33 997 Vliegramp MH17

Nr. 112 BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 22 februari 2018

Hierbij informeer ik uw Kamer over de uitvoering van de motie omtrent het archief en de index MH17 en de eindfase van het project «Blijvend in ons geheugen: nationale crisis MH17», conform de toezegging van 6 juli 2017 (Kamerstuk 33 997, nr. 99).

Aanleiding en terugblik

Met de motie-Omtzigt (Kamerstuk 33 997, nr. 73) heeft uw Kamer verzocht een apart archief en index van MH17-materiaal op te zetten, wegens het belang van goede en zorgvuldige bewaring en beheer van al het (onderzoeks)materiaal, ongeacht de vorm.

Het kabinet acht het goed en zorgvuldig bewaren en beheren van de relevante informatie uiteraard van groot belang en heeft zowel voorafgaand als naar aanleiding van de motie de nodige maatregelen genomen. In mijn brief van 21 december 2016 (Kamerstuk 33 997, nr. 89) is toegelicht hoe aan het verzoek van uw Kamer concrete uitvoering wordt gegeven. De coördinatie en uitvoering hiervan is ondergebracht in het project «Blijvend in ons geheugen: nationale crisis MH17».

De huidige wet- en regelgeving en de reguliere wijze waarop archieven in Nederland zijn ingericht vormen de kaders waarbinnen het project is uitgevoerd. Dit betekent dat alle betrokken organisaties in het kader van hun zorgplicht zelf verantwoordelijk zijn voor het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van hun archief. Het project heeft daarom niet ten doel gehad het gevraagde fysieke MH17-archief op dit moment bij het Nationaal Archief in te richten, zoals reeds is in mijn brief van 21 december 2016 is medegedeeld.

Voortgang project «Blijvend in ons geheugen: nationale crisis MH17»

Het project had als doel om te zorgen dat de beschikbare en relevante informatie rondom het dossier Neerhalen vlucht MH17 (hierna dossier MH17) bij de betrokken organisaties blijvend wordt bewaard. Daar is door de betrokken organisaties hard aan gewerkt. Om tot daadwerkelijke bewaring te komen, was het van belang om eerst een overzicht te hebben van welke informatie er bij de desbetreffende organisaties aanwezig is en vervolgens te borgen dat de informatie duurzaam wordt bewaard of dat daartoe acties worden ondernomen.

Door het inrichten van het project zijn er door de 33 betrokken organisaties¹(aanvullende) inventarisatie- en beheeractiviteiten opgestart. De Nationale Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) heeft de activiteiten gecoördineerd en gemonitord, de algemene rijksarchivaris heeft het project ondersteund met kennis en kunde. De Erfgoedinspectie heeft een uitvoerbaarheidstoets uitgevoerd op het projectplan en tussentijds aanbevelingen gedaan over de uitvoering.

Conform het projectplan zijn de volgende projectresultaten opgeleverd:

• De betrokken organisaties hebben gedurende actielijn 1: Identificeren van de informatie en actielijn 2: Indexeren van de informatie in kaart gebracht welke relevante informatie blijvend bewaard moet worden.

  Per organisatie is er een index opgesteld². Het eindproduct is gepubliceerd op de website van het Nationaal Archief en geeft een overzicht van de relevante informatie die bij de organisaties aanwezig is, op dossier- of deelcollectieniveau, inclusief contextinformatie.

• In de tweede helft van dit jaar zijn door de betrokken organisaties inspanningen geleverd met als doel om de relevante informatie duurzaam veilig te stellen. Gedurende actielijn 3: borging duurzame toegankelijkheid is verkend wat er eventueel nog nodig is om de duurzame toegankelijkheid van de overheidsinformatie te verbeteren. De informatie dient immers niet alleen vandaag en morgen benaderbaar te zijn, maar ook in de nabije en verre toekomst. De verkenning is uitgevoerd op basis van de DUTO-eisen³(kwaliteitseisen voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) en volgens de systematiek van de DUTO-scan⁴. De betrokken organisaties hebben meegedaan met de verkenning en, indien nodig, intern maatregelen opgesteld om de duurzame toegankelijkheid voor de toekomst te waarborgen. Er is verhoogde aandacht voor het goed beheren van de informatie, maar de daadwerkelijke uitvoering van de benodigde maatregelen gaat ook na afronding van het project door. De betrokken organisaties zijn hier zelf verantwoordelijk voor.

• Tot slot zijn er afspraken gemaakt onder actielijn 4: borging en overdracht na afronding project zodat de betrokken organisaties zich bezig blijven houden met hun archief.

