33 430 Instellen van de baten-lastendienst FMHaaglanden

Nr. 2 VERSLAG VAN EEN SCHRIFTELIJK OVERLEG

Vastgesteld 13 december 2012

De vaste commissie voor Binnenlandse Zaken heeft enkele vragen en opmerkingen over de brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 4 oktober 2012 (Kamerstuk 33 430, nr. 1) over het voornemen om met ingang van 1 januari 2013 over te gaan tot het verlenen van de definitieve status aan de baten-lastendienst FMHaaglanden. Deze vragen, alsmede de daarop op 7 december 2012 gegeven antwoorden, zijn hieronder afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Berndsen-Jansen

De adjunct-griffier van de commissie, Hendrickx

I. Vragen en opmerkingen

Algemeen

De leden van de VVD-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van de brief van de minister van Binnenlandse Zaken met betrekking tot het instellen van de baten-lastendienst FMHaaglanden. Op 1 april 2010 heeft 4FM de tijdelijke status van baten-lastendienst gekregen. Nu wordt voorgesteld FMHaaglanden (voorheen 4FM) definitief de status van baten-lastendienst te geven. De leden van de VVD-fractie willen de regering graag een aantal vragen voorleggen.

De leden van de PvdA-fractie hebben kennis genomen van het voornemen om FMHaag-landen de definitieve status van baten-lastendienst te geven. Hierover hebben deze leden enkele korte vragen.

De leden van de PVV-fractie hebben kennisgenomen van de voorhangprocedure definitieve status baten-lastendienst FMHaaglanden en willen de regering nog enkele vragen voorleggen.

De leden van de SP-fractie hebben met interesse kennisgenomen van het voorstel van de regering om met ingang van 1 januari 2013 over te gaan tot het verlenen van de defini-tieve status aan de baten-lastendienst FMHaaglanden. De facilitaire diensten van de ministeries van AZ, EZ en Financiën zullen nog toetreden tot FMHaaglanden.

Ontwikkeling

De leden van de VVD-fractie vernemen graag van de regering hoe het ministerie van Financiën het geven van de definitieve status van baten-lastendienst aan FMHaaglanden heeft beoordeeld. In hoeverre heeft dit ministerie groen licht gegeven? De leden van de VVD-fractie vragen de regering nader aan te geven in hoeverre FMHaaglanden gereed is om de definitieve status van baten-lastendienst te krijgen.

In hoeverre zijn de risico’s voor het financieel beheer en de bedrijfsvoering van FMHaaglanden in kaart gebracht met het oog op nieuwe toetreders? Wat zijn die risico’s? In hoeverre is FMHaaglanden gereed voor nieuwe toetreders? Wanneer treden de ministeries van Algemene Zaken, Economische Zaken en Financiën toe? Zijn nog meer toetreders te verwachten? Zo ja, wanneer en om welke toetreders gaat het? Gaarne krijgen de leden van de VVD-fractie een reactie van de regering.

Tot slot vragen de leden van de VVD-fractie wat de gevolgen voor FMHaaglanden zijn als deze organisatie voorlopig een tijdelijke baten-lastendienst zou blijven en pas op een later moment de definitieve status van baten-lastendienst zou krijgen. Behoort een jaar uitstel tot de mogelijkheden? Zo neen, waarom niet? Welke risico’s zijn aan uitstel verbonden? Zijn er alternatieven voor deze baten-lastendienst? Zo ja, welke? Zijn die overwogen? Gaarne krijgen de leden van de VVD-fractie een reactie van de regering.

Bij de leden van de PVV-fractie leven de volgende vragen. Kan de regering aangeven wat er bereikt dient te worden met het instellen van een baten-lastendienst en kan de regering daarbij beargumenteren waarom deze doelstellingen ook daadwerkelijk behaald zullen worden?

Welke gevolgen heeft het instellen van een baten-lastendienst voor de mate waarin de leden van de Tweede Kamer de minister ter verantwoording kunnen roepen wanneer er bij FMHaaglanden zaken mis gaan?

