33 942 Rapporten van de Algemene Rekenkamer bij de jaarverslagen 2013 en bij de Nationale verklaring 2014

Nr. 21 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 16 juni 2014

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Algemene Rekenkamer over het rapport van de Algemene Rekenkamer van 21 mei 2014 bij het jaarverslag van het Ministerie van Defensie 2013 (Kamerstuk 33 942, nr. 1).

De Algemene Rekenkamer heeft deze vragen beantwoord bij brief van 13 juni 2014. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Ten Broeke

Adjunct-griffier van de commissie, Mittendorf

Vraag 1

Op welke wijze kan de versterkte rol van de Commandant der strijdkrachten (CDS) helpen om het financieel beheer in de toekomst beter te krijgen?

De onvolkomenheden in het financieel beheer hebben betrekking op prestatieverklaringen en openstaande verplichtingen. Voor het oplossen van de geconstateerde problemen is het vooral van belang dat de Hoofddirectie Financiën en Control – de concerncontroller – haar regierol verstevigt. De concerncontroller dient niet alleen de relevante interne regelgeving uit te werken, maar ook de uitvoering daarvan te begeleiden en toe te zien op de naleving door alle betrokken partijen.

De Commandant der strijdkrachten (CDS) is nu ook verantwoordelijk voor de allocatie van alle middelen binnen de krijgsmacht. Het centraal binnen de krijgsmacht beleggen van deze taak kan bijdragen aan een betere kwaliteit van de financiële planningen en (kosten)ramingen.

Vraag 2

Op welke wijze kan het programma Enterprise Resource Planning (ERP) helpen om het financieel beheer in de toekomst te verbeteren en welke stappen zijn er volgens de Rekenkamer nodig om ERP tot prioriteit te behandelen binnen de defensieorganisatie?

Voor het oplossen van de onvolkomenheden in het financieel beheer is het niet noodzakelijk om ERP te implementeren. Wanneer ERP bij alle defensieonderdelen is ingevoerd, ontstaan wel mogelijkheden om het financieel beheer op onderdelen te vereenvoudigen.

Om de kwaliteit van de financiële planningen te verbeteren en Life Cycle Costing toe te passen zal het ERP-systeem moeten worden uitgebreid met een aanvullende functionaliteit.

Over de prioriteitstelling en de tijdsplanning van verschillende verbetertrajecten, waaronder de implementatie en doorontwikkeling van ERP, hebben wij de minister aanbevolen om de Tweede Kamer hierover uiterlijk bij de Defensiebegroting 2015 duidelijkheid te verschaffen.

Vraag 3

Op welke wijze heeft de Nota «In het belang van Nederland» (Kamerstuk 33 763, nr. 1 ) bijgedragen aan een beter financieel beheer bij de minister van Defensie en hoe zal dit in de toekomst bijdragen aan een beter financieel beheer?

De onvolkomenheden in het financieel beheer hebben betrekking op prestatieverklaringen en openstaande verplichtingen. De nota In het belang van Nederland heeft geen invloed op deze onderdelen van het financieel beheer.

Met de nota is wel een belangrijke stap gezet naar verbetering van financiële planningen. Voorheen gaf de begroting van het ministerie slechts informatie over de investeringen voor vijf jaar vooruit en in het geheel geen informatie over de exploitatiekosten. De financiële onderbouwing bij de nota geeft kosteninformatie over de afgelopen vijf jaar en de komende vijftien jaar. Dit zijn zowel investerings- als exploitatiecijfers. Deze gegevens zijn echter eenmalig bij elkaar gebracht en bieden geen duurzame oplossing om dit type informatie over een lange reeks jaren beschikbaar te hebben. Daarvoor is een met betrouwbare informatie «gevulde» Life Cycle Costing-administratie nodig. Defensie zal de komende jaren het financiële inzicht hopelijk met behulp van zo’n Life Cycle Costing-systeem nader kunnen verbeteren.

Vraag 4

Is de spanning in het interne Defensie investeringsplan (DIP) vanaf 1 januari 2014 in lijn gebracht met de nieuwe regeling of moet hier vanaf 1 januari 2015 gelezen worden? Hoe moet de passage «zij het pas vanaf het begrotingsjaar 2014» gelezen worden?

