33 240 X Jaarverslag en slotwet Ministerie van Defensie 2011

Nr. 8 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 12 juni 2012

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Algemene Rekenkamer over het Rapport van de Algemene Rekenkamer bij het Jaarverslag van het Ministerie van Defensie 2011 (Kamerstuk 33 240 X, nr. 2).

De Algemene Rekenkamer heeft deze vragen beantwoord bij brief van 11 juni 2012. Vraag en antwoord zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Van Beek

De griffier van de commissie, Roovers

1

Is het waar dat u voor Defensie een meetsystematiek hanteert die het niet bij andere departementen hanteert? Zo ja, waarom is hier voor gekozen? En wat zijn hier de gevolgen van?

De minister spreekt in zijn bestuurlijke reactie over een meetsystematiek waarbij het oordeel voor een belangrijk deel is gebaseerd op individuele steekproefresultaten.

Wij maken bij ons onderzoek gebruik van de werkzaamheden van de departementale auditdiensten. Uitgangspunt is dat de interne beheersing door het departement van de bedrijfsvoeringsprocessen voldoende moet zijn. In dat geval kan de departementale auditdienst primair systeemgericht controleren. Bij de meeste ministeries is dit het geval.

De auditdienst van het Ministerie van Defensie voert de controle voornamelijk uit door steekproeven. Wij hebben in ons rapport aangegeven dat het ministerie moet zorgen voor beheerste processen, waarbij door interne controle fouten in het beheer tijdig worden gedetecteerd en hersteld. Zo kan de auditdienst van Defensie volledig systeemgericht controleren.

De minister heeft in zijn bestuurlijke reactie aangegeven dat hij de financiële processen in 2012 verder wil analyseren en verbeteren. Wij ondersteunen deze voornemens, zodat verdere systeemgerichte controle mogelijk is.

2

Deelt u de mening van de minister van Defensie dat tekortkomingen bij Defensie door de gebruikte meetsystematiek een zwaarder stempel drukken op het meetresultaat dan bij andere departementen?

De gebruikte meetsystematiek leidt niet noodzakelijkerwijs tot meer tekortkomingen. Gegevensgerichte controles vinden ook bij andere departementen plaats. Indien sprake is van goede interne beheersing, en door interne controle fouten in het beheer tijdig worden gedetecteerd en hersteld, worden minder tekortkomingen geconstateerd.

3

Op welke wijze denkt u dat de uniformiteit van de wijze van meting van prestatiegegevens tussen en binnen de operationele commando's kan worden vergroot?

Het Ministerie van Defensie heeft hierin een stap gezet met het vaststellen van de aanwijzing CDS A-801. Deze aanwijzing schrijft per operationeel commando voor hoe de personele gereedheid, materiële gereedheid en geoefendheid moeten worden gemeten. Zodoende zijn de gerapporteerde waarden per commando herleidbaar en is hun betekenis duidelijk. Dit zal leiden tot meer uniformiteit binnen de operationele commando’s.

De aanwijzing CDS zal vooralsnog niet leiden tot uniformiteit tussen operationele commando’s. De grote verschillen in taken, inrichting en uitvoering maakt uniformiteit van meting van prestatiegegevens tussen de commando’s lastig. De uniformiteit zou wel kunnen worden vergroot door afspraken te maken over meting van een momentopname versus meting van een gemiddelde over de meetperiode van de gerapporteerde prestatiegegevens. De bestaande verschillen in de wijze van meting bij de operationele commando's zouden hiermee verdwijnen. Wij hebben hier verder geen nader onderzoek naar gedaan.

4

Op welke wijze kan de controle op de handmatige verwerking van gegevens worden verbeterd?

De controle van de handmatige verwerking van gegevens kan worden verbeterd door de controles voor zover dat nog niet is gebeurd vast te leggen in een procedure en volledig volgens deze procedure uit te voeren.

5

Welke concrete stappen kunnen volgens u worden genomen om te zorgen voor een volledig beeld (zo volledig mogelijk) van de resultaten van uitgevoerde crisisbeheersingsoperaties?

De minister verwijst in het jaarverslag naar missie-evaluaties en brieven die de Tweede Kamer buiten de begrotingscyclus ontvangt. Het zou goed zijn als de minister de belangrijkste conclusies uit deze missie-evaluaties en brieven zou opnemen in het jaarverslag. Met deze informatie zou de Tweede Kamer in het jaarverslag een zo volledig mogelijk beeld krijgen over de inzet bij en resultaten van de uitgevoerde crisisbeheersingsoperaties.

6

Hoe zou volgens u in de begroting in moeten worden gegaan op de effecten van de verschillende externe factoren?

De minister vermeldt in de Begroting 2011 van welke externe factoren hij afhankelijk is voor het bereiken van zijn doelen. In het jaarverslag zou de minister kunnen beschrijven in hoeverre deze factoren invloed hebben gehad op het bereiken van zijn doelen. Zo zou de minister bijvoorbeeld kunnen aangeven in hoeverre de opleidings-, oefen- en trainingsmogelijkheden invloed hebben gehad op de geoefendheid van de eenheden van het Commando Koninklijke Marechaussee.

7

Welke verschillen heeft u geconstateerd tussen de begroting en het jaarverslag ten aanzien van het Commando Landstrijdkrachten, het Commando Luchtstrijdkrachten, de Koninklijke Marine en de Koninklijke Marechaussee?

Wij hebben ten aanzien van het Commando Landstrijdkrachten, het Commando Luchtstrijdkrachten en het Commando Zeestrijdkrachten gecontroleerd of de inrichting van het jaarverslag aansluit op de inrichting van de begroting, als onderdeel van de toets aan de verslaggevingsvoorschriften. Daar hebben wij geen opmerkingen bij.