Welke onduidelijkheden en risico’s ziet de regering omtrent het volledig voldoen aan de instellingsvoorwaarden? Welk stappen zijn er genomen, en welke stappen worden er nog genomen, om de onduidelijkheden en risico’s terug te brengen c.q. te minimaliseren?

Kan de regering toelichten of beargumenteren waarom (en op welke wijze) FMHaag-landen voldoet aan de voorwaarden die worden gesteld bij de instelling als definitieve baten-lastendienst?

Doelmatigheid

In de brief wordt ook ingegaan op de inkoopbesparing. De leden van de VVD-fractie vragen zich af in hoeverre er sprake is van inkoopbesparing. Zij vragen de regering daar nader op in te gaan. Is het beoogde doel bereikt? Zo neen, waarom niet?

De leden van de VVD-fractie vragen in hoeverre er sprake is van versobering van het dienstverleningspakket van FMHaaglanden? Wat zijn de gevolgen van deze eventuele versobering? Gaarne krijgen de leden van de VVD-fractie een reactie van de regering.

De leden van de PvdA-fractie willen graag weten in hoeverre FMHaaglanden voor haar dienstverlening gebruik maakt van externe uitvoerders, die geselecteerd worden op basis van aanbestedingen. Deze leden hechten er aan dat de rijksoverheid een sociaal werkgever, maar ook een sociaal opdrachtgever is. Daarom willen zij van de regering weten op welke wijze sociale voorwaarden, naast social return, meegenomen worden bij de inkoop van diensten?

Daarnaast willen de leden van de PvdA-fractie graag wijzen op de afspraak in het regeer--akkoord dat de rijksoverheid het goede voorbeeld zal nemen in het weer direct in dienst nemen van flexwerkers, zoals schoonmakers en cateringmedewerkers. Deze leden menen dat dit bij uitstek diensten zijn die door FMHaaglanden geleverd worden, daarom willen zij graag geïnformeerd worden over de wijze waarop FMHaaglanden de voorbeldrol in zal vullen en schoonmakers en cateringmedewerkers direct in dienst zal nemen.

De leden van de PVV-fractie vragen de regering toe te lichten op welke wijze FMHaaglanden doelmatiger gaat werken en op welke wijze dit aantoonbaar kan worden gemaakt. Voorts vragen deze leden: kan de regering toelichten hoe het komt dat er in de praktijk geen eenduidige invulling is van de rollen en verantwoordelijkheden? Welke stappen zijn er reeds gezet of worden er nog gezet om hieromtrent meer eenduidigheid te creëren?

Kan de regering voorts concreet aangeven welke stappen er zijn of worden gezet om te voorkomen dat er onvolkomenheden in de inkoopkosten of andere kostenposten ontstaan?

De leden van de SP-fractie constateren dat het ministerie van BiZa de rijksbrede norm van 10% voor de inhuur van externen niet haalt, mede doordat baten- en lastendiensten deze norm overschrijden. Wat is op dit moment de hoogte van de externe inhuur bij FMHaaglanden in verhouding tot de totale uitgaven aan personeel? Kan de regering garanderen dat bij het toekennen van de definitieve status deze inhuur niet de rijksbrede norm van 10% zal overschrijden?

De regering geeft in de begroting van 2013 aan dat ook voor baten- en lastendiensten een taakstelling zal gelden. FMHaaglanden werkt samen met opdrachtgevers aan een versobering van het dienstverleningspakket. Welke gevolgen zal dit hebben, onder meer voor de prijzen en de kwaliteit van de dienstverlening?

Kan de regering toelichten wat hij bedoelt met de opmerking dat er voor de betrokken partijen «in de praktijk geen eenduidig beeld bestaat over de specifieke rollen, taken en onderlinge relaties»? Hoe moet volgens de regering de rol en taakopvatting van eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer voor FMHaaglanden worden ingevuld?