Constateringen

Het project heeft geconstateerd dat reeds vóór de motie bij een aantal organisaties vanwege de bijzondere betekenis en maatschappelijk relevantie acties in gang waren gezet ter voorbereiding op het blijvend bewaren van de informatie, bijvoorbeeld in het kader van de hotspotmonitor⁵.

Door de intensieve samenwerking tussen het primaire proces en de medewerkers informatiehuishouding binnen het project is het belang van het vroeg in een proces te starten met het maken van afspraken over werkwijze en daarmee het op orde brengen en houden van informatie, met name tijdens de afhandeling van een nationale crisis, nog duidelijker geworden. Alhoewel het archiveren en beheren van informatie een reguliere taak is van alle organisaties, is dit nodig. Het is belangrijk om te blijven investeren in de medewerkers die zorgen dat de informatiehuishouding op orde blijft en in awareness bij de beleidsmedewerkers.

De organisaties binnen de centrale overheid kenmerken zich door een aanzienlijke diversiteit in hun informatiehuishoudingen, bijvoorbeeld in ordening en systematiek. De diversiteit is te herleiden tot de kaders van de Archiefwet 1995 waarin iedere overheidsorganisatie is belast met de zorg voor de eigen archiefbescheiden. Conform de eigen ordening en systematiek van de betrokken organisaties zijn overzichten opgesteld en opgeleverd. Zeker bij een organisatie-overstijgend dossier als MH17 vallen de verschillen extra op. Op basis van deze constatering is besloten om binnen de rijksoverheid toe te werken naar een meer gemeenschappelijke, geharmoniseerde werkwijze, zonder overigens afbreuk te doen aan het zorgdragerschap zoals vervat in de Archiefwet 1995.

Vervolg index en archief MH17

Door de betrokken organisaties is met respect voor het onderwerp en professionaliteit voor archivering aan het project meegewerkt.

Omdat er nog gewerkt wordt aan het dossier MH17, wordt de informatie gebruikt in het primair proces. Zolang het dossier MH17 nog niet is afgesloten moeten de betrokken overheidsorganisaties in staat zijn om hier primair zelf een beroep op te blijven doen en verantwoording af te kunnen leggen over het bestuurlijk handelen. Het besef is aanwezig dat met het beëindigen van het project het werk nog niet af is

Daarom zal de algemene rijksarchivaris tijdens de Strategische Informatieoverleggen (SIO’s) in 2018 het onderwerp «stand van zaken archivering dossier MH17» agenderen bij de departementen.

Het daadwerkelijk overbrengen van de informatie naar het Nationaal Archief valt buiten de scope van het project. De Archiefwet 1995 kent een maximale overbrengingstermijn van 20 jaar. De opgeleverde projectresultaten bieden echter wel de nodige handvatten voor de betrokken archiefvormers en het Nationaal Archief om aansluitend op dit project afspraken te maken over de eerst mogelijke termijn van overbrenging. Daar zijn de archieven vervolgens openbaar toegankelijk, tenzij op grond van de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet 1995 beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld.

Tot slot kan ik uw Kamer mededelen dat de Erfgoedinspectie inspecties gaat uitvoeren bij de verantwoordelijke overheidsorganisaties op de naleving van de Archiefwet 1995 bij vorming en het beheer van de relevantie informatie omtrent het dossier MH17. Deze inspecties vinden in de loop van 2018 plaats.

De projectorganisatie heeft de resultaten conform het projectplan opgeleverd en wordt bij dezen opgeheven.

De betrokken organisaties blijven aandacht besteden aan het blijvend bewaren van de relevante informatie. Hiermee meent het kabinet uitvoering te hebben gegeven aan de motie. Ik vertrouw er op uw Kamer afdoende te hebben geïnformeerd.

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus

---

1 Waaronder de ministeries, de Onderzoeksraad Voor Veiligheid, de Nationale Politie, de Tweede Kamer der Staten-Generaal, het Openbaar Ministerie, de Inspectie voor het Onderwijs en het Nationaal Archief.

2 Het overzicht per betrokken organisatie blijft de verantwoordelijkheid van de desbetreffende organisatie, net zoals de informatie waar naar verwezen wordt. Het opvragen van informatie blijft conform de Wet openbaarheid van bestuur of de Wet op de Inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2002.

3 Zie de DUTO Kwaliteitseisen zoals gepubliceerd op https://wiki.nationaalarchief.nl.

4 Zie de DUTO-scan op de site van het Nationaal Archief.

5 De hotspotmonitor is een nadere invulling van bepaling 5e van het Archiefbesluit.