Wij hebben geen onderzoek gedaan naar eventuele inhoudelijke verschillen tussen de begroting en het jaarverslag ten aanzien van deze drie commando’s. In het onderzoek naar het Commando Koninklijke Marechaussee hebben wij, met uitzondering van de resultaten die wij in ons rapport hebben gepresenteerd, geen relevante bevindingen.

8

Hoe verhoudt de opmerking dat Defensie op schema zit voor wat betreft haar Plan van aanpak onvolkomenheden RJv 2010 zich tot de geconstateerde problemen rond SPEER?

De voortgang van de in het Plan van aanpak onvolkomenheden RJv 2010 opgenomen maatregelen had in 2011 nog geen directe relatie met het programma SPEER. De implementatie van het informatievoorzieningssysteem is de komende jaren wel randvoorwaardelijk voor het structureel verbeteren van de bedrijfsvoering, waaronder het materieelbeheer.

9

Heeft u zicht op de redenen voor de vertraging van de oprichting van het Financieel Administratie- en Beheerkantoor (FABK)? Zo ja, welke zijn dit?

Het Ministerie van Defensie heeft onder andere op basis van een risico-inschatting de start van het FABK verschoven van 1 augustus 2012 naar 1 januari 2013, zodat deze beheerst zou kunnen plaatsvinden. De bedoelde risico’s betreffen onder andere de ICT-ondersteuning van de financiële processen en de synchronisatie van de start van het FABK met de reorganisatie. Andere redenen zijn ons niet bekend.

10

Welke aanbevelingen doet u de minister ten aanzien van het wegwerken van achterstanden in de screening van vertrouwensfuncties bij de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD)? Welke concrete maatregelen stelt u voor?

Ons onderzoek was niet toegespitst op de oorzaken van de achterstanden bij de MIVD. Wij kunnen daardoor geen overzicht geven van de concrete maatregelen die de minister zou moeten nemen. Wel zien de door ons onderzochte onderdelen van het ministerie (IVENT en de Bestuursstaf) concrete verbetermogelijkheden. Zo zou de MIVD haar werkzaamheden beter kunnen afstemmen op die van de AIVD, zodat de MIVD gebruik kan maken van de onderzoeksresultaten van de AIVD. Ook kunnen interne procedures worden verbeterd, waardoor interne aanvragen soepeler verlopen.

11

Wat zijn volgens u de gevolgen voor de defensieorganisatie van het feit dat er onvolkomenheden zijn geconstateerd bij de MIVD?

Wij hebben de gevolgen van de achterstanden bij de MIVD voor de Defensieorganisatie niet onderzocht. Tijdens ons onderzoek hebben de onderzochte onderdelen van het ministerie ons gemeld dat medewerkers in het uiterste geval hun werkzaamheden moeten staken zolang het veiligheidsonderzoek niet is afgerond. Dit is uiteraard ongewenst. Ons is niet bekend hoe vaak dit zich voordoet.

12

Hoe verklaart u het feit dat de aangegane verplichtingen voor een bedrag van 110,5 miljoen euro te laag zijn ingeboekt?

De geconstateerde fouten leiden ertoe dat in 2011 een bedrag van € 99,9 miljoen in de aangegane verplichtingen te laag is geboekt. Dit wordt vooral veroorzaakt door het verkeerd interpreteren van de aanwijzingsregeling Verplichtingen = Kas (met name het ten onrechte aanmerken van contracten als overeenkomsten met een facilitair karakter). Naast dit bedrag blijkt uit de controle van mutaties in 2012 dat voor € 10,6 miljoen aan contracten geen verplichting is opgenomen in 2011 terwijl dit wel had gemoeten. In totaal is het in 2011 te laag geboekte bedrag aan aangegane verplichtingen € 110,5 miljoen.

13

Hoe verklaart u het feit dat de openstaande verplichtingen voor een bedrag van 100,6 miljoen euro te hoog waren verantwoord?

De openstaande verplichtingen zijn voor een bedrag van € 111,2 miljoen te hoog verantwoord. Dit wordt met name veroorzaakt door oude verplichtingen die nog niet zijn opgeschoond. Verder blijkt uit de controle 2012 dat € 10,6 miljoen aan contracten ten onrechte niet in 2011 is geboekt, waardoor dit bedrag moet toegevoegd worden aan de eindstand van de openstaande verplichtingen. Per saldo is de stand ultimo 2011 dus € 100,6 miljoen te hoog.

14

Hoe kan er volgens u voor worden gezorgd dat het percentage verplichtingendossiers met fouten naar beneden gaat en voldoende wordt verbeterd?

Er mag effect verwacht worden van de maatregel om voor bedragen onder de € 30 000 geen verplichtingen, maar alleen uitgaven vast te leggen. Vanaf 2012 geldt deze maatregel voor alle Defensieonderdelen. Dit vermindert de beheerslast aanzienlijk.

Daarbij blijft van belang dat de administratieve functies voldoende tijd en deskundigheid hebben voor een ordelijke dossiervoering en vastlegging en dat fouten door interne controle tijdig worden gedetecteerd en hersteld.

15

Welke stappen moeten er volgens u worden gezet om het mandaat voor de centrale regierol op het beheer zo snel mogelijk te regelen?

De centrale regierol kan worden opgenomen in het huidige Algemeen organisatiebesluit Defensie. In dit besluit heeft het ministerie vastgelegd hoe de verantwoordelijkheden intern zijn belegd en met welke taken onder andere de hoofddirecteur van de Hoofddirectie Informatievoorziening & Organisatie (de toekomstige Hoofddirectie Bedrijfsvoering) is belast.