De Algemene Rekenkamer constateerde in haar rapport bij het jaarverslag van BZK dat er over het jaar 2011 sprake was van een ontoereikend inkoopbeheer bij FMHaaglanden. Is dit inmiddels verbeterd? In reactie op het rapport van de Algemene Rekenkamer stelt de regering dat «FMHaaglanden steeds vaker geconfronteerd wordt met situaties die buiten de beïnvloedingssfeer van de dienst liggen». Wat bedoelde de regering daarmee? Hoe zorgt hij ervoor dat dit niet tot problemen leidt?

Besturingsmodel

Eén van de instellingsvoorwaarden is, zo lezen de leden van de VVD-fractie, een «resultaatgericht besturingsmodel». Gebleken is dat over het inrichten van de «opdrachtgever-opdrachtnemer verhouding», de invulling van de specifieke rollen, taken en onderlinge relatie niet altijd een eenduidig en gedeeld beeld bestaat. Wat is daarvan de reden, zo vragen de leden van de VVD-fractie. Wat wordt er aan gedaan om dit wel goed te laten verlopen? Hoe moet de rol en de taakopvatting van de eigenaar, de opdrachtgever en de opdrachtnemer voor FMHaaglanden helder worden ingevuld? Wat wordt bedoeld met een «gezonde samenwerking en een gezond spanningsveld in dezen»? Welke prestatieafspraken zullen er door de eigenaar en FMHaaglanden worden gemaakt om de doelmatigheidsontwikkeling van de bedrijfsvoering goed in beeld te kunnen brengen?

Meer in het algemeen is de vraag in hoeverre nu daadwerkelijk is voldaan aan de tweede instellingsvoorwaarde. Gaarne krijgen de leden van de VVD-fractie een reactie van de regering.

De leden van de VVD-fractie merken op dat de Algemene Rekenkamer in haar rapport bij het jaarverslag van BZK heeft geconstateerd dat er over 2011 sprake was van een ontoereikend inkoopbeheer bij FMHaaglanden. Zij vragen de regering in hoeverre het inkoopbeheer bij FMHaaglanden inmiddels is verbeterd. En in hoeverre wordt FMHaaglanden in het kader van het inkoopbeheer steeds vaker geconfronteerd met situaties die buiten de beïnvloedingssfeer van de dienst liggen? Wat wordt daarmee bedoeld? Gaarne krijgen de leden van de VVD-fractie een reactie van de regering.

II. Antwoord van de minister

Ontwikkeling

Vraag:

Hoe heeft het ministerie van Financiën het geven van de definitieve status van baten-lastendienst aan FMH beoordeeld. In hoeverre heeft dit ministerie groen licht gegeven? De leden van de VVD-fractie vragen de regering nader aan te geven in hoeverre FMH gereed is om de definitieve status van baten-lastendienst te krijgen.

Antwoord:

Het DG Rijksbegroting – in zijn rol conform het derde lid van artikel 3 van de Regeling baten-lastendiensten – ondersteunt het besluit tot instelling van het agentschap FMH (FMH) per 1 januari 2013. De fundering voor deze steun ligt besloten in de groenlichtmeting die door het DG Rijksbegroting is uitgevoerd waarbij op basis van de drie instellingsvoorwaarden is geconstateerd dat FMH in voldoende mate functioneert als agentschap volgens de regeling baten-lastendiensten 2011. Sinds de instelling van 4FM als tijdelijke baten-lastendienst op 1 april 2010 heeft 4FM (inmiddels met de naam FMH) zich ontwikkeld naar een professionele en doelmatige organisatie.

Vraag:

In hoeverre zijn de risico’s voor het financieel beheer en de bedrijfsvoering van FMH in kaart gebracht met het oog op nieuwe toetreders? Wat zijn die risico’s? In hoeverre is FMH gereed voor nieuwe toetreders? Wanneer treden de ministeries van Algemene Zaken, Economische Zaken en Financiën toe? Zijn nog meer toetreders te verwachten? Zo ja, wanneer en om welke toetreders gaat het?

