33 750 IX Vaststelling van de begrotingsstaten van het Ministerie van Financiën (IXB) en de begrotingsstaat van Nationale Schuld (IXA) voor het jaar 2014

Nr. 15 BRIEF VAN DE MINISTER VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 februari 2014

Met deze brief wil ik u informeren over het verbetertraject van het financieel beheer bij het Agentschap van de Generale Thesaurie van het ministerie van Financiën (Agentschap). U bent eerder op de hoogte gebracht van een aantal onregelmatigheden. In het Jaarverslag Nationale Schuld over 2011¹ heb ik gemeld dat in 2011 abusievelijk een hoger aantal swaps zijn afgesloten dan nodig was om aan te sluiten bij het gewenste risicoprofiel van de staatsschuld. In de Najaarsnota en het Jaarverslag Nationale Schuld over 2012² is uw Kamer op de hoogte gesteld van een foutieve toerekening van de rentelasten. Over beide zaken heeft uw Kamer destijds vragen gesteld die door mij zijn beantwoord³. De foutieve toerekening van de rentelasten is in het Rapport bij het Jaarverslag 2012 door de Algemene Rekenkamer beoordeeld als een onvolkomenheid in het financieel beheer.

Onmiddellijk nadat beide fouten in het financieel beheer door het Agentschap zelf zijn ontdekt, heeft het Agentschap alle betrokkenen in het financieel beheer – de directie Financieel Economische Zaken (FEZ), de Auditdienst Rijk (ADR), en de Algemene Rekenkamer – geïnformeerd over de achtergrond van de fouten. Tegelijkertijd heeft het Agentschap in overleg met betrokkenen direct maatregelen getroffen die noodzakelijk werden geacht voor verbetering van het financieel beheer en om herhaling van dergelijke fouten te voorkomen. Deze maatregelen hebben betrekking op het versterken van interne controles en het verbeteren van de interne communicatie. Zo wordt nu standaard geverifieerd of afgesloten renteswaps in overeenstemming zijn met het eerder vastgestelde beleid. Daarnaast is er sprake van extra controle op de toerekening van de rentelasten in het Treasury Management Systeem. Ook is de functiescheiding versterkt om te verzekeren dat noodzakelijke correcties van invoerfouten in het systeem op de juiste manier worden doorgevoerd.

Deze korte termijn verbetermaatregelen zijn voor het Agentschap aanleiding geweest om ook een meer alomvattend lange termijn verbeterplan op te stellen. Om het Agentschap hierbij te ondersteunen heb ik een onafhankelijke partij gevraagd (KPMG) om het financieel beheer door te lichten.

KPMG heeft begin dit jaar haar rapport aangeboden. Het rapport betreft zowel het Agentschap als de kwaliteit van de «controletoren» binnen het ministerie (FEZ, ADR).

Het KPMG-rapport doet aanbevelingen op hoofdlijnen en op detailniveau. De aanbevelingen op hoofdlijnen komen grotendeels overeen met de terreinen die het Agentschap al eerder in zijn lange termijn verbeterplan heeft geïdentificeerd en met trajecten die reeds vorig jaar zijn opgestart. Zo is een deel van de KPMG-aanbevelingen reeds opgenomen in het automatiseringstraject van het Treasury Management Systeem. Dit project is vorig jaar van start gegaan. Het rapport geeft echter ook een verdere verdieping en verbreding aan de reeds bestaande verbeterplannen van het Agentschap.

Het rapport dat ik u hierbij aanbied is tegelijkertijd ook aan de president van de Algemene Rekenkamer gestuurd⁴. Het rapport kent vijf hoofdaanbevelingen:

• 1. Het toepassen van het «three lines of defence» organisatieprincipe voor interne beheersing: beheersmaatregelen in de interne bedrijfsprocessen (eerste lijn), speciaal daartoe opgerichte afdelingen voor risicobeheersing (tweede lijn) en een onafhankelijke toetsing van deze processen (derde lijn).

• 2. Het steviger neerzetten van een organisatie-inrichting met primaire en secundaire functiescheidingen.

• 3. Het verbeteren van de documentatie, waaronder een consistente vastlegging van de administratieve organisatie en interne controle.

• 4. Het duidelijker structureren van en communiceren over de gewenste managementinformatie, zowel intern als naar de «controletoren».

• 5. Het verbeteren van de logische toegangsbeveiliging en het verder automatiseren van een aantal (nu deels handmatige) processen.

Ik geef de hoogste prioriteit aan de uitvoering van de hierboven weergegeven hoofdaanbevelingen. KPMG heeft ook een groot aantal detailbevindingen gepresenteerd waarbij per geval wordt bezien of het praktisch uitvoerbaar is. Aangezien ik als minister van Financiën verantwoordelijk ben voor het financieel beheer van de rijksoverheid, heb ik gemeend niet te moeten wachten tot bekendmaking van het rapport tot het moment waarop ik u het Jaarverslag 2013 aanbied, maar om u al vroegtijdig over de bevindingen van KMPG te informeren.

Het Agentschap werkt in overleg met FEZ, ADR en AR aan een nieuw verbeterplan. Dit plan zal zich richten op de aanvullende aanbevelingen van KPMG. Het verbetertraject is gestart en er zijn enkele verbeteringen reeds van kracht. Na de afronding van de implementatie van het gehele verbeterplan zal ik een externe partij onderzoek laten doen naar de uitvoering van de aanbevelingen van KPMG. Daarmee kan ik onafhankelijk vaststellen of het financieel beheer bij het Agentschap aan de eisen voldoet die ik als minister van Financiën voorsta.

Ik ben voornemens uw Kamer via de komende Begroting en het Jaarverslag van het ministerie van Financiën nader te informeren over de voortgang van de verbeteringen in het financieel beheer.

De Minister van Financiën, J.R.V.A. Dijsselbloem

---

1 Kamerstuk 33 240 IXA

2 Kamerstuk 33 605 IXA en Kamerstuk 33 480 IXA nr. 2

3 Aanhangsel Handelingen II 2012/13, nr. 103

4 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer