33 569 Wijziging van de Wet op het notarisambt en enkele andere wetten in verband met onder meer een gewijzigde regeling van de legalisatie van handtekeningen van notarissen

Nr. 3 MEMORIE VAN TOELICHTING

Algemeen

Rechtstreekse aanleiding voor het voorliggende wetsvoorstel is gelegen in de gewijzigde regeling van de legalisatie van handtekeningen van notarissen, zoals voorzien in artikel I, onderdeel AAa, van de Wet van 29 september 2011 tot wijziging van de Wet op het notarisambt naar aanleiding van de evaluatie van die wet, alsmede regeling van enkele andere onderwerpen in die wet en wijziging van de Wet op het centraal testamentenregister en van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Stb. 2011, 470) (hierna: de evaluatiewet). Deze regeling blijkt op zodanige praktische bezwaren te stuiten verband houdende met de grote aantallen legalisaties, de samenhang met de afgifte van apostilles door de rechtbanken en de toegankelijkheid van deze dienstverlening voor de burger, dat aanpassing is geboden. Van de gelegenheid is gebruik gemaakt om enkele andere technische aanvullingen door te voeren en wetstechnische en redactionele verbeteringen aan te brengen in de Wet op het notarisambt en enkele andere wetten.

Een ontwerp van dit wetsvoorstel is voorgelegd aan de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), het Bureau Financieel Toezicht (Bureau) en de Raad voor de rechtspraak.¹ De Raad voor de rechtspraak heeft zijn advies vergezeld doen gaan van een bijlage met artikelsgewijze opmerkingen van overwegend technische en redactionele aard, waarop niet afzonderlijk zal worden ingegaan.

De KNB merkt ter zake van de bepalingen over de geschillencommissie op dat de Geschillencommissie geen klachten in behandeling neemt via doorverwijzing naar een andere instantie. Aan dit gegeven zijn de artikelen 99, vierde lid, Wna en III, onderdeel B, (overgangsrecht declaratiegeschillen) aangepast. Voorts verzoekt de KNB de versoepeling van de verplichte stage-duur voor kandidaat-notarissen die in deeltijd werken, zoals deze middels de evaluatiewet in artikel 30 van de Wna is opgenomen, ook toe te passen bij de eisen voor de benoeming tot notaris en de benoeming tot waarnemer. Aan dit verzoek is gevolg gegeven door de artikelen 6 en 29 van de Wna in die zin te wijzigen. De KNB adviseert tevens om in de wet op te nemen dat de melding aan de KNB van nevenbetrekkingen en van waarneming geschiedt op een door de KNB bepaalde wijze. Aan dat verzoek is geen gevolg gegeven. Dit zal in het Besluit op het notarisambt worden geregeld. De suggestie van de KNB om in de wet op te nemen dat de toegevoegd notaris gerechtigd is de titel van notaris te voeren, is niet opgevolgd. De toegevoegd notaris is immers niet werkzaam als notaris, maar is door zijn notaris, met goedkeuring van Onze Minister, aangewezen om in mandaat werkzaam te zijn onder diens verantwoordelijkheid en toezicht. De toegevoegd notaris is dus zelf geen ambtsdrager en wordt daarom niet ook bij koninklijk besluit benoemd. De toegevoegd notaris kan zich dan ook niet voordoen als notaris.