Antwoord:

In een in 2011 gehouden Gateway Review heeft het Review Team geconcludeerd dat het proces van aansluiting van de ministeries OCW en VWS in control was en dat dit vertrouwen geeft voor de toekomstige toetredingen. De daadwerkelijke aansluiting van OCW en VWS per 1 januari 2012 heeft dit beeld vervolgens bevestigd. Algemene Zaken, Economische Zaken en Financiën zullen per 1 januari 2014 toetreden. In het regeerakkoord staat vermeld dat ook de ZBO’s gebruik zullen gaan maken van de diensten van de SSO’s binnen de bedrijfsvoering. Hierover heeft nog geen concretere besluitvorming plaatsgevonden.

Vraag:

Tot slot vragen de leden van de VVD-fractie wat de gevolgen voor FMH zijn als deze organisatie voorlopig een tijdelijke baten-lastendienst zou blijven en pas op een later moment de definitieve status van baten-lastendienst zou krijgen. Behoort een jaar uitstel tot de mogelijkheden? Zo neen, waarom niet? Welke risico’s zijn aan uitstel verbonden? Zijn er alternatieven voor deze baten-lastendienst? Zo ja, welke? Zijn die overwogen?

Antwoord:

Op basis van de regeling baten-lastendiensten 2011 heeft FMH de tijdelijke status verkregen. De tijdelijke status dient conform deze regeling binnen drie jaar na aanvraag te worden omgezet in een definitieve status. Voor FMH is dat moment nu aangebroken. Verlenging van de tijdelijke status behoort weliswaar tot de mogelijkheden (artikel 21 regeling baten-lastendiensten 2011), maar ligt in het geval van FMH niet voor de hand. Verder valt op te merken dat per 1-1-2013 een nieuwe regeling van kracht is: Regeling Agentschappen. In deze nieuwe regeling is de tijdelijke status van agentschappen afgeschaft.

Eén van de belangrijkste redenen waarom BZK en FMH (destijds 4FM) hebben gekozen voor de (tijdelijke) status als baten-lastendienst is omdat binnen dit model het best de doelmatigheidsdoelstellingen kunnen worden gehaald: dienstverlening op basis van een integraal kostprijsmodel, waarbij de diensten worden afgerekend tegen goed onderbouwde en transparante tarieven. Hierdoor ontstaat de situatie dat het bepalen (van de diensten en de volumes), het betalen (van de diensten tegen p*q) en het genieten van de afgenomen diensten allemaal door de opdrachtgever plaats vindt. Bij andere alternatieven zijn deze voordelen minder aanwezig. Het risico bij uitstel is dat doelmatigheidswinst niet gerealiseerd wordt.

Vraag:

Kan de regering aangeven wat er bereikt dient te worden met het instellen van een baten-lastendienst en kan de regering daarbij beargumenteren waarom deze doelstellingen ook daadwerkelijk behaald zullen worden?

Antwoord:

Baten-lastendiensten zijn uitvoerende organisatieonderdelen van de rijksoverheid waarbij via een speciaal beheersregime de mogelijkheden tot een doelmatiger bedrijfsvoering benut worden, o.a. door resultaatgericht management. Resultaatgericht management houdt in dat vooraf tussen eigenaar en de baten-lastendienst afspraken worden gemaakt over prestaties, kwaliteit en kosten en dat hierover verantwoording wordt afgelegd.

Om de status van baten-lastendienst te verkrijgen dient de dienst aan drie instellingseisen te voldoen. Het voldoen aan de eisen is door het Ministerie van Financiën getoetst via de groenlichtmeting.

Vraag:

Welke gevolgen heeft het instellen van een baten-lastendienst voor de mate waarin de leden van de Tweede Kamer de minister ter verantwoording kunnen roepen wanneer er bij FMH zaken mis gaan?

Antwoord:

Het instellen van een baten-lastendienst is een besturingsmodel waarbij de ministeriële verantwoordelijkheid geheel in tact blijft.

