en daarmee objectiveren, van gereedheidsinformatie in het Dashboard Operationele Gereedheid. Het programma Kwaliteit in Beeld beoogt het verbeteren van het objectieve inzicht in de kwalitatieve Personele Gereedheid. De Operationele Gereedheid zal een subjectief element blijven houden aangezien hierbij een oordeel van de commandant benodigd is over de gereedheid van zijn eenheid. Dit oordeel van de commandant is cruciaal aangezien niet alle elementen te objectiveren zijn, waaronder bijvoorbeeld het moreel van de eenheid.

51

Hoe gaat u de gereedheidsinformatie inzichtelijker maken en beter op elkaar laten aansluiten?

De gereedheidsinformatie komt samen in de inzetbaarheidsrapportage. Defensie geeft met de nieuwe opzet van de inzetbaarheidsrapportage uitvoering aan de aanbeveling van het Interdepartementaal Beleidsonderzoek Gereedheid om de inzetbaarheidsinformatie meer in samenhang te presenteren. In overleg met uw Kamer is afgesproken om in de inzetbaarheidsrapportage, op het juiste aggregatieniveau, inzicht te bieden in de mate waarin aan de inzetbaarheidsdoelen uit de Defensienota 2018 (Kamerstuk 34 919, nr. 1) kan worden voldaan.

52

In welk geval kunnen de niet-uitgegeven begrotingsgelden krachtens de geldende begrotingsregels (volgens de Minister van Financiën) niet worden doorgeschoven naar volgende jaren?

In geval de niet-uitgegeven exploitatiebegrotingsgelden de eindejaarsmarge van 1% overstijgen, dan worden deze begrotingsgelden niet doorgeschoven naar volgende jaren. Voor niet uitgegeven investeringsgelden van artikel 6 geldt een 100% eindejaarsmarge.