Het Bureau vraagt in zijn advies aandacht voor een wettelijke basis om bij verordening regels te stellen in geval een notaris niet aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. Het is echter reeds op grond van artikel 25, zevende lid, van de Wna mogelijk voor de KNB om bij verordening regels te stellen betreffende de bijzondere rekening van de notaris en het beheer van de gelden die hij in verband met zijn werkzaamheden onder zich heeft. In combinatie met de bepalingen in de artikelen 23 en 25, vierde lid, Wna, is mitsdien reeds een voldoende wettelijke basis voorhanden. Voorts acht het Bureau het wenselijk dat de indiening van andere dan financiële gegevens wettelijk wordt geregeld. Het Bureau kan echter reeds de gewenste gegevens opvragen, door gebruik te maken van het in titel 5.2 van de Awb – met name artikel 5:20 Awb – geregelde instrumentarium voor toezichthouders. Op suggestie van het Bureau is voorts in artikel 24, vijfde lid, Wna tevens opgenomen dat Onze Minster de inhoud regelt van overige stukken aan het Bureau moeten worden verstrekt. De suggestie van het Bureau om maatschap/vennootschap te wijzigen in andere organisatievormen is niet overgenomen. Er zijn geen aanwijzingen dat de tekst leidt tot onduidelijkheden in de praktijk. Het Bureau verzoekt voorts om de incidentenmeldplicht uit te breiden naar andere elementen zoals integriteit en kwaliteit. Dit verzoek is niet opgevolgd. Een dergelijke meldingsplicht kan als erg ruim en te onbepaald worden beschouwd, en is bovendien is disproportioneel in termen van de lasten die daarmee op de notaris worden gelegd. Tot slot adviseert het Bureau om de bestaande meldplicht voor notarissen voor gebeurtenissen die een nadelige invloed hebben voor de financiële positie van de notaris, uit te breiden naar de kandidaat-notaris, omdat een kandidaat-notaris als ondernemer kan deelnemen aan de samenwerkingsvorm. Omdat echter in iedere samenwerkingsvorm ten minste een notaris moet deelnemen, krijgt het Bureau van iedere gebeurtenis met financiële gevolgen al een melding via die notaris. Uitbreiding tot andere participanten in de samenwerkingsvorm is om die reden overbodig en ook onwenselijk nu het een lastenverzwaring zou inhouden.

Zowel KNB als het Bureau vragen in hun advies aandacht voor drie-jaarstermijn van artikel 99, vijftiende lid. Naar aanleiding van beide adviezen is in artikel I, onderdeel W, van deze memorie nader toegelicht dat de voorgestelde wijziging een uitbreiding betreft op de bestaande drie-jaarstermijn, die niet echter onbeperkt geldt.

Naar aanleiding van het advies van de Raad voor de rechtspraak is in artikel 94, tweede lid, Wna opgenomen dat wanneer de voorzitter van de kamer voor het notariaat een plaatsvervangende voorzitter aanwijst uit een andere rechtbank, de instemming wordt verkregen van de voorzitter van die andere rechtbank. De Raad voor de rechtspraak vraagt voorts in zijn advies aandacht voor het overgangsrecht voor de benoeming van de notariële leden en plaatsvervangende leden van de nieuwe kamers voor het notariaat. Er zijn evenwel geen overgangsrechtelijke problemen, nu de kamers van toezicht op 1 april 2013 van rechtswege worden ontbonden en de leden van die kamers van rechtswege zullen worden ontslagen (zie artikel VII van de evaluatiewet). De nieuw opgerichte kamers voor het notariaat oefenen vanaf 1 januari 2013 het tuchtrecht uit. De benoemingstermijn van de leden van de kamers voor het notariaat loopt vanaf die datum.

Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen voor de Rijksbegroting, noch vloeien uit dit voorstel lasten voor burgers of bedrijfsleven voort.

Artikelsgewijs

Artikel I, onderdeel B

In de Reparatiewet Wet op het notarisambt (Stb. 2004, 213) is in de Wet op het notarisambt opgenomen dat de notaris binnen een half jaar na de benoeming de eed moet afleggen. De in dit onderdeel opgenomen wijziging strekt ertoe buiten twijfel te stellen dat de eed moet worden afgelegd binnen zes maanden na de dagtekening van het benoemingsbesluit.

Artikel I, onderdelen C, P en T, Artikel III, onderdeel A

In de in de evaluatiewet opgenomen wijziging van artikel 52, derde lid, van de Wna, was voorzien in legalisatie door de KNB in plaats van de presidenten van de rechtbanken. Dit vanwege de samenvoeging van de diverse registers met betrekking tot notarissen op het niveau van de arrondissementen tot een centraal register dat wordt beheerd door de KNB. Deze opzet blijkt op praktische bezwaren te stuiten die verband houden met de grote aantallen legalisaties, de samenhang met de afgifte van apostilles door de rechtbanken en de toegankelijkheid van deze dienstverlening voor de burger. Met de thans voorgestelde regeling wordt voorzien in de mogelijkheid van legalisatie bij alle rechtbanken, zoals dat nu ook het geval is, echter onder verantwoordelijkheid van de presidenten van rechtbanken die tevens voorzitter zijn van de kamers voor het notariaat, waarvan er één in elk ressort zal zijn gevestigd. In verband hiermee wordt voorgesteld de deponering van handtekening en paraaf na eedsaflegging bij de griffie van de rechtbank te handhaven, naast de deponering bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie bij inschrijving in het register voor het notariaat. In onderdeel C wordt huidige artikel 4 Wna daarop aangepast, een soortgelijke wijziging is in artikel 30 aangebracht in onderdeel P voor de kandidaat-notarissen en in artikel 30c voor de toegevoegd notarissen. De voorgestelde wijzigingen komen in de plaats van de onderdelen C, U en AAa van artikel I van de evaluatiewet. Genoemde onderdelen zijn niet in werking getreden en komen te vervallen (zie artikel III, onderdeel A).

Er is afgezien van een bepaling zoals deze was opgenomen in artikel 4, tweede lid, stellende dat de deponering van handtekening en paraaf niet hoeft plaats te vinden wanneer de notaris binnen het arrondissement opnieuw wordt benoemd. De bepaling suggereert ten onrechte dat de rechtbank de handtekening en paraaf van de notaris na defungeren altijd bewaart, hetgeen niet het geval hoeft te zijn.

Artikel I, onderdelen E en N

De wijzigingen in deze onderdelen strekken er in hoofdzaak toe om versoepeling van de verplichte stage-duur voor kandidaat-notarissen die in deeltijd werken, zoals deze middels de evaluatiewet in artikel 30 is opgenomen, ook toe te passen bij de eisen voor de benoeming tot notaris en de benoeming tot waarnemer. Dit is gedaan door de artikelen 6 en 29 in die zin te wijzigen. Met deze wijziging is verzekerd dat de kandidaat-notarissen die in deeltijd werken en tot notaris benoemd willen worden, over voldoende substantiële werkervaring beschikken op het moment van benoeming, en dat die werkervaring voldoende recent is. Dit komt de kwaliteit van de beroepsuitoefening ten goede. Dat geldt evenzeer voor de in deeltijd werkende kandidaat-notaris die tot waarnemer benoemd wil worden.

Dit geeft tevens een bruikbare en heldere maatstaf waarmee kan worden beoordeeld of een kandidaat voldoende recente werkervaring heeft om in aanmerking te komen voor benoeming tot notaris, respectievelijk waarnemer.

Hiernaast is in artikel 29, eerste lid, tweede volzin, verduidelijkt dat de werkervaring van de kandidaat-notaris die in het verleden als notaris het notarisambt heeft vervuld, eveneens meetelt voor de benodigde werkervaring om tot waarnemer benoemd te kunnen worden, mits die werkervaring voldoende recent is.

Artikel I, onderdeel G

Op grond van het nieuwe artikel 8 Wna zal ten aanzien van degene die verzoekt om benoeming tot notaris de persoonlijke geschiktheid voor de vervulling van het ambt worden getoetst. Met de voorgestelde aanvulling worden de afwijzingsgronden die specifiek betrekking hebben op de persoon van de verzoeker nog eens expliciet in de wet vastgelegd. Met «enige schade voor de eer en aanzien van het ambt» wordt, in tegenstelling tot de oude tekst van artikel 8 Wna, niet alleen gedoeld op de mogelijke gevolgen van toekomstig handelen van de verzoeker als notaris, maar nadrukkelijk ook op de gevolgen van de benoeming als zodanig. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen in het geval dat de verzoeker niet van onbesproken gedrag is en dat enkele gegeven bij benoeming reeds afbreuk zou kunnen doen aan de goede naam van het notariaat. Met de overeenkomstige toepassing van artikel 8 op grond van het nieuwe artikel 30c, tweede lid, Wna, geldt dit ook voor de eventuele afwijzing van verzoeken om goedkeuring van toevoeging (als toegevoegd notaris) aan een notaris.