Vraag:

Welke onduidelijkheden en risico’s ziet de regering omtrent het volledig voldoen aan de instellingsvoorwaarden? Welk stappen zijn er genomen, en welke stappen worden er nog genomen, om de onduidelijkheden en risico’s terug te brengen c.q. te minimaliseren? Kan de regering toelichten of beargumenteren waarom (en op welke wijze) FMH voldoet aan de voorwaarden die worden gesteld bij de instelling als definitieve baten-lastendienst?

Antwoord:

FMH voldoet op de volgende wijze aan de instellingsvoorwaarden:

• aantoonbare doelmatigheid

  Het doel, binnen 2 jaar de inkoopkosten met 5% te reduceren, zal op 1 januari 2013 met ruim 10% bij gelijkblijvend volume worden gehaald.

• resultaatgericht besturingsmodel

  Dit heeft FMH gerealiseerd door de opdrachtgever-opdrachtnemer-eigenaar verhouding professioneel en met adequate stuurinformatie in te richten. FMH heeft recent met de opdrachtgevers nieuwe afspraken gemaakt waarmee de governance voor alle betrokkenen helder is afgesproken.

• Kostprijsmodel

  FMH heeft een kostprijsmodel ontwikkeld waarmee kosten worden toegerekend aan de producten en diensten die FMH aanbiedt. Hierdoor kan de kostprijsontwikkeling per product en/of klant inzichtelijk worden gemaakt. Het traject met betrekking tot de vaststelling van de tarieven voor 2013 is transparant verlopen waardoor helder inzicht in de tarieven van FMH is ontstaan.

De minister van Financiën heeft naar aanleiding van de groenlichtmeting twee punten onder de aandacht gebracht bij de eigenaar namelijk:

• Het belang om de specifieke rollen en taken van opdrachtgevende gremia te agenderen en vervolgens helder vast te leggen.

• Een verheldering richting opdrachtgevers van de opbouw van de tarieven. Op dit punt is een verbeterslag nodig in de communicatie tussen de opdrachtgever(s) en FMHaaglanden.

Deze aandachtspunten zijn gerealiseerd.

Doelmatigheid

Vraag:

In de brief wordt ook ingegaan op de inkoopbesparing. De leden van de VVD-fractie vragen zich af in hoeverre er sprake is van inkoopbesparing. Zij vragen de regering daar nader op in te gaan. Is het beoogde doel bereikt? Zo neen, waarom niet?

Antwoord:

Het doel, binnen 2 jaar de inkoopkosten met 5% te reduceren, zal op 1 januari 2013 met ruim 10% bij gelijkblijvend volume worden gehaald.

Vraag:

De leden van de VVD-fractie vragen in hoeverre er sprake is van versobering van het dienstverleningspakket van FMH? Wat zijn de gevolgen van deze eventuele versobering?

Antwoord:

FMH komt in afstemming met haar opdrachtgevers tot standaardisering en versobering. Hierbij wordt ervoor gewaakt dat een minimumniveau van dienstverlening wordt gegarandeerd.

Vraag:

De leden van de PvdA-fractie willen graag weten in hoeverre FMH voor haar dienstverlening gebruik maakt van externe uitvoerders, die geselecteerd worden op basis van aanbestedingen. Deze leden hechten er aan dat de rijksoverheid een sociaal werkgever, maar ook een sociaal opdrachtgever is. Daarom willen zij van de regering weten op welke wijze sociale voorwaarden, naast social return, meegenomen worden bij de inkoop van diensten?

Antwoord:

FMH maakt voor haar dienstverlening gebruik van externe uitvoerders. Deze uitvoerders worden geselecteerd op basis van Europese aanbestedingen. In deze Europese aanbestedingen wordt nadrukkelijk aandacht geschonken aan de personele component:

• Voldoen aan Social Return;

• Voldoen aan uitgangspunten geformuleerd op het gebied van Goed Opdrachtgeverschap door de Overheid.