De spanning in het DIP is met ingang van 2014 in overeenstemming met de afspraken die zijn gemaakt in het kader van de nota In het belang van Nederland. Dit was het eerst volgende moment dat het DIP voor vaststelling voorlag.

Vraag 5

Wie zou volgens u bevoegd moeten zijn om de prestatieverklaringen op te stellen en af te geven?

Om fraude te voorkomen is het van belang om voldoende scheiding aan te brengen tussen verschillende functionarissen. Zo is het risicovol om één functionaris de bevoegdheid te geven om een order te plaatsen, de goederen in ontvangst te nemen, de prestatieverklaring af te geven en de factuur te laten betalen.

Bij het bepalen van de functionarissen die de bevoegdheid krijgen om een prestatieverklaring af te geven is het vooral van belang dat het ministerie in opzet en werking voldoende waarborgt dat de betreffende functionarissen een voldoende onafhankelijk positie innemen ten opzichte van elkaar en van andere taken in het betaalproces.

Vraag 6

Wat verstaat u onder het materieelbeheer?

De Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 (RMR 2006) definieert materieelbeheer als «de zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van inbeheer- of ingebruikneming tot aan het moment van afstoting» (art. 1 eerste lid sub c). Deze regeling bepaalt onder meer dat een ministerie materieel zodanig dient te beheren en te gebruiken dat onnodig kwaliteits- en kwantiteitsverlies, de kans op schade aan derden of aansprakelijkstelling door derden worden voorkomen (art. 4 eerste lid en art. 5 eerste lid).

Bij ons onderzoek gaan we uit van deze definitie.

Vraag 7

Kunt u toelichten wat het concreet betekent dat het materieelbeheer nu op orde is?

Goed materieelbeheer beperkt de risico’s op bijvoorbeeld vermissing, in onbruik raken van goederen en gevaar voor explosies. Het Ministerie van Defensie heeft de afgelopen jaren gewerkt aan het opzetten en implementeren van een systeem dat voorziet in het uitvoeren van risicoanalyses, het nemen van beheersmaatregelen en het volgen van de invoering en uitvoering van deze maatregelen. Afgelopen jaar is het laatste onderdeel van dit systeem geïmplementeerd. Hiermee beheerst het departement in voldoende mate de eerder genoemde risico’s.

Een goed materieelbeheer impliceert niet vanzelfsprekend dat het materieel ook gereed is om te worden ingezet. Voor de materiële gereedheid zijn aanvullende aspecten van belang, zoals de onderhoudssituatie, de bevoorrading en de certificering van wapensystemen.

Vraag 8

Wat zijn volgens u de onduidelijkheden die de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector bevat, waardoor de ministeries deze wet op het aspect inhuur derden niet altijd kunnen naleven?

Met de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) van 2013 werden de wettelijke voorschriften rondom topinkomens aangescherpt. De WNT geldt voor alle instellingen in de (semi)publieke sector en geeft onder meer voorschriften voor de bezoldigingen van topfunctionarissen en de verantwoording hierover. Echter, pas eind februari 2014 zijn nadere voorschriften verschenen. De nadere voorschriften zijn te laat verschenen voor een goede uitvoering van de WNT over 2013. Bovendien informeerde de minister van BZK de Tweede Kamer op een te laat moment over de definitief niet-uitvoerbare delen van de WNT. De niet-uitvoerbare delen hebben betrekking op personen die anders dan op grond van een dienstbetrekking, de zogenoemde interimmers, een functie vervullen als niet-topfunctionaris. Zie ook: http://verantwoordingsonderzoek.rekenkamer.nl/2013/bzk/bedrijfsvoering/nadere-voorschriften-wnt-te-laat-wnt-deels-onuitvoerbaar

Blijkens de reactie van de minister van BZK op ons verantwoordingsonderzoek «heeft BZK inmiddels een integraal verbeterplan WNT opgesteld dat dit jaar onder strakke regie door BZK wordt uitgevoerd. De hoofddoelstelling van het verbeterplan is de uitvoerbaarheid met ingang van 1 januari 2015 sterk te verbeteren. De betrokken instellingen en accountants worden adequaat toegerust om de op hen rustende verplichtingen uit te voeren, onder andere met heldere regelgeving, werkinstructies en controleprotocollen.»