Artikel I, onderdeel H

Met de eerste voorgestelde wijziging wordt in artikel 11 toegevoegd dat nevenbetrekkingen terstond gemeld moeten worden, vergelijk de melding van de waarnemingen in artikel 29, achtste lid. Met de onder lid 2 voorgestelde aanpassing wordt bereikt dat de afschriften aan de KNB en het Bureau niet als het afschift aan de betrokkene(n) bij aangetekende brief dienen te worden verzonden. De voorgestelde aanpassing komt in de plaats van artikel I, onderdeel I, tweede subonderdeel, van de evaluatiewet.

Artikel I, onderdeel J

De voorgestelde wijziging strekt ertoe in de wet op te nemen dat ook het nalaten van een bepaalde handeling die er toe kan leiden dat de notaris te eniger tijd niet kan voldoen aan zijn financiële verplichtingen, verboden is. Deze situatie kan zich voordoen wanneer een notaris weigert om bepaalde verzekeringen af te sluiten. Dit nalaten kan er redelijkerwijs toe leiden dat de notaris op enig moment niet kan voldoen aan zijn financiële verplichtingen. Om buiten twijfel te stellen dat een dergelijk nalaten een verboden handeling is, wordt voorgesteld het nalaten van handelingen te verwerken in artikel 23, eerste lid.

Artikel I, onderdeel K

Bij deze wijziging is het uitgangspunt dat gegevens aan het Bureau digitaal worden aangeleverd. Met de voorgestelde wijziging kan Onze Minister bij regeling bepalen dat de jaargegevens en de verklaring of mededeling van de accountant digitaal worden aangeleverd bij het Bureau. Ook voor overige gegevens die moeten worden ingediend bij het Bureau kan worden geregeld dat aanlevering op digitale wijze geschiedt. Bij dat laatste kan worden gedacht aan de kwartaalcijfers en maandcijfers maar ook aan de incidentmeldplicht van artikel 25a van de wet.

Artikel I, onderdeel U

Met de voorgestelde aanpassing in het tweede subonderdeel wordt mogelijk gemaakt dat een kamer voor het notariaat verschillende plaatsvervangende secretarissen kent. Dit is van praktisch belang voor de vergroting van de capaciteit van de ondersteuning van de kamer, nu het aantal tuchtkamers aanzienlijk zal worden gereduceerd en daarmee het aantal tuchtzaken per kamer zal toenemen. Ook wordt het mogelijk gemaakt dat de voorzitter plaatsvervangende voorzitters aanwijst uit de leden van (andere) rechtbanken die zijn gelegen binnen het rechtsgebied van de desbetreffende kamer voor het notariaat.

Artikel I, onderdeel W

Met de inrichting van de Geschillencommissie Notariaat is gebleken dat deze commissie klachten van partijen in behandeling neemt, maar dat door andere instanties geen klachten kunnen worden overgedragen aan deze commissie. Artikel 99, vierde lid, is aan dit gegeven aangepast door op te nemen dat wanneer de klacht zich daartoe leent, klager in de gelegenheid wordt gesteld een klacht in te dienen bij de geschillencommissie.

De onder 2. voorgestelde aanvulling van de regeling strekt ertoe de mogelijkheid te openen dat termijnoverschrijdingen niet zonder meer worden gevolgd door een niet-ontvankelijkverklaring op die grond. De hoofdregel is dat een klacht moet worden ingediend binnen drie jaren na de dag waarop de klager kennis heeft genomen van gedragingen die tot tuchtrechtelijke maatregelen aanleiding kunnen geven. Uit uitspraken van de tuchtrechter is gebleken dat deze voor de aanvang van de termijn doorslaggevend acht het moment wanneer een klager van het handelen of nalaten van de notaris kennis heeft genomen, en niet het moment dat klager tot de conclusie is gekomen dat dit handelen of nalaten onjuist is (zie ook Gerechtshof Amsterdam, 13 april 2006, LJN AW2529). De tuchtrechter gaat ervan uit dat zodra informatie bij klager berust, klager heeft kennisgenomen van die informatie en kennelijk dat klager op dat moment reeds uit die informatie kan afleiden dat mogelijk onjuist is gehandeld. Voor een toezichthouder als het Bureau zou dat tot gevolg hebben dat zijn toezicht zich niet kan richten op gebeurtenissen die zich langer dan drie jaar geleden hebben afgespeeld. Dat is in het algemeen onwenselijk, want het Bureau moet zijn toezichtwerkzaamheden onder omstandigheden ook kunnen richten op gebeurtenissen die zich langer dan drie jaar geleden hebben afgespeeld. In bepaalde gevallen kan klachtwaardig gedrag van een notaris pas blijken uit (informatie over) een langere periode. Een te strikte toepassing van vervaltermijnen kan dan tot gevolg hebben dat relevante informatie niet (meer) beschikbaar is en niet meer tot een ontvankelijke klacht kan leiden.