Vraag:

Daarnaast willen de leden van de PvdA-fractie graag wijzen op de afspraak in het regeerakkoord dat de rijksoverheid het goede voorbeeld zal nemen in het weer direct in dienst nemen van flexwerkers, zoals schoonmakers en cateringmedewerkers. Deze leden menen dat dit bij uitstek diensten zijn die door FMH geleverd worden, daarom willen zij graag geïnformeerd worden over de wijze waarop FMH de voorbeeldrol in zal vullen en schoonmakers en cateringmedewerkers direct in dienst zal nemen.

Antwoord:

Hierbij merk ik op dat deze afspraak uit het regeerakkoord los staat los van de definitieve status baten-lastendienst. Het betreft een brede afspraak. Voor deze afspraak in het geldt dat hiervoor in de komende periode door het kabinet nadere invulling aan zal worden gegeven. FMH zal naar aanleiding van deze nadere uitwerking bijdragen aan de verwezenlijking van het kabinetsbeleid.

Vraag:

De leden van de PVV-fractie vragen de regering toe te lichten op welke wijze FMH doelmatiger gaat werken en op welke wijze dit aantoonbaar kan worden gemaakt. Voorts vragen deze leden: kan de regering toelichten hoe het komt dat er in de praktijk geen eenduidige invulling is van de rollen en verantwoordelijkheden? Welke stappen zijn er reeds gezet of worden er nog gezet om hieromtrent meer eenduidigheid te creëren?

Antwoord:

Dit heeft FMH gerealiseerd door de opdrachtgever-opdrachtnemer-eigenaar verhouding professioneel en met adequate stuurinformatie in te richten. De prestatie-indicatoren en stuurinformatie hebben betrekking op de kosten, kwaliteit en klanttevredenheid conform jaarlijkse afspraken met de opdrachtgevers.

De rolbeschrijving van het model baten-lastendienst is en blijft uitgangspunt. Tussen de eigenaar (dgOBR) en de opdrachtnemer (FMH) is helderheid over de relatie zoals die door het model als baten-lastendienst is voorgeschreven. De afgelopen periode heeft FMH met de opdrachtgevers nieuwe afspraken gemaakt waarmee de Governance voor alle betrokkenen helder is afgesproken. Hiermee is de opdrachtgever-opdrachtnemer-eigenaar verhouding professioneel en met adequate stuurinformatie ingericht en is aan het resultaatgericht besturingsmodel invulling gegeven.

Vraag:

Kan de regering voorts concreet aangeven welke stappen er zijn of worden gezet om te voorkomen dat er onvolkomenheden in de inkoopkosten of andere kostenposten ontstaan?

Antwoord:

FMH heeft daarvoor de volgende maatregelen getroffen:

• ingebruikname van een centraal contractenregister;

• toepassing van checklists met wat in een contractdossier moet worden opgenomen ten aanzien van aanbestedingen en toekomstige toetreders;

• periodieke uitvoering van interne controles op de volledigheid en juistheid van het contractenregister en de contractdossiers;

• FMH is bezig met de inrichting van een spendtool;

• jaarlijkse update van de risicoanalyse op naleving regelgeving Europese aanbestedingen;

• per Europese aanbesteding worden de risico’s vooraf inzichtelijk gemaakt en achteraf vindt een evaluatie plaats.

Vraag:

De leden van de SP-fractie constateren dat het ministerie van BiZa de rijksbrede norm van 10% voor de inhuur van externen niet haalt, mede doordat baten- en lastendiensten deze norm overschrijden. Wat is op dit moment de hoogte van de externe inhuur bij FMH in verhouding tot de totale uitgaven aan personeel? Kan de regering garanderen dat bij het toekennen van de definitieve status deze inhuur niet de rijksbrede norm van 10% zal overschrijden?

Antwoord:

FMH kiest ervoor om te werken met een flexibele aanpak om in te kunnen spelen op de groei en krimp die optreedt als gevolg van de voorgenomen afstoting van rijkskantoorgebouwen in Den Haag (Masterplan Den Haag). Tevens zijn er de komende periode veel grote projecten zoals verhuizing, aansluitingen van nieuwe klanten, etc. Bij het aantrekken van tijdelijk personeel wordt steeds eerst binnen het rijk gezocht naar oplossingen. Pas wanneer dat niet lukt wordt gekozen voor externe inhuur. Het inhuurpercentage zal voor FMH in 2012 op 12% uitkomen. Conform ontwerpbegroting 2013 wordt de komende jaren op 10% gestuurd.

Vraag:

De regering geeft in de begroting van 2013 aan dat ook voor baten- en lastendiensten een taakstelling zal gelden. FMH werkt samen met opdrachtgevers aan een versobering van het dienstverleningspakket. Welke gevolgen zal dit hebben, onder meer voor de prijzen en de kwaliteit van de dienstverlening?

Antwoord:

De tarieven van FMH zullen in 2013 met 2,0% dalen ten opzichte van de tarieven 2012 bij gelijkblijvende kwaliteit.

Vraag:

Kan de regering toelichten wat hij bedoelt met de opmerking dat er voor de betrokken partijen «in de praktijk geen eenduidig beeld bestaat over de specifieke rollen, taken en onderlinge relaties»? Hoe moet volgens de regering de rol en taakopvatting van eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer voor FMH worden ingevuld?

Antwoord:

De rolbeschrijving van het model baten-lastendienst is en blijft uitgangspunt. Tussen de eigenaar (dgOBR) en de opdrachtnemer (FMH) is helderheid over de relatie zoals die door het model als baten-lastendienst is voorgeschreven. De afgelopen periode heeft FMH met de opdrachtgevers nieuwe afspraken gemaakt waarmee de Governance voor alle betrokken helder is afgesproken. Hiermee is de opdrachtgever-opdrachtnemer-eigenaar verhouding professioneel en met adequate stuurinformatie ingericht en is aan het resultaatgericht besturingsmodel invulling gegeven.

Vraag:

De Algemene Rekenkamer constateerde in haar rapport bij het jaarverslag van BZK dat er over het jaar 2011 sprake was van een ontoereikend inkoopbeheer bij FMH. Is dit inmiddels verbeterd? In reactie op het rapport van de Algemene Rekenkamer stelt de regering dat «FMH steeds vaker geconfronteerd wordt met situaties die buiten de beïnvloedingssfeer van de dienst liggen». Wat bedoelde de regering daarmee? Hoe zorgt hij ervoor dat dit niet tot problemen leidt?

Antwoord:

Dit is inmiddels verbeterd. FMH heeft daarvoor de volgende maatregelen getroffen op het gebied van inkoopbeheer:

• ingebruikname van een centraal contractenregister;

• toepassing van checklists met wat in een contractdossier moet worden opgenomen ten aanzien van aanbestedingen en toekomstige toetreders;

• periodieke uitvoering van interne controles op de volledigheid en juistheid van het contractenregister en de contractdossiers;

• FMH is bezig met de inrichting van een spendtool;

• jaarlijkse update van de risicoanalyse op naleving regelgeving Europese aanbestedingen;

• per Europese aanbesteding worden de risico’s vooraf inzichtelijk gemaakt en achteraf vindt een evaluatie plaats.

Een aantal zaken ligt grotendeels buiten beïnvloedingssfeer van FMH, zoals:

• Wijzigingen in de planning Masterplan Huisvesting waardoor panden langer in gebruik blijven terwijl de expiratiedatum van de contracten zijn verstreken.

• Overname contracten aansluitingen: Na de overdracht van contracten kan de tijd te kort zijn om nieuwe aanbestedingen tijdig afgerond te hebben.

FMH heeft stappen gezet om het inkoopbeheer op orde te hebben, maar het behoeft de komende tijd zeker nog aandacht. Het inkoopbeheer blijft voor FMH dan ook een prioritair aandachtspunt.

Besturingsmodel

Vraag:

Eén van de instellingsvoorwaarden is, zo lezen de leden van de VVD-fractie, een «resultaatgericht besturingsmodel». Gebleken is dat over het inrichten van de «opdrachtgever-opdrachtnemer verhouding», de invulling van de specifieke rollen, taken en onderlinge relatie niet altijd een eenduidig en gedeeld beeld bestaat. Wat is daarvan de reden, zo vragen de leden van de VVD-fractie. Wat wordt er aan gedaan om dit wel goed te laten verlopen? Hoe moet de rol en de taakopvatting van de eigenaar, de opdrachtgever en de opdrachtnemer voor FMH helder worden ingevuld? Wat wordt bedoeld met een «gezonde samenwerking en een gezond spanningsveld in dezen»?

Antwoord:

De rolbeschrijving van het model baten-lastendienst is en blijft uitgangspunt. Tussen de eigenaar (dgOBR) en de opdrachtnemer (FMH) is helderheid over de relatie zoals die door het model als baten-lastendienst is voorgeschreven. De afgelopen periode heeft FMH met de opdrachtgevers nieuwe afspraken gemaakt waarmee de Governance voor alle betrokken helder is afgesproken. Hiermee is de opdrachtgever-opdrachtnemer-eigenaar verhouding professioneel en met adequate stuurinformatie ingericht en is aan het resultaatgericht besturingsmodel invulling gegeven.

Vraag:

Welke prestatieafspraken zullen er door de eigenaar en FMH worden gemaakt om de doelmatigheidsontwikkeling van de bedrijfsvoering goed in beeld te kunnen brengen?

Antwoord:

DGOBR is als eigenaar van FMH verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie. De eigenaar maakt afspraken met FMH over prestaties, kwaliteit en kosten. Eigenaar stelt daarnaast ook de tarieven vast. Doelmatigheidsontwikkeling is terug te zien in lagere tarieven en klanttevredenheidsonderzoeken.

Vraag:

Meer in het algemeen is de vraag in hoeverre nu daadwerkelijk is voldaan aan de tweede instellingsvoorwaarde.

Antwoord:

De tweede instellingsvoorwaarde houdt in dat het sturingsmodel van een baten- en lastendienst resultaatgericht is en voldoende doelmatigheidsprikkels bevat. Dit heeft FMH gerealiseerd door de opdrachtgever-opdrachtnemer-eigenaar verhouding professioneel en met adequate stuurinformatie in te richten.

Vraag:

De leden van de VVD-fractie merken op dat de Algemene Rekenkamer in haar rapport bij het jaarverslag van BZK heeft geconstateerd dat er over 2011 sprake was van een ontoereikend inkoopbeheer bij FMH. Zij vragen de regering in hoeverre het inkoopbeheer bij FMH inmiddels is verbeterd. En in hoeverre wordt FMH in het kader van het inkoopbeheer steeds vaker geconfronteerd met situaties die buiten de beïnvloedingssfeer van de dienst liggen? Wat wordt daarmee bedoeld?

Antwoord:

Dit is inmiddels verbeterd. FMH heeft daarvoor de volgende maatregelen getroffen op het gebied van inkoopbeheer:

• ingebruikname van een centraal contractenregister;

• toepassing van checklists met wat in een contractdossier moet worden opgenomen ten aanzien van aanbestedingen en toekomstige toetreders;

• periodieke uitvoering van interne controles op de volledigheid en juistheid van het contractenregister en de contractdossiers;

• FMH is bezig met de inrichting van een spendtool;

• jaarlijkse update van de risicoanalyse op naleving regelgeving Europese aanbestedingen;

• per Europese aanbesteding worden de risico’s vooraf inzichtelijk gemaakt en achteraf vindt een evaluatie plaats.

Een aantal zaken ligt grotendeels buiten beïnvloedingssfeer van FMH, zoals:

• Wijzigingen in de planning Masterplan Huisvesting waardoor panden langer in gebruik blijven terwijl de expiratiedatum van de contracten zijn verstreken.

• Overname contracten aansluitingen: Na de overdracht van contracten kan de tijd te kort zijn om nieuwe aanbestedingen tijdig afgerond te hebben.