Met de voorgestelde wijziging kan de tuchtrechter bij de beoordeling van de ontvankelijkheid van de ingediende klacht afwijken van de vervaltermijn indien de afloop van deze termijn redelijkerwijs niet aan de klager verweten kan worden. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn in het geval dat de klager weliswaar de feitelijke beschikking had over bepaalde informatie of daartoe toegang had, maar dat de klager niet verweten kan worden dat deze zich niet bewust was van een vermeend tuchtrechtelijk verwijtbaar handelen of nalaten van de notaris. De tuchtrechter zal ter zake een afgewogen oordeel moeten vellen. Zodra een vermoeden van klachtwaardig handelen of nalaten van een notaris is ontstaan en een onderzoek wordt gestart, begint de driejaars-termijn te lopen, mitsdien ook wanneer dit na afloop van de vervaltermijn is maar dat niet aan klager verweten kan worden. Dit houdt tevens in dat een onderzoek naar aanleiding van een vermoeden van klachtwaardig handelen of nalaten binnen drie jaren dient te zijn afgerond en de klacht moet zijn ingediend.

Deze wijziging komt tegemoet aan een wens van het Bureau, die de geldende termijn van drie jaren in de praktijk als knellend ervaart voor een goede taakuitoefening.

Met de voorgestelde wijziging wordt een uitbreiding bewerkstelligd van de in artikel 99, vijftiende lid, vastgelegde termijn van drie jaar. Echter, de notaris moet ook niet tot in lengte van jaren kunnen worden achtervolgd met klachten waarvan de feiten door het verstrijken van een te lange termijn nog zeer moeilijk naar behoren zijn vast te stellen. Om die reden is niet gekozen voor een wettelijke uitbreiding van de vervaltermijn, maar voor een uitzondering – onder bepaalde omstandigheden – op de ontvankelijkheid.

Artikel III, onderdeel B, eerste lid

In de voorbereiding van de uitvoering van de evaluatiewet is gebleken dat het vanwege de uitvoeringslasten die gepaard gaan met de scheiding en overdracht van de archiefbescheiden van de voormalige kamers van toezicht raadzaam is om de niet-actieve dossiers, die betrekking hebben op personen die niet langer in het notariaat als notaris of kandidaat-notaris werkzaam zijn, te laten waar zij zich nu reeds bevinden: bij de rechtbanken waar de kamers van toezicht waren gehuisvest.

Artikel III, onderdeel B, tweede lid

Het betreft hier herstel van een omissie in het overgangsrecht. Verzoeken met betrekking tot declaratiegeschillen die aan een ringvoorzitter zijn voorgelegd en die bij de ringvoorzitter zelf aanhangig zijn zullen, evenals daaruit voortvloeiende bezwaar- en beroepprocedures, nog onder het oude recht worden afgedaan. In alle andere gevallen geldt de geschillenregeling bij de geschillencommissie op grond van het gewijzigde artikel 55, tweede lid, Wna.

Artikel V

Bij de inwerkingtreding van deze wet zal rekening worden gehouden met het kabinetsbeleid omtrent de vaste verandermomenten voor wetgeving die gevolgen heeft voor het bedrijfsleven.

Voor de inwerkingtreding van artikel III, onderdeel B, betreffende de overdracht van de archiefbescheiden van de voormalige kamers van toezicht (eerste lid) en de bij de ringvoorzitter aanhangige declaratiegeschillen (tweede lid), wordt aangesloten bij het moment waarop artikel VII, derde lid, onderscheidenlijk artikel I, onderdeel BB, van de evaluatiewet in werking zijn getreden, namelijk op 1 januari 2013 (Stb. 2012, 314 en Stb. 2012, 591).

De staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, F. Teeven

---

1 De ontvangen reacties zijn ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer